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(一)理論落后。勞動分工理論規定,傳統財會流程就是一種順序化流程,必須根據“憑證填制、賬簿登記、報表編制”的順序,由上至下的層層展開工作,不可以跳躍。此種理論使得財會管理流程產生脫節,缺乏相應的溝通,導致內在數據聯系不恰當,使得數據出現了一些局限性,降低了數據的準確率與實用價值。
(二)缺乏對企業經營狀況的全面、準確體現。對于某一項業務活動而言,傳統系統中只能夠對此活動的部分信息予以體現,無法將運作模式準確的反饋給相關企業,進而導致信息之間缺少一定的關聯性,從而缺乏實際意義。
(三)缺乏對實時控制的支持。在傳統財會核算流程,資金流信息核算要明顯落后于物流信息,并且財務活動與業務活動是處在分離狀態的。一般而言,均是在業務活動之后,才會產生一些財務數據,主要就是對企業交易、經營等方面數據的總結,在實際操作過程中,具有很大的復雜性,需要嚴格按照一定的規程執行,在財務數據經過不同部門核算之后,也就錯過了最佳的利用時間,進而導致相關數據缺乏實用價值。
二、財會信息化的必然要求
(一)實現財會信息化可以提高財務管理工作效率。要想實現財會信息化,就要以信息技術為基礎,并且結合企業發展的實際情況對信息系統與平臺進行深入開發與改進,對財務信息進行有效的處理與整合,將財務工作人員從繁忙的賬目工作中解脫出來,不必在記賬、報賬等環節中花費大量時間,能夠有效減輕財會工作人員的工作壓力與強度,讓其將更多的精力投入到財務管理工作當中,使其管理工作更加合理、科學、規范,促進財務組織的不斷改革與創新,實現財務工作的標準化,確保財務管理工作的高質、高效完成,為企業決策提供可靠信息,全面提高財務工作效率。
(二)實現財會信息化更加符合時展要求。目前,不斷完善財會信息化,是社會經濟發展的需求,也是時展的需求。隨著市場經濟的快速發展,信息所占比重越來越大,影響因素也越來越多,為此,一定要重視信息化的運用。在很大程度上,企業只要占據與掌握更多、更全面的信息,才可以在市場發展中占據更多的比例,進而在激烈的市場競爭中占據不敗之地,獲取更大的勝利。為此,企業一定要加強對信息化的重視,提高市場地位,在優勝劣汰的市場競爭中生存下來,得到長遠的發展。
三、優化財會流程的核心理念
在對財會流程進行優化的時候,一定要重視核心理念的明確,即企業流程再造。其主要指的就是企業傳統管理到信息化管理過程中不可缺少的重要組成部分,主要包括三個內容:一是,流程分析、診斷。在流程重組之前,對原有工作方式及內容予以分析、診斷,進而結合實際情況,展開重組工作,保證流程分析合理的情況下,做出合理、正確的診斷。二是,流程再設計。通過對有關數據的分析,明確診斷結果,之后進行二次分析,以此來提高數據的準確性,保證數據的可利用價值。針對流程再設計而言,不只是在一次設計的基礎上,展開第二次設計,其作為一種新理念,目的就是強化實時控制,做出快速的響應。三是,流程重組實施。在流程重組實施過程中,具有很大的復雜性,涉及的方面非常廣,通過流程重組,可以有效提高企業的管理水平,為企業的經濟發展創造更大的升值空間。如果在重組中出現了一些問題,不僅會對企業內部結構產生影響,出現混亂的情況,還會對企業運行及發展產生影響,限制了企業的長遠發展。
四、財會流程優化方法
(一)數據標準化建設。在建設數據標準化的過程中,必須具備統一的會計數據標準集信息完整度,這樣才可以保證各項工作的有效落實。對于財會流程優化而言,必須將原始數據轉變成標準編碼源數據,完善數據共享。并且,根據會計核算軟件數據接口標準對憑證、報表、賬簿等數據結構進行設置,遵循此軟件的功能模塊進行有關數據的輸入,保證信息輸出的準確、可靠,進而逐漸實現會計記錄的無紙化、電子化標準。
(二)簡化會計核算流程。在傳統財會流程中,數據處理非常復雜,并且程序較多,不僅限制了工作效率的提升,還造成了人力、物力的浪費。為此,在會計信息化形勢下,必須加強對財會流程的優化,業務部門通過對單據的保存、錄入,實現一體化流程管理,并且將其轉換成記賬憑證。企業編制報表的時候,可以通過這些數據的共享,自動生成報表。
(三)擺脫順序化業務流程。在計算機中,“事件驅動”是一種專業術語,在某種特定情況下,輸入相應的代碼,按照相應的程序執行。在“事件驅動”中,使用者可以根據信息價值不同、用途不同進行分類,并且根據相應的處理程序,獲取有用的信息,確保各項工作的全面落實。
(四)動態會計平臺模型的運用,實施財務、業務一體化。在企業財會工作中,加強財務、業務一體化的構建,合理運用動態會計平臺模型,自動將業務單據轉變成記賬憑證,確保財務、業務信息的可靠性與一致性。
(五)強化控制機制的運用,落實實時控制策略。首先,在數據庫中,逐漸嵌入會計控制準則及標準,并且在初始設置中,要求財會人員將必要數據錄入系統,通過系統分析與處理,對企業經營活動進行合理、有效的判斷,進而實現實時控制,促進企業的健康、長遠發展。其次,在經濟業務活動中,財會人員可以利用相關軟件對信息展開分析,判斷經濟業務的合法性,進而對經濟過程展開實時控制,防范企業經營風險。
五、結束語
論文摘要:信息化時代改變了企業的經營環境和會計信息使用者的需求,對財務會計提出了嚴峻的挑戰。企業應該以企業流程再造(BPR)的理念為指導,借助會計信息化的有利時機,對現有的會計業務流程進行重新設計,使會計業務新流程能更好地提供決策及有用的會計信息。
網絡時代下,信息技術正廣泛而深入地在企業中得以應用,它徹底顛覆了企業的商業模式和管理思維,使社會經濟發展進入到了信息化時代。信息時代的CFO應該在掌握先進的IT理論并深刻理解IT環境的基礎上,掌握流程再造的方法和工具,思考優化或者重組會計流程,制定財務業務一體化策略,制定實時控制策略,最大限度地保證財務信息真實、正確和有效。
一、財務會計流程的定位
根據達文波特關于流程的定義,其有兩個重要特征:一是面向顧客,包括組織內部和組織外部的顧客;二是跨越職能部門、分支機構或子單位的既有界限。
企業在經營過程中的實際流程通常可以分為三大類:業務流程、財務會計流程和管理流程。企業在經營過程中形成一系列業務流程,產生了大量的業務信息;財務會計流程獲取這些信息,經過加工后,將信息提供給管理流程;管理流程利用會計流程提供的信息進行管理活動,對經營過程進行計劃、控制和評價。財務會計流程的設計思想、數據采集效率、加工的正確性和有效性,直接影響到企業管理活動的質量和效率。
二、傳統財務會計流程的缺陷分析
第一,傳統財務會計流程的理論基礎落后。傳統財務會計流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業務流程,必須嚴格按照“填制憑證-登記賬簿-編制報表”的順序、按照從金塔底端-層層向上的順序進行,不可跳躍,使各個核算子系統之間彼此分割,缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性,各核算模塊成為彼此獨立的“孤島”。
第二,傳統財務會計流程無法準確、全面地反映企業的經營狀況。當某項經營業務發生時,傳統財務會計系統只將反映該經營活動的一小部分信息作為會計信息進行反映,不能準確、全面地反映企業的經營狀況,降低了財務會計信息的一致性、相關性和有用性。
第三,傳統財務會計流程不支持實時控制。傳統財務會計核算流程所反映的資金流信息往往滯后于物流信息,財務與業務相分離。會計數據通常在業務發生后而不是實時采集,信息的加工是將滯后采集的數據進行排序、過賬、匯總和對賬,財務報告必須經過若干后臺加工才能提交到使用者手中而非直接可用。
三、財務會計流程優化的核心理念——企業流程再造(BPR)
流程再造是企業管理從傳統管理到信息化管理變革中不可或缺的關鍵環節。其主要包括以下三個環節:
第一,流程分析與診斷。在進行流程重組之前,需要對原有的工作方式進行分析和診斷,以確定重組的范圍、深度和方式。流程分析與診斷是對企業現有流程進行描述,分析其中存在的問題,并進而做出診斷。
第二,流程的再設計。在流程分析與診斷的基礎上,需要重新設計或改進現有的流程,使其趨于合理化。流程再設計不是照搬手工流程,而是應該將信息技術、先進的企業管理思想和管理方式融入流程設計,盡可能體現信息集成,支持實時控制和快速響應。
第三,流程重組的實施。這一階段是將重新設計的流程真正落實到企業的經營管理中去。這是一項艱巨而復雜的過程,涉及組織的調整、人員權力和地位的改變、集成信息系統的建立等方方面面。流程重組的成功實施會帶來業績的巨大進步,但若實施不當,也會給企業帶來極大危害。
四、基于會計信息化的財務會計流程優化
第一,加強數據標準建設,建立、應用會計數據和信息的完整統一的標準。新的財務會計流程應能將原始數據加工成標準編碼的源數據,實現數據資源共享。根據會計核算軟件數據接口標準設置憑證、賬簿和報表的數據結構,按照會計核算軟件基本功能模塊正確地進行數據輸入、處理和信息的輸出,逐步實現了會計記錄的電子化、無紙化和標準化。
第二,簡化會計核算流程,消除不增值環節,構建財務業務一體化流程。應用流程再造,消除編制記賬憑證等非增值環節,借助網絡信息技術財務和業務部門的信息實時傳遞和共享,減少數據的重復處理。在優化了的財務會計流程下,當經濟業務發生時,業務部門將經過確認的單據保存在業務單據數據庫中,通過財務會計一體化IT模型將業務信息自動轉化為記賬憑證,并保存在記賬憑證數據文件中;但企業需要生成相應報表時,通過報表生成系統從共享數據庫文件中實時獲取數據,自動生成報表。
第三,打破順序化業務流程,實施“事件驅動”。“事件驅動”是一種計算機術語,是指當某一特定事件要求代碼進人工作時程序指令開始執行。在事件驅動的方式下,可以把信息使用者所需要的信息按使用動機不同劃分為若干種事件,為每一種事件設計相應的“過程程序”模型,當決策者需要某種信息時,根據不同事件驅動相應“過程”處理程序,從而得到相應的信息。
第四,應用動態會計平臺IT模型,實現財務業務一體化策略。構建財務一體化流程,需要借助動態會計平臺IT模型,自動將業務單據轉化為記賬憑證,保證財務和業務信息的一致性和可靠性。動態會計平臺IT模型的基本要素包括事件接受器、憑證模板、生成器和實時憑證。
第五,將控制機制嵌入到企業經營過程中,實施實時控制策略。一方面,將支持會計控制的各項控制準則和標準嵌入數據庫(系統)。在初始設置時,財會人員將支持會計控制的各項準則和標準嵌入數據庫,當經濟業務發生時,事件接受器接受事件信息,控制器根據數據庫中的控制標準和控制準則,自動對經營活動的合法性和合格性進行判斷,從而支持實時控制。另一方面,將財會人員嵌入經營活動過程,使其發揮實時控制作用。當經濟業務發生時,財會人員利用管理軟件提供的信息判斷經濟業務是否合法、合規,并對經濟過程進行實時控制,以抵御經營風險。
參考文獻
[關鍵詞]ERP-U8;財務業務一體化;會計業務處理
21世紀隨著互聯網技術高速發展,信息化逐漸深入社會經濟生活的各個方面,網絡經濟給企業有效管理提出挑戰,企業參與國際競爭所進行的商務活動將更多的依賴于虛擬網絡,需要管理理念、管理方法和管理手段的創新。企業傳統意義上的財務與業務職能實現了越來越明顯的融合,出現了一體化趨勢。財務業務一體化借助先進的管理平臺和財務軟件實時處理并監控財務信息、供應鏈管理信息以及生產信息,將企業的資金流、物流和信息流有機的統一起來。
一、財務業務一體化概述
在當前大數據、云計算環境下,企業集合互聯網、數據庫、軟件平臺等技術要素,運用現代科學的管理方法和先進的技術手段,將企業信息數據匯總、會計核算、財務分析與預算管理等工作內容融合為一體,建立基于任務驅動的財務業務一體化處理模式,準確、及時地反映企業經營活動的全過程,對經營活動的全過程進行全方位的科學管理。財務業務一體化管理的實施必須貫徹全局、系統和集成的觀念,克服會計核算只是單純的以單一的財務軟件為核算中心這一缺點,會計核算與管理模式應基于財務信息與業務信息的集成,財務與各業務子系統之間要做到信息互通、資源共享,使各個子系統組成一個集成優化的、有機連通的信息管理系統。財務業務一體化將極大的豐富企業財務分析信息資源,提高企業管理效率,完善會計工作職能。
二、用友ERP-U8管理系統簡介
企業資源計劃ERP系統是目前較為流行的信息化主流系統,而用友ERP—U8系統以ERP系統設計思路的核心,運用模塊化管理將企業的經營過程劃分為獨立子系統,以軟件工程技術將各子系統進行集成,系統主要包括總賬系統、固定資產管理系統、薪資管理系統、應收應付管理系統以及供應鏈管理系統中的采購、銷售、庫存、存貨核算等模塊,各系統的數據關聯以總賬系統為核心,發生的相關數據、憑證最終匯總傳遞到總賬系統當中進行統一核算。當前國內大中型企業較多的采用各類的財務業務一體化管理系統,隨著企業會計信息化和財務業務一體化管理模式的實施,它以供應鏈業務為基礎,為企業決策層及員工提供有效的運行手段和科學的管理模式,對于企業來說,財務業務一體化管理將成為今后的必然趨勢。
三、財務業務一體化處理流程解析
下面將以生產制造企業為背景,著重介紹用友ERP-U8系統在企業生產經營過程中銷售和采購業務的一體化財務處理流程。
(一)銷售
業務流程是首先對整個業務過程進行集成優化,使銷售管理不再是一個獨立的工作過程,而是與庫存、存貨、成本、生產及應收、總賬形成一體化集成管理。通過訂單、發貨單、出庫單、銷售發票、憑證等環節進行精確的過程管理,單據之間形成可追溯性的流轉,簡化了大量的計算和校對。財務針對銷售業務發生的每個環節進行實時監控,對業務單據進行核算生成記賬憑證。這里,需對其中幾個重要環節進行說明。首先,銷售管理中分為支持先發貨后開票和先開票后發貨兩種業務模式,并提供歷次售價、最新成本加成以及按價格政策定價等三種價格依據。按價格政策定價時,依據業務類型、單據、客戶分類、客戶、存貨分類、批量、價格有效期間制定價格政策。價格政策可以依據不同的銷售對象、不同的業務類型進行定價,可以按客戶定價也可以按存貨定價。當按存貨定價時,比如某款時裝除尺寸外其他特征均相同的情況下,尺寸作為自定義項,不同型號服裝可以采用不同的價格。在保證價格合理精準的基礎上,最大限度減少建立價格檔案的工作量。其次,銷售管理中提供兩種針對信用期限和信用額度的管理角度,可以針對客戶,也可以針對部門、業務員進行信用管理。通過設置單據信用控制的觸發點策略,完成信用對象的業務處理以及對信息額度的審核。在單據保存、審核時按照選擇的信用策略,對信用額度、信用天數按照指定的選項進行信用控制。信用額度、信用天數兩項可按業務員、客戶進行復合控制,超過信用額度可以逐級向上審批。最后,銷售管理中銷售發票的處理采取多種靈活的處理方式,發票不但可手工錄入,還可根據銷售定單或銷售發貨單生成,并且針對某些行業(如超市等)在某些時候需要開具發票,很多時候不需開銷售發票的情況下,增加了銷售發票可選的業務模式。同時,多張發票合并現結的功能極大的滿足不同行業不同情況的企業用戶。
(二)采購
首先采購業務在以銷定產的模式下,所有業務都圍繞銷售展開,銷售部門首先根據銷售定單到倉庫部門提貨,如庫存貨物不足則會由企業向生產部門下達生產任務,生產部門根據需要生產的成品數量換算成生產需要的物料清單然后向采購部門提出采購申請(請購單),而商業企業則直接向采購部門發出采購申請。采購管理部門匯總企業各部門的采購申請經審核確認后形成采購計劃,采購部門以采購計劃為依據向供應商詢價,根據供應商的報價進行比價,選擇合適的供應商下達采購訂單,供應商收到訂單進行發貨,企業收到采購貨物進行質量檢驗入庫,同時采購發票在應付系統形成應付款,而入庫單在存貨核算記帳后通過憑證的方式傳入總帳。財務針對采購業務發生的每個環節進行實時監控,對業務單據進行核算生成記賬憑證(見圖2)。從上圖中可以發現,采購業務主要涉及到的模塊有采購管理、庫存管理、存貨核算、應付賬款以及總賬等。其中采購管理負責采購入庫單、采購發票的錄入和入庫單結算,庫存管理負責采購入庫單的審核,存貨結算負責采購入庫單的記帳和生成入庫憑證,應付帳款負責發票結算和生成發票、核銷憑證。采購業務中最主要的兩種單據是采購入庫單和采購發票。采購入庫單(物流)在庫存管理中審核,在存貨核算中記賬和制單,登記存貨明細賬和存貨總賬。采購發票(資金流)在采購管理中審核,在應付賬款中制單。發票既可手工輸入也可由采購訂單或采購入庫單或采購到貨單生成,在單貨同到的情況下,由系統自動完成結算。未能結算的業務,根據單到貨未到或貨到單未到兩種不同的業務情況分別進行暫估入賬處理。同時采購發票支持現付功能,多余款項系統可自動結轉為預付款。用友ERP-U8采購管理系統中還增加了請購、比價、到貨、結算等業務環節,協助企業實現全程業務管理。下面,針對采購業務環節中的幾個重要節點進行說明。1.采購環節是企業在生產經營過程中,除采購部門以外的其他部門需要進行采購時,要首先向采購部門提交采購申請,采購部門根據采購申請統一制定采購計劃,經過相關崗位的審批后由采購部門統一進行采購,這樣的環節設置在大型的集團企業經營管理中尤為重要,在提高采購透明度的同時能夠有效防止重復采購所造成的資源浪費。2.到貨功能使貨物在入庫前作了一次短暫的停頓,對于途中耗損厲害,甚至經常引發糾紛的情況進行統計,查找原因,對于產品質量成為瓶頸、零售企業經常為之苦惱的樣品、贈品問題、一些商品庫存經常性不準確或對于采購計劃制作的輔助等情況,到貨功能環節無疑是一個很好的解決方案。3.發票結算是提供自動結算功能,在執行過程中,如果入庫單和發票的供應商、數量相同,則將完全匹配的入庫單記錄和發票記錄進行結算,生成結算單子表,記錄入庫單和發票相應的業務信息。如果實際入庫與計劃不符,可修改入庫單的結算數量,發票金額作為入庫的實際成本入賬,并標記為已結算。這樣由系統自動核算完成的采購業務,可減少了用戶的手工干預,提高企業工作效率。需要強調的是,采購部門要為企業生產經營中能及時有效的提供生產、經營所需的各種物資,滿足企業要求,降低庫存成本,保證其他部門的物資供應,降低采購成本,且應對供應商進行有效的管理(采購周期、采購成本、采購渠道等),合理有效地使用采購資金(規劃付款周期、付款量、計劃采購資金)。采購業務狀況會影響到企業的整體運營狀況,采購業務管理不善會導致生產缺料或物資過甚,從而給企業造成無法彌補的損失。綜合上述業務流程分析發現,物料需求計劃是企業整個財務業務一體管理的源頭。ERP-U8環境下的物料需求計劃是完全重新規劃的,在物料需求計劃業務線中完全遵循MRP預算規律。其業務流程為,首先將物料需求計劃建立在銷售訂單及預測單的基礎上,經過MRP運算,形成生產計劃和采購計劃;其次,該模塊不僅僅是計劃的編制模塊,而是以計劃為基礎形成生產訂單和采購訂單,從而對訂單的執行情況進行跟蹤分析,滿足企業的一體化管理需求。
四、結束語
企業在基于用友ERP-U8系統下的財務業務一體化的構架之下,加強部門之間的互相監督,改善企業管理結構,實現企業的精細化管理,將徹底改變企業財務管理單純的財務核算功能,實現企業財務、業務系統的有機結合,帶動企業財務管理職能的更快轉型,實現資金流、物流、信息流同步流動,以提高企業自身的綜合競爭能力。
[參考文獻]
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財務報告最根本的作用是向投資者提供決策有用的信息,投資者一般通過高度概括了企業日常經營活動的財務報告來分析企業經營狀況及度量投資價值。財務報告能否在投資決策中發揮應有的作用,報告質量起到了關鍵的作用。傳統財務報告過度關注財務信息的披露,越來越顯得與投資者的需求格格不入。因為隨著時代的發展,那些傳統財務報告不會披露的、且與交易無關的非財務信息,如企業人力資源、客戶關系、產品市場信息、公司治理等各種“軟資產”,也已成為影響投資者決策的重要因素。
影響企業價值的因素很多,由于信息收集、信息披露成本的制約,傳統財務報告只能披露有限的信息。然而,隨著大數據時代的到來,數據信息呈現爆炸式増長趨勢,大數據正以迅猛之勢席卷國民經濟的各行各業。與此同時,大數據也給財務報告質量的提升帶來了契機。企業日常經營的每一筆業務都將產生大量的數據,既包括生成傳統會計報告的結構化數據,也包括對投資者決策影響重大的非結構化數據,運用數據挖掘技術提取有效信息并及時公諸于眾,對提升會計信息的質量、財務報告的可靠性,具有重要意義。
本文立足于大數據的時代特征,論述了大數據如何引起會計環境變化,如何推動會計流程再造,并最終達到提升財務報告質量的目標。
二、大數據與會計環境變化
(一)大數據基本概念和技術支撐
隨著社交網絡、物聯網的興起,全球數據量呈現爆炸式増長和積累的態勢,數據已經滲透到每一個行業和業務職能領域,大數據時代應運而生。大數據也叫海量數據、巨量數據,數據規模大到無法通過主流軟件工具進行處理的程度。GartnerGroupInc.認為大數據是海量、高速率、及/或多樣的信息資產,這種信息資產需要新型的處理模式去促成更強的決策能力、洞察發現能力和流程優化能力。一般認為,大數據具有“3V”特點,數據量龐大(Volume)、數據類型多樣化(Variety)、數據處理實時性(Velocity)。以IDC為代表的業界在“3V”的基礎上増加了價值性(Value)特點,即價值密度低、商業價值高。比如,企業在運營過程中會產生大量的數據,但真正有價值的數據信息可能只在某個片段生成。
數據挖掘是大數據處理的核心技術,它通過特定的算法對龐雜數據進行分析,揭示隱藏在數據背后的規律,從而獲得富有價值的信息,為決策者提供參考。數據挖掘需要強大的技術支撐,包括云計算技術、分布式處理技術、海量數據存儲技術、人工智能搜索技術。Gartne「認為,大數據需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力,滿足海量、高増長和多樣化信息資產的需要。
(二)會計環境
會計環境是會計活動賴以產生、發展的各項條件的總和,包括政治經濟環境、法律環境、人文環境、科技環境等,它影響并制約著會計的發展,是會計工作存在的客觀條件。
政治經濟環境對會計理論的形成、會計制度的制定、會計實務的發展和會計教育工作的開展具有重要影響。法律環境主要影響會計立法模式,如大陸法系政府扮演重要角色,會計規范具有統一、強制的特點,而海洋法系國家則注重民間職業團體的作用,會計規范基本由民間協會制定,顯得更加靈活、選擇性更強。任何一個國家的會計發展都離不開人文環境氛圍,人文素質、文化教育水平都會影響會計思想、會計理論的形成。科技環境對會計的影響主要體現在兩個方面,首先,科技進步推動企業生產方式、經營方式和營銷理念的變革,進而引起會計工作重點的變化;其次,科技進步推動會計方式和會計技術的發展,有助于提高會計的工作效率和財務信息的時效性和有用性。
(三)大數據引領會計環境變化
大數據主要通過影響會計所處的科技環境影響會計的發展,大數據背景下,會計環境已經且正在發生變化,會計工作面臨著一系列新的挑戰。
大數據技術為管理會計與財務會計的融合提供了技術保障,兩者數據同源,可以利用一個信息管理系統收集、存儲原始數據,有效促進管理會計與財務會計的資源共享。融合后的會計信息系統可以提供企業未來規劃、發展前景、內部控制、面臨的機遇及風險、財務分析和預測之類的信息資料,進一步滿足投資者的信息需求。
首先,企業內部管理。大數據技術推動企業商業模式變革,未來企業只有準確洞察每位消費者的偏好,創新產品和服務,才能在市場競爭中占據先機。企業實時決策成為必要,需要會計人員及時收集、匯總、分析產品數據、客戶數據和消費行為數據,從而為管理層決策提供支撐。
其次,投資者信息需求角度。傳統會計報告存在較大弊端,難以滿足大數據背景下投資者欲求達到的及時、全面了解企業經營動態的目標,主要表現為如下幾個方面:第一,報告內容高度綜合,存在著決策所需的財務信息不足或無效的問題,同時滋生了盈余管理的空間,會計信息真實性受到挑戰。第二,會計原則和基本前提不適應時展。如財務報告以貨幣為計量單位,掩蓋了大量不能用貨幣計量的經營管理活動,而這些活動(產品研發、市場開拓)往往可能影響投資者決策。第三,財務報告的及時性受到挑戰。資本市場瞬息萬變,投資者隨時都要做出決策,然而受制于固化的財務報告體系和信息技術,現行財務報告在時效性方面存在嚴重弊病。
總之,大數據時代已經來臨,整個經濟社會將產生巨大的變革。大數據對會計的發展也將產生深遠的影響,如何變革會計工作,以適應大數據時代的數據信息特征,是擺在我們面前的重要任務。
三、大數據與會計流程再造
(一)傳統會計流程
會計的價值體現為通過合理的方法和專業的語言反映企業經營現狀和財務狀況,從而為信息使用者提供決策有用的信息。會計流程是實現會計價值的路徑,傳統會計流程是一個數據收集、數據加工、數據存儲、數據輸出的過程,體現在會計實務中,即從“原始憑證”到“記賬憑證”到“賬薄”再到“財務報表”的過程(如圖1)。
會計流程從本質上說是會計價值鏈,申春華將會計信息視為一種產品,構建了一個三維的會計價值評價實踐模型,三個維度分別是會計信息質量、會計信息數量和會計信息成本。會計信息質量對信息使用者的決策起著關鍵的作用,主要包括“可靠性、相關性、可理解性、可比性、實質重于形式、重要性、謹慎性、及時性”。會計信息數量要求即提供給投資者所需的盡可能多的信息,以降低信息不對稱程度,減少決策的不確定性。年度報告向中期報告、分部報告、自愿披露的演變,便體現了會計信息數量在傳遞會計價值中的作用。會計工作需要投入各種成本,會計信息成本即要求以低成本滿足投資者需求。顯然,會計信息質量是會計信息數量的基礎,會計信息成本制約了會計信息質量的提升和會計信息數量的提高。
(二)傳統會計流程問題透析
時代在變遷,投資者對會計信息的需要也在變化,源于手工處理的傳統會計流程已經難以適應時代的要求,存在以下幾點問題。
第一,數據收集過程局限于可貨幣化的財務信息。傳統數據收集工作始終圍繞著可貨幣化的定量信息展開,而諸如產品研發能力、人力資源數據、產品市場分析、客戶評估、供應商評估等不可貨幣化的非結構化數據一直被忽視,這些數據對信息使用者的決策同樣意義重大。
第二,數據處理過程財務信息高度匯總,缺乏對非結構化數據的分析。傳統會計分類匯總信息并傳遞給信息使用者的思想顯然已經落伍了,特別是在大數據時代,數據高度匯總的做法掩蓋了大量的企業運營細節,這些細節也許正是信息使用者所關注的。此外,受信息技術的約束,傳統會計工作偏重于分析處理結構化數據,而蘊含著豐富價值的非結構化數據沒有得到有效的挖掘。
第三,數據存儲過程不能提供非貨幣化信息,會計系統與業務系統脫節。傳統會計只能存儲可以確認和計量的會計科目,過濾了許多不能用貨幣計量的重要事項。此外,傳統會計系統仍然相對孤立,無法從業務系統中直接獲取所需的數據,會計系統與業務系統脫節嚴重。
第四,數據輸出過程忽視信息使用者的個性化需求。傳統會計按照既定的格式編制財務報告,信息使用者只能被動接受,個性化需求難以滿足。在大數據時代,市場行情瞬息萬變,需要隨時做出決策,定期披露的財務報告已經不能滿足信息使用者對企業實時、動態信息的需求。
(三)大數據推動會計流程再造
會計在經濟社會中扮演著重要的角色,但是會計信息的供應正在偏離使用者日益増長的需求,會計價值總體水平仍然偏低,并在實務中發出會計價值危機的預警信號。大數據的出現提供了一個契機,它可以從會計信息質量、會計信息數量和會計信息成本三個維度提升會計價值。首先,大數據為非結構化信息的收集和披露提供技術支持,有利于提高會計信息質量。其次,大數據為財務報告的實時披露、個性化披露提供平臺,極大地增加用戶所需的信息量。最后,傳統會計工作需要耗費大量的人力、物力、財力等資源,大數據時代信息技術高度發展,企業財務數據信息的收集、處理、分析和輸出可以通過大數據技術輕松實現,節省會計信息成本。
因此,大數據會對傳統會計流程的數據收集、數據處理、數據存儲和數據輸出產生深遠的影響。本文基于大數據的特點,對未來會計流程進行了若干設想。
第一,數據收集階段重點關注非結構化數據。由會計人員和業務人員協同收集數據信息,運用數據集成技術方法,建立一個融業務與財務于一體的業務事件倉庫,實現會計系統與業務系統的無縫對接,促進會計流程和業務流程的有機整合。還要將上下游企業相關交易信息、金融機構借貸信息、宏觀調控信息、市場行情信息等納入會計流程,作為企業會計信息的有大數據時代,信息在決策支持系統中扮演著越來越重要的角色,投資者希望動態、全面了解企業信息,以降低決策的不確定性,傳統財務報告定期披露財務信息的模式已經落伍了。基于大數據技術,應當枳極探索財務信息實時披露、個性化披露的路徑,并注重時效性與重要性的結合、權衡信息不足與信息超載的矛盾。
第二,數據加工存儲階段重點分析非結構化數據。非結構化數據蘊藏豐富的價值,應該得到會計人員的高度重視。當然,非結構化數據的存儲需要相應的技術支撐,可以相信,高速發展的信息技術能夠實現這一點。
第三,數據輸出階段滿足信息使用者的個性化需求。枳極探索以信息系統為支撐、以信息使用者的個性化需求為基本出發點、以提供動態的面向需求的財務報告為主攻方向、以提升財務信息質量為最終目標的財務報告“未來模式”。
四、大數據與財務報告質量提升
前文論及大數據將引起會計流程的深刻變革,有助于提升會計價值,并提高財務報告的信息質量,本節將從以下三個角度進一步論述大數據對財務報告質量提升的促進作用(如圖2)。
(一)非貨幣價值信息披露
財務報告的目標在于向投資者提供決策所需的信息,以減少信息不對稱,優化資源配置。因此,財務報告必須具備相應的信息質量要求。受信息收集、披露成本的約束,傳統財務報告主要披露可貨幣化的財務信息。顯然,這對于投資者評價企業發展前景、度量企業內在價值是不充分的。比如,以創新為時代主題的21世紀,企業的研發創新能力是企業價值重要的影響因素,而傳統財務報告很少披露這方面的信息,明顯滯后于時代的發展需求。而基于大數據技術,這類數據信息的收集、披露將成為可能。
非貨幣價值信息的披露側重從以下五個方面開展:(1)技術研發能力,包括研發團隊過去研發成果的評價、研發團隊人員結構、研發技術獨特性等。(2)產品市場信息,包括產品獨特性、產品生命周期、上下游產品市場供給狀態、進入壁壘、產品市場競爭狀況等。(3) 管理層治理能力,包括管理層學歷、經驗、個人信用情況等。(4)企業社會關系網絡,主要包括企業與員工、員工與員工、企業與供應商、企業與客戶、企業與政府等之間的關系。(5)會計信息不確定性的披露,會計是一門藝術,涉及大量的主觀價值判斷,可供選擇的估計方法很多,會計計量具有一定的不確定性,應當給予披露。
(二)經營動態實時披露
大數據時代,信息在決策支持系統中扮演著越來越重要的角色,投資者希望動態、全面了解企業信息,以降低決策的不確定性,傳統財務報告定期披露財務信息的模式已經落伍了。基于大數據技術,應當枳極探索財務信息實時披露、個性化披露的路徑,并注重時效性與重要性的結合、權衡信息不足與信息超載的矛盾。
時效性與重要性結合。企業曰常運營是一個復雜的系統,每一秒、每一刻都將產生大量的數據信息,然而投資者只關注重要信息。如果將所有的數據信息簡單堆疊,投資者必將湮沒在數據的海洋里。因此,實時披露必須挑揀重要的信息,做到時效性與重要性的結合。
信息不足與信息超載權衡。傳統財務報告高度綜合,決策所需的信息往往不足或無效。實時披露模式提供財務細節信息,有助于投資者更好地了解企業運行過程,度量投資風險。但要謹防信息超載,不至于長篇累牘造成投資者閱讀困擾。
(三)管理會計與財務會計融合
財務會計與管理會計是會計的兩大分支,它們數據來源相似,而且都以企業的生產經營活動為研究對象。但是,越來越多的企業忽視兩者的內在聯系,設置兩套系統分別核算,既降低會計工作效率,又造成企業資金的大量浪費。
大數據技術為管理會計與財務會計的融合提供了技術保障,兩者數據同源,可以利用一個信息管理系統收集、存儲原始數據,有效促進管理會計與財務會計的資源共享。融合后的會計信息系統可以提供企業未來規劃、發展前景、內部控制、面臨的機遇及風險、財務分析和預測之類的信息資料,進一步滿足投資者的信息需求。
關鍵詞:會計信息;財務會計;流程優化
現代社會信息技術的高速發展在促進了社會經濟發展的同時,也對企業原有的經營模式提出了挑戰。面對信息時代對企業發展的巨大影響,企業會計部門必須不斷轉變流程模式以適應信息技術時代對會計工作流程的優化要求。這不僅關系到會計流程的改革,更關系到企業管理模式的進步。會計部門是企業內部重要的組成部分,是企業生存和發展的基礎,因此應加強對會計信息化情況下財務會計流程優化工作的足夠重視。
一、財務會計流程在企業中的作用
在企業經營活動中,財務會計流程主要針對兩個方面體現其顯著特征。一方面從企業經營面對的顧客出發,以顧客為企業日常經營的導向進行的財務會計流程。另一方面則是以企業為主體,在企業內部的一切活動中,通過與各部門間的聯系和合作,從業務方面、會計財務方面和企業管理方面入手,對每個流程中產生的信息數據進行采集,并進行研究分析,并將得出的結論反饋到企業管理層,為企業管理層進行高效的管理和決策提供有力的數據支持。由此可見,財務會計流程在企業管理中的重要作用。
二、傳統財務會計流程的缺陷分析
(一)相關流程中的各個階段缺乏聯系。在財務會計流程的優化過程中,財務人員以完成了從手工記賬到半手工記賬、從按一定順序獨立完成記賬到采用獨立的子系統記賬的過渡。這些利用現代信息技術進行的財務會計流程的優化,在一定程度上提高了工作效率,然而各子系統之間的聯系依然不夠緊密,無法真正實現資源和信息的共享,沒有實現對財務會計流程的更進一點的優化。
(二)對企業的經營狀況缺乏全面、準確地反映。財務會計流程的優化主要是為了提升對企業經營相關信息數據的采集并進行科學的分析,并提出有利于企業未來發展的思路和建議。然而由于部分企業在內部體系和科技條件上的限制,使得財務會計無法實現全面的采集相關信息,這導致了后期的信息數據分析不全面、不準確,因而也無法真實有效的反映企業的經營狀況,嚴重影響了財務會計流程對企業發展的幫助作用的發揮。
(三)會計信息存在滯后性。財務會計流程的優化還在于能使會計核算與業務達到同步,從而有效掌握企業資金流和物流信息的動向,真實有效的反映企業經營狀況。然而,不少企業由于科技條件達不到這個要求,使得財務會計核算長期落后于企業業務的發生,這就形成了企業會計信息的滯后性,而會計信息還要經過不斷地加要處理才能被使用,這就導致了財務會計核算無法為企業決策者提供及時、準確的企業經營狀況分析,從而對企業決策造成誤導。
(四)信息之間缺乏聯系。傳統的會計流程只負責對企業正在進行的業務信息的采集,而對企業的相關運作沒有進行相關信息的采集和反饋。這使得部分信息無法進行有效的交流和聯系,脫離了企業運作而獨立存在。這也造成了相關信息在傳遞、整合和分析過程中缺乏綜合性,失去了全面反映企業經營狀況的意義。
三、財務會計流程優化的核心理念——企業流程再造
企業財務會計流程的優化,必須在企業流程再造的基礎上進行,通過對企業流程再造對相關管理體質的變革對企業資源進行重組和優化,形成企業進行財務會計流程優化的有力依據,是財務會計流程優化的核心理念。企業流程再造主要有以下幾個方面:
(一)企業流程的分析階段。這一階段的工作是通過對企業原有的工作方法進行分析判斷,找出其中存在的問題。作為企業流程再造的第一個階段,分析階段為企業流程再造后期的相關工作打下了堅實的基礎。
(二)企業流程的再設計階段。針對分析階段找出的企業運作中存在的問題,這一階段的工作任務是對這些問題提出進行改進和完善的方案。在這一階段的工作中需要注意,企業流程的再造并不是機械地、不可調整的,而是靈活的,需要結合企業自身的特點引進先進的管理理念和方法,實現科學技術與流程設計的完美結合,這樣才能通過企業流程再造加強企業的市場競爭力。
(三)企業流程再造的實施階段。通過前兩個階段的工作,在具體實施階段,將分析結果和再設計的方案通地具體的實施完成對企業流程的再造。這一階段的工作會為企業組結構、人員、職位等產生影響,因此企業在該階段的工作中一定要特別謹慎,以免因實施不當對企業的穩定性造成不良影響。
四、基于會計信息化的財務會計流程優化
(一)為財務數據設定一個統一的標準。想要實現基于會計信息化的財務會計流程優化,首先要完成對財務數據的標準化設置。這是企業財務會計流程優化的重要環節,通過這一標準,為企業建立可以共享的標準編碼的源數據,可以保證企業財務工作中相關數據信息采集的正確性和合理性。同時,還能減少相關的工作量,提高工作效率,在財務會計流程最初的環節就開始實現優化。
(二)簡化會計核算流程。對財務會計流程的優化,提高工作效率,必然要對工作中不必要的步驟進行簡化,從而減少對數據的重復加工。這一工作,可以通過采用電子信息技術實現相關數據的直接輸入,并最終在共用平臺上生成相應的表格實現。
(三)打破傳統的會計流程。想要實現財務會計流程的有效優化,必須打破傳統的會計流程,通過對實施事件驅動,根據不同的動機將會計數據信息劃分為不同的若干種事件,然后再設計出與各個事件相應的過程程序模型,當決策者需要某種信息時,根據不同事件驅動相應“過程”處理程序,從而得到相應的信息,以此解決財務工作與企業經營業務之間各自獨立、缺乏有效聯系的問題。
參考文獻:
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