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      公司檔案管理制度

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      公司檔案管理制度

      一、綜合檔案室負責全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

      二、實行科學管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號科學規(guī)范、查找方便。

      三、定期對檔案進行檢查、修復、整理,保持整潔完好。

      四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

      檔案借閱制度

      一、查閱檔案時,首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

      二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

      三、如因工作需要借出檔案時,要辦理借閱手續(xù),用完后按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制,要經(jīng)檔案室同意,重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題,一律由借閱人負責。

      四、醫(yī)院檔案主要供本院利用,院外單位或個人需查閱時,應持介紹信,重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后,方可查閱。

      檔案立卷歸檔制度

      一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。

      二、各部門兼職檔案員應根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號,填寫卷內(nèi)目錄,擬出案卷標題,裝訂。

      三、編號抄目要嚴肅認真,案卷標題要簡明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書寫。

      四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書寫規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

      五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

      檔案鑒定與銷毀制度

      一、對檔案要認真進行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。

      二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進行。在院辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負責檔案的鑒定、銷毀工作。

      三、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷毀。

      四、銷毀檔案時,必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。

      五、銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。超級秘書網(wǎng)

      檔案庫房管理制度

      一、檔案庫房門窗牢固,及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶。

      二、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進入庫房時,必須有本室人員陪同。

      三、庫房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光),庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

      四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

      五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕,降溫。

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