高校檔案如何管理

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高校檔案如何管理范文第1篇

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應(yīng)上一個新的臺階,使高校檔案工作始終順應(yīng)時展,為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。

1.強化意識,健全機構(gòu)

既要充分認(rèn)識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認(rèn)識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識不充分,就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,要切實轉(zhuǎn)變觀念,強化檔案意識,要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強檔案意識,增強服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納入學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。

2.依法治檔,建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.加強業(yè)務(wù),提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4.穩(wěn)定隊伍,改善條件

要采取切實措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費,應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。

5.注重收集,科學(xué)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學(xué)校活動所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。

6.提供服務(wù),開發(fā)利用

高校檔案如何管理范文第2篇

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，國家對教育事業(yè)的發(fā)展重視程度不斷提高，目前我國高等教育已進入大眾化階段，我國高等教育毛入學(xué)率不斷提高，在學(xué)總規(guī)模不擴大，有了國家政策對教育事業(yè)發(fā)展的傾斜，財政拔款、銀行貸款等融資渠道較為暢通，高等院校的數(shù)量不斷增長，已有高校的辦學(xué)規(guī)模也不斷擴大，一個個嶄新校區(qū)拔地而起。有些高校領(lǐng)導(dǎo)為了工程盡快開工上馬，搶抓進度，快出成效，簡化程序，而對工程檔案建設(shè)重視和要求的不夠，甚至不作要求。意識上輕視必然導(dǎo)致建設(shè)與管理的不規(guī)范。在這種“重建設(shè)，輕資料”管理思想下，工程資料形成不規(guī)范、不完整、不及時、不準(zhǔn)確；工程檔案收集制度不嚴(yán)，不及時，造成文件散失，成套性和完整性存在缺陷；檔案整理不規(guī)范，系統(tǒng)性不夠，且存在各參建單位標(biāo)準(zhǔn)不一致現(xiàn)象；建設(shè)期檔案保管條件差，保護意識弱，造成檔案損毀、散失。這成了高校基建工程檔案管理的通病。

2、高校基建工程檔案通病產(chǎn)生的問題

這些通病使得各項工程驗收困難、時間長甚至無法進行；工程結(jié)算工作困難甚至引起經(jīng)濟糾紛；工程的質(zhì)量難以得到保證，綜合驗收通不過，房屋驗收合格證無法取得，工程質(zhì)量沒有得到保障，嚴(yán)重的甚至?xí)涣袨檫`建、勒令拆除。

2.1工程建設(shè)的質(zhì)量沒法保證

工程的建設(shè)是一個連續(xù)、有序的施工過程，而且是一環(huán)扣一壞的，每道工序都需要有資料的支撐，下一個工序開展必須取得上一工序的檢驗合格證明文件，脫離了工程資料的保證，工程質(zhì)量就沒法得以保證。

2.1.1邊勘察，邊設(shè)計，邊施工

在很多高校的工程建設(shè)過程中，為了節(jié)約時間，往往先不進行勘察工作，在沒的勘察報告的情況下，就先開始進行施工圖設(shè)計并組織施工，邊施工邊勘察。這樣的“三邊”工程，違反了建設(shè)程序，很容易造成施工過程中存大量的方案、圖紙等各種各樣變更，給施工管理，造價控制，工程資料管理增加了難度，且違反建設(shè)規(guī)范，直接影響到工程的質(zhì)量安全。

2.1.2檢測、檢驗報告未出結(jié)果，進行下一道工序施工

施工過程中，樁基礎(chǔ)施工完成后，需取得檢測報告后方可進行承臺以上的結(jié)構(gòu)施工。一此高校往往為了加快施工進行，允許施工單位一邊進行上部結(jié)構(gòu)施工，一邊做檢測。這種做法當(dāng)出現(xiàn)檢測不合格時，按規(guī)范必須進行加倍抽檢，這時上部結(jié)構(gòu)已施工，已無法進行加倍抽檢。此時，有些高校鋌而走險，通過做假等手段硬把工程建設(shè)搞下去，這會給工程質(zhì)量帶來極大的安全隱患，工程的質(zhì)量完全得不保證。

可見，做好工程資料也是工程施工過程質(zhì)量、安全控制的保障和依據(jù)。

2.2工程驗收困難、時間長甚至無法進行

由于趕工期，高校基建管理工作的領(lǐng)導(dǎo)通常會向監(jiān)理單位提出“狠抓工程進度，一切都要把進度放在工作的首位”的指導(dǎo)思想，對工程資料檔案的管理工作重視不夠。這會使用工程資料嚴(yán)重落后于工程建設(shè)的進度，工程的資料工作只能采取后補方式進行了。往往一個工程下來，各單位的管理人員常會發(fā)生變化，時間長后補充資料的難度會加大，甚至無法進行，工程資料的無法整理，竣工驗收工作也因此變得困難、漫長甚至無法進行。

2.3工程結(jié)算工作困難或引起經(jīng)濟糾紛

受聘于業(yè)主的結(jié)算公司主要是根據(jù)業(yè)主提出的工程結(jié)算資料進行計算、審核，結(jié)算工作一切都建立在工程資料的基礎(chǔ)上。結(jié)算的資料主要包括招投標(biāo)文件、施工圖紙、開工報告、設(shè)計變更、竣工報告、竣工圖紙、工程簽證單、罰款通知單、工作聯(lián)系函、材料品牌的進行確認(rèn)等涉及資金的相關(guān)函件。工程資料與工程建設(shè)脫節(jié)后，往往會造成上述工程結(jié)算資料的丟失，一旦丟失，補資料相當(dāng)困難。因為多大數(shù)工程的結(jié)算都是在工程完工并通過竣工驗收后才開展的，這往往需要很長時間，時間一長，很多東西都會被遺忘，如補工程設(shè)計變更，工程簽證單等沒有相關(guān)的證據(jù)材料，再要當(dāng)事的管理人員簽名確認(rèn)，是十分困難的事情。這會給工程結(jié)算工作帶來巨大的困難，涉及金額大的還會引起工程糾紛，需要進行仲栽或法院訴訟才能解決。

3、高校如何做好工程檔案管理工作

3.1必須要高度重視工程檔案管理工作

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強了解和學(xué)習(xí)工程檔案的相關(guān)知識，認(rèn)識工程檔案管理的重要性，從學(xué)校層面高度重視工程檔案工作，然后基建處領(lǐng)導(dǎo)要為工程檔案管理工作專門成立工程檔案管理室，檔案管理室應(yīng)符合文件檔案的必要環(huán)境要求，而且位置相對穩(wěn)定、獨立，要配備專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，購置電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等檔案管理設(shè)備，購置了、檔案皮、檔案盒卷內(nèi)目錄、備考表等檔案管理材料。最后，還應(yīng)加大檔案資料編制與管理的宣傳力度，讓各部門加強對該項工作的支持與理解，并積極配合開展工作。

3.2建立健全的管理制度是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)

工程檔案管理工作任務(wù)重責(zé)任大、要求高，只有建立健全工程檔案管理制度，才能明確工程檔案管理的目的、內(nèi)容和要求，切實提高檔案管理人員的積極性和主動性，才能提高工程檔案管理的質(zhì)量，才能保證工程的檔案資料管理有法可依，若發(fā)生任何問題都有證可循。

基建處應(yīng)建立健全檔案收集制度、文件收發(fā)制度，圖紙簽發(fā)制度、檔案借閱制度、檔案監(jiān)督制度、責(zé)任追究制度、檔案驗收制度等檔案管理各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的各項具體實施細(xì)則和工程資料員工作守則，而且這樣制度的內(nèi)容詳細(xì)、具體，明確到工作的每一個細(xì)節(jié)，才能讓建設(shè)工程的檔案資料管理具有實用性、操作性。

3.3加強從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)是做好檔案管理工作的保障

工程檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)建設(shè)工程檔案相關(guān)的法范制度，增強工程檔案管理意識，深刻認(rèn)識工程檔案管理工作的重要性，不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多與其他高校工程檔案管理人員進行交流學(xué)習(xí)、定期進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，注重提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作能力，增強責(zé)任心和榮譽感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系，使工程建設(shè)的檔案管理達到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。

同時，檔案室人員應(yīng)該對現(xiàn)場資料員加強指導(dǎo)。另外，檔案室人員還應(yīng)對監(jiān)理單位、施工單位的現(xiàn)場資料員進行指導(dǎo)與培訓(xùn)。

4、結(jié)語

工程的資料是工程建設(shè)全過程的真實載錄，是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，是工程質(zhì)量確認(rèn)、辦理驗收、結(jié)算的唯一的權(quán)威憑證和依據(jù)，也為及日后維修、擴建、改造等工作提供了重要依據(jù)。做好工程檔案管理工作必須提高對檔案管理的重視度，建設(shè)健全的管理制度，加強加強從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)。

參考文獻：

[1] 錢愛華. 高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策[J].巢湖學(xué)院學(xué)報,2011,(2)

[2] 陳斐. 建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀和對策[J]. 科技信息,2011,(7)

高校檔案如何管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：高校教學(xué) 檔案管理 探究

高校教學(xué)檔案真實地記錄著過去發(fā)生的事情，是聯(lián)系過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對于高校教學(xué)有著不可替代的作用。高校教學(xué)檔案既能反映和評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平，又能體現(xiàn)體現(xiàn)一所學(xué)校的校風(fēng)，對于促進高校教學(xué)改革、合理配置教學(xué)資源、提高教學(xué)質(zhì)量等工作具有十分重要的實踐意義和指導(dǎo)意義。因此加強高校檔案管理工作十分重要。一旦高校教學(xué)檔案丟失，那帶來的損失是不可估量的。

1. 高校教學(xué)檔案管理工作的必要性

1.1高校教學(xué)檔案具有的特點

高校教學(xué)檔案有著許多特點，其中之一就是周期性。由于高校教學(xué)工作的開展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔，整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。周期性的檔案有利于管理和查詢，能夠有效地減少對檔案進行時的操作時間。同時，高校教學(xué)的內(nèi)容比較廣泛，社會科學(xué)，自然科學(xué)等都是高校教學(xué)的內(nèi)容，對于不同專業(yè)的的人才高校有著不同的方案，因此也就建立了不同的檔案，所以這就造就了高校教學(xué)檔案專業(yè)化的特點。高校教學(xué)檔案還具有內(nèi)容廣，形式多，服務(wù)性強的特點。

1.2加強管理高校教學(xué)檔案的意義

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的一項重要的途徑，對于高校教學(xué)有著不可估量的促進作用，它是教學(xué)，科研，管理的重要參考資料，具有極強的保存價值，在為學(xué)校教學(xué)的正常，順利開展提供保障的同時也為教學(xué)質(zhì)量評價，教學(xué)評估，學(xué)位評估提供真實可靠的歷史依據(jù)。同時高校教學(xué)檔案具有不可置疑的真實性，是連接過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對于高校教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的實踐意義和指導(dǎo)意義。其次，高校教學(xué)檔案是高校辦學(xué)水平和學(xué)生資格審核的重要依據(jù)，許多考核方式都是通過高校教學(xué)檔案，評估考核過程中各項指標(biāo)最直接、最具體、最生動的標(biāo)準(zhǔn)主要是教學(xué)過程中所記錄的大量數(shù)據(jù)及信息，而這些數(shù)據(jù)及信息很大程度上要靠日常的教學(xué)檔案來保存的。因此，加強高校教學(xué)檔案的管理具有十分重要的作用。

2. 高校教學(xué)檔案管理過程中存在的問題

2.1高校教學(xué)檔案管理意識不夠強烈

在對高校教學(xué)檔案進行管理的時候存在許多問題，比如說高校教學(xué)檔案管理意識不夠強。一些高校在工作中沒有形成科學(xué)的檔案管理理念，沒有很好地意識到高校檔案管理工作是高校教學(xué)活動最基本的信息記錄，是高校教學(xué)成效最直接的反映，這也就導(dǎo)致了在高校教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)了信息丟失的情況。由于缺乏管理意識，一些高校在教學(xué)過程中對教學(xué)日志、實習(xí)計劃、教學(xué)安排、成績管理等重要環(huán)節(jié)都漠不關(guān)心，這就使得教學(xué)管理工作落實不到位，再加上行為得不到規(guī)范，這就導(dǎo)致了教學(xué)管理檔案亂散的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣對高校教學(xué)檔案的管理是十分不利的。

2.2高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善

一個完好的管理系統(tǒng)必然要有一個完善的管理制度，然而現(xiàn)在許多高校的教學(xué)檔案管理都沒有完善的制度。管理制度不夠完善，這就導(dǎo)致了許多檔案管理工作得不到很好的落實，受不到良好的監(jiān)督。由于沒有完善的管理制度保障，一些高校的教學(xué)檔案就不能很好地發(fā)揮其權(quán)威性，逐漸地就很難對教學(xué)質(zhì)量起到促進作用了。

2.3高校教學(xué)檔案管理的方法不夠先進

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及，科技越來越先進，一些高校的教學(xué)檔案管理工作跟不上時代的步伐，不能適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的需要。一些高校對教學(xué)檔案管理的方法滯后，導(dǎo)致效率低下，缺乏規(guī)范化管理。在信息資源共享上存在比較大的差距，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理工作做的不夠好。

3. 加強高校教學(xué)檔案管理工作的措施

3.1提升高校的教學(xué)檔案管理意識

提升高校教學(xué)檔案管理意識對于高校的教學(xué)檔案管理工作有著重要的作用，若一個高校沒有很好的教學(xué)檔案管理意識，那么教學(xué)檔案將得不到很好的保留。為了讓教學(xué)檔案更好更真實地體現(xiàn)學(xué)生的記錄，必須加強高校的教學(xué)檔案管理意識，落實到每個高校的每個教師上，定期對教師進行責(zé)任意識培養(yǎng)，塑造良好的檔案管理觀念，讓每個教師把教學(xué)檔案管理當(dāng)成是一種責(zé)任，如此一來高校的教學(xué)檔案管理工作將會得到很好的改善。

3.2完善高校教學(xué)檔案管理制度

一個完善的制度對與管理制度的實施起著中流砥柱的作用，要提高高校教學(xué)檔案管理工作水平就要建立健全教學(xué)檔案工作的各項制度和規(guī)章，通過完善的制度約束高校的行為，規(guī)范高校教學(xué)檔案管理步驟，從而不斷提高教學(xué)檔案管理工作的效能和質(zhì)量，最大化地實現(xiàn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化的目標(biāo)。建立了完善的管理制度，就能更好地發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)、促進教學(xué)的作用。

3.3提升高校教學(xué)檔案管理技術(shù)

隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來越普及，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)共享資源。為了更好地加強高校教學(xué)管理檔案建設(shè)，高校教學(xué)檔案管理也應(yīng)該向那個方向發(fā)展，提高教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息共享。因此，高校應(yīng)該致力于提高教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度，完善網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案管理信息庫，這樣一來，高校的教學(xué)檔案管理工作既得到了提升，又簡化了操作，節(jié)約了時間，又實現(xiàn)了資源共享。由此可見，不斷提高教學(xué)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平和信息化水平，對加快教學(xué)檔案的建設(shè)有著十分重要的作用。

總結(jié)：加強高校教學(xué)檔案管理是一件意義重大的任務(wù)，對于提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。同時，加強教學(xué)檔案管理工作也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，與時俱進，同時又必須從思想上認(rèn)識到加強教學(xué)檔案管理工作的重要性，如此一來，才能避免出現(xiàn)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，充分使教學(xué)檔案對教學(xué)建設(shè)起到巨大的作用。

參考文獻：

【1】盧清富$新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平[M]內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟2009

高校檔案如何管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理重要性；內(nèi)容；建議

一、高校學(xué)生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經(jīng)過長達幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟和國家檔案局局長楊冬權(quán)聯(lián)合，從2008年9月1日起實行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學(xué)學(xué)籍、獎懲材料等）。

（2）入學(xué)通知書及準(zhǔn)考證。

（3）入學(xué)登記表。

（4）軍訓(xùn)鑒定表。

（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀(jì)律處分決定。

（6）學(xué)生的黨、團組織材料（入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預(yù)備黨員考察材料等）。

（7）學(xué)年鑒定表。

（8）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績表、就業(yè)報到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間。以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

（1）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支，在檔案管理二級機構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒有建立完善的考核機制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

（2）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門（學(xué)生處）進行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門（學(xué)生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯別字、材料缺失等等。

（3）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門相互推諉，有時學(xué)生查一個檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。

（4）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業(yè)生實行統(tǒng)分統(tǒng)包的時候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國家不再對高校畢業(yè)生進行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來了不良影響。

四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

（1）首先要統(tǒng)一認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時加強管理。將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費到位、設(shè)備到位。

（2）加強對高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗得到不斷的充實。

（3）加強學(xué)生檔案材料的收集，做好平時收集與重點收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個指定的歸口部門進行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整。

參考文獻：

高校檔案如何管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理

在改革開放，社會信息量不斷增長的今天，人們的觀念向求發(fā)展、求競爭、求效益方面發(fā)展，對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程的真實記錄，強化學(xué)生檔案管理對提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。

一、高職院校檔案管理方面普遍存在的一些問題

目前有少數(shù)高職院校對學(xué)生檔案工作在整個學(xué)院工作中的地位認(rèn)識不足，在基本建設(shè)方面比較落后。比如，沒有專用檔案室，有的檔案室是狹小而潮濕的空間，更不用說現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施和設(shè)備了。學(xué)生檔案管理的規(guī)章制作還不夠完善，學(xué)生檔案管理工作任務(wù)比較繁重，工作量大，沒有專業(yè)管理隊伍等。因此，正確認(rèn)識存在的問題，找到相關(guān)的、科學(xué)的管理方法，就顯得特別重要了。

二、煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強和完善學(xué)生檔案管理工作的做法

1.加強學(xué)生檔案管理意識

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)生檔案工作，深入持久地組織學(xué)習(xí)與宣傳活動，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，形成了人人重視學(xué)生檔案管理并自覺地維護學(xué)院學(xué)生檔案的意識。我院采取的具體措施是：主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生檔案管理人員進一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策規(guī)定，明確其重要性。這樣，只有學(xué)生檔案管理人員有了良好的檔案意識，才會在具體的學(xué)生檔案管理過程中對學(xué)生資料數(shù)據(jù)做出正確的反應(yīng)，做到及時收集、管理和分類保管。

2.健全制度，規(guī)范管理

不斷建立和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。我院按照《山東省檔案工作等級評定試行辦法暫行規(guī)定》的要求，建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度。制定了《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》和《檔案室管理制度》。我們還把檔案工作納入處室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，結(jié)合年終考核與個人年終獎金掛鉤外，作為年終評優(yōu)選先的依據(jù)。這樣促使各處室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)院檔案工作保質(zhì)保量完成。我們做到各部門、各處室職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

3.強化學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理水平

為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，學(xué)生檔案的管理水平要做到科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定，則必須拓寬檔案人員的知識面，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案人員真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”；選配工作責(zé)任心、事業(yè)心強的檔案人員來充實學(xué)院檔案工作崗位；定期開展培訓(xùn)，加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷更新知識，提高管理水平。為此，學(xué)院單獨將相關(guān)檔案人員送出去培訓(xùn)，使他們的工作能力不斷提高，為學(xué)院教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)，是推動檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4.注重收集，加強管理，拓展檔案歸檔范圍

學(xué)生檔案是將來各級組織選拔、考核人員的重要依據(jù)，能證明個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是檔案。檔案里面有一個人各個時期的成績單、各方面的評語、獲獎證明，還有黨團材料。而且這些材料都是原始材料，不可復(fù)制。因此，結(jié)合目前人才培養(yǎng)模式、圍繞學(xué)生個性、素質(zhì)發(fā)展，努力拓寬學(xué)生檔案收集的內(nèi)容，構(gòu)建具有特色的學(xué)生檔案副本是十分必要的。我們學(xué)院采取輔導(dǎo)員責(zé)任制，每個學(xué)期都會將學(xué)生的材料集中上交，不斷補充學(xué)生的檔案副本。

5.加速學(xué)生檔案的數(shù)字化工作

隨著人事制度改革，人才流動越來越頻繁，人事檔案的信息化管理越來越重要，運用網(wǎng)絡(luò)進行管理將會更加快捷、安全。當(dāng)今社會越來越多的文件都不再是傳統(tǒng)意義上的紙文件，而是電子文件。為搞好學(xué)院學(xué)生檔案管理工作，我院加速了學(xué)生檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)了人事檔案管理與傳輸?shù)淖詣踊?/p>

三、結(jié)語

學(xué)院學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻：

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