檔案管理規(guī)定

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檔案管理規(guī)定范文第1篇

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結合企業(yè)實際，制定本規(guī)定。

第二章檔案管理

第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

第三條檔案室履行下列職責：

(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;

(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。

第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。

第三章檔案的歸檔

第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;

二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;

三、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;

四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;

五、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;

六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

第七條歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第八條下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料;

二、企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

三、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料;

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章檔案的鑒定

第九條每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章檔案的銷毀

第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。

第十二條銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的保密安全

第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù)，認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。

第十四條借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第十五條任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴防泄密。

第十七條檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設備。

第十八條非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入。

第十九條檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

第七章檔案的利用

第二十條凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十二條查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應

有主管部門批準并在查閱單中注明復印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。

第二十三條本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總公司主管領導或總經(jīng)理、黨委書記批準。

第二十四條借閱期限不得超過15天，到期歸還;如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案管理規(guī)定范文第2篇

第二條城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的管理。

第四條城建檔案管理應遵循統(tǒng)一管理、多套分存的原則，建立健全以市城建檔案館為中心，以各縣（市）城建檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網(wǎng)絡。

第五條市建設行政主管部門負責本市城建檔案管理工作。各縣（市）建設行政主管部門負責轄區(qū)內(nèi)的城建檔案管理工作。

市、縣（市）城建檔案管理機構，具體負責轄區(qū)內(nèi)城建檔案的日常管理工作，其范圍是：

（一）貫徹執(zhí)行有關城建檔案工作的法規(guī)、規(guī)章；

（二）接收、收集需要長期和永久保存的城建檔案資料；

（三）負責城建檔案資料的管理及利用工作；

（四）對重要工程的竣工檔案資料進行核查；

（五）對各有關單位、部門的城建檔案管理工作進行檢查、指導；

（六）開發(fā)城建檔案信息資源,為城市規(guī)劃、建設及其管理服務。

第六條市、縣（市）檔案行政主管部門應當在業(yè)務上加強對城建檔案管理機構的監(jiān)督、指導。

第七條縣（市）政府應當配備與城建檔案管理任務相適應的工程技術和檔案專業(yè)人員，并對所需經(jīng)費予以保障。

第八條各有關單位應當做好城建檔案資料的整理、歸檔、移交工作，保證城建檔案的齊全、準確、安全和有效利用。

第九條市、縣（市）城建檔案管理機構重點管理下列檔案資料：

（一）城市建設工程檔案：

1、工業(yè)建筑工程：包括工廠、礦山等。

2、公共和民用建筑工程：包括文化、教育、衛(wèi)生、體育以及住宅等建筑工程。

3、城市市政公用基礎設施工程：包括道路、橋涵、給排水、燃氣、供熱、照明和市容、環(huán)衛(wèi)、環(huán)保設施等工程。

4、城市基礎設施工程：包括電廠、變電站、郵政電信樞紐、城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)輸配線路、鐵路、公路、港口、機場、公交等工程。

5、園林綠化、風景名勝建設工程：包括公園、綠地、文物古跡、雕塑以及紀念性、標志性建筑設施等工程。

6、城市防災工程。

7、城市人防工程。

8、軍事工程：包括除軍事營區(qū)和軍事管理區(qū)以外的各類工程設施及穿越市區(qū)的地下管線及有關地下隱蔽工程。

（二)城市建設各相關部門在城市規(guī)劃、市政、環(huán)保、房地產(chǎn)、人防等管理活動中形成的城建檔案資料。

（三）各有關單位在城市建設方面形成的科研成果資料以及與城市建設相關的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎資料。

人防工程、軍事工程涉及國家和軍事秘密的除外。

第十條列入城建檔案管理范圍的建設工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。城建檔案管理機構預驗收工作應在建設單位提請之日起五日內(nèi)完成，重大建設工程的預驗收工作期限不超過十日。驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件。

第十一條建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。

第十二條建設工程竣工驗收合格后，建設單位應當在三個月內(nèi)向城建檔案管理機構報送準確、齊全的竣工檔案材料(原件)。

已建成的工程項目無現(xiàn)狀圖或竣工檔案不齊全、不準確的，其產(chǎn)權單位應進行補測、補繪，并在補測、補繪后一個月內(nèi)將檔案移交城建檔案管理機構。

建設單位可以委托城建檔案管理機構代為整理、編制工程檔案，整理、編制的費用由委托單位支付。

第十三條城市建設各相關部門形成的城建檔案,應自形成之日起一年內(nèi)向城建檔案管理機構移交。

城市房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案的移交期限，按省建設行政主管部門的規(guī)定執(zhí)行。

各有關單位在城市建設方面形成的科研成果以及與城市建設相關的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎檔案資料，應在形成之日起三個月內(nèi)向城建檔案管理機構移交。

第十四條本市市區(qū)的城建檔案向市城建檔案管理機構移交；其他各縣（市）城建檔案向所在地城建檔案管理機構移交。

移交單位在向城建檔案管理機構移交檔案正本的同時，應當自存檔案副本。

第十五條城建檔案不重復接收或移交。

對國家機關利用檔案或者單位、個人利用其移交、捐贈、寄存檔案的，城建檔案管理機構應當無償提供服務。

第十六條對在城建檔案的收集、整理、保護、利用和理論研究等工作中作出顯著成績或向國家捐贈珍貴城建檔案的單位和個人，由建設行政主管部門給予表彰和獎勵。

第十七條工程建設單位不按照規(guī)定移交建設項目竣工檔案的，由建設行政主管部門責令限期改正，并處以一萬元以上五萬元以下罰款。

檔案管理規(guī)定范文第3篇

示例：相關照片 長期-4-⑥

上例中保管期限亦可采用"2"或"C"表示。

5．4．7．6 組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。

5．4．8 冊內(nèi)備考表

按5．3．6。

5．4．9 照片冊的封面

照片冊的封面應印制"照片冊"字樣。

5．4．10 照片冊的冊脊

照片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、冊號、起止張?zhí)枴?/p>

照片冊冊脊的格式：照片號為格式一的照片冊冊脊見附錄B中的照片冊冊脊（一）；照片號為格式二的照片冊冊脊見附錄B中的照片冊冊脊（二）。

5．4．11 照片冊的排列

照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。

5．5 照片檔案目錄的編制

5．5．1 目錄的著錄

5．5．1．1 著錄項目

照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。

5．5．1．2 條目的著錄單位

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。

5．5．1．3 組合照片的著錄

5．5．1．3．1 以一組照片為單位著錄時，題名應根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內(nèi)容。

5．5．1．3．2 以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。

5．5．1．4 大幅照片的標注

對于大幅照片、底片，應在備注欄內(nèi)注明"大幅"和存放地址。以一組照片為單位著錄時，還應在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。

5．5．1．5 著錄與標引的要求

照片檔案著錄與標引的方法和要求，應按照DA／T 18、GB／T 15418、DA／T 19執(zhí)行。

5．5．2 目錄的編制

5．5．2．1 目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

5．5．2．2 基本目錄

照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目。基本目錄的條目應按照片號排序。照片檔案基本目錄參考示例參見附錄D。

5．5．2．3 冊內(nèi)目錄

冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。冊內(nèi)照片目錄參考示例參見附錄E。

6 照片檔案的保管

6．1 包裝物與裝具

6．1．1 底片袋

底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙制材料制作，其PH值應在7．2～9．5之間，á-纖維素含量應高于87％。

底片袋應使用中性膠粘劑，接縫應在袋邊。

6．1．2 底片冊、照片冊

底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應采用中性偏堿性紙質材料制作，其PH值應在7．2～9．5之間，化學性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。

6．1．3 貯存柜架

底片、照片應在能關閉的裝具中保存，如存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。

貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩(wěn)定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。

對貯存柜架進行排列時?熏應保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。

6．2 溫度、濕度要求

6．2．1 推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表1。

6．2．2 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于±2℃，相對濕度變化不應大于±5％。中期貯存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于±5℃，相對濕度變化不應大于±10％。

6．2．3 所推薦的溫度、濕度條件，應在各單獨的貯存器具內(nèi)或整個貯存室內(nèi)加以保證。

6．2．4 底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間，在其提供利用前應在緩沖間過渡幾小時。

6．3 空氣調節(jié)和凈化要求

6．3．1 空氣調節(jié)要求

6．3．1．1 為保證貯存庫的溫、濕度條件，應配備獨立的空氣調節(jié)系統(tǒng)。

6．3．1．2 貯存庫的氣壓應保持正壓狀態(tài)，以防止外界空氣滲入。

6．3．1．3 去濕應選用恒濕控制的自動制冷型除濕機。加濕應選用可控式加濕機，不應使用水盆或飽和化學溶液，以免導致濕度過高。

6．3．2 空氣凈化要求

6．3．2．1 進入貯存室或貯存柜的空氣應首先經(jīng)過機械過濾器過濾，以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜采用干介質型，應不可燃，其捕捉率不應低于85％。

6．3．2．2 應使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置，去除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體雜質。

6．3．2．3 油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源，應控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆，應在三個月后投入使用。對其他存有污染源的新貯存環(huán)境，亦應擱置一段時期后再投入使用。

6．3．2．4 硝酸片基膠片會釋放出有害氣體，因此，不應與其他膠片同處存放，也不應與其他膠片使用同一通風系統(tǒng)。

6．4 庫房有關要求

庫房條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應符合JGJ 25的規(guī)定。

6．5 保管要求和措施

6．5．1 貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規(guī)則。

6．5．2 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。

6．5．3 接觸底片的人員應戴潔凈的棉質薄手套，輕拿底片的邊緣。

6．5．4 底片冊、照片冊應立放，不應堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。

檔案管理規(guī)定范文第4篇

第二條  本規(guī)定適用于具有本市城鎮(zhèn)居民戶口，其人事檔案由戶口所在地街道（鎮(zhèn)）勞動部門管理，并已進行了求職登記的待業(yè)人員中申請出國或已經(jīng)批準出國的原城鎮(zhèn)待業(yè)人員。

第三條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門負責為申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員出具身份證明信；并依據(jù)國家有關規(guī)定出具公證證明材料。

經(jīng)批準出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案仍由街道（鎮(zhèn)）勞動部門管理；回國后，申請就業(yè)的，由街道（鎮(zhèn)）勞動部門為其辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第四條  城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請涉外、涉港、澳、臺民事公證時，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應根據(jù)其檔案所記載的內(nèi)容和近期域外親屬來信，為其出具出生、結婚、離婚、未婚、學歷、經(jīng)歷、國內(nèi)親屬關系和域外親屬關系的公證證明材料。

第五條  凡申請辦理出國證明手續(xù)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，須在辦理求職登記滿一個月后，方予辦理待業(yè)人員身份證明信和有關公證證明材料。

第六條  申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員在辦理公證證明材料時，應與街道（鎮(zhèn)）勞動部門簽訂《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員出國委托保存人事檔案合同書》（合同文本由市勞動局統(tǒng)一印制）。

第七條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門按照市物價局的規(guī)定，對申請出國或已批準出國的待業(yè)人員，收取辦理公證證明的手續(xù)費和檔案保管費。

第八條  出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案保管期限為兩年。期滿后，出國人員仍未回國的，須由具有本市城鎮(zhèn)戶口的直系親屬在期滿后一個月內(nèi)，持“戶口薄”、“居民身份證”到街道（鎮(zhèn)）勞動部門為其辦理《委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書》。

本規(guī)定前已經(jīng)出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案的保存和管理亦按上述規(guī)定辦理。

第九條  對于出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應另冊管理，其在出國期間不作為街道（鎮(zhèn)）社會勞動力管理對象。

第十條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門辦理出國證明手續(xù)的原待業(yè)人員在國外期間，需委托國內(nèi)親屬辦理有關公證時，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應按照規(guī)定的出具公證證明材料的范圍，以檔案內(nèi)容為準，如實開具公證證明材料。

第十一條  對于已經(jīng)出國而未委托親屬簽訂或續(xù)訂存檔合同書的城鎮(zhèn)待業(yè)人員中的出國人員，回國時，須補交檔案保管費后，街道（鎮(zhèn)）勞動部門才能予以辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第十二條  本規(guī)定執(zhí)行中的問題由市勞動局負責解釋。

第十三條  本規(guī)定自1991年9月1日起施行。

北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員委托保存人事檔案合同書根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關規(guī)定  街道（鎮(zhèn)）勞動科（以下簡稱甲方），和  同志（以下簡稱乙方）經(jīng)協(xié)商同意，就乙方出國以后的人事檔案保存問題訂立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事檔案。

二、合同期自年  月  日起至  年  月  日止。

三、存檔合同期滿，本合同自行解除。乙方在合同期限內(nèi)回國，可以辦理提前解除本合同的手續(xù)。

四、自合同簽訂之日起滿一年，乙方未能出國，亦可提前解除。

五、甲方責任：

1.負責保存管理乙方檔案；

2.為乙方辦理出國手續(xù)提供有關公證證明材料；

3.本合同期期未滿，乙方提前回國，甲方應在審驗乙方“戶口簿”和“護照”后，扣除實際存檔月份，退還其余存檔保管費。

4.甲方對申請出國而未能正式出國的乙方，合同執(zhí)行一年以后，審驗乙方“戶口簿”，退還全部保管費。

六、乙方責任：

1.合同期間乙方應按有關規(guī)定交付甲方管理費每月10元，自合同簽訂之日起一次交清合同期間的全部費用。

2.合同期滿，如乙方仍未回國，應委托在京的直系親屬在期滿一個月內(nèi)與存檔部門續(xù)訂合同，并繳納檔案保管費。

七、本合同自簽訂之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，裝入乙方人事檔案中一份。

甲方（單位公章）                乙方（簽字、蓋章）

年    月    日

備注：本合同期滿，乙方自愿委托在京直系親屬    同志

與甲方續(xù)訂存檔合同書。

乙方（簽字）

在京直系親屬（簽字）                年    月    日

在京直系親屬聯(lián)系電話：

地址：

委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書

根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關規(guī)定，  街道（鎮(zhèn)）勞動科（以下簡稱甲方）與已出國的  同志委托人同志（以下簡稱乙方），續(xù)訂保存人事檔案合同，合同期限自年  月  日起至  年  月  日止。合同的其它條款按照原合同文本的條款執(zhí)行。

檔案管理規(guī)定范文第5篇

關鍵詞：內(nèi)部審計 檔案管理 問題 對策

一、加強對審計檔案特性的認識

審計檔案是反映審計機關進行審計（含專項審計調查）活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計檔案工作是一項專業(yè)性、技術性很強的管理工作，深刻把握審計檔案的特性，是提高審計檔案管理質量的基礎。它有其特性，通過對其分析，可以加深對審計檔案管理規(guī)律的認識。其特性主要有：

1、形式的專業(yè)性。這是審計檔案突出的特性之一，審計檔案在形成過程中區(qū)別于其他會計文書檔案，它具有很強的專業(yè)性，審計檔案的立卷歸檔涉及范圍、排列順序、保管期限，《審計機關審計檔案管理規(guī)定》中有明確的規(guī)定。因此，審計檔案的分類歸檔整理都是建立在審計工作和審計檔案的專業(yè)性特性之上的。

2、內(nèi)容的多樣性。這是審計檔案明顯的特性之一。由于審計業(yè)務的不斷拓展，審計項目涉及預算執(zhí)行、財務收支、會計報表、干部經(jīng)濟責任、科研經(jīng)費審簽審計、基建維修工程項目的結算與決算；設備材料采購的價格審計、程序審計；單位經(jīng)營理念、內(nèi)部控制、風險導向控制及經(jīng)濟效益審計；審計業(yè)務涉及單位、部門一切經(jīng)濟活動有關的領域和范疇。審計檔案所要記載的內(nèi)容廣泛、多樣，手段復雜，程序固定。只有依據(jù)其多樣性的特性，采取相應措施，才能確保審計檔案的有效利用。

3、一事一檔性。這是審計檔案區(qū)別與其他檔案所具有獨特的特性之一。這一特性是有市場經(jīng)濟活動的復雜性所決定的。《審計機關審計檔案管理規(guī)定》有明確要求，審計檔案案卷按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。跨年度的審計項目，在項目終結的年度立卷。

二、目前審計檔案管理中存在的問題

1、對審計檔案的管理不夠重視。現(xiàn)在社會和單位對審計工作的希望值是越來越高，內(nèi)審項目的任務是越來越重，而審計資源又很有限。內(nèi)審機構一年到頭忙于應付日常紛繁復雜的審計項目都很緊張。部門領導往往是關注審計結果質量較多，當一個審計項目只要把審計報告或審計意見書或審計結果報告送達出去，該項目審計就算結束。檔案則采取“誰主審，誰立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經(jīng)常老項目沒結束新項目又上手，沒有時間對審計檔案的分類、歸集、整理進行仔細研究。因審計任務重部門領導對審計檔案的檢查、督導要求也沒有對審計結果質量來的重視與嚴格，有的甚至存在歸檔不及時，資料不齊全的問題。

2、對審計檔案的復核與檢查不夠嚴格。審計項目很多財務會計資料都是來源于單位與部門的會計資料。現(xiàn)在大多數(shù)單位和部門的會計業(yè)務都實現(xiàn)電算化，很多審計數(shù)據(jù)都是通過電子稿來反映。為了節(jié)約審計成本，審計人員一般只對審計中發(fā)現(xiàn)的主要問題進行摘錄，或對審計數(shù)據(jù)篩選出的選樣資料進行抽樣統(tǒng)計分析與核算后，編制審計工作底稿或審計日記。而對原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內(nèi)部審計組在進行審計復核，檢查時，對查出問題的結果進行檢查復核的仔細和嚴格，而對原始樣本的數(shù)量和質量情況，主要還是以聽主審人員匯報或抽查部分結果的多，存在部分復核督導不到位、檢查不夠嚴格的現(xiàn)象。

3、部分審計檔案缺乏完整性。根據(jù)《審計機關審計檔案管理規(guī)定》要求，審計文件材料應當按照結論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。規(guī)定中對4單元的文件材料都有具體說。但是在審計項目歸檔實施過程中，特別是內(nèi)部審計機構，很難完全按照規(guī)定來執(zhí)行。如某內(nèi)審機構一年要有二三百項零星維修工程的結算審計，在人員少、任務重的的情況下，一般只能在審計結束時，內(nèi)審部門根據(jù)審計金額的大小出具審計報告或工程結算審核單，在實際建檔時零星維修工程和小型基建工程就難有立項性文件書（審計通知書和審計實施方案）等。只有一份結論報告或審核（定）單。至使內(nèi)部審計在部分審計檔案整理時存在文件不完整現(xiàn)象。

4、審計檔案的分類、歸集、整理不夠規(guī)范。內(nèi)部審計機構由于按照“誰主審，誰立案”的原則來進行審計檔案的整理歸檔。由于審計人員本身對審計資料的理解有時存在差異，如對會計報表審計時，對報表資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注說明各自排列的順序不一。有按審計內(nèi)容內(nèi)容先后排列，有按審計時間順序排列。又如在對審計項目結果進行回訪或后續(xù)檢查時，也存在對審計建議落實情況審計工作底稿的排列順序不統(tǒng)規(guī)范，有的放在結論性材料中，有的放在證明性材料或備查類材料中。

三、解決內(nèi)部審計檔案管理中問題的對策思考

針對上述提到的問題，我們必須提出有效的改進措施與對策，才能有效地提高審計檔案的管理質量。

1、加強對審計檔案管理重要性的認識。各級審計機構領導要加強對審計檔案管理重要性的認識，把加強審計檔案管理列入審計項目質量的重要環(huán)節(jié)來抓，認真組織本部門人員學習領會《中華人民共和國檔案法》和《審計機關審計檔案管理規(guī)定》精神。做到把抓審計檔案管理質量與審計立項任務同布置、同檢查、同驗收、同總結。制定有關審計檔案管理辦法，把對審計檔案的檢查評比與審計人員的審計質量考核評比結合起來。

2、加強對審計檔案管理完整性的檢查。內(nèi)審機構領導要安排人員兼職承擔審計檔案員的職責。按“誰主審，誰立案”的原則完成檔案案卷時，要由專人對結論類、證明類、立項類、備查類4個單元內(nèi)容完整性、準確性、排列順序的規(guī)范性進行檢查確認，對不符合要求的退給原整理人員進行調整修正。保證在上交上級檔案部門時所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。

3、加強行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)審計檔案管理評比。近年來，各地方內(nèi)審協(xié)會都在開展審計質量評比，評比主要圍繞審計項目的規(guī)范性、成效性、創(chuàng)新性等方面開展，對審計過程中執(zhí)行內(nèi)部審計有關制度、規(guī)范情況，審計取得的成效，審計意見落實和整改情況，以及審計方法和技術創(chuàng)新等方面給出的分值占到92%以上，對案卷資料齊全，裝訂整齊，歸檔及時，管理規(guī)范分值只占8%左右。審計項目質量的優(yōu)劣主要還是通過案卷中的具體內(nèi)容來反映。建議主管部門在評比打分時應加大檔案管理方面的分值比例。應發(fā)揮專業(yè)審計協(xié)（片）會的作用，不定期有針對性的對系統(tǒng)內(nèi)的審計檔案進行檢查與評比。請審計專家對檢查評比結果進行指導與評講，舉辦檔案管理專題講座，對審計人員進行審計檔案重要性和規(guī)范性教育。

4、加強審計檔案現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代科學技術飛速發(fā)展的今天，僅靠原始的手工操作，已難以滿足內(nèi)部審計檔案管理與發(fā)展的需要，必須將計算機、光盤、復印機、影像等多媒體等先進技術和設備參與到審計檔案的收集、整理及加工工作中去，這樣才能使審計檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化。

參考文獻：