企業員工檔案管理

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企業員工檔案管理范文第1篇

關鍵詞：檔案管理系統 檔案借用 檔案歸還

中圖分類號：TP314 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。

2、系統功能分析

本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：

(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。

(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。

(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。

3、系統主要窗體詳細設計

3.1 檔案管理窗體設計

檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數據記錄組合查詢窗體設計

本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設計

當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結語

該檔案管理系統給預拌混凝土企業的管理工作帶來了極大的方便，為企業檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。

參考文獻

[1]張增強.Delphi7實用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.

企業員工檔案管理范文第2篇

關鍵詞:企業;人事檔案;檔案管理;流動人員

中圖分類號:F241.3文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)18-0129-02

引言

在中國豐富的檔案財富中,企業人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。探求企業流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業人事檔案工作的改革,對促進中國經濟發展、社會進步具有重大的現實意義。

一、人事檔案實現信息化管理

在信息化程度日益加深的現代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現代化管理是必然的發展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現網絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手:

一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

二、規范人事檔案管理各環節

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。

一方面,要從人事檔案收集環節本身進行規范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時,如發現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系,與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。

2.嚴格檔案轉遞手續。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉遞雖然有相關的規定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規范,使檔案更能發揮利用價值。

國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。”“人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。”并且,檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。

3.優化檔案內容構成。優化檔案內容構成,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。

一要創建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創建業績檔案。要及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創建誠信檔案。要規范企業流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會主義市場經濟條件下,人事是適應中國企業流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發展,人事制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。

實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展,可以有效地促進地區人力資源的社會共享。三是準確選人,規避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構。其工齡連續計算,并可繼續為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事服務。

小結

人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。

參考文獻:

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[2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

[3]肖文建,楊彩虹.流動人員人事檔案管理對策[J].北京檔案,2003.

[4]李廣都,羅輝.人事檔案信息網絡化管理的必要條件分析[J].中國檔案,2006.

[5]衛許長.流動人員人事檔案管理探析[J].蘭臺世界,2005.

On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures

CHENRong

(The third Water Resources and Hydropower Engineering Bureau of Guangdong Province, Dongguan 523710, China)

企業員工檔案管理范文第3篇

一、市場經濟環境下企業人事檔案管理工作概況

企業要想在充滿競爭力的社會長久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業人事資源管理的重要組成部分，理應得到企業的高度重視和關注。它直接關系到企業人力文化的沉淀，員工各項資料的有效真實記錄發展，能幫助企業挖掘到更多的高素質、高能力以及高文化的人才。但是企業要想實現人事檔案管理工作的科學化以及信息化，就必須投入更多的時間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質，充分發揮出企業人事檔案管理的作用，促進企業穩定長期的發展。

二、市場經濟環境下企業人事檔案管理存在的弊端

（一）企業未能高度重視人事檔案管理

在企業人力資源管理過程中，相關工作人員未能充分認識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強，沒有引起高層領導的關注和重視。企業人力資源管理者受到傳統管理觀念的影響，注重管理結果的經濟效益，普遍認為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業帶來任何的經濟效益[1]。因此，一部分的企業嚴重忽視了它的重要作用，只是將它當做一種走過場的普通工作，沒有認真放在心上，企業往往只是安排一些相關崗位的員工進行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責任心以及專業管理技術，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業還在使用傳統的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當企業招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導致員工不具備任何對檔案的管理權以及處理權，一旦員工與企業產生嚴重的分歧矛盾，員工想離職，企業卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業，就會造成員工檔案遺留在檔案室內，加大管理任務的難度。這種落后的人事檔案管理機制會影響到企業穩定持續的發展。

（三）企業未能完善好員工檔案的內容

通常情況下，企業人事檔案的內容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經歷證明以及所受各項表彰證明等[2]。但是在實際企業人事檔案管理中，存在大部分企業未能完善員工的檔案內容，內容往往比較單一。例如，在企業人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內容不完善的現象會導致企業的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關信息，發生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實性，而僅僅只是為了早點完成任務，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結果直接導致無法保證員工檔案的真實性以及完整性，不利于企業人事管理工作的良好發展[3]。

（四）企業未能充分利用好人事檔案的管理

企業在發展過程中更加注重經濟效益的創造，在人事檔案管理機制上缺乏創新和改革，受到傳統管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關注他們的思想素質評價以及道德修養評價，這其中主要包括了員工的一些工作經歷、受到的各項表彰以及達到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業工作技能以及個人工作能力等，就是因為對員工檔案內容記錄的不夠完善，導致不能充分發揮出檔案的作用，不斷提高企業人事檔案的利用率。企業普遍認為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進行保存，起到約束他們的作用。這樣的結果只會導致企業不能有效的在實際工作當中利用好檔案。比如，企業在進行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業的人才，這樣有利于企業的生存發展；當企業要提拔員工升職時，通過調度員工檔案進行查閱，正確評價出不同員工在企業的表現以及發展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經濟環境下加強企業人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業的人事檔案管理工作

在市場經濟新環境下，企業要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強企業的人力資源管理工作，充分認識到企業人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業知識和技能，打破傳統人事檔案管理的弊端，不斷創新優化企業人事檔案管理工作。因此，企業要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業的檔案管理團隊，為團隊創造出良好的檔案管理環境。與此同時，要嚴格做好對企業人事檔案管理的監督工作，通過組織定期的教育培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質，加強員工的崗位責任心，充分激發員工的工作積極性，讓他們全身心的投入到工作崗位當中去，在日常工作生活中努力學習了解檔案管理新知識，不斷充實自己，提高自身的檔案管理水平，為企業的人事檔案管理現代化的目標而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

企業要建立起健全的人事檔案管理機制，對于人事檔案管理的每一個工作環節都要嚴格控制，保證整個工作流程的嚴謹順暢。人事檔案管理員工要明確指導自己的工作責任和義務，嚴格按照企業制定的規章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標準化、規范化，對于員工檔案的每一項內容都要仔細檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實可靠性。與此同時，企業要高度關注人事檔案保管的安全性，避免出現檔案遺失或者遭人任意修改的現象[5]。因此，企業要建立起健全的檔案管理責任制，科學合理的保存員工檔案，加強員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據實際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業人事檔案管理人員的專業水平

當前的經濟市場瞬息萬變，企業要與時俱進，跟上時展的腳步。因此，企業在人事檔案管理上要不斷提高相關工作人員的管理水平，加強員工的檔案管理知識和技能的培訓，爭取打造出一支專業化的高素質檔案管理團隊，早日實現企業人事檔案管理的現代化以及科學化。企業除了要注重檔案管理員工業務能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質和政治文化素養[6]，要讓他們認真履行崗位職責，工作態度端正，不忽視任何一個工作環節。在員工的檔案管理技能上，企業要定期組織教育培訓，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實自己的檔案管理知識。

四、結束語

企業員工檔案管理范文第4篇

關鍵詞:企業;人事檔案管理;人力資源管理;作用

一、人力資源管理與人事檔案管理

1．1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規范等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1．2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當的利用和開發。

1．3人力資源管理與人事檔案管理的關系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

2．1提高企業內外部員工的整體質量

企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。

2．2幫助企業進行人力資源規劃

人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。

2．3幫助企業更針對性的實施培訓

員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。

2．4促進企業跨地域文化管理

企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互了解，避免出現文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。

2．5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。

三、結語

人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。

參考文獻:

［1］張海濱．從中日人事檔案管理的比較看我國人事檔案管理的前景［J］．山西財經大學學報．2011(S4)

［2］張蘭月．檔案工作中的知識管理分析［J］．河南職工醫學院學報．2010(02)

［3］羅劍麗．人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考［J］．科技情報開發與經濟．2009(35)

企業員工檔案管理范文第5篇

一、企業退休人員檔案管理工作的作用

首先，企業從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓、調配和退休，其退休人員檔案管理就是對員工這一整個過程中個人經歷進行的記錄，且以文件材料形式出現，檔案中包含了對員工職業、工作表現、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國家檔案的重要組成部分。其次，企業退休人員檔案管理能夠廣泛的應用于社會。隨著經濟的不斷發展，時代的進步，企業退休人員檔案的利用主體在不斷的擴大。以前退休人員檔案僅僅是對于企業以及退休人員個人或者其家屬有作用，但是現在逐漸擴展到了醫療保健部門、社區服務業部分、公檢法機構等。因為企業退休人員在辦理房改、參加醫療保險等方面都需要進行檔案的查詢，另外，企業在未來進行改制時，也會用到退休人員的檔案。由此可見，企業退休人員檔案管理是進行業務辦理以及企業改制的重要原始依據，具有非常重要的作用。

二、我國企業退休人員檔案管理現狀分析

1.當前我國企業對退休人員檔案管理工作不夠重視現代企業越來越看重企業利潤，因此也越來越重視能為企業帶來利潤的業務部分，而逐漸忽略了企業退休人員檔案管理方面的工作。在我國多數企業中，大部分都不太重視對退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認識，即企業與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關系，如果員工退休了，就再與企業沒什么關系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來很大的難度，導致很多退休員工找不到自己工作的相關資料。2.企業退休人員檔案管理制度不健全當前在我國企業退休人員檔案管理中，仍然存在不規范的檔案序號、不完整的檔案標題以及不全面、不細致的退休人員檔案管理模式。另外在對檔案進行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個企業員工檔案管理上來看，這就是因為其檔案管理的制度不健全、不規范造成的，從而大幅度的降低了企業退休人員檔案資料的真實性和檔案的利用率，不利于形成規范化的檔案管理制度。3.企業在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對于企業退休人員檔案進行管理是一項具有復雜性和長期性的工作，其急需具有相關專業的人才來進行科學管理，并且也需要有專門的資料房來對其進行保存和保護，而這些都需要企業來進行資金支持才能夠實現。但是從我國企業來看，大部分企業由于并不重視該項工作，因此也不愿意將資金花費在并不能給企業帶來顯著利潤的部門上，導致企業退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。

三、企業退休人員檔案管理的建議

1.重視企業退休人員檔案管理工作，并對其重要性進行宣傳要想實現企業對退休員工檔案進行很好的管理，首先就要加大對其的重視的力度。企業可以通過電視或者報紙，也可以通過開展各種企業活動來加大對退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業上到領導，下到基層員工都能認識到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無論是從企業角度來說，還是從員工個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。通過這種形式，希望能夠加大整個企業對于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業退休員工的合法權益得到很好維護。2.建立健全企業退休人員檔案管理制度不斷完善企業退休人員檔案管理制度是促進其檔案管理工作有效進行的必要條件。首先，要從企業機構的設置做起，建立專門的退休人員檔案管理機構，進行責任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專門檔案數據庫，對企業退休人員的檔案實行信息化的有效管理。另外，建立健全企業退休人員檔案關懷管理機制，如對其醫療保險以及養老金方面的檔案服務。這樣就可以有效的避免企業退休人員的檔案資料發生丟失或者損壞的現象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來保障3.加大對企業退休人員檔案管理的資金投入首先，我國相關部門應當積極爭取政府支持，為改善企業退休員工檔案管理的基礎設施而投入經費，使得該項工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對企業退休人員檔案管理的專門機構，進行資金方面的支持，配備完善的基礎設施，防止蟲蛀、霉化現象的發生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強，最終能夠保證企業退休人員檔案的真實性和完整性。

四、結語