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各鄉鎮人民政府、石盤農業綜合開發區辦事處,縣直各有關單位:
為進一步貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理條例》,有效保管保護和開發利用檔案信息資源,更好地為我縣轉型跨越發展服務,現就進一步加強機關、企事業單位檔案規范化管理通知如下:
一、工作目標
在“十二五”期間,全縣各機關、企事業單位應全面完成
檔案工作規范化管理的認定和復查工作。
(一)機關檔案規范化管理
對尚未進行規范化考評驗收的機關完成初始評定;2012—2013年對在2002年《省機關檔案工作目標管理辦法》(晉檔字〔2002〕23號)前已達標升級的機關,結合實際情況,按新的評定標準進行相應等級的重新認定;2014年后,對2002年后等級認定連續滿5年的機關進行復查評定,二級部門復查評定時間和主管部門大體一致,已評定等級的單位創造條件上檔升級,以確保檔案工作規范化管理常態化。
(二)企事業單位檔案室規范化管理
對已評定等級的單位,結合實際情況,按2005年《省企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級評定辦法(試行)》(2005年4月6日省檔案局印發)評定標準進行相應等級的重新認定;對未申報等級評定的企事業單位應對照評定標準做好檔案工作,管理水平最低應達到A級標準(企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級分為“AAA級”、“AA級”、“A級”三個等級,其中“AAA級”為最高級)。
二、工作要求
全縣各機關、企事業單位要嚴格按照相關檔案工作規范要求扎實做好各項工作,重點從以下幾方面加強:
(一)加強組織管理,確保人員、經費、場所、制度“四落實”
1、各單位要加強對檔案規范化管理工作的領導,將此項工作列入重要議事日程,并落實必要的人員、資金、設備。
2、要建立健全檔案工作網絡和各項規章制度,確保各種門類和載體檔案集中統一管理。
3、強化主管部門的檔案監督指導職能,確保檔案的安全和有效利用。
(二)加強收集整理,確保檔案資料的齊全完整
根據國家檔案局8號令的要求,縣直機關年內要完成本機關《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質文書檔案收集整理的同時,還應加強電子、聲像、實物、重大活動、專業檔案的管理。
(三)加強規范移交,確保檔案應交盡交
凡納入國家綜合檔案館檔案全宗管理的黨政機關、群團組織、各派機關、國有企事業單位,應采取“逐年滾動移交”方式于每年10月底前將應移交的紙質檔案與該紙質檔案進行數字化處理建立的電子檔案一并移交。移交檔案必須符合進館要求,做到內容齊全完整,整理科學規范。
三、工作保障
縣檔案部門要采取多種形式的執法檢查,加大檔案的執法檢查力度。對未按時完成檔案工作規范化管理認定和復查工作的進行通報;對因管理不善,造成國有檔案資料流失的要予以追究法律責任。