會展策劃管理中人性化服務淺析

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隨著各種商業(yè)活動以及非商業(yè)活動的增多，很多企業(yè)往往選擇會展方式來開展各種活動。為促使會展獲得成功，需要在會展策劃管理中提升人性化服務質(zhì)量。文章通過闡述會展策劃管理中人性化服務的原則，提出提升會展策劃人性化服務的措施，同時還分析了會展策劃管理中提升人性化服務應注意的問題，希望能充分發(fā)揮人性化管理的作用，促進會展獲得成功。

一、會展策劃管理中人性化服務的原則

在人性化服務中，重視的是“人性”，人性服務的效果越好，參與者的滿意度就會越高。在會展策劃管理中，人性化服務需要遵守一定原則。

（一）針對性服務原則

在會展策劃管理中，相關(guān)策劃人員需要對活動性質(zhì)以及具體內(nèi)容有充分了解，以此為基礎(chǔ)，為客戶提供具有針對性的服務，促使客戶能夠滿意。比如在會展中，如果有國外的參展商，那么就可以安排一些對應國外會展商的翻譯人員，以此幫助國外參展商。如果會展是在某節(jié)日期間進行，可以在會展活動中加入該節(jié)日的一些元素等。

（二）滿足必要服務原則

在會展活動中，所有基本需求都要得到滿足，比如衛(wèi)生需求、安全需求、保衛(wèi)需求等都是會展必須提供的，這些都是會展不可缺少的服務。在會展中，安全的環(huán)境、整潔的環(huán)境能夠給參展者留下好的印象，有助于提升企業(yè)的口碑。如果會展的展會環(huán)境給參會者帶來負面影響，則不利于會展交易的達成。

（三）經(jīng)濟適用原則

在會展設計中，除了需充分考慮參展商以及買家的實際情況，為它們提供周全和高質(zhì)量的服務以外，還要充分考慮主辦方的需求，對會展提供服務所產(chǎn)生的費用進行充分考量，保障主辦方不會投入過高的成本。比如為參展商提供展位快速搭建的服務，這樣不僅可以使參展商滿意度得到提升，還會為主辦方降低一定成本。

（四）服務細致化原則

真正意義上的人性化服務應體現(xiàn)在服務的細微之處。在會展中，一個細微細致的服務能夠促使參展商以及其他被服務者感到溫暖和滿足。服務本身是一種無形的產(chǎn)品，只有對被服務者的心情感受有深入理解，才能為被服務者提供符合其心理感受的細致服務。比如在會展中，會展的主辦方可以為參與者安排酒店預定以及機票等方面的服務，從而提升被服務者的滿意度。

（五）特殊群體特殊對待原則

在會展中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些特殊群體，需要根據(jù)這些特殊群體的需求提供相對應的服務。比如，對于不便行走需要借助輪椅的參會者，主辦方則應在會展中專門設計一些相應的便利設施，同時還要安排專人為其提供服務，使這一部分人群感到被尊重和溫暖。

二、提升會展策劃管理人性化服務的措施

（一）與會展舉辦意圖進行緊密關(guān)聯(lián)

要想提升會展舉辦質(zhì)量，提升會展最終展現(xiàn)效果，必須在策劃以及管理會展過程中和會展舉辦意圖進行緊密結(jié)合，根據(jù)會展舉辦意圖，對人性化服務有更為深入的把握，從而提升會展策劃的整體科學性以及會展策劃管理人性化服務整體質(zhì)量。首先，需要將會展意圖融入其中。會展的策劃者要和展會主辦方以及其他團體進行交流接洽來明確他們的展會意圖，從而使展會能夠展現(xiàn)更好效果，加強商業(yè)貿(mào)易合作等。其次，充分了解參展商的實際需求，并且結(jié)合會展舉辦方的意圖進行策劃管理，將會展舉辦方的意圖充分融入人性化服務中，使會展的服務人員可以掌握人性化服務，為會展的順利進行提供更多保障。

（二）吸取其他領(lǐng)域經(jīng)驗，提升人性化服務

要想在會展中提升人性化服務質(zhì)量，需要充分學習和借鑒其他行業(yè)的服務方式，并且將其融入會展策劃管理中。需要注意的是，在學習和借鑒其他行業(yè)的服務時，必須充分結(jié)合會展的實際需求。如果其他行業(yè)中的服務方式對會展策劃管理人性化服務沒有任何幫助，就不能強行將這些知識或經(jīng)驗融入會展策劃管理中。另外，在吸收其他行業(yè)經(jīng)驗時，會展策劃管理人員可以通過模擬會展的方式來分析會展過程中可能會出現(xiàn)的問題，從而預先制定好相應的防范策略。同時，會展策劃人員還需做好消防以及安全預警，保障會展的順利進行。比如，在實際會展策劃管理中，可以預先了解會展所包含的內(nèi)容，找到和這些內(nèi)容相似的行業(yè)，借鑒這些行業(yè)將人性化服務融入實際工作中的經(jīng)驗，提升會展的人性化服務質(zhì)量。

（三）引入會展專業(yè)人員

會展活動有不同類型，如文化活動、節(jié)慶活動、產(chǎn)品展銷活動等，因此應根據(jù)會展活動的具體類型配以相應的專業(yè)人員進行組織和指導。同時，隨著商業(yè)互動交流不斷深化，越來越多的行業(yè)都傾向于選擇會展這一方式進行商業(yè)活動。正是由于更多行業(yè)的加入，更加需要相應的專業(yè)人員支撐會展的策劃和管理。專業(yè)人員能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理分配，促使資源轉(zhuǎn)化為效益，使會展人性化服務得到提升。首先，會展主辦方在人才招聘過程中可以提高要求，比如，招聘更多擁有計算機能力、活動策劃能力、交流能力的專業(yè)人員，從而更好地進行人性化服務。其次，會展主辦方可以積極開展對內(nèi)部人員的培訓，促使內(nèi)部會展策劃人員整體能力得到提升，從而更好地進行策劃和管理。

（四）通過線上線下相結(jié)合拓展會展受眾面

在會展策劃管理中，宣傳是其中的重要環(huán)節(jié)，對會展取得成功有十分重要的作用。所以，會展策劃人員應通過不同方式進行宣傳，從而提升人性化服務。在實際宣傳過程中，僅僅通過線下宣傳較為單一，還會導致一些資源浪費。因此策劃人員可以利用線上線下相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮線上優(yōu)勢，擴大受眾面，提升會展的宣傳效率。同時，在進行線上線下宣傳的過程中，還需要充分融入人性化宣傳手段，使宣傳更加有效。比如，可以通過微信公眾號、微博等進行宣傳，擴大會展宣傳覆蓋面，提升宣傳有效性。

三、會展策劃管理中提升人性化服務應注意的問題

（一）人員分配要合理

一個成功的會展離不開會展策劃人員的合理安排。在會展的各個環(huán)節(jié)，比如會展的策劃籌備環(huán)節(jié)、活動實施環(huán)節(jié)等，都需要安排相應人員負責。因此，在實際會展策劃管理中管理者需要充分根據(jù)各個環(huán)節(jié)的需求以及每一個員工的工作經(jīng)驗、整體能力水平以及技能特長等對工作任務進行分配。例如，如果某工作人員擅長交流溝通，就可將其安排到談判環(huán)節(jié)中；如果某員工性格開朗活潑，就可以將其安排到接待工作中。簡言之，就是讓所有的工作環(huán)節(jié)都分配到與之相適應的人員，從而提升整體工作質(zhì)量。

（二）靈活運用招商政策

在會展中，不同的參展商會因其自身情況的不同而受到不同程度的影響，比如，參展商所處地區(qū)、天氣原因等。如果僅僅只以招商政策作為準繩，不進行靈活運用就會導致參展商參展資格受到影響。比如，農(nóng)副產(chǎn)品的參展商，由于受到天氣、經(jīng)濟發(fā)展程度以及產(chǎn)品本身的影響，往往在產(chǎn)品的品種以及包裝等方面出現(xiàn)差異，如果嚴格以招商政策為標準，就會影響這些參展商的參展資格。所以，應靈活運用招商政策。

（三）合理布置現(xiàn)場

在會展布置方面，會展策劃人員需充分根據(jù)企業(yè)的實際情況進行相對應的設置。例如，對于一些有較多參展人員的企業(yè)，如果將這樣的企業(yè)安排在較小的位置進行洽談，就會導致原本狹小的空間更加擁擠，交易難以達成。在這樣的情況下，會展策劃人員就需充分根據(jù)企業(yè)的參展人員數(shù)量來安排更為寬敞的空間，使洽談環(huán)境更加寬敞，使洽談氛圍更加輕松，進而達成交易。

作者:梁欣悅 單位:陜西職業(yè)技術(shù)學院