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1前 言
隨著我國機械化施工水平的提高, 施工設備已成為施工組織設計中的重要部分, 它直接決定著施工進度計劃和施工方法。只有選擇先進、經濟、可靠的設備, 進行合理的組織,制訂最優且合理的設備配置方案, 才能最大限度地發揮各個施工設備的工作效率, 確保施工過程連續盡可能縮短施工工期。機械設備作為筑路企業承包工程任務的主要物質基礎和進行機械化施工的主要物質手段, 如何科學合理地管理和使用機械顯得越來越重要。
2公路工程機械設備管理現狀及存在的問題
實際工作中, 大部分施工機械設備的利用率低浪費大,影響了施工的質量和進度, 施工成本居高不下。缺少一個系統的科學的全面的基于整個機械化施工系統的選配組織施工設備的方法體系從而導致施工機械組織不規范不合理進而影響施工質量成本和工期, 設備的潛力得不到正常發揮。
2. 1 管理觀念落后, 不符合市場經濟發展的需要
長期以來, 由于受計劃經濟管理體制的影響, 我國各公路部門對筑路機械從技術角度進行管理的居多。從經濟的、效益的角度去考慮的卻很少。傳統筑路機械管理注重機械的狀態管理, 注重實物的完好程度, 而缺乏對機械作為資產運用產生效益的分析。
2. 2 機械設備利用率低
企業各施工部門的機械管理各自為政, 自成一體, 供需失調, 無法進行統一的調配, 施工機械設備不能按工程的需要進行協調合作和統籌安排使用, 因而機械設備難以全面和配套地投入到工程之中。由于公路建設階段性強, 往往工程忙時機械短缺, 而在非施工時期, 大量施工機械被閑置, 造成資產積壓浪費, 投資效益低下。在冬休期間, 項目經理部解散, 又會出現設備管理、維修的真空。
2. 3 機械設備操作員素質不高, 責任心不強
過去由于對機械設備管理工作重視不夠, 導致許多非專業人員擔任機械設備操作工作。單位注重眼前效益, 忽視長遠利益, 缺乏對特種機械操作人員的培訓, 有的操作人員文化水平低, 說明書都看不懂, 有的一人多機, 既操作壓路機,又操作裝載機, 還操作攤鋪機, 還有的機械操作人員責任心不強, 不嚴格按機械操作規程作業, 也不按要求及時維護機械, 造成機械嚴重損壞, 維修費用巨增。
2. 4 機械化施工的優越性在實際施工生產中沒有充分表現
目前, 在我國工程建設中, 已基本上實現了機械化, 但是機械化施工的優越性在實際施工生產中并沒有充分表現出來。這表明要體現機械化施工的優越性, 只有先進的土方機械是遠遠不夠的, 還必須合理地組織工程機械化施工。因此, 進行工程機械化施工組織的優化研究, 對提高土方工程的機械化施工水平, 充分發揮機械效能, 加快工程施工進度,降低施工成本和消耗, 保證工程質量有著極其重要的意義。
3公路工程機械設備的經濟化管理與使用
3. 1 轉變管理理念
市場經濟形勢下必須轉變傳統的筑路機械管理觀念。從資產運用產生效益的觀點出發, 筑路機械管理人員既要從提高機械的完好程度和利用程度的角度出發去考慮單位的經濟效益, 又要從減少不需用機械所占用資產的角度去保證單位能夠用好用活存量資產。
3. 2 加強機械專業人才培養, 對設備進行分層管理, 提高機械設備利用率
加強機械設備管理首先要提高人的思想素質, 現代化和機械設備專業化技術程度, 只有不斷加強對廣大員工專業知識和技能的培養, 不斷補充新知識、新理論、新方法, 才能適應現代化發展的需要。對綜合性能技術要求高, 在施工中占重要地位的大型重要設備, 應實行統一管理, 統一分配, 專人操作, 專人負責。對綜合性能和技術要求不太高, 但使用頻率較大的設備, 可交由基層部門來管理, 由公司統一監督。對技術含量低、在施工中占次要地位的設備可由項目部自行根據實際需要采取管理措施。從而保證設備在投入工地后能立即投入使用, 避免機械設備“帶病作業”等現象的發生,提高機械完好率、利用率。
3. 3 積極探索多種形式的機械經營管理模式
機械設備是生產建設的物質基礎, 機械設備的發展不能一條腿走路, 特別是在經費嚴重不足的情況下, 完全依靠上級機務部門調撥機械設備是不現實的。在機械設備日趨大型化、精密化、高附加值的情況下, 機械設備的購置成為管理段的沉重負擔。因此, 必須轉變經營機制, 積極探索多種形式的機械管理模式。
(1)產權多元化模式: 具體可采用。
(2)國有資產私有化模式。
(3)設備社會化租賃模式。
3. 4建立自己的設備團隊, 開展設備租賃
為了滿足路橋施工設備的需要, 施工單位通常配置了較多的先進技術性能、功能齊全、效率高且國內數量較少的進口設備。然而, 這些設備往往利用率不高。如果長期閑置,勢必造成很大的資源浪費。而對這一現實, 路橋施工設備的單位應該結合自己的實際情況, 建立好機械設備社會租賃機制, 這種機制應該以市場的觀念為導向。通過這些舉措, 可獲取可觀的經濟效益。但應該注意的是, 開展設備租賃工作, 一定要用科學的經濟管理、優質的服務、合格的質量、良好的信譽和合理的收費去開拓市場。
3. 5 機械化施工的優越性在實際施工生產中應充分表現
我國工程機械研究人員對工程機械化施工優化組織的研究工作已初有成效, 特別是在機械化施工組織的優化理論研究領域已取得了一定的成績, 但是, 同發達國家相比, 我們仍存有一定的差距, 機械化施工組織的優化軟件系統更為罕見, 這遠遠不能滿足我國土方工程建設的需求, 因此需要進行工程機械化施工組織的優化研究, 開發一套實用性強的軟件系統是改變我國工程機械化施工領域落后狀況的重要舉措。如西安公路學院的碩士生袁志勇首次從系統的角度出發, 根據運籌學基本原理, 結合實際工程機械化施工的工藝流程, 以滿足施工工期要求的最小施工成本為目標函數, 建立了一個多目標多階段的機械化施工的機械匹配網絡, 并運用動態規劃這一數學工具計算并確定出可行的機械配套策略, 通過計算最終制定出滿足施工進度要求、費用最少的最佳機械化施工匹配方案。
【關鍵詞】高速公路工程;精益建造;成本控制模式
成本控制是成本管理的重要環節,也是建設單位全方位管理的最基本環節,其最終結果是提高工作效率,給建設單位帶來較好的成本效益。因此,建設單位加強對建設項目過程的成本管理與控制至關重要。
一、傳統模式下的高速公路工程成本控制
傳統模式下高速公路工程成本控制中存在著一些問題。項目成本預算欠缺,項目成本計劃與實際支出相差甚遠。一些施工單位為了獲得項目的建設不惜以低價投標中標,抱著僥幸的心理,在施工過程中不斷爭取索賠,沒有考慮到一些客觀環境、索賠條件、自身的施工經驗等,這樣導致施工不順利,工程項目虧損,此時工程的質量更是無法保證。成本管理手段落后,預測、分析缺乏科學依據。成本控制在各階段獨立,在項目全生命周期各個階段內沒有形成較系統的成本控制體系,各階段之間沒有以成本控制為基礎更好地集成,致使工程成本很難有效地得到控制。
二、精益建造思想
精益建造思想是從工程生產的基本特征出發,基于生產管理理論、工程管理理論以及工程生產的特殊性,理解和管理工程生產全過程,面向工程產品全生命周期,盡量減少和消除浪費,最大限度地為顧客創造價值,最終實現項目成功交付的項目交付體系。精益建造思想是在轉換模型T理論、流動F模型理論和價值生產V理論三種基礎生產理論互相作用的基礎上形成的。在此基礎上,精益思想主要應用在以下幾個方面:客戶需求管理、設計模式變革、減少變化提高績效、工程項目標準化管理、項目過程績效評價。而在這些應用理論運用的過程中,又有許多的輔助技術來支持,比如末位計劃系統Last Planner、價值工程VE、準時制JIT等。精益建造的特點體現在以下幾個方面:(1)由顧客(業主)定義價值,在項目的整個生命周期創造和傳遞價值;(2)采用并行工程設計工程產品和交付過程。在當前的實踐中,設計和施工是個連續過程,雖然可以實現建造,但不能防止重復浪費;(3)重新定義了控制,把控制從“監控結果”轉移到“使事情發生”上,并強調對建筑生產的全過程進行控制,以保持可靠的工作流和可預測的生產結果;(4)在項目層上最大化價值和最小化浪費;(5)通過拉式和持續流動調整行為;(6)強調持續的學習與改進,并與項目、企業以及供應鏈管理融合在一起;(7)組建跨功能團隊,加強整個供應鏈各參與方的合作,特別強調在項目建設早期階段的合作;(8)通過增加透明度和授權分散決策。
三、基于精益管理思想的高速公路工程成本控制模式研究
圖1 基于精益建造的高速公路工程成本控制組織
(1)面向精益建造的高速公路工程建設成本控制組織框架。基于精益建造的成本控制模式要求全體員工參與,實現全員成本管理。基于精益建造的成本控制組織框架如圖1所示。一是基于精益建造的成本控制貫穿于建設項目的全生命周期,包括前期策劃、精益設計、精益供應、精益施工、營運與維護,直到項目報廢。二是要求業主、設計方、承包商、供應商應該在項目實施的早期階段介入,這對于目標成本的制定、設計方案的確定都很重要,可以減少成本變異,提高后期的成本可控性。三是由業主、設計方、總承包商和專業分包商以及供應商等共同組建一個跨功能團隊,一起致力于聯合的成本控制活動,將成本壓力沿著整個價值流傳遞給整個價值鏈上的所有組織。四是業主、設計方、承包方、供應商之間要求信息透明,相互信任、風險共擔、利益共享,從而更加有助于成本目標的達成。五是支持精益成本控制的技術與方法有:目標成本管理、全生命周期成本管理、作業成本法、價值流/供應鏈成本管理、精益會計、成本改進、價值流圖分析法、成本差異控制、價值工程、質量成本、持續改進等。
(2)基于精益建造思想的高速公路工程各階段成本控制。一是面向精益建造的前期策劃階段成本控制。項目決策階段是決定項目建設必要性、技術可行性、經濟合理性的關鍵時期。要時刻考慮“精益”思想,確保產品精良,估算精確,合同精美,以避免以后不必要的浪費,達到有效的成本控制。二是面向精益建造的設計階段成本控制。當項目作出投資決策后,控制項目投資的關鍵就在于設計。就某一個具體項目而言,前期階段產生的工程造價對整個項目的投資成本構成來說所占的份額約
80%左右。很顯然,設計概算是施工圖預算的資金上限,施工圖預算不能超出設計概算的初步工程造價范圍。面向精益建造的設計階段成本控制方法主要有:設計與施工的整合,價值工程方法。三是面向精益建造的采購階段成本控制。精益采購成本的具體體現就在于即時制采購(JIT采購),其基本思想是:在恰當的時間、恰當的地點、以恰當的數量、恰當的質量提供恰當的產品。研究表明,各個項目工程材料費用平均占到其工程總成本的67%左右,因此,采購業務的績效對公司的利潤貢獻顯得尤其重要。在采用供應鏈成本管理對項目實施精益采購時,可從以下幾點來考慮,考慮供應商與施工現場的空間距離,建立實施即時制采購策略的組織,建立和供應商之間長期合作的戰略伙伴關系,協助供應商改善產品質量,從而降低供貨成本,對采購進行連續不斷的改進。四是面向精益建造的施工階段成本控制。項目施工階段成本控制是施工項目全過程控制的關鍵環節,要和各個階段結合在一起,用一套切實可行的辦法,最大限度地控制項目成本,以獲取最大的經濟效益。可以采用作業成本法進行施工階段成本的控制。這期間的成本控制重點是材料費用的控制。在建筑工程中,材料費約占工程成本的60%左右,因此要控制工程成本,就必須強化材料的管理,減少材料在施工過程中不必要的損耗。首先做好材料采購前的基礎工作,其次合理組織材料進場,然后在施工過程中要加強材料的現場管理。項目施工時,要根據實施性施工組織設計預算實際應投人的機械費用,核定機械臺班定額產量,制定合理的機械使用計劃,避免機械設備的閑置,也是降低機械成本的有效途徑。五是面向精益建造的項目收尾階段成本控制。此階段是工程成本控制的最后階段,其工作就是對工程竣工決算的審核。承包單位完成合同約定的全部工程內容并驗收合格后,計劃合同部組織進行工程竣工結算,工程建設部和監理單位配合參與結算工作。
參 考 文 獻
[1]毛洪濤,程培育,王子亮.基于精益建造的工程項目成本控制系統設計[J].財會通訊.2010(10):126~127
[2]田利民.談精益管理理念在公路工程項目管理中的應用[J].山西建筑.
一、會計對稱原則與公共信息會計的關系梳理
會計對稱原則,根據總體范圍可以將其劃分為動態對稱與靜態對稱,動態對稱實質上就是在相同的經濟業務中,不同的會計主體對其的確認項目對應、確認時間、確認金額以及經濟解釋基本一致,而靜態對稱實質上就是指在同類型的經濟業務中,會計主體內部對其進行計量與初次確認的時候應當保持一致的解釋與邏輯思維。
會計對稱原則的實現,應當根據會計主體的從少到多,還有范圍中的從內到外進行。會計主體的從少到多,主要是指會計對稱原則從企業擴展到政府以及一些非營利組織中去,范圍中的從內到外,主要是指會計對稱由靜態轉變為動態,然后實現整個社會范圍內的會計動態對稱。國家統一會計信息系統的構建,是公共信息會計的主要目標,將社會經濟中的事項主體與交易事項全部都納入會計信息系統中,社會經濟中的交易信息、事項主體信息在會計信息系統的高度自動化環境中進行一系列相對復雜的會計處理、驗證以及對比,最終綜合為財務報告。國家統一會計信息系統內部中能夠產生宏觀、中觀以及微觀等一系列的會計信息。從表面上來分析會計對稱原則與公共信息會計之間的關系,公共信息會計是一個完善的整體,而會計對稱原則為局部,公共信息會計的出現要比會計對稱原則晚,公共信息會計立足于實踐,而會計對稱原則立足于理論,但是從更深層的角度來看,會計原則與公共信息會計在范圍、技術背景以及目標等方面處于一致的狀態。
1. 范圍的一致性。會計對稱原則的實現路徑,主要是由靜態對稱轉變為動態對稱,由微觀范圍轉變為中觀范圍,然后由中觀范圍轉變為宏觀范圍;這一實現路徑,打破了會計主體長期保持的微觀范圍,會計對稱原則中范圍的擴展,對實現路徑進行了客觀的描述。以公共信息會計作為理論基礎的國家統一會計信息系統的構建,能夠生成并提供各個層級中含有的會計報告信息。會計對稱原則與公共信息會計在全部經濟主體范圍上達到了一致。
2. 技術背景的一致性。會計對稱原則與公共信息會計在實現過程中,兩者均處于計算機網絡技術迅猛發展的技術背景。只有在計算機網絡高度信息化的背景下,才能夠有效地實現社會對賬,審計師能夠及時發現并解決其中存在的舞弊現象與錯誤。公共信息會計的實現,對于計算機網絡高度信息化技術的依賴程度非常高,國家統一會計信息系統的構建主要是計算機信息技術與會計學理論相互結合的一個系統;在對平臺進行建設的過程中,關鍵環節中的會計報告、會計處理以及信息驗證都需要以計算機系統精準、快速地計算作為支撐,所以會計對稱原則與公共信息會計所處的技術背景一致。
3. 目標的一致性。會計對稱原則的長遠目標與公共信息會計長遠目標是相同的,這是對會計對稱原則與公共信息會計進行綜合探討的基礎。從長遠的角度來看,會計對稱原則不僅僅只是在會計主體內部中有所體現,它還將范圍擴展到政府部門之間、非營利組織主體之間、企業主體之間以及一系列相關的不同主體之間,在這一基礎上會計對稱原則才能夠由微觀會計主體轉變為中觀會計主體,最終轉變為宏觀會計主體的會計信息,還能夠有效地減少中觀會計信息數據與宏觀會計信息數據因為計量方式、確認標準以及確認方法而導致的調整。公共信息會計理論的主要目標就是對國家統一會計信息系統進行構建,平臺的處理范圍主要包含所有參與社會經濟活動的非營利組織、企業、政府機構、個體等。使用專用設備將會計活動主體在實際應用過程中所產生的一系列經濟活動信息反饋到國家統一會計系統中,這樣國家統一系統中的平臺就能夠對各個會計主體中的信息數據進行綜合處理。會計對稱原則與公共信息會計的目標都是實現整個社會范圍內的會計信息系統,只是在實現過程中的方向有所不同,會計對稱原則主要的方向是會計技術,而公共信息會計主要的方向是構建宏觀體系。
二、公共信息會計基于會計對稱原則的實現層次
會計對稱原則與公共信息會計的實現是一個漫長的過程,會計對稱原則與公共信息會計在范圍、技術背景以及目標等方面保持著高度一致性,兩者在實現同一個長遠目標的過程中,可以在基于會計對稱原則實現的基礎上,實現公共信息會計,對兩者之間的層次進行合理的劃分,對兩者進行同步優化,然后實現國家統一會計信息系統的構建。本文主要的構思是從會計對稱原則中的范圍角度為出發點,由小范圍逐漸擴展到大范圍,主要包括兩個維度,即會計信息平臺維度與對稱維度。可以將對稱維度中的實現程度劃分為三個部分:
第一個部分為微觀范圍,實質上就是靜態對稱,對稱的范圍主要集中于同一主體內部中,主要包括政府部門、非營利組織以及企業等。
第二個部分為中觀范圍,主要是各個企業在作為交易主體之間的對稱。
第三個部分為宏觀范圍,主要是政府部門、非營利組織以及企業之間的對稱。
在這一基礎上實現整個社會范圍內所有會計主體的對稱。在完成第一個部分中的靜態對稱與第二個部分以及第三個部分中的動態對稱之后,就能夠為實現會計信息平臺維度提供完善的信息數據來源,在完善相關的資金、技術等一系列配套機制的情況下,就可以有效地構建國際統一會計信息系統,實現會計對稱原則與公共信息會計的最終目標。
三、公共信息會計基于會計對稱原則的實現方法
關鍵詞:大科學工程檔案溝通理論基建檔案科研檔案
一、大科學工程檔案管理工作的現狀及問題
大科學工程是探索未知世界、發現自然規律、實現科技變革提供極限研究手段的大型復雜科學研究系統,是集多方智慧共同建造的項目,通常每個工程所涉及的學科領域有十幾項或幾十項之多。[1]而大科學工程檔案是在大科學工程建設過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。大科學工程檔案是科學家集體智慧的結晶,是國家重要的科技資源,也是工程科學決策、建設管理、竣工驗收、維修改造、維權舉證和審計監察等的真實依據。
500米口徑球面射電望遠鏡項目(FAST工程)作為大科學工程,是“十五”期間國家發展和改革委員會批準立項的國家重大科技基礎設施項目,建設地點位于貴州省黔南布依族苗族自治州平塘縣大窩凼洼地,建設周期自2010年3月至2016年9月。工程總投資11.1589億元。FAST工程的檔案管理是對從工程立項、設計到施工、建成及后期維護的全過程中形成的檔案資料進行的管理。[2]具體而言,由于FAST工程預研期14年,立項、開工到建成周期預計需要8年,運行維護30-50年左右。如此長的建設周期,意味著形成文件記錄的時間越長,產生的檔案越多,其檔案管理的難度也就越大。主要體現在以下幾個方面:
(一)檔案類型復雜,加大了檔案管理的難度
與一般的工程檔案相比,大科學工程檔案的類型更為復雜。按照《中國科學院大科學工程項目檔案建檔規范》(ZKY/B002-8-2006)要求,大科學工程項目檔案分為七個一級類目:綜合管理文件、大科學裝置研制建造文件、建筑安裝工程施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、監理文件、聲像電子文件。綜合管理文件、竣工驗收文件與傳統文書檔案相近,大科學裝置研制建造文件包括傳統檔案中的科研檔案和工藝設備檔案兩種類型,而建筑安裝工程施工文件、竣工圖、監理文件對應傳統的基建檔案,聲像電子文件對應聲像檔案的管理。由于財務檔案單獨驗收,所以在以下檔案類型中不包含財務檔案。如圖1所示。
同時,需要注意的是,大科學工程檔案不僅類型非常復雜,而且在這些門類中又包含眾多的合同類型。例如,研制建造文件、建筑安裝工程施工文件中就包含眾多外包、外購和外協合同。以FAST工程為例,目前已簽訂的各種類型合同共470余項,涉及的合作單位共300余家。可以說,復雜的檔案類型,眾多的合同類型,一定程度上加大了對大科學工程檔案管理的難度。大科學工程中的合同類型如圖2所示。
(二)大科學工程科研性和工程性共存的特點,對檔案管理提出較高要求
大科學工程申請最重要的特點是解決經濟社會發展和國家安全中的戰略性、基礎性和前瞻性科技問題,其本身就包含科研性和工程性兩大特點。科研性決定了工程進展中需要開展大量的研究試驗,通過研究試驗獲得優化的技術設計,確定合理的工程基準,滿足總體技術方案的需求。[3]在這個過程中,會產生大量的科研檔案,例如技術方案的選擇試驗、特殊材料、器件的選型試驗、加工工藝試驗、初樣樣機試驗、批量加工的正樣樣機試驗等,這些檔案也是大科學工程檔案必不可少的重要組成部分。而工程性有質量、進度、經費和效益要求,有較強的計劃性和目標。所形成的檔案包含大科學工程的分總體、系統、分系統及多個專業技術領域且相互關聯,這些都對檔案管理中的檔案驗收環節提出了較高要求。
(三)大科學工程檔案管理流程較為煩瑣
國家檔案局、國家發展和改革委印發《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發[2006]2號)和《中國科學院大科學工程項目檔案建檔規范》(ZKY/B002-8-2006),明確規定了大科學工程檔案管理的內容和驗收標準。筆者根據FAST工程實際情況歸納了大科學工程檔案管理流程,如圖3所示。
從圖3可以看出,大科學工程檔案從課題下達、在綜合檔案室立項登記到檔案驗收移交,將經歷諸多環節和過程,期間涉及的單位和個人眾多、收集和管理難度大、驗收任務重,給檔案管理的各環節、各主體之間的溝通工作帶來了一定挑戰。在整個驗收過程中,除了單位工程的驗收和檢查外,還有整個工程檔案的預驗收和國家驗收,其檔案管理難度可想而知。
二、基于溝通理論的大科學工程檔案管理策略的提出
在以往的目管理中,常用的溝通方式為書面溝通和口頭溝通。書面溝通主要包括會議、公函、合同、任務書、工作聯系單、設計變更通知單以及工程變更洽商記錄等;口頭溝通主要是通過電話或面談的方式。這些溝通方式較為單一,缺乏靈活性,溝通效率也不高。為了解決大科學工程檔案管理中的上述問題,筆者借鑒了溝通理論中的其他溝通方式,以便更靈活、更有效地達到溝通的目的,促進檔案管理工作的順利開展。
做好有效溝通,首先要了解溝通理論。溝通理論始于19世紀末,《大英百科全書》關于溝通的定義是:人與人之間通過共同的符號系統交換彼此的想法,交流情感。《現代漢語詞典》對于溝通的定義是:“使兩方能通連”。筆者理解,溝通是一個過程,通過一套雙方均可以理解的有效體系,將需要的信息盡可能不失真地從信息發起者傳遞給信息接收者,并將反饋反方向傳遞。在需要的情況下,重復這個過程。對于溝通方式的分類,按溝通的組織結構,可以劃分為正式溝通和非正式溝通。組織內部正式溝通有五種溝通形態:鏈型溝通、Y型溝通、輪型溝通、環型溝通和網型溝通;按溝通的方向來看,可以劃分為上行溝通、下行溝通和平行溝通;按信息發送者與接收者關系來看,可劃分為單向溝通和雙向溝通;按信息溝通的過程是否需要第三者加入,可劃分為直接溝通和間接溝通;按信息溝通時所采用的媒介,可劃分為口頭溝通和書面溝通。
從大科學工程的現狀和問題可以看出,大科學工程檔案管理中存在很多溝通管理的需要。如何利用不同的溝通方式來提高大科學工程檔案管理的效率,是本文討論的核心問題。
三、基于溝通理論的大科學工程檔案管理的實踐路徑
在大科學工程檔案中,基建檔案和科研檔案占總量的六成以上,故本文以這兩種檔案類型為重點詳述溝通策略。
(一)基建檔案管理中的實踐路徑
對于基建檔案來說,傳統的溝通方式有電話、短信、E-mail、微信、會議、工作聯系單等。結合大科學工程的特點,FAST工程進行了一些創新。筆者根據基建檔案管理的流程,梳理工程各個階段檔案溝通的方式、對象和內容,具體如下:
1.工程立項階段:與依托單位負責人開展上行溝通,明確基建項目負責人,設置專人負責檔案管理。越早介入工程管理,基建檔案的質量就越有保障。
2.開工準備階段:(1)與城建檔案館、工程質量監督部門、消防、環保、人防等部門開展上行溝通,明確檔案移交相關標準;(2)與項目管理公司、設計單位、勘察單位開展平行溝通,明確檔案移交的標準;(3)召開檔案交底會議,與施工單位、監理單位和分包單位進行下行溝通,明確檔案收集、整理、組卷、驗收的要求,確定各合作單位資料員。前期的有效溝通,可以避免很多管理過程中的“彎路”,使施工單位的檔案工作有章可循,監理單位、業主單位、項目管理公司的檔案管理工作也才能有的放矢。
3.工程建設階段:(1)與項目主管部門、工程質量監督部門開展上行溝通,加強過程中的監督、指導。異地建設的項目,更應提前與當地主管部門溝通,這對于檔案驗收而言非常重要;(2)與項目管理公司進行平行溝通,協助甲方進行檔案管理;(3)與施工單位、監理單位、分包單位開展下行溝通,檢查檔案進度、質量和完整性;(4)在項目執行中期,與施工單位、監理單位、現場管理部等單位進行下行溝通,聯合商討該基建項目檔案的歸檔范圍,并將協商確定后的歸檔范圍作為檔案驗收的依據;(5)對于現場的施工單位,進行檔案月度考核(包括業主考核和施工單位互評)。通過網型溝通的方式,將考核結果在監理會議上通報;(6)由于施工單位的管理水平⒉畈黃耄通過間接溝通、網型溝通,制定《FAST工程立卷作業指導書》來達到檔案管理上的統一。通過以上溝通方式,明確了FAST工程基建檔案的收集工作要求、歸檔范圍、檔案驗收工作要求,促進了檔案業務指導和評估檢查的有效開展,確保了檔案質量。
4.工程驗收階段:(1)與城建檔案館、項目主管部門、工程質量監督部門開展上行溝通;(2)與項目管理公司開展平行溝通,協助甲方進行驗收;(3)與設計單位、勘察單位、施工單位、監理單位、分包單位等開展下行溝通,檢查檔案完整、準確、系統性,根據檔案驗收中提出的問題進行整改和落實。按照基建工作的流程,FAST工程基建檔案采用了多種溝通方式,極大提高了溝通的效率,并且順利通過多個基建項目的驗收,受到了專家們的一致好評。
(二)科研檔案管理中的實踐路徑
與基建檔案的溝通對象不同,科研檔案的溝通對象為首席科學家、課題負責人、子課題負責人、系統負責人、分系統負責人等。
1.對于科研檔案,傳統的溝通方式有電話、短信、E-mail、微信、會議等。FAST工程根據實際需要,引入了其他溝通方式:首先,結合ISO9001質量體系認證,制定《FAST工程文件管理細則》《FAST工程檔案管理辦法》等一系列規章制度,通過質量內審、質量外審的方式進行直接溝通和雙向溝通,查找問題并進行閉環控制,以便進一步規范科研檔案工作。[4]
2.建立兼職檔案員制度,各系統設置兼職檔案員崗位,建立逐級溝通的檔案網絡。由兼職檔案員協助檔案主管收集各類科研檔案,包括系統內部檔案,外協、外購和外包產品的檔案等。并通過月度會議進行網型溝通,協助各兼職檔案員工作,進而加大檔案收集力度,確保檔案收集齊全完整、準確有效,提高工程檔案的“含金量”。
3.通過開展直接溝通和鏈型溝通,強化工程檔案工作融入工程管理,加強合同管理和過程管理,建立約束機制,提升檔案質量。例如,在執行完畢的合同支付尾款前,合同聯系人須向檔案主管提交合同內的成果,成果齊全后檔案主管簽字,財務主管才會支付相應的合同尾款。外購產品到貨后,科研人員需提交《外購產品檢驗記錄表》,并將產品的隨機資料一并交給檔案主管簽字,財務主管再根據簽字支付相應的產品費用等。
4.在科研項目結題前,通過網型溝通,檔案主管會同各系統兼職檔案員一起討論該項目檔案的歸檔范圍,并按照歸檔范圍收集該項目的所有檔案,進而確保科研檔案的歸檔率,提高了溝通效率。綜上所述,在科研檔案管理的過程中,利用多種溝通方式,明確了各課題負責人及科研人員的歸檔職責,提供了科研檔案工作開展的路徑,確保了科研檔案的同步性,為大科學工程檔案驗收提供了重要保障。
*本文為國家重大科技基礎設施建設項目――500米口徑球面射電望遠鏡項目資助;中國科學院國家天文臺青年人才基金資助的研究成果。
注釋及參考文獻:
[1]中國科學院重大科技基礎設施建設手冊[J].中國科學院大科學裝置辦公室,2013(1): 10.
摘 要 本文通過對我國公路經濟管理中存在的問題進行說明,分析在我國經濟不斷發展的狀況下,我國公路工程管理如何利用我國對基礎建設投資的資金,有效地推動我國公路工程建設的不斷發展。
關鍵詞 公路工程 經濟管理 質量控制
因我國經濟建設的不斷發展,我國公路建設正如火如荼的展開。公路建設是經濟建設與社會進步的重要工具,因此在公路工程建設中重視質量、抓好經濟管理要點是我們的重點工作。本文主要通過對我國公路工程經濟管理中存在的問題進行分析,說明提高我國公路經濟管理的措施。
一、我國公路工程經濟管理中存在的問題
首先,在我國公路工程經濟管理過程中,普遍對公路工程經濟管理不夠重視,各企業的領導往往把注意力集中在公路工程的施工建設上,忽略了對公路工程經濟管理中施工資金的有效控制和管理。因此,常常因為重視程度不夠導致公路工程經濟管理出現問題。
其次,在公路工程施工過程中,工作人員的個人素質參差不齊,缺乏系統完善的員工培訓,使得在工程建設的過程中不能有效地控制施工材料,造成材料浪費,影響了公路工程中整體經濟管理的控制工作。另外,由于公路工程經濟管理工作對經濟管理工作人員的專業素質要求較高,員工的個人專業素養的高低直接影響公路經濟管理項目的運行及實施,因此必須加強培訓和制度建設,提高公路工程經濟管理的水平。
第三,在公路工程經濟管理過程中缺乏有效的審計程序,不能按照程序計劃進行預算。任何一個公路工程建設開工前都要經過資金的計劃和調配,但是在最后的審計環節,往往缺乏詳細的計算,出現各種失誤影響施工質量。另外,從我國市場經濟發展狀況來看,公路工程未按照原定的計劃進行,很多公路工程施工的資金跟不上工程進度,延誤了工期,造成公路工程經濟管理的混亂局面,不利于提高施工的質量。
二、公路工程中經濟管理的應對措施及要點
在公路工程經濟管理的工作中,各個部門需要相互配合,因為公路工程管理工作是個系統工作,需要各個部門、每名員工的積極配合。在公路工程的建設過程中,雖然存在對工程經濟管理重視不夠、公路工程建設缺乏有效的審計過程、公路工程經濟管理隊伍缺乏培訓等一系列的問題,但是只要對公路工程經濟管理的要點進行分析,積極采取應對措施就能提高公路工程經濟管理工作的水平,保證公路工程建設項目的順利開展。
首先,預算及實際成本間的有效控制。對于公路工程經濟管理中的預算和實際成本要進行有效的管理。不斷增強相關經濟管理人員對于預算及實際成本的重視程度。通過管理考核加強工作人員工作的積極性,嚴格按照預算成本的編制對各個工程項目的實際應用成本進行對比核算,認真監督公路工程施工預算及其實際成本之間的變化。
其次,在公路工程中要加強對施工建設材料的管理。眾所周知,在公路工程建設中,施工材料的成本占了很重要的部分,同時對施工建設的質量有著非常重要的影響。所以在經濟管理中不但要做好成本控制工作,還應該嚴格依據計劃進行定額的采購,通過監督和管理,加強對施工建設材料的應用,避免在施工過程中出現的各種亂用材料、浪費施工材料等擴大施工成本的做法。
第三,在公路工程經濟管理過程中,要加強對施工過程中各個機械設備的演算及預算。在實際的工作過程中,公路工程施工設備的成本預算是公路工程建設的重要問題。通過對公路工程建設過程中核對機械設備的數量、臺數,做好對照預算工作,詳細制定好資金的預算方案。
第四,在公路工程經濟管理過程中要不斷提高財務的監督、核算水平,做好工程經濟管理中的結算和綜合分析。例如,在公路工程施工過程中,我們公路工程的財務人員應該及時對施工工程中所需進行監督的部分進行監督,及時調配公路工程建設中的各種關系,制定合理的財務報表,明確資金周轉的方向,為公路工程建設的管理者提供科學分析的依據。另外,還要做好公路工程的結算和綜合分析工作。由于公路工程建設比較復雜,財務人員需要針對各種財務關系進行分析。在搞好公路工程結算的過程中,分析資金超支、公路工程建設超支及浪費的原因。
第五,積極開展好公路工程中經濟管理人員的專業素養的培訓和提高工作。因為,在公路工程經濟管理的過程中,我們需要各種各樣多方面的人才,即要通過一定的專業素養,認真學習管理、經濟等方面的專業理論知識。比如說,企業可以積極開展工程經濟理論、技能素養提高等方面的學習活動。只有這樣才能不斷完善和提高公路工程中經濟管理的水平,發展好人才優勢。
三、小結
綜上所述,隨著我國經濟建設的不斷發展,公路建設也快速展開。因為,公路建設是經濟建設與社會進步的重要工具,因此在公路工程建設中重視質量、抓好經濟管理要點是我們的重點工作。在公路工程施工過程中,我們應該及時對施工工程中所需進行監督的部分進行監督。及時調配公路工程建設中的各種關系,制定合理的財務報表,明確資金周轉的方向,為公路工程建設的管理者提供科學分析的依據。另外,還要做好公路工程的結算和綜合分析工作。
通過總結我國公路工程中經濟管理存在的問題,我們可以看出預算及實際成本間的有效控制、施工建設材料的管理、施工過程中各個機械設備的預算等是我國公路工程中經濟管理控制中的關鍵問題。只有處理好以上幾點,才能正確、有效地提高我國公路工程經濟管理的水平,合理的控制成本。因此,通過以下積極的應對措施:預算及實際成本間的有效控制、在公路工程中要加強對施工建設材料的管理、在公路工程經理管理過程中,要加強對施工過程中各個機械設備的演算及預算、在公路工程經濟管理過程中要不斷提高財務的監督、核算水平,做好工程經濟管理中的結算和綜合分析、積極開展好公路工程中經濟管理人員的專業素養的培訓和提高工作等措施,充分利用我國對基礎建設投資的資金,大力推動我國公路工程建設的不斷發展。
參考文獻:
[1]余上求.公路工程經濟管理中存在問題及應對措施.民營科技.2012,33(04):22-23.