檔案管理信息化建設
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檔案管理信息化建設范文第1篇
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
檔案管理信息化建設范文第2篇
1 應用檔案管理軟件的優點
(一)利用電子文件載體材料要比紙質檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質檔案進行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經建立OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可通過接口直接轉入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進檔案數據庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。
用戶可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權限即可。系統會自動記錄網上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續，取走檔案實體;也可以通過網站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規則和政策，由系統自動進行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統的鑒定銷毀子系統，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領導對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉移到已銷毀數據中供列表查詢。
2 應用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質有待進一步提高
檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術、網絡技術、信息安全技術等多面，因此對于檔案人才素質有較高的要求。網絡化利用要求管理人員掌握WEB技術，IP技術及數據庫技術等計算機專門技術，還要求掌握檔案利用技術。這種專門人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網站就沒有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網絡的絕對安全。
(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度
紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
(五)信息化進程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網絡平臺相關信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。從而增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。
(三)建立高素質的檔案人才隊伍
檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創新與創造者”。
隨著計算機網絡技術的進一步發展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數字化轉換工作，檔案數字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現檔案管理同現代技術的有機結合，從而達到自動化、實時化、網絡化水平檔案管理水平。
檔案管理信息化建設范文第3篇
醫院檔案信息對醫院科研工作、臨床醫學、日常醫療服務等都有十分重要的作用，加強醫院檔案信息具有極其重要的作用。在新環境下，隨著電子信息技術的快速發展，檔案管理的信息化、數字化、網絡化成為檔案管理工作發展的重要方向，為全面提高醫院檔案管理水平，為醫院的健康發展提供豐富的檔案信息，必須加強醫院檔案信息化建設。
關鍵詞：
醫院；檔案管理；信息化
前言
醫院檔案是醫院在開展各種醫療活動中所形成的具有保留價值意義的原始資料，在新時期，隨著信息技術的飛速進步，醫院的信息化程度越來越高，在醫院管理工作中，信息系統的作用也越來越明顯，但是對于醫院檔案管理的信息化建設，還比較落后，這就對醫院檔案資源的開發和有效利用造成一定影響，因此，在新環境下，如何加強醫院檔案信息化建設成為當前醫院思考的重要問題。
1.醫院檔案信息化建設的內涵
對于醫院檔案資源，主要由會以、文件、報表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時查詢、價值保留等功能，同時醫院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點，醫院檔案資源是保證醫院領導決策、科研、臨床試驗等工作順利進行的重要資源，此外醫院檔案信息還是體現醫院醫療服務水平、醫院管理水平的重要依據，因此，加強醫院檔案管理有十分重要的作用。在新環境下，信息化、網絡化、數字化已經成為社會各行業發展的主要方向，實現醫院檔案管理的信息化，能充分發揮醫院檔案資料的優勢，并且還能通過檔案信息系統，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫院檔案管理質量，這對實現醫院檔案管理的“無紙化”有極大的作用。
2.現階段醫院檔案信息化建設存在的問題
2.1從業人員檔案信息化觀念低
長期以來，醫院一直將醫療服務放在首要位置，對檔案管理不太重視，即便在信息化建設極其重要的今天，也有很多醫院沒有從根本上改變對檔案管理的態度，部分醫院領導錯誤的認為檔案管理并不能為醫院增加經濟效益，因此，對醫院檔案管理信息化建設投入的人力、財力、物力遠遠不足，這就導致醫院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態，由于從業人員檔案信息化觀念比較差，使得醫院檔案管理信息化建設十分緩慢。
2.2醫院檔案管理軟件系統更新慢
在經濟利益的驅使下，有很多軟件開發企業在對醫院信息管理系統進行軟件系統開發時，都集中在醫療、財務管理等方面，對于醫院檔案管理系統的相關軟件開發并不是很重視，這就導致醫院現有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴重的限制了醫院檔案管理信息化水平的提高。對于當前醫院檔案管理軟件進行分析可以發現，檔案管理軟件的發展速度要遠遠落后于計算機硬件技術水平的發展，加上現代醫院對檔案的利用率越來越高，使得現有的醫院檔案管理軟件已經無法滿足醫院發展需求。
2.3缺乏統一的檔案管理標準
對于現代化檔案管理，其最重要的一個標志就是實現標準化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應該有明確的目標，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價值。但是從當前醫院檔案管理情況看，還沒有實現檔案管理的標準化，醫院各個部門之間的聯系比較少，同時醫院各個部門之間都有獨特的特點，檔案規格、標準都有一定的差異，使得檔案管理難以實現標準化，這就對檔案的收集、整理造成很大影響。
2.4缺乏專業性人才
對于檔案管理信息化建設，不僅要求相關管理人員能熟練的操作計算機，還需要管理人員能準確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業務。就目前而言，醫院檔案管理人員中存在老齡化發展趨勢，醫院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉過來的，缺乏專業的檔案管理知識，也無法熟練的操作計算機，從而嚴重的影響到醫院檔案管理信息化建設。
3.加強醫院檔案管理信息化建設的對策
3.1強化從業人員檔案管理意識
對于醫院檔案管理信息化建設，強化從業人員檔案管理意識是十分重要的，一般而言，領導管理者在醫院有很高的權威，因此，醫院的領導管理者要不斷提高自身對檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫療服務放在同一地位，并為檔案管理信息化建設提供有力的支撐，以此促進醫院檔案管理信息化建設的早日完成。
3.2做好檔案管理軟件開發工作
注重醫院檔案管理軟件的更新升級是提高醫院檔案管理信息化建設的重要工作，因此，醫院必須加強對檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級需要花費很多資金，所以醫院要適當的增加對檔案管理的資金投入，醫院在選擇軟件開發公司時，要盡量選擇專業性強、權威性高的軟件開發公司，并將檔案管理系統和醫院行政辦公系統聯系在一起，這樣才能更好的發揮檔案系統的作用。
3.3建立統一的醫院檔案管理標準
標準化管理對醫院檔案管理信息化建設有十分重要的作用，因此，醫院要結合自身的實際情況，從檔案管理出發，制定相應的標準化工作流程，從而促使醫院檔案管理更加規范、標準。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權限的人才能使用，醫院要逐步完善檔案管理機制，以此提高檔案管理質量。
3.4提高從業人員的綜合素質
人才對現代社會發展有十分重要的作用，對醫院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫院檔案管理信息化建設步伐，醫院要加強對從業人員的培養，不斷提高檔案管理從業人員的綜合素質，確保從業人員能以積極的態度面對檔案管理信息化建設，這樣才能為醫院檔案管理信息化建設的全面進行打下良好基礎。
4.總結
檔案管理信息化建設對醫院的全面發展有十分重要的作用，因此，在新環境下，醫院要強化從業人員檔案管理意識、做好檔案管理軟件開發工作、建立統一的醫院檔案管理標準、提高從業人員的綜合素質，以此不斷提高醫院檔案管理信息化水平。
參考文獻：
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檔案管理信息化建設范文第4篇
[關鍵詞]高校；檔案管理；信息化；實施路徑
在網絡信息技術快速發展的形勢下，信息化建設已經廣泛的應用于各個行業中。高校檔案管理關系到高校各項工作的開展，為高校的日常運轉提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設已經成為檔案管理發展的主要趨勢，所以要對檔案管理模式進行改革。由于各個高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設的過程中還存在一些問題，影響到檔案管理改革工作的進程，需要對其進行深入的分析，進而制定解決的對策，加快高校檔案管理信息化建設步伐。
一、高校檔案管理信息化建設中存在的問題
（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄
檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應時代的發展，就需要實行檔案管理信息化建設，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領導沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。由于領導的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創新意識不強，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設。
（二）管理機制的不協調
檔案管理信息化建設需要對高校所有檔案管理工作進行統一管理，制定完善的管理機制，對檔案管理進行合理規劃，從而為信息化建設奠定良好的基礎。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協調和統一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現條塊的運行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設的進程。出現這種現象的原因主要是因為高校沒有將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，在政策、資金以及技術等方面缺乏必要的支持。
（三）資金不足，基礎設施建設落后
檔案管理信息化建設需要充分的資金作為后盾，在人員與技術方面給予大力的支持。但是有些高校由于領導不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設備，并且在技術以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎的信息化設備，但是還沒有形成網絡化，缺乏必要的技術支持，無法形成完整的信息網絡。
（四）管理人員綜合素質不高
檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎，一切工作的運行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設需要檔案管理人員要具有專業知識，同時還能夠熟練操作計算機，會利用網絡技術對檔案資源進行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質不高，不僅專業知識欠缺，并且計算機操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設。
二、高校檔案管理信息化建設的途徑
（一）加強制度建設
根據現行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉變為由各行文單位分別歸檔立卷，然后按規定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實可行的檔案管理規章制度，在制度中要明確規范各部門需要歸檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學校的檔案管理部門定期開展業務培訓。在檔案管理系統中給每個部門授以相應的權限，各部門只能在規定的權限內完成本部門歸檔文件材料的網上著錄、查詢等。
（二）增加經費投入，完善檔案信息化的基礎設施建設
學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力等。如果說，僅僅是校園網與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應的檔案信息管理系統軟件作支持。學校沒有相應的檔案管理系統的軟、硬件設備的投入，那么校園網對于檔案信息化管理來說就形同虛設了。
（三）建立檔案網站，開展館藏檔案數字化工作
館藏檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是信息化條件下有效利用館藏紙質檔案信息的關鍵環節。館藏紙質檔案數字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數字化的任務十分重大，工作量大，技術要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數字化，形成電子檔案數據存入數據庫，加強各類數據庫建設。通過檔案網站建設，館藏檔案的數字化工作，提高檔案的利用率并實現檔案館信息化建設的目標。
（四）提高檔案管理人員的業務綜合素質
檔案信息化建設，管理者的業務素質是關鍵，對管理者的知識和能力、專業技能提出了新要求，要求管理人員要對計算機的操作技能掌握熟練，對檔案專業知識要精通，對檔案人員業務培訓要加強，提高綜合業務素質，使他們成為既具備檔案管理專業知識，又熟練掌握現代化信息操作技術的復合型人才。
（五）健全檔案信息安全保護機制
一方面，高校要制定合理嚴格的檔案信息安全保密制度，不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應采取成熟的檔案管理系統和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監控機制，引入科學實用的網絡安全應對策略。根據電子化檔案信息數據安全性的要求，在數據管理和使用上，設置相應的權限；在數據管理中，要對數據采集、編輯、審核等進行權限規定；在數據查詢利用上，要考慮查閱者所應具備的資格、訪問權限和查詢范圍。
三、結束語
高校檔案管理信息化建設是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設的進程，需要強化高校領導對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機制，提高管理人員的綜合素質，為實現檔案管理信息化建設創造有利的條件。
參考文獻
[1]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化.湖北師范學院學報，2010（2）
檔案管理信息化建設范文第5篇
[關鍵詞]檔案管理信息化 網絡化 信息服務體系
檔案工作的根本任務和目的就是科學地開發管理檔案,提供檔案信息為社會服務。高校檔案信息資源是我們國家信息資源的重要組成部分。高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄,是學校發展歷史的縮影和真實寫照。學校檔案對于學校推動教育教學改革、深化教育科研、創新人才培養模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等方面起著不可替代的作用。衡量一所學校管理水平高低的因素有多種,而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經濟社會和高等教育的快速發展,高校檔案工作面臨著新的挑戰,同時也迎來了新的發展機遇。在信息化社會中,如何適應高校改革的需要,大力做好檔案的綜合開發利用工作,為高校教學、科研、管理服務,是高校檔案工作的根本目的和中心任務。為使高校檔案工作與高等教育同步發展,高校檔案管理信息化建設勢在必行。因此,高校應該積極地將信息數字化技術與檔案管理的技術方法結合起來,加快高校檔案管理信息化進程。
一、檔案信息化的定義和內涵
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中,將檔案信息資料通過加工處理,應用數字化原理和計算機網絡等信息技術,對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用,以實現檔案信息資源的社會共享,提高檔案利用率。
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:第一,要實現檔案信息的數字化和網絡化。第二,要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。第三,要實現檔案信息高度共享。第四,要引發檔案管理模式的變革。
二、高校檔案管理信息化的必要性
1.檔案信息數字化、網絡化是時展的要求。
實踐表明,數字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制,在任何地點、時間只需有一網的電腦,就可以進入檔案系統查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數字化、網絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段,而且還能提高檔案的效率。
2.高校檔案信息化是高校管理管現代化的必然要求。
高校檔案部門為了提高工作效率,節省人力物力,普遍使用計算機管理檔案,這樣就形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,并通過光盤、磁盤存儲,不再是紙質載體儲存,這樣一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息,通過數字化的手段,存儲在電腦里,任何個人和機構都能很方便地進行查閱。高校檔案信息化、網絡化管理是高校檔案工作發展的必由之路,是高校管理現代化的必然要求。
利用計算機管理檔案,通過網絡進行信息傳遞,不單單是為了取代手工操作,更主要的是用現代化管理手段改造傳統的管理體制,其目的是通過計算機及互聯網進行收集、整理、編目、檢索等。實行科學管理,提供有效服務,充分開發和利用檔案信息,最大限度地發揮檔案資源的作用,使檔案工作的技術水平上等級上臺階,即做到服務現代化、管理信息化。這是網絡時代、信息社會檔案工作發展的必然趨勢,是時代的呼喚。
檔案管理信息化不僅具有提供資料的存取和服務的能力,而且還能與國內外網絡相連。因此可以為高校內部及社會廣大用戶提供各種文獻數據庫的信息、檢索服務和咨詢服務,實現資源共享,進行學術交流,了解最新動態。顯然,當今的檔案管理面臨著一場大的革新,實現自動化、信息化管理模式的時代潮流勢不可擋。
三、高校檔案管理信息化建設的主要內容
1.強化檔案信息化意識
檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行重新整合和定位。各級檔案工作者要轉變傳統思維,認真看待檔案現代化的進程,樹立現代化檔案管理的意識,學習有關檔案的法律法規,學習上級檔案部門對檔案信息化的文件要求,開展檔案信息化大討論,結合工作實際,進行專題研究,理清發展思路,努力提高工作水平、工作效率和服務質量。
2.加快制定檔案信息化建設的標準和制度
檔案管理標準化是檔案管量現代化和信息化的一個重要環節。各高校應該根據自己學校的實際情況,結合一些已經出臺的國家相關標準,來積極制定適合本校檔案信息化建設的標準。如網絡通信及數據庫方面的標準、計算機軟硬件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式標準、著錄規則的標準、文獻標注的標準等。
3.建設高質量的檔案信息數據庫
檔案信息化首先要從相關硬件和數據庫建設做起。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館要從實際出發,在充分利用現有設備的基礎上,適當購置適合的先進設備。購置時要充分發揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設備的先進性,又避免不必要的浪費。
建立數據庫的具體做法為:要對原有館藏傳統載體檔案通過掃描、加工和處理,進行數字化轉換,形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫;還要同時做好自身館藏檔案機讀目錄建設,將每年產生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔,并做到齊全完整、真實有效。加強文件目錄數據庫建設,采集文件級目錄數據,建設館藏檔案文件級目錄數據庫,然后形成全宗目錄數據庫,進而建立各種專門檔案目錄的數據庫;檔案的數字化工作要建設高質量、高水平的全文信息數據庫,利用數據庫技術,通過對檔案信息基礎數據庫進行挖掘整合,最后在此基礎上形成檔案基礎信息資源數據庫群,同時應根據各高校的特色與實際情況,著重推出一批具有示范性的特色數據庫,使檔案信息資源開發利用服務能力不斷提高、質量日益提升。
4.實現高校檔案管理網絡化
高校檔案主要包括了高校在教學、科研、管理等各項活動中所直接形成的具有保存價值的材料,真實地記錄高校發展的歷史,具有重要的意義。作為高校信息資源服務中心的檔案管理部門,應該充分利用校園網,積極開發建設適合于高校檔案信息的管理系統,即高校檔案信息綜合管理軟件的開發,做好檔案信息的收集、整理、管理、統計和利用服務工作,建立全校性標準化的檔案信息數據庫,建設數字化檔案館,實現檔案管理、利用網絡化。使檔案管理部門的管理者通過網絡可以共享收集到的檔案資料,從而形成檔案信息化服務的良性循環。
5.加強檔案信息的安全管理
提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認識到檔案信息是對高校多年來建設過程的一個歷史記載,要確保檔案的完好無損,對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅決制止或打擊;檔案管理者要嚴格規范個人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患;檔案管理者要加強設備維護知識的學習,及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護,最大限度地避免惡意病毒、黑客的攻擊。
加強網絡檔案信息的安全,一方面對網上公布的信息要嚴格審查,避免不當的信息和保密內容上網;另一方面要保護上網信息的安全,從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全、權限控制等技術保護手段防止泄密和失密、數據丟失,按照公開信息、內部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應等級的信息服務。同時要加強檔案數據安全管理,數據庫服務器要采用主用和備用雙主機,相互鏡像備份,并使用光盤作為檔案數據的備份,確保檔案信息的安全。
6.加強檔案隊伍建設
檔案工作者是檔案管理的主體,是否具備極強的業務素質和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵。為了適應檔案信息化建設的需要,必須加強檔案部門的人才儲備。因此,一方面要引進檔案管理專業人才和計算機專業人才,一方面要對現有檔案工作者進行針對性的培訓,如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓。更新其知識結構,提高檔案工作者的專業水平。檔案人員要不斷提高自身素養,恪守檔案工作紀律,認真貫徹執行《檔案法》,嚴守黨和國家、高校的機密,適應新形勢,樹立超前的管理意識,發揮其自身的協調能力與各部門建立良好的關系,不斷提高自身綜合素質。
四、高校檔案管理信息化建設的趨勢
高校檔案管理信息化建設是全國高校檔案建設共同的工作,對全國高校檔案今后的發展起積極的推動作用,也對高校的各項工作產生積極的影響。因此,應把高校檔案信息化建設與發展納入高校信息化建設的重要組成部分,切實做好相關工作,適應經濟社會發展的需要,爭取把檔案信息化建設與國家和地區檔案信息化同步。高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。伴隨著網絡與通信技術的不斷發展,高校檔案部門將會逐步趨向于數字檔案館的建設,未來的數字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間,檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用。
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