檔案管理流程

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檔案管理流程范文第1篇

一、人事檔案管理流程中的風(fēng)險

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，亟待人們加以解決。

1.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴(yán)、檔案管理人員責(zé)任心不強等原因，也導(dǎo)致了人事檔案造假問題日益嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽維持方面的作用大大降低。

2.人事檔案的管理不規(guī)范，檔案丟失、變更、損毀嚴(yán)重

檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱。由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現(xiàn)人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復(fù)、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經(jīng)很久遠，且紙質(zhì)較差，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。

3.檔案的整理不規(guī)范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業(yè)務(wù)

整理人事檔案是一項細(xì)致的技術(shù)性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

盡管我們對人的評價標(biāo)準(zhǔn)是從政治和業(yè)務(wù)兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來評價人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴(yán)格把屬于反映個人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材料的收集，能反映個人業(yè)務(wù)能力的材料相對較少，即使有也是數(shù)量有限或者補充不及時。

二、防范人事檔案管理的風(fēng)險

針對人事檔案管理存在的風(fēng)險，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實際，通過對人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風(fēng)險。

1.努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

1.1強化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心，是解決當(dāng)前人事工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

1.2提高人事檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作者面臨著知識化、專業(yè)化的嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，加強科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)是檔案管理者的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，主動提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。

1.3補充具有個性的人事檔案材料。

針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，有關(guān)部門應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補充能反映當(dāng)事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點補充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個性、合作與團隊精神、創(chuàng)新意識等；二是反映個人業(yè)務(wù)考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。

2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質(zhì)量水平

在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術(shù)，實現(xiàn)檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

3.健全各種規(guī)章制度，建立適應(yīng)時代要求的人事檔案管理體制。

應(yīng)遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規(guī)章制度，各單位還應(yīng)結(jié)合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規(guī)章制度制定以后，一定要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)加處理，做到違法必究。

檔案管理流程范文第2篇

關(guān)鍵詞：培訓(xùn)檔案；標(biāo)準(zhǔn)；流程；管理

作者簡介：楊穎琦（1980-），女，福建廈門人，國網(wǎng)福建省電力有限公司廈門供電公司，培訓(xùn)管理專責(zé)，工程師。（福建 廈門 361000）

中圖分類號：G726 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

隨著電力企業(yè)改革，對人才培養(yǎng)、人才培訓(xùn)的重視程度與日俱增，供電企業(yè)下大力氣加強企業(yè)內(nèi)部員工培訓(xùn)，伴隨培訓(xùn)種類、培訓(xùn)班次的增多，如何科學(xué)有效地做好培訓(xùn)檔案的管理，為拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用以及為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為了當(dāng)前供電企業(yè)亟需解決的問題。

二、新形勢下供電業(yè)企業(yè)培訓(xùn)檔案管理

1.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理概述

新形勢下供電企業(yè)不斷開拓員工培訓(xùn)，努力提升員工的知識、技能、業(yè)績、素質(zhì)。如何歸集種類繁多的培訓(xùn)檔案，提升培訓(xùn)成果應(yīng)用，這對培訓(xùn)檔案的管理提出了新的要求。因此科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的培訓(xùn)檔案模板以及規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是做好培訓(xùn)檔案管理的關(guān)鍵。

2.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理應(yīng)用范圍

供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理主要適用于企業(yè)內(nèi)部員工參加各類崗位培訓(xùn)、合作培訓(xùn)、在職學(xué)歷教育以及各種以推進人才隊伍建設(shè)的各類競賽、調(diào)考、技能比武。培訓(xùn)檔案主要對各類培訓(xùn)項目的實施過程、培訓(xùn)成果、存在問題及改進意見進行記錄，使培訓(xùn)的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，培訓(xùn)項目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達到培訓(xùn)質(zhì)量管理、持續(xù)改進、擴大培訓(xùn)成果應(yīng)用的目的。

3.培訓(xùn)檔案管理實施

培訓(xùn)檔案的管理工作是企業(yè)員工隊伍素質(zhì)建設(shè)的重要組成部分，培訓(xùn)檔案對于員工上崗、任用、評先、晉級、晉升是重要的憑證和依據(jù)。科學(xué)規(guī)范地做好培訓(xùn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，而隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，員工培訓(xùn)檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓(xùn)檔案的管理工作應(yīng)該從檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理、規(guī)范化管理流程三個方面加強管理。

（1）科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別。培訓(xùn)檔案的管理應(yīng)按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢。基于這一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的培訓(xùn)，將其劃分培訓(xùn)類、競賽類、合作培訓(xùn)、學(xué)歷教育四大類別的檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計和分析。

1）培訓(xùn)類檔案：根據(jù)職工教育培訓(xùn)項目的類別，建立培訓(xùn)項目類檔案。主要指種類培訓(xùn)班，包括持證上崗（復(fù)審）培訓(xùn)班、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)班、非持證培訓(xùn)班。其具體細(xì)分為經(jīng)營管理培訓(xùn)、專業(yè)管理培訓(xùn)、技術(shù)管理培訓(xùn)、生產(chǎn)技能培訓(xùn)、服務(wù)人員培訓(xùn)以及新員工培訓(xùn)等六類培訓(xùn)檔案。

2）競賽類檔案：將職工崗位業(yè)務(wù)競賽、專業(yè)調(diào)考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。

3）合作培訓(xùn)類檔案：是指職工參加國家電網(wǎng)管理學(xué)院合作培訓(xùn)、國家電網(wǎng)技術(shù)學(xué)院合作培訓(xùn)、國內(nèi)相關(guān)院校合作培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)上級單位培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)外單位培訓(xùn)等五類培訓(xùn)的檔案。

4）在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案：在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案主要指員工經(jīng)審批參加學(xué)歷教育以及組織推薦參加的學(xué)歷教育的培訓(xùn)檔案。

（2）建立標(biāo)準(zhǔn)一致培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于培訓(xùn)檔案歸檔、后繼查詢及成果應(yīng)用有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化培訓(xùn)檔案模板以及培訓(xùn)檔案裝訂順序?qū)τ诹私馀嘤?xùn)進度、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)課時、參加人員、培訓(xùn)效果及培訓(xùn)評估、改進意見都具有直觀性及針對性。培訓(xùn)檔案根據(jù)培訓(xùn)類別分別制訂各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。

1）培訓(xùn)班標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表、培訓(xùn)班教師授課測評表、培訓(xùn)效果評估表及改進意見書、其他資料（培訓(xùn)照片、課件、報道等等）、兼職教師授課臺賬、津貼申請表等等。

2）競賽和調(diào)考比武類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：正式通知文件、具體實施方案、評分標(biāo)準(zhǔn)、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結(jié)果通報等。

3）合作培訓(xùn)類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)班正式通知文件、培訓(xùn)參加人員、學(xué)習(xí)情況反饋表（合作單位反饋）、成績及持證情況明細(xì)表。

4）在職學(xué)歷教育類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：學(xué)歷教育報名通知、組織推薦人員公示、參加在職學(xué)歷教育人員名單的報告、培養(yǎng)服務(wù)協(xié)議書（組織推薦）、學(xué)歷證書復(fù)印件留存。

（3）規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的培訓(xùn)管理機制，也不能適應(yīng)信息化形式下電子檔案查詢的要求，因此供電企業(yè)要根據(jù)企業(yè)文化及企業(yè)特點在傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，使培訓(xùn)檔案管理更加貼合供電企業(yè)，為供電企業(yè)各類經(jīng)營、管理、技能、技術(shù)人才的培養(yǎng)提供堅強的信息基礎(chǔ)。

在供電企業(yè)內(nèi)部，建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時限來實現(xiàn)整個培訓(xùn)資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式真實有效地記載員工在企業(yè)內(nèi)培訓(xùn)的歷史，通過信息手段推動培訓(xùn)成果的擴大應(yīng)用，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供有效信息。以下從五個步驟來介紹培訓(xùn)檔案管理流程。

培訓(xùn)檔案流程是在培訓(xùn)流程結(jié)束時啟動。培訓(xùn)流程從培訓(xùn)計劃—開班—培訓(xùn)實施—結(jié)班后，轉(zhuǎn)入培訓(xùn)檔案的管理流程。具體見培訓(xùn)及培訓(xùn)檔案流程圖（圖1）。以下按培訓(xùn)班類檔案流程進行講解。

1）紙質(zhì)檔案制作。由培訓(xùn)項目部歸集培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表；組織學(xué)員進行培訓(xùn)班教師授課測評形成任課教師測評表，由培訓(xùn)項目人填寫兼職教師授課臺帳、津貼申請表、培訓(xùn)效果評估表及改進意見書，并收集與本次培訓(xùn)相關(guān)的培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)照片、課件、報道等等。收集完成后按培訓(xùn)統(tǒng)一模板進行培訓(xùn)檔案目錄的制作。制作結(jié)束后按目錄順序裝訂成冊。

2）紙質(zhì)檔案審核。培訓(xùn)項目部門在培訓(xùn)結(jié)束四天內(nèi)向培訓(xùn)中心提交完整紙質(zhì)檔案，培訓(xùn)中心對紙質(zhì)培訓(xùn)檔案的完整性、規(guī)范性及真實性進行審核，如有錯漏或不符合規(guī)范則將檔案退回項目部門重新補充完善。

3）電子檔案制作。在紙質(zhì)檔案完整規(guī)范的基礎(chǔ)上，由培訓(xùn)中心在紙質(zhì)檔案提交后三天內(nèi)統(tǒng)一進行電子檔案制作。培訓(xùn)電子檔案的制作主要基于供電企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的職工教育培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)，將培訓(xùn)班的名稱、培訓(xùn)班項目編號、培訓(xùn)班類型、培訓(xùn)時間、授課教師名單、課程、各課程學(xué)時、參加學(xué)員、學(xué)員出勤情況、學(xué)員考試考核結(jié)果進行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統(tǒng)計各類型培訓(xùn)班開班情況、學(xué)員年度總學(xué)時、各學(xué)員參加培訓(xùn)情況、各兼職教師年度授課課時數(shù)等等，極大方便了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與查詢。

4）培訓(xùn)檔案歸檔。電子檔案制作完成后，將紙質(zhì)檔案按年度培訓(xùn)計劃的項目編號進行排序，按照培訓(xùn)類別分別裝入檔案盒，并對檔案盒進行編號后放入檔案室進行存檔。

5）培訓(xùn)檔案查閱。培訓(xùn)項目部門在需要時可通過辦理培訓(xùn)檔案查閱手續(xù)向培訓(xùn)中心查閱培訓(xùn)檔案。

培訓(xùn)檔案在培訓(xùn)班結(jié)束后的七日內(nèi)完成所有培訓(xùn)檔案紙質(zhì)資料及電子檔案的歸檔，確保培訓(xùn)檔案的及時真實有效，確保培訓(xùn)檔案的信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。

4.培訓(xùn)檔案管理的激勵與約束機制

在企業(yè)內(nèi)部通過職工培訓(xùn)檔案的管理辦法實現(xiàn)了“鼓勵先進，鞭策落后”，進而促進培訓(xùn)檔案的管理。開展培訓(xùn)檔案的評先評優(yōu)，通過“五個方面”進行評比，如培訓(xùn)檔案的送達培訓(xùn)中心的時限、培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優(yōu)秀培訓(xùn)進行表彰，同時作為培訓(xùn)檔案范例進行公開展覽，并組織學(xué)習(xí)，促使各培訓(xùn)負(fù)責(zé)部門按照培訓(xùn)檔案管理規(guī)范的要求按時保量完成培訓(xùn)檔案工作。同時對于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時限辦結(jié)培訓(xùn)檔案的將列入全局績效考核指標(biāo)，對培訓(xùn)項目負(fù)責(zé)人進行考核。

三、培訓(xùn)檔案管理對供電企業(yè)的意義

培訓(xùn)檔案的精細(xì)化管理是供電企業(yè)不斷加強培訓(xùn)過程精益化管理的一個重要環(huán)節(jié)，通過培訓(xùn)檔案及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進各培訓(xùn)項目的實施嚴(yán)謹(jǐn)有序，注重實效，具有很強的現(xiàn)實意義。

檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在各項培訓(xùn)工作中真實的歷史記錄，培訓(xùn)檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個個培訓(xùn)案例及一份份培訓(xùn)評估表及改進意見書則可以為今后的培訓(xùn)提供借鑒，從而提升培訓(xùn)的效率和效果。

培訓(xùn)檔案記載著供電企業(yè)發(fā)展過程中各類人員的培訓(xùn)情況，對管理人員研究、了解企業(yè)整體員工隊伍素質(zhì)及培訓(xùn)情況，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)數(shù)據(jù)，同時有利于確認(rèn)企業(yè)取得的經(jīng)營成果。

培訓(xùn)檔案是員工個人成長和發(fā)展的真實記錄與見證。通過培訓(xùn)檔案可以了解到員工學(xué)習(xí)成長的歷程，能夠加強員工對企業(yè)文化的認(rèn)同感。

檔案管理流程范文第3篇

關(guān)鍵詞：基建檔案；存在問題；對策

2011--2013年每年我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)投資金額上億元，且每年的投資金額呈上升趨勢。為此全區(qū)各地迅速掀起了中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)的，但由于水文工程建設(shè)項目點多面廣，建設(shè)周期短，工程建設(shè)檔案的管理也存在著諸多問題。本文就廣西中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項目基建檔案管理存在的問題進行分析，旨在找出解決這些問題的有效對策。

1基建檔案管理存在的問題

1.1前期手續(xù)不齊的現(xiàn)象普遍存在

由于部分一期中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項目前期工作沒有按正常程序進行，而是采取一些超常規(guī)方式完成的，導(dǎo)致后期工程建設(shè)存在一些問題和不足，尤其是體現(xiàn)在基建檔案管理工作方面。這為后期工程項目基建檔案的整理歸檔帶來大量整改工作。這種“先上車，后補票”的行為不僅給后期基建檔案的歸檔與整改帶來了不少的麻煩，同樣也給以后我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程項目的竣工驗收帶來諸多不便。

1.2建設(shè)單位和施工單位的變更造成基建檔案的管理混亂

以2011年我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程（欽州市部分）為例，2011年我區(qū)中小河流監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項目（欽州市部分）的建設(shè)單位名稱為廣西水文水資源欽州分局，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與欽州市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)方面的相關(guān)事宜。如立項、征地、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理招標(biāo)、施工招標(biāo)、開工建設(shè)、工程款的支付等均由廣西水文水資源欽州分局負(fù)責(zé)運作，相關(guān)手續(xù)、資料均由廣西水文水資源欽州分局負(fù)責(zé)保管。2010年根據(jù)自治區(qū)編委《關(guān)于水文機構(gòu)有關(guān)機構(gòu)編制問題的批復(fù)》，經(jīng)自治區(qū)事業(yè)單位登記管理局核準(zhǔn)，廣西壯族自治區(qū)水文水資源欽州分局更名為欽州市水文水資源局（增掛廣西沿海水環(huán)境監(jiān)測中心牌子）。廣西水文水資源局欽州分局更名為欽州市水文水資源局，雖是同一單位，但由于項目建設(shè)的前期工作中用的名稱與更名后的單位名稱存在不一致，極容易導(dǎo)致工程竣工前后名稱不一致的現(xiàn)象出現(xiàn)。2011年中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程（欽州市部分）的施工單位為濮陽水電有限責(zé)任公司，由于濮陽興河公司作為承建單位對項目的施工管理力度明顯不夠，施工組織管理不力，施工經(jīng)驗匱乏，資金投入不足，且對項目的重視程度不夠，導(dǎo)致欽州市局中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程項目建設(shè)進度緩慢。2012年欽州市水文水資源局終止與濮陽興河公司的施工合同，另行招標(biāo)施工單位，同一工程建設(shè)，前后就出現(xiàn)了兩個施工單位。這樣建設(shè)單位名稱的變更和施工單位的變更都為后期基建檔案的歸檔整理和有效利用帶來諸多不便。

1.3各相關(guān)單位移交的基建檔案不規(guī)范

基建檔案是一項來源多元化的檔案，它包涵了建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、審計等各單位的檔案。它即要保證建設(shè)項目基建檔案的成套性，又要保證單項工程的成套性，整理基建檔案是一個即系統(tǒng)，又全面的工程。由于我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程建設(shè)單位和施工單位普遍存在“重施工、輕管理，重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)”的項目管理通病，以及施工中標(biāo)單位經(jīng)常有分包現(xiàn)象，導(dǎo)致基建檔案的移交方面出現(xiàn)普遍不夠重視的現(xiàn)象，移交給工程建設(shè)檔案管理部門的檔案經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的問題。

2基建檔案管理存在問題的對策

2.1追本溯源，要保證基建檔案的質(zhì)量就應(yīng)從“源頭”抓起，加強對在建項目組檔案管理有關(guān)人員的培訓(xùn)力度。

自治區(qū)水利廳和自治區(qū)水文水資源局應(yīng)針對我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項目中的存在問題不定期召集施工、監(jiān)理、設(shè)計、勘察及各建設(shè)業(yè)主開辦免費講座或培訓(xùn)班。對一些在基建檔案審查中時常會出現(xiàn)的共性問題進行講解，這樣即能夠保證提高移交檔案的質(zhì)量，又能提高依法治檔的自覺性和歸檔意識，達到培養(yǎng)基建檔案管理工作人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)的目的，還能避免在施工、監(jiān)理、設(shè)計、勘察等一些共性的問題屢次進行整改，來來回回奔波，造成不必要的人力、物力和財力的浪費，為后期竣工檔案的移交工作奠定良好的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，如果自治區(qū)水利廳、自治區(qū)水文水資源局和各市水文水資源局從基建檔案管理工作的源頭就開始抓起，為我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程各單位負(fù)責(zé)項目的檔案管理人員進行強化培訓(xùn)，這樣工程檔案移交前就保證了移交件的合格率，同樣也保證了工程檔案審查的效率。

2.2增強意識，建設(shè)項目檔案歸檔與工程尾款的支付和單位評先評優(yōu)掛鉤，以提高各單位重視歸檔的積極性，及時、有效地完成歸檔工作。

為此，建議我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)上級主管部門采取的一些激勵和制約的措施。諸如：基建檔案管理的好環(huán)與工程尾款相掛鉤、基建檔案理的好環(huán)與單位評先評優(yōu)掛鉤等辦法，即各單位的竣工檔案未達到上級主管部門的檢查要求，工程尾款即實行一票否決，基建檔案收集整理不合格的，建設(shè)單位年度考評不得評先評優(yōu)。

中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項目是我區(qū)水文實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮水文多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到水文事業(yè)能否可持續(xù)，又在一定程度體現(xiàn)著一個我區(qū)水文事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化水平。作為中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)單位的各市水文水資源局應(yīng)主動深入現(xiàn)場，做好對中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程項目檔案的服務(wù)工作。在主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目檔案進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出基建檔案整理的新路子。

檔案管理流程范文第4篇

一、煤炭檔案管理的相關(guān)概念分析

檔案是人們生活當(dāng)中常見的名詞，與人們生活有著密切的關(guān)系。在當(dāng)前的研究當(dāng)中，對檔案的概念就有多種。一般研究認(rèn)為檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。這種記錄即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。煤炭檔案就是煤炭企業(yè)日常管理及其歷史進行記錄，形成完善的檔案體系。煤炭檔案管理通俗的說就是對煤炭企業(yè)檔案進行科學(xué)有效的管理，通過文字、聲音、視頻等途徑將煤炭企業(yè)的各種信息完善的保持。煤炭企業(yè)的檔案有著自身特點，在日常的檔案種類當(dāng)中一般包括設(shè)計檔案；支護檔案；日常技術(shù)管理檔案；部門技術(shù)創(chuàng)新管理檔案；防治水檔案；“一通三防”及防突管理檔案；安全管理與生產(chǎn)組織檔案；經(jīng)濟成本檔案；勞動工資檔案；機電設(shè)備管理檔案；煤質(zhì)管理檔案等等。因此煤炭企業(yè)檔案的管理是一項高強度、技術(shù)性強的工作，需要有一套完善的管理方法。

二、煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

煤炭企業(yè)是勞動密集型產(chǎn)業(yè)，在企業(yè)發(fā)展中檔案管理非常重要，它能充分反映企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，記錄企業(yè)在人員、技術(shù)、材料等各方面的信息，為企業(yè)管理層進行決策提供依據(jù)。當(dāng)前，在煤炭企業(yè)檔案管理當(dāng)中還存在不少問題，這主要表現(xiàn)在：首先是檔案管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練？。煤礦檔案管理人員很多人都沒有專業(yè)性的檔案管理經(jīng)驗，在實際的工作當(dāng)中都是按照自己的思路進行檔管理，沒有專業(yè)人員進行指導(dǎo)和考核這樣導(dǎo)致檔案管理缺乏系統(tǒng)系和專業(yè)性。檔案人員培訓(xùn)力度不夠。這主要表現(xiàn)在一方面企業(yè)內(nèi)部對檔案管理人員的培訓(xùn)重視程度不夠，沒有建立一套完善的培訓(xùn)體系，另一方面由于煤炭企業(yè)人員較多，技術(shù)性強，使煤炭企業(yè)檔案管理人員工作量較大，檔案人員進行培訓(xùn)的時間較少。最后檔案管理的信息化程度不強，在當(dāng)前很多煤礦企業(yè)檔案管理當(dāng)中很多企業(yè)都是沿用的是過去傳統(tǒng)的手工管理模式，都是采用紙質(zhì)記錄檔案信息。計算機技術(shù)運用較少，沒有建立一套完善的內(nèi)部檔案信息化管理。

三、檔案管理在煤炭企業(yè)中的發(fā)展趨勢

從以上的分析可以看出，煤炭企業(yè)檔案管理在實際的發(fā)展中還存在一系列的問題，這些問題從一個側(cè)面反映了煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

（一）檔案管理專業(yè)性加強。隨著煤炭戰(zhàn)略地位的凸顯，煤炭企業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中占有重要地位。煤炭企業(yè)管理現(xiàn)代化管理趨勢日益加強，因此專業(yè)管理是煤炭企業(yè)檔案發(fā)展的必然要求。煤炭企業(yè)檔案管理工作是一個細(xì)致和繁瑣的工作，煤炭企業(yè)應(yīng)配備專職檔案管理人員，才能夠更高效、更專業(yè)、更及時的對檔案進行登記、收集和處理等工作。另外在檔案管理上要有一套完善的內(nèi)部管理體系，對不同的檔案都有著明確的規(guī)定。如對于紙質(zhì)檔案進行管理需要對檔案的種類、份數(shù)和編寫具有明確的要求需要立卷的檔案材料就要按照有關(guān)要求進分類，不需要立卷的材料則直接進行歸檔。在歸檔管理當(dāng)中所以文件材料必須頁碼清晰、卷名簡潔明快，經(jīng)過專職的檔案人員檢查后方可歸檔。在聲音和視頻檔案管理上也有明確的要求，聲音和視頻檔案必須在有關(guān)技術(shù)處理之后，配備必要的文字，方可保管。另外在檔案知識上注重業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在日常的檔案管理當(dāng)中要建立一套完善的培訓(xùn)體系，對檔案管理的各個流程進行詳細(xì)的講解，對容易出現(xiàn)的問題進行說明，保證檔案知識的體系性。只有這樣才能有效提高媒體企業(yè)檔案管理人員的知識水平，保證檔案管理的高效進行。

（二）檔案管理趨于系統(tǒng)化。隨著煤炭企業(yè)專業(yè)建設(shè)加強，企業(yè)內(nèi)部逐步建立一套完善的管理流程，檔案管理也不列外，未來檔案管理趨于系統(tǒng)化，應(yīng)圍繞檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，積極開展工作。如對重大建設(shè)項目檔案有一套完善的管理流程。首先建設(shè)項目工程招投標(biāo)及設(shè)備招投標(biāo)開始，注意原始資料收集，保證檔案的完整。其次工程建設(shè)過程當(dāng)中，要高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入工程日常管理和考核當(dāng)中，與工程建設(shè)實行同步管理，對建設(shè)過程當(dāng)中檔案管理的質(zhì)量、份數(shù)和保管期限有明確的規(guī)定，確保工程建設(shè)過程中檔案的質(zhì)量。最后在收集和保管檔案的過程當(dāng)中，檔案人員要親自參與檔案的開箱和檢查，在歸檔過程當(dāng)中要定期的召開會議，對檔案管理中存在的問題進行說明并整改，保證后期管理工作順利進行。

（三）檔案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企業(yè)檔案管理工作量大且繁瑣，所以檔案管理工作需要其他部門的有效配合，建立一個系統(tǒng)化的管理流程。應(yīng)根據(jù)各部門的專業(yè)性質(zhì)、職責(zé)范圍進行劃分，保證檔案管理的高效運行。如生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)設(shè)計、支護、日常技術(shù)管理、防治水檔案的建立工作。機電部門負(fù)責(zé)機電設(shè)備檔案的建立工作。安監(jiān)部門負(fù)責(zé)安全管理檔案的建立工作。企管部門負(fù)責(zé)經(jīng)營成本檔案的建立工作。勞資部門負(fù)責(zé)勞動工資和工傷治療費用檔案的建立工作。根據(jù)分工情況，各部門建立相關(guān)檔案，最后匯總到檔案專職管理部門統(tǒng)一整理裝訂成冊。在具體的操作當(dāng)中也有明確的規(guī)定，生產(chǎn)部門及掘進隊、開拓隊的工作面都要建立專間進行檔案管理。對施工的方法、施工過程進行記錄，并同時建立檔案。把工作當(dāng)中的每一個操作流程詳細(xì)記錄，對遇到的問題要清楚的展現(xiàn)有關(guān)時間、地點和原因。對所有檔案每月定期傳遞到企業(yè)檔案管理部門，進行歸納和總結(jié)，完成檔案的流程化建設(shè)。

檔案管理流程范文第5篇

（一）重視程度不夠。目前，測繪單位普遍存在生產(chǎn)項目工期緊、任務(wù)重、人手少等問題，在日常工作中，人事檔案管理經(jīng)常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導(dǎo)致在需要查找和利用人事檔案資料的時候，出現(xiàn)人事檔案資料查找不及時、更新速度慢等問題。（二）流程缺乏規(guī)范性。在當(dāng)前對人事檔案進行管理，有些單位認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對規(guī)范性流程的認(rèn)識，在進行管理的過程中往往隨意性較大[2]。測繪人事檔案存在部分檔案沒有進行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問題，使檔案管理流程不夠規(guī)范。（三）制度不夠健全。相對于快速發(fā)展的測繪地理信息技術(shù)來說，測繪人事管理制度是相對滯后的，測繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時，現(xiàn)有的測繪人事檔案管理制度不能滿足新時期測繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測繪事業(yè)的發(fā)展。（四）測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)不完善。近年來，測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)工作在逐年完善中，但仍未做到通過調(diào)閱檔案各項工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無障礙交接，測繪人事檔案資料的基礎(chǔ)仍然處在較低水平，導(dǎo)致人事工作整體管理水平下降，無法更好地為新時期測繪工作的發(fā)展提供服務(wù)。（五）信息化水平落后。目前，測繪系統(tǒng)尚未建立測繪人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案信息補充和更新速度慢，補充和更新工作花費大量的人力物力，費時費力。此外，測繪系統(tǒng)有大量的涉密人員，測繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。

二、做好測繪人事檔案管理的建議

（一）提高管理人員對測繪人事檔案的認(rèn)知。加大測繪單位管理層對人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國家、省、市檔案局組織的培訓(xùn)課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對干部職工人事檔案管理重要性的認(rèn)識，保證每個人在工作過程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時期測繪人事檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識水平。（二）規(guī)范測繪人事檔案管理流程。在新時期，要不斷提升測繪人事檔案的精細(xì)化、精準(zhǔn)化管理水平，規(guī)范測繪人事檔案管理流程，為完善測繪人事檔案管理打好堅實的基礎(chǔ)。同時在進行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學(xué)性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過學(xué)習(xí)調(diào)研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測繪人事檔案管理制度，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度和程序辦事。（四）規(guī)范測繪人事檔案管理基礎(chǔ)。夯實測繪檔案管理基礎(chǔ)，打造嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部測繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長歷程。根據(jù)工作內(nèi)容，分別建立干部任免及批復(fù)、干部選拔任用紀(jì)實、領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項報告、黨費收支及公示、組織人事規(guī)章制度等6個檔案體系，全面準(zhǔn)確反映工作進展情況，如實記錄工作開展過程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評定、年終表彰、干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，在收集材料的同時，注意鑒別人事檔案資料的真?zhèn)危_保測繪人事檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性。（五）提升測繪人事檔案管理信息化水平。對于測繪人事檔案的管理，應(yīng)該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統(tǒng)、自動識別系統(tǒng)等工具，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化。應(yīng)建立測繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。信息化的同時，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規(guī)范性、嚴(yán)肅性及真實性。

三、結(jié)束語

目前，測繪事業(yè)處于剛剛完成改革發(fā)展的新時期，如何做好測繪人事檔案管理顯得尤為重要，測繪工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測繪人事檔案管理，為測繪事業(yè)快速發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻

1.胡妤.如何做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2019.1

2.吳啟瑞.新時期人事檔案信息化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019.317