人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)
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人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)范文第1篇
人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經(jīng)組織審查或認(rèn)可、記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況、以個人為單位組卷、按照有關(guān)規(guī)定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據(jù)，是影響個人就業(yè)工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風(fēng)險管理是一個十分重要的事情，綜合現(xiàn)今的社會發(fā)展?fàn)顩r，提出一套符合要求的人事檔案風(fēng)險管理體系。
一、現(xiàn)今人事檔案管理之中存在的問題
（一）個人信息資料的質(zhì)量普遍較低
在現(xiàn)在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內(nèi)容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產(chǎn)生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據(jù)、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現(xiàn)偏離實(shí)際的情況，影響檔案材料質(zhì)量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實(shí)際價值；有些人事檔案在個人經(jīng)歷、學(xué)歷等不重要的內(nèi)容所占的份額太多，不能夠突出重點(diǎn)；或者有些人事檔案資料編輯的內(nèi)容缺乏客觀性，只是敘述個人的內(nèi)容。
（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高
所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進(jìn)行各層次嚴(yán)格的審查。由于企業(yè)在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費(fèi)數(shù)個小時，甚至要花費(fèi)數(shù)天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及?r的做好保存和備份工作，如果出現(xiàn)一些嚴(yán)重的突發(fā)事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復(fù)；檔案資料多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質(zhì)量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經(jīng)常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現(xiàn)象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。
二、人事檔案管理風(fēng)險的預(yù)防和處理措施
（一）注重人事檔案管理人員的培養(yǎng)
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任態(tài)度的培養(yǎng)。所有的工作的核心都在于領(lǐng)導(dǎo)層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責(zé)，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達(dá)到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發(fā)展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領(lǐng)導(dǎo)者，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層次的責(zé)任態(tài)度的培養(yǎng)。
2.注重檔案管理工作人員的工作態(tài)度培養(yǎng)。社會總是在不斷地發(fā)展，人們的信息方案越來越復(fù)雜重要，對檔案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趨向?qū)Ｒ换?biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作人員的培養(yǎng)應(yīng)該加強(qiáng)工作態(tài)度的培養(yǎng)，加大相關(guān)培訓(xùn)工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業(yè)工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業(yè)務(wù)管理，在工作人員進(jìn)行檔案管理的同時，還需要進(jìn)行業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和檢測，從而實(shí)現(xiàn)工作模式的全方面發(fā)展和延伸。積極地做好時事的關(guān)注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當(dāng)?shù)臋n案管理措施。
3.注重人事檔案的獨(dú)特性。由于企業(yè)中人事檔案材料的獨(dú)特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現(xiàn)粗心、不認(rèn)真完成任務(wù)等不良現(xiàn)象，而且所填寫的人事資料亦是存在內(nèi)容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關(guān)負(fù)責(zé)人和部門應(yīng)該多加關(guān)注人事檔案內(nèi)容的特點(diǎn)從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應(yīng)該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領(lǐng)導(dǎo)能力、健康狀況、個人素質(zhì)；另一方面要嚴(yán)格按照規(guī)定對人事資料進(jìn)行分類、編排、整理，使人事材料形成規(guī)范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護(hù)，也方便人事檔案的利用。
人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)范文第2篇
1人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
? ? ? ?1.1有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
? ? ? ?隨著網(wǎng)絡(luò)時代的全面到來，現(xiàn)代生活形態(tài)發(fā)生了顯著變化，各種信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各項(xiàng)生活、工作活動中，智能信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業(yè)單位人事管理領(lǐng)域，人事檔案作為重點(diǎn)管理內(nèi)容，其工作形態(tài)理應(yīng)跟隨社會形態(tài)發(fā)展變化，加以改進(jìn)和更新。將信息技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，構(gòu)建信息化管理體系，能夠促進(jìn)事業(yè)單位在未來市場領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理，對事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。
? ? ? ?1.2有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
? ? ? ?信息技術(shù)具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享。例如，當(dāng)完成人事檔案信息化管理平臺建設(shè)后，用戶完全可以在家或者任意具有網(wǎng)絡(luò)的地方，利用電子設(shè)備對檔案信息進(jìn)行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案信息實(shí)現(xiàn)最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息查閱
? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術(shù)有效應(yīng)用于查閱平臺建設(shè)中，能夠有效解決傳統(tǒng)查閱體系效率低的問題。利用信息技術(shù)建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進(jìn)行分門別類。用戶可以利用現(xiàn)代化檢索軟件，對檔案信息進(jìn)行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發(fā)與利用
? ? ? ?眾所周知，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相比，存在的優(yōu)勢在于該技術(shù)手段具有加強(qiáng)的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案信息基礎(chǔ)上的人事資源有效開發(fā)與利用。可見，將信息技術(shù)有效應(yīng)用于人事檔案管理中，對此項(xiàng)管理工作未來深入發(fā)展，以及提高事業(yè)單位在行業(yè)中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。
2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題
? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視
? ? ? ?目前，國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事管理方面不夠重視。很多事業(yè)單位在建設(shè)與發(fā)展過程中，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部業(yè)務(wù)開發(fā)，以及技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，而對于人才在事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展中的作用，并未形成正確的思想認(rèn)知。事業(yè)單位在人事檔案管理方面花費(fèi)較少的人力、物力和財(cái)力，導(dǎo)致內(nèi)部人事管理工作并不理想。因?yàn)樗枷肴狈χ匾暎瑢?dǎo)致檔案管理發(fā)展受限，這對于事業(yè)單位未來發(fā)展都是極為不利的。因此，事業(yè)單位要想順利實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，當(dāng)務(wù)之急便是在思想上加以轉(zhuǎn)變和更新。
? ? ? ?2.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后
? ? ? ?據(jù)了解，在信息化環(huán)境中，事業(yè)單位人事檔案管理工作系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問題，由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)不全面，導(dǎo)致事業(yè)單位構(gòu)建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風(fēng)險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運(yùn)行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現(xiàn)重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠系統(tǒng)、完整，導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，同時也因?yàn)橛涗涘e誤或混淆，導(dǎo)致部分人事信息失真，這對于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享也較為不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理領(lǐng)域，關(guān)于檔案信息化建設(shè)效率低下的問題，主要在于在該領(lǐng)域缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，而不重視建設(shè)信息化管理平臺。同時，在專業(yè)技能與素養(yǎng)方面，管理人員在信息技術(shù)方面所掌握的專業(yè)技能比較匱乏，信息化管理平臺建設(shè)與實(shí)施能力比較薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理體系建設(shè)遭受明顯阻礙。
? ? ? ?2.4現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施滯后
? ? ? ?據(jù)了解，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位之所以在人事檔案信息化建設(shè)方面存在發(fā)展局限，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化設(shè)施和器材。事業(yè)單位因?yàn)橥度胭Y金有限，所以在計(jì)算機(jī)硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統(tǒng)功能十分不利。同時，事業(yè)單位當(dāng)前在軟件方面的開發(fā)與創(chuàng)新，也存在很大的不足，正是因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)施落后，才導(dǎo)致人事檔案信息化發(fā)展受到限制。因此，在新時期，事業(yè)單位必須采取有效策略，改善并解決當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題。
3新時期人事檔案信息化建設(shè)的路徑
? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
? ? ? ?事業(yè)單位若想在未來的市場競爭中占據(jù)有利地位，必須加強(qiáng)人事管理工作體制完善與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強(qiáng)重視。首先，事業(yè)單位應(yīng)該向內(nèi)部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據(jù)事業(yè)單位自身人事管理發(fā)展需求，結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用條件完善現(xiàn)代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導(dǎo)下，人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理，真正實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺建設(shè)。最后，事業(yè)單位應(yīng)該重視內(nèi)部信息化管理技術(shù)開發(fā)人才隊(duì)伍建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)重點(diǎn)考查應(yīng)聘者的信息技術(shù)操作能力，并加強(qiáng)技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺開發(fā)與建設(shè)提供高素質(zhì)的人才儲備。
? ? ? ?3.2加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
? ? ? ?為解決人事檔案數(shù)據(jù)庫功能不健全問題，事業(yè)單位應(yīng)該重點(diǎn)圍繞數(shù)據(jù)庫進(jìn)行運(yùn)行功能和安全系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)安全，全面提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位可以重點(diǎn)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，將其用于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，事業(yè)單位應(yīng)該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數(shù)據(jù)庫中設(shè)定不同管理模塊，以確保內(nèi)部各個部門能夠高效地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息檢索和應(yīng)用。
? ? ? ?3.3加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)
? ? ? ?在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)與管理的過程中，檔案人員自身素質(zhì)在很大程度上決定了檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對內(nèi)部檔案人員進(jìn)行素質(zhì)教育和培訓(xùn)，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規(guī)范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計(jì)算機(jī)圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進(jìn)行備份、檢查，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)，在進(jìn)行人事檔案信息化管理時，應(yīng)嚴(yán)格遵守管理規(guī)章體制，杜絕出現(xiàn)檔案信息惡意泄露問題。
? ? ? ?3.4加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全
? ? ? ? 在信息化管理平臺建設(shè)的過程中，確保網(wǎng)絡(luò)安全是事業(yè)單位人事檔案管理深入發(fā)展的必要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視管理平臺運(yùn)行環(huán)境安全檢測與優(yōu)化。首先，事業(yè)單位技術(shù)開發(fā)人員，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)安全系統(tǒng)功能建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫中安裝安全檢測軟件，即時監(jiān)測人事檔案管理中可能存在的風(fēng)險因素，一旦發(fā)現(xiàn)，需要及時進(jìn)行專業(yè)操作處理，有效規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險。同時，技術(shù)人員應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫中安裝病毒查殺系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫垃圾信息清理、系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能檢測，確保信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，全面提升人事檔案管理質(zhì)量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設(shè)置不同類型的安全密鑰，以及數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。
3.5加強(qiáng)現(xiàn)代化管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用
事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注管理軟件開發(fā)與應(yīng)用，不斷完善數(shù)據(jù)庫的硬件和軟件設(shè)施，全面提高管理系統(tǒng)工作的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，引進(jìn)創(chuàng)新性的技術(shù)人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統(tǒng)研發(fā)，在做好系統(tǒng)功能安全和運(yùn)行速度測試之后，將其與內(nèi)部人事檔案管理要求相結(jié)合，完善管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質(zhì)量。
4結(jié)語
人事管理在當(dāng)前事業(yè)單位管理領(lǐng)域，發(fā)揮的管理作用十分顯著。事業(yè)單位為了在未來的市場環(huán)境中占據(jù)良好的發(fā)展地位，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業(yè)單位需要合理利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安全、軟件開發(fā)等實(shí)施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。只有在信息技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進(jìn)而為在新時期的市場環(huán)境中獲得快速發(fā)展，提供良好的人才數(shù)據(jù)依據(jù)。
主要參考文獻(xiàn)
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人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)范文第3篇
信息化發(fā)展和應(yīng)用水平在一定程度上成為衡量一個國家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。我國的人事檔案管理從信息化入手，引入計(jì)算機(jī)為載體的信息化管理機(jī)制，有效促進(jìn)了國家信息化建設(shè)和檔案管理的發(fā)展。檔案的信息化管理利用信息化帶動策略，建立一個完善的信息管理系統(tǒng)。檔案所有者將居民身份證作為人事檔案管理系統(tǒng)的檢索號碼，由個人自愿選擇契約委托關(guān)系的對象，將銀行、保險相關(guān)部門的個人信息資料納入其中，利用計(jì)算機(jī)在管理內(nèi)部實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)資料的整理、更新和保存，建立以學(xué)業(yè)、業(yè)績和信用為主要內(nèi)容的人事檔案，這是在個人與社會相互作用的基礎(chǔ)上形成的基本信息資料，是個人一生相對完整的公開記錄。建立以檔案部門為中心的管理模式，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一，分級管理”的工作原則，由各級檔案館對人事檔案進(jìn)行信息化管理，在全國范圍內(nèi)建立通用的和標(biāo)準(zhǔn)的信息庫，努力使人的管理從過去的單位管理向社會化管理邁進(jìn)，使用人單位和各部門在任何地方都可以查到任何人的檔案記錄。檔案的信息化建設(shè)和管理實(shí)施已有十年之久，作為近期全國檔案事業(yè)發(fā)展的一個具體規(guī)劃，勢必為整個檔案管理事業(yè)帶來一股清新之風(fēng)。
二、檔案管理模式改革的意義
檔案管理涉及到諸多方面，它的改革勢必為社會的發(fā)展、檔案管理制度的革新、檔案管理工作的改善和管理人員專業(yè)水平的提高帶來積極的影響。
(一)有利于推動檔案管理的發(fā)展。
人事檔案的信息化建設(shè)和管理可以避免重復(fù)建檔、偽造檔案等不良現(xiàn)象的發(fā)生。它為檔案管理的發(fā)展提供了一條可行的途徑，使得檔案的管理更加科學(xué)合理，增強(qiáng)抵御風(fēng)險和解決意外事件的能力，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理信息化程度的提高。同時檔案管理的信息化建設(shè)是國家現(xiàn)代化建設(shè)的一部分，更好地滿足社會發(fā)展的需要。通過檔案的信息化管理，合理地處理個人、組織和國家之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)國家和社會對個人、企業(yè)和事業(yè)單位的監(jiān)督以及后者對國家的負(fù)責(zé)，有利于社會的和諧。
(二)有利于各部門進(jìn)行人事制度的改革。
國家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“終身制”，一個直接的后果就是人才的頻繁流動。人事檔案的信息化管理打破了地域和時間的限制，各個單位的聘用和解聘都不涉及檔案的轉(zhuǎn)遞，只需通過網(wǎng)絡(luò)將個人的基本信息下載下來作為參考，根據(jù)相對直觀和全面的信息圖表對人員作出客觀的評價從而進(jìn)行科學(xué)決策，避免選聘工作中的種種不便。檔案信息化管理支持各用人單位對所需人才的選拔和管理，更好地實(shí)現(xiàn)“聘用制”的用人制度。另外，員工工作期間的表現(xiàn)同樣可以用數(shù)據(jù)的形式記錄到電子檔案中，不斷豐富和健全檔案資料，在加強(qiáng)對聘用人員監(jiān)督的同時使工作人員有更好的表現(xiàn)。
(三)有利于對紙質(zhì)檔案的保護(hù)。
人事檔案作為最基本、最客觀的個人信息資料，其重要性是不言而喻的。在實(shí)際的工作中，人事檔案資料的利用率也是很高的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，平均每份檔案資料每年要翻閱2～3次，遇到人事爭議的時候翻閱的次數(shù)更多。但是紙質(zhì)檔案經(jīng)過反復(fù)拆裝、觸摸往往會出現(xiàn)字跡模糊、紙張折損、老舊和丟失的情況，這對于檔案的保存和管理是不利的。檔案信息化管理之后，人員的各種信息從紙質(zhì)版的檔案中復(fù)制到電腦里，隨時查看，避免了工作人員與原始資料的過多觸碰，可以保證紙質(zhì)檔案的完好。
(四)有利于提高管理人員工作效率。
傳統(tǒng)的人事檔案管理要求管理人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理、編碼、管理和保存。工作量大，效率不高還浪費(fèi)了大量的人力，同時檔案管理人員還要承擔(dān)檔案破損、丟失的風(fēng)險，破壞了管理人員工作的積極性。檔案的信息化管理充分實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化。只需將個人信息錄入就可進(jìn)行多次利用。個人使用身份證號碼登錄，進(jìn)行信息的增減和改動，實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時改動和準(zhǔn)確性，大大縮短了查找檔案的時間，為管理人員節(jié)省了大量的精力，提高其工作效率。
(五)有利于提高管理人員的專業(yè)化水平。
人事檔案的信息化管理要求相關(guān)管理人員具備一定的信息理論基礎(chǔ)和熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，這是新時期新階段對檔案管理人員提出的新要求。檔案的信息化管理將管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，為管理人員的進(jìn)修和學(xué)習(xí)提供了充足的時間。在閑散的時間或者在檔案部門專門安排的管理培訓(xùn)中，管理人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)理論知識、不斷總結(jié)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，和同行進(jìn)行業(yè)務(wù)探討進(jìn)而不斷開拓創(chuàng)新，提高檔案管理水平和專業(yè)化程度，在職業(yè)生涯中不斷進(jìn)步。
(六)為個人提供便利。
人事檔案的信息化管理堅(jiān)持“以人為本”的價值取向，為個人檔案的管理和保存提供了一個服務(wù)的平臺，保障了每一位公民對自己檔案的基本權(quán)利。無論是個人的應(yīng)聘、崗位調(diào)動還是離職，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，為公平公正地評價每一個個體提供了依據(jù)。另外，人事檔案的信息化管理作為人力資源管理的一部分，在一定程度上發(fā)揮了人力資源的積極性、主動性和創(chuàng)造性，有效實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，更好地將我國人口資源的數(shù)量優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，增強(qiáng)國家競爭力。
三、結(jié)語
人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)范文第4篇
關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理
數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實(shí)全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實(shí)情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。
2.對人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進(jìn)行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。
二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作
1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識
醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的完善
數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實(shí)現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。
3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式
對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅(jiān)持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊(duì)伍建設(shè)力度
醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊(duì)伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實(shí)踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實(shí)踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。
三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫(yī)院工作效率
電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時間極長，且不容易被損壞。
3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣
電子儲存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因?yàn)閮Υ鎴鏊蛔愣霈F(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。
4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性
紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實(shí)、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識
數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實(shí)到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。
參考文獻(xiàn)
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人事檔案管理風(fēng)險點(diǎn)范文第5篇
據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段越來越多的企業(yè)逐漸意識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并且也試圖通過完善相關(guān)的制度規(guī)范，提高企業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)等方式來提高企業(yè)人事檔案管理工作的績效，但就實(shí)際落實(shí)情況來看，與預(yù)期還存在一定的差距，存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差
優(yōu)越的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境是確保企業(yè)人事檔案管理工作得以高效開展的前提和基礎(chǔ)。但是就目前情況來看，一些企業(yè)的的檔案管理室條件比較簡陋，缺乏恒溫設(shè)備，檔案被蟲蛀、霉?fàn)€的現(xiàn)象時有發(fā)生；其次，一些企業(yè)沒有一個固定的檔案管理室，檔案在來回搬遷的過程中不慎丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生；另外，一些企業(yè)的人事檔案管理環(huán)境不夠安全，檔案丟失、人為篡改的現(xiàn)象依舊存在。
（二）企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高
企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高是現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中存在的又一比較普遍的問題。即一些企業(yè)的人事檔案管理人員的專業(yè)性不夠高，對于什么樣的檔案需要長期保存，檔案如何分類，檔案管理工作的重難點(diǎn)等掌握的不夠清晰，實(shí)際管理工作中比較混亂，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作的任務(wù)量逐漸增加，人事檔案管理工作的績效不得而知。另外，一些企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，受各種利益的誘惑或者其他因素，所以修改檔案的現(xiàn)象依舊存在。
（三）企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度不夠高
處在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度顯得尤為重要和必要，但是就目前情況來看，一些企業(yè)，尤其是實(shí)力比較小的企業(yè)，人事檔案管理的信息化程度并不高，人事檔案管理工作全靠人工，工作績效不得而知；另外，一些企業(yè)雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，但是并沒有將其落實(shí)的實(shí)際管理工作中去，信息化系統(tǒng)檢索、監(jiān)督等功能沒有得到切實(shí)的發(fā)揮，形式化嚴(yán)重。
二、完善企業(yè)人事檔案管理工作的建議
企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差/人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高/人事檔案管理工作的信息化程度不夠高等問題的存在確實(shí)在很大程度上影響了企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)有價值的發(fā)揮，給企業(yè)其他各項(xiàng)經(jīng)營管理工作埋下了潛在的風(fēng)險。基于此，筆者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和所掌握的理論知識就如何解決上述問題提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的完善建議，具體內(nèi)容如如下所述：
（一）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理環(huán)境
企業(yè)人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化需要企業(yè)從以下兩方面著手，一方面，企業(yè)的管理層要加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，以身作則，并加強(qiáng)宣傳力度，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視人事檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，企業(yè)要設(shè)立獨(dú)立的人事檔案管理組織，適當(dāng)加大對人事檔案管理工作室的投資力度，優(yōu)化人事檔案管理的外部環(huán)境，通過現(xiàn)代化信息設(shè)備的引進(jìn)等方式增加其安全性，以防止檔案蟲蛀、霉?fàn)€、丟失等問題的發(fā)生。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
企業(yè)人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的又一重要舉措。所以就需要企業(yè)從以下幾方面著手，一是要鼓勵涉事人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能，達(dá)到專業(yè)的人干專業(yè)的事的效果；二是要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度，定期組織講座、考試來豐富其專業(yè)知識，并通過請進(jìn)來，走出去的方式引進(jìn)更多的專業(yè)能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)高的復(fù)合型人才；三是要完善配套的監(jiān)督機(jī)制、獎懲機(jī)制，并將其與工作人員的切身利益直接關(guān)聯(lián)，以提高其工作熱情和工作積極性，減少人為因素造成的不必要的失誤和損失。
（三）提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度
信息化程度的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的有效工具。這就要求企業(yè)從以下幾方面著手，一是要綜合考慮企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營能力和資本能力，在遵循實(shí)用、科學(xué)、有效原則的基礎(chǔ)上，引進(jìn)適合企業(yè)特色的人事檔案管理信息系統(tǒng)；二是要落實(shí)逐漸推進(jìn)原則，即信息化人事檔案管理系統(tǒng)價值的發(fā)揮不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，需要企業(yè)循序漸進(jìn)，投入一定的時間和精力，加大對涉事人員計(jì)算機(jī)知識的培養(yǎng)力度，來確保其應(yīng)有價值的切實(shí)發(fā)揮；三是要全面協(xié)調(diào)發(fā)展，即信息化檔案人事管理系統(tǒng)的推進(jìn)和應(yīng)用必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào) ，與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào) ，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。
