檔案綜合管理分類方案

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檔案綜合管理分類方案范文第1篇

二十世紀八十年代末期開始，按照國家、省檔案局的有關規定，市縣檔案行政主管機關以開展檔案目標管理達標活動為主要手段，督促指導各機關、企事業單位在加強檔案行政管理、規范檔案業務、改善保管條件、開發檔案利用等方面進行整改提高，實現檔案室工作的規范化、制度化建

設。多年來，經檔案行政主管機關和有關市縣級單位的共同努力，大多數單位通過了檔案目標管理等級標準驗收，全面提高了機關、企事業單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價值大、整理質量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅實基礎。

然而，我們也應清醒的看到，近年來，機關、企事業單位檔案工作的鞏固發展情況并不令人樂觀。從臨滄市、縣級單位檔案工作現狀看，新情況不斷發生，老問題又恢復重現，新老問題交織在一起，給檔案室工作的向前發展造成了嚴重障礙。主要表現在：少數單位檔案法制意識淡薄，不依法履職的現象在一定范圍內不同程度存在，檔案管理混亂的落后狀況得不到及時改變；部分單位檔案目標管理達等級標準成果不能鞏固發展，檔案業務建設出現倒退，不能按時完成年度歸檔，檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格；新領域、新單位的組織者或當事人，不明白怎樣建立并開展檔案工作，單位成立初期，文件材料收集不齊，檔案管理混亂現象較普遍；一些單位隨著機構、人員的調整變更，沒有及時配備檔案人員，檔案工作出現了斷層現象。

針對上述存在問題，究其原因可能很多，但歸結起來，主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑，沒有堅持依法治檔，無章可循，無徑可行而造成的。突出表現在責任不落實，無人具體管；任務不明確，不知怎么做；檔案專業技能欠缺，做不好。因此，把握開展檔案工作基本途徑，堅持依法管理，認真做好檔案室工作是對各立檔單位的客觀要求。

二、做好市縣級單位檔案工作的基本途徑

確保市縣級單位檔案工作的持續穩定發展，涉及的具體工作內容雖然很多，但是，萬變不離其宗，只要牢牢把握住開展檔案工作的基本途徑，其他問題就能迎刃而解，抓住了關鍵環節，檔案室工作就會得到鞏固發展。經多年的工作實踐總結，筆者認為，做好各單位檔案室工作的基本途徑就是：建立健全檔案工作體制，堅持依法辦事；明確職責任務，切實履行職責；掌握業務技能，規范檔案管理。

（一）、健全檔案工作體制，堅持依法辦事

建立健全機關、企事業單位檔案工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。當前一些單位檔案工作不能正常開展，最關鍵的一點，就是隨著單位領導和檔案人員的變更，檔案管理網絡人員沒有及時調整充實，出現了無人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設，發揮不了職能作用。各級各立檔單位必須提高檔案法制意識，依照檔案法律法規，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開展。

《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規定：國家機關、企事業單位應設置檔案機構和配備檔案人員，負責管理本單位的檔案，并對下屬單位的檔案工作實施監督指導。健全機關、企事業單位檔案工作體制，實質上就是成立檔案工作機構，明確檔案工作有領導分管，有專人具體負責，這種管理體制的形式，就是要成立并健全各單位的綜合檔案室，發揮其管理職能作用。多年檔案工作實踐告訴我們，在各立檔單位內成立綜合檔案室，明確單位分管領導，確定綜合檔案室主任和檔案人員，并根據內設機構情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網絡，是符合當前檔案室工作實際的。綜合檔案室負有集中統一管理本單位檔案和監督指導所屬單位檔案工作雙重職能，既要對本單位全部檔案實行統一管理、統一制度、統一標準。又要切實監督指導好下屬單位的檔案工作。

在健全檔案工作體制的基礎上，要堅持依法管理，實現檔案工作的“有法必依，執法必嚴、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續穩定發展。各單位堅持依法管理檔案工作，主要是體現在制定并認真執行檔案工作制度，用制度保證各項具體任務的順利完成。一般機關、企事業單位，應建立并落實好檔案管理網絡人員崗位職責、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。

（二）、明確職責任務，切實履行職責

根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《云南省檔案條例》有關規定，機關、企事業單位檔案機構履行下列職責：“貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策，建立健全本單位的檔案工作規章制度；指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；監督指導所屬機構的檔案工作。”國家對各級各立檔單位的檔案工作法定職責是十分明確的，關鍵是要認識到位，依法履職。

按照國家有關規定，機關、企事業單位要進一步明確在檔案管理方面的職責任務，增強責任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網絡人員的具體職責任務，便于監督、檢查、落實。首先要明確單位分管領導的職責，主要從加強領導，把檔案工作納入 計劃和議事日程，創造工作條件，督促檢查落實上加以規定。其次要明確綜合檔案室主任的職責，主要從組織學習檔案法規和業務標準，督促收集歸檔工作，對本單位檔案工作實行統一領導、統一制度等進行規定。第三是要明確檔案人員的職責，主要從統一管理本單位全部檔案，統一檔案業務標準，組織開展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質量，業務建設規范化、積極提供利用等進行規定。只有任務明確，職責分明，檔案管理網絡各崗位人員各負其責，認真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續穩定發展。

（三）、掌握業務技能，規范檔案管理

市縣級單位在健全工作體制，明確職責任務的基礎上，關鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業技能，結合單位實際，切實做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區市縣級單位實際出發，面對檔案專兼職干部新手多，業務生疏，開展檔案工作難度大的狀況，綜合檔案室檔案人員，在學習掌握檔案工作標準的基礎上，應把握并做好三個環節的關鍵工作。

1、制定好全宗內檔案實體分類與保管期限劃分方案。樹立起統一管理全宗內各類檔案的觀念，結合單位實際制定出一個科學、適用的檔案分類及保管期限劃分方案，規范全宗內各類檔案實體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構成情況，分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案，基本方法是：

第一，分清檔案門類。就市縣級單位一般情況看，檔案門類主要有：文書、會計、科技（基建）、音像、實物、職工檔案。少數單位還有專業（業務）檔案。第二，對每一門類檔案進行分類，合理設置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業務類（體現主要職能特點的類別）。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每一門類檔案的類目之下，細分出歸檔范圍條款。第四，對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項目內容以表格形式制作出來，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例：

某單位檔案分類及保管期限劃分方案

檔案

門類

類目

歸檔范圍條款

保管

期限

一

文

書

檔

案

┊

略

綜

合

類

┊

略

1.本單位年度工作計劃、總結、統計表。

2.本系統下屬單位年度工作總結、統計表、重要報告。

3．有關行政主管機關普發的就業、勞動保障、獎懲、工資政策規定。

┊

略

永久

長期

短期

二

會

計

檔

案

┊

略

會

計

憑

證

類

┊

略

1.本單位會計原始憑證、計帳憑證、傳票匯總表。

┊

略

15年

一個立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案，是指導并規范本單位各類檔案歸檔整理的重要業務文件，它能使檔案人員在從事檔案工作時，一目了然的進行對號入座的歸檔整理，便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準確、確保歸檔質量的要求，從而保持檔案業務規范化建設的連續性。檔案分類與保管期限劃分，根據不同的檔案門類，國家檔案行政主管機關和專業主管機關有不同的規范要求，要結合實際選擇參照標準。值得注意的是，企業檔案分類還要參照《工業企業檔案分類試行規則》。

2、依照檔案分類方案和相關業務標準，開展認真細致的歸檔整理工作。在堅持遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標準和分類方案，對各類歸檔文件材料進行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統計、上架等的規范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應用好如下的規范標準，即：文書檔案整理執行《歸檔文件整理規則》；會計檔案整理執行《會計檔案管理辦法》；科技檔案整理執行《科學技術檔案構成的一般要求》；音像檔案整理執行《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》；電子文件歸檔整理執行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》，等等。

同時，各立檔單位上一年度文件歸檔整理，必須在下一年的6月底前完成，并向同級檔案行政主管機關報送歸檔情況。檔案室工作年度考核檢查必須達到合格。真正建立起管理科學、業務規范、保管安全、方便利用的檔案室工作。

檔案綜合管理分類方案范文第2篇

2004年5月，安徽省在和縣開展檔案資源整合試點。到2005年10月，和縣交通局、建設局、房產局、國土資源管理局等部門先后向和縣檔案館移交了各自形成的專業檔案。同年11月30日，省委、省政府在和縣召開檔案管理模式改革現場會，向全省推廣和縣做法。此次會議將“檔案資源整合”定名為“檔案管理模式改革” (本文統稱“模改”)。隨后，省委、省政府辦公廳聯合印發了《安徽省檔案管理模式改革方案》 (以下簡稱《方案》)。《方案》明確了改革的總體目標，即從2006年起，用2到3年的時間，在全省范圍內建立起“歸屬明晰、運轉協調，門類齊全、結構合理，管理科學、服務高效”的國家檔案資源管理新模式。圍繞這一目標，《方案》將整合資源、創新體制、強化服務確定為改革的三項任務。

《方案》的實施取得了多方面成效。第一，國家綜合檔案館館藏得到豐富和優化，從已開展“模改”的縣(區)來看，國家綜合檔案館館藏數量平均增長了5倍，專業檔案與文書檔案的比例由原來的1:6變成6:1。第二，檔案利用量大幅增長。僅2006年，“模改”后的國家綜合檔案館接待查檔人次和提供檔案數量就分別比2005年增長了4倍多和5倍多。第三，加快了國家綜合檔案館建設的步伐。專業檔案的大量進館，促進了國家綜合檔案館的新建、改建和擴建工作。2005年以前，安徽全省每年新開工建設的國家綜合檔案館不超過5座。2006年，新開工建設的國家綜合檔案館達到10座，總建筑面積3萬平方米，總投資3000萬元。2007年新建檔案館數達到17座，總建筑面積近7萬平方米，總投資9460萬元。第四，管理成本大幅下降。專業檔案由國家綜合檔案館集中保管，改變了原來多頭建館、重復投入、重復設崗等情況，管理成本由此大幅下降。第五，管理水平顯著提高。“模改”后的專業檔案管理普遍實現了規范化，杜絕了原先由散存導致的散失、散亂現象。

同時，安徽的“模改”也在全國引起強烈反響。過去兩年，計有30多個省、市、自治區以及副省級市、計劃單列市的檔案部門領導率員到安徽考察“模改”。甘肅等地借鑒安徽做法，開展了頗具聲勢的檔案資源整合工作。

涉檔法律法規對于“模改”的制約

“模改”的主要目的是理順關系，確立檔案管理、利用新體制。從安徽的實踐來看，新體制的核心內容有兩點：一是變專業檔案的分散保管為國家綜合檔案館的集中保管；二是變檔案行政管理上的各自為政為檔案行政部門的一家主管。前者事關物權，后者涉及職能，二者的任何變更和調整，都應建立在法律的基礎上。但從目前來看，則缺少這一基礎。

《中華人民共和國檔案法》第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”對于“中央和縣級以上地方各級各類檔案館”，作為部門規章的《全國檔案館設置原則和布局方案》將其分為三類，即各級國家檔案館、部門檔案館、企事業單位檔案館。對于“各級國家檔案館”，《全國檔案館設置原則和布局方案》又將其細分為綜合檔案館和專業檔案館。同樣，經國務院批準的《科學技術檔案工作條例》也明確要求“國務院所屬的各專業主管機關，根據需要建立專業檔案館，收集和保管本專業需要長期和永久保存的科技檔案”。機構是管理體制的依托，機構形式決定著管理職責。檔案館的“分類”設立，由此決定了專業檔案的部門所有和分散保管。

以上是“分割”，再看“分治”。

按照《中華人民共和國檔案法》規定，檔案工作應由檔案行政管理部門主管。但是，同樣作為法律的《中華人民共和國城鄉規劃法》則另有規定，即“建設單位未在建設工程竣工驗收六個月內向城鄉規劃部門報送竣工驗收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉規劃部門責令限期補報；逾期不報的，處1萬元以上5萬元以下的罰款”。所謂“逾期不報”，用檔案界的行話來說，就是“逾期不歸檔”。對此行為， 《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規定，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予處罰。 《中華人民共和國城鄉規劃法》卻將這一行為的處罰權授予城鄉規劃部門。按照法律規定，同一地區的同一行政行為，只能有一個執法主體。顯然，這里出現了兩個執法主體，由此造成了檔案行政管理的“分治”。類似“分治”規定在《建設工程質量管理條例》等法規、規章中同樣存在。

由上可知，目前在檔案管理體制上存在的“分割”、 “分治”現象，均于法有據。不同的只是前者為法律法規的統一規定，后者系法律法規的相異規定。但不管是前者還是后者，都對“模改”形成了制約。

在安徽，“制約”的主要表現是少數省直部門依據于己有利的涉檔法律法規，堅持“分割”，堅守“分治”，不為“模改”所動。有的部門甚至采用下發文件、召開會議、開展專業檔案執法檢查等方式，要求市、縣專業主管部門依法加強專業檔案機構建設，進一步履行對專業檔案的行政管理職責。少數省直部門的阻拒和背行，使市、縣一些專業主管部門處于兩難境界。究竟是按《方案》行事，還是照上級業務主管部門的要求去做?按《方案》行事，必然會開罪于上級業務主管部門。弄得不好，還會受到通報批評。實際上有的縣(市)的專業主管部門由于參與“模改”已經受到通報批評；反之，照上級業務主管部門要求去做，強化“分割”、“分治”，又與《方案》規定不符。“兩難”引發猶疑，猶疑造成觀望，最終影響“模改”推進。事實也是這樣。由此可見，法律規定的不一致和一些內容的缺失，對“模改”的制約不僅是認識上的，更是實踐中的。

檔案綜合管理分類方案范文第3篇

一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心20*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《20*年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《20*年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。

檔案綜合管理分類方案范文第4篇

關鍵詞：建筑企業 企業改革 二次開發 信息化建設

中圖分類號： C29文獻標識碼： A

近年來，信息化已成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。然而許多中小型建筑施工企業的信息化建設仍停留在表層，特別是許多中小型企業仍在發展、改革期，企業管理體系、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用仍未形成高度標準化、規范化，同時缺乏對信息化建設及建筑施工各業務專業均熟悉的專業人才，若直接引進基于成熟大型建筑施工企業設計成型、動輒上百萬元的建筑施工綜合項目管理信息化系統，不僅需要在一開始就投入大量人力物力去進行需求調研、業務梳理，而且往往因系統與企業的管理模式不一致導致水土不服、舉步維艱；另外又因為該類系統缺乏大幅度優化及變更的靈活性，在企業日后的改革中跟不上改革的變化需求，反而成為企業改革的絆腳石。

2013年，陜西宏遠建設（集團）有限公司技術信息中心通過提出“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的創新方式，即“在分層次階段進行業務情況及需求調研、業務流程梳理的同時，通過自行二次開發設計出各種量身定制的業務功能解決方案，并不斷在方案實施的實踐中與業務管理同步進行優化”的方式，使信息化辦公系統建設與企業管理改革相互促進、同步優化、逐步完善，保證了信息化建設的順利開展。一年內從零開始，以“小步快跑”的理念，迅速實現了集團的機房服務器、局域網、行政辦公業務、項目管理業務及項目成本管理等信息化建設。并在信息化建設進程中，推動各部門業務流程審批及管理制度規范化、標準化、形象化，業務審批職責及操作明確化、具體化，業務管理數據化、網絡化及統計分析專業化；積極促進跨部門業務流程的整合及協同，推動管理體系、業務流程的環環相扣、層層閉合，使企業內部信息、溝通更透明，各業務決策、管理更高效，為集團進一步推進精細化管理打下堅實基礎。

圖1陜西宏遠建設集團協同辦公系統登陸界面

一、信息化辦公系統軟件平臺的選擇

為實現企業“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的信息化建設思路，合理選擇信息化辦公系統軟件平臺是關鍵的第一步。選擇的要點是：

1、企業能自行定制表單、流程：表單和流程管理是業務管理的基本核心，而隨著業務管理的不斷優化，表單和流程的信息化方案變更是非常頻繁的，因此企業必須能夠自行定制、修改及優化表單、流程，而不依賴于軟件公司的技術服務支持，確保信息化方案能最真實反映企業自身的業務管理理念及需求，并以最快速度將方案試運行及同步優化；

2、企業能自行利用流程表單產生的數據實現基本的統計分析：通過信息化系統定制的表單及流程，使業務管理信息數據化、網絡化，并根據設定自動分類、積累，其價值在于利用流程表單產生的數據實現基于二維數據結構的統計分析，提高業務管理的精細化；

3、定制的表單、流程能實現跨部門業務流程的整合及協同，如流程之間的相互觸發、數據信息的交互，以便推動業務流程、管理體系的環環相扣、層層閉合；

4、因中小型建筑施工企業的人員普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系統軟件必須是容易上手的操作界面及方式。同時要求信息化系統的管理及方案定制是基于模塊化、圖表化的平臺，以降低對信息化管理人員的軟件編程能力需求。

二、通過推行行政辦公業務，培養使用信息系統的概念及習慣

有許多企業在信息化系統建設的時候，急于求成、希望一步到位，要求在建設初期即完成所有業務的信息化方案的制定，這是很不合理的。因為企業推行信息化的初期，企業的管理決策層、業務部門管理人員，甚至企業自身的信息化建設管理團隊，對信息化系統建設的概念、所采用的信息化系統的認識仍很模糊；而許多企業此時的管理體系、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用仍未形成高度標準化、規范化，因此這時候定制出來的業務流程信息化方案對企業來說，往往缺乏可操作性、可實施性，而且大部分僅僅是把紙張工作變成電子化而已，未能真正體現信息化建設對業務管理提升促進功能。

因此，信息化系統建設初期的關鍵任務是通過逐步推行一些企業內部各部門通用、操作頻繁、流程已相對清晰明確的日常行政辦公業務，實現一些基本的統計分析功能；并結合多輪專題培訓、跟進優化、跟蹤指導，使企業上下掌握信息化系統的基本操作，提高信息化使用技能，初步認識信息化系統、協同工作及其便利高效的概念，接受并認可信息化系統建設。如2013年3月，宏遠集團技術信息中心首先在集團總部推行如請休假及考勤、費用報銷、差旅費報銷、付款申請等業務流程，大大減少了各級人員在辦理這些業務時拿著單據到各部室找人、等人簽字的情況，使信息化建設在建設初期即建立了良好口碑及群眾基礎。同時培養大家“按信息化系統流程辦事”的習慣、建立基于表單及流程管理業務的思想，使各級人員在隨后參與更深層次的業務流程與信息化辦公系統協同結合、創造管理新模式的企業改革成為可能。另外通過這些過程使企業自身信息化管理團隊對所采用的信息化系統的各種界面、功能及局限，軟件的設計思路有深入了解，并能在下一步定制業務管理的信息化方案時充分利用信息化系統軟件平臺的各種功能。

三、“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”

綜合項目管理是建筑施工企業信息化建設的核心，涉及招投標、合同、資料檔案、質量、安全、進度、造價、物資、設備、收入、成本、人力資源等多方面的業務。要實現所有業務的全部功能，就要求各業務表單、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用已經達到一定的標準化、規范化；要實現數據的統計分析，就要求對業務數據、信息的結構、分類方法是明確的；要實現各業務流程、管理體系的之間環環相扣、層層閉合，就要求各表單、流程之間的邏輯因果關系、數據交互需求是明確的。顯然，在推行綜合項目管理信息化系統的初期，要企業先梳理并解決這些問題再行整體定制綜合項目管理方案是難以實現的。

然而自2013年4月起，宏遠集團技術信息中心通過“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的方式，實現了對上述難題的分散化解，在短短半年內即建設完成并成功推行實施了招投標聯系申請及登記、合同審批及登記、項目施工組織設計、專項施工方案、項目人員及專業工種的資質審批、現場質量安全隱患整改發放-回復-驗收-評分、工程進度管理、工程款及工程費用收支、精細化項目預算-成本-物資-資金管理等業務功能，其該解決方案的核心設計理念包括以下三方面：

圖2陜西宏遠建設集團項目管理業務示例

（一）、建立工程項目的信息數據檔案，作為業務流程的數據信息交互中介平臺

傳統的綜合項目管理實施方案，采取流程與流程直接關聯來實現流程的閉合及數據的交互，這就要求在建立項目管理實施方案時必須嚴格按照各業務流程的上下游邏輯關系，逐個梳理及定制方案（如先要實現了投標申請流程、才能實現有開標及中標登記、然后是合同會審、合同登記等）；也因此在推行一個業務流程時，不僅要求該流程的所有上游流程都已經定制并推行，并且要將所有上游流程的實際業務數據都整理、補充錄入系統完畢，該業務流程才能在使用時有相應的流程表單關聯或數據進行調用，否則無法投入使用。而業務流程的梳理、信息化方案的定制及優化是往往無法一步到位的，一旦在已經完成上游業務流程定制及大量人力進行數據錄入后，在下游業務流程定制時才發現上游業務的流程、數據信息結構、分類存在問題或者有優化空間時，就會出現需要從問題業務流程開始往后重新定制所有流程并重新錄入所有相關流程數據的尷尬局面，而且也嚴重打擊了相關業務人員配合信息化建設的積極性及信息化管理人員對于不斷優化業務方案的主動性。

宏遠集團技術信息中心在建設綜合項目管理信息化業務功能的一開始，首先確定有哪些信息、數據是綜合項目管理的各核心業務流程都需要用到的、并作為關鍵信息數據在核心業務流程之間交互的（如項目名稱、項目編號、項目經理、工程合同價格、合同工期、分公司、地區等），迅速組織相關信息數據的首先發起部門（經營部）整理相關信息的清單、與其他部門統一信息數據的分類及編碼標準及規范，并完成核對。然后以此清單為依據，在信息系統上建立工程項目的信息數據檔案，作為隨后定制推行的所有項目管理業務流程的數據信息交互平臺（即信息數據寫入保存及調用讀取的底表），并隨著業務流程及數據結構、分類標準的逐個梳理、定制及不斷優化，不斷將需要跨業務交互的數據信息項目在整理形成標準化、規范化后逐步增加至項目檔案的樣表中。

這種以項目檔案為業務流程之間的信息數據交互的中介平臺，并將同一項目的不同業務流程通過項目檔案進行中介關聯閉合的方式，使業務的梳理及信息化方案的制定僅僅需要根據流程與項目檔案表的數據交互關系的梳理明確來制定，因此企業可以根據自身需要及標準化、規范化程度，優先選擇核心業務來逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用時，可以直接由各業務流程的使用者，在第一次發起某個項目的某個流程表單時，在發現當前表單讀取該項目檔案中缺少相關數據信息記錄時，才進行該項目的相關缺失數據信息整理并填寫至該業務表單中，再由該表單寫入對應項目的檔案中，并在下一次其他業務流程調用時由其他業務人員進行核對確認的方式。若在方案投入使用后，對方案重新定制優化，則僅僅需要在項目檔案樣表修改或增加數據信息項目，然后在實際使用并調用項目檔案數據信息時，再行按需實時補充即可。這樣就實現了分散式業務數據的梳理并健全完善各個項目檔案上不同業務所需保留利用的交互數據信息，這樣就避免了在每個業務推行開始就要求相關部門投入大量人力進行數據梳理及整理的尷尬。

（二）、充分發揮信息化管理優勢，定制高度信息化的業務表單及流程

在各業務表單及流程的梳理及方案制定時，更需要充分利用信息化系統的顯示方式多元化、流程管理智能化、數據處理自動化等優勢，深入定制業務管理功能。比如在施工質量安全管理中的隱患整改業務功能中，宏遠集團技術信息中心將傳統的現場質量安全隱患整改要求單、隱患整改回復單、隱患整改驗收單整合在一張隱患整改單上，確保整改要求、回復、驗收各環節的一一對應及閉合；通過圖文并茂方式增強隱患整改各階段信息描述的具體性及針對性；通過預先制定流程判斷，使表單根據表單中的項目部信息，將隱患整改自動發放至對應項目現場質量、安全責任人賬號，并根據隱患整改信息是否完畢，符合要求自動判斷是否允許提交回復；通過預設列表選擇的方式進行隱患嚴重程度、隱含整改落實情況的信息錄入，及自動計算項目月檢得分，加強了月檢評分制度及項目之間比較的客觀性及有效性。

圖3項目管理業務：隱患整改管理示例

2013年7月，為配合集團試點精細化項目管理需求，宏遠集團技術信息中心設計并開發了精細化項目成本管理業務解決方案，該方案同時實現了工程款收入及支付、項目費用付款及報銷、項目資金管理、材料工具設備進出場、出入庫、使用消耗、及盤點等精細化管理所需的表單審批及登記流程。

圖4精細化項目成本管理方案

檔案綜合管理分類方案范文第5篇

（一）區分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業務工作。實現檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經歷的首要環節。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規定，區分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現實的價值關系，檔案價值才得以真正實現

（二）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系

在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。

二、不斷規范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，便于系統地提供利用，而且對將來館室的系統化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環節，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發文件進行登記，保證本單位主要文件的系統齊全。本單位發文，應編號發出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業務技能，檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設作為深化本單位工作、推進業務機制建設和全面提升內部管理水平的基礎工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規定做好文書檔案保管期限表，結合實際完善本單位的文書檔案管理規定，確保文書檔案管理規范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規范有序、調閱快捷方便。第三，注重規范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結合電子設備進行操作，確保檔案規范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規范性。