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【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化;發(fā)展策略
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)的結(jié)果,也是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基本前提是檔案管理的計算機化以及檔案資源的數(shù)字化。檔案管理網(wǎng)絡(luò)是由多個計算機檔案管理系統(tǒng)通過通信線路連起來的復(fù)合系統(tǒng)。各個大型檔案機構(gòu)的計算機成為網(wǎng)絡(luò)中的節(jié)點,每個節(jié)點連接許多終端,各個節(jié)點通過通信線路連接起來,形成了一個縱橫交錯的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基本目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享,克服單個計算機檔案管理系統(tǒng)傳遞速度和存儲空間的限制,使用戶能夠遠程存取所需的檔案信息。
一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的條件
1、資金與設(shè)備條件
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要投入大量的資金和設(shè)備,這是首要條件。我國經(jīng)濟發(fā)達地區(qū),如珠江三角洲、長江三角洲、環(huán)渤海灣等地區(qū)的檔案事業(yè)發(fā)展有扎實的地方經(jīng)濟實力作為后盾,檔案工作的現(xiàn)代化程度較高,檔案管理計算機化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平領(lǐng)先于全國其他地區(qū)。而我國中、西部地區(qū)的地方財力十分有限,制約了當?shù)貦n案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。因此,檔案部門除了爭取各級政府的支持以外,還需要廣開渠道,爭取社會各界的支持、企業(yè)投資和私人捐資等。
2、技術(shù)與人員條件
檔案部門需要引進國內(nèi)外先進的技術(shù),培養(yǎng)既通曉檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代技術(shù)的專業(yè)人才。目前我國在進行檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè),推進檔案事業(yè)信息化發(fā)展的過程中,應(yīng)對現(xiàn)代信息技術(shù)和人才的引進持積極、開放的態(tài)度,并善于借鑒圖書情報部門網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的成熟技術(shù)和成功的經(jīng)驗,培養(yǎng)和吸引具有創(chuàng)新意識、具備現(xiàn)代技術(shù)技能和復(fù)合知識背景的現(xiàn)代檔案管理人才。
3、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與發(fā)展
數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與發(fā)展是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ),網(wǎng)絡(luò)資源共享的主要形式是對數(shù)據(jù)庫中檔案信息資源的共享。我國檔案數(shù)據(jù)庫標準化程度差,數(shù)據(jù)規(guī)模不大,質(zhì)量有待提高。我國省級檔案館的全部館藏檔案案卷級目都要實現(xiàn)機檢,重要全宗檔案逐步實現(xiàn)文件級目錄機檢。進一步加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心的建設(shè),提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和標準化水平。應(yīng)進一步規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),按照共建共享、互連互通的要求,建立和完善國家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫,使檔案數(shù)據(jù)庫作為重要的信息資源庫納入各地電子政務(wù)資源建設(shè)體系,發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的公共信息服務(wù)功能。
4、標準化與各個部門之間的協(xié)作
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)必須以標準化為保障。要使各個獨立的檔案管理系統(tǒng),通過通信網(wǎng)絡(luò)連接起來,必須首先實現(xiàn)機讀數(shù)據(jù)記錄、軟件設(shè)計以及各種硬件設(shè)備的標準化,標準化是網(wǎng)絡(luò)資源共享的基礎(chǔ)。此外,各個部門之間的協(xié)作也很重要。合作者之間一致同意并遵守的約定和協(xié)議是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的前提。檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的合作包括地區(qū)性、行業(yè)性等各個領(lǐng)域的協(xié)作,需有高效的管理手段和協(xié)調(diào)手段才能取得令人滿意的效果。
二、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展策略
1、豐富檔案網(wǎng)站的信息內(nèi)容
我國檔案網(wǎng)站經(jīng)過十多年的建設(shè)和發(fā)展,無論在形式上還是在內(nèi)容上都有了明顯的改觀。但檔案網(wǎng)站的內(nèi)容仍然比較單一,所能夠提供的檔案信息有限。對于上網(wǎng)查詢的利用者而言,大多數(shù)檔案網(wǎng)站只能提供館藏介紹、公開檔案的目錄信息檢索,只有少數(shù)網(wǎng)站能夠提供全文檢索和專題檢索。當前,檔案網(wǎng)站的最大功能是宣傳和報道檔案機構(gòu)以及館藏檔案信息,對于檔案利用者來說,通過檔案網(wǎng)站遠程獲取所需要的檔案信息,交流、共享檔案信息的實質(zhì)性功用還未實現(xiàn)。
2、集成檔案網(wǎng)站資源
我國各級、各類檔案部門和檔案機構(gòu)紛紛建立了自己的檔案網(wǎng)站,但網(wǎng)站資源分散,缺乏有效的組織和控制,對于利用者而言,不利于全面、準確、快速地查詢和檢索所需要的檔案信息。因此,集成各級、各類檔案網(wǎng)站的資源,針對全國的檔案網(wǎng)站建立有效的檔案信息檢索機制和定位機制,是組織和優(yōu)化我國檔案網(wǎng)站資源,提高檔案信息檢索效率的有效途徑。
3、完善檔案網(wǎng)站的服務(wù)
當前,我國檔案網(wǎng)站很好地發(fā)揮了宣傳和報道檔案機構(gòu)的作用,但網(wǎng)站的信息服務(wù)意識還比較薄弱。通過網(wǎng)站的外觀設(shè)計、欄目設(shè)置,以及檢索界面、所提供的信息內(nèi)容等諸多細節(jié)都暴露出了這個問題。因此,我國檔案網(wǎng)站應(yīng)該提高檔案信息資源服務(wù)的功能,改進服務(wù)方式,豐富服務(wù)內(nèi)容,并結(jié)合利用者的特定需求提供個性化的檔案信息服務(wù)。
4、建立檔案網(wǎng)站與電子政務(wù)的密切聯(lián)系
我國檔案網(wǎng)站大多數(shù)掛靠在政府網(wǎng)站,與關(guān)系密切。電子中形成的電子文件和檔案是記錄電子的原始文獻,在電子政務(wù)信息資源建設(shè)和開發(fā)利用中發(fā)揮著重要作用。檔案網(wǎng)站以電子政務(wù)網(wǎng)為平臺,具有廣闊的發(fā)展前景,因此,有必要建立起檔案網(wǎng)站與電子政務(wù)之間的密切聯(lián)系,使檔案網(wǎng)站能夠成為展示電子、進行信息交流和互動的一個平臺。目前,檔案機構(gòu)內(nèi)部的局域網(wǎng)已經(jīng)普遍建立,而且各級檔案機構(gòu)紛紛建立了自己的檔案網(wǎng)站,檔案管理的環(huán)境已經(jīng)由模擬環(huán)境向數(shù)字化環(huán)境過渡。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化必將推動檔案事業(yè)信息化發(fā)展的整體水平。
5、建立檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)
隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及,20世紀90年代中后期以來,我國檔案部門逐步建立了局域網(wǎng),實現(xiàn)了機構(gòu)內(nèi)部硬件資源和軟件資源的共享,以及檔案信息的綜合管理和利用。檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)連接檔案館的各個科室,實現(xiàn)辦公自動化和文檔一體化,提供計算機檔案檢索服務(wù),實現(xiàn)檔案借閱管理和庫房管理的自動化,提高檔案工作的效率。對于企事業(yè)單位的檔案管理而言,一般通過局域網(wǎng)使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他信息管理系統(tǒng)進行連接,實現(xiàn)企事業(yè)單位的檔案與其他各類信息資源的綜合管理。這種模式可稱為集成管理模式,即將檔案管理系統(tǒng)納入企事業(yè)單位的信息管理系統(tǒng)中。在一個企業(yè)或事業(yè)單位內(nèi)部,實行圖書、情報、資料、檔案等文獻資源的綜合管理,從而實現(xiàn)對各類信息資源綜合利用的目的。
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【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò) 信息化 檔案管理
【中圖分類號】027 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158(2012)11-0354-02
會計檔案是檔案管理的重要組成部分,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要材料。隨著會計電算化、網(wǎng)絡(luò)信息化在財務(wù)工作中的不斷應(yīng)用和發(fā)展,電算化會計已經(jīng)成為主流,同時會計檔案的調(diào)閱和傳遞也發(fā)生了本質(zhì)性的變化,會計檔案管理從原有紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)有電子文件的變化使得部分單位的會計檔案管理出現(xiàn)了新的管理格局,怎樣才能在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下探索會計檔案管理的新方法呢?從而提高事業(yè)單位會計檔案的管理水平,使其適應(yīng)新形勢發(fā)展對檔案管理的要求,為經(jīng)濟建設(shè)更好的服務(wù)。
第一,網(wǎng)絡(luò)信息化條件下會計檔案新特點。
隨著會計電算化在財務(wù)管理中的普遍應(yīng)用,極大地提高了財務(wù)工作的效率和質(zhì)量。同時網(wǎng)絡(luò)化的通聯(lián)及信息傳遞為會計檔案管理工作帶來了信息交互的及時性和互動性。在這一轉(zhuǎn)變的過程中會計檔案也呈現(xiàn)出各種新的特點。
第二,會計檔案的存儲介質(zhì)發(fā)生變化。
存儲介質(zhì)由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為多元化、多系統(tǒng)的基于網(wǎng)絡(luò)和信息交互系統(tǒng)條件下的存取方式。較原始的載體方式在信息傳遞、查閱等需求時更為方便、靈活。
第三,會計檔案的管理內(nèi)容發(fā)生了變化。
基于存儲介質(zhì)的改變,管理方式及方法上也對應(yīng)發(fā)生了改變。會計檔案管理趨向多元化管理。管理方式及方法變得更為復(fù)雜和互相溶合性。管理內(nèi)容從單純的紙質(zhì)介質(zhì)的保存向磁、光性等多材料的介質(zhì)的管理方式方向轉(zhuǎn)變,這一轉(zhuǎn)變是是時代的需求和進步。
第四,會計檔案的表現(xiàn)形式發(fā)生變化。
傳統(tǒng)的會計檔案基本上只有紙質(zhì)文件一種表現(xiàn)形式,此表現(xiàn)形式無論是從介質(zhì)角度或者管理角度都不利于會計檔案在網(wǎng)絡(luò)信息化條件下的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的會計檔案的表現(xiàn)形式是構(gòu)建在網(wǎng)絡(luò)和計算機系統(tǒng)基礎(chǔ)上的,受到存放環(huán)境、載體質(zhì)量、存儲信息的有效期限等因素的限制,會計檔案容易遭受破壞卻難以留下痕跡,因此對周圍環(huán)境的要求也相對于傳統(tǒng)的表現(xiàn)形式要高。
第五,會計檔案的管理環(huán)境發(fā)生變化。
基于以上三點,網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的會計檔案管理的要求更加嚴格,在管理過程中要時刻關(guān)注檔案的安全性、完整性、專業(yè)性。在會計專用軟件及計算機系統(tǒng)升級過程中都會使原有的會計檔案管理環(huán)境發(fā)生改變,因此在環(huán)境發(fā)生變化的同時要做好多方面的準備,確保會計檔案的能夠在新環(huán)境下更好的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
第六,會計檔案的內(nèi)容發(fā)生變化。
隨著,隨著國家政策的變化,會計檔案適應(yīng)時展需要,相繼產(chǎn)生了一些新的會計檔案新成員。筆者根據(jù)自己單位(事業(yè)單位)的實際工作內(nèi)容整理如表1:
基于網(wǎng)絡(luò)信息化給會計檔案帶來的革命性的變化,如何適應(yīng)新環(huán)境會計檔案管理,特別是網(wǎng)絡(luò)化在會計日常業(yè)務(wù)中的大量應(yīng)用,產(chǎn)生了一批電子會計檔案,這些在以往的傳統(tǒng)會計檔案管理中都沒有涉及和具體的規(guī)范。
因此如何在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下對會計檔案進行合理、安全、延續(xù)、資源共享化的管理是檔案工作人員亟待解決的課題。筆者從自己的實際工作經(jīng)驗出發(fā)總結(jié)了以下幾點。
網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的會計檔案具有多元化特點,電子檔案、紙質(zhì)檔案、各類存儲介質(zhì)互存的會計檔案原始材料在豐富檔案成員內(nèi)容的同時,也對傳統(tǒng)的管理方式及方法提出了具有挑戰(zhàn)性的工作。
第一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及硬件設(shè)備的穩(wěn)定為會計檔案管理提供必要的基本條件。
由于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下產(chǎn)生會計檔案的新形式——電子數(shù)據(jù)(電子檔案的原始狀態(tài))對網(wǎng)絡(luò)的要求相對較高,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性、硬件設(shè)備的穩(wěn)定性都會對會計檔案造成影響。因此,單位日常工作中應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)日常維護及對硬件設(shè)備進行病毒查殺,定期對病毒庫進行升級,給電子數(shù)據(jù)創(chuàng)造一個良好的外界環(huán)境,對進一步形成會計檔案打下堅實的基礎(chǔ)。
第二、信息化條件下的存儲介質(zhì)的管理
由于計算機及各類專用軟件在會計工作中的應(yīng)用,產(chǎn)生了各式各樣的數(shù)據(jù)存儲方式:如光盤、數(shù)據(jù)黑匣子、專用數(shù)據(jù)庫等。這就給會計檔案管理提出更為嚴格的要求,除了備份之外,還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護,公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人,以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
第三、會計檔案管理內(nèi)容的變化給管理提出了新要求
由于傳統(tǒng)的會計檔案是基于紙質(zhì)的表現(xiàn)形式存在的,網(wǎng)絡(luò)信息化條件下產(chǎn)生的多重性、互通性的介質(zhì)要求檔案管理必須做到計算機硬件系統(tǒng)升級后對數(shù)據(jù)產(chǎn)生的影響,前后版本號的延續(xù)性,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)升級后原數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)的導(dǎo)入及導(dǎo)出對會計檔案一致性的影響,各類介質(zhì)保存對外界環(huán)境的要求,如光盤等磁性介質(zhì)對存放地點的要求具有防消磁、防灰塵、防潮濕等要求,都給管理提出了嚴苛的條件。
因此,筆者認為要做好網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的會計檔案管理首先是要做好人才的培養(yǎng),由于新形勢新環(huán)境給檔案管理造成的變化,特別是會計檔案作為檔案管理中的一部分,較其它形式的檔案具有特殊的專業(yè)性,從會計數(shù)據(jù)形成會計檔案要經(jīng)過收集、歸檔、整理、立卷、利用、編研等一系列程序,管理會計檔案不僅要求檔案管理人員具備基本的檔案管理業(yè)務(wù)還要在網(wǎng)絡(luò)、電腦、信息交互等方面有涉獵相關(guān)的內(nèi)容才能勝任網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的會計檔案管理;其次是各單位應(yīng)對會計檔案管理進行定職定責管理,從數(shù)據(jù)形成的源頭開始進行責任化管理,在對硬件設(shè)備的加密、電子數(shù)據(jù)的留存和是否具有存檔的價值性的篩選性工作;再次,注意局域網(wǎng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)傳遞過程中的數(shù)據(jù)安全性管理。網(wǎng)絡(luò)信息化程度越高,對會計檔案的管理提出的要求也相對提高。
會計檔案移交過程中的規(guī)范化管理對會計檔案日后的利用具有不可或缺的重要地位,會計檔案在移交過程中的移交清冊,不同保管期限會計檔案的分類歸檔,移交時對會計原始資料完整性、裝訂規(guī)范性的檢查工作都是會計檔案管理的重要組成部分,會計查詢卡片的制作為會計檔案管理利用提供必要的檢索工具。
1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新形勢
在互聯(lián)網(wǎng)的影響下,機關(guān)檔案管理較之以往出現(xiàn)了新形勢,呈現(xiàn)出新變化。只有認清這些新形勢,才能更好適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展。
1、檔案資源的海量化與檔案收集的精細化
網(wǎng)絡(luò)化為機關(guān)材料的撰寫、傳輸提供了巨大的便利,也帶來了檔案資源的海量化。過去的檔案大多數(shù)為手寫而成,費時費力,有條件的單位采取印刷方式,但是畢竟數(shù)量較少。網(wǎng)絡(luò)化與電子信息化共同作用,加上電子資源的強復(fù)制性與易操作性,讓電子資料能夠在較短的時間里成批量生產(chǎn),檔案資源也就比以往多了許多。另一方面,過去的檔案存儲多以人工方式,設(shè)立檔案室與檔案柜,進行檔案編號,制作相應(yīng)表格等,而網(wǎng)絡(luò)化為電子檔案提供了海量的存儲空間,一塊普通大小的硬盤就可以存儲一個機關(guān)單位一年或者數(shù)年的電子文本資源,檔案資源的海量化就更為顯著。
檔案資源的海量化,又需要檔案收集比以往更加精細化。原先的檔案收集主要是人工收集紙質(zhì)材料,需要注意防火、防塵、防潮、防盜等,而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,首先要注意的就是存儲檔案資源的計算機、硬盤、網(wǎng)盤等不能發(fā)生損壞,否則所有電子檔案都可能遭到破壞。同時,電子檔案的編號也更為精細,它與傳統(tǒng)的檔案編號方式不盡相同,帶有更多的電子信息化特征。
2、檔案管理的電子標準化與檔案內(nèi)容的可操作化
在原先的紙質(zhì)檔案管理時期,檔案管理雖然有著國家統(tǒng)一的管理標準,但是具體到實際工作中,不同的機關(guān)單位有著不同的細節(jié)管理標準。同時,機關(guān)單位常見的檔案交流使用,也可能會因為上下級或者同級單位之間的標準不統(tǒng)一而產(chǎn)生不必要的麻煩。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,由于檔案交流使用更為頻繁,加上檔案管理的系統(tǒng)、軟件等大同小異,軟件之間的兼容性也有所增強,這就帶來了檔案管理更為電子標準化,在相對統(tǒng)一的標準下進行檔案管理,無疑能夠顯著提升檔案管理的效率。
另外,檔案內(nèi)容的可操作化也得到顯著增強。原先的紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)差錯或者內(nèi)容不一致,需要檔案管理者或者檔案所有者進行重新編寫檔案。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案管理者不僅可以及時對檔案內(nèi)容進行修改,更可以遠程對檔案進行編寫、存儲、修改等操作。另外,原先的檔案查詢較為復(fù)雜,需要根據(jù)對應(yīng)編號、類型等進行搜索,但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,除了根據(jù)編號、類型等,還可以根據(jù)關(guān)鍵字直接搜索,工作效率大大增強。
2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新問題
新的環(huán)境產(chǎn)生新的特點,卻也產(chǎn)生了新的問題,需要機關(guān)檔案管理的工作人員和檔案管理的研究者多加思考。
1、檔案管理的工作人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)務(wù)不熟練
從各機關(guān)單位的實際情況來看,檔案管理屬于相對邊緣的工作內(nèi)容,許多機關(guān)單位在安排檔案管理工作人員時,容易出現(xiàn)只重視重點業(yè)務(wù)部門,將水平較高、能力較強的人員配備至這些部門,而將其他人員安排在檔案管理部門的情況。如果是安排年輕人去進行管理,可能對網(wǎng)絡(luò)熟悉些,但是?Φ蛋腹芾硪滴窬?驗不足;如果安排年長者去進行管理,雖然檔案管理有經(jīng)驗,但可能對于網(wǎng)絡(luò)操作不了解、不熟悉。無論是哪種情況,都會造成對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理業(yè)務(wù)不熟練。尤其是在檔案管理上需要使用一些較為專業(yè)的軟件時,業(yè)務(wù)不熟練更會造成檔案管理的混亂、出錯等,影響管理效果。
2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全保障不足
許多檔案管理人員對于紙質(zhì)檔案的安全管理上有一定經(jīng)驗,但是對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全認識不足,執(zhí)行不到位。比如網(wǎng)絡(luò)檔案資源不及時備份,電腦操作不注意安全防范等。除此之外,還有最重要的檔案權(quán)限管理不明。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的強操作性帶來了操作的便利,卻也為誤操作、惡意操作提供了可乘之機。如果不做好權(quán)限管理,就有可能在進行操作過程中出現(xiàn)非本人或者管理者的越權(quán)操作,對檔案的準確性和安全性有較大的影響。
3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新提升
網(wǎng)絡(luò)化是機關(guān)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。當前,已經(jīng)有許多機關(guān)在檔案管理上邁向了網(wǎng)絡(luò)化,也很好的開展了一些工作。但是依然要針對不足之處努力提升,以更好的適應(yīng)時展。
1、提升機關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力
工作的核心在于人,工作提升的關(guān)鍵在于人才。檔案管理工作要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下取得新提升,首先應(yīng)該在人上下功夫。第一,機關(guān)單位要提升對于檔案管理的認識。要把檔案管理作為機關(guān)重要工作來看待,應(yīng)該配備相應(yīng)的專業(yè)人才,最好是檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才。即便一時可能配備不齊,也必須配備素質(zhì)較高、能學肯干的人才。第二,檔案管理人員要保證自己的心態(tài)。有的人員認為檔案管理工作是個清閑任務(wù),或者認為是邊緣任務(wù),對檔案管理工作不上心、不負責,這都是不可取的。第三,要加強對于檔案管理人員的培訓與提高。檔案管理人員要通過學習和實踐積極提升電子信息化能力和網(wǎng)絡(luò)運用能力,機關(guān)單位也要積極創(chuàng)造機會,讓檔案管理人員能夠?qū)W到最新的檔案管理專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技能。可以在本單位進行搞“傳幫帶”或者遠程授課的學習,也可以讓管理人員“走出去”,去學習好的經(jīng)驗和做法。只有檔案管理人員的水平提高了,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理才能提升。
2、提升機關(guān)單位的電子信息化意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識
一、高校檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀
大多數(shù)高校在檔案管理方面使用的依舊是很久以前落后的檔案管理系統(tǒng),這使得在進行檔案信息檢索或提取利用時很不方便,而且與使用一些獨立的數(shù)字化管理系統(tǒng)相比較,使用先進便捷的檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的保護以及檢索提取利用方面都是更為可靠、更為快速方便的。雖然多數(shù)高校已經(jīng)成功對大量檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)了數(shù)字化,但是檔案管理系統(tǒng)仍然存在諸多方面的不足需要繼續(xù)完善與改進。
第一,大多高校的檔案管理系統(tǒng)僅擁有著狹窄的管理范圍,其只實現(xiàn)了對于檔案信息目錄級別的管理,而無法對一些電子信息的檔案及文件進行有效科學的管理,具體來說高校檔案管理系統(tǒng)單單就是對于單純的數(shù)據(jù)的一種錄入歸檔。
第二,檔案管理系統(tǒng)維護工作量大,工作人員精力耗費多,維護所需成本較高。這是由于使用了C/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)后的高校檔案管理系統(tǒng)就需要為其安裝客戶端的專用應(yīng)用軟件,同時應(yīng)用了該模式的檔案管理系統(tǒng)對硬件和軟件的環(huán)境有著極為苛刻的要求,而且對于操作系統(tǒng)也有著很強的依賴性。因而,一旦在使用過程中出現(xiàn)了計算機硬件或軟件的故障后,重新安裝計算機操作系統(tǒng)而會造成巨大的維護時間與維護成本。
第三,檔案管理系統(tǒng)檢索功能不完備、使用時用戶權(quán)限沖突等問題也影響著對高校檔案數(shù)據(jù)信息的管理。
二、檔案管理面臨的難題
1.現(xiàn)代先進科學技術(shù)
第一,現(xiàn)代化先進科學技術(shù)的發(fā)展與數(shù)據(jù)信息的傳播使得政治、文化、社會、經(jīng)濟、生態(tài)等滲透到了各個領(lǐng)域,進而導(dǎo)致了急劇增長的檔案數(shù)量,豐富多彩的檔案內(nèi)容加之先進技術(shù)的強烈應(yīng)用,儲存、保管、檢索并利用檔案信息的載體逐漸趨向于多元化發(fā)展,如何選擇載體以便是使檔案管理科學發(fā)展并順利進行管理工作一個不可避免的難題。
第二,高校校園網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展影響甚至沖擊著傳統(tǒng)的檔案信息管理模式與管理系統(tǒng),如何科學將現(xiàn)代技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢應(yīng)用于檔案管理與利用也成為了檔案工作人員不可避免的難題。
2.高等教育的改革
隨高等教育改革而來的師生人數(shù)擴增而不斷發(fā)展的高等院校、完善并不斷增長的基礎(chǔ)設(shè)施、提升的教學與科研水平等等的繁榮發(fā)展,這也使得高校檔案管理系統(tǒng)里檔案數(shù)量急劇增加。與此同時,檔案管理系統(tǒng)的工作人員由于教育改革而被精簡化并給予較低的待遇,所以,高校檔案管理系統(tǒng)在教育改革的大背景下遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。
三、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計
1.檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)對高校檔案信息的科學化、高效化管理即為檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計目標,從而能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)對高校檔案信息的數(shù)據(jù)庫共享使用且確保數(shù)據(jù)庫在管理系統(tǒng)里安全運行。
2.需求分析
高校檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計的主要目的就是為了方便對檔案的檢索與使用管理,它需要在一個清晰美觀界面的前提下?lián)碛幸韵聨讉€必要的功能:能夠識別錄入字段并差錯且能生成檔案分類號的檔案錄入功能;能夠采集存儲全文數(shù)據(jù)和音頻視頻的數(shù)據(jù)處理功能;能夠?qū)ο到y(tǒng)登陸用戶進行管理及權(quán)限設(shè)置功能;能夠?qū)︿浫胄畔浞莸墓δ埽荒軌驅(qū)浫氲臋n案信息進行歸類整理并統(tǒng)計的功能;能夠進行多種方式檢索的信息查詢功能等等,這些都是高校建立檔案管理系統(tǒng)時所需要具備的基本的實用功能。
3.劃分功能模塊
高校的檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時會遵循計算機硬件和應(yīng)用軟件之間相獨立,數(shù)據(jù)信息和應(yīng)用程序之間相獨立使得日后在對系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移或擴充時方便操作,另一方面也有助于不同高校間共同享受檔案數(shù)據(jù)信息。通過對需求的分析可以將檔案管理系統(tǒng)分為信息錄入;信息刪除;權(quán)限設(shè)置;信息備份;信息統(tǒng)計;信息查詢;信息等功能模塊。
4.設(shè)計數(shù)據(jù)庫
據(jù)需求劃分出高校檔案管理系統(tǒng)的功能模塊后就要分析并對所錄入的數(shù)據(jù)信息進行歸類整理,即進行設(shè)計數(shù)據(jù)庫。在設(shè)計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫時要在遵循設(shè)計原則的基礎(chǔ)上著重考慮數(shù)據(jù)庫的可靠性與安全性。通過先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以進行數(shù)據(jù)信息的共享與傳遞,用戶對于數(shù)據(jù)信息的共享直接關(guān)系著檔案管理系統(tǒng)中大量信息的安全,因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更要對數(shù)據(jù)庫的信息安全重視起來。
四、檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)
高校依據(jù)自身的實際需求以及現(xiàn)用管理系統(tǒng)情況來制定具有特色的獨特校園檔案管理系統(tǒng)并在實踐中進行相關(guān)的測試。就多媒體對于檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的管理方面需要順利進行,以方便對檔案數(shù)據(jù)所包含的的圖片信息進行壓縮與存儲等等。在實際測試中檔案管理系統(tǒng)也需要擁有以下的功能特征:
第一,符合并適應(yīng)高校管理檔案的操作順序是檔案管理系統(tǒng)成功應(yīng)用到實踐的首要的前提,此外使管理系統(tǒng)的信息錄入及檢索方式多樣化也是方便對檔案管理的重要措施,與此同時一個清晰明了、美觀大方的用戶使用界面也是方便用戶使用數(shù)據(jù)信息的重要保障。
第二,通過設(shè)置訪問數(shù)據(jù)庫的權(quán)限以及對數(shù)據(jù)信息備份的方式以確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性,并且分層次對用戶進行合理的管理也是確保數(shù)據(jù)庫共享時的安全運行。
第三,通過使得檔案信息查詢方式以及檢索利用端口多樣化,而方便對多種多樣的檔案數(shù)據(jù)在輸出時快捷有序,從而能夠讓檔案管理系統(tǒng)以科學有序的方式正常進行正常運行工作。
【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 案例討論 教學法
【中圖分類號】G642 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810(2013)05-0082-02
案例討論式教學法,可簡單地界定為運用案例討論的形式進行教學的方法,教學過程中,案例以書面的形式被展現(xiàn),作為被剖析的對象,教師和學生共同參與對案例的分析、討論、評價、尋找對策等工作。基于網(wǎng)絡(luò)的學習環(huán)境,作為教育信息化的實踐,教師應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)為教學工作服務(wù)。針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的案例教學,該怎么上,如何才能上好,是教師面臨的首要問題,本人在教學中進行過各種教學方法的探索,在此,反思基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的案例討論式教學法,以此共勉。
一 開放教育開展“基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的案例討論式教學法”的必要性
市場經(jīng)濟的發(fā)展要求培養(yǎng)出適應(yīng)能力極強的應(yīng)用型經(jīng)濟管理人才,但傳統(tǒng)教學面臨的最大問題是理論與客觀現(xiàn)實的脫節(jié),而案例教學法具有啟發(fā)性、實踐性,是一種提高學生決策能力和培養(yǎng)綜合素質(zhì)的有效教學方法。
1.廣播電視大學“人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點”的深入決定了引入案例討論式教學法的必要性
廣播電視大學“人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點”有兩個突出特點:一是在培養(yǎng)目標上強調(diào)人才的應(yīng)用性;二是教育模式上強調(diào)遠程開放性,變一元課堂教學為多元支持服務(wù),變以教師為中心為以學生個體化自主學習為中心。
具體在會計專業(yè)學科,在培養(yǎng)目標上要求教育教學不僅要使學生系統(tǒng)掌握其基本理論,還應(yīng)培養(yǎng)學生的創(chuàng)造性思維和解決問題的能力;在教育形式上則要求我們提供的支持服務(wù)必須緊緊圍繞學生這個中心,不僅要強調(diào)支持服務(wù)的多元化,而且要求所提供的支持服務(wù)采取學生喜聞樂見的形式,激發(fā)學生的學習興趣。案例討論式教學法所具有的特點和優(yōu)點正切合了這兩方面的要求。
2.廣播電視大學開放教育學生的特點決定了開展基于網(wǎng)絡(luò)的案例討論式教學法的必要性
重慶電大巴南分校開放教育會計本科學生來源廣泛,既有普通高考專科畢業(yè)升本的學生,也有成人專科畢業(yè)升本的學生。由于電大生源的廣泛性和開放性,使電大學生在年齡上、層次上、學習需求上均存在較大差異,同時,由于絕大多數(shù)為在職人員,工學矛盾異常突出。因此,對于《財務(wù)案例分析》《審計案例分析》等課程開展基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的案例討論式教學方法,可以不受時間和地域的限制,而且這種案例討論式教學法還可以使理論教學變得生動活潑,具有啟發(fā)性和創(chuàng)造性,有利于學生盡快掌握抽象的理論原理,靈活運用,舉一反三。
二 開放教育開展“基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的案例討論式教學法”的可行性
1.廣播電視大學開放教育會計本科學生的會計專業(yè)知識和技能參差不齊
第一,會計專業(yè)的學生并非都從事會計工作,因為種種原因,有相當部分學生來自非會計崗位。對于從事會計工作的學生來說,由于對會計實務(wù)有實際經(jīng)驗,所以在接受會計理論知識時,基本上是一點就通。而對于日常不接觸會計的學生,他們對于會計理論知識就會感到抽象、難以理解。
第二,會計本科學生專科并非是會計專業(yè)畢業(yè),因此對會計知識的掌握和理解有很大的差距。在《財務(wù)案例分析》《審計案例分析》等專業(yè)課程中,通過對案例的討論交流,可縮小學生之間專業(yè)水平的差距。
2.電大開放教育會計本科學生有對案例分析和討論的欲望
許多從事會計工作的學生,由于日常接觸較多的會計實務(wù),通常會在經(jīng)濟交易和會計處理中遇到一些難題,而這些難題通過自己掌握的知識又難以解決。因此,這類學生有與同學和老師討論交流的欲望。
3.開放教育學生比較容易獲得案例分析的會計、審計資料
由于電大開放教育會計本科學生,有的是在企業(yè)從事相關(guān)財務(wù)會計工作,對企業(yè)的年度會計報表等會計資料、財務(wù)工作環(huán)節(jié)等較為熟悉,對審計工作和審計程序也有了初步印象,而且學生來自各行各業(yè),能夠提供各自單位的實際案例資料,為案例的討論交流提供了可能。
三 基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的案例討論式教學法
1.教師采取任務(wù)驅(qū)動方法,引導(dǎo)學生閱讀分析案例
第一,在網(wǎng)絡(luò)教學環(huán)境下,教師是教學活動設(shè)計的規(guī)劃者和引領(lǐng)者,必須給學生在教學環(huán)境中明確指出學習的內(nèi)容、方向,就活動本身提出教師的指導(dǎo)性意見。讓學生盡快進入案例情境,了解、掌握案例中揭示的有關(guān)事實、情況,明確各個案例學習的重難點,然后學生根據(jù)教師提出的任務(wù),按自己最容易接受和理解的方法去解決問題,獲取知識。在處理方法上,教師可采用任務(wù)驅(qū)動方法,利用現(xiàn)代化教育技術(shù)手段,為學生提供體驗實踐的情境和感悟問題的情境,學生圍繞任務(wù)展開學習,以激發(fā)學生的動機,喚醒對相關(guān)知識、表象的意識。
第二,加強對學生的學法指導(dǎo),引導(dǎo)學生掌握必要的學習方法和技巧。在這一過程中,課程輔導(dǎo)教師應(yīng)引導(dǎo)學生利用多種媒體教學資源在案例討論之前,自主學習掌握該案例涉及的基本理論和基本方法。學生的主要工作有:根據(jù)教師提出的任務(wù),通過閱讀教材案例,掌握案例涉及的知識點。也可以通過網(wǎng)上視頻點播或利用光盤,進一步掌握案例的理論知識和基本程序及方法,瀏覽網(wǎng)上學習輔導(dǎo)中的重難點分析。最后通過平時作業(yè)和自檢自測,檢驗自主學習的效果。
2.以小組學習為主的網(wǎng)絡(luò)教學模式
基于Internet的BBS可以很輕松地實現(xiàn)網(wǎng)上討論學習。討論學習模式可以分為在線討論和異步討論。在線討論中,由課程輔導(dǎo)教師提出討論問題,學生分成小組(一般4~6人為一組,把從事會計工作和專業(yè)知識水平高的學生分到不同的學習小組,以避免由于不熟悉會計審計業(yè)務(wù),或?qū)I(yè)知識差而使小組活動難以開展)進行討論。這一過程,主要是通過小組活動,達到提高案例分析的實踐能力。由于每個小組都有兩三個會計業(yè)務(wù)熟悉、會計專業(yè)知識扎實的學生,在他們的帶動下,小組其他成員能夠在參與課題的過程中,逐漸提高自己的理論知識和業(yè)務(wù)水平,為下一步自己獨立完成作業(yè)和實訓報告奠定基礎(chǔ)。
第一,在線討論。基于網(wǎng)絡(luò)教學環(huán)境,課程輔導(dǎo)教師要通過網(wǎng)絡(luò)來“傾聽”學生的發(fā)言,并對討論的話題進行正確的引導(dǎo),最后要對整個討論過程作總結(jié),對小組討論中不同成員的表現(xiàn)及時進行點評。在討論過程中,教師在策略上一方面要善于發(fā)現(xiàn)和肯定學生發(fā)言中的積極因素,及時給予鼓勵;另一方面要以學生可以接受的方式指出學生的不當言論,切忌使用易挫傷學生自尊心的詞語,最終的目的是保證討論的順利進行,解決問題或達成一定的共識。討論的主題可由教師或討論小組的組長提供。
第二,異步討論。采用先行組織的教學方法,由課程輔導(dǎo)教師在每個案例學習前圍繞主題設(shè)計能引起爭論的初始問題,并在BBS系統(tǒng)中建立相應(yīng)的主題討論,學生參與某一討論小組,進行討論或發(fā)言;教師還要設(shè)計能將討論逐步引向深入的后續(xù)問題,讓參與討論的學生獲得進一步的學習。在討論的過程中,教師通過提問來引導(dǎo)討論,切忌直接告訴學生應(yīng)該做什么;對于學生在討論過程中的表現(xiàn),教師要適時做出恰如其分的評價。
3.通過面授課開展全班討論,教師對典型問題進行講解分析
面授課時學生在課程輔導(dǎo)教師指導(dǎo)下開展全班所有學生參與的討論,這種形式是小組討論的延續(xù)。它一方面討論解決小組討論階段各小組遺留的有爭議的典型問題,另一方面討論為達到教學目標而有意引導(dǎo)的討論問題。
第一,為了使全班討論有效地開展課堂討論,課程輔導(dǎo)教師要做好充分的課前準備。除了熟知案例陳述的背景、事實、觀點、材料外,還要諳知案例反映或蘊涵的原理、規(guī)則等知識,要認真學習研究案例后給出的教學指南,具體擬訂出課堂教學計劃,這要求教師認真思考回答以下問題:希望課堂上發(fā)生些什么?如何引導(dǎo)這些情況的發(fā)生?討論如何開展?時間如何安排?自己扮演什么角色?是先得結(jié)論再分析,還是分析后再作結(jié)論?并且要對課堂討論中可能出現(xiàn)的情況做出預(yù)測。
第二,課程輔導(dǎo)教師還要依據(jù)課程目標、案例目標及教學計劃的具體安排,重點分析以下內(nèi)容:案例中反映的那些重要論題、案例中容易得出結(jié)論的那些材料、案例中反映的情況發(fā)生的根源、案例中人物的行為、案例中所反映的而學生可能設(shè)想不到的情況等。
第三,在討論掌握上,教師要保證討論朝著預(yù)期的軌道進行,把討論引導(dǎo)到問題的解決上,并引導(dǎo)出與論題相關(guān)的理論知識,力爭班上多數(shù)學生都有發(fā)言的機會,切實做到有效參與。
4.總結(jié)評述
基于網(wǎng)絡(luò)的案例討論式教學的最后環(huán)節(jié)是總結(jié)述評。在案例討論結(jié)束后,教師應(yīng)作全面總結(jié)。對討論中出現(xiàn)的好的分析思路與獨特見解加以肯定,同時指出存在的缺點與不足。最后要求學生寫出案例學習報告,對自己在案例閱讀、分析、討論中取得了哪些收獲,解決了哪些問題,還有哪些問題尚待釋疑等做出總結(jié),并通過反思進一步加深對案例的認識。
參考文獻
[1]閆仁河.論法學案例教學法若干問題[J].阿壩師范高等專科學校學報,2009(2)
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