文件材料整理制度

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一、本單位實行檔案集中統一管理的原則，按《檔案法》的有關規定，由各部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有，長期存放或拒絕歸檔。

二、歸檔范圍

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍，具體內容詳見本單位的《檔案分類類目、基本歸檔范圍和保管期限表》。

三、歸檔時間

各部門要按時收集、整理各類文件材料。文書檔案應歸檔文件材料在次年三月底前收集齊全，六月底前整理歸檔完畢。會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿后，由會計機構編制移交清冊，移交綜合檔案室統一保管。案卷檔案必須在結案后三個月內歸檔，基建檔案在工程竣工后三個月內歸檔。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。采用邏輯歸檔的電子文件實時進行，并定期完成物理歸檔，采用物理歸檔的電子文件定期進行，具體按《南通市〈電子文件歸檔與管理規范〉實施細則（試行）》的要求執行。

四、歸檔要求

凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確、行文規范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續完備，手寫材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水，打印件采用激光打印機，電子文件的脫機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水、針式打印機或噴墨打印機、軟磁盤等。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明（內容、時間、地點、人物、拍攝者），音像帶要附內容提要和解說詞，電子文件要求真實、完整，并準確說明配套的軟硬件環境，且使用標準化的文件格式。

五、歸檔份數

本單位發文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應門類檔案，另一份編制“本單位發文匯編”。

基建檔案本單位必須保存一套原件。

電子檔案脫機保存三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。

其他各類檔案均歸檔一份。

六、歸檔手續

各部門整理歸檔后按規定移交綜合檔案室，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。