文書檔案管理論文

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文書檔案管理論文范文第1篇

1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書•高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書•秦彭傳》“：每于農月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉縣。”睡虎地秦簡《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發掘一個文書管理室，出土相關官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經過檢查確認沒有火源以后，才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當。“”發偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發弗智（知）者當皆貲。”秦漢時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

文書檔案管理論文范文第2篇

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關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。

（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。

文書檔案管理論文范文第3篇

［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站

文書檔案管理論文范文第4篇

檔案信息是社會發展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統的檔案信息管理過程中往往是采用紙質材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統的檔案管理模式已經適應不了當前高速發展的社會形勢。在這種新形勢下，數字化檔案信息管理模式應運而生，與傳統的手工管理模式相比，這種方式的優勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術是發展和改善檔案信息管理現狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發展現狀而言，不難發現，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術和各項管理資源，促進計算機技術在檔案信息數字化管理中的廣泛應用，進一步完善檔案信息數字化管理工作體制。

2計算機技術在檔案信息管理中發揮的作用和功能

計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現檔案信息的自動化管理

計算機技術是現代高新技術的代表，是對高速發展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現對檔案信息的綜合管理工作，實現檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現對檔案信息管理的數字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數字化檔案信息管理后，可以計算機網絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網絡進行實時地查閱，實現相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現檔案信息的數字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質資源，實現資源的節儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現檔案信息的網絡化檢索

隨著現代信息技術的高速發展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網絡技術也實現了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網絡通信技術能夠實現對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯網綜合網絡檢索工作，可以實現足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網絡化和數字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的幾個重要環節

在檔案信息數字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據檔案系統管理本身的發展現狀和具體模式，選用更合理的現代化科學技術進行調整和調配，確保計算機技術能夠在檔案信息數字化管理工作中發揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環節進行整理，對容易出現問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數字化管理工作中的重要環節，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現自動化、一體化、智能化的重要前提。在現代檔案信息數字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數字管理、整體性能以及系統升級等方面進行適當的調整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發展的社會新形勢，為實現檔案信息數字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監督和檢查工作，嚴把數據錄入的準確無誤，適應檔案信息數字化管理的長期發展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網絡系統建設工作

當今社會，高新技術一直處于高速發展的狀態，同樣對于檔案信息數字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網絡管理系統，確保檔案信息數字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內部建立一套完善的、科學的信息網絡系統，通過網絡通信技術實現對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作

隨著我國社會的不斷發展和國民經濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質的專業知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內部能夠形成一支工作效率高、綜合素質強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數字化管理工作的順利進行。

3.4繼續做好紙質等傳統檔案信息管理工作

雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質檔案信息等傳統檔案信息管理手段，實現對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。

4總結

文書檔案管理論文范文第5篇

1．檔案采集方式不同。傳統紙質檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設計人員按時提交完整、準確的設計圖紙，歸檔率較低。而數字檔案采用網上收集方式，從電力工程項目設計開始，就在檔案管理系統中建立了該工程的標準目錄結構，在項目設計過程中，可以對數字檔案的工作流程進行監控，實行網上采集、自動歸檔，歸檔率達到100%。數字檔案采集可以實現電子檔案產生和形成過程的實時監控，并能及時獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統的紙質檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數字檔案的整理過程則是在數字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應的國家標準和行業標準，逐項判定電子文檔本身、運行環境以及電子簽名等的正確性。與傳統檔案整理方式相比，數字檔案整理效率高，文檔的規范性強。但是，整理范圍和內容大為增加，整理工作更為復雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統的各項功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業務平臺建設。檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構建各類檔案信息庫。檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。