二級檔案管理辦法
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二級檔案管理辦法范文第1篇
[關鍵詞] 高校檔案；教學檔案；三級管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。
1 高校教學檔案管理概況
1.1 高校教學檔案的內容
高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學檔案的特點
（1）內容廣泛、綜合性強
教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。
（3）多樣性、多學科性明顯
高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。
1.3 高校教學檔案傳統管理模式
從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。
分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。
1.4 高校教學檔案三級管理模式
《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。
2 高校教學檔案傳統管理模式的優缺點
2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點
（1）組織體系
目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。
（2）規章制度
健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。
（3）人員素質
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點
（1）教學檔案管理部門權責不明
由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。
（2）教學檔案管理制度不夠完善
在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學檔案管理人員素質欠佳
一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。
3 開展教學檔案三級管理模式的對策和建議
筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。
根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制
高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。
3.2 建立教學檔案三級管理的體制
教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。
3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。
要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。
3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力
加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。
主要參考文獻
[1]何玉艷，鄭慧. 高校科研檔案三級管理模式研究[J].蘭臺世界，2013（6）.
[2]王琪. 高校教學檔案分層管理措施的研究[J].蘭臺世界，2013（7）.
二級檔案管理辦法范文第2篇
一、新建本科院校教學評估檔案管理存在的主要問題
雖然教學檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：
（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學檔案總體建設缺乏規范
新建本科院校的教學檔案建設工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規模相當，類型相近學校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學指導思想、辦學宗旨、辦學層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統一問題，有的新建本科院校實行統一管理，有的新建本科院構實行分散管理。另外，由于辦學經費匱乏等原因，某些高校領導對教學檔案的管理與建設缺乏足夠的認識，在重視教學工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學檔案建設與管理存在管理不規范等一系列問題也暴露無遺，主要表現在教學檔案的總體建設進展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數據不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴重阻礙了新建本科院校教學管理規范化和現代化的步伐。
（二）教學檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規范化的管理
新建本科院校由于大多數辦學時間不長，硬件設施跟不上。組建合并前的原各學校，有的學校已配備專用的計算機，實行教學檔案機檢，有的學校特別是原來中等職業學校教學檔案管理手段落后，還停留在紙質檔案、檔案柜保管的狀態，有的甚至缺乏存放教學檔案的場所，且大多數檔案還依靠“半手工式”手段進行操作處理，工作效率低，嚴重影響了評估檔案的有效利用。教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理。近幾年由于不斷擴招，學校各院系教學評估檔案缺乏規范化的管理，檔案規章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學校、各二級學院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴格落實崗位責任制 ，沒有切實明確權責，建檔歸檔機制也不夠完善，從而導致了本科教學工作合格評估檔案存在材料重復歸檔和建檔，教學檔案材料整理不規范，甚至出現不歸檔或者漏檔的現象。
（三）教學檔案管理人員業務水平整體素質較低
1999年至2007年，教育部先后批準建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應付基礎檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發利用狀態。另外，在新建本科院校的發展過程中 ，對學校辦學定位、辦學模式、人才培養等宏觀問題的認識和做法會發生變化 ，教學管理機構也多次進行整合變動 ，教學管理隊伍流動性大，導致造成教學檔案資料的不連續性和不完整性。有少數新建本科院校教學檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學檔案基本上由教務處人員和各院（部）教學秘書、教務員兼任，它們受過檔案專業知識 、專業技能培訓的機會較少，業務水平整體素質較低。由于教學管理人員檔案意識淡薄，往往造成學校評估結束后，出現教學評估檔案支撐材料交接不清，被當事人拿走（當作私人財產），而未能將重要的或起關鍵作用的支撐材料復印件存檔 ，造成教學工作合格評估檔案不完整而導致以后的評估復查的困難和利用不便。
二、實現高校教學評估檔案科學管理的措施
（一）以評估為契機，完善教學檔案建設，構建評估檔案管理的制度和體系
首先，高校教學工作合格評估工作既是對新建本科院校教學質量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗。要高度重視各部門教學檔案管理工作，學校成立評建工作領導小組，將教學評估檔案建設列入學校的工作計劃，投入專項經費，配備相應檔案用房，不斷改善學校檔案室館舍和二級學院（部）檔案用房條件 ，適當添置專用電腦、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等現代技術設備 ，符合本科教學工作合格評估對學校檔案館舍和二級學院（部）檔案用房硬件方面的要求。
其次，《高等學校檔案工作規范》與《高等學校檔案實體分類法》是新建本科院校檔案業務建設的重要基礎和依據。沒有規矩難以成方圓，任何一項工作如果沒有相應的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實發揮評估檔案管理的作用，促進高校教學評估檔案管理的規范化，必須根據國家有關檔案法規和本科教學工作合格評估指標體系，切實建立健全高校教學評估檔案管理的工作規章制度，完善教學評估檔案管理的體系，如教學檔案工作規范 、部門歸檔立卷制度、教學檔案實體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環節有章可循，使高校檔案管理的建設納入規范化、科學化、制度化的管理軌道。
（二）規范教學評估檔案的整理，確保教學評估系統性與完整性
本科教學工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗和檢閱。“迎評”學校要順利通過本科教學工作 合格評估 ，首先要認真學習《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》，領會普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系內涵，，圍繞“指標體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。
一是要做好常規教學檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學評估中的作用非常重要，但同時對教學檔案管理工作也帶來不利影響。因為常規的教學檔案管理是按《高校檔案管理規范》進行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機 ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規教學檔案的時候要有意識地關注評估指標體系中所需要的材料 ，需要復印的就復印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關注常規教學檔案的需要，對那些原先在教學檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應補充到常規教學檔案中去，使得常規教學檔案內容更加全面、豐富。
二是教學評估檔案應評估指標體系進行模塊管理。教學評估檔案管理應進行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學院（部）評估檔案室管理 。在本科教學工作合格評估過程中很多指標體所需檔案不在校級歸檔的范圍內，所以我們應按照評估的實際需要，加強和完善二級歸檔的內容，建立二級學院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設與日常教學檔案建設要求也存在差異，評估檔案建設具體回 應《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學的工作狀態教學檔案，是以日常教務職能活動的寫真記錄為主要內容，比如試卷、畢業論文（設計）等。我們對于評估檔案類別號應按評估指標 “一級指標 、二級指標 、觀測點”的順序進行編號分類與編號設置，按照原始性、真實性、針對性、時效性的原則對佐證材料進行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環節進行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。
（三）加強教學檔案管理人員計算機應用能力培訓
檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質的高低，由于檔案工作專業性較強，教學管理信息復雜多樣，檔案管理人員需要較強的業務能力和管理技術。所以新建本科院校應該結合自身特點對教學管理人員，特別是教學秘書、教務員進行不定期計算機應用技術方面的培訓 ，提高他們的檔案業務素質 、管理技術和現代化服務水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務。
二級檔案管理辦法范文第3篇
中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結構極不平衡，因此發展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰略的核心內容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產權的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領先的核心技術和規模最大的工業化示范裝置，逐步在全國范圍內推廣。
由于煤化工建設項目具有投資大、工期緊、項目復雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業、多專業的特點，每個項目產生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設的順利建設，嚴格監控文件流轉，實現項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業的項目檔案業務手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設中加以應用，有效地支撐了神華煤化工項目建設、生產管理與運營、科技創新、技術升級和改造工作，也為探索和創新整個行業項目檔案管理體系，保證煤化工行業檔案管理的科學化、標準化、規范化有重要的指導作用，并填補了國內本行業的檔案管理空白。
一、項目檔案創新管理的總體特點
根據國家檔案局《國家重大建設工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規定，神華集團在多項現代煤化工工程建設中，探索和總結出的項目檔案創新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業空白
按照“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”分類原則，在國內率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內新型煤化工行業基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號對應。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
二、項目檔案創新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發、建設開始，神華集團在充分借鑒《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）《國有企業文件材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設交工技術文件規定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等標準規范的基礎上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設計基礎資料管理規定》《工程技術文件出版管理規定》《商務文件控制及管理辦法》《采購文件管理規定》《工程設計文件管理規定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設、企業管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應項目建設、公司檔案管理的發展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據項目建設的具體特點和經驗總結，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規定》《財務與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業檔案分類規則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設類和設備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構-――保管期限”制定的，強調了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設類和設備儀器類按照：“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”的方式分類。其中，專業性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內容和性質”逐級細分；對于專業性強的技術類文件則以“裝置（或單位工程）和專業”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復雜的基建、設備檔案，在充分研究分析、權衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內的基本順序。如果出現表中非列入內容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結合分類的一致性，將“基本建設類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結合分類統一性，將類目編碼設定為2位數字（項目代碼為字母，案卷號為3位數字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設備儀器類檔案中，文件類型往往復雜且數量龐大，結合實際工作經驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
對較復雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規范性、內容的真實性以及簽署是否完備，并根據施工節點，及時組織進行質量驗收，并履行相關的簽署手續，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監理文件）的形成要按照公司的統一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內容包括施工記錄，質量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監理單位、項目組要及時做好相應的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號的對應。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業（S1）第101份工程聯絡單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業的施工記錄冊（專業代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯絡單為L；記錄（非報審）為J；設計變更為B；（設計變更由設計院編號；如果設計院沒有編碼的，執行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據實際情況，用數字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分考核，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
例如：對承包商監理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創新創新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，為項目建設、企業日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協會管理創新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質封存技術開發及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關鍵技術示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術”專利金獎和煤炭工業協會科學技術特等獎，成功提供了檔案利用服務。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應用，為本行業本公司節省了100多萬的培訓費用，為項目建設提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設和生產正常運行提供強大的保障。
第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。
二級檔案管理辦法范文第4篇
關鍵詞：二級學院；教學檔案；對策和建議
中圖分類號：G647文獻標識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02
一、教學檔案的重要作用
（一）為提高教學質量，加強教學管理提供參考價值
高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現了教學工作的全貌。院系領導借助已分類的教學檔案，研究教學內容，總結教學經驗，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能提高教學質量。此外，教學規劃的制訂和完善、專業和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找依據，這些依據直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。
（二）能為開展教學評估、規范辦學提供重要材料
高等院校評估是一項促進高等教育質量提高的長效機制,是國家對高等教育進行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。如果沒有這些真實可靠的檔案和數據作為依據,再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現狀，難以科學地總結歷史發展規律，評估工作就難以進行。因此齊全、完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的基礎和依據。
（三）能為考核教師工作成績提供重要依據
作為督查教學活動、規范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執教態度、行為和水平，如授課計劃、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗教師是否在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業領域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學檔案為考核教師知識水平和業務能力提供重要依據，建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據。
（四）為領導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢
教學檔案以知識載體的形式凝結著廣大教師從事教學活動成功的經驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供比較詳盡的參考依據和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發展。
二、二級學院教學檔案管理的現狀
（一）院系領導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄
有的院系領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。
（二）院系教學檔案管理規章制度不健全
教學檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程來規范它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致教學檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內容過于抽象：只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質量不高的現象。
（三）教學檔案管理人員不穩定，缺乏專業隊伍
要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未接受過專業知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。
（四）教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低
21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是目前多數二級學院的教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業發展的需求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用現代化手段，就很難適應形勢發展的新要求。
三、措施與對策
（一）引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識
高校二級學院教學檔案的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作計劃，列入主管領導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓，并列入相關人員的職責范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。積極主動地想辦法，創造性地開展工作，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持，充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。學院其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全院范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。
（二）建立和完善教學檔案管理制度，提高管理質量
二級學院應依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等法律法規，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定；對教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關領導要承擔相關責任，還要讓院系所有的教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規范的管理制度，促進院系教學檔案工作的規范化建設。
（三）穩定教學檔案管理人員隊伍，提高業務素質
學院領導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調動他們的工作積極性。在繼續教育、職稱評定、提高學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業務知識和業務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業知識，在實際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業務學習，不斷拓展自己的業務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的收集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的發展建設服務。
.（四）加強教學檔案的數字化和網絡化建設，不斷提高服務質量
目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速發展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。
綜上所述，二級學院的教學檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。只有做好了教學檔案的管理，才能真正地服務于教學工作，體現出教學檔案的價值，所以不管是院系領導，檔案工作者，還是一線教師都應重視教學檔案的管理工作，讓其在高校教學改革和教學發展中發揮信息資源的作用，使得教學檔案管理能夠更好地為高校教學管理服務。
參考文獻：
\[1\]張海慶.高校二級學院教學檔案管理現狀與對策\[J\].中小企業科技與管理,2009,(05).
二級檔案管理辦法范文第5篇
【關鍵詞】高校；檔案管理重要性；內容；建議
一、高校學生檔案管理工作的重要性
2008年9月14日，經過長達幾年修改的新《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟和國家檔案局局長楊冬權聯合，從2008年9月1日起實行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學生類檔案的概念，并且把學生類檔案納入高等學校檔案管理的范圍，而且單獨設類，充分體現了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學生類檔案管理的必要性和重要性。
二、高校學生檔案的內容
新的《高等學校檔案管理辦法》明確規定學生類檔案包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
我院根據新的《高等學校檔案管理辦法》和學院學生檔案管理工作實際，規定了在校生的歸檔材料包括：
（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學學籍、獎懲材料等）。
（2）入學通知書及準考證。
（3）入學登記表。
（4）軍訓鑒定表。
（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀律處分決定。
（6）學生的黨、團組織材料（入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預備黨員考察材料等）。
（7）學年鑒定表。
（8）畢業生登記表、畢業生體檢表、學生成績表、就業報到證通知單（副聯）等有關材料。
（9）招生錄取大表。
三、高校學生檔案管理工作存在的問題
學生檔案管理旨在對學生在校期間。以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高。不能準確全面地反映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：
（1）學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，學生檔案管理沒有建立完善的考核機制和相關制度，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。
（2）學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案一般由學生管理部門（學生處）進行統一管理，而學生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學生管理部門（學生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學院缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程不規范，如歸檔文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、材料缺失等等。
（3）學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，容易產生相關部門相互推諉，有時學生查一個檔案跑幾天，服務質量和水平有待提高。
（4）畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，高校畢業生自主擇業，國家不再對高校畢業生進行統包統分，畢業生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于轉遞環節復雜，容易導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良影響。
四、做好高校學生檔案管理的建議
（1）首先要統一認識，加強領導。學院領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理。將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作；另一方面，學院要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。
（2）加強對高校兼職檔案人員的培訓，兼職檔案人員應當重視觀念更新，練就過硬的業務技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質量，使檔案工作經驗得到不斷的充實。
（3）加強學生檔案材料的收集，做好平時收集與重點收集和集中收集相結合，明確收集學生類檔案收集范圍，做好各部門收集協調工作。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，院系要指定專人負責，統一要求，保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整。
參考文獻：
