質(zhì)量管理在圖書采訪同種書控制的運用

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摘要：針對目前質(zhì)量管理在同種書圖書采訪控制研究中缺乏有效管理的現(xiàn)狀，該文就同種書的采訪控制提出了“書名+責(zé)任者”組合模式剔重、圖書館館藏書目及圖書供應(yīng)商供貨書單書目雙重剔重的同種書控制程序與具體實操措施，并建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機制，避免圖書館在資源建設(shè)中無效、重復(fù)的資金支出，以促成有限的圖書采訪經(jīng)費在其經(jīng)濟效益上最大化的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：文獻采訪;同質(zhì)化;同種書;質(zhì)量管理

全面質(zhì)量管理（TQM）在中國圖書館界的運用可上溯到20世紀(jì)80年代。如，莊子逸1982年在《圖書館學(xué)研究》發(fā)表的《借鑒全面質(zhì)量管理,提高圖書館工作質(zhì)量》。而ISO9000質(zhì)量管理體系在中國圖書館界的推行則出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代末2000年初，比如，董穎發(fā)表在《圖書情報工作》的《圖書館應(yīng)否建立“質(zhì)量管理”體系》；羅曼發(fā)表在《圖書館論壇》中的《圖書館ISO9000認(rèn)證研究》等。全面質(zhì)量管理（TQM）活動較側(cè)重人的因素，其相關(guān)活動主要是從易于操作的角度提出，ISO9000質(zhì)量管理體系其側(cè)重點更多的是改進完善程序，細(xì)化規(guī)范操作指南，落實職責(zé)達成目標(biāo)指標(biāo)技術(shù)等。雖側(cè)重不同，但兩者的管理理論基礎(chǔ)一致，最終目的也一致，均是為了不斷改進、完善、提高產(chǎn)品質(zhì)量，并最終達成客戶的滿意度。

1質(zhì)量管理在圖書采訪控制中的應(yīng)用現(xiàn)狀

質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件，單位內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等[1]，縱貫圖書館管理工作的點、線、面。但至2020年1月5日，以“圖書館”和“質(zhì)量管理”為主題詞，或以“圖書館”與“ISO”為主題詞作為檢索條件，在中國知網(wǎng)共檢索出相關(guān)文獻1751篇。其中，關(guān)鍵詞包含“采訪”或“資源建設(shè)”的文獻僅為16篇。可見，質(zhì)量管理在圖書館界的導(dǎo)入雖然時間久矣，但并未得到廣泛的關(guān)注，在圖書館資源建設(shè)的質(zhì)量管理上更是鮮為“文”見。圖書館文獻資源建設(shè)工作是圖書館館建工作的重要基礎(chǔ)，而圖書的采訪工作直接關(guān)系到圖書館文獻資源根本質(zhì)量。它不僅關(guān)系到學(xué)校的學(xué)科建設(shè)，更關(guān)系到讀者用戶對閱讀需求的滿意度，而作為世界通用的、最為成熟的質(zhì)量管理體系，其PDCA循環(huán)模式，可有效地預(yù)防控制改善文獻資源建設(shè)中最為常見的問題：圖書采訪同質(zhì)化。

2質(zhì)量管理在控制采訪同種書工作中的重要性

當(dāng)今的出版市場圖書同質(zhì)化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致館藏圖書的重復(fù)率逐年增加，尤其是名著類、教科類圖書，多數(shù)高校圖書館都存在較嚴(yán)重的內(nèi)容重合現(xiàn)象[2]。而同種書又是圖書同質(zhì)化現(xiàn)象中最為常見的現(xiàn)象。所謂同種書，該文采取王瑋琦在《中文圖書版本淺論》的定義：“同一責(zé)任者所著的同一題材內(nèi)容的書為同種書，包括不同文體形式、不同版次、不同譯者、續(xù)寫者等。”因此，在圖書采訪工作中的控制主要指圖書同質(zhì)化同種書現(xiàn)象的控制。即，在“同一種圖書”的原則上圖書館不能重復(fù)購入同一種圖書（復(fù)本除外）[3]。現(xiàn)在以國內(nèi)首家以圖書館為獨立單位申請ISO9000質(zhì)量管理體系資格認(rèn)證的海南大學(xué)圖書館為例，隨機抽取其圖書樣本，看看其在采訪中同質(zhì)化同種書中的情況。通過檢索，結(jié)果如下。如表1所示，同一作者同一本書的“同種書”情況是極為嚴(yán)重的，且這些同種書并未包含電子版本圖書在內(nèi)。從中也可以看出，雖然海南大學(xué)早在2005年7月已通過了ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證，但其在同質(zhì)化采訪控制過程中缺乏有效的質(zhì)量管理措施或監(jiān)督機制，致使同種書在館藏中冊數(shù)較多，從而遏制了經(jīng)費在新書采訪中的占比。而擁有多個電子圖書數(shù)據(jù)平臺的高校其電子圖書同種書的現(xiàn)象更為嚴(yán)重。由于采訪同質(zhì)化，尤其是同質(zhì)化中的同種書現(xiàn)象的嚴(yán)重性，直接影響了采購經(jīng)費經(jīng)濟效益最大化的發(fā)揮上。因此，依照PDCA質(zhì)量管理模式，應(yīng)對其現(xiàn)有的采訪管理程序及操作進行重新梳理并完善。

3圖書采訪同種書現(xiàn)象的原因及其控制措施

造成同種書現(xiàn)象購入的原因主要有以下3種：（1）圖書館在采訪過程中未進行同質(zhì)化同種書控制。（2）在采訪剔重的過程中采取以ISBN號作為唯一依據(jù)進行剔重工作。而同一作者同一書在更換包裝、譯名、出版社等以后，其ISBN雖然不同，但卻仍然是“同種書”，如MargaretMitchell的GonewiththeWind，有的譯作《亂世佳人》，有的譯作《飄》。（3）圖書館在采訪過程中僅要求供應(yīng)商參照該館館藏書目對供貨書單進行剔重，而未對供應(yīng)商的書單書目本身進行剔重。這樣，某一圖書若首次購入，不排除其不同版本被同時購入的可能，尤其外來譯著。而如若有多家供應(yīng)商，那么同一時期的熱門圖書同時被不同書商列入供貨清單在所難免。因此，在文獻資源建設(shè)中不僅要制定相應(yīng)的圖書采訪同質(zhì)化同種書控制程序，還應(yīng)在操作指南中明確指出書目剔重應(yīng)采取“書名+責(zé)任者（國外的作者可只采取姓）”的組合模式進行剔重，而非以ISBN作為唯一依據(jù)進行剔重。此外，不僅要求剔重工作要參照館藏書單書目進行剔重，還應(yīng)要求圖書供應(yīng)商對供貨書單書目進行自查剔重，同時對有多家供應(yīng)商的圖書館，還應(yīng)對多家供貨書商所提供的書單進行比對剔重。

3.1供貨書單書目同種書的控制與剔重

供應(yīng)商對供貨書單書目（Excel表格）自查剔重具體操作方法如下。（1）利用“&”邏輯運算符對供應(yīng)商供貨電子書目清單中的“書名”與“責(zé)任者”兩列字段進行合并，生成新的字段，即書名+責(zé)任者。并將新生成的字段置于表單第1列A：A（作為索引項）。（2）對供貨電子清單進行列表排序。（3）對列表進行分類匯總。匯總方式為：計數(shù)，匯總項為：書名+責(zé)任者。當(dāng)計數(shù)結(jié)果大于等于2時，表示供貨書目清單中有兩本或兩本以上的“同種書”，這時僅需對表單中核心出版社的圖書文獻進行保留，而其他出版社的同種出版物進行刪除即可。此外，在有多家供應(yīng)商的前提下，圖書館還應(yīng)對不同供應(yīng)商間的供貨書單進行剔重比對，以避免不同供應(yīng)商之間的書目重復(fù)。

3.2館藏書單書目同種書的控制與剔重

為確保剔重后的電子書單在館藏書目中的唯一性，還應(yīng)要求供應(yīng)商參照圖書館館藏書目對首次剔重后的供貨書單書目進行二次剔重。即，供貨書單書目中不允許出現(xiàn)圖書館館藏書目中已有的“同種書”。剔重原理如上，以“書名+責(zé)任者（國外的作者可只采取姓）”進行組合剔重。操作如下。（1）利用公式“&”邏輯運算符對館藏電子書目清單中的“書名”與“責(zé)任者”兩列字段進行合并，生成新的字段（即書名+責(zé)任者）。并將新生成的字段置于表單中的第1列A：A（作為被索引項）。（2）在供貨書單書目中新增1列（該數(shù)據(jù)列不位于第1列即可），利用VLOOKUP縱向查找函數(shù)對館藏書單書目中的同種書進行索引。具體函數(shù)參數(shù)設(shè)置如下。

4設(shè)立圖書采訪同種書的監(jiān)督管理機制

書目控制是圖書采訪質(zhì)量提升的一大有效策略[4]。通過以上質(zhì)量管理對書目剔重的細(xì)化，同種書采訪的現(xiàn)象將能得到有效控制，能避免圖書館在資源建設(shè)中無效、重復(fù)的資金支出，以保證有限的資金最大化地采購更多、更新的資源。但所有的程序文件與操作規(guī)范的制定，最終貴在執(zhí)行與落實。執(zhí)行的最終結(jié)果如何，決定了工作的最終成效如何。因此，為保證執(zhí)行結(jié)果的有效性還應(yīng)制定相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督管理機制。而圖書到館驗收工作起著監(jiān)督采訪失誤及微調(diào)館藏體系的作用[5]。因此可將同種書的監(jiān)督管理機制設(shè)在編目著錄工序。即，在編目著錄過程中，應(yīng)對同種書現(xiàn)象應(yīng)予以監(jiān)控驗收與記錄。并在圖書館配的合同中明確規(guī)定：圖書館對于供應(yīng)商未按要求重復(fù)配送的同種書可以要求退換或退回。同時，應(yīng)將同種書配送的重復(fù)率納入供應(yīng)商考核指標(biāo)，以作為來年圖書供應(yīng)商招標(biāo)資質(zhì)審核參考要素。此外，為確保監(jiān)督機制的有效性，當(dāng)編目為外包項目的圖書館，則需明確其編目外包公司與圖書供應(yīng)公司不能為同一公司或具有利益關(guān)聯(lián)的公司。

5結(jié)語

館藏資源的質(zhì)量保障是文獻資源建設(shè)的基本要求,是實現(xiàn)藏書建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。圖書采訪工作直接決定了館藏資源的優(yōu)劣。而對同質(zhì)化圖書和圖書質(zhì)量嚴(yán)格限制，能使藏書質(zhì)量顯著提高，有效實現(xiàn)由追求數(shù)量到追求質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，并將促進藏書建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，各大圖書館有必要將同質(zhì)化同種書的采訪控制寫入質(zhì)量文件管理體系，并建立必要的質(zhì)量監(jiān)督管理機制，以促成圖書館資源建設(shè)的長足發(fā)展。

參考文獻

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[3]徐凱.公共圖書館港臺圖書采選過程中的問題分析——以天津圖書館為例[J].圖書館工作與研究,2018(S1):135-138.

[4]殷梅.高校提升圖書采訪質(zhì)量的現(xiàn)狀和對策探究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2019,16(34):249,251.

[5]姜新,賈樹珍.高校圖書館大批量圖書采購質(zhì)量把控研究與實踐[J].出版發(fā)行研究,2017(12):91-93.

[6]蔣鴻標(biāo),吳為民.中文圖書出版同質(zhì)化采訪控制研究[J].上海高校圖書情報工作研究,2018,28(2):59-63.

作者:盧和妤 單位:海南熱帶海洋學(xué)院圖書館