檔案管理工作的計(jì)劃

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檔案管理工作的計(jì)劃范文第1篇

關(guān)鍵詞 計(jì)生 檔案管理 細(xì)化 研究

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人口計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)人口計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。

人口計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于《中外教研期刊》上以《加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策研究》為題闡述過自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十多個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了人口計(jì)生檔案工作在人口和計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了人口計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地促進(jìn)了人口計(jì)生工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

然而，我們也不難看到，目前的人口計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。比如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在從事檔案管理工作近幾年來的所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確人口計(jì)生檔案管理工作的目的與任務(wù)

確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他科室，聯(lián)絡(luò)其他部門，聯(lián)絡(luò)上級(jí)指導(dǎo)機(jī)關(guān)和管理部門辦公室，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院?，要規(guī)范人口計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證人口計(jì)生檔案準(zhǔn)確無誤、萬無一失。

二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束

檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。多年來的實(shí)踐告訴我們，要保證人口計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好各級(jí)、各部門人口計(jì)生統(tǒng)計(jì)專干和檔案管理人員等業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，各級(jí)的人口計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，人口計(jì)生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持人口計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識(shí)和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。要重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和檔案人員的在職培訓(xùn)，積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累。

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。

總而言之，人口計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)、每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。

（作者單位：湖南省永州市計(jì)劃生育干部培訓(xùn)中心）

參考文獻(xiàn):

檔案管理工作的計(jì)劃范文第2篇

關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化管理 問題 建議

高校檔案是學(xué)校在從事基建、科研、人事、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項(xiàng)工作的查考憑證，保證了高校運(yùn)行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國(guó)高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴(kuò)充，辦學(xué)指導(dǎo)方針由“擴(kuò)規(guī)?！鞭D(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢(shì)下，高等教育學(xué)校為了提高辦學(xué)質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機(jī)構(gòu)改革等方面均要實(shí)行大規(guī)模的改革。這些變化無疑會(huì)對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。

一、 高校檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問題

1、檔案工作受重視程度偏低

目前在國(guó)內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認(rèn)為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時(shí)期內(nèi)見到成果，沒什么實(shí)在意義，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知面窄；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導(dǎo)致教師平時(shí)也不注意收集、保存學(xué)校開展各項(xiàng)活動(dòng)的原始資料，致使一些具有保存價(jià)值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經(jīng)濟(jì)地位、社會(huì)地位、政治地位，被認(rèn)為是無足輕重、可有可無的部門。

2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無論是軟硬件的設(shè)備購(gòu)置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對(duì)檔案投入經(jīng)費(fèi)不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對(duì)滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問題得不到及時(shí)的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時(shí)，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。

3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理工作缺乏職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學(xué)化管理方面嚴(yán)重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時(shí)歸檔的檔案意識(shí)，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，導(dǎo)致了檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

4、 檔案未得到充分的利用

某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費(fèi)了大量的人力、物力。

5、檔案專業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性差

高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒有受過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱、待遇、工作時(shí)間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化增添了難度。

二、 加強(qiáng)高校檔案工作科學(xué)化管理的建議

1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化

高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)管理議程，做到年初有計(jì)劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時(shí)為了避免在具體工作中出現(xiàn)無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項(xiàng)制度，并且為檔案部門提高一個(gè)良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進(jìn)。

2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入力度，推動(dòng)管理信息化建設(shè)，提高管理手段

提高檔案館的硬件設(shè)備，購(gòu)買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲(chǔ)存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)器、數(shù)碼攝像機(jī)等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實(shí)現(xiàn)高效率、高精準(zhǔn)、低成本的檔案信息化管理。

3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式

制定高校檔案管理的職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成一個(gè)檔案工作小組，各部門設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學(xué)校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級(jí)到責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵(lì)機(jī)制；引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，優(yōu)勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。

4、 開發(fā)高校檔案資料對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)利用價(jià)值

高校管理者做決策時(shí)，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)科學(xué)有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門依據(jù)“課時(shí)兩”“學(xué)生評(píng)教成績(jī)”等資料，準(zhǔn)確評(píng)估新進(jìn)教師的教學(xué)情況，為學(xué)校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴(kuò)大招生規(guī)模，可依據(jù)學(xué)生檔案、基建檔案，評(píng)估招生規(guī)模擴(kuò)大的程度。

5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

一是通過提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊(duì)伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學(xué)歷的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會(huì)，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓(xùn)計(jì)劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開展加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍滿足新形勢(shì)的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導(dǎo)專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達(dá)到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進(jìn)具有檔案學(xué)歷的畢業(yè)生，他們有專業(yè)的檔案管理技能，對(duì)檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國(guó)、愛崗敬業(yè)、講道德、守紀(jì)律、不計(jì)較個(gè)人利益，干一行愛一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。

總之，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

參考資料：

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檔案管理工作的計(jì)劃范文第3篇

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢，哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢，總體來講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長(zhǎng)、且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

一是檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如鄒平縣計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為縣計(jì)委；鄒平縣計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為縣計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為縣計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種、必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

檔案管理工作的計(jì)劃范文第4篇

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化

【中圖分類號(hào)】R197.32【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-3783(2012)07-0499-01

檔案工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性工作，也是我們整個(gè)疾病預(yù)防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個(gè)單位實(shí)際工作的重要依據(jù)，更是一個(gè)疾病預(yù)防控制中心日常數(shù)據(jù)信息資料的來源。在機(jī)構(gòu)改革和信息技術(shù)發(fā)展帶給其發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理的現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，是目前疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所要面對(duì)的新任務(wù)、新要求。

1現(xiàn)代化觀念，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進(jìn)行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)庫房、服務(wù)器、統(tǒng)一規(guī)范的檔案裝具、優(yōu)良的閱檔環(huán)境等硬件的投入，以便于規(guī)范；在軟件方面，在人員配備的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和規(guī)范化的管理要求、設(shè)置專門的檔案管理科室和主管領(lǐng)導(dǎo)，以及良好暢通的網(wǎng)絡(luò)管理體系等。

2現(xiàn)代化內(nèi)容，全面開發(fā)檔案信息資源的來源

機(jī)構(gòu)調(diào)整后,衛(wèi)生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實(shí)完善衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案尤為重要,館藏量的豐富和優(yōu)化與否,是實(shí)現(xiàn)檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎(chǔ)。從調(diào)查情況看我省各級(jí)疾控中心檔案室目前收藏?cái)?shù)量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導(dǎo),加強(qiáng)以下內(nèi)容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、傳染病疫情爆發(fā)流行調(diào)查處理及分析的總結(jié)性報(bào)告;②人群免疫、免疫接種質(zhì)量的效果評(píng)價(jià)及重大異常反應(yīng)、接種事故的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;③主要傳染病病原學(xué)及血清學(xué)監(jiān)測(cè)分析與總結(jié);④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;⑤微生物學(xué)、衛(wèi)生理化和毒理檢驗(yàn)技術(shù)性總結(jié);⑥病媒醫(yī)學(xué)昆蟲各項(xiàng)監(jiān)測(cè)工作總結(jié)以及專題性調(diào)查分析;⑦健康教育與健康促進(jìn)專題性總結(jié);⑧針對(duì)衛(wèi)生防病工作的建設(shè)性、指導(dǎo)性,管理性、綜合性論述以及學(xué)術(shù)論文等。特別是對(duì)核對(duì)無誤的疫情材料和各種疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料采用檔案室集中統(tǒng)一管理的形式,按一文一件操作規(guī)范統(tǒng)一編目,并確定保管期限為永久,然后將數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)軟件保存,做到有序化且有目可查。

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是集疾病預(yù)防控制衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)健康教育科研培訓(xùn)于一體的公共衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病預(yù)防控制工作者實(shí)踐業(yè)務(wù)工作的重要支柱疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)，利用館藏的信息資料和檢索工具，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究篩選加工整理歸納，有效進(jìn)行深加工，以便于查找利用；根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)的不同學(xué)科，對(duì)機(jī)讀檔案進(jìn)行分類，編制各類檢索目錄，準(zhǔn)確迅速全面地查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。

3現(xiàn)代化管理，健全檔案管理的規(guī)章制度

疾病預(yù)防控制檔案大致可以分為文書業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)設(shè)備聲像實(shí)物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級(jí)管理的模式，由中心領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，中心檔案室設(shè)專職檔案員負(fù)責(zé)全單位檔案的整體管理工作，統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案，全面負(fù)責(zé)檔案的收集整理保管利用統(tǒng)計(jì)鑒定和銷毀等工作各科室設(shè)兼職檔案員應(yīng)由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內(nèi)兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內(nèi)重要資料得到有效保存的同時(shí)，也使得科室檔案內(nèi)容的延續(xù)性使用的便利性得到了保障檔案員在學(xué)歷和專業(yè)方面應(yīng)滿足一定的要求，必須具備公共衛(wèi)生檔案管理計(jì)算機(jī)管理等知識(shí)和技能同時(shí)，要建立健全疾病預(yù)防控制檔案的管理制度，并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任中納入年末績(jī)效考核中，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應(yīng)保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，配備現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、移動(dòng)硬盤等辦公設(shè)備及充足的檔案裝具。

4現(xiàn)代化服務(wù)，提高檔案信息的利用率

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮出它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益因此，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務(wù)工作，使檔案為疾病預(yù)防各項(xiàng)工作服務(wù)首先要改變長(zhǎng)期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)手段，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作，積極主動(dòng)熱情地為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務(wù)分工收集整理有關(guān)課題的檔案資料其次要優(yōu)化綜合檔案室的硬件環(huán)境，接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時(shí)間，提高利用率。

參考文獻(xiàn)

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[2]潘智慧，程文.疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J].活力，2010.8

檔案管理工作的計(jì)劃范文第5篇

Key words:university; construction file;management

摘　要:高校基建檔案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對(duì)當(dāng)前高校基建檔案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進(jìn)行分析，并對(duì)解決這些問題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建 議.

關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理

凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形 成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)校基本 建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.

一、高?；n案建設(shè)的特點(diǎn)和作用

(一)基建檔案的特點(diǎn) 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià) 值性等特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有特點(diǎn).

1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要 每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單 項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相 對(duì)獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體，故高?；n案具 有成套性的特點(diǎn).

2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)，故高校基建 檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn).

3.實(shí)用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實(shí)用性的特點(diǎn).

4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期 長(zhǎng)、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項(xiàng)目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點(diǎn).

(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映學(xué) ?；窘ㄔO(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.

2.參考作用?；n案對(duì)查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.

完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪?？梢酝ㄟ^考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.

二、高?；n案管理中存在的主要問題

(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和 完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán) 節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候，對(duì)基建檔案 無暇顧及。往往造成對(duì)檔案資料簡(jiǎn)單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡(jiǎn)單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.

(二)檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識(shí)不強(qiáng)，基建檔案會(huì)存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對(duì)基建檔案工作的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，沒有及時(shí)把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.

(三)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差 基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階 段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.

為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會(huì)制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細(xì)則，造成管理人員在 實(shí)施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.

三、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、 驗(yàn)收以及學(xué)校未來改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:

(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！笨梢?，檔案管 理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實(shí)際問題.

(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.

(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn) 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論

是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn) 收同步;堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項(xiàng)目專職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.

(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交 一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng) 建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng) 工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進(jìn)入正?；芾?

(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從 經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.

四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高校基本建設(shè)工 作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、 擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，隨著時(shí)間推移，人們會(huì)越來越 認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國(guó) 家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻(xiàn).

參考文獻(xiàn) [1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對(duì)高校基建檔案管理的認(rèn)識(shí)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)， 2005， 15(10): 236-237.