檔案管理重要性和意義
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檔案管理重要性和意義范文第1篇
1.1完善的檔案資料收集制度是前提
醫院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業化醫院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時的、準確的收集好之后，才能進行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規劃設計、調研、審批、施工等各個環節產生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據等文件收集起來，根據各個項目的規模將資料做好分類，列出清單，做到全面準確，減少遺漏的現象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎工作，才能確保檔案資料的完整、準確，為醫院的檔案管理工作打下堅實的基礎。
1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度
在收集好檔案資料后，下一個環節就是對檔案資料進行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進行裝訂，這個環節就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環節進行詳細的規定，使得檔案資料整理的各個環節都按照規定有序地進行。但是目前許多醫院都沒有相應的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經過整理，但是由于缺乏相關的系統的制度規定，整理的不夠規范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規范，檔案的整理工作就會有序的進行，而且方便檔案的查閱。
1.3檔案驗收移交是保證檔案完整的重要環節
檔案經過整理立卷裝訂后，要經過驗收的程序，這一環節也需要相關的制度規定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫院要制定相應的標準，檔案管理人員要按照規定的標準驗收檔案，符合標準的檔案可以通過驗收，對于不符合標準的檔案要退回給相關人員重新整理。對于驗收通過的檔案要及時移交，如果驗收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫院要制定相應的制度規范檔案的驗收和移交，所需要的手續必須齊全，不能遺漏，做好各個環節的簽收手續。只有建立完善的驗收移交制度，才能做好檔案的驗收移交工作，確保檔案能夠及時的按照規定的要求，完整的移交給相關單位保存起來。
二、有利于明確檔案管理的責任
制度化和專業化的醫院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責任。制度化和專業化的醫院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責，每個單位、部門都有自己的責任，每個單位和部門在清楚了自己的職責后才會更加清晰明了的完成自身的任務。傳統的醫院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責劃分不清，經常會出現工作內容重復，或者某些檔案管理工作無人負責的情況，一旦出現問題便會互相推諉，檔案工作執行起來十分混亂。而醫院檔案管理進行制度化和專業化管理，就使得各個部門和單位的職責明確，積極配合，更好的完成醫院檔案的管理工作。責任到人、責任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進行，可以提高檔案管理工作的質量和工作的效率。
三、有利于促進檔案保管人員素質的提高
多數醫院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質也不高，職業素質較差，缺乏相關的專業知識，處理不好醫院檔案的管理工作，致使醫院的檔案信息經常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴重的影響。檔案管理者較低的業務水平會嚴重影響醫院的檔案管理工作，有時會產生嚴重的后果，損害醫院的形象，因此醫院檔案管理制度化和專業化建設是十分必要的，用制度規范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準確性，提高檔案管理人員的專業素質。
因此醫院要制定明確的制度規范檔案管理人員的行為，還應為檔案保管人員提供培訓的機會，使他們提高工作的專業化水平，提高專業素質，嚴格管理并且完善醫院的檔案管理工作。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優化檔案保管人員結構。檔案保管人員自身也要規范自身的行為，嚴于律己，認真負責，做好檔案的管理工作。
檔案管理重要性和意義范文第2篇
在配網工程展開初期，對項目的規劃和可行性研究是必不可少的，其中研究思路和分析過程對以后的工作開展有重要的借鑒意義，要做好詳盡的記錄工作。項目的投資、施工計劃，相關的合同和賠償措施，是工程開展的基礎性文件，對未來項目的規劃和工程問題的責任都有重要的參考意義。具體的方案設計，施工人員的組織方法，人員設備的使用，施工材料的性能說明和數量等，這些是施工過程中的關鍵數據和工作開展進度資料。工程所遇問題的解決和竣工后的檢驗是確保工程質量的重要方面，有利于未來工作的開展。最后，工程的驗收、財務使用報告等是整個工程的最終階段，也是檔案資料的總結。以上這些工程施工中的檔案資料是工程檔案的重要內容，在檔案管理中，理清這些資料的記錄和保存方法對未來檔案的收集整理和提取有著重要的意義。
2當前縣域配網工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網工程建設中，主要的任務是對工程的規劃、建設，很多企業對建設過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對過期的文件和沒用的設計、圖紙等隨手丟棄，沒有認識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業雖然意識到文件的整理，但是由于沒有專業的管理人員，同時把重點放在了工程進度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經缺失。配網工程從初期的規劃到后期的驗收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業經常安排一些臨時性的工作人員，他們對檔案的管理沒有專業的方法和管理意識，在管理中的收集整理缺少系統的安排和應有的規范。這會導致資料的的不健全和資料分類的不規范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱，電網企業對配網工程項目的檔案管理水平落后。許多企業對檔案管理的程序、標準不統一，沒有形成檔案管理有效科學的管理制度，導致檔案管理過程中操作不夠規范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網工程處于分散狀態，工程時間也不統一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實和執行，難免發生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現代社會是信息化、電子化的社會，網絡辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當前檔案管理工作的必然趨勢和發展要求。由于配網工程的檔案管理工作長期得不到重視，對網絡化、信息化的建設水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業檔案管理人員。這些都對當前配網工程的檔案管理工作產生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強檔案管理意識
配網工程電力企業要對工程建設過程中的檔案資料的重要性有充分的認識，在企業內部對檔案的管理形成整體的規劃。檔案管理是對配網工程建設過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設的參考和配網工程歷史的研究資料，具有很強的歷史價值和現實意義。企業領導要把檔案管理工作看作是配網工程工作的一個重要部分，充分認識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規矩不成方圓。對檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規化、制度化運行，保證檔案管理切實有效起到對配網工程建設的積極作用。在一個工程項目開始籌備時，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對所在工程項目的文件資料進行整理收集和分類，最后統一歸檔管理。在電力系統內要建立一套嚴密的檔案資料整理網絡，形成對資料收集和檔案管理的統一制度和科學規范。
3.3提高檔案管理水平
根據電力系統和配網工程建設的特點，要在電力系統內形成完善統一的檔案管理制度和領導小組，使配網工程的檔案管理形成系統化、統一化的管理制度。加強配網工程檔案管理工作的信息化建設，利用現代先進的信息技術條件，對檔案進行統一的整理和編目及數字化處理，對不同的檔案資料進行數字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準確性。不同單位和企業的檔案資料可以進行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務。
4結語
檔案管理重要性和意義范文第3篇
關鍵詞：煤礦企業；檔案管理；問題與對策
煤炭是我國能源能源利用中的主要角色，中國人民利用煤炭的歷史已達上千年之久。在現代社會，煤炭在能源消費中的比例雖然有所下降，但依然是經濟社會發展中最主要的消費能源。隨著現代煤炭企業的不斷發展，它對記錄煤礦生產的檔案資料管理也提出了新的更高要求。做好企業的檔案管理工作不僅是對當代的詳實記錄，更是對后繼者的認真負責。認識到檔案管理的現實意義和重要性，發現管理上存在的漏洞和不足，針對存在的問題做出積極有益的探索實踐，這是擺在當前煤礦企業檔案管理工作者面前亟待解決的現實問題。
一、檔案管理在煤礦企業發展中的特殊意義
（一）企業科學規劃的重要現實依據
眾所周知，科學的決策來自于科學的實踐，而檔案工作者就是這些實踐活動的記錄者，這些真實可靠的記錄是煤礦管理者制定企業發展策略的重要依據；沒有這些詳實的檔案記錄，科學的決策也就成了無源之水、無本之木。檔案管理工作涉及企業的每個部門和方方面面，對各部門每天的狀況進行科學的記錄，經過長年累月的積存，就形成了企業完整詳實的檔案記錄。企業管理層依據檔案記錄進行生產規劃、產量評估、市場分析，進而作出合乎企業發展狀況的科學決策，從而避免企業走不必要的彎路，以便更好地促進公司發展，產生更多的附加經濟效益。
（二）對煤礦企業管理的具有重要的借鑒作用
“我們之所以看得更遠，那是因為我們站在前人的肩膀上。”就煤礦企業來說，檔案資料就是能讓企業“看得更遠”的“前人的肩膀”。一個煤礦的檔案記錄可以相對客觀的展現出該企業的發展道路，而對于管理優良的企業來說，最早的檔案幾乎可以看到建礦之初的前輩們為開礦所付出的艱辛勞動。在煤礦自始洎今的檔案記錄上，管理者能夠比較清晰的看到這個企業的發展規律，從而實現對對煤礦發展整體全面的立體化認識。此外，這些檔案還是企業輝煌歷史的見證，是企業全體成員經驗和智慧的結晶，對于增強員工的凝聚力與自豪感具有獨特的作用；另一方面，在檔案記錄中，企業出現的各種問題也為企業管理者總結經驗、汲取教訓提供了不可多得的資料來源。
二、煤礦企業檔案管理中存在的主要問題分析
（一）對檔案管理的重要性認識不足
改革開放以來，許多煤礦企業在進行經濟體制改革以后，煤礦的所有制屬性也發生了變化，許多企業在追求經濟效益的大潮中，以效益衡量一切，以效益代表一切，對于不能產生直接經濟效益的檔案管理工作或者裁撤，或者被邊緣化，檔案管理工作成為安置企業閑散人員的“后花園”，從企業領導到檔案管理者都認為檔案無關緊要，可有可無。這就直接導致了企業的檔案管理缺乏資金支持，檔案管理機制形同虛設，檔案管理人員業務素質低下等問題，檔案的管理狀況令人堪憂。
（二）利用檔案的意識存在嚴重不足
在多數煤礦企業中，檔案資料不被管理層重視，不能得到充分合理的利用，這是煤礦檔案管理工作中普遍存在的現象之一，而造成這一現象主要有以下兩個層面的因素：首先是美觀的領導者和管理層對利用檔案指導企業日常生產的意識存在欠缺，譬如在制定一些重大策略時沒有認識到檔案的珍貴價值，而不能使檔案充分發揮其作用。其次，檔案的日常管理機制存在不足，也就是缺少指導合理利用檔案資料的章程規范，使得檔案在記錄完畢后就成了躺在記錄簿上的“死檔”，當企業成員需要查閱檔案時不曉得該如何操作，或者就是繁瑣的查檔程序將用檔人員堵在了門外。因此，破解這些阻礙檔案充分發揮其價值的機制體制就成為目前亟待解決的重大問題。
三、解決當前煤礦企業檔案管理問題的策略
（一）積極宣傳檔案工作，樹立重視檔案意識
首先要從企業的領導層和管理層入手，由專門領導兼領檔案管理工作，劃撥檔案管理專項經費，在體制上給予檔案資料重要的地位，在財政上給予足夠支持；其次，煤礦的領導層和管理人員也要強化檔案利用意識，在為企業制定發展規劃時，考慮企業現實狀況，充分利用已有檔案資料。再次，提高檔案管理人員業務素質，嚴格規范檔案管理工作，使其充分認識到檔案管理工作的重要性。
（二）建立適合本企業的檔案管理機制
規范化的檔案管理是做好檔案管理工作的前提和保障。要實現規范化的檔案管理必須要建立起適合于本企業的檔案管理體制。首先要建立合適的檔案管理工作章程，使檔案管理有章可循，有據可依；其次，要實行責任制管理，對檔案管理人員的不作為和懈怠精神進行整改，獎罰并舉，把每一份檔案的收集、整理以及殘損缺失落實到人。再次，要動員企業全體人員樹立檔案意識，個人要積極配合檔案管理人員的工作，尤其是那些與檔案管理工作關聯性比較大的部門。
（三）實現檔案管理人員水平專業化
檔案管理是一門需要專業人才的職業，它的記錄、收集、整理、歸檔、管理，都需要專業知識作為支撐，并不是什么人都可以干的，檔案管理部門也不是安插閑散人員的去處。針對煤礦企業檔案管理人員業務素質低下問題，首先要對現有人員進行專業知識的培訓，然后通過考核選拔決定其是否繼續進行檔案管理工作，在選拔考核中，不僅要重視管理人員專業素養的考核，同時也要將職業道德和工作熱情等因素納入考核范圍內；其次，要引進一批具備檔案管理專業素養的高層次人才，提升檔案管理者的綜合素質，用科學的方法管理檔案，科學地利用檔案。
四、結語
隨著國家相關部門對于煤礦企業檔案管理的重視，煤礦企業檔案管理中存在的問題也能夠得到順利的解決，只有這些問題順利地解決才能夠保證煤礦企業更加科學的進行管理。
[參考文獻]
檔案管理重要性和意義范文第4篇
【關鍵詞】教育教學檔案；管理；利用
學校的核心在于教學，而教育教學檔案在各類學校的教學管理和教學活動中都占據重要的地位和作用。教育教學檔案是學校教學水平和質量的重要指標，也是提供未來教學參考的寶貴資源。隨著教育改革的推進和教學評估的發展，更加凸顯出了教育教學檔案管理和利用的重要性。但從教育檔案的本質上來說，其真正的價值在于利用，只有在實際的教學過程中有效利用這些檔案資料才能真正體現其價值，這要求檔案管理人員不斷提高自己的思想意識，增強對教學檔案意義和重要性的認識，同時積極探索更新更現代的管理與使用之道，以期充分發揮教育教學檔案的價值和意義。
一、教育教學檔案的定義和分類
教育教學檔案指的是在學校的教學管理和教學活動中形成的文字、影像等具有保存價值的各類文件資料。這類資料對未來的教學工作和研究具有重要的意義和參考價值，其中真實記錄了學校教學實踐的方法、途徑和效果。根據國家相關部門對學校檔案分類的標準，教學檔案可以分為三類：第一類是教學工作檔案，其中包括培養目標、教學大綱和計劃、教學工作的管理規章、教學改革的各類文件、各類實習材料等、各類考試試卷和成績等、畢業設計等內容。第二類是教師業務檔案，其中包括師資培養計劃、教師工作業務考核表、教師工作量統計表、培訓計劃情況、晉升職稱材料等內容。第三類是學生管理檔案，其中包括名冊、成績、學籍變動材料、證書存根、獎勵材料等，以及畢業生去向和質量調查報告等內容。
二、學校教育教學檔案管理中出現的問題及對策
長期以來，教育教學檔案還是存在著一些被忽視的問題值得我們改進。例如相關人員對檔案重要性的認識不夠；沒有對檔案進行妥善規范地管理；忽視科學的檔案管理方法，同時忽視了檔案的開發和利用。為了進一步開發檔案在教學工作中的巨大價值，我們可以從以下幾個方面進行改進：
（一）保證教育教學檔案的完整和規范。這是開發利用檔案資源的前提和基礎，根據其他研究者的看法我們可以采納“三納入和四同步”的建議，“三納入”即“納入教學計劃、教學管理制度和各級管理人員的崗位職責，作為教官人員的考核標準”，“四同步”即“下達教學任務與提出教學文件資料歸檔同步，檢查教學工作與教學文件材料的歸檔同步，評審鑒定教學成果與驗收檔案材料同步，畢業或晉升與檔案部門出具歸檔證明同步”。同時在學校教學與檔案管理工作中加大宣傳力度，增強各位工作人員的檔案管理意識，這樣可以讓廣大教育工作者認清教育教學檔案的意義和價值。在此基礎上，學校必須嚴格按照相關部門制定的檔案管理辦法進行整理歸檔工作。首先統一編號，對檔案進行排架和入庫。其次是要針對檔案信息的收集工作進行及時反饋和收集。相關部門要通過網絡等形式為廣大師生提供及時的教育教學檔案信息的情況，同時針對反饋也要及時作出調整和改進工作。
（二）用科學方法開發利用。需要不斷加強對檔案資料開發利用重要性的強調。從近幾年學校教育教學檔案實踐活動來看，相關文件中缺乏具體規則的指導使得學校檔案管理人員無章可循，同時由于任課老師課業繁忙，同時對教學檔案的使用和重要性抱有一定的誤解，擔心自己的教學材料存檔會引發泄密等行為，造出教學檔案歸檔率不高。據此，學校應進一步規范檔案部門的工作，規定好教學檔案資料的歸檔范圍，以保證教學檔案的完整、系統和準確。需要定期針對不同檔案進行價值鑒定工作。根據《文書檔案保管期限表》的指導，檔案的保管期限可以分為短期、長期和永久三種類型。但原有的保管期限表無法滿足當下對檔案使用的需要，所以在實際工作中更應該嚴格掌握檔案的質量，根據學校的具體情況靈活修改補充相關條目。需要認真做好教學檔案的收集和整理。相關工作人員要認真發掘教學檔案的內容并進行分析、研究和加工、編制，及時準確地將此類檔案提供給有需要的機構和個人使用。同時需要注意此類檔案材料的系統性和時效性。為了增加檔案資源的使用率，需要及時了解使用者的情況。相關檔案管理人員可以及時了解檔案需求的動向，了解使用者對檔案使用情況的評價，同時與時俱進主動為使用者提供更加方便快捷的服務，以求提高檔案的使用效率。同時要善于使用科學化的檔案管理手段和方法，開展多元化的利用途徑。逐步實現教育教學檔案管理的科學化和現代化，通過計算機網絡的使用，探索建立現代化的檔案數據庫，并不斷完善使用手段，實現教學檔案的輔助立卷、編制、統計和歸檔的網絡化。通過這些舉措，可以匯集各種教學資源，方便學校各級師生及時查閱和提取使用，這也加強了學生和未來步入社會的進一步發展，起到了很好的教育目的。
三、結束語
教育教學檔案在學校教育和教學改革中占據著重要的地位，但同時也存在眾多的亟待解決的問題。這需要檔案管理人員進一步轉變思路，針對問題提出有價值的具體解決方法，同時加強自身建設，充分合理地利用現代的網絡技術對傳統的檔案管理方法和程序進行與時俱進的調整和改進，進一步發揮教育教學檔案的巨大價值。
【參考文獻】
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檔案管理重要性和意義范文第5篇
改革是為了更好的發展，檔案管理者必須正視檔案管理體制改革和創新的必然性，針對檔案管理工作現已存在的問題采取有效措施來加以改進。檔案管理工作和其他各個部門以及全體職員都密不可分，檔案管理體制的改革創新需要全體人員的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，是全體人員都能真正地意識到檔案管理工作的重要意義和巨大作用，督促大家一起支持檔案管理工作的建設和發展，強化信息資源意識。全面貫徹執行黨的方針、政策、法律和法規，嚴格規范檔案工作中的具體行為。同時，因為檔案管理工作是一個要求專業水平比較高的工作，所以檔案管理部門應該加強對工作專業性質的認識，提高自身水平，對其進行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術對檔案信息進行搜集、分析以及利用。
二、檔案管理工作要爭取各級領導的支持配合
檔案管理工作是了各個部門服務的，這樣就少不了各個部門領導的大力支持。首先領導應該將檔案管理工作納入到公司發展規劃中，用來彰顯其重要性和不可動搖的重要位置，并且使之成為領導考核的一個內容，制定新的政策使得更有利于檔案管理工作的順利進行。其次，要提高檔案管理工作的技術值和科學性，使得檔案管理工作在各項工作中真正發揮出積極地作用，使得領帶人員更加意識到檔案管理體制改革和創新的重要意義。
三、檔案管理實現信息化和方便化
隨著現代信息技術多媒體技術以及互聯網的廣泛應用，信息化三個字已經日益深入到我們的生活工作中，成為了人們信息，獲取信息的重要途徑和手段。所以充分利用現代信息的手段，一改檔案管理體制的就面目，就變得更加容易了。檔案管理逐漸形成信息化的管理系統，推進信息化進程，已經成為了發展的必然能趨勢。這既是公司自身發展的需要，也是順應信息時展的客觀要求。要實現信息化管理檔案，應當先確立一個規劃，然后逐步實現檔案管理在信息搜索、分類、編目、歸檔、處理等各個環節的信息化進程。既然處于信息化的時候，如果不利用信息化來改善我們的工作和生活，那么就相當于浪費資源，跟不上時代的進步的結果必然導致失敗和淘汰。所以把信息化運用到檔案管理體系之中是必要的選擇。
四、檔案管理要實現高利用率
