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關(guān)鍵詞:企業(yè)行政管理;沖突;管理;有效對(duì)策
企業(yè)行政管理即是企業(yè)為了自身的穩(wěn)定發(fā)展,在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟,要求行政管理部門制定一整套完整的企業(yè)管理制度、方法與原則。一般情況下,企業(yè)行政管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中起到服務(wù)、協(xié)調(diào)和管理的作用,并通過(guò)服務(wù)、協(xié)調(diào)與管理的方式來(lái)保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,對(duì)企業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。然而企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行行政管理的過(guò)程中,存在的沖突的無(wú)法避免的。因此企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中生存下去,就必須按照自身發(fā)展的情況,制定有效的解決措施來(lái)解決企業(yè)行政管理中存在的沖突。
一、企業(yè)行政管理的內(nèi)容
企業(yè)行政管理是企業(yè)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中,參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)并保持一定競(jìng)爭(zhēng)力的客觀要求與重要手段。一般企業(yè)行政管理的內(nèi)容,主要包括以下幾方面:(1)計(jì)劃工作。即是企業(yè)開展行政管理工作之前,制定相應(yīng)的管理工作計(jì)劃和制度,確定企業(yè)行政管理的內(nèi)容與目標(biāo),從而促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。(2)組織工作。即是企業(yè)按照自身經(jīng)營(yíng)的組織結(jié)構(gòu),對(duì)企業(yè)行政管理編制相應(yīng)的管理計(jì)劃,明確企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容,做好組織工作,將工作任務(wù)落實(shí)到部門、個(gè)人手中。(3)指揮工作。即是在企業(yè)進(jìn)行行政管理的過(guò)程中,合理協(xié)調(diào)指揮行政管理工作,讓企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行。(4)控制工作。作為企業(yè)行政管理內(nèi)容的組成部分,主要是對(duì)指揮工作進(jìn)行監(jiān)督,一旦指揮工作落實(shí)不到位,即可及時(shí)調(diào)整指揮工作,為整個(gè)企業(yè)行政管理的過(guò)程提供合理性與高效性保障。
二、企業(yè)行政管理中存在的沖突
1.管理方式和實(shí)際脫節(jié)。在企業(yè)行政管理的過(guò)程中,部分企業(yè)仍存在這樣的情況:企業(yè)行政管理工作人員沒(méi)有了解掌握企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的情況,工作人員的業(yè)務(wù)能力較低,導(dǎo)致在實(shí)際進(jìn)行企業(yè)行政管理時(shí)和實(shí)際工作脫節(jié),無(wú)法滿足企業(yè)自身發(fā)展需求,使得行政管理工作流于表面,這樣不僅給企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效的行政管理帶來(lái)影響,還會(huì)造成企業(yè)人力和物力閑置,從而影響到全體職工的工作積極性。2.照搬黨政機(jī)關(guān)的管理模式。受黨政機(jī)關(guān)管理觀念的影響,大部分企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行行政管理工作的過(guò)程中,照搬黨政機(jī)關(guān)的管理模式,沒(méi)有針對(duì)自身設(shè)定的管理模式進(jìn)行管理,明顯存在形式主義,使得行政管理工作如同擺設(shè),流于形式,這樣不僅給企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展帶來(lái)影響,還會(huì)浪費(fèi)不必要的人力和物力。3.行政管理體系不完善。我國(guó)長(zhǎng)時(shí)間實(shí)施計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制,在這一背景下,使得企業(yè)沒(méi)有按照現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流,結(jié)合社會(huì)發(fā)展的需要,建立完善行政管理體系,導(dǎo)致企業(yè)失去活力。加上企業(yè)行政管理人員素質(zhì)較低,不具備相應(yīng)的知識(shí)理論基礎(chǔ)與專業(yè)技能,對(duì)實(shí)際工作指揮不當(dāng),導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)混亂,也是企業(yè)行政管理發(fā)生沖突的主要因素。4.管理工作缺乏系統(tǒng)性。企業(yè)行政管理工作沒(méi)有一個(gè)完善的系統(tǒng)機(jī)制,使得工作人員在實(shí)際進(jìn)行企業(yè)行政管理的過(guò)程中,無(wú)法可依、無(wú)章可循,導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行行政管理的過(guò)程中出現(xiàn)混亂,直接影響到企業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。例如對(duì)于企業(yè)辦公室內(nèi)部、后勤事務(wù)和文檔工作等管理項(xiàng)目,雖然屬于行政管理的范疇,需要行政管理工作人員統(tǒng)籌安排,但并不是企業(yè)行政管理的重點(diǎn)。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理的價(jià)值,應(yīng)將重點(diǎn)放在系統(tǒng)工作的調(diào)整與安排上,統(tǒng)籌安排,做好行政管理工作,從而確保企業(yè)行政管理有序進(jìn)行。
三、企業(yè)行政管理中沖突的具體對(duì)策
1.管理手段要與實(shí)際結(jié)合。企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行行政管理的過(guò)程中,必須保障行政管理手段和實(shí)際工作相結(jié)合,防止管理工作出現(xiàn)形式主義,杜絕一切工作流于表面。特別是企業(yè)行政管理工作人員在管理的過(guò)程中遇到不明白的問(wèn)題和管理情況不明確的時(shí)候,不能胡亂指揮。此外,完善一線部門服務(wù)設(shè)施建設(shè),摒棄過(guò)去“為管理而管理”的傳統(tǒng)管理觀念,企業(yè)行政管理人員應(yīng)定期走訪各個(gè)部門,深入到實(shí)際工作中了解企業(yè)工作狀態(tài),了解一線工作人員的生活服務(wù)設(shè)施狀況,掌握一線職工的真實(shí)需求,明確企業(yè)服務(wù)觀念,讓行政管理工作人員行使工作中統(tǒng)籌規(guī)劃,合理安排,讓他們集中精力投入到企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中,進(jìn)而有助于按照各個(gè)部門之間的實(shí)際需求進(jìn)行企業(yè)文明建設(shè)。2.制定科學(xué)的管理體制。企業(yè)要想提升企業(yè)行政管理的效率與質(zhì)量,就必須從行政管理體制入手,明確全體職工的職責(zé)與權(quán)限,做到“分工清晰,責(zé)權(quán)明確”,制定科學(xué)的管理體制,以此約束工作人員的工作行為,讓工作人員能夠順利完成工作任務(wù),從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各個(gè)資源的配置,提升行政管理工作的效率與質(zhì)量。此外,企業(yè)還應(yīng)將激勵(lì)制度與獎(jiǎng)懲制度融入行政管理體制中,對(duì)行政管理工作人員的工作給予肯定,激發(fā)工作人員的工作積極性與熱情,讓工作人員抱著積極態(tài)度投入到工作中,確保企業(yè)行政管理工作有序進(jìn)行。3.建立完善的行政管理體系。企業(yè)在完善行政管理體系的過(guò)程中,應(yīng)將權(quán)力體系、技術(shù)體系與事務(wù)體系加入行政管理體系中,然后按照權(quán)力體系、技術(shù)體系與事物體系對(duì)有關(guān)的構(gòu)建行政管理機(jī)制工作進(jìn)行相應(yīng)的展開工作,使企業(yè)內(nèi)部各個(gè)資源發(fā)揮出更大的效用,從而有效的配合行政管理工作。此外,針對(duì)行政管理工作與激勵(lì)方向的問(wèn)題,企業(yè)理應(yīng)建立一個(gè)人才錄用選撥體系,制定人才引進(jìn)計(jì)劃,每年分批從大專院校和人才市場(chǎng)中吸納與引進(jìn)行政管理工作人員,對(duì)自身行政估算能力人才結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整、改善。然后制定培訓(xùn)規(guī)劃,堅(jiān)持走出去,請(qǐng)進(jìn)來(lái)的培訓(xùn)方法,定期將行政管理工作人員送到合作的專職院校接受培訓(xùn),提升他們的專業(yè)理論知識(shí),從而培養(yǎng)出符合企業(yè)發(fā)展需求的綜合型人才,為建立完善的行政管理體系注入新鮮血液。4.保證行政管理工作的合理性。為了提升企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的高效性,在實(shí)際進(jìn)行企業(yè)行政管理的過(guò)程中,對(duì)于每一個(gè)細(xì)節(jié)工作人員必須保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,嚴(yán)格按照企業(yè)行政管理的具體規(guī)定進(jìn)行管理,將行政管理工作落實(shí)到位,從而保證每一項(xiàng)創(chuàng)新措施的實(shí)施具有合理性。此外,企業(yè)還應(yīng)按照自身運(yùn)行的實(shí)際特點(diǎn),明確行政管理部門的工作職責(zé),以免出現(xiàn)相互扯皮的情況。并賦予行政管理工作用人員更多的正能量,讓各個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)、配合工作,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的最大化。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,企業(yè)要想在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟,就必須做好企業(yè)行政管理工作,制定合理的行政管理機(jī)制;在實(shí)際進(jìn)行行政管理的過(guò)程中與實(shí)際需求相結(jié)合,建立完善行政企業(yè)管理體系,保證行政管理工作的合理性,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的最大化,從而促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
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關(guān)鍵詞:合理設(shè)置;企業(yè)行政管理崗位;企業(yè)行政效能
企業(yè)行政效能是指在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,企業(yè)內(nèi)容的行政管理組織架構(gòu)、企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度及企業(yè)行政管理行為等方面的效能,實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政效能就是企業(yè)能夠在具體的行政工作中用最小的資源投入獲得最大的行政管理目標(biāo),實(shí)現(xiàn)行政資源的優(yōu)化配置。崗位的設(shè)置是行政效能提升的基本途徑,也是十分重要的環(huán)節(jié)。
一、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位對(duì)于提升企業(yè)行政效能的重要意義
(一)有利于企業(yè)人員明確自身的職責(zé)范疇
合理的崗位設(shè)置能夠讓企業(yè)的管理者和企業(yè)職工明確的了解到自身工作崗位的工作內(nèi)容、任務(wù)以及相關(guān)的職責(zé)范圍,從而讓企業(yè)組織中的每一個(gè)人都與自身的崗位真正的對(duì)應(yīng)起來(lái),建立相關(guān)的鏈接,保證企業(yè)組織中的每一位人員都能夠在自身的職責(zé)范圍內(nèi)最大限度的發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)和能力,更好的實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo),提升企業(yè)行政效能,更好地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。
(二)有利于企業(yè)目標(biāo)的進(jìn)一步細(xì)化
通過(guò)合理設(shè)置不同的企業(yè)行政管理崗位,能夠?qū)⑵髽I(yè)制定的行政管理部門任務(wù)目標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化分解,將任務(wù)目標(biāo)分解為相關(guān)工作崗位的工作任務(wù)目標(biāo),這樣不僅能夠更加明確企業(yè)制定任務(wù)的目的,而且可以全面提高企業(yè)完成任務(wù)目標(biāo)的效率,對(duì)企業(yè)行政效能的提高和企業(yè)綜合素質(zhì)的加強(qiáng)具有重要的意義。
(三)有利于增強(qiáng)企業(yè)管理效能
合理的企業(yè)行政管理崗位設(shè)置能夠讓企業(yè)員工明確自己所在崗位的崗位職責(zé)范疇,這樣企業(yè)管理者就可以根據(jù)這種明確的崗位職責(zé)范疇對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行管理和人力資源優(yōu)化,從而大幅度的提高企業(yè)管理的工作效率,增強(qiáng)企業(yè)管理效能。
二、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位應(yīng)遵循的主要原則
(一)目標(biāo)統(tǒng)一,統(tǒng)一指揮
目標(biāo)統(tǒng)一是合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的首要基本原則。在企業(yè)行政管理組織機(jī)構(gòu)中,在縱向要做到上下貫通交流一致,在橫向要做到左右協(xié)調(diào)互相配合,從而將企業(yè)行政管理結(jié)合成為一個(gè)科學(xué)合理的有機(jī)整體,并且在這個(gè)有機(jī)整體內(nèi),局部目標(biāo)要絕對(duì)服從整體的目標(biāo)。并且在企業(yè)管理組織中的每一個(gè)人都由一位上級(jí)主管負(fù)責(zé)指揮,切忌多頭領(lǐng)導(dǎo)。
(二)分工合作,信息暢通
分工是實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政目標(biāo)的有效途徑,通過(guò)分工能夠充分地發(fā)揮企業(yè)行政管理組織中各個(gè)人員的最大效能,從而減少人力資源的浪費(fèi),更好地提高行政管理工作的工作效率。因此要針對(duì)不同的工作和任務(wù),將行政管理組織中的工作進(jìn)行科學(xué)合理的分工,明確各個(gè)分工的工作范圍和工作目標(biāo)。需要注意的是,分工不并意味著在工作中獨(dú)立操作,而是要在緊密的相互配合中進(jìn)行協(xié)調(diào)合作,共同的為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而奮斗。并且要保證信息的暢通,要建立各個(gè)分工部門之間互相傳遞信息的渠道和網(wǎng)絡(luò),更好的為協(xié)作交流提供便利。
(三)管理層級(jí)設(shè)置合理,精干高效
管理層級(jí)是根據(jù)行政管理部門的管理控制幅度來(lái)制定的,管理控制幅度是指一個(gè)管理人員能夠直接管理指揮的下級(jí)人數(shù)。管理層級(jí)較多會(huì)影響企業(yè)決策的效率,管理層級(jí)較少則會(huì)導(dǎo)致集權(quán)的現(xiàn)象出現(xiàn),因此要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況控制管理幅度,合理的設(shè)置管理層級(jí)。另外企業(yè)行政管理層級(jí)在工作中要遵循精干高效的原則,在人員的配備比例上要做到科學(xué)合理,符合企業(yè)發(fā)展要求,在權(quán)利的分配上要遵循適度原則。
三、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的措施和途徑
(一)根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要合理配備企業(yè)行政管理人員
合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的首要要素就是要對(duì)企業(yè)行政管理的人員進(jìn)行確定。
在行政人員數(shù)量方面,根據(jù)企業(yè)管理制度的一般規(guī)定,企業(yè)組織中行政人員數(shù)量一般占該企業(yè)組織總?cè)藬?shù)的10%左右,也就是說(shuō),如果企業(yè)有400個(gè)人,那么合理的企業(yè)行政人員管理組織人員應(yīng)該在40人左右。這40個(gè)行政管理人員要合理的分配到人事部、財(cái)政部、采購(gòu)部、秘書處和信息檔案管理處等部門,如人事部要有2人負(fù)責(zé),財(cái)政處要2名會(huì)計(jì)和2名出納,信息檔案管理處1人等,這樣的人員數(shù)量和分配比例能夠更好的發(fā)揮企業(yè)行政管理的效能,使企業(yè)行政管理組織更好地服務(wù)于企業(yè)其他部門的發(fā)展。
在行政人員素質(zhì)方面,首先要求行政人員在思想上要具有良好的工作精神和服務(wù)理念,這樣才能夠符合企業(yè)行政工作的高重復(fù)性和煩瑣性的要求,安心的做好本身的行政工作。其次,行政管理人員要具有較為豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),尤其是人事部、財(cái)政部等部門,除了要求人員的專業(yè)知識(shí)能力以外,還要具有較為豐富的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),從而更好的開展相關(guān)工作。最后,行政管理人員還要具有較好的適應(yīng)能力和靈活的應(yīng)變能力,企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中,部門的設(shè)定、生產(chǎn)重點(diǎn)的變化以及銷售范圍的改變等等都會(huì)對(duì)企業(yè)行政管理部門產(chǎn)生影響,相應(yīng)的行政管理工作也會(huì)發(fā)生一些突變,在這種情況下,具有良好的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力的行政而能源能夠更好的控制和完成行政管理工作。
(二)合理科學(xué)設(shè)置行政管理崗位
崗位的數(shù)量和人員的數(shù)量不是一個(gè)概念,崗位的設(shè)置之后,每個(gè)崗位的人員數(shù)量需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行確定,但是崗位的設(shè)定一定要做到全面合理,并且有利于企業(yè)資源的優(yōu)化整合。首先要明確的一點(diǎn)就是要認(rèn)識(shí)到崗位的人員飽和度,根據(jù)工作任務(wù)的飽和度對(duì)每個(gè)崗位的員工數(shù)量進(jìn)行合理的安排,讓企業(yè)行政管理中的各個(gè)崗位都達(dá)到飽和,這樣不僅能夠保證企業(yè)資源的有效配置,而且能夠杜絕人浮于事的現(xiàn)象。其次要根據(jù)工作環(huán)境的變化合理的調(diào)整設(shè)置行政管理崗位,崗位的設(shè)置不僅要受到工作量的制約,而且工作條件和環(huán)境的變化也會(huì)對(duì)其產(chǎn)生影響,如隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用,相關(guān)文員類的人員配備就應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的減少。最后,每個(gè)企業(yè)行政管理職能是不同的,但是一般來(lái)說(shuō),行政管理職能大都包含制度制定、資產(chǎn)控制、后勤服務(wù)、基本建設(shè)以及文檔會(huì)議管理等方面,在對(duì)行政管理崗位進(jìn)行設(shè)置時(shí),要了解各個(gè)崗位的行政管理智能,根據(jù)職能對(duì)崗位進(jìn)行有效設(shè)置。
四、結(jié)束語(yǔ)
合理的設(shè)置企業(yè)行政管理崗位對(duì)于企業(yè)行政效能的提高具有重要的意義,崗位設(shè)置不是一成不變的固定模版,而是要遵循動(dòng)態(tài)發(fā)展和靈活性的原則,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和發(fā)展過(guò)程進(jìn)行合理的設(shè)置和修正,從而保證企業(yè)行政管理組織對(duì)各種變化的高度適應(yīng)性,提升企業(yè)行政效能,為績(jī)效的提高和企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。
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在現(xiàn)代企業(yè)管理中,行政管理工作作為企業(yè)管理的中心工作環(huán)節(jié),越來(lái)越突顯出它在公司內(nèi)部不容忽視、不可替代的職能與作用。加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)行政管理,是搞好企業(yè)內(nèi)部管理,適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)轉(zhuǎn)機(jī)建制的重要環(huán)節(jié);對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)活力和發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)具有重要意義。
一、企業(yè)行政管理的主要特點(diǎn)
1.權(quán)威性。企業(yè)行政管理的有效性是建立在企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的上級(jí)權(quán)力與權(quán)威基礎(chǔ)上的,上級(jí)行政機(jī)構(gòu)沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)力和權(quán)威就不能下達(dá)命令、指示或規(guī)定等。但是,還要指出的是,現(xiàn)代企業(yè)行政管理的有效性還要取決于上級(jí)權(quán)力是否運(yùn)用得當(dāng)和下級(jí)的是否服從等諸因素
2.及時(shí)性。由于企業(yè)行政管理是用命令、指示等來(lái)調(diào)整人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),故其手段和方式直接具體,而且具有較強(qiáng)的針對(duì)性,同時(shí)又配以對(duì)違抗管理的懲罰措施,因而能迅速發(fā)揮作用;而通過(guò)經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行管理或通過(guò)思想政治工作達(dá)到管理目的時(shí),則必須有執(zhí)行反饋調(diào)整執(zhí)行的操作過(guò)程?,因而常發(fā)生滯后。因此,在企業(yè)大量日常性經(jīng)營(yíng)處理及人事處理中,或企業(yè)遇到突發(fā)事件以及企業(yè)環(huán)境不穩(wěn)定時(shí),行政管理就能發(fā)揮重大作用。
3.縱向性。因?yàn)槠髽I(yè)行政管理主要是通過(guò)企業(yè)行政組織內(nèi)部的隸屬關(guān)系進(jìn)行自上而下的縱向指揮和協(xié)調(diào),往往是企業(yè)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)的指令性要求,因此主要是縱向性的。
二、現(xiàn)代企業(yè)行政管理的基本要求
現(xiàn)代企業(yè)行政管理的目標(biāo)來(lái)自于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和行政管理自身的要求。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)要求的行政管理主要側(cè)重于正常組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng),包括財(cái)務(wù)和銷售管理、信息、溝通以及公關(guān)和勞資關(guān)系等。實(shí)際上,這種要求一般屬于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范疇。純粹的企業(yè)行政管理工作本身則要求:
1.實(shí)行和完善行政經(jīng)理負(fù)責(zé)制。
實(shí)行行政經(jīng)理(廠長(zhǎng))負(fù)責(zé)制,建立以其為首的指揮系統(tǒng)是科學(xué)行政管理的基礎(chǔ)。這就要求,首先必須明確行政首腦的職責(zé)和權(quán)限,保證其有足夠的行政權(quán)力和必要的權(quán)威;其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實(shí)施渠道,再次行政首腦必須有一個(gè)高水平的咨詢機(jī)構(gòu),保證其管理措施不致因考慮欠周或個(gè)人判斷失誤而產(chǎn)生負(fù)面影響。
2.合理選擇和設(shè)計(jì)行政組織機(jī)構(gòu)。
企業(yè)行政管理是依賴行政機(jī)構(gòu)和行政渠道進(jìn)行的,所以,選擇和設(shè)計(jì)符合企業(yè)內(nèi)外特點(diǎn)的組織機(jī)構(gòu)是保證行政命令、指示等迅速流動(dòng)貫徹的重要前提,是達(dá)到行政管理目標(biāo)的必要條件。行政管理最忌機(jī)構(gòu)龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環(huán)節(jié)繁多,從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此,合理設(shè)計(jì)與選擇行政組織機(jī)構(gòu)與行政管理科學(xué)化密不可分。
3.選拔優(yōu)秀的行政管理人才。
現(xiàn)代企業(yè)的行政管理人員要有與時(shí)代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)。一般素質(zhì)包括:良好的個(gè)性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強(qiáng)烈的創(chuàng)新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)。能力結(jié)構(gòu)包括以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優(yōu)決斷能力為內(nèi)容的決策制定能力和以善于選擇實(shí)施辦法、用人知人善任、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌全局、應(yīng)變臨陣不亂為內(nèi)容的決策實(shí)施能力。知識(shí)結(jié)構(gòu)則包括一般知識(shí)、管理知識(shí)和技術(shù)知識(shí)三大方面。可以說(shuō)優(yōu)秀的行政管理人才是現(xiàn)代企業(yè)行政管理致勝的法寶之一。
4.確立正確引導(dǎo)、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)與適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)機(jī)制。
企業(yè)行政管理的最佳化實(shí)現(xiàn)在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實(shí)施。因此對(duì)人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心工作,而通過(guò)建立有效的激勵(lì)機(jī)制是有效實(shí)施對(duì)人的管理的重要保障,這就要求:以恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)來(lái)引導(dǎo)正確的反應(yīng)行為,以準(zhǔn)確的績(jī)效評(píng)價(jià)作為獎(jiǎng)勵(lì)的科學(xué)依據(jù),以不同客體的針對(duì)性獎(jiǎng)勵(lì)措施完成激勵(lì)機(jī)制的良性循環(huán)。只有實(shí)現(xiàn)了引導(dǎo)、評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)三者的有效結(jié)合,激勵(lì)機(jī)制才會(huì)在企業(yè)行政管理中圓滿達(dá)到預(yù)期效果。
5.講究行政管理的藝術(shù)性。
行政管理中還有許多藝術(shù)性問(wèn)題,什么時(shí)候下達(dá)命令或指標(biāo)、怎樣下達(dá)、辭語(yǔ)如何表達(dá)等,都須因人因時(shí)因地而異。這就要求行政領(lǐng)導(dǎo)善于行政管理藝術(shù),注重管理對(duì)象的心理因素、講究說(shuō)話藝術(shù)、善于把行政命令轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的自覺(jué)行動(dòng)。
三、充分有效地開展公司的行政管理工作
1.負(fù)責(zé)做好本部的日常行政管理和綜合事務(wù)工作,協(xié)助總經(jīng)理搞好公司各部門之間的綜合協(xié)調(diào),落實(shí)好公司既定的各項(xiàng)規(guī)章和管理制度,加強(qiáng)對(duì)公司各項(xiàng)工作的監(jiān)督與檢查,溝通內(nèi)外聯(lián)系,保證公司上情下達(dá)和下情上報(bào),負(fù)責(zé)對(duì)公司會(huì)議決議及文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí),加強(qiáng)公司對(duì)外聯(lián)系,拓展公關(guān)業(yè)務(wù),負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)的研討和修訂,負(fù)責(zé)做好公司車輛的派遣與調(diào)度等管理工作。
2.人力資源的管理與開發(fā)
(1) 做好公司組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理等工作。
(2) 人力的招聘與使用:搜集并提供工作分析的有關(guān)資料,保證部門人力資源計(jì)劃與組織的發(fā)展戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致,對(duì)應(yīng)聘申請(qǐng)人進(jìn)行綜合方面的面試、甄選并做最終錄用或委派決定,負(fù)責(zé)對(duì)員工的提升、調(diào)遷、獎(jiǎng)懲和辭退做出決定,負(fù)責(zé)做好職務(wù)分析和工作分析的編寫,適時(shí)制訂符合公司發(fā)展實(shí)際的人力資源計(jì)劃,通過(guò)這些達(dá)到公司內(nèi)部的“人、事相宜”,即采用科學(xué)的方法,按照工作崗位的要求,將員工安排到合適的崗位上,以實(shí)現(xiàn)公司人力資源的合理配置。
(3) 薪酬與激勵(lì):首先,要制定出符合公司行業(yè)實(shí)際的、合理的薪酬福利制度,按勞付酬,論功行賞。通過(guò)報(bào)酬、保險(xiǎn)和福利等方式對(duì)員工的工作成果給予肯定和保障。其次,要注重提高員工的士氣和工作效率,并據(jù)此對(duì)員工工作績(jī)效進(jìn)行激勵(lì),這也是對(duì)員工的一種有效的報(bào)償。
(4) 培訓(xùn)與開發(fā):現(xiàn)在的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)無(wú)疑是產(chǎn)品質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng),說(shuō)到底是人才的競(jìng)爭(zhēng),也是一個(gè)企業(yè)整體素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)。產(chǎn)品質(zhì)量的好壞是公司所有崗位技能的集中體現(xiàn)。因此,公司應(yīng)該把全員培訓(xùn)作為企業(yè)的立業(yè)之本,追求“全員卓越、以人為本”的管理方式。根據(jù)公司員工培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)的員工名單,制定并實(shí)施培訓(xùn)開發(fā)計(jì)劃:主要指員工的職業(yè)技能和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn),切實(shí)為員工的發(fā)展提供咨詢,科學(xué)規(guī)范在職培訓(xùn)開發(fā)的指導(dǎo),通過(guò)培訓(xùn)開發(fā)來(lái)“提高員工技能”和“發(fā)揮員工潛能”,以此改進(jìn)公司員工的行為方式,達(dá)到公司對(duì)員工期望的標(biāo)準(zhǔn)和目的。
(一)行政機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏合理性國(guó)內(nèi)企業(yè)行政機(jī)構(gòu)大多較為臃腫龐大,雖然經(jīng)過(guò)較大精簡(jiǎn),然而收效較小,企業(yè)行政機(jī)構(gòu)存在大量的不必要行政機(jī)構(gòu),導(dǎo)致企業(yè)行政管理工作較為雜亂繁復(fù),企業(yè)內(nèi)部上下、左右、里外的協(xié)調(diào)及溝通均存在問(wèn)題,同時(shí)企業(yè)各環(huán)節(jié)及部門較多,企業(yè)員工觀念基本只局限在本部門,認(rèn)為行政工作與其他部門無(wú)關(guān)系,導(dǎo)致行政、技術(shù)、銷售等部門成為獨(dú)立部門,無(wú)法統(tǒng)一團(tuán)結(jié),各部門之間的溝通亦較少。(二)體制尚需完善國(guó)內(nèi)企業(yè)行政管理體制較差,機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理,規(guī)章制度的設(shè)立不完善、不科學(xué),從而導(dǎo)致企業(yè)行政管理效果較差。部分企業(yè)未形成系統(tǒng)的規(guī)章制度,企業(yè)內(nèi)部分工不明確,章法雜亂。行政管理較差,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理混亂,互相爭(zhēng)奪,造成大量勞動(dòng)力的浪費(fèi),而在工作中則互相推脫,導(dǎo)致大量的人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)。雖然明確制定部分行政法規(guī),然而在實(shí)際執(zhí)行中問(wèn)題較大。現(xiàn)代行政管理需要建立全面規(guī)范的管理規(guī)則及科學(xué)的工作程序,因此國(guó)內(nèi)企業(yè)行政管理機(jī)構(gòu)設(shè)置尚不合理,行政管理體制欠缺,規(guī)章制度不完善、不科學(xué)。(三)行政管理人員素質(zhì)較低企業(yè)行政工作人員業(yè)務(wù)水平較低,知識(shí)水平較差且無(wú)服務(wù)意識(shí)較差,因此在實(shí)際管理中與各部門實(shí)際脫離,因此的規(guī)定并不適宜推行,從而導(dǎo)致其他部門在執(zhí)行中排斥、反感,在實(shí)際操作中積極性不高、責(zé)任感較差,作風(fēng)疲塌、創(chuàng)造熱情較低、行政效益較低。行政人員在實(shí)際工作中遇到無(wú)利可圖的工作時(shí),工作推諉不干,工作拖沓,浪費(fèi)時(shí)間且影響了工作,導(dǎo)致行政效益較低。
2、提高企業(yè)行政管理效益的分析
(一)建立嚴(yán)格科學(xué)的企業(yè)規(guī)章制度,監(jiān)督工作落實(shí)為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范運(yùn)行,可建立科學(xué)的規(guī)章管理制度作為企業(yè)的規(guī)章,在上級(jí)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與落實(shí)下,保證工作落實(shí)到人,保證規(guī)章制度的嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行。各行政管理部門工作人員在工作中,要各就各位、各行其事,保證規(guī)章制度的嚴(yán)格執(zhí)行,保證各項(xiàng)規(guī)章制度真正的落實(shí)到實(shí)處。在日常監(jiān)督管理中將其作為經(jīng)常性工作執(zhí)行,對(duì)于工作效益好,績(jī)效突出者,及時(shí)給予表?yè)P(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)于工作中問(wèn)題較大人員要及時(shí)進(jìn)行交流,總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)其工作的進(jìn)步,對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重失誤者,要進(jìn)行徹底的交流與反思。定期對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,保證其能夠真正的發(fā)揮作用。(二)不斷引進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)科學(xué)的管理方法計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,為企業(yè)的管理的現(xiàn)代化提供了有效手段,同時(shí)企業(yè)亦可通過(guò)計(jì)算機(jī)合理運(yùn)用效率管理軟件實(shí)行企業(yè)現(xiàn)代化管理。明確自主管理、目標(biāo)管理、績(jī)效考評(píng)等,目前國(guó)內(nèi)仍然存在較大一批企業(yè)的行政效益較差,在管理中方法陳舊,從而無(wú)法適應(yīng)社會(huì)時(shí)代的發(fā)展,企業(yè)若不與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化,則可能導(dǎo)致企業(yè)最終消亡。
3、提高企業(yè)行政管理效益的對(duì)策
(一)深化投資體質(zhì)改革國(guó)內(nèi)部分企業(yè)政企尚未分離,導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到局限,通過(guò)深化投資體制改革,能夠?qū)崿F(xiàn)政企分離,更加符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度要求。國(guó)家宏觀調(diào)控下,保證市場(chǎng)充分發(fā)揮資源配置的基礎(chǔ)性作用,能夠深化企業(yè)投資主體地位,從而對(duì)政府的投資行為進(jìn)行規(guī)范,保證投資者的合法權(quán)益得到保障;通過(guò)落實(shí)企業(yè)投資的自,能夠有效縮小在投資項(xiàng)目中政府的核準(zhǔn)范圍,保證企業(yè)投資項(xiàng)目的備案制及核準(zhǔn)制的健全與完善。(二)深化行政審批制度近年來(lái)國(guó)內(nèi)已經(jīng)有審批制度改革進(jìn)行,計(jì)劃經(jīng)濟(jì)色彩的政府行政性審批已經(jīng)明顯減少,然而這一改革尚不徹底,加快政府職能的轉(zhuǎn)換,堅(jiān)持有效性、合理性、公開性及責(zé)任性原則,進(jìn)一步清理現(xiàn)有的各種行政性審批,盡量減少審批事項(xiàng),并進(jìn)行有效調(diào)整,積極改進(jìn)審批的管理方式,規(guī)范審批,同時(shí)對(duì)審批的時(shí)限進(jìn)行限定。加強(qiáng)對(duì)審批行為的監(jiān)督,將經(jīng)濟(jì)利益與行政審批徹底分離。(三)健全企業(yè)行政管理領(lǐng)導(dǎo)體質(zhì),提高刑偵管理人員素質(zhì)建立以廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為主,咨詢機(jī)構(gòu)為輔,保證相關(guān)行政監(jiān)督部門工作能夠有效執(zhí)行,從而有效提高行政管理工作的質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)管理的改進(jìn)。行政人員的素質(zhì)對(duì)行政管理效益有著直接關(guān)系,因此要不斷提高行政管理人員的素質(zhì),提高其知識(shí)水平及綜合素質(zhì),兼具國(guó)內(nèi)眼光及國(guó)際眼光,保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。(四)建立現(xiàn)代企業(yè)激勵(lì)機(jī)制研究資料顯示,通過(guò)有效的激勵(lì)機(jī)制,個(gè)人能力能夠發(fā)揮至80%-90%,若無(wú)激勵(lì)作用,個(gè)人能力發(fā)揮僅能達(dá)到20%-30%。管理者有效的舉措及實(shí)施是實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理最佳化實(shí)現(xiàn)的重要保障,因此企業(yè)行政管理應(yīng)將人的管理作為行政管理的核心,企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行激勵(lì)時(shí),要結(jié)合企業(yè)、個(gè)人實(shí)際,建立準(zhǔn)確評(píng)價(jià)、正確引導(dǎo)、適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)機(jī)制,根據(jù)員工的個(gè)人表現(xiàn),采取有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性、積極性及創(chuàng)造性,保證員工個(gè)人能力實(shí)現(xiàn)的最大化,從而促進(jìn)對(duì)人的有效管理。
4、結(jié)束
1.1行政管理機(jī)制不健全
企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作及各項(xiàng)組織管理活動(dòng)的執(zhí)行需要依托于各項(xiàng)體系管理制度,并針對(duì)企業(yè)發(fā)展或運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)所要監(jiān)督管理的重點(diǎn)而展開一系列約束管理手段,從而才能發(fā)揮可靠的體系管理成效。但煤企業(yè)行政管理體制不健全與體系制度完善程度息息相關(guān)。有些煤礦企業(yè)一旦內(nèi)部發(fā)生矛盾則引起內(nèi)訌,互相責(zé)任推諉,卻未能依照管理制度辦事,將制度約束內(nèi)容拋在腦后。這也充分說(shuō)明,良好的行政管理體系機(jī)制運(yùn)作需要企業(yè)各級(jí)人員具有責(zé)任意識(shí)和主觀能動(dòng)性,否則制度則是死的,人確是活的,制度執(zhí)行只能流于形式,難以協(xié)調(diào)各類行政管理工作執(zhí)行的矛盾問(wèn)題。
1.2行政監(jiān)管機(jī)構(gòu)臃腫
主要體現(xiàn)為煤礦管理生產(chǎn)的權(quán)屬部門僅負(fù)責(zé)基本生產(chǎn),卻不對(duì)安全予以負(fù)責(zé),而整治煤礦安全的部門卻不對(duì)生產(chǎn)指標(biāo)進(jìn)行負(fù)責(zé),相互責(zé)任推諉,管理局面存在脫節(jié);又或出現(xiàn)安全、生產(chǎn)兩手齊抓卻誰(shuí)都管不好的局面。此外,地方煤監(jiān)局及安監(jiān)局雖然就地方礦點(diǎn)設(shè)立了必要培訓(xùn)機(jī)構(gòu),卻在培訓(xùn)事宜流于形式成分居多,實(shí)行重復(fù)培訓(xùn),且日常監(jiān)管草率大意,多以行政罰款代替監(jiān)管為主,真正行政監(jiān)管卻體現(xiàn)為一罰了事。此外,一旦行政監(jiān)管下發(fā)現(xiàn)安全事故發(fā)生,煤礦企業(yè)自身的權(quán)屬機(jī)構(gòu)需要就煤礦生產(chǎn)的安全事故予以調(diào)查,但其組織職能下的文件批復(fù)卻也由自身從屬辦理,并不受地方行政機(jī)構(gòu)監(jiān)督和影響,故而造就了國(guó)家監(jiān)察職能權(quán)屬表現(xiàn)空有權(quán)利卻不能承擔(dān)責(zé)任,而地方管理卻從屬權(quán)利極為有限并還要負(fù)無(wú)限的責(zé)任。
1.3內(nèi)部工作執(zhí)行效率低下
由于和煤礦企業(yè)生產(chǎn)及運(yùn)營(yíng)的牽扯部門較多,在行政管理工作執(zhí)行方面往往運(yùn)轉(zhuǎn)不靈,或者是內(nèi)部工作信息資源失真,所以一旦發(fā)生糾紛、內(nèi)訌、責(zé)任推諉等即使向上級(jí)匯報(bào)問(wèn)題解決的進(jìn)展情況,也往往發(fā)生一定的滯后性。此外,由于不少行政管理問(wèn)題發(fā)生,多數(shù)都摻雜著企業(yè)效益與個(gè)人利益得失問(wèn)題。所以,即使一旦提出問(wèn)題的解決方案,但如果少數(shù)人提出反對(duì)意見(jiàn),也將會(huì)影響整個(gè)問(wèn)題事件的客觀處理進(jìn)程。
1.4人員素質(zhì)問(wèn)題
據(jù)相關(guān)資料表明,我國(guó)小煤礦基本從業(yè)人員的文化水平素養(yǎng)較低,且安全生產(chǎn)的責(zé)任意識(shí)不足,工藝技術(shù)條件也極為有限。因此,如若從勞動(dòng)力角度去看,我國(guó)基層礦工都是以農(nóng)民主體居多,人員存在較大的流動(dòng)性及管理松散性。而如若從技術(shù)角度看起,行政監(jiān)管、技術(shù)管理階層的人才非常匱乏,且生產(chǎn)及管理組織活動(dòng)開展多半和高危電力相關(guān),進(jìn)而很容易造成人才流失,所以現(xiàn)有的人員素質(zhì)水平則參差不齊。
2.提升煤礦企業(yè)行政管理效率的主要途徑探討
2.1明確各階層人員工作職責(zé)
煤礦企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展最為重視煤礦開采與安全生產(chǎn)。因此,行政管理工作執(zhí)行效率的提高應(yīng)以有效保障煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)為主。因此,一旦遇到安全突發(fā)事故,行政管理工作必然承擔(dān)一定責(zé)任。基于此,筆者建議煤礦生產(chǎn)行政管理能夠整合安全監(jiān)督資源,集中就各級(jí)部門工作職能予以優(yōu)化,整合市縣一級(jí)監(jiān)管事宜,具體敲定由一個(gè)部門進(jìn)行安全生產(chǎn)管理,以有效促進(jìn)地方行業(yè)主管安全生產(chǎn)能夠明確生產(chǎn)重點(diǎn),安全重點(diǎn)等,避免責(zé)任推諉的內(nèi)訌現(xiàn)象發(fā)生。
2.2健全煤礦企業(yè)管理體系機(jī)制
落實(shí)行政管理部門的行政監(jiān)管各項(xiàng)機(jī)制,包括嚴(yán)格執(zhí)行自身企業(yè)所屬的崗位責(zé)任機(jī)制,以及加強(qiáng)行政管理法制約束效力,依法辦事。同時(shí),要建立必要的一系列必要的規(guī)范化的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息化建設(shè),加強(qiáng)行政管理工作的現(xiàn)代化辦公,以提高行政工作執(zhí)行效率。
2.3人員素質(zhì)提高
加強(qiáng)人才引入,提高現(xiàn)有人員從業(yè)素質(zhì),同時(shí)在人才引入機(jī)制方面,應(yīng)能打破以往地區(qū)人才保護(hù)色彩濃厚這一事實(shí),力求加強(qiáng)人才吸引機(jī)制的研究,滿足人才其物質(zhì)、精神需求,強(qiáng)調(diào)勞動(dòng)所得和付出成正比,并重點(diǎn)實(shí)行分層次、分階段的強(qiáng)制化培訓(xùn),且人才引入的投資經(jīng)費(fèi)應(yīng)由財(cái)政專項(xiàng)撥款。
2.4引入現(xiàn)代化企業(yè)管理方法或手段
比如加強(qiáng)目標(biāo)成本管理、維系客戶渠道、成本核算管理、以及強(qiáng)化供應(yīng)鏈管理等。同時(shí),要改變傳統(tǒng)煤礦企業(yè)權(quán)責(zé)過(guò)分集中或權(quán)力不下放的行政管理約束機(jī)制,以杜絕“窯主”守舊的官僚思想作祟;要重點(diǎn)加強(qiáng)柔性管理,強(qiáng)調(diào)以人為本,通過(guò)激勵(lì)獎(jiǎng)酬與行政管理約束機(jī)制同步開展,實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)人員積極性,強(qiáng)化員工和企業(yè)間的歸屬感,以有效促進(jìn)管理手段執(zhí)行效率提高。
3.結(jié)語(yǔ)
企業(yè)財(cái)務(wù)管理 企業(yè)文化 企業(yè)研究 企業(yè)品牌 企業(yè)工作意見(jiàn) 企業(yè)建設(shè) 企業(yè)資信管理 企業(yè)管理 企業(yè)營(yíng)銷 企業(yè)管理制度 紀(jì)律教育問(wèn)題 新時(shí)代教育價(jià)值觀