檔案管理提升人事檔案建設水平

前言：本站為你精心整理了檔案管理提升人事檔案建設水平范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：隨著國家政策的不斷變化，人事檔案管理在事業單位發展中的占比也越來越重，逐漸成為單位工作開展中的重要組成部分，因此對事業單位人事檔案管理工作也愈加重視。在新時期背景下，要不斷創新和優化檔案管理工作，加快人事檔案建設進度，有效提升相關人員的檔案管理水平，保證人事檔案管理能夠在事業單位的發展中發揮關鍵性的指導作用。本文圍繞現階段人事檔案管理的發展趨勢，分析人事檔案創新管理的必要性，探討檔案管理工作的創新策略與方法，不斷提升事業單位人事檔案建設水平，確保人事檔案管理對單位發展的促進作用。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；創新舉措

人事檔案作為事業單位優化人員配置資源的理論依據，科學有效的人事檔案管理制度既能為人力資源工作提供有力的支撐，又能促進事業單位的經濟效益最大化發展。但是，在實際的人事檔案管理中，仍然存在諸多問題，如檔案內容不完善、檔案標準不統一、檔案信息化水平不高等，這些問題的存在均阻礙了人事檔案建設水平和管理水平的進步與發展。因此，為切實保障人事檔案對事業單位發展的促進作用，必須對原有的人事檔案管理加以改進和創新，保證各項工作開展的合理性、科學性、有序性、真實性，以及檔案內容的數字化、規范化和現代化，進而更好地服務于事業單位的發展。

一、人事檔案管理創新的必要性

1.人事檔案是人力資源工作開展的重要依據

從人事檔案的作用來看，人事檔案是人才選拔、人力資源配置等各項工作的重要依據。就人才選拔方面而言，事業單位在錄用人才或者是提拔干部時，必然需要對應聘和提拔的人員有一個全面的了解，此時就需要通過查閱應聘人員和提拔干部的人事檔案，由此了解他們的基本信息、工作歷史等，從而選拔出單位所需的人才。因此，需要加強人事檔案管理，創新人事檔案管理方法，以保障人事檔案信息的完整性、真實性，為人才選拔提供可靠的依據。另外，通過人事檔案管理創新，也能為人力資源實現最佳配置奠定基礎。人事檔案記錄的是個人的歷史信息，是人事工作中不可或缺的信息資料。加強人事檔案管理，可讓事業單位更了解人和善于用人，有助于提高人力資源積極作用和效率。

2.人事檔案管理創新是新時期體制變革的必然要求

如今，人事檔案管理在事業單位工作中的作用日漸凸顯，如何科學有效地管理人事檔案，成為事業單位進一步發展的重要內容。有些單位的管理人員缺乏對人事檔案管理的關注，以至于管理工作中存在諸多問題，如檔案標準內容不完善、檔案標準不統一、檔案信息化水平不高等，不僅制約了人事檔案建設水平的進步，還阻礙了事業單位的穩定發展。因此，為確保單位能夠有更高層次的發展，就必須要做好人事檔案管理工作，重視人事檔案管理的創新，積極引進先進現代技術，從而提升人事檔案工作效率和質量。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

1.管理人員缺乏對人事檔案的正確認識

隨著社會經濟的發展，在諸多因素的影響下，使得人事檔案管理問題愈發突出，目前普遍存在基層單位從上到下不重視人事檔案管理的現象，工作重心放在績效考核、項目運營、業績指標等模塊，忽視人事檔案的管理，特別是在管理崗位的培養工作中，單位負責人沒有制定長遠的培訓規劃和具體策略，造成檔案管理工作常出現滯后性和不合理的情況。由于管理人員自身的專業素養不高，對人事檔案管理工作的理解不到位，使其在實際工作中，僅是對人員的信息進行存儲和歸檔，缺乏深入挖掘人事檔案的意識，導致檔案廢棄、人檔分離等現象普遍存在，無法發揮出人事檔案的價值作用。

2.基礎設施建設不完善

由于事業單位對檔案管理的認識并不全面，缺乏對人事檔案管理的重視，所以在檔案管理基礎設施建設上也缺少投入，增加了新時期人事檔案管理創新和優化的難度。事實上，人事檔案管理本身就具備服務性較強的職能，在實際工作中，所涉及的服務對象、服務內容較多，而由于一些事業單位缺乏對人事檔案管理的重視，導致基礎設備設施建設不完善，所使用的軟硬件設備較滯后，同時在信息交流互通時也存在阻礙，使得信息傳遞效率不高，無法滿足新時期人事檔案管理的需求，也不利于人事檔案的完整與安全。此外，有些基層事業單位的基礎設備設施與人事檔案管理不匹配，管理環節存在較多的漏洞和安全問題，如檔案管理部門缺少實時監管系統，一旦軟件和系統被不法分子入侵，很可能會出現數據被篡改、丟失、失效等情況，造成最終的人事檔案管理信息缺乏真實性和完整性。另外，還有一些單位在實體的人事檔案管理中，防火災、防盜竊、防潮等措施落實不足，導致人事檔案存在諸多安全隱患，難以保障人事檔案的完整性。

3.檔案標準不統一

現階段，人事檔案管理標準不統一的問題也較突出。首先，一些單位并沒有建立完善的檔案標準，導致檔案在傳遞過程中出現材料短缺、遺漏等問題。實際上，檔案隨著人走，在有人員調動的情況下，人事檔案會在部門間傳遞，倘若沒有統一的管理標準，就難以從源頭上保證檔案的質量，不利于保證人事檔案的完整性，也與新形勢下人事檔案精細化管理工作不相適應。其次，在檔案標準不統一的情況下，單位與單位之間也沒有做好妥當的溝通和聯系，各部門之間缺乏一個有效的交接渠道，使得人事檔案在傳遞過程中容易出現遺漏，管理部門在獲取檔案時，有可能是不完整的資料信息，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。

4.檔案信息化水平不高

目前，許多事業單位的檔案管理缺乏對信息化技術的應用，對于本身較復雜且高水平的人事管理工作而言，在缺少相對優勢環境下，并不利于工作效率與工作質量的提升。有的單位雖然開展了信息化建設，但只是簡單構建了信息儲備庫，且只有少量的信息錄入，與新時期檔案全面信息化的要求不相適應。另外，相關的檔案信息化管理工作要求工作人員必須具備專業技術能力，人員綜合素質不高也限制了信息化檔案管理平臺的建設，不利于事業單位內部各項工作的開展。

5.檔案管理人員執業水平不高

新形勢背景下，對事業單位人事檔案管理提出了更嚴格的標準，檔案管理人員身為各項工作的執行者，應不斷提升自身的綜合能力。但從現實情況來看，受到傳統檔案管理理念的影響，有些檔案管理人員的執業水平和專業知識儲備不高，缺乏對大數據技術和現代信息技術的正確認識。由于相關的專業技術訓練和培訓活動較少，不僅阻礙了事業單位人事檔案管理信息化建設的進程，而且也容易引發各種失誤和問題，進而無法為事業單位的相關工作及決策提供可靠的數據支持。另外，人事檔案管理本身是一項專業性強的工作，在實際操作中需要具備較強的理論方法以實現檔案管理的規范性。根據大數據調查顯示，現階段人事管理行業的發展并不景氣，工作環境和待遇水平普遍較低，以至于大部分專業人員不愿選擇該崗位。因此，事業單位想要彌補管理崗位的空缺，只能降低招聘的要求和條件，或者采用調換崗的方式，調用一些經驗相對豐富的人員來開展這項工作，也有單位會招聘一些具有類似從業經歷的人員，組建的檔案管理隊伍專業化水平并不高，很大程度上限制了人事檔案建設水平的提升。6.人事檔案管理效率有待提升隨著國家政策和規章制度的不斷優化，人們普遍認為人事檔案資料有很強的保密性，很多事業單位忽視人力資源管理存在的必要性，缺乏對人事檔案資源的合理化開發與應用。在單位內部的管理中，人事檔案資料常保存在特定的管理部門，在日常生活中的利用率有待提升，最終導致單位內部的資料越來越多，失去原有的應用價值。除此之外，有些檔案的管理方式比較落后，已無法滿足社會經濟發展的需要，使人事檔案資料不具備時效性和適用性，阻礙了人事檔案建設水平的發展和升華。

三、提升人事檔案建設創新管理策略

1.加大對人事檔案建設的重視，提升對檔案管理的認識

為貫徹落實人事檔案建設水平的提升，事業單位的負責人必須加強對人事檔案建設工作的重視，增加各環節的資金投入，建立健全科學的檔案管理制度，優化管理機制，根據事業單位的發展狀態，制定長遠的戰略目標和規劃部署。首先，事業單位應完善原有的管理體系，明確各環節工作人員的內容和職責，配置專業的人事檔案信息管理人員，切實保障檔案管理工作的規范化、標準化和科學化。其次，構建科學合理的薪酬激勵機制和績效考核體系，激發管理人員的工作積極性。將相關的考核制度落實到工作環節之中，逐步建立公平、公正、公開的工作環境，確保管理人員之間的良性競爭。不定期對人事檔案管理人員展開專業培訓工作，引導管理人員樹立正確的檔案管理理念。借用互聯網信息技術的優勢，創設線上檔案管理平臺，不斷拓展人事檔案管理的規模和渠道，提高人事檔案管理工作效率。

2.優化人事檔案管理的資源配置

良好的資源配置能夠有效提升人事檔案管理的建設水平，為事業單位的發展注入源源不斷的動力。為順應新時期社會經濟的發展，事業單位應自上而下地整合內部資源，借鑒和參考其他單位或部門的人事檔案管理模式，根據自身實際的戰略規劃和發展目標，不斷對人事檔案管理工作進行創新、優化和完善。結合下一步工作的相關要求，制定長遠、高效的管理制度和方案，規范管理人員的工作行為和工作態度，盡快構建現代化的基礎設施建設。通過對互聯網技術的應用，將檔案管理資料信息由紙質版向數字版轉變，切實保障信息的完整性、規范性、科學性和安全性。優化內部的人力資源配置，組建一支高水平、高素質、高技能的管理團隊，建立信息化網絡檔案管理平臺，借助智能設備和軟件，對相關信息進行數字化處理，彌補傳統人工錄入的不足，在節約人力、物力、財力的基礎上，提高人事檔案管理的實效性和實用性，使人事檔案管理工作更加便捷。

3.明確統一的檔案管理規則，完善人事檔案管理系統

新時期，事業單位需要制定落實科學合理的管理制度，結合我國有關法律法規，建立完善統一的檔案標準，做好基本的安全管理標準和規范。事業單位想要從根本上解決人事檔案管理工作中的弊端，必須正確認識人事檔案部門的重要性。在日常的人事檔案管理中，以提升人事檔案建設水平為出發點，不斷完善人事檔案管理系統，明確管理的細則和權利。在人事檔案資料與信息的歸檔工作中，加大審核、驗收的要求和難度，切實保證檔案內容的完整、真實和合理，避免出現信息篡改、丟失的情況。若在人事檔案審核中發現問題，應嚴格按照相關規定及時整改處理，追究相應責任人的責任，確保人事檔案形成的真實性和嚴肅性。除此之外，事業單位必須制定嚴格規范的審批制度，增加對資料查閱、借閱、接收、傳遞、上傳、分類、歸檔等細節工作的監督。一旦歸檔資料出現以上的交接工作，必須由專業人員及時記錄和登記，若沒有管理人員的審核，一律不得查借閱檔案，材料短缺、身份不明確等情況也不得轉接。另外，對于人事檔案信息的管理工作，必須嚴格遵守規章制度，對所需信息及時存儲和備份，最大程度保障人事檔案信息安全性和管理效果。

4.提升人事檔案管理信息化

基于“大數據”的互聯網時代，各種信息的傳輸速度極快，為事業單位提升人事檔案建設水平提供了有力的技術支持。針對互聯網信息共享、資源眾多的特性，事業單位可以不斷建設與完善人事檔案信息化管理系統，借助電子數據平臺，隨時隨地對人事檔案進行高效收集、整理、查詢及檢閱。事業單位應深入落實信息化管理平臺的監督控制工作，明確和規范人事檔案管理的信息化標準。同時，在搭建信息化管理平臺后，組織人事檔案管理人員開展專業的實操訓練和技術培訓，以便工作人員能得心應手地操作電子信息系統，開展現代化的管理模式，借助科學技術提升工作的效率和效果。另外，為了保證人事檔案管理信息錄入、保管及檢閱等功能實現，全面應用大數據技術，提升信息化數據系統的利用效率。并且，針對人事檔案信息中涉及個人隱私的信息，還需要落實權限加密技術，充分保障人事檔案管理工作的真實性和安全性。

5.提高人事檔案管理人員的綜合素養

事業單位人事檔案建設水平的提升，離不開檔案管理人員的辛苦付出。因此，單位負責人必須加強對檔案管理人員綜合素質的重視，深入了解其職業需求，不定期對檔案管理人員進行專業化培訓，在具體的培訓中，不僅要注重人事檔案管理人員專業基礎知識的培養，還要提升其信息化技術應用水平。同時，根據事業單位內部檔案管理信息化的發展需求，積極引進專業的高端人才，深入分析和挖掘大數據信息，從而提升事業單位人事檔案管理信息化建設水平。

6.多措并舉提升人事檔案利用水平

首先，與時俱進樹立科學發展觀念，用創新的思路及有效的改革措施推進工作，嚴格規范人事檔案的管理和利用，秉持實事求是的原則，增強檔案利用的規范性。其次，充分利用電子化、數據化等技術形式，及時更新現有的資料檔案，顯示檔案的使用動態，以便后續檔案的開發利用。最后，基于人事檔案高效利用的基礎上，加強現代化信息技術的運用，革新固有的管理模式，探索更多檔案管理的服務項目，如將互聯網平臺與電子檔案信息系統對接，在需要查閱或調取資料檔案時，可提前預約，之后便可及時在準確的時間內調取。另外，積極開發應用檢索工具，減少人工查找的工作量，促使檔案信息高度集成，從而提升人事檔案利用效率和水平。

四、結語

總之，對于事業單位而言，人事檔案管理尤其重要。事業單位應重視人事檔案管理的創新，提升人事檔案建設水平，以更好地發揮人事檔案在服務單位人事工作上的作用，從而更好地保障人事檔案管理的規范化、科學化、信息化，實現事業單位的可持續性發展。

參考文獻：

[1]李英.新時期事業單位檔案管理工作的策略[J].科技經濟導刊，2021

[2]應曉紅.進一步推進事業單位人事管理信息化建設的思路探討[J].中國管理信息化，2021

[3]李曉婷.事業單位人事檔案管理問題和應對措施[J].辦公室業務，2021

[4]趙卉.淺談如何做好事業單位人事檔案管理工作[J].蘭臺世界，2020

[5]石慧.事業單位人事檔案的管理與保密初探[J].河北農機，2020

[6]石靜.基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析[J].城建檔案，2020

作者:呂序翰 單位:濟南市農業綜合行政執法支隊