鄉鎮檔案室管理制度

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鄉鎮檔案室管理制度范文第1篇

1.相關領導重視程度有待提高

還有相當一大部分領導對于鄉鎮財政檔案管理工作的重要意義缺乏足夠的認識，直接導致對此項工作的不重視。表現為財政檔案管理工作相關的人員配置、硬件投入嚴重不足，致使鄉鎮財政檔案管理的質量和效率低下，缺乏規范性，先進的管理經驗和手段無力或無法實施。

2.財政檔案管理專業隊伍不強

調查表明，鄉鎮財政部門專職檔案管理人員數量嚴重不足，檔案管理專業技能普遍不高。大部分鄉鎮財政檔案管理人員多為兼職，或者由年齡偏大、退居二線的老同事擔任，這些人員普遍存在沒時間、精力和能力學習研究規范管理和操作技能的現場，管理水平和效率低下。

3.硬件投入無法滿足管理需要

由于領導重視程度的差異導致標準化建設硬件建設的差異。相當一部分鄉鎮財政所沒有單設檔案室，或者檔案室面積不達標，甚至存在沒有單設檔案柜使財政檔案和其他文件混放的現象，防火、防盜、防蟲、防腐、溫濕度控制等物品更是投入不足，規范管理失去硬件支持。

4.財政檔案管理制度有待完善

財政檔案管理同樣適用于《中華人民共和國檔案管理法》等一些針對于檔案管理的法規和管理制度，但是作為特殊類型的檔案管理還應該制定符合行業特點、具體的規范管理規章，包括操作規章和考核管理細則等并應嚴格遵照執行，而當前被忽視的恰恰是這些規章的制定。

二、規范和加強鄉鎮財政檔案管理工作的對策建議

1.強化認識，引起重視，營造齊抓共管的良好氛圍

鄉鎮領導對財政檔案管理工作的重視程度決定了規范化管理的程度。財政檔案參與管理人要不斷向主管領導反映規范管理的重要性；上級財政部門和檔案專門機關也要不斷強化基層領導對此項工作的重視，要求必須當成一項政治任務抓好落實；鄉鎮相關領導也要主動加強對財政檔案管理工作重要意義的認知，工作上多過問，經濟上多投入，人員上多支持，感情上多傾注，通過以身作則來帶動周圍干部群眾對財政檔案管理工作的重視。檔案管理員要積極做好本職工作，提高財政檔案管理質量，加強研究，不斷創新，遇到問題向主管領導常請示，勤匯報，需要向上爭取和解決的問題及時申請支援和幫助，以此形成良好的齊抓共管新局面。

2.配齊人員，加強培養，打造過硬的專業人員隊伍

檔案管理人員隊伍建設是鄉鎮財政檔案管理工作的有效保證和必備資源。為提高鄉鎮財政檔案管理工作的整體效率，鄉鎮對于財政檔案管理工作人員要在人員數量上配齊，人員素質上配強，人員管理上規范，人員待遇上傾斜，打造一支數量充足、結構合理、素質過硬、安心工作、善于創新的鄉鎮財政檔案管理人員隊伍，保證鄉鎮財政檔案管理工作走上科學化、規范化、現代化軌道。要配齊配強專職檔案管理人員，逐步實現年輕化、專業化。要通過培訓和學習不斷提高他們適應現代管理需要的技能和本領，不僅要牢牢掌握傳統歸檔管理規程，更要主動適應現代信息技術手段在檔案管理工作中的應用。在評優獎勵上要多向一線傾斜。

3.加大投入，配齊設施，滿足檔案管理的硬件需要

鄉鎮政府對于財政檔案管理工作的重視還要體現在標準化建設上。要加大投入力度，對于財政檔案管理工作在部門財政預算中要有所體現和側重。要保證檔案管理工作人員有獨立的工作環境（裝訂和查閱），要嚴格按照有關規定，按照大于等于標準面積的規格設置專用的檔案室，對于檔案室的其他硬件如防火、防盜、防塵、溫度、濕度、防蟲、防腐等必須的投入要按照標準要求配齊配全，同時對于信息化網絡管理軟件、打印、復印、裝訂、掃描、拍照等必須的計算機、互聯網絡、掃描儀、復印機、照相機等硬件也要加大投入，保證日常財政檔案管理工作的需要。要作出一定預算，用于軟件的更新和硬件設備的日常維護保養和升級換代。

4.完善制度，強化監督，保證規范管理的有效落實

鄉鎮檔案室管理制度范文第2篇

關鍵詞：基層檔案管理；工作創建；開展

中圖分類號：S7

文獻標識碼：A文章編號：1674-9944（2017）17-0149-02

1引言

2015年神農架林區開展社會主義新農村建設檔案工作示范縣創建活動，解決基層檔案管理突出問題，主要解決檔案管理“五有”問題。檔案管理“五有”為：有檔案室、有檔案柜、有檔案、有管理制度、有檔案員。以此解決基層檔案管理物質條件，為基層單位檔案管理逐漸走向信息化、制度化、規范化奠定基礎。經過1年創建活動，順利完成社會主義新農村建設檔案工作示范縣創建活動，基層檔案實現“五有”，檔案管理面貌一新，安全有序，檔案編研利用大幅提高。

2確定檔案創建對象

2015年3月召開了全區檔案工作會，啟動創建社會主義新農村建設檔案工作示范縣活動。林區林業管理局是神農架林區林業管理主管部門，履行森林資源管護職責，實行限額采伐；負責國有天然林資源保護和退耕還林工程等林業重點工程的規劃、設計、實施及管理工作；負責林業種苗、花卉建設及管理；開展林業科研工作，推廣林業科技成果和先進技術；負責護林防火宣傳教育，提高全民的防范意識，落實聯防責任，嚴防森林火災；負責造林、義務植樹、封山育林的組織實施工作等職責。涉及民生項目較多，屬涉農部門創建對象。林業管理局下轄6個林場、8個林站、1個林科所，把他們當作創建主體，解決他們在檔案管理方面的五大突出問題，確保民生檔案的歸檔、利用和安全保管。

3基層創建對象基本情況

3.1基層單位落實檔案管理“五有”

6個林場、8個林站、1個林科所基本落實了檔案管理有檔案室、有檔案柜、有檔案、有管理制度、有檔案員。

3.2基層檔案管理工作態度

大部分林場對檔案管理比較重視，安排有統一的檔案室，購置了檔案裝具，制作了歸檔章、檔號章，檔案員工作態度比較積極。基本都按照新標準，全面規范了2000年以來的所有檔案，檔案整理規范整齊；各林場、林站的天保檔案管理規范有序，各林站林政資源檔案管理也比較規范。

3.3基層檔案管理陳列室建設情況

兩個有條件的林場先行試點，建立了檔案陳列室，實物檔案分類整理編號依次陳列碼放。

3.4基層檔案管理領導態度

在全局檔案工作專題會后，各基層單位迅速行動，積極整改，力度較大。有的林場原檔案室在辦公樓一層，此次按標準，調整二樓領導辦公室予以遷轉。解決檔案室不能在頂層與底層問題，確保檔案保管的安全。

4基層檔案創建活動存在的問題

4.1部分單位部門對檔案工作不重視

（1）有的單位對檔案管理領導過問不關注、工作布置不追查、平時檢查不問責；也有個別單位檔案不整理、不移交，檔案搬家無人監管，打破檔案碼放順序，再整理難度大；有的把檔案室當作雜物間，亂堆亂放，不專業，不整齊，不規范，不衛生。

（2）檔案迎檢工作不重視。有的單位多年檔案不整理，上級檢查請人突擊應付；有的單位態度消極曖昧，不主動與檔案局對接業務，接受監督指導。

（3）檔案收集不全面。部分單位房屋買賣、租賃等重要合同協議沒有進檔案室。

（4）檔案管理制度不完善。基層檔案有專業檔案管理制度，沒有文書分類制度。

（5）不注意重點項目建檔管理。

4.2檔案管理設施、設備差

林場比林站條件好，林站條件差，房子少、人員少、經費無保障，檔案室大多陰暗潮濕，不利于檔案儲存保管。個別單位檔案室與倉庫合用，檔案庫房成問題。也有的單位檔案室設一樓背陰方位，室內又不具備防潮、除濕設備，除濕機（設備）的普及率只有20%，不利于檔案保管。比如，國有林場經濟條件好，辦公場地充足，不存在檔案庫房問題。林站實行預算管理，地處鄉鎮核心區域，地方建設力度大，辦公場所不穩定，經濟條件差，萬事皆靠撥款，檔案庫房嚴重不足，能騰挪一個庫房相當不易。有的林站使用“萬國”品種檔案柜，五花八門。無掃描儀、檔案管理軟件、干粉滅火器、溫濕度計等設施設備。

4.3公文管理不規范

部分基層公文管理不規范，印發公文無送審稿、無領導審簽、無清樣的現象在大量存在，違背公文處理程序。

4.4檔案員隊伍不穩定

基層檔案員均為兼職，專業檔案管理知識欠缺，日常培訓嚴重不足，檔案員專業水平參差不齊。

5如何解決基層檔案創建問題

5.1提高認識，加強領導

利用召開半年工作會議，通報基層檔案管理現狀，指出檔案管理存在問題，并對檔案管理問題提出整改要求，加強基層單位領導，壓實工作任務。把檔案考核作為年度綜合考評的重要內容，重點抓，把握創建工作重要時間節點。要求各單位、科室負責人高度重視，親自過問，親自安排，按照創建要求落實檔案室和工作經費，定期督辦，確保年度驗收。

5.2嚴格標準，規范管理

一是要切實做好檔案的日常收集、整理，對文件資料、照片、錄像帶、磁盤、光盤等，要統一收集、及時整理、妥善保管；二是要提升保密意識，完善檔案借閱管理制度，確保資料完整、齊全、不遺失；三是切實規范涉林專業檔案管理。天保、退耕還林、林改檔案是局檔案示范縣創建工作的重點和年終考核的重點，天保、林政等科室要立即組織集中清理，按照檔案規范化建設的要求，建立目錄柜、張貼標簽，保持檔案室清潔，確保創建規范達標。

5.3加強培訓，提高素質

要求各單位加強檔案業務培訓，舉辦一次檔案業務培訓班，邀請林區檔案局專家授課，現場指導。

5.4選定樣板，榜樣示范

選取一至二個單位作創建示范點，駐點指導，對收集的檔案進行定性歸類整理，建立適合基層林業單位特點的文書檔案分類方案，完善林區國有林場三合一制度，積極開展創建工作。

5.5聯合檢查，深入指導

4月份組織業務人員對各創建單位進行了檢查，采集各單位檔案管理原始狀況信息，掌握基層檔案管理動態，下達檔案檢查通知單，指出檔案管理問題，提出整改方案。7月份邀請林區檔案局深入各基層單位進行了現場指導，及時發現問題，再次提出整改措施，以檢代訓。

6社會主義新農村檔案創建活動成果

林業管理局下轄的6個林場、8個林站、1個林科所的機關檔案室解決了檔案管理有檔案室、有檔案柜、有檔案、有管理制度、有檔案員等突出問題，達到限期目標，機關檔案管理實現數字化管理，檔案管理水平上升到了新的臺階。在年底創建驗收中獲優秀單位?；鶎訖n案通過社會主義新農村建設檔案工作示范縣活動培養1～3名素質較高的檔案員，完善檔案管理基礎設施，檔案保管環境安全，檔案編研利用率提高，充分展示單位形象，發現單位管理軟實力。

參考文獻： 

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鄉鎮檔案室管理制度范文第3篇

合理設置鄉鎮財政所的機構和人員編制

各鄉鎮要規范鄉鎮財政所名稱和人員編制，統一使用“××鄉（鎮）財政所”名稱；重新合理核定鄉鎮財政所的人員編制，確保5名工作人員到崗，從而確保鄉鎮財政所工作的正常開展。

重新界定鄉鎮財政所主要職責

1、負責鄉鎮財政預算管理與執行，保證鄉鎮政權和村級組織正常運轉。2、負責提供和落實農村范圍內公共產品和公共服務，并做好相應的綜合協調工作。3、負責各項涉農惠農補貼項目數據的統計和審核，監督管理資金的合理有效使用。4、負責管理鄉鎮機關財務收支活動，參與建設項目招投標，辦理政府集中采購事項，組織實施鄉鎮和村級財務核算及監督工作。5、負責管理鄉鎮國有資產，實施債權債務監督管理工作。6、負責落實農村綜合改革政策，建立健全防止農民負擔反彈的監督制約機制，保護農民的利益。7、負責新農合參合人員基金的代收工作。8、完成鄉鎮黨委、政府和上級財政交辦的其他工作任務，加強自身建設，提高管理服務水平。

建立健全鄉鎮財政所規章制度

1、完善財政所內部管理制度。建立健全鄉鎮財政所人員崗位職責、行為規范、工作目標及考核獎懲制度，完善鄉鎮財政預決算編制、會計核算、財務管理、資產清查、會計檔案、民主理財、內部控制、政務公開等管理制度。

2、規范財政所工作制度。建立財政支農資金申報、立項、決算、跟蹤問效等事前、事中、事后相結合的監管制度及財政支農資金監管信息通報制度。建立財政各項惠農補貼資金的申報、認定、審核、公示管理制度，促進基層財政工作制度化、規范化、精細化，提高鄉鎮財政干部的執行力。

3、建立工作考評獎懲機制。建立鄉鎮財政所工作績效評價機制、基礎工作考核機制、財政資金落實與業績掛鉤和違法違紀“一票否決”懲罰機制，為確保鄉鎮財政工作完成，提升鄉鎮財政工作質量提供有力的制度保證。

切實加強鄉鎮財政所干部隊伍建設

采取多種途徑全面提高鄉鎮財政所人員的綜合素質，努力打造一支政治可靠、業務精通、廉潔高效、人民滿意的高素質干部隊伍。

夯實鄉鎮財政所基礎設施建設工作

1、加大鄉鎮財政所硬件建設的投入。將鄉鎮財政所基礎設施建設納入經濟社會發展總體規劃，辦公用房采取單門獨院或綜合辦公區中相對獨立辦公，設有辦公室、檔案室、財務室、財政服務大廳，面積不少于100平方米。其中財政服務大廳不少于40平方米，一律柜臺時開放辦公，實行“一個窗口”受理、“一站式”辦結、“一條龍”服務，大廳設有便民臨時休息排椅、飲水機、資金發放明白卡、服務電話。統一配備桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公用品。統一制作室外政策宣傳欄或宣傳牌、電子屏、自行車存放處，做到室內外整潔優美，干凈衛生。財務室安裝防盜門窗，配備保險柜、報警器等。檔案室配有5-8組鐵皮檔案柜，有檔案管理“七方”措施。財政所人員統一制作崗位牌，佩戴胸牌上崗，衣著整潔，語言文明，精神飽滿，服務熱情，堅持原則，廉潔奉公，無違法違紀行為。

2、加快鄉鎮財政所信息化建設步伐。要加快“金財工程”向鄉鎮財政所的延伸，為鄉鎮財政所配備計算機等辦公自動化設備，實現辦公信息化和管理信息化。全面實現鄉鎮財政與省市縣財政信息共享，實現電子記賬、重要制度上墻，設立舉報臺和監督電話。減化辦事程序，提高工作效率。

加強領導，明確責任

各鄉鎮要把加強鄉鎮財政所建設工作擺上重要議事日程，要成立工作推進領導小組，實行鄉（鎮）長負責制，明確專人負責，責任落實到人，盡快全面開展工作。要認真研究和著力解決鄉鎮財政所建設中的實際問題，積極為鄉鎮財政所建設創造良好的環境和條件。各鄉鎮的領導小組名單務于2010年9月15日前上報縣財政局。

制定方案，加強督導，務求實效

各鄉鎮要結合實際，制定加強鄉鎮財政所建設的工作方案。認真研究分析鄉鎮財政所的基本現狀，縣財政局對不同類型、不同規模的鄉鎮財政所規范化建設分類指導，2010年確定新馬頭鎮和香城固鎮兩個鄉鎮財政所為標準化建設試點，試點鄉鎮要嚴格按照示范點規范化標準要求必須在11月底前達標。其它鄉鎮也要認真謀劃，制定精細、科學實施方案予以推進，但必須在2011年底前完成財政所標準化建設任務。各鄉鎮的實施方案于2010年8月30日前上報縣財政局。

鄉鎮檔案室管理制度范文第4篇

1. 鄉鎮基層衛生院檔案管理現狀

在鄉鎮醫院實際的醫療檔案管理工作中，運用 OA 辦公系統管理檔案的基本沒有，還是采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發，并且往往都缺乏對檔案管理工作的重視。醫療檔案的形成和管理都存在著種種弊端。以筆者走訪的湖北省十堰市鄖縣青曲衛生院為例: 醫院主要以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。醫院現行的醫療檔案工作人員的現狀是沒有專業人員負責，檔案管理只是由設在信息管理科的綜合檔案室負責。綜合檔案室也只是承擔病歷的收集管理，檔案未歸類，從事該項工作的人員也不是檔案管理的專業人員，根本不能滿足檔案管理的需要，也不適應新形勢下的檔案事業的發展。

2. 鄉鎮基層衛生院檔案管理存在的問題

現在中央下大力氣加大對農村醫院的建設力度，提高廣大農民就醫水平。但相應的監管措施和考核辦法還未跟上，尤其是新型農村合作醫療制度實施以來，鄉鎮衛生院患者數量大增，醫療文書檔案量也隨之增加。但由于到目前為止，農村醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度和標準，導致鄉鎮衛生院在管理中也存在很多問題，在一定程度上比較嚴重地制約和阻礙了醫療衛生事業的發展。

2. 1 隨著科學技術的進步、社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，由于沒有統一的管理標準和模式，醫院都根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理［1］。

2. 2 檔案管理的無序化，造成新型農村合作醫療的管理漏洞。

2. 3 檔案管理意識薄弱，檔案利用效率較低。

2. 4 檔案管理制度不健全、管理范圍不明確，檢查督導考核不落實。

2. 5 醫院檔案管理水平不高，現代化手段滯后，檔案專業人員素質參差不齊。

2. 6 檔案管理尚未與醫療業務建設同步規劃、同步發展。

3. 加強農村醫院檔案管理的對策

在對鄉鎮衛生院走訪中，筆者還了解到，在大部分鄉鎮醫院的近期和遠期規劃中，對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展，軟硬件設施都跟不上。一方面，檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。另一方面，管理技術的滯后，設備與方法的滯后，也制約了檔案事業的發展。因此，醫院必須正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求，建立與之相應的科學的檔案管理體系。具體得從以下幾個方面著手:

3. 1 加強對《檔案法》的學習，特別是增強醫院干部職工的檔案意識，特別是增強領導干部的檔案管理意識，學習有關病案的法律。領導重視是做好醫療檔案管理工作的前提，病案是處理醫療糾紛的依據。由于鄉鎮衛生院對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高，所以要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。

3. 2 重視醫院檔案管理，促進檔案建設與業務建設同步發展。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。在制定中長期規劃中，新農合醫院應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。

3. 3 理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。新農合醫院通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。檔案管理工作要保持相對獨立性，同時也要協調好與各部門的關系。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

3. 4 重視人才引進和培養，提高檔案工作人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，開展繼續教育，積極鼓勵和支持檔案管理人員參加各類培訓，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，全面提高檔案管理人員素質，

3. 5 制定相應的考核制度。檔案管理工作是醫院管理中的薄弱環節，醫院應將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領導管理，使醫院檔案管理工作更上一個臺階。

4. 討論

醫療是醫院工作的重心，醫院管理的重點是如何提高醫療技術水平，為患者提供優質服務，創造更好的社會效益和經濟效益［2］。醫療檔案是患者在就醫過程中，由醫務人員對有關患者疾病的發生、發展、變化的過程，患病原因分析、診斷、鑒別、診療過程，檢查，效果等醫療活動的原始系統記載。它是醫療信息的主要載體，是醫療、教學、科研的第一手重要資料，是醫院醫療質量及質量控制檢查和考核的依據，也是處理醫療糾紛舉證倒置的有效證據，更關系到人民的身體健康和醫學的科學發展。隨著現代醫學和醫院管理制度的不斷發展和完善，以手工作業為主要形式的傳統醫療檔案管理模式必將產生重大的轉變［3］。

鄉鎮檔案室管理制度范文第5篇

 市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：

按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。

2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。

4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。

2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。

2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業建設

（一）相關制度

為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。

3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。

2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統計

1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。

2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。

3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。

4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。

2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。

3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前為止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。

特此報告

自查評分表

 

 

                      重慶市xxx區社會保險局