醫療檔案管理規定

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醫療檔案管理規定范文第1篇

去年中央經濟工作會議提出，今年經濟工作的重點之一就是堅持以人為本，努力構建社會主義和諧社會。其主要內容就是積極擴大就業，努力完善社會保障體系，逐步理順分配關系，加快社會事業發展。在全國檔案事業中，勞動就業和社會保障體系專業檔案工作是一項重要工作。然而縱觀全國，該項專業檔案工作已經落后于各項業務工作的開展。在前述背景下，該項專業檔案工作應當開拓創新，奮起直追，盡快跟上時展的步伐。

一、勞動就業專業檔案

勞動就業專業檔案是指勞動行政管理部門及相關企業、事業單位在進行就業管理、維護勞動者權益過程中形成的專業檔案。主要包括企業職工、勞動監察、勞動爭議、勞動力市場等項專業檔案。

從全國情況看，就業和再就業工作穩步推進。僅今年1―3月，全國累計實現城鎮新增就業人員270萬，共有110萬下崗失業人員實現了再就業。這其中，作為保障職工切身權益、記錄職工勞動狀態的企業職工檔案發揮了重要的作用。然而從全國情況看，雖然國有企業職工檔案管理普遍比較規范，但在大多數已破產企業、民營企業和外資企業以及個體經營者中，企業職工檔案的管理基本處于隨意狀態，存在諸多問題，如管理分散、缺少監督機制，基礎設施普遍較差，檔案內容缺失嚴重，轉遞手續不健全等。

吉林、遼寧兩省檔案行政管理部門先行一步，分別于去年1月和11月下發了新的企業職工檔案管理規定。兩項新規定均調整了歸檔范圍，擴大了適用范圍。吉林還增加了誠信檔案等新內容，并將企業建檔納入了行政許可范圍。福建省于今年2月下發了《用人單位職工檔案管理方法》。該辦法不僅涵蓋了原企業職工檔案的相關內容，還將管理范圍擴大到了農村進城務工人員、靈活就業人員和境外就業人員等邊緣性勞動者。

吉林省長春市檔案館在去年底將市勞動和社會保障局涉及100萬人的工人調配檔案提前接收進館，在全館工作人員的共同努力下，苦戰兩個月，在去年春節前建立了工人調配檔案數據庫，數據條目達100萬條。這一舉措為當地下崗職工查找相關情況、出具證明、接續勞動關系提供了極大便利，受到了當地職工的熱烈歡迎。

包頭市以建立勞動力資源狀況，信息檔案資料庫服務于再就業工作，并且實現了將就業供求情況從產業結構、經濟類型、行業、學歷、技術特長、求職意愿的合理匹配，滿足了供求雙方的要求。

吉林敦化市借鑒社區勞動保障站的模式，建立了農村勞動力資源檔案、農村剩余勞動力培訓輸出檔案、農村剩余勞動力轉移輸出去向檔案。具體實施是由村委會對勞動力資源情況進行分類匯總，設立了各種臺賬。同時各村還建立了勞動力資源信息庫，對本村勞動力進行動態管理。目前已經有300個村的10．7萬人納入其中。

去年全國各級勞動爭議仲裁委員會立案受理勞動爭議案件26萬件，涉及勞動者76萬人。去年全年主動檢查用人單位115萬戶，年檢用人單位100萬戶，查處群眾舉報投訴案件25萬件。國務院的《勞動保障監察條例》于去年12月1日起正式生效，并提出要建立用人單位勞動保障守法誠信檔案。該條例的頒布實施必將對勞動爭議、勞動監察等項專業檔案的發展起到推動作用。

二、社會保險專業檔案

社會保險是社會保障體系的核心部分，包括養老保險、失業保險、醫療保險、工傷保險和生育保險。社會保險專業檔案是指社會保障部門在經辦社會保險業務中形成的專業檔案。

有關數據顯示，到今年3月底，全國基本養老參保人數達1億6554萬人，失業保險為1億411萬人，基本醫療保險為1億2708萬人，工傷保險7009萬人，生育保險4488萬人。而在相關專業檔案管理方面，社保部門形成的文件材料數量巨大且管理失衡，管理規章制度亟待建立健全。

遼寧省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳互相協作，在總結城鎮社會保障體系改革試點經驗的基礎上，即將出臺“社會保障檔案管理辦法”。大連市于今年4月出臺了《大連市社會保障檔案檔案管理辦法(試行)》。該辦法適用于大連市承擔社會保障職能的行政部門、社會保障經辦機構和所有參保單位的社會保障檔案管理工作。對社會保障業務檔案的歸檔范圍、整理和分類方法作了詳細規定，并對其鑒定、保管以及開發利用等工作做了說明。

去年8月，山東省檔案局聯合省社會保險事業局聯合下發了《山東省醫療保險檔案管理暫行辦法》，并在東營、濰坊等四個地區進行試點的基礎上在全省范圍內推行相關檔案。此前，該省社保局印發文件，對全省醫療保險經辦機構和定點醫療機構實行目標規范化管理考核，推動各級醫療保險經辦機構努力達到管理服務標準化、經辦流程規范化、干部隊伍專業化、信息網絡科學化，醫、保、患關系協調，實現多層次醫療保障體系健全完善的目標。目前，部分地區已經初見成效。東營市醫保處設立了專門的檔案管理機構，整理了定點醫療機構檔案、醫保支付檔案等類約5000卷。

山東省濰坊市在12個縣(市、區)農村養老保險機構和全市184個鄉鎮、8000多個行政村開展了農村養老保險檔案工作。依據檔案，濰坊市已為7．3萬名符合領取養老保險金的農民按月發放養老金。

三、社會救助專業檔案

社會救助體系包括社會救助、社會福利、慈善事業等。其專業檔案是指民政部門在經辦各項業務過程中形成的專業檔案。

在社會救助體系中，城市最低生活保障是規范化、制度化程度最高的工作之一。截至今年5月底，全國就有965萬戶、2182．9萬人享受城市低保待遇。

目前重慶、天津、云南、吉林等地由民政部門和檔案行政管理部門聯合了城市低保檔案管理規定。上述地方均將城市最低保障檔案確定為城鎮街道辦事處、居委會在處理低保待遇申請、審批、發放、管理過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，并通過在城鎮街道、社區檔案室建立城市低保檔案、規范管理方式和歸屬流向的方式，使城市低保檔案得到了有效的歸檔和管理。

天津市河西區為全區11237戶低保家庭建立了低保檔案，并實現了低保檔案的信息化管理。柳林街街道辦事處利用低保檔案將有工作能力的人員和有一定技術能力的人員進行分類，建立了“三位一體”安置低保人員就業網絡。去年1至5月該街道利用低保檔案推薦安置了300余名低保人員。

去年9月，民政部召開的推進城鄉社會救助體系建設工作會議上，提出了“單項突破，系統完善，點上突破，面上擴展，大力推進城鄉社會救助體系建設，全面提高社會救助工作整體水平，切實保障困難群眾的基本生活，維護社會穩定”的工作思路。社會救助體系專業檔案工作也應當加強，跟上業務工作的發展步伐。

醫療檔案管理規定范文第2篇

一、概念選擇

筆者收集的部分地方管理規定中，對社會保險檔案概念有三種解讀，即社會保險機構檔案、社會保險專業檔案和社會保險檔案。這三種概念正好由大到小兼容。社會保險機構檔案是指社會保險機構形成的所有檔案，包括文書、會計、業務、聲像、電子等門類。例如《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》。社會保險專業檔案是指社會保險機構業務部門在經辦過程中產生的基金會計和專業性文件材料，例如《天津市社會保險業務檔案立卷歸檔暫行規定》。社會保險檔案是指社會保險機構業務部門在經辦過程中產生的、除基金會計材料之外的專業性文件材料。如《廣東省社會保險業務檔案管理暫行辦法》。

對于上述概念的選擇，都是地方社會保險部門和檔案行政管理部門基于對本地區實際工作情況的考慮而做出的。第一種概念固然有全局觀，但與2006年年底剛剛頒布的國家檔案局第八號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》相抵觸。第二種概念專業檔案特點突出，但管理難度較大。雖然基金會計材料在社會保險部門產生的專業性文件材料中所占比例極大，理應進行重點管理。但這部分材料明顯屬于會計檔案范疇，其管理方式和歸屬流向理應由國家財政主管部門提出規范要求。僅由勞動保障部門和檔案行政管理部門提出規范要求就不甚合適。因此筆者認為，從國家勞動保障主管部門和檔案行政管理部門宏觀管理的角度出發，應當選擇第三種概念為社會保險檔案概念。這樣，既能夠突出專業檔案管理特色，也能掌握社會保險機構發揮職能產生的特色檔案。

二、歸檔范圍

養老、醫療、失業、工傷和生育是覆蓋面最大的五個社會保險險種。部分地區亦開展了農村養老保險和農村醫療保險。社會保險檔案的歸檔范圍亦應將上述險種業務經辦過程形成的專業性文件材料容納其中。由于地方社會保險機構設置不同，既有“五險分設”的，也有“多險合一”的和“五險合一”的，這就造成各地社會保險機構的歸檔范圍也各不相同。從國家勞動保障主管部門制定政策和地方社會保險機構工作實際來看，各個保險險種經辦程序雖然各不相同，但也有共同的管理環節。例如：五大險種均要求進行社會保險登記，對參保單位的相關情況材料進行留存；而且，五大險種都要進行針對性稽核，對騙取保險金案件按既定程序進行查處。但是，養老、醫療和工傷等險種還要進行個人賬戶管理，醫療和工傷保險還要進行定點醫療機構或個人的管理。所以說，經辦過程形成的專業文件材料既有不同，也有共性。因此筆者認為，社會保險檔案的歸檔范圍既要按不同的社會保險險種詳列形式一致的文件材料，也要指出不同保險險種的特殊內容文件材料。

三、分類整理

從上述歸檔范圍來看，筆者認為應將社會保險分為單位管理類、個人賬戶類、定點監管類和社保稽核類。不同類別的專業性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地參保單位和參保者數量各不相同，產生的專業性文件材料數量差別較大，國家勞動保險主管部門和檔案行政管理部門不宜對單位管理類和個人賬戶類文件材料提出統一的整理要求，而應當讓各地根據本地區實際情況做出整理方式規定。相對而言，定點醫療機構、零售藥店定點醫師的數量不多，社會稽核案件數量亦不是很大，這兩類文件材料倒是可以采取規定劃一的整理方法。

四、保管期限

筆者認為，社會保險檔案的保管期限劃定應根據維權需要、保護隱私、便于操作等多種因素進行綜合考慮。

對于參保者個人而言，社會保險待遇事關個人的切身利益。社會保險部門也提出了對參保者跟蹤一生、記錄一生、保障一生、服務一生的理念。因此，社會保險檔案個人賬戶類就必須以賬戶注銷作為計算保管期限的起始點。賬戶注銷既有可能是參保人死亡，也有可能是參保人停保。同理，參保單位類也必須從其賬戶注銷后開始計算保管期限。依照這個模式，定點監管類從定點資格撤銷起開始計算，社保稽核類從案件結案時開始計算。這樣，可以使檔案人員很方便地掌握鑒定時機。

至于社會保險檔案的保管期限，筆者認為應當使用標識制，而且不必設多個檔次。筆者建議，社會保險檔案的保管期限分為“永久”和“三年”兩種。單位管理類中，在本地區經濟發展過程中有代表性的民營企業的賬戶為“永久”，其余單位賬戶為“三年”。個人賬戶類中，對本地經濟文化發展做出突出貢獻的參保者賬戶為“永久”，其余個人賬戶為“三年”。定點監管類中，發生過重大醫療事故、重大意外事故、惡意騙保案件的機構或人為“永久”，其余機構或人為“三年”。社保稽核類中，涉案金額巨大的案件為“永久”，其余案件為“三年”。

對于部分社會保險檔案只需要保存三年，筆者這樣考慮：從為參保者維權的角度出發，相關社會保險檔案是其提起社會保險行政復議或行政訴訟時的有利憑證。在2001年勞動保障部下發的《社會保險行政爭議處理辦法》中規定：“申請人認為經辦機構的具體行政行為侵犯其合法權益的，可以自知道該行政行為之日起60日之內向經辦機構申請復查或者向勞動保險行政部門申請行政復議”；“行政復議申請期限從申請人知道行政復議權或者行政復議申請期限之日起計算，但最長不超過兩年。”另外，民事訴訟的法律時效一般為兩年。無論是參保單位賬戶還是個人賬戶，其檔案保管期限均從賬戶注銷之后開始計算，保管三年應該可以滿足相關各方的維權需要。同時，個人賬戶許多材料涉及參保者個人隱私，相關檔案短期保存對于保護參保人隱私也是有利的。由于定點資格撤銷后需要重新按程序提交有關證明材料，此前形成的相關定點監管類檔案參考意義不大，保存價值不大。同樣，社保稽核類中涉案金額小、情節不太嚴重的部分檔案也不必長期保存。

醫療檔案管理規定范文第3篇

病歷檔案是體現醫院管理水平、醫療水平的信息資源，內容完整、書寫規范的病歷檔案是醫務人員臨床實踐的原始記錄，是其正確診斷和實施治療的不可或缺的依據。來自于臨床醫療實踐一線的優秀病歷不僅是寶貴的醫療文件，也是難以從書本上找到的寶貴教學材料，對培養醫師起著至關重要的作用。

一、病歷檔案管理中存在的問題

1、領導重視不夠。部分醫院領導對病歷檔案管理工作的重要性和必要性缺乏一定的認識，認為病歷檔案管理工作十分簡單，技術性不高，利用價值不大，而忽視了病歷在醫療、教學、科研、醫療糾紛、醫療質量控制及醫院管理等方面的重要作用，故導致重視不夠。

2、醫務人員認識不到位，病案質量不高。由于我國病案管理起步較晚，臨床醫務人員病案意識淡薄，對病案工作存在偏見，認為病案管理工作只是收集、整理、借出、歸還等，沒有多大的價值。其主要表現在病案書寫字跡潦草，簽字無法辨認，記流水賬，診斷依據缺乏，質量低，主次診斷不準確，醫學術語使用不規范，不按病歷書寫規范進行書寫，造成病歷檔案存在諸多質量問題。直接影響了病案本身的質量，影響了病案作為醫、教、研、防工作參考資料的使用價值，使病案管理工作失去了原有的意義。

3、病案管理人員老化，素質不高。按我國病歷檔案管理工作的要求，每百張病床應配備專職病案管理人員1名，目前很多醫院根本達不到要求，也就達不到病歷檔案的深層次管理工作，而只能做到一些最基本的，如病案收集整理、裝訂、編碼、首頁錄入、上架、借閱等工作。而且醫院的病歷檔案管理人員多數是其他人員改行的，專業知識缺乏，專業素質普遍偏低，這樣就制約著病歷檔案管理工作向深層次發展。

4、缺乏統一的標準化管理。目前很多醫院都沒有把病歷檔案管理納入醫院檔案管理體系中，醫院檔案管理部門對醫院檔案的管理僅限于文書、財會、基建、醫療設備檔案上，而對病歷檔案完全分家，未起到指導和管理作用。但就病案而言，我國雖然早就提出統一使用ICD-10國際病案管理分類方案，但實際工作中至今沒有得到很好的統一。各地在病案管理的內容、手段和方法上沒有形成統一的規范化管理模式。

另外，我國基層醫院的病歷檔案管理大多是半封閉半開放的管理模式，以手工管理為主，病案管理人員只限于病案的整理、保管和有限的查閱利用。病歷檔案管理者對病歷檔案資料缺乏研究，忽視了對庫藏檔案的報道，使利用者對庫藏檔案的整體情況不甚了解，影響了正確有效地利用病歷檔案，病歷檔案的潛在價值得不到充分體現。

5、法律意識淡漠。病歷檔案的證據地位越來越重要，隨著社會的進步也被賦予了更多的社會功能，而就醫學本身而言，就是一個有諸多不確定因素的科學，到任何時候都不能達到十全十美。再加之《侵權責任法》和《醫療事故處理條例》及配套文件的頒布和實施，對醫護人員及醫療糾紛的處理提出了更多新的和更高的要求。而在工作中少數醫護人員法律意識淡漠，缺乏自我保護意識和證據意識，平時不按規章制度辦，在醫療糾紛的處理中造成舉證不能，導致沒做錯卻要輸官司的悲劇。

二、針對病歷檔案管理的對策

1、加強領導，提高認識。醫院領導必須高度重視病案信息資源的真實完整，依法管理病案，要將病歷檔案管理工作列入醫院議事日程來抓，發現問題及時解決。質控部門對病案質量檢查登記表要進一步細化，增加質量檢查項目，同時適當增加病案抽查率，對其質檢結果進行評分，予以公布并制定獎懲辦法。同時要加大基礎設施的投入，努力做到病歷檔案管理工作與時俱進，開拓進取。

2、提高醫護人員的責任心，制定相關制度進行約束。臨床醫生不僅要診斷和治療病人，而且要以高度的責任心，按照《病歷書寫基本規范》的要求，認真翔實地書寫病案。必須將化驗及檢查報告單及時完整歸入病案，力求每份病案整潔，表達出邏輯性、科學性和完整性。同時完善質量監督、檢查機制。根據質量“三要素”原則，建立以基礎質量管理、環節質量控制和終末質量審核的病案質量監督、檢查運行機制，杜絕和防范病歷書寫過程中的違規行為，保證病案資料真實完整性和安全性，維護醫患雙方的合法權益。一是要統一紙質病歷的規格，統一病歷書寫格式、內容要求和標準，規定病歷傳送方式和歸檔時限，并列入基礎質量考核范疇。二是要落實三級醫師負責制，指定質控人員或科主任，利用“ 電子病歷網絡系統”，對病歷的撰寫時限、書寫規則、簽名等制度的落實以及各個環節的質量，進行跟蹤檢查和監督，落實責任人考核制度。三是要由院方或質量控制機構組織人員，對院病歷進行終末質量審核。審核內容主要包括：病歷的完整性;病歷書寫的規范化;各項規章制度的落實情況：病歷記錄內容真實性和邏輯性等，撰寫審核報告，公布審核結果，兌現有關病歷質量考核制度。

3、強化病歷檔案管理人員的素質培養。根據衛計委2013年《醫療機構病歷管理規定》和《醫院工作人員職責》中的要求，病案室的職能正逐步由傳統保管型轉向病案信息管理，由被動的服務轉向主動的服務，由單純為醫療、科研和教學服務拓展為衛生、經濟、調節、評價、決策、管理以及預防等多方面的服務。這種功能的轉換，強化了病案管理的質量監督、檢查職能作用，決定了病案室在醫院管理中的職能作用、管理權限和法律效力。這也要求病歷檔案工作者轉換角色，由過去的“病歷檔案保管員”轉變為“醫院信息管理員”，因此病案管理人員首先應當具有扎實的業務功底，同時具有一定的法律素養，應充分認識到病歷檔案在業務上、法律上的重要性，及時主動做好病歷的接收、保管和開放工作。必要時可以組織他們旁聽醫療訴訟案件，參與醫療質量評判，提高其在醫院管理中的地位。做到病案前期、中期和終末質量控制，尤其對中期質控管理更要加大，實現動態質量控制，發現問題及時解決，達到有效提高病歷檔案質量的管理。

4、把病歷檔案納入醫院檔案管理體系，優化信息管理，提高工作效率。因病歷檔案的專業性較強，故長期以來醫院都是獨立管理，為了使病歷檔案的整理保管、利用與其他檔案協調一致，從實際出發，就應該納入醫院檔案管理的總體系，才能做到統一領導、整理、保管、利用，醫院可以形成檔案資料信息中心，真正做到更好地適應現代醫療衛生事業的不斷發展和現代化建設的需要。同時，加強網絡化建設，通過計算機聯網，設計適用的管理軟件，使病案信息的存貯、采集更加及時、完整和準確，避免因繁瑣的手工操作產生的誤差、誤時。實現網絡共享的目標，使醫務人員能利用身邊的電腦方便快捷地查找自己所需要的資料。對年限較長有歷史價值的病案采用縮微和光盤技術儲存病案信息，要不斷探索電子病案的實用性、科學性、法律性。

醫療檔案管理規定范文第4篇

（1）隨著人們的參保意識的增強，社會保險的參保數額日益增加。社會保險的發展對保險檔案的要求就更加嚴格，社會保險檔案的先進性也就顯得尤為重要。需要對社會保險檔案進一步創新改革。

（2）社會保險經辦機構實施改革計劃。國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（3）我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負責社會保險檔案管理的部門分散。

（4）缺乏社會保險檔案工作指標評估。社會保障大量檔案工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，檔案工作不是很難評估社會保障，也沒有統一的行政法規和標準，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會保險檔案文件不是一個部門管理，導致不同的開發人員參與系統建設、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。

2 我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（1）社會保險檔案管理工作不夠重視。社會保險工作的重點集中在擴大基本社會保險覆蓋范圍，加強社會保險基金籌集，并確保企業離退休人員基本養老金是及時的問題等。忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作在一個無序狀態，不能充分發揮其功能。

（2）社會保險檔案管理系統不是標準。由于我國目前的社會保險檔案管理系統缺乏統一的規范和標準，導致不清楚檔案的范圍，社會保險文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴重影響社會保險檔案管理規范化、標準化。

（3）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范。社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地?市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地?市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

3 社會保險檔案管理的解決辦法

（1）將紙質文件轉換成數字存檔文件。紙質文件轉換成數字文件。根據檔案工作的實際需要，靈活使用，如目錄數據適用于使用記錄文本；全文數據可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數據可以制成光盤。

（2）根據社保檔案類別進行分類管理。根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（3）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準。建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

醫療檔案管理規定范文第5篇

【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。 轉貼于

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。