檔案管理與檔案服務(wù)
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檔案管理與檔案服務(wù)范文第1篇
【關(guān)鍵詞】城市地下管網(wǎng)；檔案管理與服務(wù)；策略
1.背景分析
近年來，隨著我國城市的社會經(jīng)濟發(fā)展、城市的開放、開發(fā)和投資環(huán)境的改善及人民生活水平的提高，人們對地下管網(wǎng)的設(shè)施也越來越重視。地下管網(wǎng)是現(xiàn)代城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，是城市賴以長期生存和快速發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，經(jīng)常被稱為城市的“生命線”。因為各種地下管網(wǎng)較地上建構(gòu)筑物的空間體量要小若干個數(shù)量級，且集中敷設(shè)在城市道路許可的地下有限空間區(qū)域內(nèi)，因此，在規(guī)劃、建設(shè)和維護搶修時，對城市地下管網(wǎng)敷設(shè)情況的把握要有極高的精確性，并準確地測出所建項目的三維位置，進而保證施工作業(yè)的安全性。但是，城市地下管網(wǎng)一般建在城市道路或綠化帶的下面，建成后難以再進行核實，隱蔽性極強，由此為核實所建項目區(qū)域地下管網(wǎng)的敷設(shè)帶來了極大的困難。所以，為了確保城市地下管網(wǎng)的質(zhì)量和安全，就要對城市地下管網(wǎng)檔案進行管理科學的管理，通過城市地下管網(wǎng)檔案管理機構(gòu)提升施工單位對地下管網(wǎng)檔案的意識。本文就城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)的策略進行了研究，旨在能為有關(guān)方面提供參考。
2.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)所面臨的問題
2.1 建設(shè)施工單位檔案意識較低
目前國內(nèi)建筑施工項目采取的是分包制，不同工作程序被分包給不同工種的承包單位。與建筑施工、建筑設(shè)計和室內(nèi)裝潢不同的是，地下管網(wǎng)的敷設(shè)相對工期短，工作內(nèi)容單一，其工作的精細度往往不受施工單位的重視，施工作業(yè)缺少前期的科學與合理的規(guī)劃。而工程監(jiān)理職責所屬的“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，即控制工程建設(shè)的投資、建設(shè)工期、工程質(zhì)量；進行安全管理、工程建設(shè)合同管理；協(xié)調(diào)有關(guān)單位之間的工作關(guān)系卻沒有包括對地下管網(wǎng)敷設(shè)相關(guān)工作的控制與監(jiān)管。由此，出現(xiàn)了施工與監(jiān)管的漏洞。根據(jù)筆者的調(diào)研，大部分從事地下管網(wǎng)敷設(shè)的承包機構(gòu)很少在施工前去城建機構(gòu)查閱施工地的地下管網(wǎng)敷設(shè)情況，一方面他們認為查閱相關(guān)地下管網(wǎng)檔案時間長、花費高，為了節(jié)省作業(yè)時間，提高作業(yè)效率，可不用事先勘察施工地的地下管網(wǎng)敷設(shè)情況；另一方面他們認為施工工人經(jīng)驗豐富，能夠準確預(yù)判管網(wǎng)的敷設(shè)情況。而多數(shù)誤挖地下管網(wǎng)事故正是由于這些施工單位過于相信經(jīng)驗，野蠻施工，檔案意識偏低而引發(fā)的。
2.2 城市地下管網(wǎng)檔案管理鮮有相關(guān)法律規(guī)范作為保障
地下管網(wǎng)檔案管理機構(gòu)想要介入建設(shè)工程的評價與監(jiān)管行列，困難較大。同時，大部分城市因無地下管網(wǎng)檔案管理專項法規(guī)等管理手段，管理無強制性，地下管網(wǎng)檔案信息難收集、不準確、未更新，進而導(dǎo)致部門出臺的規(guī)范、制度相互矛盾，事故發(fā)生相互推諉責任，造成了不良的社會影響。
3.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)自身存在的問題
3.1 檔案收集難，監(jiān)管制度存在空白點
其一，城市地下管網(wǎng)基本情況不清。由于市政公用管網(wǎng)與非市政公用管網(wǎng)分屬不同管理機構(gòu)，各個機構(gòu)分別管理其所屬的地下管網(wǎng)檔案，因此幾乎沒有一個城市能夠提供一張全面準確的地下管網(wǎng)位置全景圖；沒有一個管網(wǎng)單位能夠全面準確地掌握所屬行業(yè)地下管網(wǎng)信息分布信息及精確位置。因此，城市建設(shè)缺乏統(tǒng)一的地下管網(wǎng)檔案綜合信息平臺，其提供的信息服務(wù)尚存在空白點，極易導(dǎo)致因為地下管網(wǎng)信息掌握不全而引發(fā)施工事故。
其二，缺乏有效監(jiān)管，城市地下管網(wǎng)檔案入館難。各種地下管網(wǎng)檔案信息分屬于不同部門管理，分散存檔，地下管網(wǎng)檔案信息難以集中，管理交叉重疊性較大，管理空白點較多，風險性較高。據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，全國大約有70%的城市地下管網(wǎng)沒有基礎(chǔ)性城建檔案資料，像北京、廣州這樣的國內(nèi)一線城市，地下管網(wǎng)歸檔率不足50%。
其三，城市地下管網(wǎng)檔案信息化進展偏慢，差異明顯。目前能夠提高城市地下管網(wǎng)檔案管理與利用效率的方法就是進行檔案數(shù)字化及數(shù)字化之后的關(guān)聯(lián)。但是由于經(jīng)濟基礎(chǔ)和對地下管網(wǎng)認識上的差異，全國各地地下管網(wǎng)普查工作和信息化建設(shè)表現(xiàn)出不均衡的發(fā)展態(tài)勢，僅有少數(shù)城市開展過地下管網(wǎng)普查工作，大多數(shù)城市并沒有建立全局性的地下管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)。即便開展了地下管網(wǎng)普查工作的城市，也未必能實行動態(tài)更新，不能真實反映城市地下管網(wǎng)的現(xiàn)狀，利用效果較差。
3.2 檔案從業(yè)者專業(yè)素質(zhì)不高，服務(wù)質(zhì)量難以滿足用戶需求
其一，檔案利用程序繁瑣，過程較長。利用地下管網(wǎng)檔案的程序較為繁瑣，通常需要施工單位持相關(guān)證明與資質(zhì)證明到指定機構(gòu)利用檔案，從提出利用需求到利用結(jié)束，所花費的時間較長，因此部分施工單位為了圖省事，而選擇不查驗檔案，直接貿(mào)然施工。
其二，利用方式單一，成本高。目前地下管網(wǎng)檔案提供利用的方式只能是進館利用，部分檔案管理機構(gòu)能夠提供相關(guān)檔案的復(fù)制服務(wù)，但是成本相對較高，如利用的檔案數(shù)量、門類較多，將無形中增加了施工單位的作業(yè)成本。
4.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)的策略選擇
檔案管理與檔案服務(wù)范文第2篇
一、醫(yī)院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件資料。醫(yī)院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員開展科研、新技術(shù)新項目的應(yīng)用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務(wù)部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導(dǎo)致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發(fā)利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)對人事檔案的科學管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復(fù)，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務(wù)性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計算機管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
2.運用計算機進行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
檔案管理與檔案服務(wù)范文第3篇
【關(guān)鍵詞】養(yǎng)老服務(wù)；檔案管理；規(guī)范化
一、養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)實意義
（一）有助于提升養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的工作成效。養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案主要是記錄老年人在養(yǎng)老機構(gòu)中的生活細節(jié)，同時也記錄了養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)工作開展的具體內(nèi)容與成效，此類檔案能有效反映我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展與改革，能不斷發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)存在的一些問題并及時解決。檔案是養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)客觀掌握該機構(gòu)發(fā)展規(guī)律的主要依據(jù)之一，這是對老年人各項生活活動的真實記錄，因此，不斷提升養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的工作水平與服務(wù)質(zhì)量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展。
（二）有助于體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)水準。從養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)水準，同時更重要的是體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的綜合特色。真實、客觀、完整、內(nèi)容豐富、特點鮮明的養(yǎng)老服務(wù)檔案，以及科學、合理、規(guī)范、高效的工作理念能有效提升養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的聲譽。另外，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的檔案還能為各項相關(guān)工作的開展提供重要的參考依據(jù)，一定程度上推動養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的改革與發(fā)展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個人檔案來了解老年人當前的生活狀況。檔案準確、真實、完整地記錄了養(yǎng)老機構(gòu)老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務(wù)。
二、養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理規(guī)范化實現(xiàn)措施
（一）養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理制度的完善性。根據(jù)我國當前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定與要求，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理工作人員要善于分析當前機構(gòu)的現(xiàn)狀，掌握當前養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)存在的一些現(xiàn)實問題，并且還需要考慮到我國養(yǎng)老事業(yè)未來發(fā)展的趨勢，同時結(jié)合自身工作經(jīng)驗建立養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理制度并不斷進行完善，尤其是在細則實施方面一定切實進行。養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對檔案的生成過程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的整體水平。
（二）養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的個性化。養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)要最大限度保障檔案的個性化特征，通過不斷豐富養(yǎng)老檔案的內(nèi)容，能有效實現(xiàn)這一目標。對養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案進行豐富的過程中，首先必須考慮到養(yǎng)老機構(gòu)的實際情況，另外還需要充分重視養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的發(fā)展趨勢，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進一步反映老年人在養(yǎng)老機構(gòu)當中的實際生活狀況與心理狀態(tài)。注重養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的個性化，為養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的發(fā)展提供有價值的參考資料。
（三）養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理工作機制的健全。養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)必須建立健全的檔案管理工作機制，保障檔案管理各個工作部門能夠有效協(xié)調(diào)地合作，進一步提升檔案管理工作的成效。首先，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)需要建立檔案管理工作的協(xié)調(diào)機制?；陴B(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)各個部門的實際情況，有針對性地分配專業(yè)人才做好收集整理工作，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定，及時將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時辦好交接手續(xù)。其次，考核評價機制的完善。要定期對養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理部門的工作人員實施工作考核，將考核結(jié)構(gòu)與部門的利益相互結(jié)合，讓考核的依據(jù)公正客觀，并且成為職員升職的主要依據(jù)之一。最后，加強檔案管理工作的監(jiān)督力度，最大限度避免檔案資料出現(xiàn)遺漏等問題。
（四）養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)管理隊伍素質(zhì)的培養(yǎng)。要做好養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的規(guī)范工作，需要一支素質(zhì)高能力強的管理隊伍。因此，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理部門需要加強工作人員檔案知識與技能培訓(xùn)，加強團隊的素質(zhì)，讓每一個崗位都有專業(yè)的人才進行操作。首先，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理部門需要對檔案分管進行明確，并且同時部署檔案與業(yè)務(wù)，并將之納入新一輪的檔案工作計劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓(xùn)。有針對性地進行崗位培訓(xùn)工作與繼續(xù)教育，不斷激發(fā)工作人員的管理思維，進一步掌握檔案管理的相關(guān)技能。最后，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)管理人員自身要加強專業(yè)水平的提升，通過各方面渠道加強檔案管理方面的學習，提升自我工作能力，為養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理的發(fā)展貢獻力量。
三、結(jié)語
綜上所述，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案是老年人在養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)中的原始憑證，能有效反映老年人的實際生活狀況與身體狀態(tài)，同時能為養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據(jù)。因此，養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規(guī)范化建設(shè)，促進養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展。
【參考文獻】
[1]馬文娟.養(yǎng)老機構(gòu)加強休養(yǎng)人員檔案管理的思考[J].赤子（上中旬），2014（11）：267.
檔案管理與檔案服務(wù)范文第4篇
關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實體管理服務(wù)模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務(wù)模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準確、便捷，進而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實踐的角度出發(fā)，認為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設(shè)施設(shè)備的自動監(jiān)控，對各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術(shù)，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術(shù)進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設(shè)備就會報警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導(dǎo)航索取對應(yīng)檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸?、光線等環(huán)境情況進行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)?yīng)的管理節(jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務(wù)過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導(dǎo)，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應(yīng)，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務(wù)。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。
四、結(jié)語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。
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檔案管理與檔案服務(wù)范文第5篇
本文分析了測繪檔案的發(fā)展趨勢；測繪檔案利用與服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀，促進測繪檔案的利用與服務(wù)管理體系建設(shè)，提出有效策略。
【關(guān)鍵詞】
測繪檔案；管理體系；建設(shè)
隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展和社會的進步，人們的生活水平不斷提高，對于物質(zhì)文化和精神文化的追求也在逐漸改變。其中，測繪是經(jīng)濟社會發(fā)展和國防建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，測繪檔案是國民經(jīng)濟發(fā)展和社會和諧的重要資源。本文通過對當前測繪檔案的利用與服務(wù)管理現(xiàn)狀進行分析研究，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和不足，然后分析其發(fā)展趨勢，提出一些有效方法促進測繪檔案的利用與服務(wù)管理體系的建設(shè)完善，從而有效實現(xiàn)測繪檔案的現(xiàn)代化管理。其實，不同地區(qū)的地理特征、環(huán)境條件等都不同，測繪則是將地面已有的特征點和界線通過測量手段獲得反映地面現(xiàn)狀的圖形和位置信息，供工程建設(shè)的規(guī)劃設(shè)計和行政管理之用。測繪檔案是指在大地測量和地圖繪制活動中形成并歸檔的科學技術(shù)文件材料。按照使用性質(zhì)不同，測繪檔案一般分為基本測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、特業(yè)測繪檔案和現(xiàn)勢參考檔案。測繪檔案的信息化管理和服務(wù)管理體系的建設(shè)與完善，有效地實現(xiàn)了檔案現(xiàn)代化管理，提高工作效率和質(zhì)量，為人民生產(chǎn)生活提供更大方便。但是，在測繪檔案的管理過程中也存在一些問題，阻礙了檔案的系統(tǒng)化、信息化管理，有關(guān)單位和機構(gòu)應(yīng)該高度重視起來，促進改革。
一、測繪檔案的發(fā)展趨勢
（一）紙質(zhì)測繪檔案的提供和使用呈下降趨勢。紙質(zhì)測繪檔案由于保存時占用空間大、使用時間短、更新周期慢、產(chǎn)品單一等，逐漸不能夠滿足人類生產(chǎn)生活需求，它的提供和使用整體呈下降趨勢。
（二）數(shù)字化檔案現(xiàn)勢性好。數(shù)字化檔案的更新周期短、易于保存，并且能夠結(jié)合計算機進行利用和管理，使得數(shù)據(jù)更加科學化、準確化，滿足人類需求。并且近年來政府正在加大對測繪檔案利用與管理的基礎(chǔ)投資。有了政府的支持，相信數(shù)字測繪檔案在各個領(lǐng)域的發(fā)展空間是非常大的。
（三）測繪檔案的利用與服務(wù)管理體系的建設(shè)促進地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。地域的廣闊和環(huán)境的復(fù)雜給測繪工作帶來難度，而數(shù)字化測繪檔案的發(fā)展與利用大大地降低了工作難度，可以利用先進的科學技術(shù)代替人工勞動，并且準確度很高，有效促進地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。當發(fā)生一些地震等自然災(zāi)害時測繪檔案可作為輔助平臺。
二、測繪檔案利用與服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀
（一）缺乏具有實際指導(dǎo)意義的標準規(guī)范。當前，有些標準規(guī)范缺乏實際指導(dǎo)意義，只是對測繪行業(yè)或者檔案管理進行規(guī)定，沒有將二者有機地結(jié)合起來，無法充分發(fā)揮其可操作性，從而在一定程度上阻礙了測繪檔案的利用與管理。
（二）歸檔過程不規(guī)范。在測繪檔案歸檔過程中，有些項目人員沒有很好的進行數(shù)據(jù)組織和數(shù)據(jù)命名，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂繁雜，甚至存在重復(fù)的數(shù)據(jù)，加大了后期整理的難度?；蛘哂行┕ぷ魅藛T為了省去繁瑣的歸檔步驟，簡化歸檔步驟，可能導(dǎo)致檔案的丟失。
（三）管理措施不到位。在測繪檔案管理過程中，工作人員的管理措施不到位，每個人的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)不同，在工作中可能由于操作不當造成檔案的損壞與丟失。還有就是部分數(shù)字測繪檔案和傳統(tǒng)載體測繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來不便。
三、促進測繪檔案的利用與服務(wù)管理體系建設(shè)策略
（一）制定可操作性強的規(guī)范制度。有關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)實際情況，制定可操作性強的規(guī)范制度，有計劃地修改數(shù)字測繪檔案的接收、整理、保管等標準，將測繪行業(yè)和檔案管理有機地結(jié)合在一起，有效實現(xiàn)信息數(shù)字化管理，提高工作效率。
（二）嚴格執(zhí)行歸檔制度。有關(guān)人員應(yīng)該嚴格控制歸檔過程，嚴格執(zhí)行歸檔制度，在歸檔測繪成果數(shù)據(jù)的同時，還必須同時歸檔其對應(yīng)的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等技術(shù)因素和背景信息。還有就是及時對信息系統(tǒng)進行病毒查殺，保證數(shù)據(jù)的完整性等。
（三）提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)。有關(guān)機構(gòu)應(yīng)該注重提高員工的職業(yè)素養(yǎng)，定期安排員工去優(yōu)秀的其他測繪檔案管理單位進行實習，學習先進科學的管理技術(shù)?？梢云刚垖＜覟閱T工進行技術(shù)指導(dǎo)和知識講解，幫助老員工學會先進科學技術(shù)的使用，幫助新員工進行工作經(jīng)驗的積累。
（四）做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份。歸檔工作的操作不當給數(shù)據(jù)完整性帶來風險。所以有關(guān)人員應(yīng)該注重數(shù)據(jù)的檢查與備份，定期對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)檢查，或者對部門檔案進行抽查，加強監(jiān)督和管理，有效提高數(shù)據(jù)檔案的完整性。
四、結(jié)語
數(shù)字測繪檔案是測繪檔案館藏的核心，更是廣大測繪科技工作者多年辛勤勞動與智慧的結(jié)晶。針對當前測繪檔案利用與服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀，有關(guān)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)該共同努力，互相配合，制定可操作性強的規(guī)范制度，加強監(jiān)督和管理；嚴格執(zhí)行歸檔制度，保證檔案的完整性；提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)，避免不必要的錯誤發(fā)生；做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份，確保其數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性等。最終有利于人類科學生產(chǎn)發(fā)展，信息服務(wù)面延伸到各個角落，影響著人們的生活。
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