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在現代電力企業施工過程中,工程檔案管理已經成為企業的重要課題,工程檔案管理對企業的發展起到決定性作用,其管理質量制約了施工結果的好壞。眾所周知,電力企業施工具有工程內容繁瑣、工期相對較長、投入資金多以及工程項目巨大等特點。具體施工過程還涉及到多個部門之間的交流溝通,所以我們在這個過程中,必須確保工程檔案的完整性。電力企業建設項目檔案管理是工程本身的實際需求,也是保障電力企業可以長期發展的重要條件。
二、電力工程檔案管理發展狀況分析
(一)工程檔案管理缺乏一定的統籌規劃及綜合安排
從一份調查報告中可以看出,當前電力企業施工工程檔案管理工作的投入產出比2005-2010年期間平均保持了1:11.3的比例,綜合來看,基本情況比較客觀。但根據另外的調查顯示,目前電力企業施工工程檔案管理工作有65%的企業是在項目實施過半后開始進行的,有21%的企業是在工程結束后才開始進行檔案收集和整理工作,提前開展施工工程檔案管理的企業不足13%。當前,電力企業施工工程檔案管理缺乏一定的統籌規劃,影響到工程檔案管理工作的順利進行。
(二)企業管理者對企業施工工程檔案管理認識不足
企業管理者認為施工工程檔案管理僅僅是一項輔工作,沒有必要投入太多的人力物力,造成一些不必要的浪費。因此,企業管理者對企業施工工程檔案管理不夠重視,使相關管理規劃制度缺乏實施力度,導致工程檔案管理發展停滯不前。
(三)施工工程檔案管理缺乏信息化建設
當前電力企業施工工程檔案管理缺乏相應的信息化建設,很難讓施工工程進度與低成本方式保持同步進行,大大削弱了施工工程的反饋機制。據調查結果顯示,2009~2010年期間我國電子商務網絡技術信息化建設的比率和國外同行業平均值68%的比例相比存在很大差距,還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價,非常不利于當前電力企業施工工程檔案管理的發展。
三、實現電力工程檔案有效管理的策略
(一)加強統一認識與宣傳意識
首先要加強企業管理者對施工工程檔案管理的認識,要求上至領導下至員工都能認識其重要性,加強對檔案管理的宣傳力度。
(二)建立完善的檔案管理制度
由于項目檔案管理工作內容比較復雜,工作量較大,企業為了方便管理必須把項目檔案管理工作納入到統一管理中來,建立相對完善的檔案管理制度,增強管理依據性、規范性及權威性,對工程文件進行編制歸檔。按照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》以及本企業《項目檔案歸檔管理制度》等文執行,做到有跡可循,充分發揮檔案管理的最大作用。
(三)將工程檔案管理納入合同
合同扮演著決定性作用的角色,它是強有力的法律依據,企業應該將工程檔案管理納入到合同中,為工程檔案管理爭取主動權,加強項目工程檔案歸檔的完整性及準確性。
(四)注意檔案安全管理工作的實施
工程檔案安全管理是工程檔案管理工作的重要組成部分。企業必須加強檔案安全管理,將安全工作落到實處,充分保障建設項目工程檔案的建設,制定相關規章制度,以防資料丟失,保證資料完好無損。此外,設置檔案查閱權限,為知識產權的機密性進行保障。
(五)實施檔案管理一體化,加強檔案管理
由于企業檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門,確保所有參建單位檔案的完整性,加強檔案管理一體化,確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案,電子檔案便于查閱,具有方便、快捷的特點,不過電子檔案涉及到企業內部信息等重要資料,一旦丟失便很難找回。因此,檔案管理人員必須將檔案的歸檔、保存工作做好,實現企業檔案的安全管理。
(六)做好相關的統籌規劃和安排
企業在施工前就應該對檔案管理工作做好相關統籌規劃及安排,確保工程施工過程中的參與力度,對相關檔案信息的收集、整理做出統一安排,對參與工程全過程的檔案資料信息的準確性進行確保。
(七)加大對檔案信息化建設的力度
企業必須加大對檔案信息化建設的力度,用低成本方式來實現檔案管理工作與工程實施的同步運行,將網絡信息技術完美融合到企業檔案管理中,促進我國電力企業施工工程檔案管理工作的發展。
(八)提高檔案管理人員的素質水平,加強相關培訓
關鍵詞:火電建設物資管理采購
在火電建設項目中物資管理是項目管理的重要組成部分,在實際工作中受到工程進度、工程技術人員素質、意識和能力的制約,火電項目物資管理水平受到影響。在工作中存在許多問題,主要表現在物資管理規章制度的落實、物資計劃的準確性、招投標規范化管理、倉儲管理等方面,這些問題的存增加了工程物資管理的成本,降低了管理的成效。研究這一課題有助于我們明確當前存在的主要問題,采取針對性的措施解決這些問題,不斷提高火電項目物資管理水平。
一、火電建設項目物資管理存在的問題
在火電基建項目建設當中,物資管理一般是“業主設備代保管、物資招投標管理、倉儲管理、監理質量審核等”,可見當前火電物資管理追求的是精細化管理模式。但是與精細化管理要求相比,火電建設項目的物資管理還存在一些問題,主要表現在以下幾個方面:
1、采購行情把握不準
在火電建設當中物資主要是通過各種采購行為取得需要的材料,但是市場經濟條件下,物資價格是千變萬化的,價格上的差異會直接影響產品質量,進而影響到火電工程建設質量。而火電建設所需物資品種類別眾多,這種情況下因工程建設地理位置、運輸成本、物資管理人員對市場考察及了解等都會影響采購價格。物資管理人員一般會參考公司其他項目物資價格匯總或在當地了解價格的形式來確定價格,存在一些物資采購價格差距較多無法判定,會增加火電項目建設成本及風險。
2、招投標工作的影響因素
在國家的要求下,建設項目物資采購要按照招投標的方式進行,現在火電項目建設的招投標雖然建立了招投標管理制度、招投標領導小組,但是在實際的操作中因設計院提供設計圖紙較晚變更較大,所以材料量統計比較分散,影響采購周期及設計變更后物資的采購風險,所以在招標采購物資時嚴格控制采購量或送貨批次,無形中就增加了運輸成本等,在控制工程采購成本時存在低價中標的慣例。究其原因主要是因為火電建設的專業性比較強,在電力工程行業中項目建設中標成本普遍較低,部分物資業主公司推薦或指定供貨投標方等。在工程成本低、采購周期短、設計變更較多等,對招投標工作存在影響。
3、物資倉儲管理不到位
火電項目一般業主會采取由各標段承包單位提供設備物資代保管義務,業主設備物資品種較多造價高昂,因物資保管人員個別存在管理水平有限、缺乏責任心等,在物資保管過程中,一些保管員只知道收料、發料、記賬,但是材料的耗用情況沒有做到心中有數,對事關建設進度、日耗用量大的材料沒有做到及時盤點,在物資快要耗用完畢時未能及時安排進貨。另外,在安排發料的過程中未能體現先進先出的發放順序,導致一些應該進入現場的建材沒有進入現場,一些不應該進入現場的提前進入現場,對施工的順利進行造成了一定的負面影響。
二、火電建設項目物資管理的對策
針對火電建設項目物資管理工作中存在的問題,當前物資管理人員應該從工作的精細化管理入手,強化物資管理人員的責任性,以制度化管理做保障,解決當前存在的問題,具體來說應該做到以下幾點:
1、強化采購行情把握
在當地行情把握上,采購部門應該指派專門的調查小組或調查負責人,對火電廠周圍的建材價格、市場保有量、供貨商的供貨能力、信譽等方面的資料進行詳細的調查,形成建材市場行情調查報告,根據實際的調查結果開展物資采購工作。此外,對于采購的具體負責人要實行價格負責制度,刨除不可抗拒的因素影響之外,采購人員應該對采購具體價格負責,將采購價格與實際價格之間的偏差控制在5%以內。并與公司總部一起審核每一筆采購的程序、價格,對于采購時的價格與市場價格相比嚴重不符的,要追求相關采購人員的責任,避免因價格問題導致的成本上升、收益下降等情況的出現。
2、嚴格招投標管理
火電建設物資的招投標工作,應該在招標領導小組、公司總部及業主單位的嚴格監督下進行,招投標管理小組應該本著認真負責的態度,制定招標標準并及時對外公布5家以上的投標單位,對于參加投標的關聯單位要及時對外公布,為物資的招投標創造一個真正公平、公正、公開的競爭環境。使招投標管理工作真正發揮質量遴選、價格控制的作用。此外,應該及時對外招投標的結果,接受對招投標管理工作的監督,以保證每一位供貨商都能有平等的競爭機會,保證工程建材的質量,為火電建設項目的施工奠定堅實的基礎。
3、強化物資倉儲管理能力
應制定詳細的物資管理制度、物資管理崗位責任責、物資倉儲管理流程等。將火電項目建設所涉及的物資材料詳細的列明其中,按照分類錄入物資管理軟件,進行軟件化出入庫管理,建立物資軟件信息共享平臺,在系統中工程管理人員能隨時了解物資存放地點、倉儲狀態、出入庫數量、責任人等情況。在進出環節上,保管員應該及時做好相關記錄,每天對物資進出、耗用情況與存量進行詳細的核對,了解各種物資的實際耗用量與存量。定期組織物資管理人員進行專業培訓,提高物資管理水平,強化物資管理人員的服務意識教育。
物資管理是當今社會的“第三利潤源”,是發展和維持可持續全面質量管理的主要組成部分,物資的一個重要目標是價格控制與質量控制的持續改善。運用科學的管理方法和手段,對物資全過程的成本控制,使物流成本質量不斷得到改善和提高。火電建設物資管理應該精細化管理,不斷優化物資管理成本控制。
參考文獻:
[1]林占山,林森杉.淺析施工項目工程物資與倉庫管理[J].吉林水利2002(10):28-29.
關鍵詞:全過程質量管理方法;關鍵設備;監造策劃與管理
一、前言
為滿足爪哇島的電力需求,PTPerusahaanListrikNegara在西爪哇省IndramayuRegency市建造一座燃煤發電廠,電廠名稱為PLTU1JawaBarat3X330MW發電廠。中國機械工業集團公司、中國電工設備總公司(現已更名為“中國電力工程有限公司”)、PENTA公司組成聯合體成功簽署了電廠項目的EPC合同。對外主合同簽訂后,中國機械工業集團公司與中國電工設備總公司簽訂了本項目的工程執行承包合同,確定了公司將承擔執行印尼項目EPC合同范圍內的全部工作和責任。
公司十分重視采購設備的質量,如何合理保證采購設備的質量,低成本按時實現預定的采購目標是項目管理的一個難點。利用系統思維和過程方法進行全過程監造是解決難點行之有效的方式,本文以PLTU1JawaBarat3X330MW電廠項目監造實踐為基礎對如何解決這個難點進行了探討。
二、全過程檢驗監造簡介
設備全過程檢驗監造從任命項目總監造工程師開始,貫穿于設備采購全過程,屬于項目驅動的質量監督。總監造工程師首先進行監造策劃,形成可行的項目監造程序,建立完善的質量體系;組織召開設備制造商與設計分包方技術聯絡會議,確立設備監造的執行依據和質量控制點,進入監造實施階段;在實施過程中利用全過程質量管理方法,進行動態監控,根據設備類別、廠家制造水平和制造階段的不同進行跟蹤調控;設備交付、業主驗收,提交監造總結報告后,檢驗監造過程關閉。
三、項目監造策劃
監造策劃的任務就是形成監造計劃和建立監造質量管理體系。現代質量管理的基本宗旨是質量出自計劃與過程控制,而非出自檢查。只有做出切實有效的監造策劃,才能指導監造的實施與過程質量控制,
(一)監造計劃
明確監造目的是制定監造計劃的前提和依據。本項目設備監造的目的是保證設備的性能、參數符合合同要求,滿足項目需要;控制設備生產過程,保證設備按要求時間及時供貨;控制材料采購,保證設備任意部件均符合標準和合同規定;監控設備試驗、檢驗過程;保證設備的包裝滿足要求。
本項目以設備關鍵性級別、項目質量計劃和以往的經驗教訓等為基礎,根據項目特點、設備特點首先確立監造的工作范圍、技術要點、執行依據與檢查點的劃分原則。經過監造策劃形成的項目監造計劃和標準文件是整個監造工作的基礎。
設備關鍵性級別表明設備的重要性,Indramayu3X330MW電站工程總共有200余項的設備材料采購合同,對于如此大量的設備材料不可能等同對待,因此本項目監造策劃根據設備關鍵性級別并結合與外方業主的合同中對設備檢驗試驗的要求,進行重點針對性管理,充分保證了重要、主要設備的質量控制,滿足了外方業主的要求,同時兼顧項目設備整體質量,整個監造過程主次有份,全面控制,在整體質量可控的前提下有效降低了監造成本。
本項目監造策劃中,根據發生故障導致的影響程度,將設備分為四級,分別為一級、二級、三級、四級設備。一級設備為若發生故障會導致機組發電量完全損失或造成嚴重的安全或環境危害的結構、材料和組件。二級設備為若發生故障會造成機組重大損失的、不屬于第一級的結構、材料和組件,包括具有重大經濟價值、若發生故障會導致可容忍的環境危害的設備。三級設備為若發生故障會造成正常機組容量損失或造成嚴重的運行問題的結構、材料和組件。四級設備為若發生故障,不會導致機組容量損失或不會造成重大運行問題的設備。
對于某一設備的監造,根據被監造設備的特點及設備制造商所提供的質量控制程序文件,同時需結合業主對設備檢驗試驗的要求,確定該設備的質量監控點(見證項目)和監控內容以及監控方式,才能準確有效得把握和控制好設備制造整個設備制造過程中每個環節的進度和質量。本項目監控點的監控方式分為現場監控(W點)、文件監控(R點)和停止待檢點(H點)三種方式,其具體在各設備的監造大綱中明確。
(二)質量管理體系的建立
以公司質量管理體系為基礎,依據本項目特點及相關規定與文件,結合業主對設備檢驗試驗的要求,編制了適合本項目的切實可行的監造管理辦法,建立了有效的監造部質量管理體系。本項目監造管理辦法明確了設備監造目的、監造范圍,組織機構及各方職責,設備監造工作分類及工作流程,監造文件的準備和提交,制定了監造工作標準表格,充分保證了質量計劃的有效實施。
1、組織機構。設備監造工作由項目部設備監造部負責,其他相關部門配合。設備監造部設總監造工程師一人,質量控制工程師一人,進度控制工程師一人。下設監造工程師共分為5個小組,分別為駐廠監造組、電氣儀表組、鍋爐輔機組、汽機輔機組、其他設備組。其中駐廠監造組包括鍋爐駐廠監造、汽輪機駐廠監造和發電機駐廠監造。
總監造工程師負責組織編制設備監造大綱,明確質量控制點;指導和組織監造工程師開展設備監造活動;全面了解設備生產情況,協調和聯絡項目部相關部門解決設備生產過程中出現的各種問題。
質量控制工程師負責審核并確認各個設備供應商提交的設備監造計劃和質量見證表;根據設備生產進度情況確定設備巡檢方案,并進行全面跟蹤檢查;組織解決設備監造中存在的問題,提出解決方案,對無法解決的問題提出建議并及時上報;按規定時間匯總提交設備監造情況報告。
進度控制工程師負責審核各個設備供應商提交的生產進度計劃,對設備生產進度進行全面跟蹤檢查與及時調整;組織解決設備生產進度中存在的問題,提出解決方案,對無法解決的問題提出建議并及時上報。
監造工程師配合編制設備監造大綱,明確質量控制點;根據各項監造依據開展全面的設備監造工作并編寫監造日記、監造報告、監造總結等監造文件。
2、設備監造過程中的質量問題處理流程。質量問題是指產品的任何一個質量特性或過程不符合規定要求。質量問題分級管理可以明確監造重點,提高監造效率,對發揮質量綜合管理和監造的有效性具有重要作用。對于監造過程發現的質量問題,視其嚴重程度并按照組織結構分級處理與匯報,如圖1所示。
對可以通過返修彌補的一般性質量問題,監造工程師填寫“質量問題反饋表”通知設備制造商,并責成提出處理方案,經監造工程師審核后執行,處理結果報總監造工程師復查;對難以修復的重大質量問題,除責成設備制造商寫出質量問題調查報告、提出處理方案外,監造工程師應立即報告項目經理、總監,在征得業主同意后,簽發“部分加工暫停指令”,直至問題解決方可轉入下道生產工序。
3、設備監造進度控制流程。設備制造商填寫“生產進度計劃報審表”送監造工程師審定,生產計劃按周、月、季分別編制。該進度計劃還應包括按合同確定的備品備件、設備圖紙、設備安裝和維修手冊等軟件的交貨進度計劃。
監造工程師對所報計劃是否符合合同要求及其合理性進行審查,并在報審表中簽署審定意見。當工程進度與總體進度計劃有不符點時,監造工程師必須與項目經理、設備監造部負責人和專業工程師認真討論解決方案,確保設備交貨日期能滿足總進度計劃的要求。
四、監造實施
根據監造策劃,形成本項目監造工作流程如圖2所示。根據監造工作流程,即可實施設備監造,對其中的主要部分簡要介紹如下。
(一)設備供應商質量管理體系審核
設備供應商是關系產品質量最關鍵的因素,所有設計要求都要通過其來實現。對設備供應商質量管理體系的審核是全過程監造管理的首要環節,能夠有效地保證產品質量和降低監造成本。設備供應商的審核應根據監造策劃中形成的質量管理文件及相關程序對供應商質量管理體系,包括質量手冊、質量計劃及文件系統,交貨能力、技術能力、后援服務、人力資源、現有合作狀況等進行審核。
(二)產品設計文件審核
產品設計過程的質量管理是全過程監造管理的重要環節,設計文件包括設計圖紙、工藝規程和技術資料等,是生產技術活動的依據,也是質量管理的依據。對制造廠的設計計算書、設計圖紙和關鍵制造工藝進行審核,確保設計和關鍵工藝質量,是把住設備制造第一關。
(三)監造總體會議
監造會議是整個設備監造循環中由策劃到執行的里程碑,與會各方要明確設備監造要求、原則和標準,確認設計文件、制造工藝和檢驗工藝文件,審核產品質量見證表和產品質量試驗程序,把握設備上產進度。
產品質量見證表說明了在產品制造過程中所設立監控點的監控內容和方式。監控點的監控方式分為現場監控(W點)、文件監控(R點)和停止待檢點(H點)三種方式。產品質量試驗程序是制造商對產品試驗工作進行的系統策劃和總體安排,一般以文字或圖表明確產品的主要質量特性、配備資源、選擇檢驗和試驗的方式,是指導試驗工作的依據。
產品質量見證表和產品質量試驗程序是監造執行依據,需經與會各方共同確認,確保訂單的檢驗要求全部列入。
(四)制造過程監控
在設備制造過程中進行嚴格的過程控制,遵循“預防為主、重在過程、主動控制”的原則,推進項目監造觀念的變革,變被動監控、事后整改為主動控制、提前預防。監造人員的過程監控與制造廠自檢相結合,加上項目檢驗部門抽檢的方式,對設備制造全過程實行巡檢、抽檢、監督和見證,嚴格把好每一道工序。
1、材料質量控制。材料進廠后,監造人員應逐項核對材料型號、規格尺寸與材質證明原件等,審核是否符合相關規定,并審核材質證明原件所列化學成份及機械性能是否符合相應標準或規范要求。
2、工序質量控制。在質量監測過程中,對于質量計劃中設置的見證點、停檢點,監造人員按照作業程序及時進行檢查,其中對于H點必須由監理人員以及EPC總包方人員確認認可后才能進入下一道工序,以確定階段成果是否符合相關的質量標準。對于W點或H點要防止跳過檢查,因為避免錯誤的成本總是大大低于補救錯誤的成本。
(五)出廠驗收
出廠驗收項目包括設備性能試驗見證,相關文件檢查,出廠包裝檢查等。
1、設備性能試驗見證。設備性能試驗是保證設備使用性能和安全性能最重要的工序,是設備制造能否成功的關鍵。監造部門組織有關人員參加出廠試驗見證,對重要和關鍵設備,還需邀請業主參加。各見證代表對待驗設備進行現場試驗見證,經討論后形成會議紀要,記錄遺留問題、解決措施及驗收結論。驗收合格后設備方可出廠。
凡主合同中規定的由業主來華見證項目,監造工程師必須在確定的見證開始時間前20天進行預檢工作,并將檢驗情況上報項目部,保證業主來華見證一次通過。對于業主來華見證項目,監造工程師必須在確定的見證開始時間前10天督促設備制造商準備齊全相關的文件資料。
2、出廠文件審查。監造工程師應依據項目部規定的出廠文件清單及相關規范、協議等進行設備出廠文件審查,包括圖紙、質量計劃、產品試驗程序、產品質保書、安裝使用說明等相關文件,只有所有出廠文件齊備并符合合同等相關規定后方可開始包裝運輸。
3、檢查產品的外觀和包裝。完成設備性能試驗和出廠文件審查并經監造人員簽署后方可進行包裝發運。特別需要指出且往往容易被忽略的是備品備件、專用工具以及設備文件等,監造人還應檢查其是否符合合同規定并同設備一并包裝發運。在這個過程中,監造人員要檢查產品外觀,如銹蝕,油漆脫落,機械損傷等缺陷;對于產品包裝,由于本項目現場在印尼爪哇島,設備需經長途海陸運輸和多次起吊裝卸,為保證設備在此過程中不被損壞,其包裝須滿足出口產品包裝要求,達到防腐蝕(包括鹽腐蝕)防雨、防震、防曬、防摔等要求,因此監造人員必須按照項目部包裝運輸規定審核制造廠提交的包裝方案,檢查產品實際包裝是否與合同要求相符合并應符合科學合理、牢固可靠、經濟緊湊和方便搬運、倉儲等要求。此外,還需檢查標識內容是否齊全、清晰、不掉色,外包裝是否標明了吊裝點、支撐位置等。驗收合格后出具檢驗放行報告,設備方能放行出廠。
五、監造過程監控
(一)加強溝通
通過各種月報、簡報等資料,監造聯絡會、出廠驗收等會議,以及日常的駐廠監造周報、工作日志和各方面的信息交流,及時了解制造動態,及時發現和處理問題,嚴格把好每一關。
(二)檢查督導
監造部門組織相關人員對重點廠、重點項目實行不定期檢查與督導,做到對重點和突出問題隨時掌握,及時協調解決。
(三)持續改進
定期召開監造例會,對前段監造情況進行總結通報。對于重大監造質量問題召開專題會,深入分析總結,不斷完善監造管理體系,提高監造的綜合效益。
業主是服務的最終受益方,讓業主滿意是項目監造的最終目標。總監造工程師要及時與業主溝通,通報監造進展,征求業主意見,深入分析總結,不斷提高監造的主動性和預見性。
六、監造收尾
監造收尾階段的質量控制是一個非常重要而又容易忽視的內容,其包括監造評估和監造終止兩個階段。
監造評估不僅是在監造完成后進行,還包括在監造實施過程中的對各關鍵點的質量評估。監造評估看起來屬于事后控制,但其目的不是為了改變已經發生的事情,而應抓住監造質量合格或不合格的精髓,使將來的監造管理能從中獲益。
監造終止階段,是在監造終止后,檢查監造文件是否完備,同時進行項目監造總結。項目監造總結是一個把實際運行情況與項目監造計劃比較以提煉經驗教訓的過程。
通過項目監造策劃和總結,項目監造過程中的經驗教訓得到完整的記錄和升華,成為“組織財富”。
七、結束語
項目全過程監造以設備關鍵性級別為基礎,有針對性展開監造活動。與以往監造注重結果不同,更注重過程,側重預防為主和主動控制,涉及從設計、制造到驗收的全過程,促進了傳統制造業質量模式由結果控制向過程控制的轉變,提高了其與國際先進標準接軌進程。
設備制造全過程監造實踐證明,將項目公司的協調作用、質量見證公司的專業經驗與公司設計部門的技術支持相結合,以標準規范為基礎,進行全過程質量管理,通過系統的管理方法和持續改進,對設備制造質量、進度進行有效控制,能夠有效地保證設備制造按合同目標順利進行和實現,從而達到項目的整體目標。
參考文獻: