檔案管理規(guī)定
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檔案管理規(guī)定范文第1篇
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二章檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對(duì)部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé)：
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第三章檔案的歸檔
第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
第七條歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限(文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。
第五章檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。
第十一條送交檔案形成部門(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊(cè)上簽字。
第六章檔案的保密安全
第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。
第十五條任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。
第十七條檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房,明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開(kāi)。
第七章檔案的利用
第二十條凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)
有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見(jiàn)后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。
第二十四條借閱期限不得超過(guò)15天，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案管理規(guī)定范文第2篇
第二條城市建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案）是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的管理。
第四條城建檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、多套分存的原則，建立健全以市城建檔案館為中心，以各縣（市）城建檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
第五條市建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本市城建檔案管理工作。各縣（市）建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的城建檔案管理工作。
市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)城建檔案的日常管理工作，其范圍是：
（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)城建檔案工作的法規(guī)、規(guī)章；
（二）接收、收集需要長(zhǎng)期和永久保存的城建檔案資料；
（三）負(fù)責(zé)城建檔案資料的管理及利用工作；
（四）對(duì)重要工程的竣工檔案資料進(jìn)行核查；
（五）對(duì)各有關(guān)單位、部門的城建檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；
（六）開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源,為城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理服務(wù)。
第六條市、縣（市）檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第七條縣（市）政府應(yīng)當(dāng)配備與城建檔案管理任務(wù)相適應(yīng)的工程技術(shù)和檔案專業(yè)人員，并對(duì)所需經(jīng)費(fèi)予以保障。
第八條各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)做好城建檔案資料的整理、歸檔、移交工作，保證城建檔案的齊全、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
第九條市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)重點(diǎn)管理下列檔案資料：
（一）城市建設(shè)工程檔案：
1、工業(yè)建筑工程：包括工廠、礦山等。
2、公共和民用建筑工程：包括文化、教育、衛(wèi)生、體育以及住宅等建筑工程。
3、城市市政公用基礎(chǔ)設(shè)施工程：包括道路、橋涵、給排水、燃?xì)狻⒐帷⒄彰骱褪腥荨h(huán)衛(wèi)、環(huán)保設(shè)施等工程。
4、城市基礎(chǔ)設(shè)施工程：包括電廠、變電站、郵政電信樞紐、城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)輸配線路、鐵路、公路、港口、機(jī)場(chǎng)、公交等工程。
5、園林綠化、風(fēng)景名勝建設(shè)工程：包括公園、綠地、文物古跡、雕塑以及紀(jì)念性、標(biāo)志性建筑設(shè)施等工程。
6、城市防災(zāi)工程。
7、城市人防工程。
8、軍事工程：包括除軍事?tīng)I(yíng)區(qū)和軍事管理區(qū)以外的各類工程設(shè)施及穿越市區(qū)的地下管線及有關(guān)地下隱蔽工程。
（二)城市建設(shè)各相關(guān)部門在城市規(guī)劃、市政、環(huán)保、房地產(chǎn)、人防等管理活動(dòng)中形成的城建檔案資料。
（三）各有關(guān)單位在城市建設(shè)方面形成的科研成果資料以及與城市建設(shè)相關(guān)的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎(chǔ)資料。
人防工程、軍事工程涉及國(guó)家和軍事秘密的除外。
第十條列入城建檔案管理范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)預(yù)驗(yàn)收工作應(yīng)在建設(shè)單位提請(qǐng)之日起五日內(nèi)完成，重大建設(shè)工程的預(yù)驗(yàn)收工作期限不超過(guò)十日。驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。
第十一條建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)工程檔案認(rèn)可文件。
第十二條建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送準(zhǔn)確、齊全的竣工檔案材料(原件)。
已建成的工程項(xiàng)目無(wú)現(xiàn)狀圖或竣工檔案不齊全、不準(zhǔn)確的，其產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪，并在補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪后一個(gè)月內(nèi)將檔案移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。
建設(shè)單位可以委托城建檔案管理機(jī)構(gòu)代為整理、編制工程檔案，整理、編制的費(fèi)用由委托單位支付。
第十三條城市建設(shè)各相關(guān)部門形成的城建檔案,應(yīng)自形成之日起一年內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
城市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的移交期限，按省建設(shè)行政主管部門的規(guī)定執(zhí)行。
各有關(guān)單位在城市建設(shè)方面形成的科研成果以及與城市建設(shè)相關(guān)的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎(chǔ)檔案資料，應(yīng)在形成之日起三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
第十四條本市市區(qū)的城建檔案向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交；其他各縣（市）城建檔案向所在地城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
移交單位在向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案正本的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)自存檔案副本。
第十五條城建檔案不重復(fù)接收或移交。
對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)利用檔案或者單位、個(gè)人利用其移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償提供服務(wù)。
第十六條對(duì)在城建檔案的收集、整理、保護(hù)、利用和理論研究等工作中作出顯著成績(jī)或向國(guó)家捐贈(zèng)珍貴城建檔案的單位和個(gè)人，由建設(shè)行政主管部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十七條工程建設(shè)單位不按照規(guī)定移交建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正，并處以一萬(wàn)元以上五萬(wàn)元以下罰款。
檔案管理規(guī)定范文第3篇
示例：相關(guān)照片 長(zhǎng)期-4-⑥
上例中保管期限亦可采用"2"或"C"表示。
5．4．7．6 組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。
5．4．8 冊(cè)內(nèi)備考表
按5．3．6。
5．4．9 照片冊(cè)的封面
照片冊(cè)的封面應(yīng)印制"照片冊(cè)"字樣。
5．4．10 照片冊(cè)的冊(cè)脊
照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴?/p>
照片冊(cè)冊(cè)脊的格式：照片號(hào)為格式一的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（一）；照片號(hào)為格式二的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（二）。
5．4．11 照片冊(cè)的排列
照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。
5．5 照片檔案目錄的編制
5．5．1 目錄的著錄
5．5．1．1 著錄項(xiàng)目
照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。
5．5．1．2 條目的著錄單位
以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。
5．5．1．3 組合照片的著錄
5．5．1．3．1 以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。
5．5．1．3．2 以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。
5．5．1．4 大幅照片的標(biāo)注
對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明"大幅"和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。
5．5．1．5 著錄與標(biāo)引的要求
照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求，應(yīng)按照DA／T 18、GB／T 15418、DA／T 19執(zhí)行。
5．5．2 目錄的編制
5．5．2．1 目錄種類
照片檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。
5．5．2．2 基本目錄
照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。基本目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。照片檔案基本目錄參考示例參見(jiàn)附錄D。
5．5．2．3 冊(cè)內(nèi)目錄
冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。冊(cè)內(nèi)照片目錄參考示例參見(jiàn)附錄E。
6 照片檔案的保管
6．1 包裝物與裝具
6．1．1 底片袋
底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙制材料制作，其PH值應(yīng)在7．2～9．5之間，á-纖維素含量應(yīng)高于87％。
底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。
6．1．2 底片冊(cè)、照片冊(cè)
底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其PH值應(yīng)在7．2～9．5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。
6．1．3 貯存柜架
底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門的書(shū)架或文件架等。
貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。
對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)?熏應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。
6．2 溫度、濕度要求
6．2．1 推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見(jiàn)表1。
6．2．2 底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±5％。中期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±10％。
6．2．3 所推薦的溫度、濕度條件，應(yīng)在各單獨(dú)的貯存器具內(nèi)或整個(gè)貯存室內(nèi)加以保證。
6．2．4 底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過(guò)渡幾小時(shí)。
6．3 空氣調(diào)節(jié)和凈化要求
6．3．1 空氣調(diào)節(jié)要求
6．3．1．1 為保證貯存庫(kù)的溫、濕度條件，應(yīng)配備獨(dú)立的空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)。
6．3．1．2 貯存庫(kù)的氣壓應(yīng)保持正壓狀態(tài)，以防止外界空氣滲入。
6．3．1．3 去濕應(yīng)選用恒濕控制的自動(dòng)制冷型除濕機(jī)。加濕應(yīng)選用可控式加濕機(jī)，不應(yīng)使用水盆或飽和化學(xué)溶液，以免導(dǎo)致濕度過(guò)高。
6．3．2 空氣凈化要求
6．3．2．1 進(jìn)入貯存室或貯存柜的空氣應(yīng)首先經(jīng)過(guò)機(jī)械過(guò)濾器過(guò)濾，以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應(yīng)。過(guò)濾器宜采用干介質(zhì)型，應(yīng)不可燃，其捕捉率不應(yīng)低于85％。
6．3．2．2 應(yīng)使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置，去除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過(guò)氧化物、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。
6．3．2．3 油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源，應(yīng)控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆，應(yīng)在三個(gè)月后投入使用。對(duì)其他存有污染源的新貯存環(huán)境，亦應(yīng)擱置一段時(shí)期后再投入使用。
6．3．2．4 硝酸片基膠片會(huì)釋放出有害氣體，因此，不應(yīng)與其他膠片同處存放，也不應(yīng)與其他膠片使用同一通風(fēng)系統(tǒng)。
6．4 庫(kù)房有關(guān)要求
庫(kù)房條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應(yīng)符合JGJ 25的規(guī)定。
6．5 保管要求和措施
6．5．1 貯存庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。
6．5．2 照片檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫(kù)。
6．5．3 接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣。
6．5．4 底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。
檔案管理規(guī)定范文第4篇
第二條 本規(guī)定適用于具有本市城鎮(zhèn)居民戶口，其人事檔案由戶口所在地街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門管理，并已進(jìn)行了求職登記的待業(yè)人員中申請(qǐng)出國(guó)或已經(jīng)批準(zhǔn)出國(guó)的原城鎮(zhèn)待業(yè)人員。
第三條 街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)為申請(qǐng)出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員出具身份證明信；并依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定出具公證證明材料。
經(jīng)批準(zhǔn)出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案仍由街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門管理；回國(guó)后，申請(qǐng)就業(yè)的，由街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門為其辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。
第四條 城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請(qǐng)涉外、涉港、澳、臺(tái)民事公證時(shí)，街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門應(yīng)根據(jù)其檔案所記載的內(nèi)容和近期域外親屬來(lái)信，為其出具出生、結(jié)婚、離婚、未婚、學(xué)歷、經(jīng)歷、國(guó)內(nèi)親屬關(guān)系和域外親屬關(guān)系的公證證明材料。
第五條 凡申請(qǐng)辦理出國(guó)證明手續(xù)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，須在辦理求職登記滿一個(gè)月后，方予辦理待業(yè)人員身份證明信和有關(guān)公證證明材料。
第六條 申請(qǐng)出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員在辦理公證證明材料時(shí)，應(yīng)與街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門簽訂《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員出國(guó)委托保存人事檔案合同書(shū)》（合同文本由市勞動(dòng)局統(tǒng)一印制）。
第七條 街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門按照市物價(jià)局的規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)出國(guó)或已批準(zhǔn)出國(guó)的待業(yè)人員，收取辦理公證證明的手續(xù)費(fèi)和檔案保管費(fèi)。
第八條 出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案保管期限為兩年。期滿后，出國(guó)人員仍未回國(guó)的，須由具有本市城鎮(zhèn)戶口的直系親屬在期滿后一個(gè)月內(nèi)，持“戶口薄”、“居民身份證”到街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門為其辦理《委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書(shū)》。
本規(guī)定前已經(jīng)出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案的保存和管理亦按上述規(guī)定辦理。
第九條 對(duì)于出國(guó)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案，街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門應(yīng)另冊(cè)管理，其在出國(guó)期間不作為街道（鎮(zhèn)）社會(huì)勞動(dòng)力管理對(duì)象。
第十條 街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門辦理出國(guó)證明手續(xù)的原待業(yè)人員在國(guó)外期間，需委托國(guó)內(nèi)親屬辦理有關(guān)公證時(shí)，街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門應(yīng)按照規(guī)定的出具公證證明材料的范圍，以檔案內(nèi)容為準(zhǔn)，如實(shí)開(kāi)具公證證明材料。
第十一條 對(duì)于已經(jīng)出國(guó)而未委托親屬簽訂或續(xù)訂存檔合同書(shū)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員中的出國(guó)人員，回國(guó)時(shí)，須補(bǔ)交檔案保管費(fèi)后，街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)部門才能予以辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。
第十二條 本規(guī)定執(zhí)行中的問(wèn)題由市勞動(dòng)局負(fù)責(zé)解釋。
第十三條 本規(guī)定自1991年9月1日起施行。
北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員委托保存人事檔案合同書(shū)根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請(qǐng)辦理出國(guó)手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定 街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)科（以下簡(jiǎn)稱甲方），和 同志（以下簡(jiǎn)稱乙方）經(jīng)協(xié)商同意，就乙方出國(guó)以后的人事檔案保存問(wèn)題訂立合同如下：
一、乙方自愿委托甲方保存人事檔案。
二、合同期自年 月 日起至 年 月 日止。
三、存檔合同期滿，本合同自行解除。乙方在合同期限內(nèi)回國(guó)，可以辦理提前解除本合同的手續(xù)。
四、自合同簽訂之日起滿一年，乙方未能出國(guó)，亦可提前解除。
五、甲方責(zé)任：
1.負(fù)責(zé)保存管理乙方檔案；
2.為乙方辦理出國(guó)手續(xù)提供有關(guān)公證證明材料；
3.本合同期期未滿，乙方提前回國(guó)，甲方應(yīng)在審驗(yàn)乙方“戶口簿”和“護(hù)照”后，扣除實(shí)際存檔月份，退還其余存檔保管費(fèi)。
4.甲方對(duì)申請(qǐng)出國(guó)而未能正式出國(guó)的乙方，合同執(zhí)行一年以后，審驗(yàn)乙方“戶口簿”，退還全部保管費(fèi)。
六、乙方責(zé)任：
1.合同期間乙方應(yīng)按有關(guān)規(guī)定交付甲方管理費(fèi)每月10元，自合同簽訂之日起一次交清合同期間的全部費(fèi)用。
2.合同期滿，如乙方仍未回國(guó)，應(yīng)委托在京的直系親屬在期滿一個(gè)月內(nèi)與存檔部門續(xù)訂合同，并繳納檔案保管費(fèi)。
七、本合同自簽訂之日起生效。
八、本合同一式三份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，裝入乙方人事檔案中一份。
甲方（單位公章） 乙方（簽字、蓋章）
年 月 日
備注：本合同期滿，乙方自愿委托在京直系親屬 同志
與甲方續(xù)訂存檔合同書(shū)。
乙方（簽字）
在京直系親屬（簽字） 年 月 日
在京直系親屬聯(lián)系電話：
地址：
委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書(shū)
根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請(qǐng)辦理出國(guó)手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定， 街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)科（以下簡(jiǎn)稱甲方）與已出國(guó)的 同志委托人同志（以下簡(jiǎn)稱乙方），續(xù)訂保存人事檔案合同，合同期限自年 月 日起至 年 月 日止。合同的其它條款按照原合同文本的條款執(zhí)行。
檔案管理規(guī)定范文第5篇
關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計(jì) 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策
一、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案特性的認(rèn)識(shí)
審計(jì)檔案是反映審計(jì)機(jī)關(guān)進(jìn)行審計(jì)（含專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查）活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作，深刻把握審計(jì)檔案的特性，是提高審計(jì)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。它有其特性，通過(guò)對(duì)其分析，可以加深對(duì)審計(jì)檔案管理規(guī)律的認(rèn)識(shí)。其特性主要有：
1、形式的專業(yè)性。這是審計(jì)檔案突出的特性之一，審計(jì)檔案在形成過(guò)程中區(qū)別于其他會(huì)計(jì)文書(shū)檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性，審計(jì)檔案的立卷歸檔涉及范圍、排列順序、保管期限，《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》中有明確的規(guī)定。因此，審計(jì)檔案的分類歸檔整理都是建立在審計(jì)工作和審計(jì)檔案的專業(yè)性特性之上的。
2、內(nèi)容的多樣性。這是審計(jì)檔案明顯的特性之一。由于審計(jì)業(yè)務(wù)的不斷拓展，審計(jì)項(xiàng)目涉及預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)報(bào)表、干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任、科研經(jīng)費(fèi)審簽審計(jì)、基建維修工程項(xiàng)目的結(jié)算與決算；設(shè)備材料采購(gòu)的價(jià)格審計(jì)、程序?qū)徲?jì)；單位經(jīng)營(yíng)理念、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向控制及經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)；審計(jì)業(yè)務(wù)涉及單位、部門一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的領(lǐng)域和范疇。審計(jì)檔案所要記載的內(nèi)容廣泛、多樣，手段復(fù)雜，程序固定。只有依據(jù)其多樣性的特性，采取相應(yīng)措施，才能確保審計(jì)檔案的有效利用。
3、一事一檔性。這是審計(jì)檔案區(qū)別與其他檔案所具有獨(dú)特的特性之一。這一特性是有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的復(fù)雜性所決定的。《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》有明確要求，審計(jì)檔案案卷按審計(jì)項(xiàng)目立卷，不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷。跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目終結(jié)的年度立卷。
二、目前審計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1、對(duì)審計(jì)檔案的管理不夠重視。現(xiàn)在社會(huì)和單位對(duì)審計(jì)工作的希望值是越來(lái)越高，內(nèi)審項(xiàng)目的任務(wù)是越來(lái)越重，而審計(jì)資源又很有限。內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年到頭忙于應(yīng)付日常紛繁復(fù)雜的審計(jì)項(xiàng)目都很緊張。部門領(lǐng)導(dǎo)往往是關(guān)注審計(jì)結(jié)果質(zhì)量較多，當(dāng)一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目只要把審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見(jiàn)書(shū)或?qū)徲?jì)結(jié)果報(bào)告送達(dá)出去，該項(xiàng)目審計(jì)就算結(jié)束。檔案則采取“誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經(jīng)常老項(xiàng)目沒(méi)結(jié)束新項(xiàng)目又上手，沒(méi)有時(shí)間對(duì)審計(jì)檔案的分類、歸集、整理進(jìn)行仔細(xì)研究。因?qū)徲?jì)任務(wù)重部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)檔案的檢查、督導(dǎo)要求也沒(méi)有對(duì)審計(jì)結(jié)果質(zhì)量來(lái)的重視與嚴(yán)格，有的甚至存在歸檔不及時(shí)，資料不齊全的問(wèn)題。
2、對(duì)審計(jì)檔案的復(fù)核與檢查不夠嚴(yán)格。審計(jì)項(xiàng)目很多財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都是來(lái)源于單位與部門的會(huì)計(jì)資料。現(xiàn)在大多數(shù)單位和部門的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)電算化，很多審計(jì)數(shù)據(jù)都是通過(guò)電子稿來(lái)反映。為了節(jié)約審計(jì)成本，審計(jì)人員一般只對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題進(jìn)行摘錄，或?qū)徲?jì)數(shù)據(jù)篩選出的選樣資料進(jìn)行抽樣統(tǒng)計(jì)分析與核算后，編制審計(jì)工作底稿或?qū)徲?jì)日記。而對(duì)原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內(nèi)部審計(jì)組在進(jìn)行審計(jì)復(fù)核，檢查時(shí)，對(duì)查出問(wèn)題的結(jié)果進(jìn)行檢查復(fù)核的仔細(xì)和嚴(yán)格，而對(duì)原始樣本的數(shù)量和質(zhì)量情況，主要還是以聽(tīng)主審人員匯報(bào)或抽查部分結(jié)果的多，存在部分復(fù)核督導(dǎo)不到位、檢查不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象。
3、部分審計(jì)檔案缺乏完整性。根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》要求，審計(jì)文件材料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個(gè)單元進(jìn)行排列。規(guī)定中對(duì)4單元的文件材料都有具體說(shuō)。但是在審計(jì)項(xiàng)目歸檔實(shí)施過(guò)程中，特別是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，很難完全按照規(guī)定來(lái)執(zhí)行。如某內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年要有二三百項(xiàng)零星維修工程的結(jié)算審計(jì)，在人員少、任務(wù)重的的情況下，一般只能在審計(jì)結(jié)束時(shí)，內(nèi)審部門根據(jù)審計(jì)金額的大小出具審計(jì)報(bào)告或工程結(jié)算審核單，在實(shí)際建檔時(shí)零星維修工程和小型基建工程就難有立項(xiàng)性文件書(shū)（審計(jì)通知書(shū)和審計(jì)實(shí)施方案）等。只有一份結(jié)論報(bào)告或?qū)徍耍ǘǎ﹩巍Ｖ潦箖?nèi)部審計(jì)在部分審計(jì)檔案整理時(shí)存在文件不完整現(xiàn)象。
4、審計(jì)檔案的分類、歸集、整理不夠規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)由于按照“誰(shuí)主審，誰(shuí)立案”的原則來(lái)進(jìn)行審計(jì)檔案的整理歸檔。由于審計(jì)人員本身對(duì)審計(jì)資料的理解有時(shí)存在差異，如對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)時(shí)，對(duì)報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注說(shuō)明各自排列的順序不一。有按審計(jì)內(nèi)容內(nèi)容先后排列，有按審計(jì)時(shí)間順序排列。又如在對(duì)審計(jì)項(xiàng)目結(jié)果進(jìn)行回訪或后續(xù)檢查時(shí)，也存在對(duì)審計(jì)建議落實(shí)情況審計(jì)工作底稿的排列順序不統(tǒng)規(guī)范，有的放在結(jié)論性材料中，有的放在證明性材料或備查類材料中。
三、解決內(nèi)部審計(jì)檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策思考
針對(duì)上述提到的問(wèn)題，我們必須提出有效的改進(jìn)措施與對(duì)策，才能有效地提高審計(jì)檔案的管理質(zhì)量。
1、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。各級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，把加強(qiáng)審計(jì)檔案管理列入審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)來(lái)抓，認(rèn)真組織本部門人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》精神。做到把抓審計(jì)檔案管理質(zhì)量與審計(jì)立項(xiàng)任務(wù)同布置、同檢查、同驗(yàn)收、同總結(jié)。制定有關(guān)審計(jì)檔案管理辦法，把對(duì)審計(jì)檔案的檢查評(píng)比與審計(jì)人員的審計(jì)質(zhì)量考核評(píng)比結(jié)合起來(lái)。
2、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理完整性的檢查。內(nèi)審機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要安排人員兼職承擔(dān)審計(jì)檔案員的職責(zé)。按“誰(shuí)主審，誰(shuí)立案”的原則完成檔案案卷時(shí)，要由專人對(duì)結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個(gè)單元內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、排列順序的規(guī)范性進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)不符合要求的退給原整理人員進(jìn)行調(diào)整修正。保證在上交上級(jí)檔案部門時(shí)所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。
3、加強(qiáng)行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)檔案管理評(píng)比。近年來(lái)，各地方內(nèi)審協(xié)會(huì)都在開(kāi)展審計(jì)質(zhì)量評(píng)比，評(píng)比主要圍繞審計(jì)項(xiàng)目的規(guī)范性、成效性、創(chuàng)新性等方面開(kāi)展，對(duì)審計(jì)過(guò)程中執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)有關(guān)制度、規(guī)范情況，審計(jì)取得的成效，審計(jì)意見(jiàn)落實(shí)和整改情況，以及審計(jì)方法和技術(shù)創(chuàng)新等方面給出的分值占到92%以上，對(duì)案卷資料齊全，裝訂整齊，歸檔及時(shí)，管理規(guī)范分值只占8%左右。審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的優(yōu)劣主要還是通過(guò)案卷中的具體內(nèi)容來(lái)反映。建議主管部門在評(píng)比打分時(shí)應(yīng)加大檔案管理方面的分值比例。應(yīng)發(fā)揮專業(yè)審計(jì)協(xié)（片）會(huì)的作用，不定期有針對(duì)性的對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的審計(jì)檔案進(jìn)行檢查與評(píng)比。請(qǐng)審計(jì)專家對(duì)檢查評(píng)比結(jié)果進(jìn)行指導(dǎo)與評(píng)講，舉辦檔案管理專題講座，對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)檔案重要性和規(guī)范性教育。
4、加強(qiáng)審計(jì)檔案現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，僅靠原始的手工操作，已難以滿足內(nèi)部審計(jì)檔案管理與發(fā)展的需要，必須將計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、影像等多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到審計(jì)檔案的收集、整理及加工工作中去，這樣才能使審計(jì)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
參考文獻(xiàn)：
