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關(guān)鍵詞:行政單位;物質(zhì)保障;固定資產(chǎn);問題分析
行政單位固定資產(chǎn)也即是指單位所使用或占有的在相應(yīng)規(guī)定標準以上,且使用年限在1年以上的,使用過程中該資產(chǎn)基本保持原有物質(zhì)形態(tài)不變的資產(chǎn)。通常情況下,行政單位固定資產(chǎn)分布于單位各個系統(tǒng)職能部門,以各式形態(tài)存在且數(shù)量龐大,行政單位固定資產(chǎn)的管理也即是利用價值形式,來實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的使用、購置、報廢以及出售等方面進行的考核、監(jiān)督及控制,并以此來提高其使用效率。隨著國內(nèi)財政體制的不斷改革,行政單位的財務(wù)管理理念也發(fā)生了巨大的改變,并逐步形成了以市場經(jīng)濟理論為指導、以理財為重點、以財經(jīng)法規(guī)為基本依據(jù),同時以有利于自身成長發(fā)展為目的的資產(chǎn)管理新機制。然而,由于種種原因,行政單位的固定資產(chǎn)管理還較為薄弱,其管理過程中所呈現(xiàn)的問題也十分突出,因此,對行政單位固定資產(chǎn)管理進行深入探討,具有十分重要的現(xiàn)實意義。
一、目前行政單位固定資產(chǎn)管理中存在的常見問題
1.單位職工對固定資產(chǎn)管理認識不足,普遍存在“重購置、輕管理”的現(xiàn)象
行政單位主要負責對國家各項行政事務(wù)進行組織、管理和指揮,因此其固定資產(chǎn)的購入主要通過自籌資金和財政撥款來購買,這與自負盈虧、自主經(jīng)營的企業(yè)有著本質(zhì)的區(qū)別,因此行政單位的管理層將固定資產(chǎn)管理工作的重點往往放在爭取經(jīng)費補助方面,對購置新的固定資產(chǎn)有很高的積極性,然而對于一些閑置的或購置后的固定資產(chǎn)如何妥善保管、如何正確確認資產(chǎn)原始入帳價值、固定資產(chǎn)使用過程中如何做好保養(yǎng)和日常維護、是否建立了完善的定期盤點制度以及資產(chǎn)購買的安全狀況和質(zhì)量狀況等,均不夠重視。導致固定資產(chǎn)的使用人員以及管理人員的責任不明,以此使得相關(guān)人員固定資產(chǎn)管理意識淡薄,缺乏應(yīng)有的責任心。
2.固定資產(chǎn)管理機制設(shè)置不完善、管理制度不健全
行政單位屬于國家機關(guān),其單位固定資產(chǎn)管理大多以多頭管理的形式進行,沒有統(tǒng)一的機構(gòu),通常財務(wù)部門負責辦理固定資產(chǎn)相關(guān)入庫手續(xù),只負責相關(guān)金額的管理,器械科或總務(wù)科負責設(shè)備的管理,各部門也無明細帳也有部門存在自己的明細帳,然后卻不健全,導致固定資產(chǎn)使用狀況不夠明確,甚至一些固定資產(chǎn)已經(jīng)捐贈、變賣、或特殊原因?qū)е碌奶崆皥髲U等情況,然而在財務(wù)部門帳面上仍繼續(xù)保有該類物質(zhì)的存在信息。
3.固定資產(chǎn)報廢等后續(xù)管理工作較為混亂,不按相關(guān)規(guī)章制度進行
通常情況下,對于新購入的固定資產(chǎn),部分行政單位往往會按照固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度辦理相應(yīng)的入庫手續(xù),同時建立固定資產(chǎn)卡片,填寫于此對應(yīng)的出庫單,同時由使用科主管簽字。然后其后續(xù)管理卻存在較多問題,如盤點時會發(fā)現(xiàn)一些價值幾百、幾千甚至一些幾萬的設(shè)施不知了取向,追問起來可能才知道原來該設(shè)備被其他的部門借走,也有一些因過了使用年限已經(jīng)上交到維修科和設(shè)備科,或?qū)⑵渚栀浗o同類型下級單位,然而相關(guān)部門資產(chǎn)移交過程中卻沒有任何記錄和移交手續(xù),導致單位帳面的實際擁有與固定資產(chǎn),存在著嚴重脫節(jié)現(xiàn)象,不能客觀真實的將行政單位固定資產(chǎn)的實際情況進行有效的反映。
二、規(guī)范行政單位固定資產(chǎn)管理措施
1.更新傳統(tǒng)觀念,強化全體職工加強固定資產(chǎn)管理意識
行政單位應(yīng)從管理層到每位職工進行相應(yīng)的教育,從思想上提高資產(chǎn)管理重要性的基本意識,同時對單位的固定資產(chǎn)實行歸口分級管理,充分調(diào)動全體職工參與管理的主動性和積極性,將單位的資產(chǎn)管理融入到日常行政改革方案的擬定實施中;融入到個人、單位以等日常行政管理工作中。總之與行政單位的主要職能緊密結(jié)合,將專業(yè)管理與群眾監(jiān)督有效的結(jié)合起來,同時明確單位各職能崗位的責任制,將單位固定資產(chǎn)管理與經(jīng)濟責任制的考核緊密結(jié)合,以此來提高單位全體職工對固定資產(chǎn)管理重要性的認識,并有效推動固定資產(chǎn)的管理水平的切實提高。
2.健全單位固定資產(chǎn)管理各項制度
行政單位固定資產(chǎn)管理必須實行“歸口管理,統(tǒng)一領(lǐng)導”。由單位最高責任人負責,并有一名領(lǐng)導負責主管固定資產(chǎn)的工作,同時常設(shè)固定資產(chǎn)管理機構(gòu),單位固定資產(chǎn)管理機構(gòu)可有總務(wù)科、財務(wù)科等部門組成,并將責任層層落實至個人。
3.加強內(nèi)部固定資產(chǎn)使用轉(zhuǎn)移的管理
固定資產(chǎn)盤點過程中,會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)各部門間固定資產(chǎn)隨意轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象非常普遍,且轉(zhuǎn)移過程未辦理相應(yīng)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。這種隨意轉(zhuǎn)移,不僅給固定資產(chǎn)盤點工作增加了困難,而且還不能有效的將固定資產(chǎn)的保管、使用、維護等責任有效的聯(lián)系起來,使各職能崗位固定資產(chǎn)的責任制形同虛設(shè),在固定資產(chǎn)丟失或損害時無人承擔相應(yīng)的責任。基于此,筆者以為行政單位必須加強固定資產(chǎn)日常的轉(zhuǎn)移使用控制管理:
(1)首先由需要使用的部門提出相應(yīng)的書面申請報告,并將其報告交由固定資產(chǎn)歸口管理部門主管人員進行審批簽字。
(2)然后由固定資產(chǎn)歸口管理部門填寫資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單,并將固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移的原因及用途等情況進行簡單說明,同時將資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單送交到資產(chǎn)歸口管理部門相關(guān)負責人處進行審核簽字。
(3)最后由使用部門和固定資產(chǎn)歸口管理部門在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單上簽字,在單位內(nèi)部實現(xiàn)資產(chǎn)交接手續(xù)的辦理。同時將移交單中的一聯(lián)送至財務(wù)部門,以便財務(wù)部門及時做好固定資產(chǎn)賬簿的調(diào)整。
考慮到行政單位固定資產(chǎn)管理屬于一項系統(tǒng)復雜的工程,因此絕非一早一夕就能實現(xiàn)最優(yōu)化的管理,但加強對行政單位固定資產(chǎn)的管理已迫在眉睫,需要我們深入剖析其常見問題,并以此展開針對性的防范措施,提高其固定資產(chǎn)管理水平,提高國有資產(chǎn)的完整性,為行政單位健康、穩(wěn)定的發(fā)展做好物質(zhì)保障工作。
參考文獻:
[1]王英鋒:淺議國有企業(yè)固定資產(chǎn)的流失及管理對策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2009(10):77-78.
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);存在問題;原因;措施
行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分,是保障行政事業(yè)單位開展正常工作的重要勞動資源,它一般具有較高的價值。但由于行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)核算的特殊性,一些單位只重視固定資產(chǎn)的構(gòu)建,而忽視了管理,這嚴重阻礙了行政事業(yè)單位的發(fā)展,造成了國有資產(chǎn)的流失,并影響著國有資產(chǎn)的保值增值。
一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的問題
1、固定資產(chǎn)管理的責任意識淡薄
行政事業(yè)單位由于購置固定資產(chǎn)經(jīng)費由財政負擔,管理上“重進輕管”,對固定資產(chǎn)增減、出入庫管理等方面的基礎(chǔ)工作未能得到完全實施,沒有意識到不履行正確程序也是要承擔相應(yīng)責任的,沒有意識到浪費也是一種腐敗行為,對固定資產(chǎn)管理的制度規(guī)定不健全,造成固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理責任不明確。
2、固定資產(chǎn)的會計記錄存在不準確
一是賬務(wù)信息不及時,如對固定資產(chǎn)更新、維修、調(diào)入等形成的資產(chǎn)不及時入賬,有的甚至不入賬。二是賬務(wù)信息不真實,無法真實反映和有效控制固定資產(chǎn)實物狀況和增減變化情況,有的會計人員有意無意漏記固定資產(chǎn)賬。三是對固定資產(chǎn)的出租、轉(zhuǎn)讓收入未納入單位預(yù)算統(tǒng)一管理。有些單位出租部分辦公用房,通過編造虛假的租賃合同,使收入未全部進賬,直接用于抵項單位賬外的招待費、獎金、福利費支出,形成消費性分配,財會部門對本單位租賃收入的應(yīng)收數(shù)、已收數(shù)、欠收數(shù),有意無意的均無形成完整的臺賬記錄,會計監(jiān)督失控。
3、對固定資產(chǎn)缺乏定期的清查盤點,疏于日常管理
通常來說,固定資產(chǎn)管理的基本目標是要求賬實相符。這一目標不僅要求固定資產(chǎn)的價值核算正確,還要求其賬面數(shù)量與實物數(shù)量核對相符。這樣就要求定期(一般為一年)對固定資產(chǎn)的實物數(shù)量進行盤點、核對。但是事業(yè)單位由于人員的配置原因、部門之間的分工原因以及審計壓力小等原因,不能實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的定期盤點,盤點的間斷和滯后造成固定資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)的問題難以及時發(fā)現(xiàn),進而造成處理問題的時間滯后。
4、閑置固定資產(chǎn)管理存在不當
對于行政事業(yè)單位閑置的固定資產(chǎn),一部分單位用于了出租、轉(zhuǎn)讓。在管理過程中存在一些問題,一是資產(chǎn)出租,轉(zhuǎn)讓取得的收益隨意性大,有的只顧講人情,不講原則,不考慮資產(chǎn)的收益因素,收益低于資產(chǎn)投資回報率,甚至不足維持固定資產(chǎn)平時的維修費用,造成國有資產(chǎn)隱形流失。
二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理問題的原因分析
1、國有資產(chǎn)管理缺位。《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》中明確規(guī)定行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)應(yīng)由國有資產(chǎn)管理部門和各主管部門管理、監(jiān)督。實際工作中上述部門很難做到經(jīng)常化管理,通常情況下,只在國家有關(guān)部門部署和遇到特殊情況,單位的資產(chǎn)才能全面清查,而對于存在的應(yīng)增加和減少的固定資產(chǎn),難以做到全面掌握。
2、固定資產(chǎn)管理人員缺乏責任心和相應(yīng)的專業(yè)知識,監(jiān)督未到位,領(lǐng)導對資產(chǎn)管理意識比較淡薄。多數(shù)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理都是由財會部門兼管,由于專業(yè)的限制,管得很不到位,財務(wù)人員不太了解固定資產(chǎn)的屬性,這限制了固定資產(chǎn)管理制度的完善和管理效果的提高。另外有部分財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,對部分物品是否應(yīng)記入固定資產(chǎn)難以區(qū)分。由于許多行政事業(yè)單位存在重行政,輕管理,內(nèi)部控制及管理制度松懈,領(lǐng)導管理意識缺乏,對財產(chǎn)變動的決策缺乏民主化,未經(jīng)集體討論等等,從而導致財會人員一切聽從領(lǐng)導,而未根據(jù)制度規(guī)定履行職責,責任意識下降。
3、由于行政單位的固定資產(chǎn)不計提折舊,在報表上不反映固定資產(chǎn)的凈值。這使得行政單位資產(chǎn)負債表反映不出固定資產(chǎn)的磨損程度。隨著時間的推移,固定資產(chǎn)的賬面價值與實際價值背離的程度越來越大,形成資產(chǎn)總量的虛增。
三、加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的措施
1、改進核算方法是做好固定資產(chǎn)管理工作的關(guān)鍵
由于現(xiàn)行總預(yù)算會計核算著重反映的是體現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況和結(jié)果的資金流入和流出。而對于財政支出所形成的資產(chǎn)和投資權(quán)益得不到反映,從而導致固定資產(chǎn)管理方面存在薄弱環(huán)節(jié)。為此,建議行政單位可采取虛擬折舊的方法反映固定資產(chǎn)的新舊程度,定期上報明細表,這樣就能真實反映行政單位的固定資產(chǎn)凈值。
2、完善固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理機制是做好固定資產(chǎn)管理工作的保證
行政事業(yè)單位財務(wù)部門在日常管理中,必須對固定資產(chǎn)進行卡片管理,既要做到固定資產(chǎn)明細賬定期與固定資產(chǎn)卡片帳同步進行更新核對,期末會同資產(chǎn)管理部門組織固定資產(chǎn)清查盤點,及時更新固定資產(chǎn)變更帳目,保證賬、卡、物相符;又要對編制固定資產(chǎn)預(yù)算、計劃采購、驗收入庫、登記入賬、領(lǐng)用發(fā)出到維修保養(yǎng)、處置等各個環(huán)節(jié)的實物管理和會計核算做到有效控制。將每一件固定資產(chǎn)確認到具體使用人,實行固定資產(chǎn)管理問責制,并明確單位負責人、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用者的職責范圍,定期抽查,保證制度落實到位。對于非經(jīng)營性資產(chǎn)轉(zhuǎn)為經(jīng)營性資產(chǎn)的行為更應(yīng)規(guī)范操作,將資產(chǎn)經(jīng)營收益納入單位預(yù)算統(tǒng)一管理,嚴格按規(guī)定用途使用,將不規(guī)范行為遏制在萌芽之中。
3、加強隊伍建設(shè),提高財會人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好固定資產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)
會計人員要加強業(yè)務(wù)培訓和學習,不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì);堅持會計人員持證上崗,杜絕無證上崗現(xiàn)象;嚴格執(zhí)行有關(guān)財經(jīng)法規(guī),規(guī)范和完善賬務(wù)處理,做好固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作,保證賬賬相符、賬實、賬表相符。
4、加強監(jiān)督檢查是做好固定資產(chǎn)管理工作的必要手段
[關(guān)鍵詞] 行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);資產(chǎn)管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 11. 009
[中圖分類號]F810.6 [文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194(2012)11- 0017- 02
1行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的必要性及重要性分析
結(jié)合實際來看,加強對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的有效管理,對于全面發(fā)揮各項固定資產(chǎn)的基本效能,保證我國行政任務(wù)以及事業(yè)規(guī)劃得以有效完成和實現(xiàn),使國有資產(chǎn)的安全性和完整性在使用的過程中得到切實保護等,都發(fā)揮著舉足輕重的作用。可以說,在我國現(xiàn)代化發(fā)展進程中,加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理既必要、又重要。
首先,我國針對財政性支出而實施的監(jiān)管及效益評價是新的歷史條件下財政部門的重要工作內(nèi)容,該評價工作主要是針對行政事業(yè)單位資產(chǎn)的管理與監(jiān)管對象,因此,加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理是我國財政支出績效評價體系構(gòu)建的客觀性需求。
其次,當前我國部分行政事業(yè)單位對于固定資產(chǎn)的管理存在“重購置、輕管理”的問題,片面認為固定資產(chǎn)是國家資產(chǎn),只要自己沒占用,是否損壞、是否丟失都與自己無關(guān),基于這種管理觀念的影響,加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理成為我國進一步轉(zhuǎn)變固定資產(chǎn)管理觀念的基本要求。
另外,在現(xiàn)有的經(jīng)濟環(huán)境中,固定資產(chǎn)管理水平的提升可以強化對資產(chǎn)預(yù)算、采購、處置及使用等環(huán)節(jié)的檢查與監(jiān)督,使固定資產(chǎn)的使用與管理更科學、更規(guī)范,進而在優(yōu)化資源配置的基礎(chǔ)上提升固定資產(chǎn)等資源的使用效率。因此,加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,成為我國提升相關(guān)資源使用效率的根本需要。
可以說,在當前的經(jīng)濟形勢下,加強固定資產(chǎn)管理不僅是規(guī)范我國行政事業(yè)單位管理工作的基本要求,同時也是我國經(jīng)濟發(fā)展和資源合理配置的根本要求。而立足于實踐來看,目前我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作中還存在一些不足之處。
2行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作中存在的不足
結(jié)合目前我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的開展實踐來看,近幾年,我國多數(shù)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作都在不斷的調(diào)整中趨于規(guī)范,但部分單位的固定資產(chǎn)管理工作依然存在一些不足之處,影響了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的整體水平。具體來看,行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的不足主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
第一,思想觀念方面。由于行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的購置資金多來源于財政撥款,因此單位對固定資產(chǎn)管理不夠重視,盲目預(yù)算、盲目購置、鋪張浪費等問題普遍存在。
第二,管理制度方面。我國行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理方面的制度體系并不完善,部分單位內(nèi)部并沒有制定固定資產(chǎn)管理制度,部分單位制定了相關(guān)的管理制度,但這些制度往往相對陳舊,無法與當前的固定資產(chǎn)管理工作相適應(yīng),不能發(fā)揮其應(yīng)有的效力。
第三,人員配置方面。盡管多數(shù)行政事業(yè)單位都針對固定資產(chǎn)管理工作的需求設(shè)置了相應(yīng)的管理部門和管理人員,但基于部門間協(xié)調(diào)性不足,管理人員的管理職責往往無法得到有效明確和落實。
第四,資產(chǎn)審批方面。我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的購置審批程序并不規(guī)范,經(jīng)費及購置審批盡管采用多層審批的方式,但基本都是將程序復雜化而已,審批的真正目的并沒有得到有效體現(xiàn)。
第五,資產(chǎn)管理方面。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中缺乏規(guī)范性的程序與處置方式,固定資產(chǎn)的配置、調(diào)撥及報廢等管理環(huán)節(jié)都沒有與之配套的管理方法與監(jiān)督手段,固定資產(chǎn)隨意處置的問題普遍存在。
第六,財務(wù)管理方面。會計人員對于固定資產(chǎn)核算的不規(guī)范,造成事業(yè)單位的會計信息不真實,單位固定資產(chǎn)的全貌無法通過會計信息進行直接的體現(xiàn)。由于財務(wù)管理不到位、財務(wù)監(jiān)管缺失,事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中有物無賬、有賬無物的現(xiàn)象極為常見。3行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的優(yōu)化與完善
要轉(zhuǎn)變我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀,在實踐中對其固定資產(chǎn)管理工作進行進一步的優(yōu)化與完善,建議從以下幾個方面進行相應(yīng)的調(diào)整和改善。
(1)樹立固定資產(chǎn)管理的正確觀念。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的優(yōu)化與完善首先應(yīng)該從思想觀念上進行轉(zhuǎn)變,加強單位內(nèi)部每一名職工對固定資產(chǎn)管理的正確認識,明確固定資產(chǎn)管理的基本內(nèi)容和主要分類。使單位職工可以從思想觀念上重視對固定資產(chǎn)的有效管理,避免盲目預(yù)算、盲目購置和鋪張浪費問題的發(fā)生,使固定資產(chǎn)的規(guī)模化增長與效益提升可以實現(xiàn)有效的統(tǒng)一,進而為單位固定資產(chǎn)的規(guī)范化管理奠定堅實的思想基礎(chǔ)。
(2)完善固定資產(chǎn)管理監(jiān)督體系。在中央的統(tǒng)一領(lǐng)導之下,各級政府部門對于行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理應(yīng)該實行分級所有權(quán)管理、分級行政管理以及分工監(jiān)督,各級單位需要根據(jù)自身固定資產(chǎn)管理的實際狀況,對管理的目的、手段,固定資產(chǎn)的購置、使用、入賬、管理、轉(zhuǎn)讓及報廢等整個過程進行系統(tǒng)性的監(jiān)督。保證在有效的監(jiān)督體系和監(jiān)督機制下,通過財政部門的核心監(jiān)督作用以及事業(yè)單位內(nèi)部的定期審核和臨時抽查等手段,來保證單位固定資產(chǎn)的完整性和真實性。
(3)進一步推進固定資產(chǎn)管理制度的完善。制度體系的構(gòu)建是行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的基本依據(jù)。所以在轉(zhuǎn)變思想、完善監(jiān)督體系的基礎(chǔ)上,行政事業(yè)單位必須進一步完善固定資產(chǎn)管理制度。將固定資產(chǎn)入賬處理、固定資產(chǎn)增減、部門采購、日常使用以及固定資產(chǎn)折舊等內(nèi)容納入到管理制度當中,進行具體嚴格的規(guī)范,使固定資產(chǎn)管理行為有據(jù)可依,更規(guī)范、更科學。
(4)明確固定資產(chǎn)管理部門的職責與分工。首先需要強化固定資產(chǎn)管理部門的基本責任意識,對固定資產(chǎn)管理部門和管理人員進行細致且明確的分工,由專人負責固定資產(chǎn)的增減、協(xié)調(diào)及審查監(jiān)督等工作,在行政事業(yè)單位內(nèi)部形成系統(tǒng)的科學的固定資產(chǎn)管理模式,避免在固定資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)管理的盲點。
(5)規(guī)范固定資產(chǎn)的會計及財務(wù)處理行為。從財務(wù)處理的角度來看,行政事業(yè)單位需要及時地將固定資產(chǎn)進行入賬處理,對于單位內(nèi)部增加的固定資產(chǎn)單據(jù)進行系統(tǒng)性的審核,確保所報增單中的信息與資產(chǎn)購置的原始發(fā)票和實物可以一一對應(yīng)。與此同時,對于固定資產(chǎn)的核算工作也必須進行相應(yīng)的規(guī)范,利用分類核算的方式,定期組織對固定資產(chǎn)的清查,以便于配合單位相關(guān)部門完成對固定資產(chǎn)的有效監(jiān)督和管理。
總之,行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)對于我國行政事業(yè)單位以及我國國民經(jīng)濟的整體發(fā)展都有著一定的影響作用。基于目前我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的基本現(xiàn)狀,我們必須在嚴格遵循規(guī)范化、人性化和科學化的基本原則下,從思想意識、管理制度、職責分工和監(jiān)督管理等不同的角度,對固定資產(chǎn)管理工作進行進一步的優(yōu)化,切實提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的整體水平和質(zhì)量。
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關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位 固定資產(chǎn) 管理方法
行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分,也是行政事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)和開展業(yè)務(wù)活動必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),是行政事業(yè)單位賴以生存和發(fā)展的重要資源。固定資產(chǎn)具有價值高,使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點。固定資產(chǎn)管理是行政事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分,工作覆蓋面廣,較為復雜繁瑣,工作量相當大。如何科學有效地搞好行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,提高其使用效率,確保其安全和完整,實現(xiàn)保值增值,充分發(fā)揮財政資金的使用效益,對于提高行政事業(yè)單位的社會效益和經(jīng)濟效益,增強單位的競爭力顯得尤為重要。
一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的現(xiàn)狀以及存在的不足
行政事業(yè)單位購置固定資產(chǎn)的資金來源主要是財政撥款,具有無償性,從而導致行政事業(yè)單位普遍存在著固定資產(chǎn)“重購置、輕管理”的問題,內(nèi)部資產(chǎn)管理制度不健全,執(zhí)行不到位,導致形同虛設(shè),要提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)使用效率需要進一步完善管理制度,強化監(jiān)督,做到管理與監(jiān)管統(tǒng)一。大部分行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)都由財務(wù)部門兼管,由于專業(yè)的局限性,財務(wù)人員對固定資產(chǎn)的屬性與特點了解不夠,制約了固定資產(chǎn)管理制度的完善和管理效果的提高。許多行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理中存在如下問題:
(1)固定資產(chǎn)管理制度不完善,內(nèi)部管理責任不明確,出現(xiàn)問題后相互推諉、無人承擔責任。
(2)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理大多未設(shè)立專門資產(chǎn)管理部門,加之管理人員不穩(wěn)定、責任心不強,管理意識淡薄,導致固定資產(chǎn)保養(yǎng)、維護不及時,導致固定資產(chǎn)使用率低下,造成浪費現(xiàn)象。
(3)固定資產(chǎn)管理模式落后,信息自動化管理跟不上,固定資產(chǎn)動態(tài)變化統(tǒng)計管理不準確,導致資產(chǎn)流失。
(4)缺乏專門的監(jiān)督部門對此項工作進行檢查和監(jiān)督,缺少績效評價體系。
二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)科學有效的管理方法
(一)建立健全固定資產(chǎn)管理制度,明確內(nèi)部管理責任分工,加大外部監(jiān)管部門管理力度
首先,要建立健全的固定資產(chǎn)管理制度。固定資產(chǎn)管理工作是一項復雜而重要的工作,要提高固定資產(chǎn)管理水平,制訂規(guī)范化、科學化的固定資產(chǎn)管理制度是關(guān)鍵。行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家固定資產(chǎn)管理的相關(guān)政策法規(guī),結(jié)合本單位的具體情況,制訂出完善的內(nèi)部固定資產(chǎn)管理制度,包括采購計劃、論證、購置、驗收、保管、使用、維護、轉(zhuǎn)讓、租賃、處置和定期盤點等制度。同時要采取切實措施,確保制度的有效執(zhí)行,從而加強日常管理。對固定資產(chǎn)從進入到退出單位全過程,建立合理的核算、管理流程,從制度上保證固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化、秩序化與高效率,堵住財務(wù)管理上的漏洞,防止不法侵占和流失現(xiàn)象的發(fā)生,確保固定資產(chǎn)的安全完整。
其次,要完善固定資產(chǎn)管理的責任機制。財政部門和各單位的領(lǐng)導要高度重視完善固定資產(chǎn)管理責任機制,建立單位主要領(lǐng)導為第一責任人,部門負責人為主要責任人、財產(chǎn)使用人為直接責任人的三級管理責任制,從而將完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理制度的責任落實到單位和個人。通過科學、明細、合理劃分固定資產(chǎn)管理職權(quán)范圍,明確相關(guān)責任人的職責權(quán)限,并定期對其固定資產(chǎn)管理工作進行考核,檢查職責履行情況。考核結(jié)果可作為人員提拔?任用等的依據(jù),并與年終績效相掛鉤,以此促進激勵管理體制的實施,有效提高固定資產(chǎn)科學化管理水平。
最后,要加大外部監(jiān)管部門的管理力度。審計、財政、國有資產(chǎn)管理等部門要切實履行自身職責,強化對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)采購、增減等情況的的監(jiān)督,對單位貫徹執(zhí)行國有資產(chǎn)管理制度相關(guān)規(guī)定等進行不定期的檢查,把固定資產(chǎn)的真實完整和保值增值情況作為監(jiān)督的關(guān)鍵點,及時發(fā)現(xiàn)問題認真分析原因盡快予以解決,督促行政事業(yè)單位不斷建立健全自我約束機制,完善內(nèi)部控制,規(guī)范內(nèi)部管理,有效制止國有資產(chǎn)流失現(xiàn)象的發(fā)生。同時,要加大對違規(guī)違紀行為處罰力度,對違法違紀行為的單位和個人,嚴格按照規(guī)定進行經(jīng)濟處罰或行政處罰,造成重大損失、觸犯刑律的,移交有關(guān)部門處理,從而有效約束各單位和個人的行為,不斷提升行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理水平。
(二)加強固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè)
固定資產(chǎn)管理是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作,因此,必須重視和加強固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè),為實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理科學化奠定堅實基礎(chǔ)。一要建立一支作風踏實、責任心強、政策水平高、業(yè)務(wù)能力強、善于管理的管理隊伍,二要加強固定資產(chǎn)管理人員業(yè)務(wù)培訓,重視繼續(xù)教育,學習新的管理理念和方法,努力提升綜合素質(zhì),提高業(yè)務(wù)技能和操作水平。三要加強單位工作人員的固定資產(chǎn)管理知識的教育。在日常工作中自覺遵守固定資產(chǎn)管理的相關(guān)政策法規(guī),充分發(fā)揮大家的聰明才智,采取行之有效的措施加強固定資產(chǎn)管理,保證資產(chǎn)的合理配置,提高使用效率,形成“人人知道資產(chǎn)管理,個個參與資產(chǎn)管理”的良好氛圍,從而促進行政事業(yè)單位發(fā)展,提高其經(jīng)濟效益和社會效益。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);管理系統(tǒng)
中圖分類號:F251.1;F812.2 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2007)08-0094-03
1 引言
行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量和金額增長迅猛,到2000年底,廣東省行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)約達1 529億元,規(guī)模龐大,種類繁多。隨著經(jīng)濟改革的不斷發(fā)展,政府為加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,建立健全各項管理制度,保障固定資產(chǎn)的安全和完整,于近年在全國進行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作。在新形勢的要求下,需要有相應(yīng)的會計體系積極配合政府職能部門,根據(jù)政府實際管理工作的需要,對原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行針對性的優(yōu)化完善,以滿足政府部門對固定資產(chǎn)管理的需要。
2 預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理存在的問題
2.1 賬實不符問題
賬實相符是確保會計信息質(zhì)量真實、準確的基本要求。造成賬實不符的原因,一是固定資產(chǎn)采購時項目被挪用,形成固定資產(chǎn)虛列;二是因歷史原因違規(guī)購建固定資產(chǎn),而不入固定資產(chǎn)賬或部分入賬;三是會計差錯,即已報廢、盤虧的固定資產(chǎn)未及時進行賬務(wù)處理。
2.2 責任人管理機制不到位問題
根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定要求,政府相關(guān)部門應(yīng)該對造成上述違規(guī)現(xiàn)象的責任人進行處罰。由于管理未得到徹底落實,保管固定資產(chǎn)的負責人責任意識薄弱,對固定資產(chǎn)的管理工作就會不重視,產(chǎn)生更多的違規(guī)事件。
2.3 閑置固定資產(chǎn)的處置問題
閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn),主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設(shè)備等。閑置固定資產(chǎn)的產(chǎn)生,主要源于以下三種因素:一是內(nèi)部整合產(chǎn)生的閑置,在進行政府機構(gòu)改革的過程中,對部分政府部門進行了撤并,造成了撤并后資產(chǎn)的閑置;二是科技進步造成固定資產(chǎn)無形損耗而產(chǎn)生的閑置,這在電子設(shè)備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出;三是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生的閑置。最明顯的例子,如無定編車輛、違規(guī)購建房產(chǎn),因產(chǎn)權(quán)問題無法解決而閑置存在于賬外。這些閑置固定資產(chǎn)占用了國家大量資金,有些資產(chǎn)已無法使用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款,所以,需要積極加以盤活處置。
3 健全和完善固定資產(chǎn)管理體制的對策
預(yù)算單位曾在2001年進行了清產(chǎn)核資,在2001年和2005年開展了清產(chǎn)核資檢查,相當于在全國進行了全面摸清預(yù)算單位“家底”的工作,規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算,在很大程度上改善了會計信息質(zhì)量。但由于賬實不符問題源于多年的歷史原因,并未得到全面的解決。近年來,隨著“責任政府”的建設(shè)及政府部門的內(nèi)部管理制度的完善,逐步將固定資產(chǎn)違規(guī)現(xiàn)象與有關(guān)負責人的任期業(yè)績評價掛鉤,這種情況已有所好轉(zhuǎn)。但固定資產(chǎn)管理工作之所以存在上述種種問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處。針對固定資產(chǎn)管理中存在的種種問題,應(yīng)進一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制。
3.1 實施電算化管理,按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進行固定資產(chǎn)管理分類
由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量及金額增長迅猛,規(guī)模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統(tǒng)的手工管理、手工統(tǒng)計已遠不能適應(yīng)工作的要求,必須實現(xiàn)電算化管理,將固定資產(chǎn)的購建、決算、核算、處置、報廢等各項業(yè)務(wù)予以反映,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實時監(jiān)控。完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機構(gòu)實時掌握固定資產(chǎn)信息,提高管理工作的時效性和透明度。同時,在實現(xiàn)核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產(chǎn)明細賬和總賬,提高工作效率。但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于固定資產(chǎn)科目設(shè)定問題上。目前,通常的做法是根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物、一般設(shè)備、專用設(shè)備、文物和陳列品、圖書、其他固定資產(chǎn)六大類。在對房屋及建筑物、文物和陳列品、圖書的分類中一般不容易產(chǎn)生差異,但在一般設(shè)備、專用設(shè)備、其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的差異。兩個單位的固定資產(chǎn)分類,一個為行政機關(guān)單位,一個為事業(yè)單位(學校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設(shè)備與一般設(shè)備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設(shè)備,對另一些單位又屬一般設(shè)備,如幻燈機,在學校為專用教學設(shè)備,在大部分行政單位為一般辦公設(shè)備。另外,單位自己分類明細,編碼也多有重復,電腦與電腦微機就在專用設(shè)備與一般設(shè)備中重復出現(xiàn)。
作者認為,在實務(wù)中要按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄(根據(jù)GB/T14885-94摘編整理)作為固定資產(chǎn)卡片管理的分類依據(jù)更為可行。因該目錄將固定資產(chǎn)分為四大類:(1)房屋及構(gòu)筑物類;(2)交通運輸工具類;(3)通用設(shè)備類;(4)專用設(shè)備類。每大類的分類非常細致清楚,比人為分類更科學、合理。由其對容易造成差異的分類項進行了明細分類,對專用設(shè)備更是按行業(yè)類別分為醫(yī)療衛(wèi)生類、廣播電視類、科研類、文化體育類、新聞出版、公安政法及其他類。目前,市面上已有不少固定資產(chǎn)軟件的編碼就是以此為依據(jù)的。另外,按預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導出清產(chǎn)核資數(shù)據(jù),因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍。如無固定資產(chǎn)管理軟件,則根據(jù)預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄建立會計科目與之對應(yīng),也會為固定資產(chǎn)核算、管理帶來極大的方便。
3.2 建立與辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理模塊
會計信息系統(tǒng)在信息技術(shù)的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網(wǎng)絡(luò)。辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用,能及時、迅速地獲取單位管理運行及實時變動的情況,使各部門之間協(xié)調(diào)配合,進行辦公業(yè)務(wù)操作處理,做到有效地處理和利用信息。本文僅以會計固定資產(chǎn)管理模塊在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用進行探討。
固定資產(chǎn)管理軟件模塊通常僅在財務(wù)部門進行核算,為核算型軟件,但隨著社會發(fā)展與科技進步導致會計信息系統(tǒng)向財務(wù)業(yè)務(wù)集成階段發(fā)展。在財務(wù)工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù),包括財產(chǎn)登記、登記財產(chǎn)卡片、財產(chǎn)單據(jù)、生成資產(chǎn)憑證、資產(chǎn)賬簿(財產(chǎn)明細表、財產(chǎn)匯總表)等。而財產(chǎn)采購、財產(chǎn)處置、安全控制及財產(chǎn)登記中的驗收登記、領(lǐng)用登記等數(shù)據(jù)在財務(wù)軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產(chǎn)管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產(chǎn)管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經(jīng)常會發(fā)生個人與個人之間、個人與部門之間的交互關(guān)系,并需要對某項事務(wù)進行合作處理。所以,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合,才能使各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,從而大幅度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率。而整個固定資產(chǎn)管理軟件模塊主要功能應(yīng)包括:財產(chǎn)采購、財產(chǎn)登記、財產(chǎn)處置、安全控制等功能。但如何實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結(jié)合及數(shù)據(jù)的交換,各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,我認為可通過以下實際應(yīng)用的方案來予以解決。
將所有資產(chǎn)的驗收、登記、領(lǐng)用、查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理模塊完成。在資產(chǎn)驗收保存時直接生成領(lǐng)用單并登記財產(chǎn)附件、圖片等資料,并進行驗收單據(jù)、標簽、卡片打印。在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名稱、類別、登記時間、資產(chǎn)狀況進行組合查詢。資產(chǎn)分配給各使用部門、使用人員,以便相關(guān)的資產(chǎn)負責人可以隨時查閱當前資產(chǎn)使用的狀況。包括資產(chǎn)的借用、部門間資產(chǎn)的調(diào)撥、資產(chǎn)贈送等詳細記錄。同時,財產(chǎn)管理軟件增加導入模塊:由辦公自動化系統(tǒng)在導入財產(chǎn)管理軟件前根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則第二十六條關(guān)于固定資產(chǎn)單位價值及其他的規(guī)定標準條件,自動將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料、低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分,并提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導入至財產(chǎn)管理軟件中。財產(chǎn)管理軟件中進行變動數(shù)據(jù)的審核、登記或更新財產(chǎn)卡片、自動編制分錄、結(jié)賬、財產(chǎn)明細表。財產(chǎn)匯總表、打印財產(chǎn)數(shù)據(jù)、查詢財產(chǎn)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)盤點等工作。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示。
通過辦公自動化系統(tǒng)及財產(chǎn)管理軟件的分功能管理,資產(chǎn)數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī)則自動生成資產(chǎn)卡片、會計憑證、報表等,會計人員只需要維護相應(yīng)的分類和匯總機制,就可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎(chǔ)工作量。資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過導入時的劃分,進行了資產(chǎn)的分類,在進行資產(chǎn)管理時就可分重點、分層次的管理。
資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時被辦公自動化系統(tǒng)和財產(chǎn)管理軟件所共享,完成了幾個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集和規(guī)范,在這種模式下,所有數(shù)據(jù)來源一致,劃分口徑統(tǒng)一,從不同的層面進行數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的結(jié)果也是一致的。數(shù)據(jù)采集能夠?qū)崿F(xiàn)與交易事件發(fā)生、發(fā)展同步,真正達到實時反映資產(chǎn)的實際狀態(tài)。
3.3 完善資產(chǎn)管理機制
完成固定資產(chǎn)管理的各項工作必須建立起有效的管理機制,以促進管理目標的實現(xiàn)。完善固定資產(chǎn)管理方面的機制必須受到政府相關(guān)領(lǐng)導的重視與認可,具體措施如下:各預(yù)算單位設(shè)定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責任制,財政部門也應(yīng)設(shè)立監(jiān)督預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責任制,提高管理人員的素質(zhì)要求,定期由政府的財政部門進行檢查、考核,考核結(jié)果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔、任用等的依據(jù);將固定資產(chǎn)管理水平作為管理責任人審計的重要一項等。
3.4 加強固定資產(chǎn)的盤點及處置工作
根據(jù)行政單位會計制度第三章資產(chǎn)的規(guī)定,固定資產(chǎn)應(yīng)每年盤點一次。但實際工作中,固定資產(chǎn)的盤點往往由于年終人手少、工作繁雜而未進行。所以,固定資產(chǎn)的盤點工作必須認真落實,從制度、時間、人手、領(lǐng)導抓起,對發(fā)現(xiàn)的賬實不符、盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)及時進行處理。應(yīng)建立切實可行的預(yù)算單位盤點、處置機制,并嚴格執(zhí)行,落實到人。積極處理好閑置固定資產(chǎn),引入資產(chǎn)評估程序,進行競價出售、拍賣等公開、透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠地區(qū)等方式使國有資產(chǎn)保值、增值,提高固定資產(chǎn)的質(zhì)量,保證會計信息真實、可靠。政府的財政部門也應(yīng)建立固定資產(chǎn)的盤點、處置制度的監(jiān)督機制,對要處置的資產(chǎn)進行金額、數(shù)量上把關(guān)和審批,并定期對預(yù)算單位的固定資產(chǎn)進行清查。
4 結(jié)論
本文在指出行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在問題的基礎(chǔ)上,提出了應(yīng)進一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制。各部門固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅持統(tǒng)一政策、統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、責任到人、物盡其用的原則,并通過建立完善與財務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng),規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼、加強盤點和處置的監(jiān)控等措施,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化,達到實時監(jiān)控、硬性約束的目的。從而實現(xiàn)對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的有效管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,保障固定資產(chǎn)的安全和完整。
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