檔案局加快發(fā)展信息化建設意見
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檔案信息是黨和國家的重要資源,檔案信息化建設是政府信息化建設的重要組成部分,根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》,《*市檔案事業(yè)發(fā)展"十一五"規(guī)劃》和檔案信息化建設新形勢新任務的要求,全市各級各類檔案館(室)要按照"統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一標準,分級建設,安全保密,突出重點,分步實施,注重實效"的指導方針,在"十一五"乃至更長一段時間,跟蹤運用最新的計算機技術(shù),網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù),進一步加快檔案信息化建設,真正使檔案工作從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代,從重管理走向重服務,從封閉走向開放,更好地服務于"創(chuàng)新*","和諧*"的建設.
一,全市檔案信息化建設現(xiàn)狀分析
*年以來,*市檔案信息化建設列入了市,區(qū)政府信息化建設規(guī)劃,全市檔案部門在市委,市政府的領(lǐng)導和支持下,穩(wěn)步有序地推進檔案信息化建設,取得了一定成效.主要表現(xiàn)在:檔案信息化基礎設施得以改善;檔案數(shù)據(jù)庫建設不斷豐富;檔案管理應用系統(tǒng)趨于統(tǒng)一規(guī)范;網(wǎng)站功能進一步提升;網(wǎng)上利用工作有新進展;檔案管理自主研發(fā)取得新的成果.但從總體來看,全市檔案部門的信息化建設發(fā)展還很不平衡,滯后于電子政務信息化建設和社會信息化發(fā)展步伐.主要表現(xiàn)在:有些單位對檔案信息化必要性和重要性的認識不足,固守傳統(tǒng)的工作習慣,停滯不前;普遍缺乏長遠的檔案信息化整體規(guī)劃;檔案信息化基礎設施薄弱,軟,硬件普遍面臨著升級換代,尤其是檔案數(shù)字化加工設備奇缺;檔案管理系統(tǒng)不能與其他業(yè)務系統(tǒng)有效鏈接,造成"信息孤島"現(xiàn)象;計算機管理檔案處于檔案目錄信息階段,檔案的全文管理才剛剛起步;電子文件的歸檔管理未引起應用單位的重視,存在文件管理與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象,各機關(guān)大量產(chǎn)生的電子文件(檔案)有流失的危險;檔案信息化規(guī)范標準建設滯后,影響各單位檔案信息化系統(tǒng)的建設;專業(yè)人才不足,尤其是缺乏既懂檔案管理,又能熟練掌握計算機技術(shù)的綜合性人才.
從目前發(fā)展狀況看,我市檔案信息化建設還處在起步和不斷探索階段,相比較落后于國內(nèi)其它一些同類城市,亟須加大檔案信息化建設力度.全市檔案部門要制定和完善本單位檔案信息化建設的長遠規(guī)劃和近期目標,并積極爭取領(lǐng)導的重視和信息部門的支持,以各級政府電子政務建設為契機,把檔案信息化與政務信息化建設緊密結(jié)合,促進全市檔案信息化建設再上新臺階.
二,檔案信息化建設的總體目標
以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導,全面落實科學發(fā)展觀,堅持以檔案網(wǎng)絡建設為基礎,以檔案信息資源建設為核心,以開發(fā)利用檔案信息資源,促進公共服務為目的,加快檔案資源數(shù)字化,信息管理標準化,信息服務網(wǎng)絡化進程,不斷加強檔案信息化標準規(guī)范,檔案信息化基礎設施,檔案信息資源,檔案管理應用系統(tǒng),檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊伍等六項基礎性建設,著力打造一個網(wǎng)絡支撐體系(含建立全市檔案信息共享交換平臺和檔案門戶網(wǎng)站),三個信息中心(全市檔案目錄中心,全市(區(qū))電子文件中心,市(區(qū))政府公開信息查詢中心),三個檔案信息數(shù)據(jù)庫(檔案目錄數(shù)據(jù)庫,檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫),實現(xiàn)全市檔案信息化建設跨越式發(fā)展.
到"十一五"末,全市檔案信息化建設的主要目標是:
全市各級各類檔案館(室)應用計算機管理檔案的普及率達100%.
市區(qū)兩級國家綜合檔案館全部建成內(nèi)部局域網(wǎng),全面推行檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化.
依托*市電子政務建設工程,建立全市電子文件中心和全市檔案目錄中心.
依托公眾信息網(wǎng),進一步建設和完善市區(qū)兩級檔案網(wǎng)站,提供已公開現(xiàn)行文件等政府信息的網(wǎng)上查詢閱覽服務,逐步構(gòu)建*市檔案信息網(wǎng).
完成市區(qū)永久保存重要紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設任務.
市檔案館在建新館時要完成數(shù)字檔案館的功能設計.可在條件成熟的單位和區(qū)館建立示范性數(shù)字檔案館,在全市逐步推進數(shù)字檔案館的建設.
三,檔案信息化建設的主要任務
(一)檔案信息化標準規(guī)范建設
檔案的信息化建設"標準要先行",從管理,業(yè)務,技術(shù)三個方面提出并完善檔案信息化標準規(guī)范體系.
1,集中力量研究和制定電子文件元數(shù)據(jù),電子文件歸檔與管理,檔案信息采集和整理,檔案數(shù)據(jù)庫建設,現(xiàn)行文件利用,檔案信息公開,檔案信息安全管理,數(shù)字檔案館建設,檔案網(wǎng)站建設與管理等方面檔案信息化標準規(guī)范.依據(jù)國家信息化和檔案信息化建設的有關(guān)規(guī)范標準,研究制定全市統(tǒng)一的《檔案網(wǎng)站建設架構(gòu)》,《電子文件管理實施細則》,《目錄數(shù)據(jù)庫采集標準》等檔案信息化工作技術(shù)規(guī)范.
2,切實加強對已有標準規(guī)范的貫徹落實.認真執(zhí)行國家檔案局8號令和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》,《CAD電子文件光盤存貯,歸檔與檔案管理要求》,《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及等一系列技術(shù)標準,確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一,數(shù)據(jù)規(guī)范,便于轉(zhuǎn)換,可實現(xiàn)共享.
(二)檔案信息化基礎設施建設
1,加強全市檔案系統(tǒng)硬件設施建設.各區(qū)檔案(局)館,市直機關(guān),企事業(yè)單位檔案信息化建設要與各區(qū)政府,各部門電子政務,各行業(yè)信息化建設同步發(fā)展,配備相應的計算機硬件設備,逐步實現(xiàn)文檔一體化管理模式.
(1)計算機設備.計算機設備配置應滿足海量數(shù)據(jù)存貯,大型檔案數(shù)據(jù)庫建設,海量數(shù)據(jù)快速檢索利用的要求.各區(qū)檔案館應根據(jù)本單位需求和市場情況合理配置計算機設備.
(2)存儲及備份設備.大型檔案數(shù)據(jù)庫建設必須具備完備的存儲和備份系統(tǒng),以確保重要數(shù)據(jù)的安全.同時存貯備份系統(tǒng)網(wǎng)絡架構(gòu)應具備一定的前瞻性,以滿足系統(tǒng)平滑升級的要求.數(shù)據(jù)量在80GB以上的檔案館必須配備相應的存儲備份設備磁盤陣列和磁帶機.
(3)音,視頻數(shù)字化設備.除進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外,還應加大視頻檔案,音頻檔案,多媒體檔案數(shù)字化的力度,有條件的單位可配備非線性編輯系統(tǒng)等相關(guān)設備.
2,繼續(xù)統(tǒng)一全市檔案管理軟件.市檔案館要根據(jù)實際和用戶需求,不斷完善和提升文檔管理軟件的功能和水平,進一步推廣網(wǎng)絡版,各區(qū)應做好這方面檔案管理軟件的升級換代工作.到"十一五"末,全市所有檔案館(室)要全部使用KW-20*文檔綜合信息管理系列軟件,保證將來全市檔案信息的鏈接,為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件.
各單位應根據(jù)KW-20*檔案管理軟件各版本的適用范圍,聯(lián)系本單位的實際情況,選擇合適的版本,配備相應的設備.
單機版,小型網(wǎng)絡版記錄數(shù)不超過12萬條,大型網(wǎng)絡版無記錄數(shù)限制,為保障檔案數(shù)據(jù)安全,建議目錄數(shù)據(jù)量5萬條以上使用大型網(wǎng)絡版.系統(tǒng)服務器最低配置:15個客戶端以內(nèi)為P42.8G512M內(nèi)存,20個客戶端以上為P43G1G內(nèi)存,同時可根據(jù)系統(tǒng)需求合理配置客戶機.采用黑白二值模式掃描的圖像文件較小,對客戶機配置要求不高;采用連續(xù)色調(diào)模式(灰度,彩色)掃描的圖像文件較大,圖像瀏覽速度相對較慢,所以對計算機配置要求也就相對較高,最低配置P42.6G512MB內(nèi)存.各區(qū)可根據(jù)電子檔案多元化的要求和計算機技術(shù)的發(fā)展,配置更高性能的計算機設備.
軟件升級時,各單位要注意做好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作.單機版,小型網(wǎng)絡版后臺數(shù)據(jù)庫為SQLAnywhere,大型網(wǎng)絡版后臺數(shù)據(jù)庫為SQLServer,在軟件升級時,要保證檔案數(shù)據(jù)安全地導入導出.
3,加強全市檔案系統(tǒng)基礎網(wǎng)絡建設.加強和完善市區(qū)綜合檔案館局域網(wǎng)建設,并實現(xiàn)與市電子政務網(wǎng)聯(lián)通,以政務網(wǎng)為主干資源,建設為黨政機關(guān)服務的檔案政務信息服務網(wǎng)絡;繼續(xù)完善以因特網(wǎng)為主干資源建立的檔案公眾信息平臺,充分利用檔案網(wǎng)絡資源,實現(xiàn)檔案服務網(wǎng)絡化,提高公眾服務管理水平.
(1)市檔案館要結(jié)合新館的建設,做好新館局域網(wǎng)的選點,布線設計工作.新館建成前,本著節(jié)約,效能原則,制定市檔案館局域網(wǎng)建設的過渡方案.
(2)所有區(qū)級檔案館都要建成內(nèi)部局域網(wǎng),并與政務網(wǎng)聯(lián)通,建立擁有一級域名或二級域名的區(qū)級檔案網(wǎng)站.已完成局域網(wǎng)建設的區(qū)館要進一步完善和優(yōu)化局域網(wǎng)功能結(jié)構(gòu).
(3)依托全市電子政務平臺及外網(wǎng),建立與全市13個區(qū)局館的聯(lián)系,實現(xiàn)全市檔案局(館)系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng),建立以市檔案局館為中心網(wǎng)站,各區(qū)檔案局館為分站點的全市檔案信息網(wǎng),實現(xiàn)館際資源共享和互動.
(三)檔案信息資源建設
1,目錄數(shù)據(jù)庫建設:
(1)在現(xiàn)階段已有的目錄數(shù)據(jù)庫基礎上,各級各類檔案館(室)要配合全市檔案目錄中心建立,有計劃,有步驟地不斷充實目錄數(shù)據(jù)庫,要求各區(qū)檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(包括案卷級,文件級目錄)年增量10萬條.
(2)規(guī)范目錄數(shù)據(jù),建立目錄數(shù)據(jù)檢查審核制度.市區(qū)檔案行政管理部門要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)標準,對各區(qū)館和各立檔單位目錄數(shù)據(jù)進行定期質(zhì)量檢查,保證錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范.
(3)各單位向檔案館移交檔案時,要同時移交符合全市目錄數(shù)據(jù)庫采集標準的機讀目錄.
2,全文數(shù)據(jù)庫建設:
全市各級各類檔案館應通過積極推進存量檔案數(shù)字化和增量檔案接收電子化方式,加快建設檔案全文數(shù)據(jù)庫,開發(fā)全文檢索系統(tǒng)和多媒體信息檢索系統(tǒng).全文數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設計應符合檢索優(yōu)先原則,能夠以DBF文件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數(shù)據(jù)交換.推薦的通用文件格式為:文字型數(shù)據(jù)采用XML文檔和RTF,TXT格式;掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG,TIFF格式.探索海量數(shù)據(jù)高速,高效的檢索方法,開發(fā)基于概念的信息檢索系統(tǒng),超文本信息檢索系統(tǒng),多媒體信息檢索系統(tǒng),如通過關(guān)鍵字查詢,可視化查詢,語義查詢,做到基于內(nèi)容的圖像檢索,視頻檢索和音頻檢索,使之具備完備的檢索與查詢功能.
(1)存量檔案的數(shù)字化以實際需要為前提,首先做好館藏珍貴,重要,易損和利用率高的檔案數(shù)字化加工和轉(zhuǎn)換工作.在"十一五"期間,市檔案館完成館藏歷史檔案重要全宗和現(xiàn)行文件的全文錄入.中心城區(qū)綜合檔案館50%以上全宗單位的永久保存檔案實現(xiàn)全文錄入,遠城區(qū)的重要全宗檔案實現(xiàn)全文錄入.全市各機關(guān),團體,各派和具有管理職能的事業(yè)單位永久保存文書檔案60%以上完成全文錄入.
加強監(jiān)督檢查,確保檔案數(shù)字化建設質(zhì)量.根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(中華人民共和國行業(yè)標準DA/T312005)要求對全文數(shù)據(jù)進行定期質(zhì)量檢查,抽檢合格率要求達到95%以上.
(2)增量檔案的電子化
①繼續(xù)加強電子文件歸檔管理.市區(qū)檔案行政管理部門應加強對列入接收進館范圍的機關(guān),團體,企事業(yè)單位檔案電子文件歸檔和電子檔案管理的監(jiān)督和指導,督促各單位及時做好對本單位電子文件積累,鑒定,著錄,歸檔等工作,逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔,保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的真實性,完整性和有效性,以免電子文件的流失和檔案館重復進行數(shù)字化加工.
②堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保管的"雙軌制",并作為以后檔案接收進館的一個硬性條件.有條件的單位要探索依托政務網(wǎng),行業(yè)網(wǎng),建立電子文件,電子檔案在線接收系統(tǒng),實現(xiàn)電子文檔的在線接收和利用;條件不具備的單位,也要采用脫機存儲的方式,實時備份和保存已形成的電子文檔.到"十一五"末,全市各單位要在紙質(zhì)文件歸檔時,將同版本的電子文件一并歸檔;市級機關(guān)和區(qū)級重要機關(guān)向市,區(qū)綜合檔案館移交紙質(zhì)檔案時,應按照檔案館要求的數(shù)據(jù)格式同時移交同版本的電子檔案.
3.多媒體數(shù)據(jù)庫建設:
(1)"十一五"期間,全市各級各類檔案館要完成館藏珍貴,重要的音像,照片檔案數(shù)字化處理工作,搶救和保護檔案原件,逐步建立照片檔案數(shù)據(jù)庫,音頻檔案數(shù)據(jù)庫,視頻檔案數(shù)據(jù)庫.市檔案館對館藏全部照片,館藏80%的錄音,錄像檔案實現(xiàn)數(shù)字化.
(2)各機關(guān),團體,企事業(yè)單位檔案室也要建立能滿足照片,錄音,錄像等各種載體檔案檢索的多媒體數(shù)據(jù)庫.
(3)建立全市統(tǒng)一的多媒體檔案采集標準.視頻數(shù)據(jù)采用MPEG,AVI格式;音頻數(shù)據(jù)采用MP3,WAV等格式.建立一個完整的多媒體平臺,包括媒體服務應用軟件,集中分布式視頻系統(tǒng),視頻業(yè)務管理媒體系統(tǒng),視頻采集制作端系統(tǒng),媒體內(nèi)容檢索系統(tǒng),數(shù)字版權(quán)管理(DRM),媒體存儲系統(tǒng),客戶端系統(tǒng)等重要組成部分.
(四)檔案管理應用系統(tǒng)建設
1,建立全市檔案目錄中心
各級各類檔案館(室)要在積極推廣使用KW-20*檔案管理軟件基礎上,不斷壯大和擴展自身的檔案目錄數(shù)據(jù)庫.在此基礎上,建立全市檔案目錄中心,實現(xiàn)館際資源的共享,并對可開放的檔案目錄提供網(wǎng)上查詢服務.
市檔案館完成全部館藏檔案案卷級目錄和開放檔案90%以上的文件級目錄錄入,全市各級黨政機關(guān),人民團體,各派和具有管理職能的事業(yè)單位室藏檔案100%完成文件級目錄錄入,中心城區(qū)綜合檔案館完成館藏開放檔案100%的文件級目錄錄入,遠城區(qū)綜合檔案館完成館藏開放檔案80%以上文件級目錄錄入.企事業(yè)單位可參照執(zhí)行.
2,建立全市(區(qū))電子文件中心
國家檔案局規(guī)定各級國家檔案館要"以建設電子文件中心為突破口,全面建立有中國特色的電子文件管理體系".市區(qū)各級綜合檔案館要抓住這個契機,力爭把電子文件中心建設項目列入各級政府信息化發(fā)展規(guī)劃,在規(guī)劃政府電子政務辦公系統(tǒng)建設時,同步規(guī)劃建設市(區(qū))電子文件中心,使電子文件中心的硬件建設同政府網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)的硬件建設同步完成.在政府電子公文交換系統(tǒng)正式運行后,依托市信息中心,區(qū)信息中心數(shù)據(jù)交換平臺,在線采集,接收電子文件,在政務網(wǎng)上為各政府部門決策服務.
市檔案局要做好現(xiàn)有檔案管理軟件與機關(guān)辦公自動化和電子政務系統(tǒng)的技術(shù)銜接工作,開發(fā)相應的接口程序,以保證將來系統(tǒng)間的無縫連接,依托政務網(wǎng)構(gòu)建*市檔案信息共享平臺,整合各級各類檔案館,機關(guān)檔案室的電子文件,檔案信息資源,真正實現(xiàn)全市政務網(wǎng)內(nèi)檔案信息資源的共享.
各區(qū)局館,各機關(guān),企事業(yè)單位要積極參與到各政府,各部門,各單位的辦公自動化系統(tǒng)和電子政務系統(tǒng)的建設中去,事先提出檔案管理方面的需求,及時提出為檔案管理軟件預留接口的建議,建立文檔一體化管理系統(tǒng).
3,建立市(區(qū))政府公開信息查詢中心
在現(xiàn)有的"已公開現(xiàn)行文件中心"的基礎上,市區(qū)檔案局(館)應遵照《中華人民共和國政府信息公開條例》(國務院492號令)的要求,積極收集政府及各部門可公開的政策性,法規(guī)性,公益性文件,尤其是與老百姓利益切身相關(guān),公眾關(guān)心的政府信息,建立"市(區(qū))政府公開信息查詢中心",配備電子信息屏等現(xiàn)代化設施,設備,加強檔案網(wǎng)站建設,通過現(xiàn)場查閱和互聯(lián)網(wǎng),為社會各界提供政府公開信息和開放檔案信息.
4,做好"*檔案"檔案信息門戶網(wǎng)站的建設
(1)依托全市電子政務平臺及外網(wǎng),建立以市檔案局館為中心網(wǎng)站,各區(qū)檔案局館為分站點的全國性,分布式公開檔案信息的平臺.把"*檔案"網(wǎng)站辦成本地檔案信息門戶網(wǎng)站.要在現(xiàn)有基礎上,按照中心網(wǎng)站要求,增加設備,擴大容量,優(yōu)化功能結(jié)構(gòu),辦出*特色.
(2)建好各區(qū)檔案網(wǎng)站,為社會公眾服務.不斷完善網(wǎng)站功能,及時更新網(wǎng)站內(nèi)容,在檔案公眾網(wǎng)平臺上定期公開與公益性的專題檔案數(shù)據(jù)庫,主動提供公益性信息服務,最大限度地實現(xiàn)檔案信息的社會共享.擬在"十一五"期間對各區(qū)檔案網(wǎng)站建設開展一次評比活動.
(3)制定檔案信息上網(wǎng)審核程序,確保檔案信息安全.
(五)檔案信息安全保障體系建設
組織建立檔案信息安全保障體系框架,逐步完善檔案信息安全管理體制.
1,全市各級檔案部門建立檔案信息安全制度,加強對計算機檔案系統(tǒng)的管理,確保檔案數(shù)據(jù)庫安全.
2,加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導,保證歸檔電子文件的真實,完整,有效.
3,檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離,加強身份認證和密鑰管理,確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng).
4,在進行檔案數(shù)字化加工時,全市各級檔案部門也要注重檔案信息資源的安全,建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施,嚴防檔案數(shù)字化加工過程中失密,泄密事件的發(fā)生.
5,為保證檔案信息化建設可持續(xù)發(fā)展,全市各級檔案部門要積極探索數(shù)據(jù)備份策略和方法,嘗試建立數(shù)據(jù)備份基地和容災系統(tǒng),確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全,將檔案館建設成為安全和永久保存國家檔案信息資源的數(shù)據(jù)備份基地.
(六)檔案信息化人才隊伍建設
1,加強檔案業(yè)務人員的培訓工作.要把檔案信息化建設相關(guān)的計算機應用基礎知識,數(shù)字化技術(shù)知識,網(wǎng)絡技術(shù)知識,現(xiàn)代管理技術(shù)知識等作為培訓的重要內(nèi)容,提高檔案業(yè)務人員現(xiàn)代化水平.
2,加強檔案信息化建設相關(guān)技術(shù)培訓課程與教材的建設和管理.市檔案局將組織有關(guān)人員統(tǒng)一編寫《*市檔案信息化建設培訓教材》,以確保培訓工作取得實效.
3,要重視計算機人才的配備.全市各區(qū)檔案局館和專門,部門,企業(yè)檔案館,要配備1至2名具有專科以上學歷的計算機專業(yè)人才,努力培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計算機應用的復合型人才.
(七)開展各區(qū)檔案信息化建設發(fā)展綜合水平評估
市檔案局每年對各區(qū)檔案館目錄數(shù)據(jù),全文數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查,以建立完整,規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫."十一五"期末,結(jié)合檔案館功能建設,擬對全市13個國家綜合檔案館(含市館,12個區(qū)館)信息化建設情況進行一次綜合評估,將對各區(qū)檔案信息化建設的軟硬件設施,內(nèi)外部環(huán)境及成果,實效進行測評,通過該項活動,切實加強和促進*市檔案信息化建設工作,提高檔案管理現(xiàn)代化服務水平.
