文檔管理解決方案

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文檔管理解決方案范文第1篇

1現階段人事檔案管理存在的問題

人力資源管理的目的是有效運用人力資源以實現醫院的預定目標。人事檔案工作是醫院人事工作的重要組成部分，人事檔案是醫院有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是真實反映職工全貌，反映職工個人歷史的憑證和依據。是選賢舉能，知人善任，歷史地、全面地考察、了解和正確選拔人才的重要依據，目前醫院人事檔案管理要落后于醫院其他方面的建設和發展，它不僅僅表現在管理形式的落后，更表現在管理手短上的陳舊。主要表現在以下幾方面：

1.1手工歸檔，費時費力。

醫院人事檔案按照類別來分可分為三種，人事檔案、科技檔案、工資檔案，人事檔案主要記載個人經歷、政治思想等方面的材料，科技檔案記錄的是專業技術人員開展科研、新技術新項目的應用、職稱晉升等方面的內容，工資檔案則反映的是職工工資及福利歷次變動的情況，所以現行的人事檔案管理存在著“多頭分散”的管理現象，為管理帶來了困難，在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作。相對較為耗費人力、物力，而且所形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統化和標準化管理。

1.2管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用。

人事檔案管理過多的注重保管而對人事檔案的開發利用卻相對不足，而且需要場地和保管器具較多。面對大量的檔案卷宗，存檔成為一個重要的問題，也會受到保管器具和場地的制約，無形中增大了開支和成本。同時對人事檔案的頻繁查閱勢必會造成磨損和意外的丟失，這是不容忽視的一個重要問題。

2利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務

2.1信息技術在人事軟件上應用的可行性分析：

信息技術，術語上講就是關于信息的產生、發送、傳輸、接收、變換、識別、控制等技術的總稱，是在信息科學的基本原理和方法的指導下擴展人類信息處理功能的技術。

加強人事檔案管理的信息化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容進行融合，這樣既可以優化人事檔案信息也有利于人財物的節約。數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎。也是未來信息化利用發展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發。表現在技術、實踐、經濟上的可行性，信息技術的研究始于20世紀90年代中期，如今已經成為當今信息技術研究的一大熱點，國內涌現了大批人事管理軟件，許多行業也積極參與相關的技術研究。實踐上也具有可行性，計算機在人事檔案上的管理有許多應用的案例尤其是人事軟件近幾年取得了一定的進展。經濟上的可行性，目前大部分的醫療行業都已經開始了信息化的建設，人事軟件把已有資源進行整合充分發揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能，這在經濟效益上為人事軟件技術的應用提供了可行性。

2.2提高人事信息軟件對人事管理的作用，為醫院發展提供人才信息服務：

對人事檔案的利用更加引發人事檔案管理深層次的變革，傳統的人事檔案是以手工與紙質管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而計算機管理檔案是協作的、開放的，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行人事檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在人事檔案管理領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給人事檔案工作注入生機和活力，能更好地適用人才的發展趨式。

文檔管理解決方案范文第2篇

【關鍵詞】檔案管理；檔案收集；檔案保管；聲像檔案

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-0278(2012)05-194-02

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、文化、教育、軍事等活動中形成的、有保存價值的、以音響和形象等方式為載體，并輔以文字說明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽檔案。① 聲像檔案是在現代技術產生的新載體材料上傳播信息的，它依賴于先進的科學技術和快速的傳送手段，時間感和空間感比較強，這是一般檔案難以具備的。聲像檔案主要包括照片檔案和錄音、錄像檔案，它是國家全部檔案的重要組成部分。然而，目前聲像檔案管理中存在著諸多問題影響著檔案管理的整體水平，聲像檔案管理存在收集渠道不暢，歸檔不完整、保管條件差、管理混亂、管理制度不健全、利用效率低、管理人員素質不高等問題，因此采取有效的對策解決問題刻不容緩。

一、聲像檔案管理中的問題

（一）聲像設備管理混亂

隨著檔案工作的逐步完善，許多單位購置了聲像設備，但缺乏健全可行的設備管理制度，致使聲像設備沒有更好的發揮作用。聲像設備管理中存在三個方面的問題。第一，聲像設備管理存在無制度，無手續的問題。有的單位沒有制定聲像設備管理制度，借用設備沒有手續，使用人員頻繁變動，借出的設備沒有借用登記簿記錄，導致設備丟失或形成的聲像資料不知道反映什么主題，甚至無從查起。第二，重要會議、事件無人錄，錄制的聲像資料無人管。有的單位聲像設備無人會用，重大會議或事件沒人錄制，聲像設備成了擺設。有的單位聲像資料沒人管，散亂不集中。第三，想用時找不到，找到的已損壞。有的單位沒有專門的聲像設備室，由于受潮等原因造成聲像設備性能降低，聲像資料利用不大。聲像設備管理混亂，造成設備難以發揮作用，進而影響聲像檔案的形成。

（二）聲像資料攝錄人員素質不高

有些單位受資金人力都有限，攝錄人員缺乏專業知識和專業素養，致使在重大活動、重大事件上攝錄形成的聲像檔案價值不大。分析看來影響聲像檔案價值的原因如下：第一，偏遠地區的有些單位，單位效益不好，受經濟條件的限制購買不起優質的聲像設備，只能購買價位較低的聲像設備。這樣導致的后果是攝錄形成的聲像資料可能圖像聲音效果差，保存利用價值也就不大了。第二，有些單位人員少部門小，一般不會花錢聘用專業的攝錄人員完成重大事件的攝錄工作，需要時隨便派個人去攝錄。

（三）聲像檔案管理制度不健全

1.聲像檔案管理工作開展得好壞，關鍵在于是否有健全易行的管理制度

有的單位聲像檔案管理的無章可循，聲像檔案散亂不集中，缺乏健全可行的管理制度，或是有的單位制定了管理制度，但落實的不徹底，缺乏有效的保障措施，導致聲像檔案缺損遺失。

2.收集渠道不暢，聲像檔案館（室）藏匱乏

隨著社會的發展，聲像檔案對整個檔案工作來說越來越重要，但事實上，聲像檔案的館（室）藏量比較匱乏，當然有歷史原因，也受客觀條件限制。在單位部門，照片檔案散失在個人或科室內部，分散保存難以集中歸檔管理，這樣一來聲像檔案的藏量自然匱乏。

3.檔案意識不強，導致聲像檔案難以及時歸檔

聲像檔案對國家檔案的完整性很重要，必須做好聲像檔案的歸檔工作。首先是照片檔案，如不及時歸檔照片、底片分了家，時間久了也被遺忘了，破了角也發黃了，保存利用的價值。其次看錄音、錄像檔案，有些單位攝錄了音像資料，缺乏歸檔意識時間久了由于受潮、曝光無法利用。總之，損壞或遺失直接造成聲像檔案收集受阻，進而影響檔案的完整性。

4.聲像檔案鑒定不嚴謹

檔案部門在鑒定聲像檔案時把好消磁關很重要。對有長期保存價值的錄音、錄像檔案要進行復制，定期復查。有些單位管理水平有限，鑒定工作不嚴謹，銷毀了重要的聲像檔案，對檔案館（室）藏造成巨大損失。

5.保管條件差，難以維護聲像檔案完整和安全

聲像檔案有強烈的時間感和空間感，其保管條件要求更高更嚴。按要求應配備聲像檔案專柜，而有的單位聲像檔案則與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁防震等的保管要求。致使照片發黃褪色，底片粘連變質；磁帶帶體受損；錄音、錄像檔案失磁。原版帶子被反復利用沒有復制，時間久了原始錄音、錄像沒能保存下來。聲像檔案保管做不好，其安全和完整令人擔憂。

6.聲像檔案利用不充分，流失嚴重

單位召開重要會議有時需要攝錄像。形成的聲像檔案一些除在報刊刊登或者印成畫冊對外發行外，在檔案館（室）卻找不齊原始檔案。有些由于不注意保存，造成聲像檔案損毀。如果是稀有珍貴的聲像檔案，一旦遺失損壞就會悔之晚矣！

（四）聲像檔案的保管方面的研究不夠

聲像檔案是國家檔案的重要組成部分，其重要性不亞于紙質檔案。但一直以來檔案工作人員更重視紙質檔案。研究如何保護聲像檔案以延長其壽命也應是檔案工作的重要工作，目前在這方面的研究工作還不夠。

二、聲像檔案的管理方法與解決對策

文檔管理解決方案范文第3篇

【關鍵詞】 社會保險管理 重要意義 問題 解決方式

1 社會保險檔案管理工作的意義

社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。

社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。

做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。

2 社會保險檔案管理中的主要問題

檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。

檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。

檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。

檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。

3 加強社會保險檔案管理的對策和建議

加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內。縣級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。

完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。

推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。

利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王慶悅.做好社會保險檔案管理工作的思考[J].山東檔案，2011（3）：56-57.

[2]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J].現代商業，2012（32）：123-124.

[3]鐘聞.社會保險檔案管理規范化的幾點思考[J].中國檔案，2007（9）：68-69.

文檔管理解決方案范文第4篇

一、疾控檔案工作存在的問題

1、檔案收集的范圍不夠廣泛

疾病預防控制檔案大致有文書、業務、會計、設備、聲像、實物等。目前，疾控中心檔案收集的范圍有的還僅局限于文書檔案的收、發文件，從而忽視了大量的業務檔案的收集。一些基層檔案人員與業務科室沒有更好的銜接，所收集的檔案數目較少、缺少內容，這些都是造成檔案收集范圍較小的原因。

2、歸檔材料不完整

案卷的完整性直接影響檔案的利用效果及價值。疾控中心有許多個職能部門（科室），每個部門（科室）的職能不同，產生的文件材料數量不一，往往有一些有較高價值的材料被本部門（科室）保存起來，檔案管理人員收集文件材料時難以回收，給檔案的完整性帶來了影響。還有一些具有價值的科技檔案存檔的機率較小，在收集過程中，往往存下來的是文件檔案，有的附件檔案也是該文件的核心，缺少了附件的檔案讓檔案的保存缺少了實質意義。對于缺乏專業知識的檔案員來說，有時容易將疾控內容、形式和作用等方面都具有相似之處的文件資料混雜，致使檔案資料重復或信息冗余；有時則造成了文件缺失，將具有內在聯系的檔案分置，影響了檔案的完整性。另外，疾控中心的攝像、照相設備都較完整，但對于聲像檔案歸檔意識淡薄，缺乏長遠的保存觀念，使得一些聲像資料遺失，這也是形成檔案材料不完整的原因之一。

3、歸檔案卷質量低

檔案案卷質量高低直接影響檔案管理工作的順利開展。有的檔案工作者在檔案歸檔工作中疏忽大意，對檔案的管理和利用都將起到了不利因素。盡管現在規定了公文歸檔的要求和方法，在歸檔文件中，有些檔案管理人員對卷內目錄內文件的編號、責任者、日期、頁次等項紀錄的不詳，有的對案卷頁數標記不清楚等，這些都將影響到檔案案卷的質量。目前，要求檔案歸檔文件的目錄要使用辦公用紙打印出來，但仍有些歸檔的文件或目錄是書寫而成的，在書寫的這些檔案中還會有些字跡不規范字跡不清晰等問題。這些都是影響檔案歸檔案卷質量低的原因。

4、對檔案工作人員重視程度不夠

一些疾控中心的檔案人員幾乎都是兼職的，一個人身兼數個職位。部分領導對檔案工作缺乏應有的重視和關注，對檔案法律法規缺乏了解，檔案意識淡薄。還有些單位檔案人員變換頻繁，沒有足夠時間從事檔案工作，有的單位一年換幾個檔案員，使得一年一度的文件不能按時歸檔整理，容易造成檔案積壓甚至流失，對檔案工作者重視程度不夠也是疾控檔案工作存在的問題之一。

二、解決的途徑

1、加強檔案制度建設

完善的制度體系是實現疾控檔案有效管理的重要保障。加強檔案制度建設，要以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，建立一個符合疾病預防控制工作實際的檔案管理制度。制定完善的各項規章制度，并要建立健全疾病預防控制檔案管理制度，統一規范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實際的業務檔案管理制度，建立由分管領導、專（兼）職檔案人員為具體責任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進檔案工作的管理。

2、提高案卷質量

案卷是檔案的基本保管單位，案卷質量提高了，檔案資源才能得到開發，才能最大限度的發揮作用，使檔案產生應有的社會效益。那么，如何提高案卷的質量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內容。將那些反映主要業務工作總體水平的資料及監測數據，且有一定學術價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續性工作中所形成的文件材料進行收集，另外還要將年度所產生的科技檔案相關資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統性。對所疾控中心所產生的聲像資料整理并進行歸檔，要利用相應的設備，對聲像資料采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業務的性質區分開來，分類立卷，避免案卷內容交叉現象發生。案卷內的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務，明確歸檔重點，要認真細致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質量。

文檔管理解決方案范文第5篇

在這種“IT新型態”的挑戰下，為了提高工作效率并降低信息泄露所帶來的風險，企業不得不采用更加便于部署和應用的解決方案。

“企業必須迅速適應不斷變化的IT環境，比如學會如何應對數據激增所帶來的影響，以及員工在工作場合所使用的移動設備數量不斷增加的狀況。”在10月的惠普激光打印產品秋季活動上，惠普打印及企業解決方案事業部高級副總裁Pradeep Jotwani表示，“為了適應BYOD環境下的文印管理，惠普了創新的移動打印技術、全面升級的數碼多功能一體機（MFP）產品和解決方案將幫助提升用戶的移動打印體驗，優化數字化文印管理流程。”據悉，此次惠普正式推出了包括HP LaserJet Pro M435nw、HP LaserJet Enterprise M800系列在內的多款A3幅面全新數碼多功能一體機（MFP）產品，以及更簡單、更安全的創新移動文印技術和文檔管理解決方案。

惠普中國區打印機與耗材產品事業部產品市場開發經理楊子江補充道：“惠普從去年開始推出了Flow，也就是文檔流的概念，這個概念是指從輸入、存儲、搜索到輸出等文檔管理的各個環節，用戶都可以根據自己的需求，在任何一個環節里找到適合自己的解決方案，這個就是我們說的文印管理的解決方案。”