電子檔案歸檔管理辦法

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電子檔案歸檔管理辦法范文第1篇

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案 管理辦法 變革內(nèi)容

中圖分類號：F233；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01

為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會計(jì)檔案管理辦法》（財預(yù)字【1984】85號）；1998年財政部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟(jì)組織會計(jì)檔案管理規(guī)范化，更好地為社會經(jīng)濟(jì)地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計(jì)檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。

一、新《會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施的意義

就高校而言，舊的《會計(jì)檔案管理辦法》已無法適應(yīng)新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會計(jì)信息已大量使用會計(jì)電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會計(jì)檔案管理辦法，使電子會計(jì)檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，會計(jì)核算量也隨之大增。近些年會計(jì)檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計(jì)檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關(guān)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的新形式的需要，對會計(jì)法規(guī)、法律不斷進(jìn)行充實(shí)、更新、調(diào)整；原《會計(jì)檔案管理辦法》已不完全適應(yīng)會計(jì)法規(guī)、法律的調(diào)整變化。

所以更新舊的會計(jì)檔案的管理辦法，適應(yīng)改革的需要，出臺新的會計(jì)檔案管理辦法更是當(dāng)務(wù)之急。新的《會計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，肯定了電子會計(jì)檔案的法律效力。實(shí)現(xiàn)電子化管理；倡導(dǎo)綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲會計(jì)檔案，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會計(jì)檔案管理工作，使會計(jì)檔案管理工作更上一層樓。

二、新的《會計(jì)檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容

1.新的《會計(jì)檔案管理辦法》，細(xì)化了會計(jì)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)規(guī)定，完善了會計(jì)檔案的概念和范圍，增加了電子會計(jì)檔案的相關(guān)規(guī)定。第八條對電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會計(jì)憑證的歸檔，實(shí)現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計(jì)檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時必須對其的準(zhǔn)確性、安全性、完整性等進(jìn)行檢測，符合要求才能接收。將電子會計(jì)檔案納入了會計(jì)檔案管理的范圍，填補(bǔ)了以往會計(jì)檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動互連網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展。

2.新的《會計(jì)檔案管理辦法》，允許符合條件的會計(jì)檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計(jì)檔案都必須打印成冊。這樣做既節(jié)約了會計(jì)憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導(dǎo)。

3.新的《會計(jì)檔案管理辦法》，確立了會計(jì)檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案”的規(guī)定，有利于推動電子會計(jì)信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計(jì)信息。

4.新的《會計(jì)檔案管理辦法》調(diào)整了會計(jì)檔案的歸檔時間及會計(jì)檔案的保管期限。第十四條將會計(jì)檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對會計(jì)檔案銷毀進(jìn)行了修改“形成會計(jì)檔案鑒定意見書”。完善了會計(jì)檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實(shí)際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會計(jì)憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續(xù)保留。十七條“會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。十八條增加“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴(yán)格由相關(guān)部門互相監(jiān)督，疏而不漏。

5.新的《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)一步落實(shí)了基層單位管理會計(jì)檔案的具體職責(zé)。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會計(jì)檔案”；第六條刪除了原來的《會計(jì)檔案管理辦法》里，會計(jì)憑證中的匯總憑證與其他會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿中的輔助賬簿、財務(wù)報告中的“包括會計(jì)報表附表、附注及文中說明、其他財務(wù)報告。增加了半年度財務(wù)會計(jì)報告，納稅申報表與會計(jì)檔案鑒定意見書，這是對會計(jì)檔案范圍的界定。

6.新的《會計(jì)檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的憑證有關(guān)的規(guī)定，更加切合實(shí)際，易于操作；二十四條對會計(jì)檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交” 充實(shí)了會計(jì)檔案交接內(nèi)容。

7.新的《會計(jì)檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計(jì)檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規(guī)定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進(jìn)行處罰。明確了不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計(jì)檔案的管理也應(yīng)參照本辦法。新的《會計(jì)檔案管理辦法》適用范圍很廣。

三、新的《會計(jì)檔案管理辦法》不完善之點(diǎn)滴

1.新的《會計(jì)檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及會計(jì)檔案銷毀清冊等均延期保管15年。在高校，超期保管的會計(jì)檔案，占據(jù)儲存空間太大，浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)資源比較嚴(yán)重。各高校財務(wù)處的會計(jì)憑證年年遞增，學(xué)校的檔案室儲存空間很有限，只有部分的空間是儲存會計(jì)檔案的，其他檔案柜無法容放會計(jì)憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲存空間，存放檔案。只好放在財務(wù)處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點(diǎn)。為了檔案規(guī)范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點(diǎn)的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認(rèn)為，只要不牽扯到未結(jié)債權(quán)債務(wù)的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節(jié)約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲空間，放置新憑證，加速周轉(zhuǎn)，便于查找，提高工作效率。

電子檔案歸檔管理辦法范文第2篇

【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)

一、電子文件的特性

電子文件是人們在社會活動中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產(chǎn)生,隨時更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。

二、電子文件的管理

首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對這方面專業(yè)知識的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應(yīng)對起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系,尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時應(yīng)在收集整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。

三、電子文件的利用

在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢,提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動作用。

四、電子文件的保存問題

電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來編號保存。

五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)

首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來的雙向方式,開展電子計(jì)算機(jī)知識、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

電子檔案歸檔管理辦法范文第3篇

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理;27號令;專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1009-2374(2009)21-0173-02

一、權(quán)威辦法,責(zé)權(quán)分明

2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號令正式下達(dá)公布(以下簡稱“27號令”)。“27號令”是在反復(fù)醞釀、廣泛征求各方面意見基礎(chǔ)上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國家教育委員會第6號令,以下簡稱“6號令”)相比,“27號令”更加完善全面,并具有很強(qiáng)的時效性。

“27號令”第一章為總則共5條,重點(diǎn)闡釋了“27號令”制定出臺的目的、范圍、要求、權(quán)限和職責(zé)。具體來講,制定實(shí)施“27號令”的目的是“規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護(hù)和利用檔案”;范圍主要包括高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。“27號令”同時要求,“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。“27號令”對于權(quán)限的規(guī)定是“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。各有關(guān)部門的主要職責(zé)分為四條:一是貫徹執(zhí)行國家的有關(guān)法律法規(guī)和方針政策,批準(zhǔn)學(xué)校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度;二是促進(jìn)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)檔案工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;三是建立健全相關(guān)檔案機(jī)構(gòu),落實(shí)人員編制、檔案庫房、設(shè)備及經(jīng)費(fèi)等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。

由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業(yè)務(wù)部門長期以來存在的管理職責(zé)不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發(fā)展的嶄新一頁。

二、重在機(jī)構(gòu)設(shè)置,力在待遇保障

“27號令”與“6號令”不同的是,將“6號令”的第二章“領(lǐng)導(dǎo)體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號令”的第二章“機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備”,共分8條,主要強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)和編制待遇。在“機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)”中,重點(diǎn)闡釋了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件和職責(zé),明確了機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和要求。如第六條檔案館設(shè)置的條件要同時符合三點(diǎn),其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學(xué)校全日制在校生規(guī)模要達(dá)到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應(yīng)當(dāng)不少于3萬卷(長度300延長米)。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是“保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施”。第八條將“任務(wù)”改換為“職責(zé)”,同時增加了這樣兩條職責(zé):“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”。這是“27號令”的與時俱進(jìn)的重要體現(xiàn),也是學(xué)校檔案館發(fā)展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號。在“編制待遇”中,主要強(qiáng)調(diào)專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對“6號令”的進(jìn)一步完善,摒棄了“6號令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規(guī)定,高校檔案專職工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受與學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規(guī)定了在特殊情況下,檔案工作人員的應(yīng)有的待遇和保障,支出,應(yīng)當(dāng)對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員采取有效的防護(hù)措施,防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。這是“27號令”充分體現(xiàn)“以人為本”思想的關(guān)鍵之處,也是我國檔案事業(yè)逐步向國際檔案接軌的標(biāo)志。

三、求全求新,旨在完善

“27號令”將“6號令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檢查、考核與及評估制度,定期對檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收,明確崗位職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識,等等。可以見出“27號令”制定的初衷和力度,這是“6號令”不能相比的。

在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強(qiáng)調(diào)“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設(shè)的序幕;二是本著對歷史負(fù)責(zé)的原則,將“紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補(bǔ)了“6號令”只重紙質(zhì)材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號令”中的9類,細(xì)化為11類。在把“6號令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時增加了學(xué)生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現(xiàn)兩者同等重要的意義;二是將學(xué)生類單獨(dú)列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發(fā)展學(xué)校檔案,而且可以凸顯學(xué)生檔案的歷史價值,這是對歷史、對人負(fù)責(zé)的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規(guī)定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學(xué)校和成人高等學(xué)校,說明具有很強(qiáng)的針對性、科學(xué)性和可操作性。

在第十七條中,“27號令”延承“6號令”第二十二條歸檔材料應(yīng)當(dāng)“質(zhì)地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求”的基礎(chǔ)上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行” ,可見其要求的嚴(yán)厲性、執(zhí)行的強(qiáng)制性。

第三章中的另一個特色是第二十條“關(guān)于檔案材料的保管期限“,“27號令”闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》確定檔案材料的保管期限。”這樣規(guī)定的好處是,排除了異議、統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn),使高校的檔案保管有了明確的依據(jù)。

由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號令”給我們明確了一個理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設(shè)”的發(fā)展思路,必須做到求全求新。

四、擴(kuò)大利用范圍,增強(qiáng)服務(wù)功能

在“檔案的利用與公布”上,“27號令”的“公布”與“6號令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實(shí)際是服務(wù)范圍和服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變。“27號令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的,不得收取費(fèi)用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供”。

概括起來,意義有四:一是強(qiáng)調(diào)了“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”;二是明確提出“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的不得收取費(fèi)用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”;三是要求高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學(xué)文化和大學(xué)精神文明建設(shè)的內(nèi)涵。“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”,更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會服務(wù)。這些規(guī)定,對于拓展高校檔案工作服務(wù)的嶄新領(lǐng)域和強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)功能有著重要的作用和意義。

五、設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),走檔案管理信息化之路

第五章“條件保障”,盡管“27號令”僅有3條,但是標(biāo)準(zhǔn)很高。其特點(diǎn)體現(xiàn)在兩個方面:一是引入《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103-2008),對不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標(biāo)準(zhǔn)及時進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建;二是要求高等學(xué)校“將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求”,“設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”一個要求、一個標(biāo)準(zhǔn),簡明扼要地道出了高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路,即設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業(yè)才能優(yōu)質(zhì)、高效地發(fā)展,才能真正提高檔案工作服務(wù)于學(xué)校和社會的能力。

綜上所述,“27號令”作為最新的高等學(xué)校檔案管理辦法,不僅體現(xiàn)了一定的法律法規(guī)效應(yīng),而且具有超前的指導(dǎo)性。我們有理由相信,隨著檔案研發(fā)利用力度的日益加強(qiáng)和政策法規(guī)的逐步完善,高校檔案改革發(fā)展定會取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價值和意義。

參考文獻(xiàn)

[1]教育部國家檔案局第27號令.高等學(xué)校檔案管理辦法.2008-08-21.

電子檔案歸檔管理辦法范文第4篇

（一）檔案收集意識弱

具體體現(xiàn)在以下三個方面。一是許多領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，很少關(guān)心企業(yè)檔案管理工作，似乎該部門的存在，只是一種擺設(shè)，沒能充分認(rèn)識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視，工作熱情不高，長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識，只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關(guān)鍵資料散落丟失。

（二）歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴(yán)重制約著企業(yè)檔案收集管理質(zhì)量，一些企業(yè)只關(guān)心紅頭文件，不太關(guān)心其它文件的收集如企業(yè)在日常工作中所形成的調(diào)查報告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報表、公證書、合同協(xié)議等；注重了行政職能部門的相關(guān)材料，而對生產(chǎn)、研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件資料缺乏跟蹤、指導(dǎo)。同時不少企業(yè)觀念陳舊僅熱忠于紙質(zhì)文件的收集，對一些新型載體的檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉，收集質(zhì)量也得不到保證[1]。此外，一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以問題不能歸檔而留存在有關(guān)部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發(fā)拒絕移交檔案，檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

（三）檔案收集范圍窄

企業(yè)檔案收集部門除了對一定范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行收集外，對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集：一是對突發(fā)事件的檔案收集，如工傷事故、自然災(zāi)害損失、設(shè)備故障維修等；二是對會議檔案收集，包括各種表彰、重要會議發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。三是對實(shí)物檔案的收集，如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集，這些資料大部分仍留在各相關(guān)部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應(yīng)擴(kuò)大，收集內(nèi)容也在不斷變化中。

二、檔案收集工作的主要難點(diǎn)

（一）檔案收集工作艱巨復(fù)雜

檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的真實(shí)依據(jù)，信息資料不僅繁多，而且檔案內(nèi)容要求真實(shí)、及時、完整，使得企業(yè)檔案收集工作艱巨而復(fù)雜。《企業(yè)檔案實(shí)體分類法》中將企業(yè)檔案分為黨群、行政管理、生產(chǎn)管理、基礎(chǔ)建設(shè)、職工檔案、產(chǎn)品及科研類等，直接涉及到企業(yè)管理的各個方面，在企業(yè)檔案資料中，一般科研項(xiàng)目及基建工程項(xiàng)目等專業(yè)性較強(qiáng)。因此，要做好檔案的收集工作，除了需要一批高素質(zhì)的檔案管理人員之外，還需要企業(yè)的各個部門協(xié)同進(jìn)行。

（二）檔案收集工作保障機(jī)制不健全

雖然企業(yè)內(nèi)部建立了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，但檔案工作制度依然不夠完善，還缺乏對檔案工作監(jiān)督和保障。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著“重業(yè)績、輕檔案”的錯誤思想，這對企業(yè)檔案部門進(jìn)行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

（三）檔案收集工作面臨著新挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)檔案在辦公自動化的帶動下出現(xiàn)了大量以光盤、磁盤為存儲介質(zhì)的文件，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下，現(xiàn)代化的電子文檔及檔案收集的網(wǎng)絡(luò)管理方式對傳統(tǒng)檔案收集工作帶來了新的挑戰(zhàn)，鑒定電子檔案的真實(shí)性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業(yè)檔案收集工作帶來了很大的困難。

（四）檔案工作管理不力

由于檔案不對企業(yè)產(chǎn)生直接效益，所以一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案工作的建設(shè)，檔案管理明顯滯后。表現(xiàn)在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識，缺少處理相關(guān)業(yè)務(wù)的能力，不能有效收集保存有用的資料，各種資料隨意丟放無人保管，無法保證收集到完整、全面、真實(shí)的檔案資料，檔案管理工作極為被動。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案收集的措施

（一）加強(qiáng)“兩法”學(xué)習(xí)，開展檔案宣傳工作

企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業(yè)檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽，經(jīng)常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，將檔案工作服務(wù)于各個部門、各項(xiàng)工作中，從而有效發(fā)揮檔案存在的價值，讓企業(yè)員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，自覺做到遵法守法，努力提高歸檔意識[2]。

（二）建立檔案工作保障機(jī)制，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展

建立檔案工作保障機(jī)制，應(yīng)健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實(shí)《企業(yè)檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業(yè)的各個部門職責(zé)范圍、把檔案工作納入企業(yè)整體的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)在檢查、總結(jié)及驗(yàn)收各項(xiàng)工作中，對檔案工作也要進(jìn)行檢查、總結(jié)和驗(yàn)收。”同時，為加強(qiáng)企業(yè)檔案服務(wù)，應(yīng)強(qiáng)化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)

加強(qiáng)企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業(yè)關(guān)于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務(wù)，及時更新知識，不斷提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平，才能更好的監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。同時還應(yīng)充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細(xì)致地幫助各部門檔案兼職人員提高業(yè)務(wù)水平。只有這樣，上下聯(lián)動才能促使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作中。

（四）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)

要改變企業(yè)普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，檔案人員也應(yīng)經(jīng)常與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報并將企業(yè)檔案利用所產(chǎn)生的效益及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。在此基礎(chǔ)上應(yīng)健全高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織并正常行使職能，同時一定要將檔案管理制度真正落到實(shí)處。若企業(yè)管理制度形同虛設(shè)措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調(diào)動、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業(yè)將面臨重大的損失。

（五）創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，不斷適應(yīng)形勢變化需求

企業(yè)檔案收集工作是否順利，關(guān)鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務(wù)質(zhì)量以及企業(yè)關(guān)于檔案工作的相關(guān)制度保障。優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)可促使企業(yè)內(nèi)部員工對檔案的認(rèn)知和熱愛，從而促進(jìn)檔案收集工作的順利開展。當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理信息化、辦公自動化的迅速發(fā)展，使檔案收集工作在服務(wù)與創(chuàng)新過程中得到了技術(shù)保障。為此檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案收集及提供服務(wù)的現(xiàn)代化模式，其中包括建設(shè)檔案全文數(shù)字化和建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而為企業(yè)員工查閱檔案提供更多的方便。此外，還應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的創(chuàng)新管理與服務(wù)。

電子檔案歸檔管理辦法范文第5篇

[關(guān)鍵詞] 電算化會計(jì)檔案；雙套制；永久共存

[中圖分類號] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 雙套制是電算化會計(jì)檔案的基本管理模式

20世紀(jì)90年代以來，伴隨醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院財務(wù)管理領(lǐng)域廣泛滲透，雙套制替代傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理，逐步成為醫(yī)院電算化會計(jì)檔案的基本管理模式。

所謂雙套制，是指“電子和紙質(zhì)兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質(zhì)的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。

財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實(shí)施的《會計(jì)檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會計(jì)檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會計(jì)檔案的管理范圍不僅包括“計(jì)算機(jī)打印輸出的傳統(tǒng)紙質(zhì)記賬憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告等專業(yè)會計(jì)核算材料”，還包括“機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng) ”。

在電算化會計(jì)環(huán)境下，會計(jì)檔案存貯載體發(fā)生了巨大變化。從紙質(zhì)文件到電子文件的出現(xiàn)，是檔案存儲方式的變革，也是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。電子和紙質(zhì)兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優(yōu)勢互補(bǔ)，并行發(fā)展的模式，要求在推進(jìn)電子檔案管理的同時，也要重視紙質(zhì)檔案的管理和研究，對傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行科學(xué)整合，尋找出一條既符合時代要求，又符合科技發(fā)展特征的醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理之路。

2 電算化會計(jì)檔案的優(yōu)勢和不足

電算化會計(jì)檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時空和載體傳遞的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享。磁性介質(zhì)的采用，有效避免了手工記錄中易出現(xiàn)的重復(fù)記錄現(xiàn)象，簡化了管理環(huán)節(jié)，豐富了儲存空間。

擴(kuò)展了信息處理功能，實(shí)現(xiàn)了無紙化查閱、自動檢索、自動管理和自動計(jì)算、分析，強(qiáng)化了會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時性；促使會計(jì)檔案工作規(guī)范化，提高了效率；減少錯誤，提高了會計(jì)工作的質(zhì)量；有利于充分發(fā)揮會計(jì)的職能，及時反映（據(jù)估計(jì)約有70%的信息來自會計(jì)部門），為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀助手。滿足了社會對會計(jì)檔案信息的系統(tǒng)性、時效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現(xiàn)了會計(jì)檔案發(fā)展的方向。

然而，電算化會計(jì)檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原貌，無法保證會計(jì)信息的真實(shí)性。未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利或不正當(dāng)目的，有可能復(fù)制、偽造或銷毀一些重要的會計(jì)數(shù)據(jù)而不留任何痕跡。會計(jì)信息的完整性、安全性因此受到挑戰(zhàn)。電子文件磁性記錄介質(zhì)易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。

3 紙質(zhì)會計(jì)檔案的優(yōu)勢和不足

在我國，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質(zhì)檔案是會計(jì)檔案信息儲存的傳統(tǒng)標(biāo)志。

紙張具有較強(qiáng)的耐久性和穩(wěn)定性。紙質(zhì)文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。

紙質(zhì)檔案具有信息與載體相依附的特點(diǎn)，從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質(zhì)檔案的根本優(yōu)勢。

從法律角度講，紙質(zhì)檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以在法庭上作為司法鑒定的依據(jù)，能從技術(shù)及法律的角度嚴(yán)格保證會計(jì)憑證的原始性和真實(shí)性，具有無可爭議的法律效力。

現(xiàn)階段電子化會計(jì)資料打印成紙質(zhì)文檔后，經(jīng)當(dāng)時當(dāng)事會計(jì)人員和有關(guān)責(zé)任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會計(jì)檔案的紙質(zhì)副本。2009年1月總后衛(wèi)生部頒布《軍隊(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)電子病歷管理辦法》，2010年3月衛(wèi)生部頒布《病歷書寫基本規(guī)范》，均認(rèn)可打印簽名后的紙質(zhì)病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質(zhì)會計(jì)檔案和紙質(zhì)病歷都是紙質(zhì)檔案，新版《會計(jì)檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質(zhì)會計(jì)檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質(zhì)會計(jì)檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據(jù)，使電算化會計(jì)檔案有了法規(guī)上的應(yīng)用依從。

紙質(zhì)檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質(zhì)占據(jù)空間大，查找檢索不便，清點(diǎn)移交歸檔工作量大，裝訂成冊和流轉(zhuǎn)繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風(fēng)險。面對社會越來越高的發(fā)展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。

4 雙套制的主要任務(wù)是保證電算化會計(jì)檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)

新版《會計(jì)檔案管理辦法》指出，“會計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”。證據(jù)即憑證。憑證作用是會計(jì)檔案的的基本價值和主要作用。

在經(jīng)濟(jì)犯罪案件的查處中，常常通過對會計(jì)檔案資料的審查、核對、比較和分析，來收集涉案證據(jù)。

在司法訴訟過程中，從會計(jì)檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運(yùn)動過程，證明與資金有關(guān)案件事實(shí)的會計(jì)報表、會計(jì)賬簿和會計(jì)憑證所記載和反映的事實(shí)，是證明犯罪行為的有力證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不同類型經(jīng)濟(jì)組織之間的經(jīng)濟(jì)交往日益頻繁，經(jīng)濟(jì)環(huán)境變得復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)違法犯罪和經(jīng)濟(jì)糾紛問題日趨增多。在經(jīng)濟(jì)案件和經(jīng)濟(jì)糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會計(jì)檔案往往成為法院審理的重點(diǎn)，會計(jì)檔案的法律憑證作用日益突出。

檔案的本質(zhì)特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據(jù)法的一個非常重要的問題。按照法律規(guī)定，只有書面形式的紙質(zhì)會計(jì)檔案才有法律效力。

電算化會計(jì)檔案往往以無紙形式的電子數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，難以對其原件進(jìn)行鑒定，它的法律憑證作用難以實(shí)現(xiàn)。

由于電算化會計(jì)檔案的法律憑證作用難以實(shí)現(xiàn)，它在法庭上不可避免地要遇到證據(jù)上的法律障礙，它的合法性必然受到質(zhì)疑。為了保證會計(jì)檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會計(jì)檔案的合法性建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案的基礎(chǔ)之上，實(shí)行兩套檔案同時歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質(zhì)檔案以及法律認(rèn)可 “機(jī)打紙質(zhì)會計(jì)檔案”的法律效力等同于紙質(zhì)檔案的技術(shù)手段和管理方法，滿足電算化會計(jì)檔案原件形式的法律要求，保證電算化會計(jì)檔案的合法性。

雙套制盡管可以保證會計(jì)檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)，但它在帶來兩種文件形態(tài)相輔相成的同時，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關(guān)財力、物力的消耗，并且隨著時間的積累，造成醫(yī)院運(yùn)營成本的不斷升高，形成醫(yī)院經(jīng)營管理中的一個大問題。

談到這個問題，我們可以先拿電算化會計(jì)檔案雙套制和醫(yī)院電子病歷進(jìn)行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會計(jì)檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現(xiàn)實(shí)問題。為了保證病歷的法律效力，醫(yī)院目前也對電子病歷實(shí)行雙套制管理，同樣也給醫(yī)院帶來運(yùn)營成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫(yī)院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計(jì)算機(jī)耗材成本數(shù)量的增大也是電算化會計(jì)檔案所無法比擬的。據(jù)測算，醫(yī)院實(shí)行電子病歷雙套制管理，給醫(yī)院所帶來的效益增長遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于成本的上升。總體來看，電算化會計(jì)檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會計(jì)檔案的法律效力，會給醫(yī)院帶來良好的社會效益，也有助于提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，其正面效果明顯超過了負(fù)面效應(yīng)。

5 會計(jì)憑證是醫(yī)院電算化會計(jì)檔案雙套制永久化的決定因素

會計(jì)檔案包括會計(jì)賬簿、會計(jì)報表和會計(jì)憑證，都是會計(jì)檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎(chǔ)，記賬憑證是對原始憑證內(nèi)容的概括和說明。

原始憑證的內(nèi)容具有不可更改性和真實(shí)性。《中華人民共和國會計(jì)法》規(guī)定：“原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改。記賬憑證應(yīng)根據(jù)經(jīng)過審核的原始憑證及有關(guān)資料編制”。

原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。

原始憑證具有特殊的歸檔保管規(guī)則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機(jī)粘貼在記賬憑證的后面并注明張數(shù)。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號順序裝訂成合格的會計(jì)檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。

這種情況同其他紙質(zhì)檔案是明顯然不同的。其他紙質(zhì)檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)成為電子文檔之后，如果電子檔案已經(jīng)采用可靠技術(shù)手段解決了電子檔案符合法律、法規(guī)要求的原件形式問題，達(dá)到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國電子簽名法》第二條有關(guān)數(shù)據(jù)電文書面形式的要求，就可以將其內(nèi)容直接在機(jī)內(nèi)存檔和使用，不再需要打印出紙質(zhì)副本。這樣，紙質(zhì)檔案便會被徹底淘汰。

由上可知，一方面，兩種會計(jì)憑證之間互為條件的特殊關(guān)系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規(guī)則，它必須以 “粘貼于機(jī)打記賬憑證之后”的方式脫機(jī)存在，從而導(dǎo)致原始憑證即紙質(zhì)檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質(zhì)檔案得以永久保存，以同時保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會永久存在。在這里，檔案界關(guān)于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質(zhì)的共識，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點(diǎn)被顛覆了！

兩種檔案永久共存既是電算化會計(jì)檔案雙套制的重要特點(diǎn)，也是電算化會計(jì)檔案同其他電子檔案的重要區(qū)別。

6 討 論

電算化會計(jì)檔案代表了會計(jì)檔案現(xiàn)代化的發(fā)展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質(zhì)疑。實(shí)行雙套制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個意義上看，雙套制是電算化會計(jì)檔案長期發(fā)展過程中必須經(jīng)歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩(wěn)妥的變通辦法”。

由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質(zhì)檔案可以在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)犯罪案件和經(jīng)濟(jì)糾紛處于上升勢頭的復(fù)雜形勢下，保證檔案法證作用的實(shí)現(xiàn)，維護(hù)權(quán)益人和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益。發(fā)展尚不成熟的電算化會計(jì)檔案，顯然不符合形勢發(fā)展的要求。這一點(diǎn)正是實(shí)行電算化會計(jì)檔案雙套制的關(guān)鍵理由。

電算化會計(jì)檔案是決定雙套制過渡期長短的主要矛盾。由于電算化會計(jì)檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發(fā)展過程。就是說，如果電算化會計(jì)檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會計(jì)檔案的合法性必須繼續(xù)建立在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。

在電算化會計(jì)檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優(yōu)勢，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調(diào)和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創(chuàng)造出一種“相互融合，永久共存，優(yōu)勢互補(bǔ)，并行發(fā)展”的和諧新形式。這種形式是由會計(jì)憑證之間所存在的特殊關(guān)系和原始憑證的特殊歸檔保存規(guī)則所決定的。可以說，會計(jì)憑證對電算化會計(jì)檔案雙套制的整體發(fā)展過程產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，不僅對雙套制本身，對和雙套制有關(guān)的檔案意識、管理理念、管理模式和管理方法等都產(chǎn)生了根本的影響。

雙套制的核心要處理好電子和紙質(zhì)兩種會計(jì)檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)其理想動作境界，避免出現(xiàn)兩者機(jī)械相加的現(xiàn)象，使內(nèi)部管理達(dá)到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術(shù)的融合發(fā)展、檔案管理改革、人才培養(yǎng)方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術(shù)手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內(nèi)容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現(xiàn)階段電子檔案與紙質(zhì)檔案有接軌問題”。

針對電算化會計(jì)檔案需要永久性實(shí)行雙套制的特點(diǎn)，提出如下對策和建議：

一要高度重視醫(yī)院會計(jì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng)。把掌握現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和潛在創(chuàng)新意識及能力的復(fù)合型人才作為今后人才培養(yǎng)的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補(bǔ)充具備計(jì)算機(jī)、財會、檔案管理等學(xué)歷背景的專業(yè)技術(shù)人才。加強(qiáng)會計(jì)檔案人員的繼續(xù)教育，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的意識和技能，逐步滿足雙套制模式下現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展需要。

二要努力提高檔案人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)，建立科學(xué)的績效考核制度，強(qiáng)化各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格防止惡意修改軟件程序、篡改數(shù)據(jù)、非法取得口令等不良行為的發(fā)生。

三要強(qiáng)化電算化會計(jì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理維護(hù)工作，保障電算化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內(nèi)容邏輯上準(zhǔn)確，使兩種檔案發(fā)揮同等社會效益。

四要做好電算化會計(jì)檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴(yán)格的借用制度、定期備份制度和分權(quán)限調(diào)用制度等，保證會計(jì)檔案的安全，減少人為修正的可能。

五要建立和加強(qiáng)電子文件管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

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