高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文，相信會(huì)為您的寫作帶來(lái)幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。
高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文第1篇
〔關(guān)鍵詞〕高校檔案管理；信息化建設(shè)；信息共享
DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2012．06．040
〔中圖分類號(hào)〕G25073 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部為全面貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進(jìn)程”的要求。對(duì)開展教育信息化的指導(dǎo)思想、工作、目標(biāo)、實(shí)施原則及試點(diǎn)內(nèi)容都做了詳細(xì)部署，其中全國(guó)試點(diǎn)高等學(xué)校為100所左右，其中本科院校試點(diǎn)內(nèi)容包括：以信息化促進(jìn)人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新和提高教育質(zhì)量重點(diǎn)，在數(shù)字化校園建設(shè)、校園網(wǎng)絡(luò)與信息安全、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)及應(yīng)用、教育教學(xué)模式改革、科研組織模式創(chuàng)新、管理與社會(huì)服務(wù)信息化、學(xué)生網(wǎng)絡(luò)文化生活等多方面開展研究與探討。
高校檔案信息化是高校管理與社會(huì)服務(wù)信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。
1 高校檔案信息化管理的發(fā)展前提
檔案信息化建設(shè)就是指檔案管理模式從以往的檔案實(shí)體為重心逐步向檔案信息為重心轉(zhuǎn)移過(guò)程。這一發(fā)展過(guò)程需要檔案實(shí)體的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理為基石，要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備，建立數(shù)字檔案館，向信息化管理方向發(fā)展，它主要包括如下內(nèi)容：
1.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
各高校檔案機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國(guó)家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實(shí)施細(xì)則，把規(guī)范的管理制度形成文件下發(fā)，對(duì)檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證每個(gè)操作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，即統(tǒng)一檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等。
1.2 檔案信息的數(shù)字化
利用數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門類檔案，組織成系統(tǒng)的信息庫(kù)。這項(xiàng)工作由檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做基礎(chǔ)，才能夠有條件實(shí)現(xiàn)。目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的逐步利用，教務(wù)管理、科研管理和學(xué)生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)的運(yùn)用，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了前提和條件。
1.3 數(shù)字檔案館建設(shè)
近年來(lái)高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽(yù)室、文件利用中心等等，數(shù)字檔案館是檔案信息數(shù)字化的發(fā)展必然，他們都是實(shí)體檔案的不同體現(xiàn)形式。數(shù)字檔案館是無(wú)形的信息組織和利用環(huán)境，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的奠基石，對(duì)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一管理，是數(shù)字檔案館管理內(nèi)容，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館提出了新的管理和服務(wù)機(jī)制建設(shè)需求，兩者不是替代關(guān)系，是相互依賴和相互促進(jìn)的關(guān)系，數(shù)字檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必經(jīng)路徑。
2 高校檔案信息化管理面臨的問(wèn)題
具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效連接也面臨很多問(wèn)題：
2.1 檔案信息化相關(guān)的法規(guī)體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴(yán)重障礙 國(guó)家高校檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化、信息化還不夠明確完善。如沒(méi)有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)漢字沒(méi)有出臺(tái)，產(chǎn)生相關(guān)問(wèn)題很多。如：光盤數(shù)據(jù)、聲像信息缺陷率較高，存儲(chǔ)文字信息質(zhì)量，顯得過(guò)于寬松，會(huì)使認(rèn)為合格的光盤中文字錯(cuò)誤率超標(biāo)等；檔案存儲(chǔ)格式的不統(tǒng)一；網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷浮現(xiàn)，也成為阻礙高校檔案信息化發(fā)展的無(wú)形殺手。因此需要符合高校檔案數(shù)字化、信息化要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 檔案信息化管理處于探索階段，需領(lǐng)導(dǎo)重視提高檔案意識(shí) 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機(jī)制、納入計(jì)劃、納入總結(jié)。某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結(jié)成不丟失不缺漏為管理目標(biāo)，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)人力、物力、技術(shù)、待遇給予支持不多，使檔案部門的現(xiàn)代化管理很難走上正軌，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
2.3 缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相配套的復(fù)合型管理人才
檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績(jī)、工作任務(wù)量又大、評(píng)聘職稱難，都導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，即使進(jìn)來(lái)也難渡默默無(wú)聞工作性質(zhì)之無(wú)奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養(yǎng)尊處優(yōu)缺乏生機(jī)，沒(méi)有活力。有的單位重建設(shè)輕利用，買來(lái)了硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員沒(méi)有真正利用其先進(jìn)功能作用，沒(méi)有結(jié)合自身情況，做到檔案的數(shù)字化，更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
3 面對(duì)問(wèn)題，適應(yīng)發(fā)展，加快檔案信息化管理
加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源的利用開發(fā)。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。
3.1 如何加快高校檔案信息化管理
3.1.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則
制定和實(shí)施高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，既是高校檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是提高檔案工作質(zhì)量和工作效率的前提。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，一方面要通過(guò)掃描等相關(guān)技術(shù)手段把文本文件轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)字信息；另一方面通過(guò)接受電子文件，不管是通過(guò)館藏的數(shù)字化還是數(shù)據(jù)庫(kù)連接、都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的原則。如：字符編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式、信息轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能夠使傳統(tǒng)檔案文本數(shù)字化的保管、利用、傳遞等工作都實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)、各自為政等現(xiàn)象的發(fā)生。
高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文第2篇
【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生檔案 管理
一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及其原因
1.缺少合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。目前，高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位制約了高校學(xué)生檔案管理水平的提高。除《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，教育部當(dāng)前還沒(méi)有一部針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒(méi)有明確規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，造成大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理部門職責(zé)不清，管理混亂的局面。
2.檔案來(lái)源缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，造成學(xué)生檔案內(nèi)涵不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，教育部尚沒(méi)明確考生檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵要求。不同省市考生檔案內(nèi)容各異、五花八門，有的省市考生檔案內(nèi)容豐富：有考生報(bào)名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高中生學(xué)籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學(xué)籍卡片或?qū)W生成長(zhǎng)記錄冊(cè)、高中學(xué)生發(fā)展報(bào)告等名目。但對(duì)于考生檔案中到底應(yīng)具備哪些材料，教育部沒(méi)有明確規(guī)定。學(xué)生畢業(yè)后，用人單位則以較全面、豐富的學(xué)生檔案來(lái)要求，致使部分畢業(yè)生返校要求學(xué)校補(bǔ)充檔案內(nèi)容，而實(shí)事上對(duì)于高考檔案材料，學(xué)校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對(duì)于考生檔案中缺少的材料，高校也無(wú)能為力。因此，教育部應(yīng)從高中階段的檔案內(nèi)容開始規(guī)范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學(xué)生檔案時(shí)無(wú)法標(biāo)準(zhǔn)化要求。
3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級(jí)階段。高校學(xué)生檔案管理員素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，而大部分高校沒(méi)有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊(duì)伍薄弱。高校領(lǐng)導(dǎo)及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案知識(shí)欠缺，管理意識(shí)淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學(xué)生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發(fā)生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。目前的管理水平僅僅是簡(jiǎn)單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級(jí)階段，相距現(xiàn)代化的檔案信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)較遠(yuǎn)。
4.學(xué)生檔案收集、整理的動(dòng)態(tài)化管理制度尚未建立。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的獎(jiǎng)懲材料、借貸和還貸情況、學(xué)籍異動(dòng)材料、思想品德評(píng)定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學(xué)生檔案管理從入校時(shí)初步建立（即高考檔案內(nèi)容）后，中間過(guò)程靜止，只至畢業(yè)前方從各部門收集整理。幾年的學(xué)習(xí)過(guò)程中，由于輔導(dǎo)員的變動(dòng)或部門老師管理意識(shí)淡泊，致使學(xué)生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業(yè)生檔案中能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程、思想品德、創(chuàng)造性思維的材料太少，使用人單位無(wú)法從檔案中全面了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)過(guò)程。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策
1.建立合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。高校應(yīng)明確學(xué)生檔案管理主體部門，隸屬于學(xué)生學(xué)籍管理部門，實(shí)行檔案分級(jí)管理。按照“分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，從“有利于學(xué)生檔案收集，有利于學(xué)校規(guī)范管理，有利于學(xué)生檔案信息化管理，有利于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展”出發(fā)，建立“學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門齊抓共管，二級(jí)學(xué)院和輔導(dǎo)員具體落實(shí)，全校師生參與監(jiān)督的學(xué)生檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校校長(zhǎng)是學(xué)生檔案管理工作第一責(zé)任人，對(duì)學(xué)生檔案管理工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任；分管學(xué)生檔案工作副校長(zhǎng)是學(xué)生檔案管理工作直接主管責(zé)任人，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任。學(xué)校學(xué)生檔案管理部門為學(xué)生處，負(fù)責(zé)人承擔(dān)組織實(shí)施責(zé)任；教務(wù)處、招生就業(yè)處、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人是學(xué)生檔案管理工作直接責(zé)任人，二級(jí)學(xué)院的學(xué)生檔案管理人員負(fù)責(zé)本院學(xué)生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案收集、造冊(cè)、整理、移交的具體責(zé)任人。這樣才能有效地解決高校目前學(xué)生檔案管理中各自為政的問(wèn)題，才能做到學(xué)生檔案管理工作中的“形散神不散”。
2.規(guī)范高中檔案，建立高校檔案內(nèi)涵規(guī)范化要求。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。因此，高校學(xué)生檔案內(nèi)涵一定要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。首先，要從檔案來(lái)源開始規(guī)范。其次，雖然目前教育部沒(méi)有具體的學(xué)生檔案管理規(guī)定，高校可根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢(shì)，再結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定出適合本校的具針對(duì)性和操作性的學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，明確任務(wù)目標(biāo)和歸檔范圍，細(xì)化檔案的生成、組檔、轉(zhuǎn)遞等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，提高學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。
3.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。眾所周知，管理水平?jīng)Q定管理質(zhì)量，而管理質(zhì)量的好壞又決定于管理人員的綜合素質(zhì)。高校要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，首先要給檔案員制訂考核目標(biāo)，促使檔案員做到業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)。其次，高校要根據(jù)檔案信息化發(fā)展需要，對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)理論進(jìn)行培訓(xùn)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理水平進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)檔案員的實(shí)操水平進(jìn)行考核。最后，提高檔案管理人員的服務(wù)水平，熱情服務(wù)，不計(jì)個(gè)人得失，甘于奉獻(xiàn)的精神；加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。
4.建立學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理制度，多部門齊抓共管。高校學(xué)生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時(shí)間、內(nèi)容，制定全年歸檔計(jì)劃，明確要求及目標(biāo)。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價(jià)值的檔案整理移交檔案管理部門及時(shí)歸檔，推進(jìn)學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，使其能夠適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用和價(jià)值。
總之，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案工作是當(dāng)前高校和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案信息化發(fā)展的需要。我們必須根據(jù)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化和檔案發(fā)展的需要不斷探索創(chuàng)新，積極尋求解決現(xiàn)存問(wèn)題的辦法和策略，使高校學(xué)生檔案工作得到進(jìn)一步發(fā)展和完善，以改變當(dāng)前普通存在的高校學(xué)生檔案工作相對(duì)落后的現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化步伐。
參考文獻(xiàn)：
［1］馬潔，佟丞，劉衛(wèi)智：提高高校學(xué)生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.教育理論與實(shí)踐，2011/09
高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文第3篇
一學(xué)籍管理存在的問(wèn)題
（一）管理人員思想上重視不夠
學(xué)籍管理貫穿一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程，涉及學(xué)生的入學(xué)復(fù)查、注冊(cè)、成績(jī)登記、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、畢業(yè)等多個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生在校期間產(chǎn)生大量的學(xué)籍檔案，需要每學(xué)期及時(shí)歸入學(xué)生檔案袋，我校目前沒(méi)有專門的學(xué)籍檔案室或者場(chǎng)地足夠大的地方來(lái)容納、整理學(xué)生個(gè)人檔案，直到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才來(lái)整理學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)生的部分檔案可能由于時(shí)間太長(zhǎng)造成遺失或者遺忘沒(méi)有歸檔，如學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)懲等材料。
（二）學(xué)籍管理制度不健全
近年來(lái)，國(guó)家根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，出臺(tái)了有關(guān)高等學(xué)校的學(xué)生管理規(guī)定等規(guī)章制度，我校根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)相應(yīng)的制訂了《臨滄師范高等專科學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則》等有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理一些規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理起到很大的作用，但在學(xué)生學(xué)籍的實(shí)際管理中仍然有許多學(xué)籍管理工作需要規(guī)范，學(xué)生學(xué)籍檔案的材料涉及到組織部、學(xué)生處、招生就業(yè)處、各教學(xué)系，各部門產(chǎn)生的學(xué)生個(gè)人材料如何歸檔，畢業(yè)生如何將畢業(yè)生檔案移交學(xué)校檔案部門，都需要一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、方便操作的制度來(lái)執(zhí)行、協(xié)調(diào)。沒(méi)有相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人檔案不完善，學(xué)校檔案中缺少部分學(xué)生的學(xué)籍、畢業(yè)生檔案。
（三）各系學(xué)生學(xué)籍管理人員不穩(wěn)定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)不足
各系、各部門做學(xué)生學(xué)籍材料大多是新來(lái)的老師，做秘書一至二年后就轉(zhuǎn)行搞教學(xué)，人員變化快，剛熟悉工作又要更換工作崗位，新來(lái)的人員熟悉工作需要一個(gè)過(guò)程，雖然每年新生入學(xué)時(shí)教務(wù)處都對(duì)各系的秘書如何做好新生注冊(cè)等有關(guān)學(xué)籍工作做了培訓(xùn)，但在涉及到具體學(xué)籍工作時(shí)仍然有許多問(wèn)題存在，給學(xué)籍管理工作帶來(lái)了隱患。學(xué)校非常重視教師的培訓(xùn)，但管理人員幾乎很少得到學(xué)習(xí)、交流、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。
（四）部分管理人員缺少業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代信息條件下的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)
學(xué)籍電子注冊(cè)制度及教務(wù)管理系統(tǒng)要求學(xué)籍管理人員在整理學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)要快速、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)格式要正確，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)。但是，目前仍有不少學(xué)籍管理人員缺乏精通業(yè)務(wù)知識(shí)與現(xiàn)代信息技術(shù)，一些學(xué)籍管理人員缺乏自我學(xué)習(xí)、自我反思、自我提高和善于分析問(wèn)題的能力，因而很難培養(yǎng)科學(xué)的管理能力，進(jìn)行學(xué)籍管理工作比較吃力。有的學(xué)籍管理人員是兼職的，他們很少甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何專業(yè)培訓(xùn)，更沒(méi)有學(xué)過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，這在一定程度上影響了學(xué)籍管理水平的提高。[2]學(xué)籍材料涉及全校學(xué)生，數(shù)據(jù)量多、更新速度快、工作量大，部分學(xué)籍管理人員由于工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作的主動(dòng)性、積極性不夠，沒(méi)有認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)籍管理的相關(guān)知識(shí)，只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，滿足于現(xiàn)有的工作模式、管理模式和使用現(xiàn)有的軟件，沒(méi)有認(rèn)真去思考如何提高學(xué)籍管理工作效率和水平，學(xué)籍管理工作沒(méi)能更好地為全校師生服務(wù)。
二高校學(xué)籍管理的對(duì)策
（一）提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，重視學(xué)籍管理工作
學(xué)籍管理的重要地位不是人為強(qiáng)加的，而是由人才成長(zhǎng)的內(nèi)在規(guī)律以及學(xué)籍管理在學(xué)校管理和校風(fēng)建設(shè)中的功能作用決定的。[3]它影響著教學(xué)秩序的穩(wěn)定，也關(guān)系到學(xué)生的切身利益。科學(xué)規(guī)范的管理能促進(jìn)教學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高；反之，管理上不去，教學(xué)和人才培養(yǎng)必然出現(xiàn)混亂，甚至影響辦學(xué)效益和辦學(xué)信譽(yù)。因此，高校必須提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，把學(xué)籍管理作為一門學(xué)問(wèn)來(lái)看待，加強(qiáng)學(xué)籍管理的研究，注重學(xué)籍管理的創(chuàng)新。重視學(xué)籍管理工作，保持教學(xué)管理的整體性和連續(xù)性，不只是在教學(xué)檢查或評(píng)估時(shí)重視，在日常工作中也應(yīng)給予足夠的重視，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。配備足夠的人力、物力、空間夠用的檔案室，保證學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。
（二）制定適合本校的、切實(shí)可行的學(xué)籍管理制度
高校要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及教育主管部門制定的學(xué)籍管理制度，結(jié)合本校實(shí)際，制訂出具體實(shí)施細(xì)則、工作程序和運(yùn)行模塊，提高學(xué)籍管理工作的針對(duì)性、實(shí)效性。要注重從制度上規(guī)范學(xué)籍管理的行為，從程序上嚴(yán)把學(xué)籍管理的質(zhì)量，從運(yùn)行中提高學(xué)籍管理的水平。在新生入學(xué)、畢業(yè)等方面要體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性，在休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等方面要有一定的靈活性，制度要以人為本。要制定學(xué)籍檔案的整理、歸檔、移交的制度，便于各系部按照規(guī)范的要求來(lái)做好學(xué)生學(xué)籍檔案。要正確認(rèn)識(shí)新時(shí)期學(xué)生間學(xué)習(xí)能力差異加大、學(xué)習(xí)目的多樣化的事實(shí)，實(shí)施更富有彈性和超前性的學(xué)籍管理制度。通過(guò)加強(qiáng)和實(shí)施科學(xué)的學(xué)籍管理，使學(xué)生個(gè)性與潛力得到充分發(fā)揮，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、積極性，推動(dòng)學(xué)生的全面發(fā)展，從而為社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才。
（三）規(guī)范管理，提高管理人員自身素質(zhì)
隨著高等教育改革的逐步深入以及學(xué)分制在高校教學(xué)工作中的全面推行，學(xué)籍管理工作也更為復(fù)雜，這對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍提出了更高的要求。因此，高校必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和建設(shè)，要最大限度地挖掘?qū)W籍管理人員的潛能，調(diào)動(dòng)起其積極性和創(chuàng)造性。一是建立有效地評(píng)價(jià)機(jī)制。學(xué)校在注重思想教育的同時(shí)，應(yīng)對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員給予一定的肯定和鼓勵(lì)，以體現(xiàn)學(xué)籍管理人員的自身價(jià)值，也可激發(fā)他們的創(chuàng)新熱情，提高管理水平。二是培養(yǎng)事業(yè)心和責(zé)任感，這是做好學(xué)籍管理工作的重要前提。學(xué)籍管理工作既是學(xué)校工作中最基礎(chǔ)的工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，每天要面對(duì)繁雜的教務(wù)常規(guī)管理和日常行政工作。從事這項(xiàng)工作，要有敬業(yè)精神和吃苦精神，要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)，只有具備這種素質(zhì)的管理人員才能認(rèn)真而踏實(shí)地做好本職工作。三是熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度。要抓緊業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟記各項(xiàng)規(guī)章制度的要點(diǎn)。四是牢固樹立“服務(wù)育人”的意識(shí)，只有樹立起了高度的服務(wù)意識(shí)，才能真正把工作做好，讓師生滿意。為師生服務(wù)就是為教學(xué)服務(wù)，是教學(xué)管理手段之一。五是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要不斷提高教學(xué)管理人員的文化水平、計(jì)算機(jī)水平和檔案管理水平，尤其增強(qiáng)計(jì)算機(jī)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高隊(duì)伍的整體水平，使管理干部掌握工作規(guī)律，避免工作的盲目性，使紛繁龐雜的日常事務(wù)變得井井有條，提高管理效率。要有計(jì)劃地培養(yǎng)學(xué)籍管理人員，通過(guò)專門和系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，提高知識(shí)層次，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)。若不重視學(xué)籍管理人員的素質(zhì)提高，一味使其沉浸在事務(wù)性的工作中，不僅機(jī)構(gòu)缺乏活力，而且也制約了學(xué)籍管理質(zhì)量和效率的提高。六是開展學(xué)籍管理研究活動(dòng)。要經(jīng)常組織學(xué)籍管理工作者進(jìn)行專題學(xué)習(xí)研討，充實(shí)與搞好本職工作密切相關(guān)的新知識(shí)，使他們逐步認(rèn)識(shí)和理解自己的工作性質(zhì)與工作特點(diǎn)，自覺地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作能力。[4]
總之，學(xué)籍管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的前提。加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍管理對(duì)教育教學(xué)活動(dòng)的規(guī)范、控制、激勵(lì)和調(diào)節(jié)作用，達(dá)到穩(wěn)定教學(xué)秩序、優(yōu)化育人環(huán)境、實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。
（四）積極推進(jìn)學(xué)籍管理的二級(jí)管理
鑒于目前高校辦學(xué)的規(guī)模日益擴(kuò)大，辦學(xué)體制改革的不斷深入，一級(jí)管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)，二級(jí)管理模式勢(shì)在必行。[5]學(xué)籍管理絕不是教務(wù)處一個(gè)部門可以獨(dú)立完成的，應(yīng)在系（部）建立學(xué)籍管理的二級(jí)管理體制，充分發(fā)揮系（部）的直接管理作用，系（部）應(yīng)指派秘書專門負(fù)責(zé)處理本系學(xué)生的學(xué)籍和成績(jī)，保證責(zé)任落實(shí)到人。教務(wù)處負(fù)責(zé)制訂學(xué)籍管理日程和管理規(guī)章，各系按既定日程和要求完成管理工作。教務(wù)處可以定期組織召開交流會(huì)，通報(bào)學(xué)籍處理的情況和問(wèn)題，協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一學(xué)籍處理的尺度。
總之，學(xué)籍與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍管理體系，管理好學(xué)籍至關(guān)重要。作為高校教學(xué)管理的一項(xiàng)重要工作，學(xué)籍管理要與時(shí)俱進(jìn)，在探索中求發(fā)展、求完善。相關(guān)的管理人員應(yīng)在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勤于學(xué)習(xí)與研究，以高度敬業(yè)的精神，始終把握育人服務(wù)的方向，努力使學(xué)籍管理工作水平再上新臺(tái)階，為高校培養(yǎng)人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]管偉巍.高校學(xué)籍管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，13（12）：123.
[2]譚明芳，黃靈芝.高校學(xué)籍電子注冊(cè)制度存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（25）：325.
[3]丁曉麗.新形勢(shì)下高校學(xué)籍管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2008，12（6）：73.
高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文第4篇
關(guān)鍵詞 監(jiān)督指導(dǎo) 發(fā)展 保障
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.07.009
Reconsideration of University Archives Supervision Work
LI Fuqin
（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）
Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.
Key words supervision; development; guarantee
1 正確認(rèn)識(shí)監(jiān)督與指導(dǎo)的關(guān)系
“監(jiān)督”就是監(jiān)察督促，要以《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，對(duì)本部門的檔案行為是否符合法律和有關(guān)規(guī)定。檢查內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員配備、儲(chǔ)存條件、保管措施、檔案歸檔、管理辦法、資源利用等檔案工作。對(duì)沒(méi)能按規(guī)定辦的要嚴(yán)格督促執(zhí)行，對(duì)違反法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定的要求，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)情節(jié)輕重給予處理，直至追究法律責(zé)任。所以，監(jiān)督具有強(qiáng)制性。“指導(dǎo)”就是根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)規(guī)范和上級(jí)有關(guān)部門制定的工作目標(biāo)、任務(wù)等檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)。不具有強(qiáng)制性。其內(nèi)容主要包括，檔案工作中所出現(xiàn)問(wèn)題：如具體業(yè)務(wù)、技術(shù)問(wèn)題、技能問(wèn)題、傳播方式，文件歸檔程序、檔案管理規(guī)范化、檔案化、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理科學(xué)化工作等，傳授大家怎樣做。監(jiān)督和指導(dǎo)工作雖然是兩種不同的工作，但它們是互相作用互相聯(lián)系的，是圍繞一個(gè)目標(biāo)和任務(wù)而開展工作的，是互不分割的基本職能和互聯(lián)關(guān)系。
2 加強(qiáng)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重要性
（1）是新形勢(shì)下為中心工作服務(wù)的新要求。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作作為新時(shí)期、新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案建設(shè)的一項(xiàng)重大舉措。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作要本著宣傳檔案法律法規(guī)，全面提高高校檔案工作的整體水平，為學(xué)校中心工作服務(wù)為大局。充分發(fā)揮檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能作用，認(rèn)真對(duì)各類檔案機(jī)構(gòu)、部門的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)科學(xué)的檢查和評(píng)估，對(duì)檔案工作的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展作指導(dǎo)，這對(duì)檔案建設(shè)和發(fā)展其意義深遠(yuǎn)。在新時(shí)期新形勢(shì)下，如何搞好檔案指導(dǎo)工作，強(qiáng)化檔案的行政職責(zé)，提高檔案監(jiān)督指導(dǎo)水平，是各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、檔案部門，搞好檔案建設(shè)的重要任務(wù)。
（2）是貫徹《檔案法》的具體體現(xiàn)。監(jiān)督指導(dǎo)工作要本著宣傳法律法規(guī)，提升全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。《檔案法》賦予縣級(jí)以上檔案行政管理部門“組織檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法行為”的職責(zé)和使命。貫徹落實(shí)檔案法的監(jiān)督指導(dǎo)以及依據(jù)給予的權(quán)限，采取多種形式，開展監(jiān)督檢查工作。針對(duì)檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，館藏檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)利用情況，檔案妥善保護(hù)及安全等方面進(jìn)行督查，要以檔案管理部門行為為主體執(zhí)法監(jiān)督的這一主要形式對(duì)內(nèi)部制度建設(shè)，法律法規(guī)的規(guī)范條例，形成有效的制約機(jī)制。要有計(jì)劃、有目的地開展互相督查，聯(lián)合調(diào)查，專題調(diào)研和重點(diǎn)抽查等方式實(shí)行執(zhí)法監(jiān)督檢查。以檔案管理部門行為為客體的執(zhí)法監(jiān)督檢查，則通過(guò)自覺接受政府、人大、司法及社會(huì)各界指導(dǎo)檢查來(lái)落實(shí)，認(rèn)真貫徹履行監(jiān)督職責(zé)，使檔案管理走上法治化、規(guī)范化、常規(guī)化的軌道。
（3）是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障。高校檔案館及管理部門都要認(rèn)真行使監(jiān)督職能，根據(jù)情況成立檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)工作小組，必須做到五個(gè)方面的步驟：一聽、二看、三評(píng)、四反饋、五整改。其內(nèi)容包括：檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)情況、館舍建設(shè)經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況、專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)情況、人才培養(yǎng)情況、檔案保管條件情況、設(shè)施設(shè)備現(xiàn)狀、重大建設(shè)項(xiàng)目和重大活動(dòng)情況等。全面掌握情況，規(guī)范考核內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出整改意見，跟蹤調(diào)研落實(shí)。只有這樣，才能有效地推動(dòng)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和部門，按照《檔案法》去執(zhí)行。使檔案工作規(guī)范化、常態(tài)化得到根本保障。
3 監(jiān)督指導(dǎo)工作中存在的問(wèn)題
目前由于多種原因，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作仍然存在一定的問(wèn)題，其主要表現(xiàn)如下：
（1）檔案實(shí)施細(xì)則不配套。從目前的執(zhí)法情況來(lái)看，在檔案中監(jiān)督指導(dǎo)工作中出現(xiàn)的許多法律法規(guī)問(wèn)題卻缺乏相應(yīng)配套的法規(guī)細(xì)則，在實(shí)際操作中無(wú)法執(zhí)行，沒(méi)有法律依據(jù)。如：《檔案法》第十條：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有”。“檔案法實(shí)施辦法第二十七條”從內(nèi)容上看雖然也規(guī)定了罰則，但是在實(shí)際工作中，有些人為了個(gè)人利益和便利，就不按照規(guī)定的移交時(shí)間或內(nèi)容來(lái)移交，更有甚者拒絕移交應(yīng)歸檔的文件材料。這給檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作帶來(lái)一定的難度，導(dǎo)致檔案文件資料收集不能保證齊全完整。
（2）監(jiān)督管理力量不夠強(qiáng)。一是宣傳力度不夠，各級(jí)檔案管理部門沒(méi)有充分利用和發(fā)揮好監(jiān)督宣傳這個(gè)輿論陣地。在普及宣傳檔案法律法規(guī)的知識(shí)上沒(méi)有履行好自己的職責(zé)，無(wú)下工夫，力度不夠，檔案法律意識(shí)淡薄。二是執(zhí)法手段比較弱。在執(zhí)行檔案法律法規(guī)的貫徹落實(shí)中，許多實(shí)際工作中的情況需要由其他部門來(lái)行使執(zhí)法權(quán)。所以這就制約了執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)工作的有效開展。三是檔案監(jiān)督指導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)不一致，對(duì)于自己的職責(zé)和義務(wù)認(rèn)識(shí)不足，在執(zhí)法過(guò)程中碰到問(wèn)題就不能正確地面對(duì)，怕麻煩，怕困難。四是執(zhí)法監(jiān)督隊(duì)伍不完備。在檔案局、館一般是一套班子兩塊牌子，由于人員少，導(dǎo)致執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)不健全，執(zhí)法人員的整體素質(zhì)不高，在執(zhí)法主體顯得無(wú)能為力，這樣就會(huì)影響檔案執(zhí)法監(jiān)督不能順利開展。
（3）監(jiān)督指導(dǎo)工作的不全面。在檔案監(jiān)督指導(dǎo)的實(shí)際工作中，存在著意見不統(tǒng)一，認(rèn)識(shí)上有差異，其主要是反映在檔案館藏建設(shè)上，重藏輕用，重量輕質(zhì)的觀點(diǎn)，由于有這樣一種思想的存在，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作顯得不那么重要了;另一方面是在檔案監(jiān)督指導(dǎo)過(guò)程中存在著只求穩(wěn)，不求新，不求齊，怕出問(wèn)題怕出麻煩的想法。這樣使許多檔案人員在工作中不認(rèn)真負(fù)責(zé)，盲目將各種不要求歸檔的文件和材料列入到歸檔范圍，這樣就增加了工作量，導(dǎo)致監(jiān)督指導(dǎo)工作受到一定的影響。
（4）監(jiān)督指導(dǎo)工作的不統(tǒng)一，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是整個(gè)檔案建設(shè)和發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高校檔案館每年都會(huì)有計(jì)劃地、有步驟地對(duì)各個(gè)院系部門負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的兼職檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和學(xué)和輔導(dǎo);另外，在整體檔案指導(dǎo)工作中，也要要求檔案指導(dǎo)人員對(duì)每個(gè)兼職檔案員進(jìn)行一對(duì)一指導(dǎo)，對(duì)每個(gè)系統(tǒng)部門又要開展學(xué)習(xí)和輔導(dǎo)，這就造成檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重復(fù)性。耗了大量的人力、物力、財(cái)力，還沒(méi)有明顯的效果，使監(jiān)督指導(dǎo)工作的效率不高。
（5）監(jiān)督指導(dǎo)隊(duì)伍的不專業(yè)。高校各學(xué)院在條件允許的情況下，都會(huì)要求配備非專業(yè)的學(xué)生幫助處理辦公事務(wù)，這些非專業(yè)的學(xué)生也要負(fù)責(zé)處理檔案工作。他們都不是檔案專業(yè)的學(xué)生，所以對(duì)檔案知識(shí)和檔案工作的程序和掌握程度不高。這樣，使他們只能完成一定的工作量和任務(wù)，碰到問(wèn)題不能從專業(yè)的角度進(jìn)行分析和解決，同時(shí)也缺乏一般的檔案知識(shí)，所以，導(dǎo)致在檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員要花更多的時(shí)間和精力來(lái)完成指導(dǎo)工作任務(wù)。
（6）檔案人員的不專職。在高校檔案整理工作中，大多數(shù)部門不能做到專人專職，這些兼職人員沒(méi)有認(rèn)真長(zhǎng)期做好檔案工作的思想，所以在檔案管理，檔案建設(shè)，檔案發(fā)展不能提出很好的、具有可行性的建設(shè)性的意見。有時(shí)在工作中，由于兼職專心不夠，特別是在檔案移交時(shí)間不是很充足，時(shí)間很緊，檔案的納入，檔案的分類，顯得很粗糙。
4 檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作新探索
（1）加強(qiáng)法治宣傳，做好監(jiān)督指導(dǎo)。高校檔案管理部門要充分發(fā)揮人民群眾輿論監(jiān)督作用，通過(guò)各種渠道和途徑、各種形式有效地開展檔案法制宣傳教育活動(dòng)。充分利用好電臺(tái)、電視臺(tái)、廣播、報(bào)紙等輿論陣地，要有計(jì)劃、有組織、定期地開展檔案法制教育展覽和知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，使廣大人民群眾了解《檔案法》，增強(qiáng)法制意識(shí)。特別是高校領(lǐng)導(dǎo)干部首先要帶頭學(xué)法、守法、用法，要有檔案法律法規(guī)意識(shí)，促進(jìn)全社會(huì)重視和支持檔案工作。
（2）加強(qiáng)檔案執(zhí)法主體建設(shè)。一是要強(qiáng)調(diào)執(zhí)法主體，明確規(guī)定行使處罰權(quán)，才能為開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查創(chuàng)造條件。加強(qiáng)執(zhí)法主體建設(shè)是各級(jí)檔案行政管理部門的職責(zé)，努力爭(zhēng)取政府的支持和關(guān)心，解決執(zhí)法人員的行政編制。二是建立檔案執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在檔案行政管理部門根據(jù)工作需要，應(yīng)當(dāng)設(shè)立負(fù)責(zé)執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)。在重點(diǎn)部門和單位要聘用專職人員，組織一個(gè)強(qiáng)有力的執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系。三是優(yōu)化執(zhí)法隊(duì)伍，提高執(zhí)法人員的整體素質(zhì)。要按《檔案法》以及有關(guān)規(guī)定促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要注重培養(yǎng)優(yōu)秀的現(xiàn)代型的檔案執(zhí)法人才，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)強(qiáng)、工作作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)能力精的執(zhí)法隊(duì)伍，使執(zhí)法監(jiān)督檢查工作得到有效保障。
（3）做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作要有專業(yè)專職。專業(yè)是做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的前提條件和基礎(chǔ)。第一，專業(yè)。檔案專業(yè)是一門學(xué)問(wèn)，是一門學(xué)科。沒(méi)有專業(yè)知識(shí)就不懂得檔案工作的流程和方式，就不能很好地把握監(jiān)督指導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。第二，專職。有了專職人員，他能把所有的精力（學(xué)習(xí)精力、工作精力）投入到現(xiàn)實(shí)檔案工作中去。由于對(duì)檔案監(jiān)督工作的規(guī)定，方式，程序和規(guī)范都比較熟悉，這有利于工作效率和質(zhì)量的保障。第三，專業(yè)專職。在搞好檔案管理，檔案的建設(shè)和發(fā)展中，能提出積極的建設(shè)性的意見，在工作中，能分清層次，重點(diǎn)突出，科學(xué)合理地安排工作，提高工作效率。特別是對(duì)于復(fù)雜的類型各異的檔案，專職專員顯得特別重要。例如：在教學(xué)和實(shí)踐調(diào)研中，所形成的科研成果，而且是專業(yè)性比較強(qiáng)的科研成果，它與普通的文書檔案有很大的不同。這就需要專業(yè)專職人員準(zhǔn)確地把握這些成果的類別，能合理地分類建檔，完成這一工作。
（4）建立多樣性人才培育機(jī)制，做好人才儲(chǔ)備。人才是關(guān)鍵，人才是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。高校檔案館是以服務(wù)高校建設(shè)和發(fā)展的中心工作為理念。高校事業(yè)的發(fā)展也離不開檔案館資源信息服務(wù)。特別在當(dāng)今社會(huì)顯得尤其重要。高校檔案館要在人才隊(duì)伍建設(shè)培育機(jī)制上做好文章，要做出培育計(jì)劃。第一：校內(nèi)培訓(xùn)。對(duì)于那些專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的，認(rèn)真負(fù)責(zé)的，積極大膽工作的，有培育前途的年輕人，按照不同層次的要求，有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)。第二：校內(nèi)校外培訓(xùn)。根據(jù)高校檔案館的發(fā)展需要，要把那些積極肯干的，有能（下轉(zhuǎn)第27頁(yè)）（上接第19頁(yè)）力的好苗子作為重點(diǎn)培育對(duì)象，到國(guó)外或校外進(jìn)行學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過(guò)程中，隨時(shí)掌握他們的學(xué)習(xí)情況和思想動(dòng)態(tài)。為他們的學(xué)習(xí)盡可能地提供方便，使他們能安心學(xué)習(xí)。第三：建議在校檔案館專業(yè)大學(xué)和研究生當(dāng)中，挑選一定比例的人才作為儲(chǔ)備。檔案專業(yè)的大學(xué)生和研究生在檔案館學(xué)習(xí)過(guò)程中，可以注重發(fā)現(xiàn)人才，跟蹤考察，重點(diǎn)培育，把那些有能力刻苦學(xué)習(xí)，積極肯干，綜合素質(zhì)好的學(xué)生作為儲(chǔ)備人才。這有利于檔案專業(yè)健康有序的發(fā)展。
（5）加強(qiáng)交流，促進(jìn)聯(lián)系。加強(qiáng)檔案人員之間的聯(lián)系。促進(jìn)密切交流，是搞好檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高校檔案工作人員不但要與本館人員相互交流，而且還要與本院系部分的兼職檔案人員進(jìn)行交流和溝通。一般來(lái)說(shuō)，檔案館的工作流程把那些整理好的、分類好的、鑒定好的檔案在高校檔案信息網(wǎng)站上公布。但是，各院系兼職的檔案人員在實(shí)際工作中，往往不會(huì)注意到或者去查看所公布網(wǎng)站上的信息，一旦出現(xiàn)，特別是一些比較重要的信息，例如一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要注意什么問(wèn)題，怎樣處理和解決些問(wèn)題或辦法等等，一旦沒(méi)有及時(shí)查看，就會(huì)耽誤時(shí)間。因此，要求檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員，要以飽滿的熱情，積極主動(dòng)的態(tài)度與兼職人員進(jìn)行聯(lián)系，做到交心談心，溝通思想，傳遞信息，交流經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)處理好工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，正確理解和認(rèn)識(shí)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的重要性，樹立大檔案意識(shí)的觀念。
高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是檔案事業(yè)健康和發(fā)展的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，是搞好檔案管理提高檔案整體質(zhì)量的重要抓手。因此，我們必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，宣傳貫徹《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作在高校建設(shè)和服務(wù)中心工作的重要性，只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作在高校檔案建設(shè)中的作用，為開創(chuàng)新局面創(chuàng)造有利條件。
參考文獻(xiàn)
[1] 閔素芬.探索高校檔案館一種新職能――指導(dǎo)檔案專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)[J].北京檔案，1996（3）.
[2] 董君，郭炳和.高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作當(dāng)前存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，1996（4）.
[3] 金銀海，田仁福.目前高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[N].延邊大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2000（4）.
[4] 李慧云，孫波.談如何做好高校檔案鑒定工作[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2007.20（3）.
[5] 趙憲珍，趙明.怎樣做好高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作[J].蘭臺(tái)世界，2008（17）.
[6] 胡曉彤，高鴻雁.對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].中國(guó)校外教育，2010（24）.
高校檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則范文第5篇
民生問(wèn)題是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的首要問(wèn)題，依托政務(wù)檔案做好民生檔案工作，對(duì)于維護(hù)廣大人民群眾的切身利益，緩和社會(huì)矛盾，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，具有十分重要的作用。目前，面向基層群眾需要，以服務(wù)民生為主題的民生檔案建設(shè)，已經(jīng)成為各級(jí)政府、各級(jí)綜合檔案館的當(dāng)前工作重點(diǎn)。
《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》制定特點(diǎn)
國(guó)家檔案局依據(jù)黨群行政機(jī)關(guān)的職能，并充分考慮到民生服務(wù)的種類和特點(diǎn)，頒布了如此多數(shù)量的專業(yè)檔案。此次制定這些專業(yè)檔案具有3個(gè)特點(diǎn)：
1 明確分類。包含了^事、民生、政務(wù)、經(jīng)濟(jì)、文化等5大門類，涉及面非常寬。
2 各類檔案主管部門明確。具有幾個(gè)主管單位的，列出了第一主管單位，這也等于明確了今后該類檔案管理辦法的牽頭單位。
3 明確規(guī)定各省市區(qū)專業(yè)檔案主管部門，可以會(huì)同省級(jí)檔案行政部門制定本地區(qū)的專業(yè)檔案管理辦法。
民生檔案主要是指與民生服務(wù)、百姓需求緊密聯(lián)系的各類檔案的總稱。可以看出在現(xiàn)實(shí)生活中，與百姓有關(guān)的大多數(shù)民生類檔案都屬于國(guó)家各級(jí)機(jī)關(guān)的政務(wù)類專業(yè)檔案。因此，《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》的頒布對(duì)于推動(dòng)我國(guó)的民生檔案建設(shè)起到了積極的指導(dǎo)作用。
民生檔案建立前提條件
1 首先做好民生檔案主體(專業(yè)檔案)的規(guī)劃建設(shè)
民生檔案的構(gòu)成主體是各級(jí)政府、黨群機(jī)關(guān)形成的各類專門業(yè)務(wù)檔案。在不涉及國(guó)家秘密的前提下，這些檔案需要針對(duì)方便群眾利用、便于保管和查閱的原則，努力做好規(guī)劃工作。各級(jí)檔案行政部門要根據(jù)《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》確定的檔案業(yè)務(wù)主管部門，監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)主管部門做好本級(jí)行政區(qū)的專業(yè)檔案的具體規(guī)劃，針對(duì)檔案歸檔范圍、歸檔要求、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、適用軟件程序等做出具體規(guī)劃方案和實(shí)施細(xì)則。
2 積極推進(jìn)政務(wù)類專業(yè)檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到社會(huì)的每個(gè)角落，群眾渴望通過(guò)網(wǎng)絡(luò)反映民情，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提高辦事效率和節(jié)約辦事成本。檔案查閱利用應(yīng)當(dāng)盡可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為百姓服務(wù)，這就迫切要求檔案信息化建設(shè)能夠與百姓的網(wǎng)上間政、民生檔案在線查閱等需求相適應(yīng)，這樣才能最大程度挖掘檔案資源的利用潛力，同時(shí)也節(jié)省群眾的利用成本。政府部門和大型企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案電子目錄、檔案電子全文數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)方便利用。目前高校的學(xué)籍檔案也屬于《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》的范圍，今后高校也要做好包括學(xué)籍檔案在內(nèi)的各種業(yè)務(wù)類檔案服務(wù)工作。
3 建立便捷、可靠的檔案信息服務(wù)平臺(tái)
由于黨政軍群各個(gè)機(jī)構(gòu)的信息化水平差異大，必須依托政府平臺(tái)各類文件目錄，便于百姓查詢，同時(shí)在政務(wù)主網(wǎng)上設(shè)立專業(yè)檔案(政務(wù)信息)的查詢端口，才能方便百姓查閱利用。各級(jí)政府的主要網(wǎng)頁(yè)應(yīng)成為本區(qū)域的民生檔案服務(wù)的大平臺(tái)。社會(huì)其他企業(yè)事業(yè)單位和高校，其保管的各類房產(chǎn)、人口、車輛、基建設(shè)備、財(cái)會(huì)檔案等，都是利用率較高的民生類檔案，也應(yīng)當(dāng)利用本單位的門戶網(wǎng)站，公開檔案目錄，便于職工方便利用。
民生檔案建設(shè)推進(jìn)舉措
1 分級(jí)制定各類政務(wù)檔案的管理辦法
地方各個(gè)行政區(qū)域要制定專業(yè)檔案的管理辦法，以推進(jìn)本區(qū)域?qū)ｉT檔案建設(shè)，例如2009年6月頒布的《安徽省建立健全農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檔案試行辦法》。由于我國(guó)地域遼闊和各地經(jīng)濟(jì)文化存在差異，制定專業(yè)檔案管理辦法的考慮因素也不相同，必須在省級(jí)及以下行政區(qū)制定專門檔案的管理辦法。最終在全國(guó)范圍內(nèi)出臺(tái)更具權(quán)威性的專業(yè)檔案管理辦法。
《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》的頒布，就說(shuō)明今后在民生檔案的立法工作中，將會(huì)經(jīng)歷一個(gè)從基層區(qū)域立法到省級(jí)區(qū)域的立法，再到全國(guó)范圍的立法過(guò)程。需要各級(jí)民生檔案的歸口管理機(jī)構(gòu)、檔案部門、業(yè)務(wù)單位，做好調(diào)研、分析、草擬、修訂、下發(fā)等一系列工作。
2 積極推進(jìn)民生檔案的體系建設(shè)
民生檔案是政府部門和企事業(yè)單位等涉民單位管理活動(dòng)的產(chǎn)物，不從源頭上抓好涉民單位的專業(yè)檔案工作，民生檔案管理就沒(méi)有基礎(chǔ)，民生檔案工作就難以形成整體推進(jìn)的格局。
民生檔案體系在不同的層級(jí)所包含的范圍并不完全一致。例如省級(jí)行政區(qū)域的民生檔案體系，不僅包括本省的各類政務(wù)檔案，還包括本省范圍的企業(yè)、事業(yè)及個(gè)別所能形成的各種檔案資源。而高校、科研院所等就不可能涵蓋所有檔案門類，只能涵蓋一部分。檔案部門的管理層級(jí)越高，所能形成的民生檔案體系的范圍就越寬；反之，檔案部門的管理層級(jí)越低，所能形成的民生檔案體系的范圍就越窄。民生檔案體系建設(shè)，就是要求各級(jí)政府、檔案部門、企事業(yè)單位按照各自職權(quán)范圍，切實(shí)做好本單位和本行政區(qū)的民生檔案體系建設(shè)。由小單位的體系，—直延伸到本行政區(qū)、乃至省級(jí)、全國(guó)范圍，大體系里面包括許多相互聯(lián)系而又有一定相對(duì)獨(dú)立l生的子體系，這是全國(guó)民生檔案體系建設(shè)的發(fā)展構(gòu)想。
3 大力推進(jìn)基層綜合檔案館的建設(shè)進(jìn)程
我國(guó)基層檔案館組成為：縣(旗、縣級(jí)市、市轄區(qū))級(jí)綜合檔案館，主要收集、保管本縣(旗、縣級(jí)市、市轄區(qū))的歷史檔案，和保管建國(guó)后本級(jí)黨和政府機(jī)關(guān)及其下屬的各個(gè)單位應(yīng)該長(zhǎng)期或永久保存的各種檔案。目前，街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、村委會(huì)等，按規(guī)定沒(méi)有建立綜合檔案館的資格。
目前，一些地方已建立了副縣級(jí)的鎮(zhèn)(開發(fā)區(qū))，這些副縣級(jí)的鎮(zhèn)或者一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)也迫切要求建立相應(yīng)的檔案館(分館)。關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的設(shè)立問(wèn)題，已進(jìn)行了有力探索。2007年1月，東莞市人民政府下發(fā)《關(guān)于同意建立大朗鎮(zhèn)檔案館的復(fù)函》，實(shí)行一套人員兩塊牌子，即在掛東莞市大朗鎮(zhèn)檔案館牌子的同時(shí)，掛東莞市檔案館大朗分館的牌子，業(yè)務(wù)上接受市檔案局指導(dǎo)。鎮(zhèn)檔案館負(fù)責(zé)保存鎮(zhèn)屬各單位及各社區(qū)、村的檔案資料，并對(duì)全鎮(zhèn)各單位、社區(qū)和村的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。2011年4月20日，江蘇省首家鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館—蘇州常熟市古里鎮(zhèn)檔案館開館。2011年11月7日，江蘇省第二家鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館——張家港市楊合鎮(zhèn)檔案館揭牌。
4 依托政務(wù)信息服務(wù)中心做好民生檔案服務(wù)
目前，地方政府一般都設(shè)定了信息服務(wù)中心，許多地方還在基層檔案館內(nèi)成立檔案信息中心(文件中心)，為群眾提供各類民生服務(wù)信息。基層檔案部門，應(yīng)當(dāng)積極配合政府網(wǎng)站，做好政務(wù)檔案信息的收集、整理、工作，同時(shí)在政府信息門戶網(wǎng)站上建立歸檔端口、查檔入口、設(shè)定專門窗口，做好民生服務(wù)工作。
由于民生檔案在線查檔的涉及范圍廣，檔案部門必須做好三個(gè)方面工作：一是編制查檔指南、全宗簡(jiǎn)介，便于查檔者了解本館的具體館藏。二是設(shè)定較為科學(xué)、便捷的查詢檢索項(xiàng)目，便于檢索。檢索項(xiàng)目設(shè)定要考慮到查詢者的習(xí)慣和方便利用。三是查詢結(jié)果顯示便于查檔者閱讀和二次檢索。筆者2012年2月26日查詢了上海浦東檔案館，發(fā)現(xiàn)其“在線查檔”欄目做得非常好，輸入簡(jiǎn)單的查詢匹配詞，就可以查到檔號(hào)、文件名、形成單位、時(shí)間，查詢效率很高，查詢匹配項(xiàng)目設(shè)置非常合理，給筆者留下了非常好的印象。
5 大力推進(jìn)民生檔案數(shù)據(jù)的整合和聯(lián)網(wǎng)工程
民生檔案形成的主體多而復(fù)雜，各個(gè)行政區(qū)域里的民生檔案資源保存于不同的政府部門，給民生檔案資源的共建共享帶來(lái)了一定的困難。要實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享，必須明確民生檔案的歸屬與流向。檔案實(shí)體在業(yè)務(wù)部門保管一定期限后，應(yīng)依法向綜合檔案館移交，綜合檔案館在保存民生檔案方面應(yīng)發(fā)揮主渠道作用。政府網(wǎng)站設(shè)計(jì)中，要考慮到民生檔案數(shù)據(jù)的歸檔和系統(tǒng)共享問(wèn)題，基層檔案館要實(shí)現(xiàn)一站式查詢服務(wù)業(yè)務(wù)。
