檔案管理制度

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第一條為了加強聲像檔案的管理工作，使聲像檔案管理科學化、規范化、標準化，保證機關、企事業單位聲像檔案的完整，特制訂本辦法。

第二條本辦法所稱的聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映機關、企事業單位或個人行使職責或從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動的具有保存價值的照片及其底片、錄音帶、錄像帶等專門載體材料的歷史記錄。

第三條按照《中華人民共和國檔案法》確定的檔案管理原則和國家檔案局關于機關檔案工作業務建設規范》的有關規定，聲像檔案是機關、企事業單位檔案的重要組成部分，必須由機關、企事業單位檔案部門集中統一管理，任何部門或個人不得以任何借口

拒不移交或據為己有。

第四條聲像檔案根據其內容聯系，分別屬于文書檔案、科技檔案或專業檔案的歸檔范圍。機關、企事業單位（以下簡稱機關、單位）的檔案部門在收集、整理文書、科技或專業檔案的同時，應負責做好聲像檔案的收集、整理及保管、統計和提供利用工作。

第五條聲像檔案的歸檔范圍

1．本機關、單位召開的重要會議形成的聲像檔案；

2．黨和國家領導人、全國人大代表、全國政協委員、上級機關黨政領導視察檢查本地區、本機關、本單位工作形成的聲像檔案；

3．本機關、單位主要領導人檢查下級機關工作形成的聲像檔案；

4．本機關、單位名稱牌匾的照片；<br>

5．本機關、單位舉行的重大紀念、慶祝活動形成的聲像檔案；

6．本機關單位組織的重要文體活動、技術比賽、表演、培訓、展覽等形成的聲像檔案；

7．本機關、單位歷屆主要領導人及省級以上模范、標兵的照片；

8．本機關、單位榮獲的地、市級以上機關授予的獎狀、獎旗、獎杯、證書的照片；

9．本機關、單位重大科技發明，榮獲地、市級以上獎勵的科研課題，名優產品形成的聲像檔案；

10．本地區、本機關、本單位發生過的重大然災害，重大事故、重大事件的現場照片、錄像帶；

11．本機關、單位駐地變化和基建工程的基地原貌、奠基竣工落成交付使用形成的聲像檔案；

12．本機關、單位在涉外活動中（包括出國考察、參觀、訪問等）形成的聲像檔案；

13．外賓來本機關、單位參觀、訪問、考察、洽談等活動形成的聲像檔案；

14．國內外著名專家、學者、知名人士、英雄、模范人物來本機關、單位講學、報告時形成的聲像檔案；<br>

15．本機關、單位舉行的重大學術活動和科技人員參加國內外重大學術活動或被授予榮譽稱號所形成的聲像檔案；

16．其他具有特殊意義和保存價值的聲像檔案。

第六條聲像檔案的歸檔時間和要求

1．屬于歸檔范圍的聲像檔案，必須由攝錄人員或承辦單位在攝錄工作結束后及時收集、整理，并于三個月之內向機關、單位檔案部門移交；

2．歸檔的聲像檔案必須圖像完整、聲音清晰，必須是原版、原件，并附上文字說明；對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。

第七條聲像檔案的整理

1．首先應根據其載體形式，分為照片檔案、錄音、錄像檔案、磁盤檔案等幾大類。

2．照片檔案的整理

（1）照片的整理

一般先按“問題—年度”分類。分類應前后一致，不可隨意變動。分類之后，就要對每一類照片進行排列、編號。排列可以按時間順序，并接排列順序編照片流水號。編寫文字說明；，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。以照片的自然張為單元編寫文字說明，一組聯系密切的應加總說明，一般不超過200字。爾后填寫卷內目錄、備考表、案卷封面，編制案卷目錄。案卷目錄可自行印制，項目一般包括案卷號、題名、責任者、攝錄時間等。大照片或轉機攝影照片可另外存放。

（2）底片的整理

底片可單獨整理，底片與照片的分類要一致。并按歸檔時間順序排列，編底片流水號。用鐵筆橫排刻寫在底片乳劑面片邊處，并放入底片袋保管，在底片袋的右上方編制底片流水號，并依序插入底片冊中或與照片一同存放。

3、錄音、錄像檔案的整理。

錄音、錄像檔案一般按其反映的內容分類，同一類的按歸檔時間順序編流水號。數量少的也可以不分類，直接技歸檔時間順序編流水號。在盒套內放入內目錄，標明卷號、錄制的比月、地點、對象、中心內容、責任者及播放所需時間，并在脊背上貼上標簽，標明卷號、時間、中心內容等。

4．磁盤檔案的整理

一般按時間順序排列、編號，并在盒套側面貼上標簽，注明時間、存盤內容等。

第八條聲像檔案的保管

1．存放聲像檔案的庫房、裝具應做到防光、防盜、防磁、防塵、防潮、防有害氣體、防高溫等，庫房溫度應保持14－24攝氏度，相對濕度應保持在45－6O％。錄音、錄像檔案要遠離發動機、變壓器、高音喇叭、話筒、電視機等能產生磁場的設備。

2．定期檢查聲像檔案的保管狀況，對長期保存且不常用的錄音、錄像檔案每隔半年重繞一次，對多次使用和已污損的要及時修補、復制。未經鑒定和批準，任何人不得私自沖洗、翻拍（錄）、消磁、涂改。

3.機關、單位聲像檔案數量較少，保管條件差的，可移交檔案館代為保管。

第九條聲像檔案的鑒定、銷毀、統計、利用工作，按文書檔案的有關規定執行。

第十條本暫行辦法自下發之日起施行。