疾控中心檔案工作可持續(xù)化發(fā)展探思
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摘要：公共衛(wèi)生事業(yè)關(guān)乎社會穩(wěn)定和諧發(fā)展，信息時代背景下，疾控中心檔案管理逐步完善，管理水平有所提高，逐步與時代接軌。但由于疾控中心檔案資料較多，且形式趨于多元化，管理難度增加，需積極掌握其實際管理中存在的問題，提出行之有效的解決措施，保證疾控中心檔案規(guī)范化管理，促進其可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；發(fā)展思路
基層醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體系中，疾控中心發(fā)揮著重要作用，檔案是疾控中心在開展疾病的預(yù)防與控制工作中所形成的重要資料。近些年來，疾病預(yù)防深受矚目，疾控中心在業(yè)務(wù)處理活動中要使用多種信息資料為決策服務(wù)，同時也涌現(xiàn)了諸多業(yè)務(wù)相關(guān)的信息檔案，由此檔案管理工作需要應(yīng)對多元化客觀要求。面對以往管理要素缺失、能力不足等問題，疾控中心需要采用科學(xué)的方法改進不足，從檔案管理工作的基礎(chǔ)任務(wù)和要求著手進行優(yōu)化，在管理重點、信息化建設(shè)等方面強化處理。使得基層疾控中心檔案管理工作能夠與時代同步。疾控檔案對開展疫情估測預(yù)報、流行病分析、保障公共衛(wèi)生安全十分關(guān)鍵，尤其是歷經(jīng)2020年新冠肺炎疫情突發(fā)性來襲，促使國家及政府對疾控中心檔案資料高度重視，需積極加強檔案管理工作，促進其實現(xiàn)規(guī)范化、標準化目標。隨著公共衛(wèi)生事件增多，疾控中心在公共管理體系中發(fā)揮價值日漸凸顯，疾控檔案資料中價值較大，可為疾控各部門提供參考，進而進行科研或決策，為廣大群眾健康做以支撐。為保證疾控中心可持續(xù)發(fā)展，需積極采取新舉措，創(chuàng)新檔案管理模式，提高資源利用率。
一、疾控中心檔案的重要性
疾控中心內(nèi)部形成的檔案類型較多，如疾病預(yù)防檔案、監(jiān)測檔案、評價檔案等，多以文字、視頻及數(shù)據(jù)形式存儲。檔案內(nèi)容包含傳染病防治、慢病防治、地方病防治、職業(yè)衛(wèi)生、免疫規(guī)劃、健康教育、衛(wèi)生檢驗等。此類檔案具有以下幾方面特征：第一，自身醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療參考價值較高，由于此類檔案可靠性較高，為醫(yī)學(xué)研究提供資源及樣本，對研究突發(fā)性疾病防治十分關(guān)鍵。第二，涉及范圍廣。信息時代背景下，疾控中心檔案管理突破時間、空間限制，在全國范圍內(nèi)可實現(xiàn)信息共享，以此短期內(nèi)提出解決疾病方法。譬如2020年新冠疫情，信息網(wǎng)絡(luò)支持下實現(xiàn)地區(qū)間、國家間共享，從而有效預(yù)防疾病。第三，動態(tài)化。疾控中心檔案管理處于動態(tài)化，需相關(guān)專業(yè)人員及時做好更新，對檔案進行動態(tài)化管理，保證檔案有效性、連續(xù)性。加強疾控中心檔案管理的重要價值為：一是疾控中心檔案管理工作并非局限于資料備案、整合及管控，還需將檔案信息應(yīng)用于各類疾病防治中，提高檔案信息應(yīng)用價值，所以檔案管理作為疾控中心核心內(nèi)容，可為疾病突破防治提供助力，如感染性疾病通過查看相關(guān)資料，確定最佳防治方法。二是疾控中心大量重要數(shù)據(jù)源于檔案。各類疾病防治均需一定的參考依據(jù)，尤其針對各類特殊性疾病，需積極查閱相關(guān)資料，判定疾病病因、治療方法等，最終提高疾病治愈率。另一方面，疾控中心檔案主要以各類疾病信息為主，是各類疾病檢測、防治核心來源，為醫(yī)療及自身工作可持續(xù)發(fā)展做以保證。三是促進疾控工作整體發(fā)展。疾控中心作為我國公共衛(wèi)生體系核心構(gòu)成，其工作質(zhì)量及效率關(guān)乎整個公共衛(wèi)生體系良好發(fā)展，所以提高疾控中心工作質(zhì)量效率十分關(guān)鍵。疾控中心檔案管理可為各類疾病提供參考，提高工作效率及精準性，促進疾控中心可持續(xù)發(fā)展。
二、疾控中心檔案工作存在的問題
檔案管理是基層疾控中心運行發(fā)展中不可缺失的一項工作，它不僅為各級政府決策提供相應(yīng)的信息依據(jù)，同時也為基層醫(yī)療衛(wèi)生提供相應(yīng)的服務(wù)。但就基層疾控中心本身而言，檔案管理工作尚未發(fā)揮實質(zhì)性作用，其沿用的傳統(tǒng)管理服務(wù)模式，以及薄弱的管理水平，致使檔案管理運行存在多種制約因素，在此環(huán)境下，基層疾病預(yù)防事業(yè)難以快速發(fā)展，現(xiàn)實需求無法得到滿足。首先，目前基層疾控中心檔案管理中，不具備完善檔案管理要素是基礎(chǔ)問題之一。檔案管理工作是長期性、系統(tǒng)化以及標準性的工作，因關(guān)系疾病預(yù)防，還需要擁有一定的專業(yè)能力。而基層疾控中心多不具備較好的經(jīng)濟條件，檔案管理無法及時引入先進的技術(shù)設(shè)備，包括防潮設(shè)備、電子處理設(shè)備等。同時，管理機制并不健全，尚未形成規(guī)范、嚴謹?shù)膮⒄諛藴剩率箼n案管理工作難以按照標準制度規(guī)范整理、分類以及儲存，一些疾控檔案信息不完整，影響了后期的調(diào)用效果。其次，缺乏嚴謹性和專業(yè)化的管理能力。在基層疾控中心檔案管理隊伍中，人員總體素質(zhì)參差不齊，一部分人員并不是專業(yè)人員，對于復(fù)雜檔案處理任務(wù)，很難高效、靈活地處理。加之學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會較少，不能及時掌握新的檔案管理理念和技術(shù)，這導(dǎo)致基層疾控中心檔案管理工作發(fā)展緩慢，無法深層次地發(fā)揮價值。數(shù)字化時代背景下，疾控中心檔案數(shù)量持續(xù)性增加，且來源十分復(fù)雜，檔案存在形式不盡相同，對疾控中心檔案管理方法、人員等提出新的挑戰(zhàn)。疾控中心各部門工作繁雜，多將核心置于疾病防治及控制層面，對自身檔案管理重視度不足，未做好基礎(chǔ)保障工作，并未持有正確的檔案管理理念，影響檔案管理工作規(guī)范化、標準化，難以實現(xiàn)疾控中心檔案工作可持續(xù)發(fā)展。疾控中心檔案管理過程中，主要存在以下幾方面問題：
（一）檔案管理工作理念滯后。現(xiàn)階段，部分疾控中心檔案管理仍以人工模式為主，管理理念未及時創(chuàng)新改革，難以滿足現(xiàn)下時代發(fā)展潮流，影響疾控中心檔案管理工作有效性，一定程度約束公共衛(wèi)生事業(yè)良好發(fā)展。部分疾控檔案管理人員，自身對檔案管理重視度不足，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員未給予充足的基礎(chǔ)投入，造成檔案管理粗放式管控，工作開展處于無序化。部分檔案管理人員，對其未進行持續(xù)性培訓(xùn)，以及監(jiān)督機制缺失，致使其自身責(zé)任意識弱化和認識偏差，工作實施中未明確自身職責(zé)、樹立新時期檔案管理理念，無法從源頭確保疾控中心檔案資料安全性。
（二）檔案管理制度不健全。疾控中心檔案管理制度建設(shè)中不足，主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，部分疾控中心建立檔案管理制度，實際貫徹過程中適用性不佳，影響最終管理成效。深究其成因在于制定管理制度時，未立足疾控中心實際狀況，以及檔案管理實際需求層面，致使制度難以為檔案管理工作開展做以約束。其次，疾控中心檔案管理具有復(fù)雜性及動態(tài)化，尤其針對各類信息篩選、分析，作為檔案管理重難點，需積極實現(xiàn)精細化管理，實現(xiàn)任務(wù)目標至人機制。目前疾控中心檔案管理中，并未將相關(guān)責(zé)任至于個人，易產(chǎn)生無人管或多頭監(jiān)管現(xiàn)象，造成檔案管理質(zhì)量不佳。最后，監(jiān)督機制、獎懲機制難以落實。現(xiàn)下疾控中心檔案管理中，監(jiān)管方式應(yīng)用不足，將核心置于巡查管理，未形成全周期管理，難以發(fā)揮監(jiān)管實際機制，監(jiān)管目標難以達成。獎懲機制作為調(diào)動檔案管理人員工作積極性重要舉措，檔案管理部門對工作質(zhì)量未系統(tǒng)性評估，無法動態(tài)化掌握管理狀況，影響工作有效性，針對管理中表現(xiàn)優(yōu)異人員未給予物質(zhì)精神激勵，難以調(diào)動人員工作積極性。
（三）檔案管理條件不佳，信息化程度較低。為進一步滿足時代發(fā)展需求，應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理模式，加快信息化建設(shè)，助力疾控中心檔案管理可持續(xù)發(fā)展。一方面，疾控中心檔案管理需各類先進技術(shù)、設(shè)備做以支持，完善基礎(chǔ)設(shè)施是保證疾控中心檔案管理規(guī)范化基礎(chǔ)保證，現(xiàn)下部分疾控中心檔案室基礎(chǔ)設(shè)施更新速度滯后，復(fù)印機、裝訂機等利用率較低。另一方面，檔案管理中各類先進技術(shù)應(yīng)用之后，信息難以實現(xiàn)共享，網(wǎng)絡(luò)安全問題未受到重視，整體信息化程度低下，造成疾控中心檔案管理水平難以提高。
三、疾控中心檔案管理創(chuàng)新路徑
疾控中心是保證人民身體健康重要防線，其內(nèi)部形成的檔案資料信息，為突破疑難疾病治療瓶頸，防控突發(fā)性流行性疾病十分關(guān)鍵，需不斷創(chuàng)新檔案管理工作，從思想至行為均進行嚴控，促使檔案管理規(guī)范化、標準化，保證疾控工作可持續(xù)發(fā)展。
（一）提高檔案管理意識和理念疾控中心檔案管理作為一項復(fù)雜性、綜合性工作，需疾控中心全體人員高度重視，針對上述檔案管理意識及理念滯后問題，可采取以下幾方面解決措施：第一，疾控中心檔案管理人員需積極變更自身理念，主動學(xué)習(xí)各類標準文件，明確檔案對疾控中心發(fā)展及公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展重要性，積極參與至檔案管理中，營造良好的工作環(huán)境。第二，檔案管理人員作為檔案管理主要實施者，應(yīng)逐步增強其自身思想意識，明確其存在薄弱點，定期貫徹培訓(xùn)工作，構(gòu)建動態(tài)化學(xué)習(xí)機制，尤其是重點培養(yǎng)人員工作職業(yè)素養(yǎng)，強化人員責(zé)任及服務(wù)意識。第三，疾控中心發(fā)揮自身統(tǒng)籌工作，引導(dǎo)檔案管理人員落實各項工作，保證工作質(zhì)量和效率。當前基層疾控中心面臨著復(fù)雜多變的環(huán)境，檔案信息愈加多樣，技術(shù)與行業(yè)融合，其所面臨的外部環(huán)境提出了更高標準的要求。所以，基層疾控中心要提升管理能力，需要在人員這一關(guān)鍵要素上進行干預(yù)，包括綜合素質(zhì)的構(gòu)建、業(yè)務(wù)能力的提升以及信息化建設(shè)方面，都要有所加強，以此在新的環(huán)境下給予檔案管理有效的支持。首先，基層疾控中心檔案管理工作中，人員行為驅(qū)動各項管理事務(wù)，而基層明顯支持力度不足，其體現(xiàn)在人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)處理能力上，無法靈活性、高效率地處理復(fù)雜的管理需求。這要求基層疾控中心創(chuàng)建專業(yè)檔案管理隊伍，引入優(yōu)秀、專業(yè)人員，滿足基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理要求，以確保達到規(guī)范性管理條件。同時，培訓(xùn)教育方面，要加大力度，針對基層檔案管理人員，一方面，優(yōu)化他們在這一工作方面的認知體系，從細節(jié)管理知識上進行強化；另一方面借助培訓(xùn)教育更新專業(yè)管理技術(shù)，使基層疾控中心檔案管理人員及時吸收新的信息管理技術(shù)和理念。并聘請相關(guān)方面的專家，針對當前新的檔案管理環(huán)境和問題展開學(xué)術(shù)交流，從多個方面改善、提升基層疾控中心檔案管理隊伍整體的業(yè)務(wù)處理能力。其次，著眼于信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提升部門檔案管理效果。當前針對檔案管理涌入了先進的信息采集、數(shù)據(jù)分析、信息整理、查詢等高效率的信息技術(shù)，這為檔案管理提出了有效支持。所以，當下信息技術(shù)的優(yōu)勢和價值，基層疾控中心要有所意識，并在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)中，投入充足的資金和技術(shù)。從檔案管理相關(guān)的一系列環(huán)節(jié)著手，包括檔案收集、整理、儲存、查閱等，結(jié)合安全且高效的信息處理技術(shù)，并根據(jù)客觀環(huán)境的變化完善檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案與信息檔案有效銜接，以此為基層疾控中心的發(fā)展創(chuàng)建完善、成熟的檔案管理體系，從而提升檔案利用效率。
（二)完善檔案管理制度檔案管理工作，在基層疾控中心中屬于系統(tǒng)化任務(wù)，要確保規(guī)范運行，現(xiàn)實中產(chǎn)生實質(zhì)性價值，需要客觀分析現(xiàn)實問題，完善基礎(chǔ)管理要素，從而穩(wěn)固、規(guī)范檔案管理的整體運行程序。檔案管理制度為疾控中心檔案管理工作開展提供導(dǎo)向，隨著疾控中心檔案自身發(fā)揮價值日漸凸顯，疾控中心對檔案管理制度建設(shè)高度重視，基本形成完善的管理體系，提高工作質(zhì)量及效率。針對上述制度方面存在不足，需進一步采取以下幾方面舉措：1.完善檔案管理制度時，應(yīng)立足疾控中心實際發(fā)展需求，遵循檔案管理特征及原則，保證檔案管理制度科學(xué)性及適用性，為后續(xù)管理工作開展提供制度保障。2.責(zé)任制度完善。檔案管理部門需積極將相關(guān)工作予以整合，明確日常管理重難點，實現(xiàn)管理內(nèi)容精細化劃分，確保各項管理內(nèi)容均實現(xiàn)專人負責(zé)，避免出現(xiàn)無人管理或多頭管控。3.監(jiān)督管理是促使疾控中心檔案管理規(guī)范化重要路徑，需積極發(fā)揮疾控中心自身統(tǒng)籌管理價值，構(gòu)建動態(tài)化管理制度，對檔案進行全過程監(jiān)管，并對工作質(zhì)量做好考評。檔案管理部門需強化監(jiān)管力度，對工作人員檔案信息收集、分析加以嚴控，確保歸檔信息完整性及有效性。
（三）加強檔案數(shù)字化建設(shè)多數(shù)疾控中心運營時間較長，且檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，呈現(xiàn)形式存在較大差異性，大量資料以紙質(zhì)、膠片形式存儲，其長期處于自然條件下，造成資料受損，若遇見特殊狀況難以保證其成效。因此，應(yīng)積極選取各類先進技術(shù)及設(shè)備，進一步加強檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量及效率。一方面，應(yīng)積極完善基礎(chǔ)設(shè)施，加大資金投入，引入先進軟硬件、掃描儀等設(shè)備，完成無紙化存儲目標。另一方面，需積極應(yīng)用計算機系統(tǒng)，完善檔案信息查詢、共享系統(tǒng)，為后續(xù)檔案應(yīng)用提供便捷。需特別注意的是，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化同時，網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視，需積極采用多項舉措，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。應(yīng)積極開啟檔案管理局部防火墻，定期做好檔案備份，安裝相關(guān)殺毒軟件，對不必要授權(quán)及時關(guān)閉。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中，需保證網(wǎng)絡(luò)安全性及可靠性，增設(shè)相應(yīng)的PC機，嚴控外網(wǎng)使用權(quán)限，以及定期變更IP地址，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。
（四）提高檔案管理隊伍專業(yè)水平疾控中心檔案內(nèi)容來源廣，且形式趨于多元化，管理人員需及時更新數(shù)據(jù)信息，保證檔案資料信息有效性，對管理人員素養(yǎng)提出新的要求。一方面，應(yīng)加強檔案管理隊伍專業(yè)性培養(yǎng)工作，對其基礎(chǔ)性知識予以分析，明確其自身專業(yè)薄弱點，有計劃性展開培訓(xùn)工作，豐富人員知識體系，打造新時期管理隊伍；另一方面，提高檔案管理準入門檻，不僅需具備專業(yè)知識，而且實踐經(jīng)驗、計算機水平等滿足要求，為隊伍注入新活力，保證檔案管理有效性，促進疾控檔案工作可持續(xù)發(fā)展。總之，疾控中心關(guān)乎公共衛(wèi)生事業(yè)良好發(fā)展，其檔案管理不僅為管理體系核心構(gòu)成，而且是提高疾控中心管理水平關(guān)鍵，需對其工作高度重視。應(yīng)全方位掌握檔案管理重要性，對其管理工作進行創(chuàng)新，明確檔案管理薄弱點，深究其成因有目的性采取解決措施，變更檔案管理模式，促使該項工作規(guī)范化及標準化，推動疾控檔案工作可持續(xù)發(fā)展。
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作者:劉靜 單位:黃島區(qū)疾病預(yù)防控制中心
