檔案信息管理規(guī)定

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檔案信息管理規(guī)定范文第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案；信息管理；工作效率；措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.123

財(cái)會(huì)部門是保證醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要部門，同時(shí)它還是我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的重要組成部分。伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在醫(yī)院當(dāng)中的應(yīng)用，推動(dòng)了醫(yī)療體制改革的順利開展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是時(shí)展的必然需求，一方面可以優(yōu)化醫(yī)院對(duì)資金的管理，另一方面還有助于醫(yī)院的管理與考核，因此，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重視[1]。從當(dāng)前形勢(shì)看，部分醫(yī)院在會(huì)計(jì)檔案管理工作中還存在著一些缺陷，本文簡(jiǎn)要闡述了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，分析了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并分別從提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理意識(shí)、培養(yǎng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理人才等方面，提出提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理工作效率的措施。

1醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

1）醫(yī)院缺少專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門。目前，一部分醫(yī)院雖設(shè)立了專門管理會(huì)計(jì)檔案的部門或者是設(shè)立了獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案的部門，但是管理的規(guī)范性不足，導(dǎo)致一些會(huì)計(jì)檔案在達(dá)到保管時(shí)限之后，未能及時(shí)移交到檔案部門，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門檔案存放的空間不足。此外，其他部門可能會(huì)到財(cái)務(wù)部門借閱原始檔案，會(huì)加重檔案部門的財(cái)務(wù)檔案管理壓力。國家財(cái)政部為此調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案先由財(cái)務(wù)部門保存1年，保管的期限不得超過3年，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限之后，需要第一時(shí)間將檔案移交至檔案部門，采取針對(duì)性地保管[2]。

2）檔案管理工作的信息化程度不高。伴隨我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大部分企業(yè)轉(zhuǎn)把會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾孕问降馁Y源進(jìn)行保管。但因?yàn)獒t(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理人員通常是財(cái)務(wù)工作者，他們雖然財(cái)務(wù)知識(shí)豐富，但是對(duì)臨床知識(shí)的了解不多，信息技能水平不高，檔案管理工作的信息化程度不理想，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，未能充分發(fā)揮出信息技術(shù)在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值。

2醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）信息化專業(yè)性。現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案信息管理都憑借專業(yè)會(huì)計(jì)軟件與硬件技術(shù)開展日常工作，此外，信息技術(shù)在醫(yī)院財(cái)務(wù)工作中的使用也取得了理想的效果，比方說資金的預(yù)算管理與使用等等，這些工作在信息技術(shù)的支持下都可以在短時(shí)間內(nèi)得到處理。為此，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，能夠在很大程度上提高醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的專業(yè)性。

2）信息化全面性。醫(yī)院是國家的重要公共設(shè)施，它的組織比較龐大，涉及許多工作內(nèi)容，檔案管理的復(fù)雜程度較重，因此，在管理醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案期間，不可以只考慮某一個(gè)方面，需要從大局上考慮，同時(shí)管理。需要仔細(xì)觀察各個(gè)部門的現(xiàn)狀和優(yōu)點(diǎn)，不放過任何細(xì)節(jié)，之后采取信息化技術(shù)管理醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案，此種做法可以降低醫(yī)院的成本，同時(shí)還可以有效避免人力資源浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，因?yàn)槊刻灬t(yī)院都會(huì)保存大量的數(shù)據(jù)信息，因而醫(yī)院使用信息化的方式管理會(huì)計(jì)檔案，可以在一定程度上降低數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜程度[3]。

3）信息化高效性。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，可以提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與核算的效率，同時(shí)還可以對(duì)收集的數(shù)據(jù)信息展開分析，第一時(shí)間提供適宜的建議。和人工管理相比，信息化的管理方法可以避免數(shù)據(jù)處理中的失誤，提升工作的準(zhǔn)確性。

3提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理工作效率的措施

1）提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理意識(shí)。當(dāng)前形勢(shì)下，醫(yī)療改革在我國如火如荼的進(jìn)行，在此次改革活動(dòng)中，共有兩個(gè)工作重點(diǎn)，一個(gè)是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，另一個(gè)是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化，醫(yī)院的所有員工都應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過去的思維模式，逐漸形成會(huì)計(jì)檔案管理信息化意識(shí)。第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重視，革新管理的理念，客服之前對(duì)于紙質(zhì)檔案的依賴，意識(shí)到信息化管理在促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展方面的價(jià)值。第二，醫(yī)院需大力宣傳會(huì)計(jì)檔案管理信息化，給醫(yī)院的所有員工滲透信息化的管理理念，使其體會(huì)到檔案信息化管理的高效性和方便性。定期舉辦一些培訓(xùn)活動(dòng)和講座活動(dòng)，令醫(yī)院的每個(gè)科室都可以加入到會(huì)計(jì)檔案的信息化管理活動(dòng)中。第三，醫(yī)院的檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)革新工作觀念，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)原則，樹立起自身的責(zé)任意識(shí)，把為醫(yī)院?jiǎn)T工服務(wù)當(dāng)作自身的責(zé)任，落實(shí)好各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案信息收集與管理的相關(guān)工作，全面發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，提升會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息管理的價(jià)值。

2）培養(yǎng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理人才。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理的發(fā)展，需要注重對(duì)相關(guān)工作人員的技能培訓(xùn)，提高他們操作計(jì)算機(jī)的能力，同時(shí)提升他們的業(yè)務(wù)水平。為此，醫(yī)院在人才招聘期間，應(yīng)下意識(shí)地選擇那些具有較強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理能力的人才，同時(shí)定期組織相關(guān)的工作人員參加培訓(xùn)活動(dòng)，使其樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，愛崗敬業(yè)，熟練掌握各種信息技術(shù)，進(jìn)而達(dá)到會(huì)計(jì)檔案信息化管理的目標(biāo)[4]。

3）健全醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理設(shè)施。要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)人力和物理方面的投入，為檔案工作的順利進(jìn)行奠定良好的工作基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)改善會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作環(huán)境，成立獨(dú)立的檔案室，同時(shí)配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的艱澀和，yulu.cc建立準(zhǔn)確度高的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫，把原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案和電子化檔案，為查閱者提供足夠的便利。

4）優(yōu)化醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息管理制度。對(duì)于醫(yī)院來說，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性十分必要，不得不依據(jù)相應(yīng)的流程對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案信息管理體系，無論是會(huì)計(jì)信息檔案的保管、查閱還是歸檔工作，都必須依據(jù)相應(yīng)的制度展開，不僅可以提高會(huì)計(jì)檔案信息管理的工作效率，還可以確保會(huì)計(jì)檔案信息管理的工作落到實(shí)處，確保管理過程有據(jù)可查。此外，醫(yī)院還需進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息管理的流程，然后把這個(gè)流程貫徹落實(shí)到醫(yī)院的所有員工，讓全體員工在制度規(guī)定的引導(dǎo)下組織檔案的信息化工作，在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)可以有效應(yīng)對(duì)，解決出現(xiàn)的各種問題，更好地維護(hù)醫(yī)院與患者的利益[5]。

檔案信息管理規(guī)定范文第2篇

1對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于2016年4月1日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和目標(biāo)：到2020年，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，全國50％的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動(dòng)著檔案管理中的信息化不斷前進(jìn)。目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的硬件，同時(shí)計(jì)算機(jī)大都安裝了辦公自動(dòng)化軟件，基本可以實(shí)現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實(shí)現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡(luò)互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設(shè)將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實(shí)現(xiàn)了檔案管理技術(shù)手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們?cè)跈n案信息化過程中，重硬環(huán)境建設(shè)，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè)，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律、法規(guī)體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等。

2檔案信息化的軟環(huán)境要求

2．1更新觀念，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變

檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享的基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會(huì)需求，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，社會(huì)發(fā)展到今天，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對(duì)新形式下產(chǎn)生的新問題積極探索，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉(zhuǎn)變，在不斷探索如何利用信息時(shí)代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對(duì)社會(huì)的發(fā)展被動(dòng)服務(wù)已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設(shè)為檔案資源的社會(huì)共享提供了條件。

2．2管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案管理和開發(fā)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實(shí)踐中，由于沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在文件的命名、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺(tái)等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料自動(dòng)交換，即使是在大量的計(jì)算機(jī)文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲(chǔ)的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對(duì)于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實(shí)性是檔案的基本屬性；又例如，由于個(gè)人使用計(jì)算機(jī)習(xí)慣的不同，基本按個(gè)人習(xí)慣給文件命名，隨著時(shí)間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)必須盡快提到議事日程上來。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會(huì)效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。對(duì)于檔案信息化管理來說，所謂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設(shè)和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關(guān)術(shù)語、定義，標(biāo)準(zhǔn)的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價(jià)、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有一定基礎(chǔ)。我國的“檔案法”，各級(jí)相關(guān)管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當(dāng)程度上可以在檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)于保證管理規(guī)范能夠具體落實(shí)的各種規(guī)范性的技術(shù)方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)、文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密算法等。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)引用國家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可能根據(jù)實(shí)際需要修改，以適應(yīng)檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面相對(duì)困難的是如何理解和落實(shí)的問題。由于檔案管理工作者大多計(jì)算機(jī)水平有限，對(duì)于國家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語和技術(shù)難點(diǎn)理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計(jì)算機(jī)水平，另一方面，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)引用過程中，加以適當(dāng)?shù)淖⒔猓苑奖阌?jì)算機(jī)水平相對(duì)較低的使用者使用。

2．3檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個(gè)層次。2．3．1檔案信息化建設(shè)研究型人才。檔案信息化建設(shè)研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設(shè)的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設(shè)的主力軍，完成架構(gòu)檔案信息化建設(shè)的理論和檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設(shè)置中增加計(jì)算機(jī)課程的份量，同時(shí)，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計(jì)算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。2．3．2檔案信息化管理人才。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一個(gè)可行的目標(biāo)，良好的運(yùn)行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實(shí)施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，分層次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論下，創(chuàng)新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，指導(dǎo)檔案信息化工作的有序開展。2．3．3檔案信息化實(shí)用操作人才。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的基本要求是知識(shí)和能力。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管由實(shí)體型向信息開發(fā)型轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)過程中對(duì)知識(shí)與能力的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應(yīng)具有技術(shù)性知識(shí)和能力，還具有全程化參與的能力。應(yīng)當(dāng)看到，當(dāng)檔案信息化建設(shè)到一定階段后，對(duì)檔案人員數(shù)量的要求將會(huì)相對(duì)減少，而對(duì)人員能力的要求將會(huì)不斷提高。檔案信息化實(shí)際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)、熟練操作計(jì)算機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。

總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應(yīng)該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在大力推進(jìn)硬環(huán)境建設(shè)的同時(shí)，重視軟環(huán)境建設(shè)，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。

作者:洪涓 單位:集美大學(xué)

［參考文獻(xiàn)］

檔案信息管理規(guī)定范文第3篇

1、面臨的問題

（1）管理手段不夠先進(jìn)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序和智能化管理服務(wù)手段。由于危險(xiǎn)品運(yùn)輸市場(chǎng)回報(bào)率高，導(dǎo)致“黑車”、“黑倉庫”鋌而走險(xiǎn)。例如，2009年9月2日，山東省臨沂市山東金蘭現(xiàn)代物流發(fā)展有限公司（金蘭物流基地）F3區(qū)的臨沂市運(yùn)恒貨物托運(yùn)部的貨物發(fā)生燃燒并引起爆燃，共造成18人死亡、10人受傷。事后調(diào)查主要原因：一是無證從事危險(xiǎn)品運(yùn)輸和存儲(chǔ)；二是現(xiàn)場(chǎng)管理混亂，安全意識(shí)差。

（2）信息化管理水平不高。目前我國危化品行業(yè)只有少數(shù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)管理，大多數(shù)企業(yè)信息管理水平不高，個(gè)別企業(yè)還沒有建立自己的信息管理系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了企業(yè)向現(xiàn)代物流發(fā)展的速度。

2、交通運(yùn)輸部門對(duì)危險(xiǎn)品的監(jiān)管職責(zé)

根據(jù)《中華人民共和國道路運(yùn)輸條例》、《道路貨物運(yùn)輸及站場(chǎng)管理規(guī)定》和《道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸管理規(guī)定》，交通運(yùn)輸部門依法負(fù)有組織危險(xiǎn)品運(yùn)輸和實(shí)施行業(yè)管理的職責(zé)，表現(xiàn)在：

（1）批準(zhǔn)或核定參與危險(xiǎn)品運(yùn)輸?shù)钠髽I(yè)資質(zhì)、駕駛員、押運(yùn)員、卸貨員從業(yè)資格證，建立企業(yè)、車輛、從業(yè)人員技術(shù)檔案和管理檔案，規(guī)范、管理道路運(yùn)輸經(jīng)營市場(chǎng)。

（2）負(fù)責(zé)貨運(yùn)站場(chǎng)經(jīng)營資質(zhì)許可，監(jiān)督貨運(yùn)站經(jīng)營者健全和落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，規(guī)范貨運(yùn)站場(chǎng)經(jīng)營準(zhǔn)入機(jī)制。

（3）負(fù)責(zé)對(duì)道路貨運(yùn)經(jīng)營和貨運(yùn)站經(jīng)營進(jìn)行監(jiān)督與執(zhí)法，主要包括：①負(fù)責(zé)相應(yīng)的及由其核發(fā)道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證的貨運(yùn)站企業(yè)的日常監(jiān)管，上報(bào)全市貨運(yùn)站統(tǒng)計(jì)情況；②按照經(jīng)營許可證核定的許可事項(xiàng)經(jīng)營規(guī)定，不得隨意改變貨運(yùn)站用途和服務(wù)功能，按照操作規(guī)程提供服務(wù)，按照公平公正、誠實(shí)守信的要求經(jīng)營；③危險(xiǎn)品運(yùn)輸車輛駕駛?cè)藛T是否隨車攜帶有效的《道路運(yùn)輸證》、從業(yè)資格證等有關(guān)證件；④非經(jīng)營性道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸單位是否對(duì)外承攬危險(xiǎn)品運(yùn)輸業(yè)務(wù)；⑤道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸企業(yè)（單位）是否非法轉(zhuǎn)讓、出租危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸許可證件；⑥是否投保承運(yùn)人責(zé)任險(xiǎn)及投保的承運(yùn)人責(zé)任險(xiǎn)是否已過期；⑦對(duì)出入貨運(yùn)站車輛進(jìn)行安全檢查，防止超載車輛或者未經(jīng)安全檢查的車輛出站，保證安全生產(chǎn)；⑧貨運(yùn)站經(jīng)營者是否按照貨物的性質(zhì)、保管要求進(jìn)行分類存放，危險(xiǎn)貨物是否單獨(dú)存放，保證貨物完好無損；⑨進(jìn)入貨運(yùn)站經(jīng)營的經(jīng)營業(yè)戶及車輛、經(jīng)營手續(xù)是否齊全。禁止無證經(jīng)營的車輛進(jìn)站從事經(jīng)營活動(dòng)。

二、危險(xiǎn)品網(wǎng)絡(luò)化信息管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

1、業(yè)務(wù)流程

從業(yè)務(wù)流程上分，系統(tǒng)主要分為運(yùn)輸管理、進(jìn)出貨運(yùn)站核查管理和貨運(yùn)站倉儲(chǔ)管理3個(gè)環(huán)節(jié)；從系統(tǒng)功能上分，系統(tǒng)主要有業(yè)務(wù)管理、實(shí)時(shí)監(jiān)控和安全輔助支撐3大模塊。

2、功能設(shè)計(jì)各模塊簡(jiǎn)要說明如下：

（一）業(yè)務(wù)管理

（1）客戶業(yè)務(wù)受理。該模塊為貨運(yùn)站與客戶人機(jī)交互模塊，用戶通過該模塊可完成訂單、貨物運(yùn)單等相關(guān)業(yè)務(wù)網(wǎng)上預(yù)處理。

（2）貨物跟蹤。該模塊用于追溯貨物運(yùn)輸信息。

（3）場(chǎng)站出入核查管理。該模塊為本系統(tǒng)的核心模塊，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和超載超限設(shè)備、自動(dòng)識(shí)別設(shè)備等技術(shù)手段支撐下，用于完成車輛出入站資質(zhì)審核（包括企業(yè)、從業(yè)人員）、車輛是否超限運(yùn)輸。

（4）倉儲(chǔ)管理。該模塊用于完成危險(xiǎn)品出入庫管理，記錄貨物、貨位、盤點(diǎn)等物流信息。

（5）黑名單管理。該模塊用于對(duì)瞞報(bào)、謊報(bào)危險(xiǎn)品運(yùn)輸，多次超載超限運(yùn)輸，無證經(jīng)營等違反相關(guān)法律法規(guī)的托運(yùn)人、承運(yùn)人、從業(yè)人員和運(yùn)輸車輛，建立黑名單制度，向社會(huì)公眾公布。

（6）信息查詢。該模塊主要用于對(duì)貨運(yùn)站內(nèi)貨物相關(guān)信息查詢。主要包括：貨場(chǎng)危險(xiǎn)品運(yùn)輸企業(yè)，入貨場(chǎng)車輛，貨場(chǎng)危險(xiǎn)品從業(yè)人員，車輛在途狀態(tài)，車輛行駛歷史軌跡，單證信息，貨場(chǎng)貨物，貨場(chǎng)貨位，企業(yè)、車輛、從業(yè)人員違章和黑名單信息等查詢。

（7）統(tǒng)計(jì)分析。該模塊用于統(tǒng)計(jì)貨運(yùn)站內(nèi)貨物信息。主要包括：危險(xiǎn)品運(yùn)輸企業(yè)類型統(tǒng)計(jì)，運(yùn)輸車輛，各類從業(yè)人員，出入貨場(chǎng)貨物品種、數(shù)量、流時(shí)、流向和違章處罰信息等統(tǒng)計(jì)分析。

（二）實(shí)時(shí)監(jiān)控

（1）車輛在途監(jiān)控。通過與車載終端（集成GPS、GPRS、加速度傾角等傳感器）、GIS、短信系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)在途運(yùn)輸中危險(xiǎn)品進(jìn)行位置、行車路線、行車速度、通行時(shí)間等全過程監(jiān)控，提供對(duì)報(bào)警信息快速反應(yīng)能力。

（2）貨物在庫視頻監(jiān)控。針對(duì)危險(xiǎn)品倉儲(chǔ)管理中對(duì)環(huán)境、溫度、濕度、擺放方式等特殊要求，在危險(xiǎn)品貨運(yùn)站倉庫內(nèi)采取24小時(shí)定點(diǎn)視頻監(jiān)控。

（3）危險(xiǎn)品泄露自動(dòng)報(bào)警監(jiān)控。根據(jù)不同類型危險(xiǎn)品倉庫，應(yīng)用氣體檢測(cè)、液體檢漏等檢驗(yàn)設(shè)備，對(duì)危險(xiǎn)品可能發(fā)生的意外事故進(jìn)行實(shí)時(shí)報(bào)警。

（4）違規(guī)處罰監(jiān)控。動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)貨運(yùn)站核查系統(tǒng)檢驗(yàn)出的違規(guī)信息。

（5）系統(tǒng)運(yùn)行日志監(jiān)控。對(duì)危險(xiǎn)品網(wǎng)絡(luò)化信息管理服務(wù)系統(tǒng)各用戶、操作進(jìn)行監(jiān)控，確保系統(tǒng)健康、有效運(yùn)行。

（三）安全輔助管理

應(yīng)圍繞事故處理快速響應(yīng)機(jī)制，對(duì)安全行車知識(shí)進(jìn)行管理，為企業(yè)安全運(yùn)行管理部門自救提供及時(shí)、準(zhǔn)確和有效的途徑。

（四）用戶網(wǎng)上服務(wù)管理

為服務(wù)于社會(huì)公眾客戶，本系統(tǒng)具備用戶網(wǎng)上服務(wù)功能。該模塊用于向貨運(yùn)站提交訂單等業(yè)務(wù)申報(bào)、托運(yùn)/訂購貨物信息跟蹤、客戶信息查詢和統(tǒng)計(jì)、公共物流信息服務(wù)等功能。

3、關(guān)鍵技術(shù)

1、貨運(yùn)站及其危險(xiǎn)品管理模式研究

由于歷史原因，現(xiàn)行眾多貨運(yùn)站場(chǎng)手續(xù)不全，管理不規(guī)范。在本系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，通過調(diào)研分析當(dāng)前貨運(yùn)站和危險(xiǎn)品管理中存在的主要問題及其成因，從技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等角度提出可行的解決方案，研究與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)流、信息流和管理模式。

2、異構(gòu)系統(tǒng)信息集成共享技術(shù)研究

基于危險(xiǎn)品管理的信息復(fù)雜廣泛，部分貨運(yùn)站、行業(yè)管理部門先后開發(fā)了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、體系結(jié)構(gòu)均存在異構(gòu)性。如何將這類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)進(jìn)行有效集成共享，是本系統(tǒng)應(yīng)解決的關(guān)鍵技術(shù)。系統(tǒng)需要集成共享的業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要包括：

（1）與外網(wǎng)系統(tǒng)對(duì)接：受理客戶申報(bào)業(yè)務(wù)、黑名單企業(yè)、車輛、從業(yè)人員以及提供客戶業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果；

（2）與各省運(yùn)政系統(tǒng)對(duì)接：獲取危險(xiǎn)品運(yùn)輸車輛、企業(yè)、從業(yè)人員等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并將其違章信息、黑名單信息反饋至運(yùn)政業(yè)務(wù)系統(tǒng)；

（3）與各省GPS監(jiān)控中心共享集成：獲得轄區(qū)內(nèi)運(yùn)輸車輛在途信息；

（4）與貨運(yùn)站現(xiàn)有管理系統(tǒng)集成：充分利用部分技術(shù)成熟的貨運(yùn)站倉儲(chǔ)管理、車輛調(diào)度等物流管理功能；

（5）與公安、安監(jiān)、衛(wèi)生、環(huán)保等部門信息平臺(tái)集成：形成統(tǒng)一的危險(xiǎn)品應(yīng)急處理機(jī)制。

3、貨運(yùn)場(chǎng)站危險(xiǎn)品監(jiān)管技術(shù)研究

根據(jù)項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)，危險(xiǎn)品網(wǎng)絡(luò)化管理服務(wù)系統(tǒng)總體采用三級(jí)B/S架構(gòu)，客戶端通過瀏覽器實(shí)現(xiàn)各級(jí)系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作，在貨運(yùn)站業(yè)務(wù)管理的3級(jí)節(jié)點(diǎn)，則采用車牌識(shí)別、RFID電子標(biāo)簽、視頻監(jiān)控、超載超限等設(shè)備，此類設(shè)備往往是基于C/S架構(gòu)，如何將B/S業(yè)務(wù)系統(tǒng)和C/S監(jiān)控系統(tǒng)有效集成，是系統(tǒng)需要解決的關(guān)鍵問題。

4、系統(tǒng)可擴(kuò)展技術(shù)應(yīng)用研究

本系統(tǒng)的研究主要針對(duì)危險(xiǎn)品物流管理現(xiàn)存的問題以及構(gòu)建統(tǒng)一信息監(jiān)控平臺(tái)，所遵循的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)手段均為從現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)。系統(tǒng)研究時(shí)應(yīng)考慮未來一段時(shí)間內(nèi)業(yè)務(wù)延伸和技術(shù)革新對(duì)系統(tǒng)帶來的影響。例如隨著RFID在貨物跟蹤領(lǐng)域技術(shù)深入研究和廣泛應(yīng)用、GPS監(jiān)控中心全國或區(qū)域性聯(lián)網(wǎng)聯(lián)控、危險(xiǎn)品檢驗(yàn)系統(tǒng)廣泛投入使用，本系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留功能接口，具有適度可擴(kuò)展性。

5、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)研究

為加強(qiáng)對(duì)貨運(yùn)站的管理，近年來行業(yè)管理部門先后出臺(tái)了《道路貨物運(yùn)輸及站場(chǎng)管理規(guī)定》、《危險(xiǎn)品貨物運(yùn)輸管理規(guī)定》等管理規(guī)定，明確了交通部門對(duì)貨運(yùn)站、危險(xiǎn)品運(yùn)輸?shù)馁Y質(zhì)審批和監(jiān)督查驗(yàn)職責(zé)，但由于缺乏相應(yīng)的查驗(yàn)設(shè)備和信息化手段，普通車輛偷運(yùn)危險(xiǎn)品、危險(xiǎn)品車輛/貨物亂停亂放、超載運(yùn)輸，以及由此引發(fā)的傷亡事故時(shí)有發(fā)生。為規(guī)范建設(shè)、共享管理，本系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)同步啟動(dòng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)研究，主要包括：

（1）貨運(yùn)站進(jìn)出站核查系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范；

（2）危險(xiǎn)品倉儲(chǔ)監(jiān)控建設(shè)規(guī)范；

（3）危險(xiǎn)品網(wǎng)絡(luò)化信息管理服務(wù)系統(tǒng)開發(fā)指南；

（4）數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)（本系統(tǒng)開發(fā)遵循已有的行業(yè)或國家數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，增加或修訂其他業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）。

三、結(jié)論

檔案信息管理規(guī)定范文第4篇

因此，為了適應(yīng)新時(shí)期高校改革發(fā)展的需要，教學(xué)檔案管理部門要進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)檔案的信息化管理水平，重視管理人員隊(duì)伍的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)管理者的社會(huì)服務(wù)意識(shí)，提高教學(xué)檔案利用效率，為高校的發(fā)展提供有力的保障。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度以爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。

高校教學(xué)檔案信息化管理不僅需要現(xiàn)代化的信息技術(shù)，更重要的是教學(xué)檔案管理部門和管理者要樹立現(xiàn)代管理思想和管理理念。在教學(xué)檔案管理過程中，要運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)和管理手段。然而，我們知道用現(xiàn)代信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的手工操作是一個(gè)口積月累，循序漸進(jìn)的過程，絕非一朝一夕的事情，而在這個(gè)改變的過程中更需要一個(gè)現(xiàn)代管理思想和管理理念來指引的。因此，在目前高校教學(xué)檔案管理的過程中，轉(zhuǎn)變落后的思想觀念尤為重要。

當(dāng)然，在轉(zhuǎn)變思想觀念時(shí)，教學(xué)檔案工作者并非要全盤拋棄已往的思想觀念，而是在堅(jiān)持優(yōu)良的傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式和管理理念的同時(shí)，要敢于引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理思想和管理理念。只有圓滿地實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念在教學(xué)文件、教學(xué)檔案管理領(lǐng)域的合理契合，教學(xué)檔案信息化管理才可能實(shí)現(xiàn)，高校教學(xué)檔案工作才能更好地適應(yīng)新時(shí)期的要求。

另外，高校教學(xué)檔案工作者在轉(zhuǎn)變思想觀念的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的宣傳力度，提高全校師生的檔案意識(shí)，尤其是要借宣傳之機(jī)，轉(zhuǎn)變一些領(lǐng)導(dǎo)重教學(xué)輕檔案的觀念。在宣傳之際，要適時(shí)地將教學(xué)檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況和在教學(xué)檔案信化管理過程中遇到的問題及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在政策和經(jīng)費(fèi)上的大力支持，為推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

2.高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。

目前，高校教學(xué)檔案的管理思想、管理手段和管理辦法等方面存在著許多問題，這些問題制約著高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。為了促進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的最大社會(huì)效益，高校教學(xué)檔案管理部門必須加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。作為檔案事業(yè)系統(tǒng)中的一部分，我們要將高校教學(xué)檔案管理納入到整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)中去，接受國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的宏觀指導(dǎo)。因此，國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求對(duì)高校教學(xué)檔案管理具有同樣的指導(dǎo)作用。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是指為了管理檔案工作而“制定、批準(zhǔn)和實(shí)施的有關(guān)檔案形成、歸檔和檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面應(yīng)遵循的政策、規(guī)定、準(zhǔn)則、方法等”。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，相當(dāng)于信息化高速公路上的“交能規(guī)則”，檔案信息化管理工作要時(shí)刻遵守這些規(guī)則，否則，檔案信息內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)中就不可能安全暢通的運(yùn)行了。

教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的重要前提。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式、輸入項(xiàng)目、輸入代碼符號(hào)和輸入代碼的轉(zhuǎn)換規(guī)則。由于標(biāo)準(zhǔn)化是分層次的，有國家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，因此要在高層次上制訂相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣才能利于高校教學(xué)檔案的信息化管理和教學(xué)信息更為廣泛地交流和共享。

筆者在廣泛閱讀有關(guān)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上，將教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化總結(jié)為以下二個(gè)方面的內(nèi)容：

第一，教學(xué)檔案管理性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

教學(xué)檔案規(guī)范化管理，是指高校行政部門和檔案部門根據(jù)現(xiàn)實(shí)要求，由檔案部門管理人員對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理，以便教學(xué)檔案發(fā)揮更大社會(huì)效能，更好地為高校教學(xué)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。它包括“計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享”。

目前，由國家相關(guān)部門頒布制定的，有關(guān)計(jì)算機(jī)安全和檔案信息資源管理的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)有：《中華人民共和國信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等。

第二，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，它包括檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。高校教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范根據(jù)《中國檔案分類法》、《中國檔案主檔詞表》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等制度規(guī)定，先剔除重份及無保管價(jià)值的教學(xué)文件材料，再對(duì)案卷按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范組合，最后結(jié)合實(shí)際和相關(guān)法規(guī)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范著錄，這也是教學(xué)檔案信息化管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。總之，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求教學(xué)檔案管理人員在管理檔案時(shí)要做到：教學(xué)檔文件材料收集的完整性、文件材料鑒別的準(zhǔn)確性、文件材料整理的有序性、檔案保管的安全性和用戶利用時(shí)的方便性等五個(gè)方面。

第三，教學(xué)檔案管理技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

檔案信息管理規(guī)定范文第5篇

關(guān)鍵詞:中國人民銀行;會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀;管理中存在的問題改進(jìn)管理意見建議

近年來,隨著基層人民銀行會(huì)計(jì)工作整體水平的不斷提高,會(huì)計(jì)檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng),檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是,當(dāng)前基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調(diào)閱不規(guī)范、管理難度大,磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案因系統(tǒng)升級(jí)而失效等問題,應(yīng)加以關(guān)注和不斷改進(jìn)完善。

一、當(dāng)前人民銀行基層行會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

目前,基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的管理涉及會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門,基本職責(zé)分工如下:一是會(huì)計(jì)部門按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案,由會(huì)計(jì)檔案專管員保管;辦理會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、銷毀工作;將達(dá)到一定時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會(huì)計(jì)部門移交的會(huì)計(jì)檔案并按規(guī)定予以管理。三是按會(huì)計(jì)基本制度的規(guī)定,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審批,會(huì)計(jì)部門組織銷毀會(huì)計(jì)檔案的事宜。

目前,會(huì)計(jì)檔案的保存有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式,保存的主要形式和管理重點(diǎn)仍然是紙介質(zhì)檔案,磁介質(zhì)及光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限與相應(yīng)的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同;無明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,比照類似會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理,比如同城電子支付系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),基層行比照會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)日終備份數(shù)據(jù)要求保存30天。基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的日常管理規(guī)定和流程主要有以下幾個(gè)方面:

1.會(huì)計(jì)檔案的保管。各種物理形式的會(huì)計(jì)檔案均由會(huì)計(jì)部門檔案專管員負(fù)責(zé)保管,采用紙介質(zhì)以外形式保存的會(huì)計(jì)檔案,仍同時(shí)保存一份紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。

對(duì)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會(huì)計(jì)檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會(huì)計(jì)檔案一直由會(huì)計(jì)部門管理;部分行將會(huì)計(jì)檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會(huì)計(jì)檔案移交行檔案室,但仍由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)管理。

對(duì)磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管要求:堅(jiān)持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際操作中普遍存在一些問題。比如,個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)未進(jìn)行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運(yùn)行全國支票影像交換系統(tǒng)以來的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中,做到數(shù)據(jù)雙備份。

2.會(huì)計(jì)檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱工作。嚴(yán)格建立并執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱的審批、登記制度。會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

3.會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制。目前,個(gè)別行對(duì)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制只存在一種情況,即為了能夠在規(guī)定的期限內(nèi)有效保存會(huì)計(jì)檔案,對(duì)目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存。磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制由于各行會(huì)計(jì)部門應(yīng)用系統(tǒng)的操作環(huán)境不同,復(fù)制所有磁介質(zhì)檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個(gè)月復(fù)制1次。

4.會(huì)計(jì)檔案的銷毀。會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案(如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份數(shù)據(jù)),但未進(jìn)行過銷毀。各行銷毀紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案系按照《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》的規(guī)定,報(bào)上級(jí)行批準(zhǔn)后自行銷毀,即縣支行報(bào)地市中心支行批準(zhǔn)后自行銷毀,地市中心支行報(bào)省會(huì)城市中心支行批準(zhǔn)后銷毀。

二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后,不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。目前人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》,該制度與1987年頒發(fā)的《中國人民銀行會(huì)計(jì)制度(試行本)》的管理規(guī)定相比,內(nèi)容相差無幾,并未在其中對(duì)會(huì)計(jì)檔案有專門的指導(dǎo)條款。但隨著人民銀行會(huì)計(jì)管理制度改革和會(huì)計(jì)電算化的迅猛發(fā)展,人民銀行會(huì)計(jì)資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化,使部分會(huì)計(jì)檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規(guī)章予以規(guī)范指導(dǎo)。

2.會(huì)計(jì)檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式。據(jù)調(diào)查,目前基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案雖然大部分已由事后監(jiān)督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監(jiān)督部門,沒有實(shí)行檔案管理部門統(tǒng)一管理,在調(diào)閱資料時(shí)也是由事后監(jiān)督部門管理,以致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的統(tǒng)一管理流于形式。在這種管理現(xiàn)狀下,容易造成會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)、歸類不正確、登記不完整,內(nèi)部人員調(diào)閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會(huì)計(jì)檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn);容易造成組柜管理或個(gè)人管理,使一部分會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象。同時(shí),會(huì)計(jì)檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理?xiàng)l件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達(dá)到檔案管理“四防”、“四無”的基本標(biāo)準(zhǔn)。

3.會(huì)計(jì)檔案管理未與核算系統(tǒng)升級(jí)同步,磁介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大。大部分磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,調(diào)閱磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要在特定的、舊的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是,隨著應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、換代、更新,部分磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已無法調(diào)閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。

4.內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會(huì)計(jì)檔案密級(jí)管理難度大。為了防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。此規(guī)定在實(shí)際操作中的執(zhí)行難度較大。如司法部門在執(zhí)行公務(wù)時(shí),強(qiáng)制將會(huì)計(jì)憑證調(diào)出,如果不同意將按妨礙執(zhí)行公務(wù)處理,給檔案管理帶來困難。

5.會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作檢查的一項(xiàng)內(nèi)容,但在部分基層人民銀行在實(shí)際會(huì)計(jì)工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對(duì)于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時(shí),壘面、簿宴核對(duì)是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監(jiān)督管理的漏洞。

三、改進(jìn)基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作的意見建議

1.出臺(tái)專門的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》,進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的變化和新形勢(shì)的需求,制定統(tǒng)一的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》,及時(shí)對(duì)相關(guān)管理規(guī)定予以修訂和完善,有效解決現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定多分散在多個(gè)會(huì)計(jì)制度及業(yè)務(wù)管理辦法中而不便于查閱的問題,切實(shí)加強(qiáng)人民銀行系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理。二是明確會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)象和范圍。現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理存在多處空白點(diǎn),比如在會(huì)計(jì)檔案保存的物理形式上對(duì)光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理是一個(gè)空白點(diǎn),同時(shí)需要對(duì)磁介質(zhì)、光介質(zhì)的有效性進(jìn)行界定,并明確銷毀方式,切實(shí)防止管理漏洞。三是明確管理職責(zé)。要求無論是紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,還是磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,都要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定入檔、歸類、調(diào)閱和銷毀,切實(shí)保證會(huì)計(jì)檔案的安全,達(dá)到“四防”、“四無”標(biāo)準(zhǔn)。

2.不斷改進(jìn)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應(yīng)明確基層人民銀行紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。不斷改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)的備份、調(diào)閱、管理方式,使磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱盡可能不受特定應(yīng)用環(huán)境的限制,實(shí)行雙備份,堅(jiān)持異地保管,定期復(fù)制,防止磁化及老化。三是要進(jìn)一步完善全國支票影像交換系統(tǒng)(IAS)中相關(guān)檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)情況下,可采取過渡形式,對(duì)IAS系統(tǒng)的查詢和歸檔功能進(jìn)行完善,實(shí)現(xiàn)IAS系統(tǒng)多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統(tǒng)計(jì)、查詢結(jié)果集中顯示、保存查詢結(jié)果等功能,為建立獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)積累經(jīng)驗(yàn)。

3.切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔的及時(shí)全面性,以及簿實(shí)核對(duì)是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查,確保會(huì)計(jì)檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.完善司法部門調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度,進(jìn)一步加強(qiáng)基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的保密管理。首先,要加強(qiáng)檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識(shí),確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對(duì)安全;其次,要完善司法部門調(diào)閱登記制度,強(qiáng)化查閱登記審批和復(fù)印、復(fù)制的過程監(jiān)督,明確使用期限和要求,有效防止會(huì)計(jì)信息不泄密;再就是要加強(qiáng)與司法部門的溝通聯(lián)系,進(jìn)一步規(guī)范司法執(zhí)行中的人民銀行會(huì)計(jì)信息管理,確保中央銀行的信息安全。

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