工程檔案整理規(guī)范
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工程檔案整理規(guī)范范文第1篇
一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒(méi)有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無(wú)明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過(guò)程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無(wú)檔案部門(mén)參加等因素，使得檔案管理工作的開(kāi)展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問(wèn)題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無(wú)法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無(wú)集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒(méi)有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說(shuō)明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒(méi)有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒(méi)有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門(mén)較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門(mén)一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過(guò)程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)被檔案行政管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門(mén)的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來(lái)看，水務(wù)部門(mén)及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
工程檔案整理規(guī)范范文第2篇
【關(guān)鍵詞】規(guī)范 構(gòu)建管理體制 明確制度 提高檔案質(zhì)量 嚴(yán)格程序
近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開(kāi)始就有檔案人員的介入，由各部門(mén)配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書(shū)、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門(mén)施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購(gòu)、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無(wú)論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。
二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范
完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見(jiàn)》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門(mén)的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。
工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的保障。
檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，對(duì)檔案技術(shù)問(wèn)題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。
四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序
公司在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門(mén)和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購(gòu)、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書(shū)、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書(shū)等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來(lái)往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)。竣工資料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過(guò)驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書(shū)，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門(mén)后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見(jiàn)，財(cái)務(wù)部門(mén)看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門(mén)在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門(mén)。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。
由此可見(jiàn)，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問(wèn)題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來(lái)咨詢、來(lái)學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
工程檔案整理規(guī)范范文第3篇
關(guān)鍵詞：通信工程；檔案資料；有效整理；措施
中圖分類號(hào)：TN913 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 16-0000-02
1 通信工程檔案資料有效整理過(guò)程中存在的問(wèn)題
1.1 注重工程建設(shè)，輕視檔案資料整理
這種現(xiàn)象在目前通信建設(shè)中非常普遍，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與工程技術(shù)人員在思想上對(duì)此沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，致使工程檔案資料的整理工作一直難以順利開(kāi)展。在實(shí)際工程施工中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目及資金，工程技術(shù)人員則負(fù)責(zé)工程的質(zhì)量和進(jìn)行的情況，而建設(shè)單位對(duì)工程檔案的管理意識(shí)非常薄弱，檔案工作相互推諉，監(jiān)督工作也失去了意義，因?yàn)榍捌诠こ虣n案缺乏及時(shí)有效地記錄，致使后期檔案資料整理工作出現(xiàn)重重障礙。
1.2 監(jiān)督管理工作缺乏力度
在具體的項(xiàng)目施工過(guò)程中各參與單位對(duì)整理檔案工作重視度不夠，沒(méi)有足夠的管理力度，而檔案資料管理部門(mén)事實(shí)上無(wú)法參與到工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，所以無(wú)法了解項(xiàng)目在每個(gè)階段的具體情況，對(duì)一手檔案材料無(wú)法進(jìn)行時(shí)時(shí)有效的監(jiān)控，往往只有在工程中期甚至已經(jīng)竣工驗(yàn)收時(shí)才參與其中。
1.3 工程檔案資料易流失
大型的項(xiàng)目往往施工工期較長(zhǎng)，同時(shí)參與單位及人員眾多，流動(dòng)性也大，在施工過(guò)程中往往都是只關(guān)注施工具體的工作進(jìn)度，對(duì)工程檔案資料缺少管理保護(hù)意識(shí)。這樣以來(lái)在工程進(jìn)行過(guò)程中檔案資料遺失或者不明去向的情況時(shí)有發(fā)生，對(duì)后期工程結(jié)尾驗(yàn)收及工程檔案資料整理交接帶來(lái)諸多的困難。
2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是通信工程檔案資料有效整理改革的必由之路
正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，通信工程檔案資料管理也是如此。如何能夠?qū)Ω黝愅ㄐ殴こ虣n案進(jìn)行科學(xué)有效地整理以提高檔案資料質(zhì)量是目前不得不思考的問(wèn)題，通過(guò)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理才是通信檔案資料整理的必由之路，通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理才能使得檔案資料的工作更加規(guī)范化、細(xì)致化，這樣才能為實(shí)際工作所用，不僅可以使得檔案資料得到了有效的保存、也因此使得監(jiān)督管理力度得以極大的提升。
2.1 檔案資料內(nèi)容的全面準(zhǔn)確，是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求
項(xiàng)目涉及單位首先要提高檔案資料整理意識(shí)，積極與檔案整理人員配合，幫助對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充與鑒定。在簽署工程合同書(shū)時(shí)就應(yīng)有一份明確的關(guān)于工程檔案具體的規(guī)定，使其在法律監(jiān)督下進(jìn)行，也具有法律效力。這樣做不僅可以對(duì)施工單位與相關(guān)人員有了更加明確的要求與規(guī)范，也使得后期工程檔案資料的歸總、存檔等后續(xù)工作有了保障。
除了其他部門(mén)的積極配合，檔案整理人員則要更加熟悉全部項(xiàng)目工程情況，監(jiān)督施工單位及所涉及各單位檔案資料的收集和整理情況，對(duì)每一階段形成的檔案資料情況須十分清楚，同時(shí)還需要分階段定期的檢查施工單位對(duì)于檔案資料的收集狀況，保證資料的準(zhǔn)確、全面，切實(shí)做到檔案整理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2 統(tǒng)一格式設(shè)計(jì)與印制的檔案資料表格與文件是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的表現(xiàn)形式
通信工程檔案資料整理的標(biāo)準(zhǔn)化需要有統(tǒng)一的表格與形式，因?yàn)橥ǔＧ闆r下這些檔案都是永久保存的，如果檔案規(guī)格不統(tǒng)一，就很難保證資料卷的保存質(zhì)量，甚至無(wú)法長(zhǎng)久保存。工程檔案資料經(jīng)過(guò)這樣的統(tǒng)一規(guī)范，不僅可以使得資料卷保存質(zhì)量有了保證，也因?yàn)橛辛私y(tǒng)一詳細(xì)的信息填寫(xiě)使得后期查找、翻閱等均十分方便，減少了檔案整理人員相關(guān)的工作量，也更加便于檔案整理人員對(duì)于工程施工過(guò)程的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保了監(jiān)督管理的力度。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化整理文件圖紙
檔案人員整理檔案的水平與通信工程檔案的案卷質(zhì)量也是密不可分的。如何提高檔案的質(zhì)量的重要條件便是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化整理文件和圖紙。因?yàn)橥ㄐ殴こ痰臋n案呈現(xiàn)的是通信建設(shè)的全部過(guò)程，通信工程的檔案也與通信工程相同，有著自身的規(guī)律和順序，所以要做到的是文件與圖紙的有序排列，在整理文件材料時(shí)其中的編排形式和資料內(nèi)容都有統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔時(shí)也能統(tǒng)一一致，也為以后的使用帶來(lái)了便利。要構(gòu)建一套統(tǒng)一的通信工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，這為以后檔案的保存和使用都有重要的意義，檔案的質(zhì)量顯得至關(guān)重要。另外，幫助檔案資料管理部門(mén)提高工作效率的很好方法是對(duì)檔案正確、科學(xué)與合理的排列方法。
3 電子圖檔的數(shù)據(jù)籌備情況
檔案整理工作的工作性質(zhì)需要幾代人連續(xù)工作，它是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的連續(xù)性與系統(tǒng)性的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，檔案整理工作也開(kāi)始踏入了由計(jì)算機(jī)整理的行業(yè)，但盡管如此，也離不開(kāi)檔案整理過(guò)程中的收集、整理、編碼、搜索等基礎(chǔ)性工作，工作人員更不能掉以輕心，把一切工作都交給計(jì)算機(jī)來(lái)完成。即使使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代設(shè)備和最完善的圖檔軟件，作為工作人員也要將檔案館接收的電子文件進(jìn)行條目整理。電子圖檔的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不夠充足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)功能損傷，造成資源浪費(fèi)。通信工程設(shè)計(jì)單位的紙質(zhì)圖檔整理走向電子圖檔整理，面臨的三類情況主要分為：
（1）我國(guó)數(shù)十年來(lái)，引入的CAD積累了大量的電子文件都存放在軟盤(pán)里，近兩年來(lái)的電子文件少數(shù)開(kāi)始存入光盤(pán)中。然而，不管是軟盤(pán)還是光盤(pán)都散落在各個(gè)設(shè)計(jì)單位甚至單位個(gè)人手上，并且軟盤(pán)的使用壽命非常短，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間以后，軟盤(pán)中的數(shù)據(jù)可能讀不出來(lái)。對(duì)于那些沒(méi)有收集整理的數(shù)據(jù)使用起來(lái)也是極為麻煩。所以建議檔案資料管理部門(mén)制定相應(yīng)的政策，由項(xiàng)目的各個(gè)負(fù)責(zé)人配合檔案人員收集、整理、編排、歸檔這些散落在各處的軟盤(pán)，再根據(jù)項(xiàng)目分類刻錄成兩份新的光盤(pán)，一份供借閱，一份存檔保存。
（2）隨著電子文件的不斷產(chǎn)生，檔案部門(mén)和設(shè)計(jì)部門(mén)配合編制合適的軟件進(jìn)行文件填寫(xiě)。對(duì)于設(shè)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，只需要填寫(xiě)圖簽內(nèi)容，繪圖前一次性填寫(xiě)的信息自動(dòng)生成圖紙右下角的圖簽，沒(méi)有增加設(shè)計(jì)人員的額外工作量。而對(duì)于檔案整理人員來(lái)看，整理人員只需要?dú)w檔時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，提高的工作效率。
（3）我國(guó)在引入CAD之前，在工程設(shè)計(jì)單位還留下了許多圖紙檔案，其中的一些仍然具有極高的利用價(jià)值，要科學(xué)保存這些圖紙檔案，可以通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為電子圖檔進(jìn)行再保存在利用。掃描后圖紙文件需要經(jīng)過(guò)矢量化才能被設(shè)計(jì)人員利用，但矢量化的缺陷便是圖形會(huì)失真。針對(duì)原圖紙不清楚的地方我們可采用兩種辦法使用，第一種是對(duì)計(jì)算機(jī)出圖較清楚的圖紙掃描進(jìn)行矢量化處理；第二種是過(guò)去留下的藍(lán)圖掃描后不再通過(guò)矢量化處理，僅供設(shè)計(jì)人員觀看使用，如果在實(shí)踐中需要使用便由設(shè)計(jì)人員本人進(jìn)行矢量化處理。
4 重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理人員
在保障有效管理的前提下，應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理工作人員。檔案整理人員是一線的后勤工作人員，是通信工程建設(shè)中不可或缺的重要組成部分。在選任通信工程檔案整理人員時(shí)，首先要在“世界觀、人生觀、價(jià)值觀”三觀以及職業(yè)道德上進(jìn)行嚴(yán)格考察；再次要做好檔案整理人員的職業(yè)上崗培訓(xùn)教育，堅(jiān)持學(xué)習(xí)并貫徹《檔案法》，通過(guò)學(xué)習(xí)使檔案工作人員認(rèn)識(shí)到自己所做的工作與社會(huì)發(fā)展的緊密關(guān)系，除了眼前的經(jīng)濟(jì)效益外，還有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的社會(huì)效益；最后還應(yīng)該做好對(duì)檔案整理人員以及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳工作，定期學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，各部門(mén)工作人員組成協(xié)作組，經(jīng)常溝通與交流檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)和面臨的問(wèn)題，讓每個(gè)人都加深檔案在通信工程建設(shè)中的重大意義。
5 結(jié)論
隨著我國(guó)通信行業(yè)的高速發(fā)展，通信工程的檔案數(shù)量也與日俱增，隨之而來(lái)的工程檔案資料的整理也日益繁重。所以為了適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，當(dāng)前最應(yīng)做好通信工程檔案的管理工作，順利實(shí)施通信建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
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工程檔案整理規(guī)范范文第4篇
（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理
由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，往往重建設(shè)、輕管理，重竣工、輕保存的問(wèn)題，致使工程檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房等得不到有效落實(shí)。
（二）管理制度不健全，且管理執(zhí)行不到位
工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環(huán)節(jié)多，規(guī)范整理難度大；檔案數(shù)量多，頁(yè)數(shù)、件數(shù)、卷數(shù)及套數(shù)等都較多，正確統(tǒng)計(jì)難度大。
（三）檔案管理人員配備不足，工程建設(shè)檔案管理體制不完善
由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒(méi)有建立工程檔案管理部門(mén)，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對(duì)航道工程檔案的收集、整理、規(guī)檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無(wú)法達(dá)到檔案管理要求。
（四）檔案管理現(xiàn)代化水平不高，未能實(shí)現(xiàn)資源共享
檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，沒(méi)有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件。許多參建單位沒(méi)有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際工作中，參建單位重視紙質(zhì)文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質(zhì)文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實(shí)現(xiàn)共享。
二、加強(qiáng)工程檔案管理的措施和對(duì)策
（一）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案工作
通過(guò)檔案法律、法規(guī)普及及宣傳等方式方法，讓領(lǐng)導(dǎo)從檔案實(shí)際應(yīng)用中認(rèn)識(shí)到檔案工作在整個(gè)工程建設(shè)中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進(jìn)檔案工作健康協(xié)調(diào)發(fā)展。
（二）依法規(guī)檔，樹(shù)立依法管理的意識(shí)
江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件匯編》，下發(fā)到各工程建設(shè)指揮部和各基層單位，通過(guò)工作會(huì)議、座談交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規(guī)范化管理的重要意義和作用。認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)各項(xiàng)文件規(guī)定，提高思想素質(zhì)和理論水平，實(shí)行依法治檔。
（三）增強(qiáng)檔案意識(shí),嚴(yán)格履行職責(zé)
建設(shè)行政主管部門(mén)在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí),與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書(shū),明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù),并監(jiān)督執(zhí)行。建設(shè)單位在工程開(kāi)工前,應(yīng)將本單位各部門(mén)和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,以正式文件的形式印發(fā),以便于各單位(部門(mén))檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉(cāng)”。
（四）制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤
工程建設(shè)是百年大計(jì)，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。成立工程建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開(kāi)工程建設(shè)檔案工作會(huì)議，及時(shí)布置相關(guān)的檔案整理工作。
（五）加強(qiáng)專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高
基層檔案工作人員檔案管理水平講解工程檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、分類編號(hào)、整理步驟和申報(bào)資料、驗(yàn)收程序等，并將現(xiàn)場(chǎng)操作示范和組織參觀有機(jī)結(jié)合起來(lái)，現(xiàn)場(chǎng)講解有關(guān)注意事項(xiàng)，講解案卷、案卷目錄的填寫(xiě)，圖紙折疊是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
（六）培養(yǎng)一批專業(yè)化工程檔案整理
人員到指導(dǎo)工作崗位上去對(duì)于政策理論性強(qiáng)，具有豐富管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，善于協(xié)調(diào)溝通，并對(duì)整個(gè)工程前期直至驗(yàn)收竣工整個(gè)工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業(yè)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，工程檔案整理需要這種新型復(fù)合式專業(yè)技術(shù)人才。
（七）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)
工程檔案整理規(guī)范范文第5篇
信息通信工程檔案資料的收集范圍
為有效地提高通信工程檔案的質(zhì)量，更好地做好通信工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作和現(xiàn)代化管理，避免出現(xiàn)歸檔文件不及時(shí)、不齊全等問(wèn)題，就要對(duì)通信工程檔案提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，按照《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》和《黃委信息系統(tǒng)科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》，我單位通信工程建設(shè)項(xiàng)目大致分為開(kāi)工、施工、竣工三個(gè)階段，檔案管理要與這三個(gè)階段實(shí)現(xiàn)“三個(gè)同步”，必須緊扣這三個(gè)環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目立項(xiàng)階段檔案部門(mén)在工程立項(xiàng)階段的主要工作是與通信工程項(xiàng)目的資料員、檔案管理人員密切配合，做好收集準(zhǔn)備工作。這一階段需收集、整理的檔案文件包括：可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、招投標(biāo)文件、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、鑒定和審批等。在工程施工階段在工程實(shí)施階段，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解工程進(jìn)度，督促工程技術(shù)人員、資料員做好文件材料的形成和積累工作，定期檢查、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。這一階段需收集、整理的檔案文件包括：開(kāi)工報(bào)告，施工合同，技術(shù)交底，施工組織設(shè)計(jì)，施工計(jì)劃，施工方案，施工技術(shù)措施，施工安全措施等；通信設(shè)備的出廠證明，質(zhì)量鑒定，建筑安裝材料試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知書(shū)及材料代用通知單，施工記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，重大事故處理報(bào)告等；設(shè)備開(kāi)箱、安裝、調(diào)試記錄；施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；工程監(jiān)理、工程質(zhì)量監(jiān)督等文件。在工程竣工驗(yàn)收階段工程竣工驗(yàn)收是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理部門(mén)應(yīng)直接參與驗(yàn)收工作，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確。這一階段需收集、整理的檔案資料包括：一是驗(yàn)收竣工文件，包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、全部竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審報(bào)告鑒定書(shū)、工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料和竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件等；工程的概算、預(yù)算、決算；試運(yùn)行及維護(hù)記錄等材料。
加大音像資料收集力度
