檔案管理方式

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檔案管理方式范文第1篇

（一）檔案意識不強(qiáng)部分工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識不強(qiáng)，審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業(yè)務(wù)部門或者用戶里；有些依時移交的文件規(guī)范性也不能保證。并且在工程負(fù)責(zé)人、資料管理員工作交替、崗位調(diào)動、工作調(diào)整以及企業(yè)兼并重組時，檔案的交接工作沒有做好，致使工作脫軌等問題出現(xiàn)。

（二）檔案不完整在工程施工的時候，存在不完整的記錄原材料進(jìn)貨、材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告，出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術(shù)記錄填寫內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術(shù)的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗(yàn)收的階段，工程完工驗(yàn)收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過程中的檔案資料常常會出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗(yàn)收時資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準(zhǔn)確等。

二、對于加強(qiáng)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的建議

1）要清楚了解目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化檔案管理意識。首先，要完備崗位職責(zé)，讓領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、專職檔案人員各施其職，嚴(yán)格遵守自己的職責(zé)；其次，強(qiáng)化檔案人員的超前控制意識。其要主動參加配電網(wǎng)工程項(xiàng)目文件管理的各個環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運(yùn)作情況和文件資料形成的有關(guān)信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強(qiáng)溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關(guān)系。

2）對配電網(wǎng)工程項(xiàng)目要做好早布置、早落實(shí)的措施。要對配備檔案人員、建設(shè)庫房、添置設(shè)備等做出具體的要求，從而確保項(xiàng)目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎(chǔ)。要對項(xiàng)目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等建立規(guī)范的準(zhǔn)則；檔案管理部門在工程立項(xiàng)前就要與工程相關(guān)部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。

3）加強(qiáng)對于項(xiàng)目檔案的電子影響資料收集整理，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。大力實(shí)施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項(xiàng)目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復(fù)工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案，從而達(dá)到工程信息與技術(shù)成果共享，促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程。

三、結(jié)題

檔案管理方式范文第2篇

【關(guān)鍵詞】知識服務(wù)；檔案管理；方式分析

引言

知識服務(wù)檔案管理模式主要是指對企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進(jìn)行合理有效的管理，這項(xiàng)服務(wù)管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對于服務(wù)行業(yè)尤為重要，特別是像中國電信、中國聯(lián)通、中國移動等信息服務(wù)行業(yè)，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學(xué)的檔案管理工作模式來滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對企業(yè)的未來發(fā)展也會產(chǎn)生重大影響。

1 基于知識服務(wù)的檔案管理模式的提出背景

1.1 時展潮流提出的要求

知識經(jīng)濟(jì)的興起順應(yīng)了時展的潮流，是時展的重要標(biāo)志。知識經(jīng)濟(jì)不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)，它是知識、信息技術(shù)的結(jié)合體，直接依賴于知識和信息的生產(chǎn)、使用、分配。知識管理充分發(fā)揮了知識在經(jīng)濟(jì)中的自身作用，通過知識創(chuàng)新、知識應(yīng)用不斷順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)對“空前關(guān)注知識的價值”的要求，進(jìn)而成為重要的管理范式，順應(yīng)了時代的發(fā)展潮流。

想要實(shí)現(xiàn)知識管理戰(zhàn)略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業(yè)提供各類信息服務(wù)，滿足客戶檔案管理要求，發(fā)揮知識信息的價值。

1.2 市場競爭壓力帶來的要求

在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優(yōu)勢，在激烈的競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨(dú)特性的資源。這種獨(dú)特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識。這類知識是企業(yè)長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來挖掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的競爭戰(zhàn)略服務(wù)。

1.3 用戶不斷增長的知識需求

傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術(shù)、管理等方面的落后，難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導(dǎo)向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務(wù)、組織服務(wù)以及企業(yè)人力資源管理、制度完善、技術(shù)運(yùn)用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。

2 基于知識服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

由于知識服務(wù)性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進(jìn)行的檔案管理，能夠通過知識編碼進(jìn)行科學(xué)合理的工作，進(jìn)而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識服務(wù)檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內(nèi)部資料、外部信息為主要管理對象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動過程中產(chǎn)生的各類文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識服務(wù)檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合，而傳統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進(jìn)行分類整理，不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合；再次，在服務(wù)理念方面，兩者也有很大的區(qū)別，知識服務(wù)型檔案管理以用戶為中心進(jìn)行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管理則主要以檔案機(jī)構(gòu)為主，簡單的從事檔案管理，知識服務(wù)型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎(chǔ)上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識，而傳統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務(wù)型檔案管理的核心主體是專業(yè)團(tuán)隊(duì)，而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個員工。

3 基于知識服務(wù)的檔案管理模式研究

基于知識服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)是知識編碼和人性化服務(wù)。

3.1 知識編碼

知識編碼是基于知識服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)。通過知識編碼能夠?qū)⒅R更加標(biāo)準(zhǔn)的變現(xiàn)出來，而且能夠?qū)n案中相關(guān)知識進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息共享和交流，能夠有效的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉(zhuǎn)化為顯性，實(shí)現(xiàn)檔案知識的有序化。在此基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)知識的分類，進(jìn)而形成較為完善的知識庫，這樣在運(yùn)用過程中，可以通過計(jì)算機(jī)或者人工智能輸入將數(shù)以萬計(jì)的知識信息進(jìn)行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息服務(wù)。與此同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業(yè)務(wù)流程中的知識表現(xiàn)出來，這樣將圖表、信息進(jìn)行統(tǒng)一整合，形成圖文結(jié)合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎(chǔ)，檔案管理模式才能真正促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長，才能為市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，不然只會“一場空”。

3.2 人性化服務(wù)

人性化服務(wù)是知識服務(wù)型檔案管理的重要因素，其主要強(qiáng)調(diào)人性化的服務(wù)，通過人性化的服務(wù)為客戶提供優(yōu)質(zhì)滿意的檔案服務(wù)，做到以人為本，體現(xiàn)服務(wù)的人性化需求，用心關(guān)心用戶，將客戶的需求當(dāng)做自己的最終服務(wù)目的，在工作中充分體現(xiàn)知識服務(wù)型的人文關(guān)懷，以高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎(chǔ)上不斷提高工作效率，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益，樹立企業(yè)形象。

人性化服務(wù)是企業(yè)贏得市場的重要保障，因此企業(yè)要不斷加強(qiáng)個性化服務(wù)，提高企業(yè)人文素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上要將這種人性化服務(wù)嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將人性化的服務(wù)同知識服務(wù)型檔案管理模式有機(jī)的結(jié)合，在技術(shù)優(yōu)勢的引導(dǎo)下，展現(xiàn)服務(wù)特色，能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4 基于知識服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義

4.1 可以提升企業(yè)核心競爭力

將檔案視為信息資源和知識資產(chǎn)進(jìn)行管理，強(qiáng)調(diào)充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識價值；應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，進(jìn)而能夠提供更好的信息、服務(wù)，滿足客戶的需求，推動自身的持續(xù)健康發(fā)展，從而可以大大提升企業(yè)的核心競爭力。

4.2 可以提高檔案工作的地位與作用

強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動提供檔案信息、知識服務(wù)，使檔案管理由后臺性、輔的工作變?yōu)榍芭_性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

4.3 對于公共機(jī)構(gòu)檔案管理也有啟示與參考價值

知識服務(wù)型的檔案管理模式能夠堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，為滿足用戶需求而不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量。而且此種模式對行政事業(yè)單位的檔案管理理念也有啟發(fā)作用，對日后行政事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)具有指導(dǎo)意義和參考價值。

5 結(jié)語

隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在各個企業(yè)內(nèi)部要切實(shí)重視在檔案管理工作方面對檔案管理模式的實(shí)施，通過實(shí)施，進(jìn)而逐步提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬宏正.基于知識管理的數(shù)字檔案館問題研究綜述與分析――基于文獻(xiàn)計(jì)量法與內(nèi)容分析法的分析[J].廣州廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，04：101-106.

檔案管理方式范文第3篇

1.建筑設(shè)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

建筑設(shè)計(jì)相關(guān)單位（建筑企業(yè)、設(shè)計(jì)院等）通過對檔案史料的開發(fā)利用，才有了今天建筑事業(yè)的發(fā)展。在正常的建筑設(shè)計(jì)管理、運(yùn)營中，不可避免會產(chǎn)生大量信息，從事檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數(shù)檔案管理是以基本的原始圖紙、資料為基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)起到輔助記錄作用，無論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內(nèi)容上，均純的停留在業(yè)務(wù)、管理統(tǒng)計(jì)、記錄、存儲上，難于發(fā)揮信息工作的職能作用。

目前，建筑設(shè)計(jì)單位對開展的本單位科研項(xiàng)日和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不甚了解，工作處于被動服務(wù)狀態(tài)，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導(dǎo)致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在建筑設(shè)計(jì)等相關(guān)行業(yè)中起了重要作用，但是，還有相當(dāng)部分的檔案信息沒能得到開發(fā)利用。

2.建筑設(shè)計(jì)檔案管理的方式方法

2.1立足檔案服務(wù)，提升檔案利用開發(fā)技術(shù)創(chuàng)新手段

信息時代，檔案管理部門和檔案工作者，應(yīng)努力開拓創(chuàng)新，以科學(xué)的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發(fā)展，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實(shí)際的檔案管理中，檔案工作服務(wù)方式要創(chuàng)新、檔案管理理論要創(chuàng)新、檔案服務(wù)工作內(nèi)容要創(chuàng)新、檔案服務(wù)機(jī)制要創(chuàng)新。

2.2拓寬檔案編研范圍，發(fā)揮檔案信息作用

檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內(nèi)外結(jié)合、聯(lián)合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認(rèn)識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯(lián)合編研。要加強(qiáng)縱向溝通，與建筑設(shè)計(jì)科研單位、建筑企業(yè)的聯(lián)合。這樣既有利于豐富編研資料的內(nèi)容，又有利于通過信息的傳播利用，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)的科研工作發(fā)展。還要加強(qiáng)同行單位檔案室之間的橫向聯(lián)合，借鑒經(jīng)驗(yàn)，可使資料互補(bǔ)，以達(dá)到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯(lián)合編寫有關(guān)資料，既可彌補(bǔ)編研力量之不足，又可補(bǔ)充編研所需經(jīng)費(fèi)，還可提高編研資料的利用價值和利用率。

2.3進(jìn)一步改進(jìn)、開發(fā)檔案管理的信息化工作方法

目前，大多數(shù)檔案對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用，造成相當(dāng)一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開發(fā)利用。為此，檔案管理應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，建立建筑行業(yè)的特殊數(shù)據(jù)庫，提高利用率、檢索率。

2.4進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員人才培養(yǎng)

檔案管理隊(duì)伍是建筑學(xué)科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)是開發(fā)檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門都應(yīng)重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。

同時，基礎(chǔ)檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為建筑行業(yè)提供可靠的依據(jù)，最終通過檔案的收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、操作信息化、信息存取自動化，達(dá)到廣泛應(yīng)用建筑行業(yè)的目的。

為此，檔案管理人員要在實(shí)踐中始終堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設(shè)計(jì)研究、建筑工程發(fā)展服務(wù)。

2.5建立檔案利用信息反饋制度，促進(jìn)開發(fā)利用。

檔案管理方式范文第4篇

檔案數(shù)字化是指利用數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫、信息存儲、全文檢索等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的文本、圖像、音頻、視頻文件、聲像文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案信息庫。檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。檔案數(shù)字化的基本流程主要包含檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化要注意幾個方面的問題。一是檔案數(shù)字化前要制定出周密的計(jì)劃，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理鑒定,以檔案重要與非重要、利用次數(shù)的多與少、編研資料的量大與量小來決定是否引用檔案全文、加工范圍及先后次序。

二是保證數(shù)字檔案質(zhì)量，隨時進(jìn)行檔案信息庫的抽查,查看其是否保持了檔案的原貌、字跡是否清楚不失真、亮度是否適當(dāng)、有無錯掃和漏掃、圖像質(zhì)量有問題的要確定是否重新掃描等，及時刪除失效數(shù)據(jù)，增補(bǔ)新的數(shù)據(jù)，做到定期的數(shù)據(jù)維護(hù)。

三是檔案數(shù)據(jù)制作必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，即明確規(guī)定著錄上的必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目、格式上的著錄項(xiàng)目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對著錄標(biāo)引結(jié)果審校的統(tǒng)一，做到著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性、完整性、穩(wěn)定性、可靠性和適應(yīng)性，使之不但揭示檔案的主題內(nèi)容、科學(xué)價值、載體的物質(zhì)形態(tài)，而且還揭示了檔案的保管狀態(tài)和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。

四是保障數(shù)字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項(xiàng)檔案數(shù)字化安全制度；技術(shù)上要以先進(jìn)、有效、安全的技術(shù)作保障，如對加密的檔案通過對用戶分類、數(shù)據(jù)分類、審計(jì)功能和數(shù)據(jù)加密等方法來進(jìn)行有效的保護(hù)，運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)來加強(qiáng)數(shù)字化檔案著作權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。

五是定期對檔案軟硬件平臺進(jìn)行升級，使用仿真、復(fù)制、再生性保存、遷移等技術(shù)方法，持續(xù)地保存數(shù)字檔案。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴(kuò)大、利用系統(tǒng)性和時效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數(shù)字化方面已做了大量的工作，與以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工操作方法相比已進(jìn)步不少，能夠自動生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄，但至今使用的是單機(jī)版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享。現(xiàn)在，社會各行各業(yè)對檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務(wù)的要求，都要求檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網(wǎng)絡(luò)操作實(shí)現(xiàn)，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

我國在2002年提出《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容做出戰(zhàn)略規(guī)劃。2006年《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，其指導(dǎo)思想便是以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)也被列為“十一五”規(guī)劃主要任務(wù)中的重要一條。《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十一個五年規(guī)劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為未來社會發(fā)展的重要內(nèi)容將以闡述。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)主要包含網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站等檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)，用戶服務(wù)管理等檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)建設(shè)。建立檔案網(wǎng)站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重點(diǎn)與核心。首先是需要建立檔案網(wǎng)站，使人們能夠在網(wǎng)上“看”到這個檔案部門，進(jìn)而利用所提供的各種檔案信息。要認(rèn)真考慮哪些檔案信息能夠上網(wǎng)，哪些不能上網(wǎng)；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進(jìn)行權(quán)限和費(fèi)用等方面的控制使用，并提前進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理。將準(zhǔn)備好的檔案信息分類，系統(tǒng)有機(jī)地組織起來，確定以靜態(tài)頁面還是以數(shù)據(jù)庫形式，歸入相應(yīng)的欄目。二是對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)。隨著電子文件管理的逐步發(fā)展，對系統(tǒng)還會不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進(jìn)行修改、升級、擴(kuò)充。定期檢查已著錄標(biāo)引的數(shù)據(jù)質(zhì)量，不斷補(bǔ)充新的數(shù)據(jù)。三是要建立健全網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的管理體系，制定管理法規(guī)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督，從制度上保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術(shù)措施，提高在網(wǎng)絡(luò)中的自我防范能力，可將內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)在物理上加以分隔，內(nèi)部網(wǎng)還可以隔離成不同網(wǎng)段，以保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息范圍，減少各部系統(tǒng)之間被正面攻擊的機(jī)會。利用防火墻過濾通過的數(shù)據(jù)包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網(wǎng)絡(luò)邊際安全。可以通過身份證明、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名等技術(shù)阻止計(jì)算機(jī)病毒的侵入。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，必須迎接各種挑戰(zhàn)，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)便利化。

文檔信息一體化

在傳統(tǒng)檔案學(xué)中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個時期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實(shí)現(xiàn)分塊管理，文件到檔案的轉(zhuǎn)化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、順暢銜接和有效利用，數(shù)據(jù)要輾轉(zhuǎn)多次輸入，使得工作人員要進(jìn)行大量的重復(fù)勞動，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時地實(shí)現(xiàn)交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應(yīng)該存在的聯(lián)系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現(xiàn)如收集不齊全，標(biāo)引深度不好掌握，目錄編制不科學(xué)，難以反映使用者的需求。信息化時代，由于采用了現(xiàn)代信息技術(shù)，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統(tǒng)上完成，模糊了傳統(tǒng)文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。

文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發(fā)，滿足連續(xù)性和整體性規(guī)律，通過信息技術(shù)將其有機(jī)聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組成綜合的管理系統(tǒng)，對文件和檔案信息進(jìn)行存儲、控制、加工、傳輸，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統(tǒng)，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上體現(xiàn)出檔案管理現(xiàn)代化的要求，實(shí)現(xiàn)文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，使檔案收集更加完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全，源頭上提高檔案信息的質(zhì)量，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在信息化時代，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)可有效實(shí)行和實(shí)現(xiàn)文檔一體化，滿足檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息服務(wù)的需要。

實(shí)現(xiàn)文檔一體化有兩種模式。一為部門內(nèi)部文檔管理一體化，實(shí)現(xiàn)文件處理、登記、分類立卷、著錄標(biāo)引同步完成。二為部門間結(jié)構(gòu)和職能一體化，設(shè)置統(tǒng)一的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用各個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來的實(shí)體性機(jī)構(gòu)，配備專職人員，統(tǒng)一組織管理各機(jī)關(guān)文書、檔案工作。在實(shí)行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結(jié)構(gòu)，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯(lián)系，打下扎實(shí)的組織基礎(chǔ)，保證實(shí)現(xiàn)文檔工作的整體優(yōu)化。二是要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量建設(shè)，應(yīng)統(tǒng)一、強(qiáng)化和有效執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確立質(zhì)量第一的觀念，明確各自負(fù)責(zé)，制定和實(shí)施文檔工作制度和技術(shù)操作規(guī)范。三是檔案信息管理系統(tǒng)要與辦公自動化網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)融合，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。四是要切實(shí)增加辦公設(shè)備的投入，不斷改善、配置和優(yōu)化基本的辦公設(shè)施。總之，各個單位可根據(jù)自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實(shí)現(xiàn)文檔部門管理工作的平滑結(jié)合。

檔案人員現(xiàn)代化

在信息化時代，檔案資源作為社會的基礎(chǔ)性原生信息源需要得到深入廣泛地開發(fā)和利用，檔案管理作為社會的基礎(chǔ)性管理工作應(yīng)該在管理模式和方式上進(jìn)行變革。需要把先進(jìn)的技術(shù)管理手段應(yīng)用到檔案工作中，用現(xiàn)代化管理理念駕馭信息技術(shù)，用信息技術(shù)提升現(xiàn)代管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理內(nèi)涵和手段的深刻變革，其內(nèi)涵不僅是實(shí)物對象，其手段不是簡單的手工操作計(jì)算機(jī)化，其目標(biāo)也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學(xué)先進(jìn)的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務(wù)社會。

在信息化時代，檔案工作者不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和相應(yīng)的學(xué)科知識，了解分管檔案所涉及的內(nèi)容，準(zhǔn)確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發(fā)檔案，而且要掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，具有辦公軟件、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等操作應(yīng)用能力，增強(qiáng)信息化適應(yīng)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的現(xiàn)代化。

檔案管理方式范文第5篇

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

高校學(xué)生的檔案進(jìn)行管理具有一定特殊性，這項(xiàng)工作與干部檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案管理有所不同。高校學(xué)生檔案管理是對學(xué)生培養(yǎng)情況的反映，在檔案中記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、成長及德智體美等方面的發(fā)展情況。對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，可以對社會選拔人才提供參考依據(jù)。現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，一定程度上增加了檔案管理的難度，同時也使檔案管理工作中存在一定缺陷。

（一）學(xué)生檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)前，多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作沒有足夠重視，檔案管理觀念較為淡薄，在日常工作中，把重點(diǎn)放在了學(xué)校的基礎(chǔ)性設(shè)施和師資隊(duì)伍建設(shè)中，沒有對檔案管理有足夠的認(rèn)識，只是單純的認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作就是對學(xué)生的信息進(jìn)行搜集、保存和管理，沒有對檔案管理工作做出嚴(yán)格的要求，也未能形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在開展檔案管理時，檔案管理人員，通常在每個學(xué)期的開學(xué)伊始和期末結(jié)束時，沒有對檔案管理工作做出認(rèn)真的總結(jié)與對接，更是缺乏有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）學(xué)生檔案管理制度不夠完善。由于高校管理階層對學(xué)生的檔案管理工作沒有足夠重視，因而在檔案管理工作中，也未能制定出嚴(yán)格的管理制度。而當(dāng)前已有的檔案管理制度也存在缺陷，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作缺乏一定約束性，沒有工作標(biāo)準(zhǔn)可參考。同時由于學(xué)生檔案管理工作本身沒有明確的制度保障，相關(guān)管理人員沒能對學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行定期的監(jiān)督與檢查，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，執(zhí)行力不夠，工作人員未能及時有效的開展管理工作，致使工作中經(jīng)常會出現(xiàn)資料丟失、信息數(shù)據(jù)不全等問題。

二、強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的方式

現(xiàn)階段，國家教育部門已經(jīng)對高校學(xué)生的檔案管理工作提出了更高的要求因而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化十分重要。隨著我國教育制度改革的深入發(fā)展，高等教育的形式與內(nèi)容也隨之發(fā)生了改變。近些年來，高校受教育學(xué)生的數(shù)量逐漸增多，使得高校學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，檔案管理工作的難度也隨之增加，因而加強(qiáng)學(xué)生檔案管理十分重要。

（一）注重檔案管理，提高工作積極性。要強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理，首先高校的領(lǐng)導(dǎo)階層要提高對檔案管理工作的重視程度，以身作則，充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對學(xué)校于學(xué)生成長及高校發(fā)展的重要作用。高校在日常管理工作中，需要把檔學(xué)生的案管理工作上升到學(xué)校戰(zhàn)略性發(fā)展的層面上，積極響應(yīng)與號召國家教育部門提出的方針政策，結(jié)合本校檔案管理工作的實(shí)際情況，制度出科學(xué)化的學(xué)生檔案管理制度。與此同時，需要更新高校學(xué)生檔案管理人員的思想與觀念，提高對學(xué)生檔案管理的認(rèn)識程度，認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而增強(qiáng)工作責(zé)任心，提高執(zhí)行力，對檔案管理工作保持高度熱情，進(jìn)而積極投身到檔案管理工作中來。

（二）完善制度，規(guī)范檔案管理。完善的制度是檔案管理工作順利開展的重要保障，高校學(xué)生檔案管理需要健全的規(guī)則制度來規(guī)范和引領(lǐng)。隨著高校的不斷壯大與發(fā)展，學(xué)校里有更多的活動和事宜需要整理和記錄，面對高校日趨復(fù)雜的檔案管理工作，只有建立起合理、科學(xué)、嚴(yán)格的制度，對學(xué)生檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)做出詳細(xì)具體的規(guī)定，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化。并對學(xué)生檔案進(jìn)行分類、整理與存檔，針對管理中存在的問題，采取切實(shí)可行的應(yīng)對措施，才能使學(xué)生檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）加大信息化投入，提高管理人員的素質(zhì)。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在高校學(xué)生檔案管理中，同樣也少不了科學(xué)技術(shù)的大力支持。高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在平時的工作中需要不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)。部分學(xué)校在學(xué)生檔案管理中，依然還采用傳統(tǒng)的管理方法，用手工方式進(jìn)行收集與檢索，整理、檢閱等方面的效率不高下，很多學(xué)生的資料信息丟失無法恢復(fù)。因而在新時期的學(xué)生檔案管理工作中，需要加大信息化技術(shù)的投入，在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時，也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的實(shí)踐，并要設(shè)置檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對涉密檔案信息和文件銷毀環(huán)節(jié)的技術(shù)運(yùn)用與保密管理。為了更好的開展高校學(xué)生檔案管理工作，需要認(rèn)識到教育培訓(xùn)工作的重要性。可以對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)技能培訓(xùn)，使其具備更加專業(yè)和規(guī)范的檔案管理技能，努力培養(yǎng)出新時期專業(yè)技能高、紀(jì)律嚴(yán)明、業(yè)務(wù)精通的檔案管理團(tuán)隊(duì)。