人事檔案管理細則

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人事檔案管理細則范文第1篇

關鍵詞：信息化；檔案管理；法律責任

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-02

高校信息公開在不斷的推進和發展，為教育事業的改革發展注入了強大的動力，對推進現代大學制度建設有積極的促進作用，但同時也存在著諸多問題，包括檔案信息公開與檔案公布的法律沖突、檔案信息公開與學校保密工作的矛盾等問題。

一、信息化時代對高校檔案管理提出的新挑戰

自上個世紀九十年代以來，以互聯網為核心的信息技術迅速發展，給各個行業帶來了巨大變化，以無法抗拒的姿態“宣布”一個新的信息化時代的到來。信息化時代，管理突破了傳統模式，革新便變得理所當然。高校檔案的管理也應在此契機下進行適當變革，變“被動”為“主動”，更好地服務于學校和社會。

（一）新時期高校檔案管理的主要特點

1.價值的智能化

檔案管理的智能化是指由現代通信與信息技術、計算機網絡技術、行業技術、智能控制技術匯集而成的針對檔案管理方面的應用。在信息化時代，知識的生產成為了主要的生產方式，人力資源的顯得比貨幣資本更為重要。尤其是以人力資源為代表的高校檔案管理其價值的智能化表現的也更加明顯。

2.管理的電子化

新時期，計算機與互聯網的普及與發展，使得高校檔案管理越來越人性化，呈現電子化趨勢，打破了固有的紙質模式，既能做到節能、環保，檔案管理的數字化，也使得其信息保存更持久，尤其是在管理的模式上，檔案的調取與查閱逐步實現“無紙化”，使得高校檔案的使用、調取與查閱變得更加便捷與方便。

3.交換的頻繁化

隨著我國社會變革的日新月異，人才流動的日趨頻繁，“組織與個人”的主體變化也越來越復雜，使得記錄這一過程的固有信息交換也不得不變得常態化、交換頻率更加密集，這在高校檔案的管理過程中尤為明顯。

（二）信息化時代高校檔案管理中常見違法類型

根據我國《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規定，常見的具體違法行為主要包括十五種，按照法律責任的主體不同分為特殊主體即檔案管理主體違法與一般主體違法兩種類型。

1.檔案管理主體的違法

根據2013年《檔案管理違法違紀行為處分規定》，檔案行政管理主體主要包括：（1）行政機關公務員；（2）法律、法規授權的具有公共事務管理職能的組織中從事公務的人員；（3）行政機關依法委托從事公共事務管理活動的組織中從事公務的人員；（4）企業、社會團體中由行政機關任命的人員；（5）事業單位中從事檔案管理的工作人員。檔案管理主體的具體違法行為主要包括：（1）損毀、丟失屬于國家所有的檔案；（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案；（3）涂改、偽造檔案；（4）擅自出賣或者轉讓檔案；（5）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人；（6）不按規定歸檔或者不按期移交檔案；（7）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失；（8），造成檔案損失等。

2.一般主體的違法

在我國檔案管理的一般主體違法主要是針對行政相對人的違法，主體范圍較為廣泛，包括公民、法人或者其他組織。由于在日常工作、生活實踐中，一般主體接觸檔案的機會并不多，因此，一般主體的違法種類相對也較少。一般主體常見的獨自構成違法行為包括：搶劫、竊取國家所有的檔案；攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境等。雖然一般主體獨自構成違法的類型與數量并不多，但一般主體可以與檔案管理主體共同違法，甚至構成共同犯罪。

二、檔案管理中的相關行政責任

（一）行政處分：身份的限制

根據我國相關法律的規定，具有檔案管理違法行政處分權的機構為縣級以上人民政府檔案行政管理部門與有關檔案管理的主管部門。由于行政處分主要是針對公民（或自然人）的行政違法，其處分類型也僅限于對違法主體身份上一定程度的限制，具體包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條的規定，給予相應行政處分的違法行為應當包括：將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；不按照國家規定開放檔案的；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的六種類型。

（二）行政處罰：財產的罰沒

根據我國《檔案行政處罰程序暫行規定》，具有行政處罰權的機構主要是縣級以上人民政府檔案行政管理部門。檔案行政處罰的種類包括警告、罰款、沒收違法所得三種類型，主要是對財產上一定程度的罰沒。對具體的罰款數額，我國《檔案法》第二十四條第二款、第三款都做了具體規定即根據有關檔案的價值和數量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。

此外，我國《檔案法》還規定的特殊行政處罰主體。第二十五條規定，攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復制件移交檔案行政管理部門；構成犯罪的，依法追究刑事責任。也就是說，海關也可以作為特殊的行政處罰主體針對特定的檔案管理行政違法行為做出罰款的具體行政處罰決定。

三、檔案管理中的主要刑事責任

（一）直接性刑事責任

1.搶奪、竊取國有檔案罪

是指乘人不備公然奪取或者采取秘密手段獲取國家所有的檔案的行為。本罪侵犯的客體是國家對檔案的管理制度，所侵犯的對象也僅限于國有檔案。國有檔案是指國家檔案館保管且所有權屬于國家的檔案，歸集體、個人所有的檔案不是本罪的對象。該罪名為選擇性罪名，只要行為人實施了搶奪、竊取其中之一行為，即構成本罪。即若只實施搶奪檔案的行為，構成搶奪檔案罪；只實施竊取檔案行為的，構成竊取檔案罪。構成本罪的法定刑為五年以下有期徒刑或者拘役。

2.擅自出賣、轉讓國有檔案罪

是指違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的行為。所謂情節嚴重，一般包括：①行為人擅自出賣、轉讓具有重大價值的國有檔案；②行為人多次擅自出賣、轉讓國有檔案的；③行為人擅自出賣、轉讓大量國有檔案；④行為人擅自出賣、轉讓國有檔案給國家、社會或者他人利益造成重大損失；⑤其它性質惡劣，造成嚴重后果的行為。[]該罪名是1997年我國刑法新增罪名，其法定刑為三年以下有期徒刑或者拘役。

（二）間接性刑事責任

1.侵犯國家（安全）法益的犯罪

在我國刑法中，侵犯國家法益的犯罪往往被認為社會危害性最大，因此法定刑也最為嚴重。關于以違反檔案管理為手段，嚴重侵犯國家安全的犯罪，常見的犯罪有間諜罪與為境外的機構、組織、人員竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報罪。如果行為人既有參加間諜組織，或者在接受外國間諜組織或其人派遣的任務，同時又實施了竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報的行為，只按照一重罪論處，不實行數罪并罰。兩個罪名的最高法定刑均有死刑。

2.侵犯公民（人身權利）法益的犯罪

2009年我國刑法修正案（七）新增出售、非法提供公民個人信息罪與非法獲取公民個人信息罪，側重對公民私權的保護。出售、非法提供公民個人信息罪是指國家機關或者金融、電信、交通、教育、醫療等單位工作人員，違反國家規定，將本單位在履行職責或者提供的服務過程中獲得的公民個人信息，出售或者非法提供給他人，情節嚴重的行為。這里的公民個人信息也應包括公民個人檔案中的信息，該罪名的犯罪主體為特殊主體。非法獲取公民個人信息罪與出售、非法提供公民個人信息罪是對合犯，是指竊取或者以其他方法非法獲取公民個人信息，情節嚴重的行為。該罪的主體為一般主體。上述兩個罪名的法定刑為3年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金；單位可以構成該罪。

3.侵犯社會管理秩序的犯罪

該類違反檔案管理規定，對社會管理秩序造成侵害，構成犯罪的行為主要集中在妨害文物管理罪中。根據我國《文物保護法》的規定，文物是指具有歷史、藝術、科學價值的遺址或者遺物。其中包括與重大歷史事件、革命運動或者著名人物有關的以及具有重要紀念意義、教育意義或者史料價值的近代現代重要史跡；歷史上各時代重要的文獻資料以及具有歷史、藝術、科學價值的手稿和圖書資料等。由于該類罪名中所侵犯的對象價值與意義有所不同，因此各罪名法定刑的嚴厲程度也不一致。

綜上所述，必須加大對高校檔案管理的研究力度，構建合法合規的高校檔案管理機制，進一步深化高校信息公開，促進高校依法治校，提升高校管理水平，推進和完善現代大學制度建設。

參考文獻：

[1]馮惠玲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006：13.

[2]成訓方.對《檔案法實施辦法》第二十一條規定的幾點思考[J].檔案管理，2007（4）：84.

[3]陳麗.擅自出賣、轉讓國有檔案罪[J].江蘇：檔案與建設，2008（1）：30.

[4]李風勤.談如何加強檔案法制建設[J].檔案管理，2007（4）：29.

人事檔案管理細則范文第2篇

1.檔案管理不夠標準化、規范化。檔案是一項重要的工作，尤其是干部人事檔案，更是重中之重。這就要求我們的檔案管理單位對干部檔案存放管理工作要做到規范有致，不容馬虎。但是許多單位在檔案管理方面不夠標準化、規范化，這樣不僅影響了檔案的存放質量，也拉低了相關部門的工作效率，對檔案在社會應用和科學有效管理方法上的創新造成了阻礙。

2.檔案管理的現代化推進較為遲緩。由于社會文明的進步和科技產業的發展，目前人事檔案已經進入了一個新的階段，不僅建成了現今的信息管理系統，而且在個人基本資料方面也逐步取代了紙質檔案。但是系統的智能化程度畢竟有限，所以在某些方面還有待開發，比如說對干部年齡的階段分布、教育程度、所學專業等方面，系統只會做簡單檢索和制表。在面對諸如所聘職工篩查、統計報告等領域則顯得無能為力，不能夠較為科學地為人事管理工作服務。除此之外，在最基本的資料匯集和使用上還存在較大缺陷，容易在資料更新時造成遺漏，不能保證檔案管理部門接收到第一手信息，給檔案在信息流通領域造成困難。此外，某些重要信息諸如教育程度等內容的缺失將會給檔案的內容完整性造成缺陷。

3.檔案管理人員綜合素質有待提高。檔案管理工作對從業人員的基本素質有很高的要求。尤其是在新時期條件下，官員的任職條件和人員資料管理方法都有了新的內容，提高檔案管理從業人員的總體素質和能力顯得尤為重要。但現階段檔案管理部門所聘用的職工業務水平還跟不上現代檔案管理的要求，行業內從業人員也缺少培訓和互相交流的機會。

二、新時期檔案管理的策略

新時期條件下，知識和信息不斷交匯，社會的快速發展致使現階段的檔案管理制度已不能滿足社會需求。因此，我們必須加快檔案管理工作的轉型，創新制度、拓展思路，切實向滿足社會需求方向邁進。

1.促進檔案管理工作的規范化與標準化。干部人事檔案的主要作用不僅體現在選拔任用干部方面，還體現在官員的日常調換、職稱考評、薪資待遇等角度。目前，我國在檔案管理進程上還有很長的一段路要走。在推進檔案管理現代化的道路上，我們要充分運用相關的法律條文和規范細則，來提升檔案管理行業的整體水平和規范化程度。

2.促進檔案管理工作的現代化進程。在檔案管理現代化進程中，我們必須按部就班地推進管理工作不斷向前。首先，要完善平臺，讓資料信息可以自由傳播，讓當代的信息傳輸能力得以發揮作用，逐步推進檔案管理的智能化，能夠對官員和有關部門加以區分認證，給其更加廣泛的權限，以方便檢索所需資料；其次，運用國內外最新的研究成果，做好日常的檔案資料備份工作和丟失數據后的恢復。第三，制定細則來規范日常作業流程，尤其是在資料的錄入和日常所用工具方面的規范細則，以此來降低錯誤的發生率。最后，實現干部信息日常管理的動態化和科學化，始終保持其數據庫的準確性和可靠性，為相關部門的統計和審查做好保障。

人事檔案管理細則范文第3篇

(l)加密傳真機應存放在機要保密室內，由機要崗人員負責收發、登記、操作和管理。

(2)加密傳真機用于收發加密文件，未經批準，不得用于發送其他文件和資料。

(3)加密傳真機發送的文件資料必須是經領導批準的秘密以上密級文件、資料。

(4)加密傳真機的密碼鑰匙和操作鑰匙要加強管理，使用后應及時放在保險柜內保管，防止丟失。

(5)密碼鑰匙的使用、更換按上級行的要求進行；領取、上繳密碼鑰匙時必須雙人同行或經機要部門郵寄。

普通傳真機的管理和保密規定

(l)普通傳真機存放在打字室，由打字室人員負責收發、登記、操作和管理。

(2)普通傳真機只用于收發密件以外的文件資料。

(3)普通傳真機不得發送密級文件，特殊情況需要發送密件時，須經行領導批準，在確保保密的情況下，可發送秘密級文件資料。

人事檔案收集歸檔制度

凡收集歸檔的人事檔案材料，要按照《人事檔案整理工作細則》和《銀行人事檔案管理暫行辦法》規定的要求，做到分類清楚、時間順序準確，進行整理后歸檔。

人事檔案材料的收集歸檔范圍包括：人員任免、調動、考察考核、培訓、獎勵、入黨、入團以及學習成績等工作中反映員工德、能、勤、績的有關材料。

人事檔案管理部門，應掌握形成人事檔案材料的信息，建立與檔案材料形成部門的收集聯系制度，根據各部門形成人事檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料。

收集歸檔的人事檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料；材料必須完整、齊全、文字清楚、對象明確，有承辦單位印章和文件形成時間。凡規定組織審查蓋章或本人簽字的材料，材料上必須有組織蓋章或本人簽字。對不符合要求的材料不能收集歸檔。

收集歸檔的人事檔案材料，須統一標準，材料使用16開（長26mm／寬19mm）檔案標準辦公用紙，材料不得使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫，也不得使用復寫紙書寫。

人事檔案管理部門根據工作需要，應有計劃地布置本單位系統填寫履歷表，及時補充檔案內容。

歸檔材料中，發現缺少材料，應及時進行登記，并主動向有關部門收集補充。對不屬歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，可分別情況予以處理。

人事檔案鑒別核對制度

人事檔案在整理裝訂之后和存放庫房之前，須按照《銀行人事檔案管理暫行辦法》的規定要求，對檔案進行認真核對檢查，核對無誤后方可放入庫房存放。

人事檔案管理部門在接收人事檔案材料時，要對檔案材料進行鑒別核對，發現材料有填寫錯誤的，要及時予以更正，并在更正后的地方加蓋公章。

人事檔案管理人員在核對人事檔案時，要對檔案進行鑒別，發現有不該歸入檔案的材料要立即撤除，發現缺少材料要及時追查補充。

有關部門查借人事檔案后，在送還檔案時，要對被查（借）的人事檔案進行核對檢查，核對檔案有無涂改和缺少材料，核對無誤后方可入庫存檔。

人事檔案管理細則范文第4篇

［關鍵詞］人事檔案；管理；改革

1人事檔案管理存在的問題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發展，我國涌現出許多類型的企業，有公有制企業，三資企業和私營企業三種形式。企業的類型較多，在這些類型的企業中，企業管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業單位的人事檔案管理方法要與之相適應。

1.2部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統費時、費力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3采用現代化管理手段

加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真偽。

3結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

主要參考文獻

［1］陳小薇．對企業人事檔案管理存在問題初探［J］．就業與保障，2006（2）．

［2］呂春影．人事檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．濮陽職業技術學院學報，2004（11）．

人事檔案管理細則范文第5篇

對于人才資源開發來說，用好管好人事檔案起到至關重要的作用。長期以來，高校人事檔案工作呈現被動應付狀態，無法為高校干部隊伍提供優質服務的主要原因在于：人事檔案管理工作沒有引起單位領導的足夠重視，在議事日程中沒有科學、合理地納入檔案管理工作。在實踐中，我們應該清楚地看到，高校人事檔案實施目標管理，有利于最大限度地強化領導的檔案意識，有助于較好的改善高校人事檔案基礎設施建設，有益于建立健全高校人事檔案管理制度。

二、新形勢下人事檔案管理工作存在的問題

在實踐中，我們應該感受到，新形勢下人事檔案管理工作存在著不少漏洞，給人們帶來了較大的困惑，有待進一步分析和探討。

（一）對人事檔案管理的重要性認識不夠

從目前看來，高校人事檔案工作尚未得到有關方面領導的足夠重視。值得肯定的是，高校人事檔案工作只有獲得社會各界的認可和支持，才能抓住改革和創新的機遇，擁有一個廣闊的發展空間，為社會提供更多優質服務。在新形勢下，社會對高等人才的要求越來越嚴格。對于絕大多數用人單位來說，高校的人事檔案將學生的社會實踐和經歷客觀、真實、準確地記錄下來，這是十分寶貴的參考資料。毋庸置疑，高校人事制度改革和社會實際需求，為高校人事檔案工作創造了良好的發展機遇。正因為如此，有關方面領導應該深刻意識到，高校人事檔案管理的重要性和實踐性。

（二）管理力量薄弱，手段落后

不可否認的是，現有的高校人事檔案管理方式較為簡單，管理手段具有一定的落后性。調查研究表明，在檢索、收集、儲存、整理高校人事檔案的過程中，傳統的管理手段得到了十分廣泛的應用。一般來說，傳統的管理手段主要表現為：憑借行政命令收集檔案材料；依賴小作坊式加工、整理相應的檔案材料；純粹依靠手工檢索來利用相應的檔案材料。長期以來，相當一部分人事檔案工作人員扮演著保管員的角色，默默無聞，管理力量薄弱，缺少銳意創新的精神。這里需要明確指出的是，人事檔案收集工作缺乏力度、棄檔的數量不斷增加、人事檔案材料制作不規范和人事檔案管理的科學化程度不高等等，應該引起有關方面的極大關注。

三、解決人事檔案管理工作中存在問題的對策

對新形勢下人事檔案管理工作存在的難點問題進行較為細致地分析之后，接下來，圍繞解決人事檔案管理工作中存在問題的對策，談談自己的體會和想法。

（一）健全管理制度，促進人事檔案管理的制度化建設

事實上，高校人事檔案工作具有一定的復雜性。假如缺少相應的規章制度，高校人事檔案工作就會呈現出混亂、無序的狀態。為了滿足社會現實的需求，我們應該充分考慮到高校人事檔案管理工作的實際狀況，不斷完善和改進高校人事檔案管理制度，將相應的措施不折不扣落到具體實處。為了確保高校干部考察任用所提供的個人信息具有一定的準確性、實用性、真實性，我們應該進一步明確高校人事檔案案卷整理工作的細則，爭取做到科學、完整、全面地整理高校人事檔案案卷。值得注意的是，提高認識，加強領導，加快推動高校人事檔案管理工作的軟件建設；加大投入，做好高校人事檔案管理工作的硬件建設；加強與人才服務機構之間的溝通，不容忽視。

（二）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量

實踐表明，高校人事檔案部門應該充分利用各式各樣的途徑，加強宣傳力度，最大限度地提升人們的檔案意識，重視人事檔案材料收集，確保人事檔案管理質量。對于絕大部分人事檔案工作人員來說，人事檔案工作具有一定的專業性、政治性、服務性和復雜性。正因為如此，我們應該及時更新觀念，對服務空間進行有效拓寬，強調人事檔案材料的收集和整理，充分把握人事檔案工作的新規律、新特點，不局限于落后、陳舊的思想觀念。換句話說，只有勇于對高校人事檔案管理方法和機制進行創新，才能最大程度地提高人事檔案管理質量。

（三）充分利用現代化管理手段

實踐表明，在高校人事檔案管理的過程中，我們應該充分學習和了解現代檔案管理相關方面的理論知識，有效應用先進的科學技術，對人事檔案進行相應的動態化管理，加大資金的投入力度。隨著現代信息技術的迅猛發展，給予高校人事檔案工作一定的技術保障。換句話說，在高校人事檔案管理過程中，信息技術的廣泛應用，有利于大幅度提高高校人事檔案管理工作的效率，將人事檔案的價值最大限度地發揮出來。與此同時，我們應該充分利用各種資源，對人事檔案管理軟件進行高效的研制開發，建立相應的多媒體檔案和數字檔案，并且與互聯網進行連接。另外，采用現代化方式，建立人才信息跟蹤、收集和反饋系統具有一定的可行性和重要性。值得一提的是，我們應該結合實際狀況，充分考慮到人事檔案用戶全方位的需要，提供較為優質的個性化服務。