大數據下醫院人事檔案管理淺析

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摘要：信息化時代，醫院作為重要的公共衛生服務機構，無論是醫療服務水平，還是管理質量都對社會的高質量發展影響深遠。醫院管理及其發展，與每個具體崗位上的每個工作人員的專業能力、奉獻精神、服務意識等息息相關。因此，人力資源管理是醫院日常運作管理工作中的重要內容。人事檔案是醫院人力資源管理工作中的重要內容，利用先進的管理理念與技術手段加強醫院人事檔案管理，有利于人力資源管理質量的提升，有利于工作人員的職能與潛能發揮，對于促進醫療事業的發展，以及醫院管理水平的不斷提升意義重大。本文就大數據視角下醫院人事檔案管理的重要性和面臨的問題進行深入分析，并就其有效策略進行簡單闡述，以供參考。

關鍵詞：大數據；醫院；人事檔案；管理；策略

隨著社會的持續進步與發展，人們健康意識不斷加強，對于自身健康更加關注，與之相應的，就是對醫院服務提出更高要求。同時，隨著醫院管理制度的變化，尤其是在人力資源管理方面的變化，人員的流動更加頻繁。比如，在正常的醫院編制之外，出現了合同人員、派遣人員，用人模式更加靈活，雖然有利于醫院整體管理活動的展開，但是人員的每一次流動與變化，都會產生大量的檔案信息，相應產生大量的檔案管理需求。顯而易見，人事檔案是重要的人力資源管理依據，在醫院的人力資源管理中發揮著積極作用。并且，在新的發展形勢下，人力資源管理的作用向更多方面延伸，通過從人事檔案信息中提取更多有價值的信息，從而為醫院的人才儲備，人才開發創造有利條件。因此，要在原有的人事檔案管理基礎上進行不斷改革與創新，積極利用大數據的技術優勢，做好人力資源的管理、開發與利用工作。

一、大數據技術優勢及其對醫院人事檔案管理的積極作用

1.大數據技術優勢

大數據是指信息數據量規模巨大，無法通過主流軟件工具在合理時間內完成管理、處理和運用的巨量信息數據。大數據的根本特點就在于數據量龐大，超出了傳統數據技術的處理能力范疇。因此，需要依托新的處理技術來完成大數據的處理，比如：云計算、分布式數據庫、數據挖掘、大規模并行處理等。大數據技術的運用，體現了多方面的技術優勢：一是數據處理效率大幅提升，能夠增加人們的認知盈余；二是數據處理全面覆蓋，取代了傳統的樣本統計數據，結果更為精準，且具備個性化；三是萬物互聯，大數據技術可以與各行各業形成連接，用于支持相關工作的開展。例如，大數據+電商，可以提供精準營銷；大數據+交通，可以實現智慧出行；大數據+醫療，可以摸清各種疾病發生的規律，提高醫療水平。

2.對檔案管理的作用

經濟高速發展，先進技術持續更新，都給社會的發展帶來蓬勃生機。尤其是大數據技術的深入應用，對各行各業的影響都是顯性而深遠的。隨著大數據技術的廣泛應用，對于醫院人事檔案管理模式與路徑也產生巨大的變化，顯著推進了醫院人事檔案管理的現代化進程，并且在各個方面發揮出優勢性作用。首先，大數據對人事檔案管理的積極作用，體現在人事檔案信息的收集上，通過利用大數據技術、云計算技術等使人事資源的收集更加精準、快速，并在信息的識別、分類上相較于人工方式，無論是效率上還是質量上，都有著不可比擬的優勢性。其次，利用信息技術來建設數字化檔案信息數據庫，有利于檔案信息的分類保存，以及精準比對與判斷，有利于檔案數據的真實性與完整性，為檔案的規范化管理以及后續檔案資源的利用與精準服務進一步開展指明方向。最后，將大數據技術利用在人事檔案資源的規范化建設中，還可以根據檔案使用人員的實際需求，實現快速檢索、調閱，提高檔案管理的服務效率。檔案管理功能從量變實現了質變的飛躍，充分發揮出了互聯網和信息技術的便捷功能，使得檔案管理的各個環節更流暢、精確，為醫院的檔案管理現代化鋪平道路。

二、大數據視角下醫院人事檔案管理工作中存在的問題

隨著社會發展形勢的變化，以及先進技術、高質量發展背景下，對醫院的管理能力與服務水平也提出更高要求。從檔案管理的角度來說，人事檔案是崗位人員的重要信息憑證，翔實反映出醫院各崗位工作人員的詳細信息，所以人事檔案管理工作十分煩瑣，不僅需要過硬的專業能力，同時還需要良好的職業素養，包括工作熱情、責任心、對本職工作持續探索與提升的信心和決心。但是，從醫院人事檔案管理的現狀來看，無論是管理模式還是效果，都仍有較大的提升空間。一是由于檔案管理制度沒有與時俱進，進行完善與創新，正是由于缺乏規范、標準的制度體系指引，導致在具體的檔案管理工作中，無法充分發揮出檔案信息的資源優勢。二是人事檔案管理的信息化水平不夠，人事檔案信息共享難，檔案信息不夠詳細真實，尤其是在大數據視角下，未能將大數據技術引入人事檔案管理工作中，沒有跟上時代發展的步伐。三是人事檔案管理隊伍綜合能力不足，在具體的工作中專業能力不足以適應現代化的管理模式。比如，目前的管理隊伍，絕大部分人員都不具備大數據相關的知識和技能，無法將大數據運用到檔案管理中。四是人事檔案數據化建設不夠徹底，無法為醫院的人力資源管理提供有效的資源融合與利用作用。

三、大數據視角下提升醫院人事檔案管理質量的有效策略

1.持續完善人事檔案管理體系建設

人事檔案管理作為人力資源管理中的重要內容，要發揮出更充分的作用，還得從制度上著手，結合醫院當前在人事檔案管理工作中所暴露出來的問題，以及醫院檔案資源的利用目標，完善檔案管理制度的規范化、標準化。結合當前社會的大環境大趨勢，以及當前醫院的人事檔案管理現狀，人事檔案管理中所暴露出來的具體問題，進行深入分析。通過對人事檔案管理體系進行全面梳理，防范漏洞，優化流程，對于人事檔案管理體系中重復的部分，要進行優化，對于人事檔案管理體系中缺乏的部分，要進行補充，對于人事檔案管理體系中不足的部分，要針對性完善。這樣才能有效避免人事檔案管理的盲區，而導致人事信息的缺失，通過完善的人事檔案管理體系來完善人事檔案管理細節，以細節的落實到位避免對人力資源管理質量產生負面影響。歸根結底，制度是人事檔案管理活動的重要指引，唯有在制度的指引下，人事檔案管理工作才能夠有效、有序開展。

2.提升人事檔案管理信息化水平

在大數據技術視角下，先進技術在各個領域越來越深入，醫院也是如此，利用互聯網的資源優勢，以及信息技術的渠道優勢，來提升醫院的管理質量與服務水平已經成為共識。但是，在人事檔案管理信息化建設上還存在著一定的不足，這在一定程度上制約了醫院人力資源管理質量的提升。因此，為了突破傳統人事檔案管理的局限性與單一性，醫院在人事檔案管理上也要突破傳統認知，積極利用信息技術優勢性來提升人事檔案管理的有效性。很顯然，需要從信息化基礎水平上加強建設，為實現人事檔案管理數字化、智能化創造條件。一是從硬件上加強建設。對計算機的主機、電源、散熱設備、存儲設備等做好維護與定期的備份工作，避免因為硬件損壞而造成系統癱瘓或是數據丟失。因此，要做好電腦主機運行環境的管理，并加強對電腦主機以及相關設備的日常巡視與維護，及時清理雜物、灰塵等，確保各電源接口的緊固程度合格，確保設備能夠可靠運行，硬件安全了軟件才能有所依附，才能夠實現檔案信息的本質安全度。二是從軟件上不斷升級，人事檔案資料中的信息量極大，內容十分多樣化，為更好地實現管理質量，就需要不斷對軟件系統進行升級，如結合醫院人事檔案管理的具體要求來設計和開發人事檔案管理系統軟件，同時結合軟件在使用過程中出現的問題進行不斷研究與優化，減少冗余損傷，優化系統流程，尤其在權限的設定上要符合醫院人事檔案管理的實際需求。三是開發利用人事信息數據。對于人事檔案管理，加強檔案信息數據的開發，是一個重要的管理發展方向，通過對人事信息數據的開發，可以將其用來服務醫院管理決策。比如，對醫院職工進行年終績效考核，就可以依托大數據來分析過去一年時間內，每位職工所形成的檔案資料，從工作時長、考勤、學習培訓、投訴等方面進行綜合分析，并且量化為具體的分數，從而給年終績效考核提供決策輔助。再比如，對于人事晉升也可以通過大數據技術對相關人員的人事檔案進行分析，挖掘其中的數據信息，評價其工作能力、職業道德等方面的水平，為晉升提供參考依據。

3.做好人事檔案數據庫建設

基于大數據時代發展的特征以及趨勢，結合當前醫院人事檔案管理信息安全的現實要求，為了保障人事檔案信息安全，切實提升人事檔案信息資源的利用率，要積極利用大數據技術的優勢，建立起人事檔案信息數據庫，將醫院在不同時期、不同階段、不同部門、不同崗位的所有人員人事檔案資源以及相關信息錄入數據庫，并通過云計算、云存儲技術來實現檔案管理數據平臺的共建與共享。數據庫的建設要從以下方面著手：一是從檔案信息的收集著手，確保信息資源的真實性與完整性，可以利用先進的識別技術、自動掃描技術等提高檔案信息的錄入效率。同時，利用大數據技術的數據分析與處理功能對人事檔案信息進行分類、匯總處理。二是要加強各部門、各使用單位的配合工作，引導各部門做好人事檔案信息及時收集、更新、整理、接收的配合工作，及時完善人事信息，以提高人事檔案資源的利用率與利用價值。三是要做好數據庫信息安全保障。人事檔案管理會涉及很多重要信息，不能泄露。數據庫建設將人事信息匯總到一處，帶來了相應的信息安全風險。對此，就要做好數據庫的信息安全防護，可以利用VPN技術（虛擬專用網絡），在公共網絡的基礎上建立專用網絡，連接數據庫訪問通道，實現加密通訊，由此對數據庫的信息安全起到防護作用。

4.加強人事檔案管理隊伍建設

醫院所涉及的管理項目、服務項目十分復雜，且各個項目與崗位之間往往沒有明確的關聯性，這也是醫院人力資源管理中的難點所在。人事檔案管理工作也呈現出十分明顯的復雜性特征，無論是人事信息資源的收集，還是分類、匯總、保存都是人事檔案管理中的重要環節。不僅需要有效的方法，更需要強烈的責任意識、風險意識。因此，要實現高質量的人事檔案管理，就需要一支責任心強、專業素養過硬的檔案管理隊伍。結合當前醫院人事檔案管理工作的現實需求，以及人事檔案管理的特殊性，要采取內外結合的形式來切實提升人事檔案管理隊伍的綜合實力。從內而言，要對檔案管理人員進行針對性培訓，包括理論知識培訓與實踐技能培訓，不可否認，檔案人員都是有一定理論基礎的專業人才，但是人事檔案管理的理念與方法也會隨著時代的發展而轉變，所以工作人員的理念與方法也要與時俱進，進行更新與升級，這就包括對檔案法的學習與實踐，包括人事檔案管理具體實施的要點、重點，實施過程中可能出現的問題的應對方法。除此之外，內部提升還包括利用有效的激勵考核制度來強化人事檔案管理人員的工作責任心與積極性，鼓勵有想法、有能力的工作人員積極提升自我，不斷對人事檔案管理工作進行提升與創新。從外而言，一是促進內部隊伍的外出交流，學習更多先進的人事檔案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升，以及其他人事檔案管理方法的學習，并將先進的管理理念與當前醫院內部實際的人事檔案管理工作相融合，使之更契合單位人事檔案管理工作的實際需要。二是要積極引進高素質的人事檔案管理專業人才，以新鮮血液的加入來提升現有管理人員的綜合素質，從而更好地促進人事檔案管理水平的提升。

四、結語

綜上所述，醫院作為公共醫療衛生服務的重點單位，管理水平與服務質量不僅關系人民群眾的身體健康，同時還關系到和諧社會的構建?；诋斍皶r代的發展，再沿用傳統的運作與管理模式顯然已經無法更好地適應社會的發展了，尤其對于人事檔案管理這種涉及范圍廣、涉及人員多、信息變動大的檔案類型來說，要充分發揮人事檔案在人力資源管理中的資源價值、參考價值，就需要針對當前醫院人事檔案管理中所暴露出來的問題進行深入分析，并結合具體的原因從人事檔案管理制度建設上不斷完善，從人事檔案管理方法上不斷創新，從人事檔案管理隊伍加強建設，從人事檔案管理技術應用上持續探索?？傊?，要積極探索和應用先進的人事檔案管理方法，通過技術、人員、制度三方面來切實提升人事檔案管理水平，將醫院工作人員的潛能與熱情更充分地激發出來，從而更好地促進醫院的高質量可持續發展。

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作者:張英 單位:臨沂市腫瘤醫院