辦公檔案管理

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇辦公檔案管理范文，相信會(huì)為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

辦公檔案管理范文第1篇

辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡(jiǎn)要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國(guó)企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過程以及對(duì)其單位的未來發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識(shí)，通過對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語

通過對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.

辦公檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：辦公室 文書檔案 管理

一、文書檔案管理的概述

1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實(shí)際上就是反映行政或者黨務(wù)等活動(dòng)的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)等。而文書檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲(chǔ)存，具體主要包括對(duì)這些文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用以及保護(hù)等工作。同時(shí)，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點(diǎn)

文書檔案管理工作的特點(diǎn)包括“一體化”和“綜合性”兩個(gè)主要特點(diǎn)。其中的“一體化”特點(diǎn)是指文書檔案整理是在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上所進(jìn)行的一個(gè)文書檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點(diǎn)是指文書檔案管理工作除了負(fù)責(zé)管理文書檔案工作外，也涵蓋了會(huì)計(jì)、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，所以綜合性很強(qiáng)。

3.文書檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文書檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時(shí)也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個(gè)方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時(shí)由于其大都是當(dāng)事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實(shí)性比較強(qiáng)；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過程中均會(huì)產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對(duì)于文檔服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創(chuàng)新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

3.檔案人員管理意識(shí)淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚啞＞唧w表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現(xiàn)階段，我國(guó)辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對(duì)問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案工作對(duì)于我國(guó)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國(guó)的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問題，并根據(jù)問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實(shí)這些優(yōu)化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

參考文獻(xiàn)：

辦公檔案管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(5):171-172.

辦公檔案管理范文第4篇

一、辦公自動(dòng)化與檔案的關(guān)系

1.辦公自動(dòng)化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看，文件實(shí)質(zhì)上是一種信息，且這種信息需具備真實(shí)性和可靠性。而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)，已經(jīng)可以在信息分散處理過程中，真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過程，并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對(duì)，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動(dòng)化，是以滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為最終目的，以計(jì)算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù)，以文件的運(yùn)行規(guī)律為導(dǎo)向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構(gòu)成了一個(gè)與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內(nèi)涵有所擴(kuò)展，相互融合又相對(duì)獨(dú)立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動(dòng)化和檔案管理互為影響。辦公自動(dòng)化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進(jìn)步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲(chǔ)信息，而且能保證掌管文件的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用，使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實(shí)性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動(dòng)化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的要求

1.對(duì)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化要求高。利用檔案工作的辦公自動(dòng)化，要求必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有標(biāo)準(zhǔn)的文件信息才能用計(jì)算機(jī)處理，共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此，檔案管理的基本工作必須規(guī)范化、科學(xué)化。我國(guó)電子文檔的《規(guī)范》提出4項(xiàng)措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識(shí)別；（2）設(shè)置滿足運(yùn)行要求的安全日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄操作人員、設(shè)備、項(xiàng)目、時(shí)間等；（3）通過標(biāo)記避免錯(cuò)誤和防止交換；（4）電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等措施，都可以防止非法使用。

2.有助于實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。辦公自動(dòng)化公文處理與檔案管理，直接表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過程。如辦公處理所需的要求、報(bào)告、外文文獻(xiàn)。當(dāng)辦公室收到了一份文件，不僅要在計(jì)算機(jī)上對(duì)其的特征描述進(jìn)行著錄，而且對(duì)文件的內(nèi)容和主題進(jìn)行分析，確定內(nèi)容特征識(shí)別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，提高查全率和檔案信息的精準(zhǔn)度。可見，辦公自動(dòng)化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

3.對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高。辦公自動(dòng)化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識(shí)是管理不好新型載體檔案的，只要及時(shí)更新自己的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。

辦公檔案管理范文第5篇

一、辦公自動(dòng)化與檔案的關(guān)系

(一)辦公自動(dòng)化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果

從檔案學(xué)角度看，文件實(shí)質(zhì)上是一種信息，且這種信息需具備真實(shí)性和可靠性。而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)，已經(jīng)可以在信息分散處理過程中，真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過程，并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對(duì)，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動(dòng)化，是以滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為最終目的，以計(jì)算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù)，以文件的運(yùn)行規(guī)律為導(dǎo)向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構(gòu)成了一個(gè)與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內(nèi)涵有所擴(kuò)展，相互融合又相對(duì)獨(dú)立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。

(二)辦公自動(dòng)化和檔案管理互為影響

辦公自動(dòng)化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進(jìn)步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲(chǔ)信息，而且能保證掌管文件的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用，使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實(shí)性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動(dòng)化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。

二、傳統(tǒng)辦公信息與檔案管理暴露的問題

(一)文件管理水平落后，丟失嚴(yán)重

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員利用造成很多不便。

(二)文件流轉(zhuǎn)過程不規(guī)范

由于一些人為的因素，造成文件辦理不按照業(yè)務(wù)程序執(zhí)行，給辦理部門造成文件信息不清楚，不能跟蹤和督辦，最終造成不能及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理結(jié)果。

(三)文件和文字信息不能交流和共享

機(jī)關(guān)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找的困難。

(四)文件與檔案管理相互孤立，不能形成一個(gè)有機(jī)的整體

傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理屬于兩個(gè)不同的部門――辦公室和檔案室，如果業(yè)務(wù)銜接不好，文件組卷歸檔工作將非常困難，檔案的準(zhǔn)確性和完整性會(huì)受到很大影響。同時(shí)，傳統(tǒng)的文件組卷工序繁瑣，檔案工作效率低下。

(五)文件傳遞技術(shù)落后

傳統(tǒng)文件傳遞依靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的制約，而且往往因?yàn)槎喾N原因，造成文件丟失或時(shí)間延誤。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了檔案信息的開發(fā)利用

檔案信息作為國(guó)家和社會(huì)從事各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是社會(huì)信息源的重要方面，對(duì)它的開發(fā)利用，受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，將建立起檔案現(xiàn)代化管理體系。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)取代傳統(tǒng)的檔案利用，一是節(jié)省時(shí)間，幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決傳統(tǒng)檔案管理辦法需幾小時(shí)甚至數(shù)天才能解決的問題，二是節(jié)省空間，通過檔案信息的數(shù)字化及其他先進(jìn)的存檔技術(shù)手段，可大大減少檔案庫房面積：三是節(jié)省人力資源。

四、做好辦公自動(dòng)化工作應(yīng)注意的問題

辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí)，需將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及其數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用、安全保密法規(guī)及措施、單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、文檔一體化實(shí)現(xiàn)方案、本單位業(yè)務(wù)需求和人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)籌考慮，綜合平衡。

辦公自動(dòng)化管理工作的難度在于各方面的工作必須同時(shí)做好，否則，一個(gè)方面存在薄弱環(huán)節(jié)或沒做好，就會(huì)影響全系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的正常運(yùn)行和整體作用的發(fā)揮。鑒于這種情況，在肯定近年來辦公自動(dòng)化工作取得成績(jī)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)看到其存在的一些需要改進(jìn)和完善的問題。

(一)管理認(rèn)識(shí)問題

這是辦公自動(dòng)化工作的核心問題。辦公自動(dòng)化是一門綜合性學(xué)科，一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以處理機(jī)關(guān)內(nèi)各方面的工作信息，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行高度綜合。如果要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化工作在單位內(nèi)全面而穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，需要有更強(qiáng)的管理方法。因?yàn)橐粋€(gè)系統(tǒng)要真正全面運(yùn)轉(zhuǎn)起來，并取得預(yù)定目標(biāo)，需要各環(huán)節(jié)的人員都按統(tǒng)一的要求去工作。這樣，辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)才能充分發(fā)揮出來，有限的信息才能充分共享。

(二)管理體制上的問題

辦公自動(dòng)化工作，涉及的部門多、因素多，需要較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)管理能力。但目前各單位只把其作為一種單純的技術(shù)行為來認(rèn)識(shí)和管理，忽視了其系統(tǒng)性、綜合性和復(fù)雜性，于是便產(chǎn)生了管理部門該管而不愿管，服務(wù)部門想管又管不好的現(xiàn)象。

(三)技術(shù)方面的問題