檔案管理辦法細則

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檔案管理辦法細則范文第1篇

中冶賽迪集團有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經營和專業化發展相結合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業。隨著“股份制改造”、“建立現代企業制度”等改革措施的推進，中冶賽迪的規模也擴展到22家子/分公司和19個職能部門。雖然在組織機構上實現了集團化管理，但集團化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實行有效的集團化檔案管理，對其實現健全、成熟的檔案工作運行體系具有重要意義。

1 集團化檔案管理的動因

1.1 理論依據

無論是傳統的實體管理還是現在的電子文件管理，來源原則、有機聯系原則、檔案價值理論、文件生命周期理論在集團化檔案管理中依舊適用。

來源原則始于檔案實體管理，但在電子文件管理時代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動、過程、處理程序等。集團各子/分公司或職能部門都無法脫離集團來運行，都不是獨立的實體，其產生的文件材料也是集團的一個組成部分。彼得?瓦爾納認為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。

對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關注項目的來源單位，還要關注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項、研究開發到結項完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機聯系原則的重要體現，而中冶賽迪產生的文檔以圖紙等設計交付物為主、注重現行利用和設計參考，正是檔案價值理論應用的真實反映。中冶賽迪產生的設計交付物，從系統給出文檔號、上傳系統、歸檔質量檢查、各級審批、簽發、文印到最終的，是一個完整的過程。同時，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規律。

1.2 實踐意義

首先，符合全宗原則。對于集團公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。

其次，切合集團公司協同運作的核心理念。協同是集團公司的價值訴求和自身組織優勢，而集團化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發揮學習效應和技術創新。例如，將檔案進行集中管理，可以節省人力并便于利用；同時資源共享有助于激發靈感設計出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。

最重要的是，它是解決當前中冶賽迪檔案管理實踐困境的迫切需要。集團化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團化檔案管理勢在必行。

2 困境

2.1 檔案管理體制模式不合理

一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數都是結合本企業檔案管理的實踐和檔案工作的運行規律來設計的。簡單來講，《企業檔案工作規定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點，即檔案工作領導和專兼職檔案人員。

在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業分管領導、企業檔案部門負責人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項目管理部及其兼職檔案管理人員。

經調查發現，在該管理體制中，企業分管領導是單人負責；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責不明確。

2.2 相關配套制度不健全

檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業務標準的一部分，還應包括檔案工作管理辦法或規定、檔案業務管理辦法、其他業務標準、操作細則。

就中冶賽迪而言，當前主要制定了《檔案管理規定》、《會計檔案管理規定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設計文件資料管理及歸檔規定》，目前公司也建立了自己的內容管理系統。從名稱和具體內容上可知，一是缺少了工作考評、工作數據統計、內容系統等方面的業務管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關的業務標準。

2.3 歸檔范圍模糊不清

歸檔范圍不清主要體現在兩個方面：一是不清楚各子/分公司實際產生的哪些文件、哪些需要歸檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關的、具有法律效力的操作細則。

2016年股份技術支持部對部分子/分的檔案管理工作進行了首次檢查，主要是了解其產生了哪些文件，并通過雙方領導的協商最終確定了需要歸檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據檔案的本質屬性和實際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進行管理。另外，管控權的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細則，導致企業形成的文件數據類型、數量、歸檔權責模糊，不僅難以確定企業核心文件數據的流動情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。

3 建議

3.1 優化檔案管理體制模式

由股份公司的檔案部門來負責全集團的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關系，在合法性和強制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實際的職責。

一方面，可以考慮成立企業檔案館，以明確其職責并增強權威。按照《中央企業檔案工作規定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產規模大、檔案數量多”，而有檔案專業背景的人員高達15人造了另一有利條件。

另一方面，可考慮將集團化檔案管理的最高領導者由個人拓展成團體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領導小組實現，工作開展建議實行聯席會議制以便于風險分擔和高效執行；后者能更好確保文件材料積累的及時性和完整性，進而方便歸檔范圍的確定與細化。

3.2 健全檔案管理配套制度

檔案管理規定，為集團化檔案管理提供了根本方向；而業務管理辦法、業務標準、操作細則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團化檔案管理實現系統化、精細化、有序化的目標。

首先，可建立檔案統計、檔案工作考評方面的管理辦法。其次，可以借助數據梳理的相關流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數據進行梳理，明確產生的文件材料類型、數量，并通過價值鑒定和實際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進行細化，形成相應細則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據可依。

3.3 細化文件材料歸檔范圍

歸檔范圍的確定與細化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎。中冶賽迪目前的進行流程化管理的文檔主要有工程項目文件、合同、會計檔案，而大多數子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎上的，其關鍵在于確定核心數據。

首先，可以通過中冶賽迪官網、實地調研、當面或電話溝通、問卷調查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時滿足崗位收到或發出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標準，形成核心文件材料數據表，不符合條件的進行剔除。最后將所有核心的文件材料數據表進行匯總，召集各子/分公司負責人、各職能部門負責、項目管理部負責人進行協商，形成最終的匯總表，并確定細化的歸檔范圍。

參 考 文 獻

[1] 宮曉東.企業檔案管理體系的建設與運行[M].北京：中國工商出版社，2014.

[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015.

檔案管理辦法細則范文第2篇

[關鍵詞]新時期 高校檔案工作

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）06-0055-01

一、新時期對高校檔案工作的要求

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是查考、追溯發展的重要依據和原始憑證，客觀反映了學校教學和管理中的各個環節，記載了學校發展的真實面貌和歷史過程，做好高校檔案工作，有助于我們鑒往查今，汲取經驗教訓，探求發展規律，實行科學決策，推動教育事業科學發展。[1]所以在新時期，必須加強高校檔案科學規范化建設、促進檔案有效發展。

二、新時期做好高校檔案工作的意義

高校檔案工作是學院重要的基礎性工作，一直以來，高校檔案工作圍繞中心、扎實工作，服務大局，為學校各項建設發揮了積極作用。[2]在新時期，高校檔案工作更應該與時俱進，開拓創新，檔案工作者更應該進一步解放思想、努力開拓檔案工作新局面，這也是進一步貫徹《高等學校檔案管理辦法》的具體落實。

三、新時期做好高校檔案工作具體途徑

（一）加強領導重視，配備檔案管理隊伍

檔案是一項默默無聞的工作，很難在短期內體現出業績和作用，這就導致部分領導干部對檔案重要性意識不夠，缺乏應有的重視和關注。在新時期，必須轉變這種認識。[3]首先，加強領導重視，進一步劃分了檔案工作職責，明確了工作重點，此外，為了檔案工作順利開展，高校也應該配備高素質、高學歷檔案管理隊伍。其次，建立健全了檔案規章制度。高校應該參照《高等學校檔案管理辦法》《檔案法》《保密法》等國家法律條文制訂本校各種規章制度，做到檔案工作有法可依，有法可尋。

（二）抓好檔案資源建設

檔案資源建設是檔案工作開展的前提。高校檔案工作者要科學制訂學校檔案移交程序，確保各部門按時移交反映本部門主要職能活動并具有工作查考、科學研究價值的各種門類、不同載體的檔案，只有檔案的收集完整才能為以后利用做好前提，這是《檔案法》賦予檔案管理部門的職責，也是檔案工作者應盡的法律義務。

（三）加強檔案基礎設施建設

檔案工作是和經濟建設的發展同步進行的，沒有一定的資金投入，檔案工作只能是紙上談兵，毫無意義。所以在新時期，必須加大對檔案的資金投入，使得檔案工作人、財、物保障得力。[4]例如必須配備專業的檔案柜、防潮柜、防磁柜、庫房配備基本的溫濕度儀，定期購買專業檔案殺蟲防霉藥，這些都需要檔案經費投入。

（四）加大檔案宣傳力度

檔案工作者要進一步解放思想，在檔案工作宣傳上充分發揮館藏檔案資源的優勢，加大檔案的宣傳力度，傳播檔案文化資源。不斷開創檔案工作宣傳活動和載體，定期加大在各類媒體、簡報上對檔案工作相關知識宣傳力度、增強氛圍，使檔案工作進入學校發展的藍圖，促進高校檔案工作和高校其他工作共同發展。

（五）精心編纂，開發檔案文化產品

隨著社會的進步和時代的發展，挖掘檔案文化內涵，開發檔案文化產品成為檔案工作者職能的重要內容，[5]因此，檔案工作者要不斷加大開發檔案文化資源的力度，為社會公眾提供公共文化服務和文化產品。

（六）強化檔案安全體系

安全是檔案工作的重中之重，必須確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，實現安全保管、永久保存和有效利用。首先，檔案工作者務必不斷強化檔案安全管理意識，進一步增加保護檔案安全的責任和本領，嚴格保密制度，嚴格落實防火、防盜、防潮、防蟲等安全保管制度，以對國家負責、對歷史負責的政治高度，扎實做好檔案安全保護工作。其次，要完善檔案管理制度，要靠制度管人管事。最后，要重視加強檔案管理現代化過程中的技術保護，對電子檔案要及時進行備份，防患于未然。

檔案作為一種社會文化歷史財富，是科學研究、文化教育、藝術創作等社會活動的寶貴資料，中華民族源遠流長也是因為重視檔案，重視檔案文化的傳承，在新時期，我們更要重視高校檔案的價值，努力保護和充分開發高校資源，進一步推動高校檔案事業發展。

【參考文獻】

[1]教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20.

[2]國家教育委員會.普通高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10.

[3]傅榮校.檔案管理現代化.浙江大學出版社.

檔案管理辦法細則范文第3篇

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人?？瓶刂乒芾?。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據

完整、真實漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

檔案管理辦法細則范文第4篇

【關鍵詞】病理；檔案管理

【中圖分類號】 R197.32 【文獻標識碼】B 文章編號：1004-7484（2012）-04-0584-01

醫院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現醫院管理水平的標志。隨著國家醫療保險及大病統籌政策的實施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。

1.病理檔案管理在醫院管理中的重要作用。

病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關系到醫院病理科及各臨床科室的發展。是醫院各項工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時轉化為社會效益和經濟效益，讓病理檔案發揮最大限度的價值，為臨床、患者和社會服務。

2.病理檔案管理在病理工作中的要求

2004年出版的《臨床技術操作規范》病理學冊中明確規定：各種文字及非文字資料門診患者應保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴格按照《檔案法》和《檔案實施細則》認真對待病理檔案，由專人負責管理這些病理檔案資料。

3.病理檔案管理要制度化

在檔案管理的各個步驟各個環節建立科學的統一的規章制度。①制定申請單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴格登記借閱時間，借閱編號，嚴禁損壞或丟失。③制定檔案庫房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應嚴格遵守保密法，遵守醫務人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。

4.病理檔案管理規范化原則

從申請單登記，取材記錄，大體標本照相及標本制作和保存，申請單裝訂、編號、玻片、蠟塊裝盒等嚴格按標準操作。

5.信息化是病理檔案管理的必由之路

隨著現代科技的發展，計算機管理成為必由之路，因其儲存量大、方便、更便于管理、教學和科研。

6.病理檔案可以作為科研檔案保留

病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價值。

7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實物、電子資料，缺一不可

因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實物和電子檔案并存的發展方式。

8.病理檔案管理要注意一定的保密性

檔案管理辦法細則范文第5篇

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。