檔案管理風險

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檔案管理風險范文第1篇

【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作

信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。

一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀

信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。

（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業(yè)務的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發(fā)生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。

二、加強信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業(yè)務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養(yǎng)出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業(yè)務水平，可以對相關工作人員進行日常業(yè)務考核，并設立適當?shù)莫剳痛胧瑢τ谝恍┕ぷ鲬B(tài)度差，業(yè)務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務水平。

（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結論

加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態(tài)度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

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[2]翁陸平.談市場經濟時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.

[3]殷惠國.加強信貸檔案管理的五項措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.

檔案管理風險范文第2篇

信息技術以及信息產業(yè)的飛速發(fā)展，給檔案管理信息化建設帶來了機會，同時也給其帶來了巨大的沖擊和新的挑戰(zhàn)。信息系統(tǒng)自身所處的網絡環(huán)境的特點以及信息系統(tǒng)自身的局限性會導致信息系統(tǒng)的發(fā)展過程中會受到一些因素的影響。而且，在使用的過程中也會遇到一些認為破壞或者是木馬等方面的破壞。所以，檔案管理信息化的過程中會遇到一些信息安全隱患，這嚴重影響信息的安全可靠性。但是，隨著時代的快速發(fā)展，人們在不斷的探索和研究防止信息系統(tǒng)遭受到破壞的措施，而且在殺毒軟件和入侵檢測技術方面獲得了很大的成就。雖然這些檢測手段的使用在一定程度上可以防止惡意程序對信息系統(tǒng)的破壞，但是并沒有從根本上解決檔案信息系統(tǒng)的安全問題。因為隨著信息技術的發(fā)展，信息系統(tǒng)受到的威脅也在逐漸向著多樣化的趨勢發(fā)展變化，而且更加的隱蔽化，對于信息系統(tǒng)的破壞性越來越大。隨著信息技術的廣泛使用，信息安全的內涵也在不斷的豐富，已經不再是最開始的單單對信息保密，而是向著保證信息的完整性、準確性方向發(fā)展，使檔案信息變得更加的實用而且具有不可否認性。進而實現(xiàn)多方面的防控實施技術。

二、檔案管理信息化中安全風險評估的作用

人們在進行檔案信息管理的過程中受到認識能力以及實踐能力的限制，不能夠保證信息管理的完全安全性，所以檔案信息管理系統(tǒng)在一定程度上存在著脆弱性，這種情況導致在使用檔案信息的過程中面臨著一些人為或者是自然條件的破壞，所以檔案信息管理存在安全風險具有必然性。因此，對檔案信息管理進行安全風險評估具有重要的意義，信息安全建設的前提是，基于對綜合成本以及效益的考慮，采取有效的安全方法對風險進行控制，保證殘余風險降低在最小的程度。因為，人們追求實際的信息系統(tǒng)的安全，是指對信息系統(tǒng)實施了風險控制之后，接受殘余風險的存在，但是殘余風險應該控制在最小的程度。所以，要保證檔案信息系統(tǒng)的安全可靠性，就應該實施全面、系統(tǒng)的安全風險評估，將安全風險評估的思想以及觀念貫穿到整個信息管理的過程中。通常情況下，信息安全風險主要指的是在整個信息管理的過程中，信息的安全屬性所面臨的危害發(fā)生的可能性。產生這種可能性的原因是系統(tǒng)脆弱性、人為因素或者是其他的因素造成的威脅。用來衡量安全事件發(fā)生的概率以及造成的影響的指標主要有兩種。然而，危害的程度并不只取決于安全事件發(fā)展的概率，還與其造成的后果的嚴重性的大小有著直接的關系。安全風險評估具有很多的特點。首先，它具有決策支持性，這個特點在整個安全風險評估周期中都存在，只是內容不相同，因為安全評估的真正目的是供給安全管理支持以及服務的。在系統(tǒng)生命周期中都存在著安全隱患，所以整個生命周期中都離不開安全風險評估。其次，比較分析性，這個特點主要體現(xiàn)在對安全管理和運營的不同的方案能夠進行有效的比較以及分析；能夠對不同背景情況下使用的科學技術以及資金投入進行比較分析；還能夠對產生的結果進行有效的比較分析。最后，前提假設性，對檔案信息進行管理的過程中所使用的風險評估會涉及到各種評估數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠被分為兩種。其中一種數(shù)據(jù)的功能是對檔案信息實際情況的描述，通過這些數(shù)據(jù)就可以了解整個檔案管理信息中的情況；另一種數(shù)據(jù)是指預測數(shù)據(jù)，主要是根據(jù)系統(tǒng)各種假設前提條件確定的，因為在信息管理的整個過程中，都要對一些未知的情況進行事先的預測，然后做出必要的假設，得出相關的預測數(shù)據(jù)，再根據(jù)這些預測數(shù)據(jù)對系統(tǒng)進行風險評估。

三、檔案管理不同階段

進行不同的風險評估信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及到很多的模型，而且隨著科學技術的快速發(fā)展，各種模型都在不斷的升級。從最早期的線性模型到螺旋式模型再到后來的并發(fā)式的模型，這些系統(tǒng)模型的開發(fā)都是為了滿足不同的系統(tǒng)需求。然而，風險評估卻存在于整個信息系統(tǒng)的生命周期中，但是由于信息系統(tǒng)的生命周期中有很多的階段，而且每一個階段活動的內容都有所差別，因此信息管理的安全目標以及對安全風險評估的要求也是不同的。

（一）對于分析階段的風險評估。其真正的目的是為了實現(xiàn)規(guī)劃中的檔案信息系統(tǒng)安全風險的獲得，這樣才能夠根據(jù)獲得的信息來滿足安全建設的具體需求。分析階段的風險評估的重點是抓住系統(tǒng)初期的安全風險評估，從而有效的滿足對安全性的需求，然后從宏觀的角度來分析和評估檔案信息管理系統(tǒng)中可能存在的危險因素。

（二）設計階段的安全風險評估。這個階段涉及到的安全目標比較多，所以能夠有效的確定安全目標具有重要的意義。應該采取有效的措施，通過安全風險評估，保證檔案信息管理系統(tǒng)中安全目標的明確。

（三）集成實現(xiàn)階段。這個階段的主要目的是要驗證系統(tǒng)安全要求的實現(xiàn)效果與符合性是否一致，所以，應該通過有效的風險評估對其進行驗證。需要注意的是，在進行資產評估的時候，如果在分析階段以及設計階段已經對資產進行了評估，那么在這個階段就不需要再重新做資產評估的工作，防止重復性工作的發(fā)生。所以，可以直接用前兩個階段得出的資產評估的結果，但是如果在分析階段和設計階段都沒有進行資產評估，則需要在此階段先進行這項工作。威脅評估依然著重威脅環(huán)境，而且要對真實環(huán)境中的具體威脅進行有效的分析。除此之外，還應該對檔案信息管理系統(tǒng)進行實際環(huán)境的脆弱性的有效分析，重點放在信息的運行環(huán)境以及管理環(huán)境中的脆弱性的分析。

（四）運行維護階段。對檔案管理系統(tǒng)不斷的進行有效的風險評估，從而確保系統(tǒng)的安全、可靠性，這樣才能夠保證檔案管理系統(tǒng)在整個生命周期中都處于安全的環(huán)境。

四、檔案信息安全風險評估存在的不足

我國在檔案信息安全風險評估方面已經取得了很大的成就，積累了一些寶貴的經驗。但是，由于我國檔案信息安全風險評估工作起步晚，還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾點。

（一）管理層對于信息安全風險評估缺乏一定的重視，而且缺少一些專業(yè)評估技術人員。當前評估技術人員的專業(yè)技能不高也是現(xiàn)階段存在的問題。所以，應該對評估人員進行定期的培訓，提高他們的專業(yè)技能，保證風險評估工作有效的進行，同時還應該采取有效的措施來提高工作人員對于風險評估的重視，是檔案管理信息化環(huán)境處于安全的運行環(huán)境中。

（二）風險評估的工作流程還不夠完善，而且一些風險技術標準也需要進一步的更新。檔案信息化管理的風險評估，不僅僅是一個管理的過程，也是一個技術性的過程，所以應該根據(jù)實際情況來科學合理地制定工作流程和技術標準。如果所有的環(huán)境和情況都套用一種工作流程和一個技術標準，就會導致不匹配現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅影響風險評估的效果，而且在一定程度上還影響信息系統(tǒng)的安全性。

（三）評估工具的發(fā)展比較滯后，隨著科學技術的快速發(fā)展，信息安全漏洞會逐漸顯露出來，所以對信息系統(tǒng)的威脅逐漸增加。應該采用先進的評估工具對其進行風險評估，從而滿足檔案管理信息化的需求。

五、結語

檔案管理風險范文第3篇

【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。

3．及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

轉貼于

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網絡供應商互相協(xié)調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[J]．檔案學通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網絡環(huán)境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

檔案管理風險范文第4篇

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 風險管理 評估方略

一、檔案信息化建設

（一）檔案管理信息化建設的含義

信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業(yè)。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、數(shù)據(jù)處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設的可行性

隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術開始廣泛應用到各行各業(yè)中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分企業(yè)機關的檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。企業(yè)對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關于信息化檔案管理的規(guī)范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了各部門對檔案管理的重視，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。

二、檔案信息化建設的風險管理

（一）風險管理分等級措施

檔案信息化的風險管理宜采用分級的措施。首先，相關工作人員要依照檔案信息化建設的風險評估數(shù)據(jù)，根據(jù)已經區(qū)分的風險級別，評定檔案管理信息化風險管理的優(yōu)先的風險等級。然后，在評估風險管理優(yōu)先級的條件下，給每一級的風險要素加設風險管理要求。最后，依照劃分的風險管理要求，來評估檔案信息化建設在不在可接受風險以內，如若低于可接受風險等級，就必須即刻采取相應的風險管理辦法，施展應對措施。

（二）風險保證金的預留

檔案信息化建設是一項投資大、周期長、風險高的項目，項目預算應預留一定的風險保證金，為了有效應對項目由于需求的變化，降低事故造成的金融風險。此外，在不同地區(qū)或單位建設檔案管理的信息化，項目負責人要從本區(qū)域檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，制定相適應的信息化發(fā)展目標，檔案信息化建設規(guī)劃的可行性，避免檔案管理信息化的重復投資，確保資金的合理使用。

（三）采用逐步轉變的辦法

信息化的技術的未來行業(yè)發(fā)展的前景，但是它在一定程度上是難以預測的，完全的規(guī)避風險很難做到。檔案管理的信息化建設宜采用逐步轉化、持續(xù)改進的辦法。在引入信息化技術的時候，決策者首先要考慮信息技術產品的穩(wěn)定性以及和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的兼容性，不能盲目地引進新技術。在檔案管理信息化O備的選購上，要制定與檔案檔案信息化建設相適應的標準規(guī)范。從設備的可靠性、風險性、成本等因素多方面評估，選購最合適的設備。

三、檔案管理信息化建設的風險評估方略

檔案管理的信息系統(tǒng)涉及到很多的模型，隨著信息技術快速的更新?lián)Q代，各種數(shù)學模型都在不斷的優(yōu)化。所以，檔案信息化建設的風險評估要存在于整個信息系統(tǒng)開發(fā)的全過程中，但是檔案管理信息化建設每階段的內容差別很大，其對信息管理安全風險評估的要求也不盡相同。

（一）分析階段的風險評估

檔案管理信息化建設分析階段風險評估主要針對的是檔案信息系統(tǒng)安全風險的獲得環(huán)節(jié)，只有獲取充分的信息才能滿足檔案管理信息化建設的安全需求。分析階段風險評估要重視檔案管理系統(tǒng)的初期安全風險，滿足其對安全性能的需求，進而從宏觀的方面評估檔案信息管理系統(tǒng)中潛在的危險因素。

（二）設計階段的風險評估

此階段涉及到的評估目標比較多，確切的安全目標對這個階段的工作具有重要的意義。設計者必須進行合理的安全風險評估，確保檔案信息管理信息化系統(tǒng)的安全性能。

（三）運行維護階段的風險評估

在檔案管理信息化系統(tǒng)的運行階段對周期性地進行風險評估工作，只有這樣才能充分確保檔案管理系統(tǒng)的安全、可靠性。

參考文獻：

[1]陳，劉波，任鑫.基于專家未知權重群決策FANP和SVM的煤炭企業(yè)管理信息化項目建設風險評估[J].中國煤炭，2015，（12）.

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[3]寧家駿.遵循風險管理規(guī)律，做好風險評估工作――談信息化項目安全保障系統(tǒng)建設[J].計算機安全，2008，（02）.

檔案管理風險范文第5篇

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；風險管理；信息安全管理體制；不安全因素 文獻標識碼：A

中圖分類號：G276 文章編號：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以計算機磁盤為基礎對信息進行儲存是電子檔案的基本特點，在相互關聯(lián)的互聯(lián)網體系下形成了電子檔案的巨大集合。在此過程中涉及到的形式主要有磁盤和磁帶以及光盤等，而主要的表現(xiàn)形式則主要包括文字、數(shù)字、圖表及圖畫等多種形式。上述電子檔案不但可以儲存于上述多種介質中，也可以儲存于云端網絡空間。對于電子檔案來說，其自身具有極強的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒體繼承及信息和載體的分離等多種優(yōu)勢。而電子檔案雖然具有較大優(yōu)勢，但是自身也存在一定的風險。基于此，必須不斷加強電子檔案安全管理和風險防范的研究。

1 加強檔案信息安全管理的必要性

對于檔案來說，其自身與常規(guī)的信息存在一定的差別，檔案會對企業(yè)自身的發(fā)展歷程形成準確記錄，更會對企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果進行準確記錄，其將會為企業(yè)的經營發(fā)展提供極大的資料支持，對于所有資料進行科學分析，并形成企業(yè)發(fā)展的良好教材。而對于部分涉及國家政治、經濟、科技、軍事及文化等多方面的敏感信息時，倘若被非法利用，則會對社會和國家的安全性和穩(wěn)定性造成極大的影響作用。在當前的網絡信息時代，對檔案信息的安全性提出了更高的要求。此外，檔案自身所特有的原始性和不可替代性使其在數(shù)字環(huán)境中進行信息傳遞時對于可靠性的要求更高，因此在后期發(fā)展過程中加強電子文件的檔案管理，提升信息安全性將會成為所有檔案工作人員必須考慮的問題。

2 檔案管理過程中存在的風險

2.1 管理方面的問題

（1）重視技術卻嚴重忽視管理。在長期的電子檔案管理過程中都極為重視對于技術的依賴性，但是卻忽視了管理的科學性。在實際發(fā)展過程中僅僅認為加強防火墻和入侵檢測等安全技術體系便能夠保證體系的安全，但是安全的電子檔案安全保證必須獲得科學管理和技術的共同支持，因為缺乏管理將會使技術失去用武之地；（2）過于重視外部安全，但是忽視了內部安全管理。其實在電子檔案管理過程中來自于內部的安全威脅遠遠大于外部，譬如對于崗位以及職責范圍劃分的模糊性和業(yè)務操作權限配置的混亂性以及計算機密碼設置等多種問題都會使電子檔案的安全性受到極大的威脅；（3）因為電子檔案自身具有的多種特性，使其自身對于計算機系統(tǒng)存在極強的依賴性和非直讀性以及載體不穩(wěn)定性都和傳統(tǒng)檔案存在一定差別，在傳統(tǒng)檔案管理過程中形成的相關理念和思想并不能滿足電子檔案。在當前的檔案部門針對電子檔案的安全管理進行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多種前沿性研究，但是當前所形成的相關理論研究還尚未應用于電子檔案的安全管理方面；（4）當前的電子檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)有待提升。對于從事電子檔案的工作人員來說，其在實際工作過程中不但需要熟悉檔案業(yè)務，更要充分掌握現(xiàn)代信息技術。在當前的電子檔案管理過程中將會涉及到建檔、接收、整理和利用等多個環(huán)節(jié)，在此過程中必須充分掌握計算機操作、網絡技能應用等多項技能。而對于檔案，所涉及到的管理人員都必須經過嚴格審核，并充分強化其自身的安全責任

意識。

2.2 體系認識方面的問題

保證電子檔案的安全性已經成為檔案行業(yè)中的基本共識，但是并沒有獲得全社會的普遍關注和認可，普通大眾對于電子檔案的安全管理意識還極為薄弱，對于傳統(tǒng)文件的安全管理的重視程度不夠。在當前的信息技術的發(fā)展時代，數(shù)字信息獲取變得極為方便，該便利性使人們在電子檔案的實際應用過程中并不能意識到失竊和丟失的可能，進而使電子檔案管理在實際管理過程中缺乏基本的規(guī)劃性。

（1）當前的檔案部門在政府電子文件管理和國家信息化建設過程中所占據(jù)的地位并不高，而在相關政策法規(guī)的實際制定過程中也難以具有檔案部門的加入，此外中央和地方在電子檔案的管理過程中缺乏應有的協(xié)調性；（2）大量機構當前并不認為電子文件是正式性文件，更未將其視為重要資源，因此難以形成規(guī)范化管理。此外，紙質化的檔案文檔難以形成電子文件，更不會得到有效保管，由此造成的數(shù)字信息丟失也是難以忽視的重要問題；（3）當前的電子政務體系中對于電子文化的基本范圍尚未形成準確界定，在實際工作過程中因為不了解郵件系統(tǒng)、網站、數(shù)據(jù)庫及其他信息體系，對于文本文件之外的圖形和圖像以及多媒體等文件并不了解，最終也不能將其視作有價值的文件進行保存和

管理。

2.3 技術方面的問題

在我國長期的電子文件科學管理過程中都是以技術為基礎進行的，但是因為支撐體系薄弱使得電子文件管理的重要技術指標基本都是空白，核心技g攻關都存在問題。而信息技術更像是雙刃劍，其在保證電子檔案信息安全的同時也對其自身的發(fā)展形成了巨大影響，其主要表現(xiàn)在以下四點：（1）硬件質量低下和功能欠缺以及性能落后等多種問題使得硬件系統(tǒng)常常無法發(fā)揮應有的作用，進而造成數(shù)據(jù)的丟失；（2）因為設計過程中存在的漏洞和使用過程中的不恰當，使得軟件在實際運行過程中出現(xiàn)了大量差錯，甚至造成系統(tǒng)的崩潰，最終對檔案管理造成巨大損失；（3）因為計算機病毒和黑客的入侵使得計算機功能和數(shù)據(jù)受到巨大威脅，而隨著多種病毒在網絡中的蔓延使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏，進而引發(fā)嚴重后果；（4）在服務器和儲存系統(tǒng)的正常工作過程中對于周圍運行環(huán)境的要求極高，倘若對于周圍環(huán)境處理不當，將會因為惡劣環(huán)境使得計算機系統(tǒng)受到巨大

威脅。

3 電子檔案管理風險的防范

在電子檔案管理過程中存在多種風險，因此加強網絡監(jiān)督和監(jiān)管其實是防范風險的重要方式，其也是保證電子檔案工作正常開展的基礎。在此過程中應當從以下四點入手：（1）對于相關法律的不斷完善。在電子檔案工作的風險控制過程中應當以完善的法律為基礎。雖然當前關于電子文件的歸檔和管理的法律法規(guī)已經形成和實施，但是實際工作的效率和規(guī)范還必須加強和改善；（2）對于風險的規(guī)避與處理。對電子檔案進行風險規(guī)避的前提是采用一定手段進行預防，依照電子n案隱藏的漏洞進行把控，避免檔案在把控過程中檔案內部信息遭到丟失。在電腦運行中，可以采取很多措施，其中降低電子檔案風險發(fā)生比較有效的方法是引進先進的電子計算機技術，此種方法不僅可以保障電子檔案的安全性，而且在保護其內部信息方面也有著顯著的成效。在規(guī)避風險中也可以采用風險評估的方法，此方法主要是為了對電子檔案進行全方位的分析，深入探析引起安全風險的因素以及這些不穩(wěn)定因素所帶來的安全隱患，所以制定一整套全方位的風險規(guī)避計劃對電子檔案管理人員來說也是種不錯的方法。在風險即將發(fā)生時，必須通過一定的技術處理方式對于風險進行攔截和去除。在此過程中必須采取一定的既定計劃對風險進行立刻處理，從而避免風險的不斷惡化和蔓延，在風險出現(xiàn)之后，必須通過多種技術手段將系統(tǒng)風險降至最低。基于上述分析，對于風險的防范應當通過風險的識別、回避、轉移、分散、控制等多個步驟進行控制；（3）對于電子檔案的安全處理和管理必須獲得高端技術的支持。該種方式也是風險防范的重要方式，在實際應用過程中通常會使用到數(shù)據(jù)加密、網絡安全技術、病毒防護、身份認真以及病毒修復等多種安全技術。基于此，在電子檔案管理過程中必須確保相關責任人能夠對計算機網絡技術的尖端知識和技術形成深入學習和理解，并對于所有操作人員的日常操作行為進行規(guī)范。在實際運行過程中一旦遇到多種技術問題，必須通過學習和資料查閱的方式，確保電子檔案的真實性和準確性以及連續(xù)性；（4）進行規(guī)范化管理，在此過程中應當加強對于人員的管理，這是因為電子檔案從形成到最終的存儲都必須由人進行操作。還應當對于內部流程進行規(guī)范化管理，保證對所有環(huán)節(jié)的重視，而對于風險的防范也應當從所有環(huán)節(jié)入手。只有不斷加強內部管理才能夠保證電子檔案在形成和鑒定以及銷毀等流程的嚴格把控，最終保證工作的連續(xù)性。

4 結語

綜上所述，在傳統(tǒng)的電子檔案安全管理中依然存在大量不足，進而使多種安全風險大量出現(xiàn)，對電子檔案體系的發(fā)展造成了極大的限制。作為電子檔案安全管理體系中的重要組成部分，在風險管理過程中應當不斷加強風險預估，選擇適當?shù)陌踩刂品绞綄Π踩L險進行控制和規(guī)避。通過上述方式不但能夠避免電子檔案受到損壞，還能夠有效促進我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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