電子檔案管理細則
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電子檔案管理細則范文第1篇
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
電子檔案管理細則范文第2篇
1 當前人事檔案管理工作中存在的問題
目前在人事檔案管理工作中依然存在著一些問題，只有勇于發現問題、思考問題，才能真正解決問題，發揮人事檔案管理工作應有的作用。當前人事檔案管理工作中存在的問題，集中體現在一下幾個方面：
1.1 模式陳舊，信息化建設不夠完善
隨著國家信息化建設不斷推進，網絡信息化越來越多的應用在了政府工作的各個方面，極大的提高的工作效率與綜合水平。然而由于各方面原因，在人事檔案管理中仍有部分人才中心依然沿用傳統檔案管理模式，分類歸檔簡單固化、管理操作模式陳舊，難以適應當前快速發展的電子信息化節奏，造成了檔案信息查找速度慢、效率低的問題。另外存在的信息分類方式不精細的問題，造成了信息查詢繁瑣緩慢，難以及時快速的提供信息服務。
在社會發展的新形勢下，人事檔案管理的信息化建設仍有很多方面有待完善，具體工作實踐中仍然存在著亟待解決的諸多問題。例如硬件設備與資金的短缺，相關信息化軟件的使用及操作培訓不足，檔案管理人員對新知識、新技能的學習和掌握有待加強，新形勢下一些規劃和制度有待改革完善，等等。這些因素制約著檔案管理的信息化建設，應當予以重視。
1.2 缺乏監管，管理制度有待健全
人事檔案管理工作涉及到的信息資料繁多，工作內容復雜繁瑣，容易在管理工作中出現操作疏漏、流程不規范等問題。一旦在工作環節中忽視規章制度，消極對待檔案管理，就會影響檔案管理工作的有效進行，造成嚴重后果。
現有管理制度中，缺乏細致的監管細則，未能形成完善的監督系統，影響對人事檔案管理工作的有效監查，導致了具體檔案管理人員在具體工作中的疏漏與懈怠。在管理制度中，應當加強對人事檔案管理工作的監督審核制度，以具體的規章細則保障檔案管理工作的嚴謹性。同時，現有管理制度中對新形式下工作中出現的一些新變化、新問題，尚缺乏相應的規定和細則，制約了人事檔案管理工作的繼續發展。
1.3 思想懈怠，管理人員專業性差
在人事檔案管理工作中，部分管理人員思想覺悟不高，對人事檔案管理工作缺乏熱情，不能緊跟形勢積極認識到自身存在的不足，從而影響了人事檔案管理工作的順利進展。
少數管理人員對本職工作的缺乏責任感，對檔案管理工作的重要性認識不足，認為工作內容枯燥機械，產生了消極懈怠的思想。在具體工作中就體現為工作態度不認真，工作中待人接物缺乏人性化，對待檔案管理敷衍了事。一些管理人員缺乏相應的人事檔案管理專業知識，不能在工作中嚴格要求自己，怠于學習相關理論知識、提升自身專業技能；有些管理人員思想保守，不愿意學習新技能、了解新事物，對信息化建設推進中需要掌握的新的操作技能不重視，固守傳統老化的手工操作方。這些情況造成了部分管理人員在工作中難以適應信息化人事檔案管理的要求，影響檔案歸納分類與信息服務的效率，弱化了檔案文件和資料的服務功能。
2 新形勢下人事檔案管理的優化策略
2.1 創新模式，推進信息化建設
人事檔案管理的信息化建設是新形勢下檔案管理工作的切實需要。保障檔案工作信息化建設的順利推行，能夠保障檔案管理的工作效率與檔案信息的準確分類。
創新檔案管理模式、發展管理工作的信息化建設，首先是管理人員的心態轉變以及技術提高。檔案管理工作由傳統的手工操作轉變為電子信息化管理，管理人員應當積極轉變心態，掌握相應的軟硬件操作技能，從提高自身工作能力做起，推進自動化辦公的進程。其次，將檔案資料的電子信息錄入至計算機檔案管理系統，應當制定規范的操作細則，保障電子資料的準確性和完整性；強化檔案電子信息的安全管理，對計算機檔案管理系統中存儲的檔案資源?M行規范化存儲備份，保障信息安全性。
2.2 加強管理，鑒定、核查雙管齊下
人事檔案管理工作記載著個人經歷及政治思想與各項成績等重要信息，是人才錄用和培養的重要參考依據。因此抓好檔案管理工作是關系著社會發展，企業進步，個人提升的重中之重。
為解決目前存在的由于檔案工作疏失造成的檔案丟失、檔案損毀等現象，應當在管理中加強檔案的定期修復以及定期核查工作。強化管理人員的安全意識培養，對檔案資料及時核對復查，防止資料竊取問題；對于有變動的相關檔案信息要及時進行跟進和修正，保障檔案信息的可信性和真實性。通過制度規范和思想教育，提高管理人員責任心，將政策落實到實處，時時對檔案信息的分類管理進行核查，保障相關類別信息的規范化收納整理，提高信息服務效率。
通過加強檔案鑒定工作，促進檔案信息的有效歸納管理，提高檔案管理工作的時效。人事檔案管理信息復雜，工作內容繁瑣，因此容易出現文件歸類不清的疏漏，造成后期的檔案調取、信息服務不便。通過檔案鑒定對檔案進行精細分類歸納，提高檔案服務質量，滿足新形勢下人事檔案管理需求。
2.3 規范管理，加強人員隊伍建設
制定規范化的管理制度，加強人員隊伍的思想教育和技能培訓，對人事檔案管理工作的進一步發展具有積極作用。
檔案管理的規范化建設，對人事檔案的收納、整理以及歸類等都具有及其重要的意義，保障了這些工作的順利完成。首先，檔案管理應依據實施細則，精細化收集檔案資料，時時補充缺少的信息，不斷完善檔案內容；其次不斷更新人事檔案資料，對已無效的檔案信息及時處理，確保人事檔案的準確性和客觀性。
加強人員隊伍建設，是進一步提高人事檔案管理工作的必要環節。新形勢下，人事檔案管理工作已經發生了新的變化。首先是檔案管理工作方式轉變為自動化辦公操作，其次對于人事檔案管理的新的供求結構形成，過去的被動服務應當順應時代潮流轉變為主動服務。因此對于管理人員的培訓，應從思想教育入手，幫助管理人員樹立以人為本、人性化服務的工作意識；其次加強技能培訓，通過授課學習、互助學習等多種方式提高管理人員的專業技能。
電子檔案管理細則范文第3篇
關鍵詞：檔案管理；電子化；路徑
中圖分類號：TD327.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 20-0000-01
隨著人們生活節奏的不斷加快、信息科技的不斷發展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內容，以文字、圖表、數字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統意義上的紙質檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統紙質檔案不能替代的。下面本文從檔案管理電子化的現狀及相應的解決對策談談自己的看法，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務。
一、檔案管理電子化的現狀及問題
（一）沒有統一的檔案管理系統
由于目前我國的檔案信息管理系統和網絡建設形式沒有統一的標準，沒有建立數據交換的機讀目錄檔案系統，使得其在層次、規范上具有較大的差異性，從而導致其開發性、服務性和共享性較差，不能真正意義上的實現檔案信息的資源共享。
（二）缺乏通用性，不能對其進行統一的信息管理
眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規格不統一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應用于文件檢索，又能夠對所有文檔進行統一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發展受到了極大的阻礙，給其發展帶來了巨大的挑戰。
（三）缺乏標準、規范的檔案管理工作
檔案信息管理要想實現標準、規范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規范化。但是由于傳統紙質檔案管理不規范、檔案質量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統只能根據自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統一的標準和規范。
二、相應的解決對策及路徑
（一）建立統一、完善的電子檔案管理制度
為了未來能夠更好地發展電子檔案管理制度，建立一個統一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務。為了建立統一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應該規定一個統一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺
建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）加強對電子檔案管理人員的技術培養
對于當前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業計算機知識、技能的人才所擔任的，另一種是企事業單位現有的電子檔案管理人員。對于擁有專業計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應的短期培訓，使其了解本企業單位的實際情況，并很好的適應工作的需要；對于現有的電子檔案管理人員，要加大培訓的投入力度，讓其能夠掌握系統、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。
（四）做好硬件設施的維護、更新工作
由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
隨著電子信息化的不斷發展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。
參考文獻：
[1]門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創業月刊，2010（08）.
電子檔案管理細則范文第4篇
關鍵詞：基層黨校；教務檔案；管理
黨校教務檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業績的展示窗口，也是黨校開展教學、科研，提高教學質量和實現科學管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現代化手段管理教務檔案，則是新時期教務檔案管理的重點課題。
一、當前教務檔案管理存在的問題
1.收集、管理不夠規范
目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。
2.內容缺乏系統性
開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導致黨校教務檔案不完整，沒有系統性，影響了教務檔案的質量和利用價值。
3.信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。但是，在傳統的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現象。對黨校教務信息的共享缺乏導致些弊端：首先，大多數教務檔案工作保密多，內需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務檔案信息資源的開發利用始終處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含量低、封閉，無法實現資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學本身的質量遲遲得不到提高。
4.重要檔案沒有專人管理
黨校教務檔案不僅包括參加黨校學習的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學習班的教學具體內容、教學實際過程和結果的總結，有些教學過程當中出現的對教學內容的分析和深度反思則體現在參與黨校學習人員的日常匯報和筆記中；教務工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。
5.缺乏現代化管理手段
檔案管理對我國各項事業的發展都具有極為重要的作用，因此，進行現代化的檔案管理成為我國檔案管理事業發展的主要趨勢之一。現代化管理手段的應用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應的計算機文件處理能力和網絡化信息處理能力。但是，黨校教務檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應用水平普遍不高，較少參加業務培訓，管理方面習慣于舊模式，以傳統的手工方式管理教務檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調用的效率很低。此外，黨校辦公系統的信息化建設中的應用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務檔案實施徹底的現代化管理。
二、加強黨校教務檔案管理的對策
1.加強宣傳，提高領導的檔案意識
教務檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務管理意識為基礎進行檔案應用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務改革。對檔案管理工作的重視則是實現檔案信息化管理的基礎，檔案管理工作重視與否，關鍵在領導，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領導思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規范。
2.建章立制，規范教務檔案的收集整理制度
進行黨校教務檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。
3.更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化
隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現網絡化管理和利用。
4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料
要根據教務檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學校制定的教學科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學通知、各科室工作計劃總結、教學工作會議材料等；③教學類：教學課程表、干部培訓進程表、考試安排、考核辦法等；④學籍類：各班次花名冊、成績單、結業證及畢業證書、學歷證書電子數據等；⑤教師業務類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養考核材料、教學評價、教學競賽和教學獎勵；⑥科研類：教學改革方案、下鄉下企業調研資料、教學評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學參考書、本校教師參與編寫的教學材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統、規范。
5.嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系
在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。
6.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質
社會的發展，科學技術的不斷進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業務培訓工作，提高他們的綜合素質。一是要提高思想素質，營造一種愛崗敬業的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務意識以及良好的職業道德和心理素質。二要注重自身學習，主動參加崗位培訓，不斷提高管理教務檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復合型人才，既有檔案管理的專業能力，又要善于運用現代化手段，擅長計算機的應用和網絡信息管理的技術。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。
7.建立健全一系列行之有效的獎懲制度
電子檔案管理細則范文第5篇
一、會計電算化建設中存在的問題
(一)會計核算流程和會計崗位設置尚未科學完善
傳統手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環節都要經過具有相應權限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業務處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復核和記賬后系統自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規范》中關于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構負責人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。傳統手工記賬方式下，財務崗位設置最少應有出納、會計兩個崗位，像資產管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數據庫的管理等構成了電算化核算模式下的一項重要內容。但當前部分高職院校中懂財務知識又熟知計算機的財務人員比較少，有的學院由出納員兼任系統管理員，有的未設此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務信息的安全造成了相當大的壓力。
(二)內部管理制度尚未建全
據調查當地五所高職院校的會計電算化內部管理制度建設情況，發現其中相當一部分院校沒有《規范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環節全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監督的職能，勢必造成違規事件發生。
(三)會計電算化檔案管理存在漏洞
1、電算化會計檔案管理制度尚不完善在實施會計電算化后，許多院校未根據財務核算模式的變化及時制定或修訂相關的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。
2、檔案管理人員的業務素質不全面檔案管理人員的計算機應用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。部分會計人員重紙質檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數據資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務器出現病毒或操作不當，將對財務數據造成不可逆轉的破壞。
3、電算化會計檔案載體存在問題電算化條件下,會計檔案載體本身發生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務數據庫及相關文檔資料。由于會計數據被記錄在硬盤等存儲介質上,在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發現難度非常大。
二、會計電算化建設的相關對策
(一)提高認識，加強學習，穩步推進會計電算化建設
1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平不斷加強業務培訓，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要。可組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統分析和系統設計工作。
2、循序漸進、逐步提高會計電算化應用水平根據《規范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據具體情況，循序漸進。例如：可先實現帳務處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現固定資產核算等工作電算化，再進一步實現財務分析和財務管理工作電算化；在技術上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現網絡化。也可根據單位實際情況，先實現工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發展。
(二)進一步優化會計核算流程，完善會計崗位設置
嚴格按照《規范》要求，科學合理的設置會計崗位。在賬務核算過程通常可設出納、會計、系統管理員三個基本崗位，收入、票據、固定資產管理等崗位可根據會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統管理員負責會計電算化的初始、財務數據及軟件系統日常維護工作；出納員負責憑證的錄入、打印，現金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務軟件系統中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發現科目及內容錯誤要及時取消復核和記賬，讓出納員予以修正。
(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內部控制制度
1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》細則中應對會計電算化核算方式下的崗位設置、內部審計、財務數據庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規定，并根據當地財政部門的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務人員在任何時期都能做到有規可依。
2、制定會計電算化內部審計制度內部審計是學院內部會計監督機制的主要方式，制定電算化內部審計操作規范，審查電算化會計帳務處理是否正確；審查電子數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務處理應及時調整并分析原因；監督數據保存方式的安全、合法，防止發生非法修改電子數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。
(四)加強會計電算化檔案管理
1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質、存放環境、電子數據正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規定。建立健全相關規定是電算化會計檔案管理的最好保障。
2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數據要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據當地財政部門要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產負債表等。
3、定期整理備份系統數據在一定的時間間隔內（如一個會計年度），將計算機系統中的財務數據庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統管理員應將每次數據庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統損壞后，能夠在最短的時間內，恢復原有的系統數據。
