檔案管理的原則

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檔案管理的原則范文第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；檔案利用；保密工作

在醫(yī)院的檔案信息管理中，管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，將醫(yī)院檔案利用的保密工作作為自己工作的重點(diǎn)，以提高醫(yī)院檔案信息的安全性。新時期，多數(shù)醫(yī)院檔案管理建立了信息化管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，檔案信息利用中的保密工作更是非常重要。

一、影響醫(yī)院檔案利用中保密工作的因素

醫(yī)院檔案信息在管理與利用過程中，會發(fā)生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫(yī)院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發(fā)生；其次，一些醫(yī)院在建立檔案信息化管理系統(tǒng)過程中，忽視了對安全軟件的更新與設(shè)計工作，致使系統(tǒng)中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機(jī)病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統(tǒng)受到感染，造成醫(yī)院檔案信息的丟失、損毀，影響醫(yī)院的正常工作；最后，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要管理人員進(jìn)行管理。但是一些醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，他們對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現(xiàn)操作失誤的情況，也可能因?yàn)槟承﹤€人利益而盜取醫(yī)院檔案信息，這也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息泄密的因素。

根據(jù)以上分析得出，醫(yī)院檔案利用中出現(xiàn)泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現(xiàn)安全問題時，得不到及時的解決；信息系統(tǒng)安全軟件更新不及時，也是造成醫(yī)院檔案泄密的根源之一；另外醫(yī)院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理系統(tǒng)維護(hù)與保證管理效率之間出現(xiàn)矛盾，影響醫(yī)院檔案信息保密工作的有效實(shí)施。

二、醫(yī)院檔案利用中保密工作的原則

首先，絕密檔案絕密管理。醫(yī)院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進(jìn)行保密管理，尤其是一些涉及到醫(yī)院學(xué)術(shù)演技成果、醫(yī)療處方等檔案信息，是需要進(jìn)行絕密管理的。因此，在管理人員進(jìn)行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數(shù)，并對絕密檔案進(jìn)行絕密管理。

其次，強(qiáng)化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫(yī)院檔案利用中的保密工作的成果也是一點(diǎn)一點(diǎn)積累起來的，這就必須依賴于醫(yī)院檔案的日常管理。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要養(yǎng)成嚴(yán)格遵守保密準(zhǔn)則的習(xí)慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認(rèn)真登記、簽字，任何人不得擅自調(diào)閱。定期對檔案進(jìn)行清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發(fā)生，有利于檔案保密工作的進(jìn)行。

三、醫(yī)院檔案利用中保密工作實(shí)施途徑

醫(yī)院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫(yī)院相關(guān)管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫(yī)院的利益，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。以下，筆者將從幾個方面探討醫(yī)院檔案利用中保密工作實(shí)施途徑。

首先，醫(yī)院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進(jìn)行，同時也需要其他工作人員的監(jiān)督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發(fā)生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作是每一個醫(yī)院工作人員的責(zé)任。在此，醫(yī)院可以通過以下方式達(dá)到監(jiān)督的目的。建立有效的規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數(shù)較高的檔案只有在醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批、簽字下，才可以調(diào)取、利用；建立完善的組織制度，提高醫(yī)院檔案管理人員的思想品德素質(zhì)，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據(jù)實(shí)際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，@有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監(jiān)督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進(jìn)各個科室的工作人員能夠規(guī)范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。

其次，醫(yī)院檔案管理人員不僅需要維護(hù)檔案的完整與安全，還需要具備專業(yè)的素質(zhì)與能力，能夠?qū)p壞的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、搶救工作。因此，在進(jìn)行醫(yī)院檔案利用中保密工作時，需要從專業(yè)知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養(yǎng)。醫(yī)院定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責(zé)，并發(fā)揮自身的聰明才智創(chuàng)新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)該在日常管理工作之余，進(jìn)行信息保密技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，對數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、軟件保護(hù)技術(shù)等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。

最后，醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要信息的載體，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息也在不斷發(fā)展，因此，一些年代久遠(yuǎn)的醫(yī)療信息的利用價值就會降低。醫(yī)護(hù)人員以及檔案管理人員在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，產(chǎn)生“重視保護(hù)，忽視利用”的現(xiàn)象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關(guān)系出現(xiàn)分裂，嚴(yán)重影響檔案價值的發(fā)揮與保密工作的進(jìn)行。因此，在管理人員進(jìn)行檔案保密工作的同時，也應(yīng)該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項(xiàng)工作協(xié)調(diào)進(jìn)行，共同促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點(diǎn)，也是促進(jìn)醫(yī)院檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，醫(yī)院檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進(jìn)工作方法，以積極的態(tài)度管理醫(yī)院檔案，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案的安全性、真實(shí)性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進(jìn)步，管理人員素質(zhì)的不斷提高，醫(yī)院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。

參考文獻(xiàn)：

檔案管理的原則范文第2篇

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 質(zhì)量管理 基本原則

ISO9000標(biāo)準(zhǔn)是國際化通用的質(zhì)量管理體系，誕生于工業(yè)行業(yè)，在吸收各國管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，做了多番修改，形成最新的2008版《質(zhì)量管理體系 要求》。標(biāo)準(zhǔn)1.2指明了其適用范圍“本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織?！雹偃欢C合檔案館的質(zhì)量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關(guān)注檔案這一客體的質(zhì)量，對于其他各方面，如管理質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等還未關(guān)心。作為黨和國家發(fā)展和建設(shè)的儲備力量，綜合檔案館更應(yīng)該適時地引進(jìn)先進(jìn)理念完善自身發(fā)展，但是在引進(jìn)先進(jìn)理念之前，我們首先要明確的是標(biāo)準(zhǔn)所涉及的相關(guān)要素及基本原則，秉承“吸收、引進(jìn)、借鑒、發(fā)展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發(fā)展的質(zhì)量管理體系。

一、綜合檔案館質(zhì)量管理體系要素確定

質(zhì)量管理體系的三大要素，即組織、產(chǎn)品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學(xué)文化事業(yè)單位，其在組織管理、輸出產(chǎn)品及服務(wù)用戶上與企業(yè)略有不同。

（一）關(guān)于組織的分析

組織是人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)同一目標(biāo)、按照一定的形式、分工協(xié)作結(jié)合而成的集體或團(tuán)體?！稒n案法》第八條已明確指出了檔案館的性質(zhì)、目的、組織形式、職責(zé)。“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！雹诳梢姡C合檔案館是具有自身服務(wù)職能及管理權(quán)限的組織，同樣存在著“輸入――轉(zhuǎn)化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經(jīng)過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達(dá)到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)所明示的組織體系。

（二）關(guān)于產(chǎn)品的分析

產(chǎn)品是過程的結(jié)果。檔案館為用戶提供的產(chǎn)品并非有形的實(shí)物產(chǎn)品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務(wù)，二者都是無形的。

“檔案是社會組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產(chǎn)品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。

服務(wù)是檔案館為用戶提供的另一產(chǎn)品。檔案館所提供的服務(wù)由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項(xiàng)活動的結(jié)果。服務(wù)與服務(wù)過程都是在與用戶的接觸中發(fā)生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態(tài)及作用也在發(fā)生變化，檔案館也要及時更新服務(wù)觀念、服務(wù)方式，適應(yīng)不同時期不同用戶的需求。

（三）關(guān)于顧客的分析

顧客是指享受服務(wù)的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務(wù)的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據(jù)及參考信息，以保證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作的順利進(jìn)行；學(xué)術(shù)研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學(xué)術(shù)材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現(xiàn)地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。

二、綜合檔案館質(zhì)量管理體系的基本原則

八項(xiàng)質(zhì)量管理原則是ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)的精華思想，是在總結(jié)質(zhì)量管理實(shí)踐過程中的理念與經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，用高度概括、精煉準(zhǔn)確的語言所表述的、具有一般通用性質(zhì)管理準(zhǔn)則，是建立與實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)思想。結(jié)合綜合檔案館質(zhì)量管理體系，全面把握八項(xiàng)基本原則，是綜合檔案館質(zhì)量管理體系必須嚴(yán)格遵循的準(zhǔn)則。

（一）以顧客為關(guān)注點(diǎn)

以顧客為關(guān)注點(diǎn)是ISO9000標(biāo)準(zhǔn)成功運(yùn)行的指導(dǎo)思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價值。檔案館的發(fā)展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠(yuǎn)的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機(jī)關(guān)形成的檔案，相對于企業(yè)檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實(shí)施本原則時， 應(yīng)注意以下幾個方面：

1．運(yùn)用不同方法調(diào)查、識別不同類型檔案用戶現(xiàn)行的及潛在的需求與期望

檔案利用群體不同，檔案所發(fā)揮的作用也是不同的，“對于各級各類機(jī)構(gòu)、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學(xué)者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現(xiàn)為檔案的真實(shí)性、有效性、實(shí)用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行提供依據(jù)。

2．確保檔案館的質(zhì)量目標(biāo)與用戶的需求和期望相一致

最高管理者在制定質(zhì)量目標(biāo)時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實(shí)現(xiàn)用戶滿意為最高目標(biāo)，并在全館范圍內(nèi)建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運(yùn)行的過程中要時刻與用戶保持聯(lián)系，了解用戶需求動態(tài)，及時更新服務(wù)方式方法，始終與用戶建立良好的合作關(guān)系。

（二）領(lǐng)導(dǎo)作用

質(zhì)量管理體系運(yùn)行成功的關(guān)鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)求真務(wù)實(shí)、以身作則，積極參與檔案工作的各個環(huán)節(jié)，確定綜合檔案館的中長期戰(zhàn)略目標(biāo)，為確保組織的宗旨與運(yùn)作方向相統(tǒng)一，為員工創(chuàng)建良好的工作氛圍。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1．確立具有創(chuàng)新、發(fā)展、挑戰(zhàn)性的戰(zhàn)略目標(biāo)

最高管理者應(yīng)在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創(chuàng)新發(fā)展、富于挑戰(zhàn)性的戰(zhàn)略目標(biāo)，并與質(zhì)量方針保持一致，策劃完備的質(zhì)量管理體系，根據(jù)工作的實(shí)際情況，及時調(diào)整策略，保持質(zhì)量管理體系的完整性。

2．創(chuàng)造適合員工發(fā)展的內(nèi)部環(huán)境

為員工創(chuàng)造適合其發(fā)展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻(xiàn)給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創(chuàng)新，激發(fā)員工潛能的發(fā)揮，調(diào)動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環(huán)境中更好地向著既定的目標(biāo)努力。協(xié)調(diào)好各部門之間的合作關(guān)系，避免各部門之間權(quán)責(zé)分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現(xiàn)象發(fā)生。

3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現(xiàn)階段發(fā)展的一個重要任務(wù)，樹立良好的職業(yè)道德，創(chuàng)建良好的人際關(guān)系網(wǎng)，將綜合檔案館的管理升級為館內(nèi)文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，按照質(zhì)量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關(guān)軟硬件資源，讓員工在自范圍內(nèi)發(fā)揮其創(chuàng)造性。

（三）全員參與

檔案工作者是檔案館創(chuàng)新發(fā)展的源泉，是檔案工作的具體實(shí)施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現(xiàn)了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發(fā)來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進(jìn)行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進(jìn)行人本管理時應(yīng)采取以下措施：

1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值

樹立檔案工作者的主人翁責(zé)任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責(zé)、權(quán)利有所了解，勇于承擔(dān)責(zé)任，面對挑戰(zhàn)，按照相關(guān)要求完成本崗位的工作目標(biāo)，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現(xiàn)的問題。

2．讓檔案工作者主動進(jìn)行自我鑒定

檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據(jù)各崗位的目標(biāo)對其所完成工作進(jìn)行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻(xiàn)，讓檔案工作者在完成任務(wù)與目標(biāo)的同時，獲得成就感，激發(fā)繼續(xù)工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發(fā)現(xiàn)不足并予以改進(jìn)的有效措施。

3．加強(qiáng)檔案工作者的自我修養(yǎng)

自我工作意識、服務(wù)意識的提高，要比強(qiáng)加的責(zé)任更有成效，特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，科技進(jìn)步日新月異，單憑某一領(lǐng)導(dǎo)或組織去發(fā)現(xiàn)新動力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，培養(yǎng)檔案工作者自主思考、領(lǐng)悟的能力，調(diào)動全員工作的積極性，才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境。

（四）過程方法

過程方法是將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動，是將相關(guān)的資源作為過程進(jìn)行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環(huán)節(jié)都可以視為一個過程，采用過程方法進(jìn)行管理，可以確保每個過程都按照最終目標(biāo)組織運(yùn)作，達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。

1．必須從增值的角度考慮過程方法

增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量管理的增值活動，是基于對每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)遵循相應(yīng)的準(zhǔn)則與方法進(jìn)行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務(wù)。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優(yōu)化工作流程，確保過程間的協(xié)調(diào)運(yùn)作、實(shí)現(xiàn)資源的高效利用，為持續(xù)改進(jìn)提供動態(tài)的循環(huán)過程，進(jìn)而使檔案館的整體工作處于不斷循環(huán)上升的過程，每一次的循環(huán)都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務(wù)。

2．將檔案管理的所有活動及相關(guān)資源視為過程進(jìn)行管理

檔案質(zhì)量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監(jiān)控、反饋、持續(xù)改進(jìn)十二個環(huán)節(jié)組成，每一個環(huán)節(jié)都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環(huán)節(jié)視為一個整體的環(huán)節(jié)，不斷循環(huán)，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。檔案工作的十二個過程體現(xiàn)了質(zhì)量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設(shè)施、環(huán)境等。

（五）管理的系統(tǒng)方法

質(zhì)量管理體系是由相互關(guān)聯(lián)的過程鏈形成的過程網(wǎng)體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統(tǒng)，各個部門都是它的子系統(tǒng)，各個科室又是下一層次的子系統(tǒng)，直至每一位館員也是系統(tǒng)構(gòu)成的一個部分，各系統(tǒng)之間相互制約、相互影響。利用系統(tǒng)的方法實(shí)施管理，以提高檔案館工作的整體效率。

1．確定分析系統(tǒng)內(nèi)各個過程的運(yùn)行狀態(tài)

系統(tǒng)是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結(jié)合成具有特定功能的有機(jī)整體，過程可以說是系統(tǒng)的基礎(chǔ)，每一個過程的運(yùn)行狀態(tài)都對整體的系統(tǒng)運(yùn)作產(chǎn)生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，確保每個過程都處于良性運(yùn)行狀態(tài)，為綜合檔案館的發(fā)展產(chǎn)生積極的影響，是綜合檔案館系統(tǒng)功能發(fā)揮的前提和保證。

2．識別與控制各過程之間的“接口”

檔案工作的每一個過程都不是獨(dú)立存在的，檔案工作質(zhì)量的形成依靠每個過程的有效實(shí)施，每一個過程都有各自要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，且這些目標(biāo)都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統(tǒng)運(yùn)行的重要節(jié)點(diǎn)，控制、協(xié)調(diào)檔案質(zhì)量管理各過程的運(yùn)行，使之有效的運(yùn)行，減少制約，加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)綜合檔案館質(zhì)量管理的終極目標(biāo)。

（六）持續(xù)改進(jìn)

持續(xù)改進(jìn)是綜合檔案館發(fā)展的永恒不變的目標(biāo)。社會環(huán)境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續(xù)改進(jìn)的內(nèi)在動力，持續(xù)改進(jìn)的核心是提高綜合檔案館質(zhì)量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰(zhàn)。

1．將持續(xù)改進(jìn)作為一種制度加以強(qiáng)化

持續(xù)改進(jìn)不是一蹴而就的，是一項(xiàng)長期的工作，測量、分析、改進(jìn)不斷循環(huán)的過程。培養(yǎng)檔案工作者持續(xù)改進(jìn)意識，對檔案工作者進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)方法的培訓(xùn)，將持續(xù)改進(jìn)納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質(zhì)量。每一次循環(huán)改進(jìn)都有一個設(shè)定的目標(biāo)，滿足檔案用戶的需求，每一次改進(jìn)都向著更好的方向發(fā)展，始終堅持不懈地貫徹持續(xù)改進(jìn)，使綜合檔案館處于不斷發(fā)展和完善的進(jìn)程中，提高檔案館的應(yīng)變能力，提升檔案工作者的整體意識。

2．將各類評價結(jié)果納入到持續(xù)改進(jìn)的范圍

持續(xù)改進(jìn)是每個過程、每個系統(tǒng)都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續(xù)改進(jìn)的動力。基于檔案館總體的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)，通過對內(nèi)部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結(jié)論等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行客觀的分析與評定，并將測評的結(jié)果納入到持續(xù)改進(jìn)的范圍內(nèi)，這些結(jié)論是反映質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況的直觀結(jié)論，是持續(xù)改進(jìn)工作最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

（七）基于事實(shí)的決策方法

有效的決策建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上。決策貫穿于綜合檔案館質(zhì)量管理體系的始終，依靠決策才能持續(xù)改進(jìn)每個過程的業(yè)績?？梢哉f，沒有客觀的、基于事實(shí)的決策，質(zhì)量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標(biāo)也難以實(shí)現(xiàn)。

1．確保信息、數(shù)據(jù)來源可靠

在信息收集、整理的過程中，要保證相關(guān)信息、數(shù)據(jù)來源、獲悉渠道、接收方式準(zhǔn)確無誤。決策是以所采集的信息、數(shù)據(jù)為依據(jù)的，弄虛作假的信息、數(shù)據(jù)將會阻礙系統(tǒng)的正常運(yùn)行，因此，務(wù)必要保證所采集的信息、數(shù)據(jù)源于基層工作及真實(shí)的工作記錄。

2．確保分析方法正確

對采集到的信息進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計技術(shù)分析，確保其分析結(jié)果的精確性，為改進(jìn)提供憑證?？茖W(xué)的統(tǒng)計技術(shù)可以通過測量、分析、調(diào)查、取證等方法對相關(guān)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，尋找需改進(jìn)的方面，防止決策失誤。

3．基于事實(shí)的分析

基于事實(shí)的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經(jīng)驗(yàn)判讀。客觀的證據(jù)是支持綜合檔案館質(zhì)量管理體系運(yùn)行的真實(shí)性數(shù)據(jù)，完全依靠經(jīng)驗(yàn)或直覺得來的數(shù)據(jù)往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準(zhǔn)確地說明體系在運(yùn)行過程中所出現(xiàn)的不利因素，不利于體系的檢驗(yàn)與改進(jìn)。

（八）與供方的互利關(guān)系

綜合檔案館最關(guān)鍵的供方是同級黨政機(jī)關(guān)，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關(guān)系，二者雖然有互利的關(guān)系，卻存在著領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。其次是相關(guān)設(shè)備的投入方。在綜合檔案館在與關(guān)鍵供方建立互利關(guān)系時要處理好以下關(guān)系：

1．權(quán)衡眼前利益與長遠(yuǎn)利益

立檔單位形成的案卷是檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機(jī)關(guān)也是為人民服務(wù)的部門，其服務(wù)理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質(zhì)量管理目標(biāo)是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質(zhì)量的不高將嚴(yán)重阻礙綜合檔案館質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關(guān)系，深入指導(dǎo)立檔單位進(jìn)行規(guī)范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機(jī)制。

2．與供方建立合作基礎(chǔ)上的互利

與供方部門所要建立的互利關(guān)系，首先是合作，只要有效的分工協(xié)作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進(jìn)行透明地、開放式地交流，與同級黨政機(jī)關(guān)共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機(jī)關(guān)在管理與控制過程中做出的貢獻(xiàn)，共享成果，增強(qiáng)雙方共同創(chuàng)造價值的能力，密切合作，實(shí)現(xiàn)成本最優(yōu)化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關(guān)注同級黨政機(jī)關(guān)的狀況，為其便民服務(wù)提供幫助，增強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)提供高質(zhì)量案卷的積極性，以達(dá)到互利的效果。

綜上所述，綜合檔案館具備建立與實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)所描述的三大基本要素，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合檔案館。同時有效運(yùn)用八項(xiàng)質(zhì)量管理原則，以用戶為關(guān)注點(diǎn)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)在組織中的作用、倡導(dǎo)全員參與、采用過程方法與系統(tǒng)方法、以事實(shí)為決策方法，堅持持續(xù)改進(jìn)，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務(wù)模式的最佳途徑。

注釋：

*本文為黑龍江大學(xué)學(xué)生學(xué)術(shù)科技創(chuàng)新項(xiàng)目(項(xiàng)目編號：20110282)階段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質(zhì)量管理體系要求[S].北京:中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會,2008:1.2條款.

②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.

檔案管理的原則范文第3篇

在21世紀(jì)的今天社會正在飛速的發(fā)展，給我國事業(yè)單位的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，我國事業(yè)單位在我國的發(fā)展在不斷的加速，檔案管理工作也就變得越來越重要。在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中檔案管理工作存在一些問題，這些問題制約了我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，在我國事業(yè)單位檔案管路的發(fā)展中要遵循一定的原則，在新時期我國的檔案管理工作有了新的內(nèi)涵。本文主要對事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，遵循的原則以及管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管路；創(chuàng)新思考

就目前事業(yè)單位的發(fā)展情況而言，進(jìn)行檔案管理是非常重要的，我國的事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)過了轉(zhuǎn)型和改革我國事業(yè)單位的發(fā)展邁上了一個新的臺階，在我國事業(yè)單位的發(fā)展對于檔案管理的相關(guān)工作還存在著一定的問題，隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作一定可以高效協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中有著重要的作用和深刻的意義，在事業(yè)單位的發(fā)展中要加強(qiáng)檔案管理工作的重視，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1．1事業(yè)單位的對檔案管理工作不重視

檔案管理工作是事業(yè)單位正常運(yùn)行的重要組成部分，在我國事業(yè)單位的發(fā)展中檔案管理工作起著非常重要的作用，但是我國的事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中只是一個形式，就造成了我國事業(yè)單位的檔案泄密，給事業(yè)單位的發(fā)展造成了嚴(yán)重的打擊，阻礙了事業(yè)的單位的正?？沙掷m(xù)發(fā)展。事業(yè)單位的檔案主要記錄了事業(yè)單位的發(fā)展情況和發(fā)展歷程以及重要的事件，但是由于檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案大量的損壞和丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極其嚴(yán)重的影響。

1．2檔案管理人員的水平偏低

我國事業(yè)單位的檔案管理知識一個表面的形式，在事業(yè)單位檔案管理人員的選擇上也是非常簡單的，造成檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，也是影響我國檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的一個重要因素，我國當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的工作可以說是事業(yè)單位中最悠閑的一個工作。他們對于檔案工作不了解，事業(yè)單位對檔案管理工作不中是，導(dǎo)致檔案管理員工對檔案管理工作經(jīng)常是敷衍了事，給檔案的管理帶來了極大的影響，也是我國事業(yè)單位的資金浪費(fèi)嚴(yán)重。

1．3缺少完善的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展來說可大可小，我國的事業(yè)單位的檔案管理工作處在一片混亂的狀態(tài)，檔案管理工作完全根據(jù)檔案管理人員主觀意愿進(jìn)行管理，給我國的檔案管理工作造成的極大的影響，導(dǎo)致我國的檔案管理工作存在巨大的漏洞。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的組成部分之一，在進(jìn)行管理的時候要遵循一定的原則，但是在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中檔案管理系統(tǒng)不完善，檔案管理的分工不明確，檔案管理工作處在一片混亂之中，給我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來了消極的影響。

2我國事業(yè)單位的檔案管理原則

2．1在進(jìn)行檔案管理過程中要遵循權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則

我國事業(yè)單位的檔案管理工作要遵循一定的原則，檔案管理工作可大可小，當(dāng)時原則一定不可少，檔案管理人員要按照基本的原則對檔案進(jìn)行管理，明確每一個檔案管理人員的和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，如檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)主要對檔案管理的相關(guān)工作負(fù)責(zé)，對檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，但是他也要保障檔案管理人員的相關(guān)權(quán)益。如果檔案管理部門只重視檔案管理責(zé)任而忽視檔案管理人員的相關(guān)權(quán)益，將會給檔案管理員工的工作積極性性帶來消極的影響，也將影響到整個檔案管理工作的發(fā)展，因此在檔案管理工作要堅持權(quán)責(zé)統(tǒng)一的原則，將檔案管理人員承擔(dān)的責(zé)任和獲得的權(quán)益結(jié)合起來，推動檔案管理人員的工作積極性。

2．2在進(jìn)行檔案管理工作時要遵循靈活性的原則

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的一部分，關(guān)于檔案管理工作我國也是制訂了一些標(biāo)注進(jìn)行保障的，因此在檔案管理工作中要遵守國家相關(guān)部門制訂的規(guī)定，但是也不能對其他行業(yè)的檔案管理進(jìn)行照搬照抄，要有自己檔案管理的獨(dú)特性，在我國不同的事業(yè)單位有著自己獨(dú)具一格的特色，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中要遵循靈活性的原則。檔案管理工作在不同的事業(yè)單位管理的情況也不同，因此進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理一定要符合事業(yè)單位的實(shí)際情況，遵循事業(yè)單位檔案管理靈活性的原則。

2．3在管理的過程中要按規(guī)范辦事的原則

在檔案管理工作中不能根據(jù)檔案管理人員的主觀能動性進(jìn)行檔案管理，要根據(jù)相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行辦事，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況制訂檔案管理科學(xué)，高校，合理的檔案管理制度，這些制度要符合檔案管理的實(shí)際情況，符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。按照相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行檔案管理是我國事業(yè)單位檔案管理的基本要求，也是我國檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。國家制訂關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)范，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了依據(jù)。

3我國事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新

3．1完善我國的檔案管理制度

目前，我國事業(yè)單位的檔案管理存在著很大的漏洞，因此要完善我國事業(yè)單位的檔案管理制度，檔案管理制度可以對檔案管理人員的工作進(jìn)行約束，檔案管理是對檔案的一種保護(hù)，通過對檔案進(jìn)行管理可以減少檔案的損壞和丟失，制訂檔案管理的制度，做到我國事業(yè)單位的檔案管理有法可依，在遇到一定問題是可以依據(jù)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行解決，促進(jìn)我國事業(yè)單位的檔案管理朝著科學(xué)化的方向發(fā)展，將帶動我國事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

3．2深化檔案管理，提高管理人員的綜合的素質(zhì)

我國的事業(yè)單位的檔案管理要不斷的進(jìn)行深化，要跟上時展的步伐，提高我國事業(yè)單位的檔案管理水平。目前我國的檔案管理人員綜合素質(zhì)比較低，我國的檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，我國事業(yè)單位的檔案管理要招聘具有展業(yè)知識的檔案管理人才，提高我國事業(yè)單位的檔案管理水平。對檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，于其它事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，找出自己的不足，及時的改進(jìn)本單位檔案管理中存在的問題。對于檔案管理人員事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理人員進(jìn)行定期的抽查，檢查檔案管理人員的檔案管理知識，為事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展提供保障。

3．3將檔案管理于當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合

今天事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)不能再沿襲以前的管理辦法了，進(jìn)入21世紀(jì)以來我國的信息技術(shù)處在高速發(fā)展的階段，事業(yè)單位的檔案管理要與當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合，讓檔案工作更加的方便，快捷。信息化的檔案管理方法將事業(yè)單位的檔案管理帶上了一個新的臺階。

4結(jié)語

總之，事業(yè)單位要重視檔案管理工作，積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，遵守檔案管理原則，保證事業(yè)單位檔案管理工作的有好友快進(jìn)行，促進(jìn)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位在我國的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的，在事業(yè)單位發(fā)展中各項(xiàng)工作的管理都是非常重要的，因此在事業(yè)單位的發(fā)展中要統(tǒng)籌安排好單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理工作要與時俱進(jìn)，發(fā)展創(chuàng)新型的檔案管理模式，緊緊跟上時展的步伐。

作者：姜俐 單位：綏濱縣環(huán)境衛(wèi)生管理處

參考文獻(xiàn):

檔案管理的原則范文第4篇

摘要：當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出越多越多的新問題，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期事業(yè)單位檔案管理工作的要求。本文立足于事業(yè)單位檔案管理的原則和意義，對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討新時期我國事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路。

關(guān)鍵詞 ：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

伴隨著科技的發(fā)展與時代的進(jìn)步，事業(yè)單位作為以社會公益為目的的重要組織，其管理工作越來越受到重視。然而，就事業(yè)單位目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)不能趨向于現(xiàn)代化，不能滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求。因此，進(jìn)一步規(guī)范和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理，對于新時期事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展而言尤為必要和迫切。

一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責(zé)任到人；（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過程中的不斷完善；（4）靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時與時俱進(jìn)，與國際接軌，在時展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

毋庸置疑，在社會發(fā)展的新時期對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對于滿足新時期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。首先，通過對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過對事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱

由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識，對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新

通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進(jìn)行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開發(fā)利用不夠

科技及時代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態(tài)中。

4.檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

對于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案管理工作的效率有重要影響?？v觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現(xiàn)錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

1.創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保證

工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時俱進(jìn)。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時的條件下，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

在我國各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開發(fā)利用工作，通過檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制，。通過對管理人員方案管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

綜上所屬，新時期事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)是創(chuàng)新，只有從管理制度、管理方法、管理建設(shè)及管理人才等方面加大創(chuàng)新力度，才能改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率低下的現(xiàn)狀，也才能保證事業(yè)單位檔案管理工作更好的服務(wù)于人民大眾。

參考文獻(xiàn)

[1]馬文娟.新時期事業(yè)單位檔案管理之我見[J].大江周刊：論壇，2012（10）.

[2]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，2012(4).

檔案管理的原則范文第5篇

事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：

（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；

（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責(zé)任到人；

（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過程中的不斷完善；

（4）靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時與時俱進(jìn)，與國際接軌，在時展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會發(fā)展的新時期對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對于滿足新時期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

首先，通過對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過對事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱

由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識，對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新

通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進(jìn)行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開發(fā)

利用不夠科技及時代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態(tài)中。

4.檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

對于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現(xiàn)錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

1.創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力

一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時俱進(jìn)。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時的條件下，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

在我國各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開發(fā)利用工作，通過檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過對管理人員方案管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

四、總結(jié)