檔案室檔案管理

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檔案室檔案管理范文第1篇

一、加強領導，基礎建設上臺階

我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。

一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

二是檔案管理制度進一步規范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。

三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業務能力逐漸增強。采取參加業務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。

二、突出重點，檔案管理上水平

一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發現問題，及時糾正。

三是檔案整理力求規范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。

四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。

三、立足服務，檔案利用出效益

一是努力做好日常服務。我們建立健全了利用檔案的各種手續，及時、準確地為利用者提供查、借閱服務。在領導班子建設、干部任免調配、工資調整等工作中發揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。

檔案室檔案管理范文第2篇

一、當前杭州市檔案資源建設的現狀

(一)檔案資源來源的固定性。全市各級國家綜合檔案館館藏檔案的來源，主要是靠按國家檔案館接受檔案進館標準要求，把機關、企事業單位形成的檔案收集進館來實現的。目前，基本形成了以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案館為主體，其他檔案所有者為補充的建設格局和構造體系。根據接收進館時間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進館。

(二)檔案資源、館藏內容的擴展性。全市各級國家綜合檔案館已著眼于在社會需求上下功夫，擴大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結構，增加了社會活動等方面的鮮活內容，及時開辟檔案資源采集渠道，及時收集一些重大活動檔案材料，開展現行文件收集和服務，大力加強社區和“三農”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設觸角由歷史向現實延伸，由管理機關向社會基層組織延伸，由單一的機關紙質文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國家檔案資源注入了新成分、新要素。

(三)檔案資源的共享性。全市各級檔案館積極應用現代信息技術進行檔案管理現代化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，積極利用現有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環境，逐步搭建網上檔案館檢索平臺，實現檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會共享提供了有效的技術保障和實現手段。據不完全統計，目前全市14個綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達2000余人次，11000多卷次，各城區檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級國家綜合檔案館都有自己的網站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎。

二．在檔案資源管理機制上杭州市與外市的比較

雖然全市各級國家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結構上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構成以及補充檔案資源工作上，長期以來檔案館對機關單位形成的專業、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時期一定地區社會歷史發展的基本面貌。尤其是傳統的檔案管理體制，使一個地區的檔案資源，包括城建檔案、房地產檔案、國土資源檔案、規劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫及保管設施很難得到充分利用。特別是很難擔負起為黨和政府決策，為社會各界和廣大群眾對檔案資料需求提供快捷、準確、方便的全方位服務。由于管理機制問題，全市的行政執法也受到不同程度的影響，重復履行監督指導職能。通過調研，我們認為，深圳、順德實行“三檔合一”的新體制，有獨特的三大優勢：

第一，統一了管理，減少了重復，避免了扯皮。尤其是重點建設項目檔案實行統一管理后，各建設單位就只須對國家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復管理。同時，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過去兩家相互扯皮，爭收檔案之弊。

第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機關產生的文書檔案和少數專門檔案外，還包括全市、區的城建檔案和房地產檔案，檔案門類得到極大的豐富，數量也得到增長。至2003年底，該館館藏檔案達如余萬卷，形成了頗具規模的檔案資料庫，方便了檔案資源共享。

第三，檔案工作進一步融入社會各個領域。城建、房地產檔案并人綜合檔案館后，到市區檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關政策、法規事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設、規劃國土部門及其他經濟、司法部門的業務往來也隨之增多，檔案部門進一步打破封閉，加強了與各機關、團體和社會各界的相互了解，更加緊密地融人當地經濟和社會發展，給檔案館工作和本地區檔案事業的可持續發展注入了新的活力。

三、構建多元化的檔案資源結構，樹立“大檔案”意識

浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺了《關于加強新時期檔案工作的意見》，對新時期檔案事業發展和檔案工作提出了新的要求。“我們根據國家檔案局制定的《全國檔案館網設置原則和布局方案》，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。區、縣(市)一般只設一個綜合檔案館，不設部門(專業)檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構建多元化檔案資源結構，科學整合檔案資源。這無疑為我們在新時期加強檔案事業發展提供了條件，創造了良好的政策環境。

(一)更新檔案管理理念。全面建設小康社會的實踐活動對檔案工作提出了越來越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優勢和公共文化理念，到更廣闊的領域和行業中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計地為國家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應反映出一定時期本地區社會發展的基本歷史面貌。依據檔案法分級負責收集保管一定行政區域內形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現象。要增強綜合檔案館在檔案資源建設中的核心地位，與各級專業檔案館聯手統一管理。將檔案資源建設納入到整個社會的文化事業框架中。

(二)整合檔案資源，增強大檔案整體意識。全市的檔案資料是一個整體，所以全市檔案系統要打破“圍墻”，整合資源，優勢互補，上下聯動，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運用活起來。加強國家檔案資源的整體建設，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向。‘在“統一領導，分級管理”的檔案工作體制下，實現現有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。逐步實現檔案物理資源、數據資源、應用系統整合，體現檔案信息的系統性、有效性與共享性。

(三)創新“大檔案”管理模式。要推進體制創新，發揮檔案集合效應，方便社會公眾利用。根據精簡、統一、高效的原則，推進檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機關檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務方式等環節人手，實現檔案管理模式的創新。

作為檔案事業這一整體，在機構設置上應有一套合理的層級體系和管理規范，處理好專業(專門)檔案館與同級綜合檔案館的關系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。要在優化檔案工作制度與創新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協作關系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關系，尋求工作上相互支持配合。

四、促進檔案資源管理標準化，規范化

檔案服務內涵要有新改進，要加強檔案資源建設，通過法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補充到國家檔案資源庫中，并搞好鑒定工作，把更多應開放檔案向社會開放。要加大檔案資源管理標準化、規范化建設力度。目前各級國家檔案行政管理部門在業務上履行指導職能，對國家專業專門檔案館、部門檔案館、企事業檔案館，應按綜合檔案館的管理標準規范管理。有條件的甚至可以在體制上實行統一管理的前提下，充分發揮主觀能動性，統一接收重大事件檔案以及專業專門檔案，通過各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設提高到一個新水平，這樣才能更好地面向社會，服務大眾。

總之，國家綜合檔案館幾十年發展之路，其經驗與教訓證明，在縣級甚至市(地)級，實行由一館多種檔案的實體合一統管，既可解決綜合檔案館與各專業檔案館(室)之間的有形無形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業檔案的流向問題，使這些重要的專業檔案歸到國家綜合檔案館中統管。

檔案資源的流向與歸宿。應遵循“區域覆蓋”和“就近服務”的原則，一個地區內的機構(尤其是國家機構)形成的檔案，都應該集中到該地區的國家綜合檔案館統管。為當地經濟建設和各項事業服務，成為當地社會公益事業的一部分。

檔案室檔案管理范文第3篇

關鍵詞 數碼照片 檔案保存 利用

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

近年來，隨著經濟的飛速發展和科技的進步，數碼相機陸續進入了各個單位和尋常百姓家，數碼相機的出現和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對照片檔案的管理提出了更高的要求，數碼照片一旦丟失就會造成不可挽救的損失，所以如何科學有效地管理數碼照片檔案成為檔案工作者關心的話題。

1 數碼照片的特性

數碼照片是一種靜態圖像文件，用掃描儀，數碼照相機等設備獲得；以數碼形式存儲，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計算機系統閱讀，處理；并且可以在通信網絡上傳送。數碼照片檔案一般由數碼照片，文字說明兩部分組成。

數碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲久、應用廣泛等特點。

更重要的是，數碼照片有很大的應用范圍，既可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通過網上。但由于數碼產品的特性，數碼照片往往也存在一些缺點，譬如對軟、硬件的依賴、信息的易改、數據不能兼容共享、真偽難辨等。

2 數碼照片檔案的現狀

2.1 數碼照片檔案的收集范圍廣

就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負責的，因而收集點相對集中，但是數碼相機的普及和智能電子設備的廣泛應用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設備，但是基層單位的大部分拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識，造成了每個科室都保存著很多數碼照片資料，如果檔案管理人員不及時溝通協調保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。

2.2 數碼照片檔案的整理難度大

首先，數碼照片的收集歸檔比較繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲在電腦上，由于沒有進行過檔案管理的基礎培訓，所以很難對數碼照片資料進行基礎篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時，只是簡單地把照片復制給檔案管理人員，照片內容重復，質量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。

其次，對數碼照片的整理方法不規范。大部分照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的基本知識，造成了對照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。

2.3 數碼照片檔案的保管安全隱患多

一是數碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統和應用軟件的。在網絡傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級等的出錯都有可能造成數據文件丟失或被嚴重破壞。另外，一些操作人員的錯誤操作，刪除認為“無用”的照片，而這些照片又未作備份，都會導致這些數碼照片檔案的流失。二是數碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對其圖像內容進行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲設備并不可靠。電腦病毒、隨時有可能發生的硬件故障及參差不一的光盤質量等都可造成數碼照片檔案的丟失。

2.4 數碼照片檔案檢索利用復雜

目前，許多基層單位的辦公系統大多忽略數碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現數碼照片的檢索查閱難的現象，致使數碼照片檔案資源難以得到有效的利用。

3 做好照片檔案收集的基本途徑

（1）加大宣傳力度，提高對照片檔案管理重要性的認識。大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規范》等法律法規，使更多領導、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，從思想上切實把照片檔案管理作為一項重要的工作內容來抓。

（2）建立健全歸檔制度，規范照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據各部門的工作特點，制訂切實可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（3）加強重要展覽、重要活動、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動、重大事件中及時通過采取舉辦展覽、有獎征稿等多種方式將大量有價值的圖片征集進檔案室，這必定會對豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。

（4）加強檔案工作人員的專業技能培訓。不斷提高自身的業務素質，熟練掌握專業基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發揮照片檔案的作用。

4 嚴把照片檔案收集標準

（1）對于歸檔的數碼照片應按規范要求編寫相應的文字說明來辦理移交手續，文字說明二者應齊全。（2）數碼照片收集時應轉換為統一格式，并對最低像素及掃描線數做出要求。（3）重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。

5 照片檔案的整理

照片檔案來源于社會各個領域，其真實、形象、生動的特點是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個部門或個人，所以在整理規范上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。

5.1 整理原則

照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

5.2 照片檔案保管期限的劃分

保管期限是按照片的價值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。

5.3 照片檔案密級的劃分

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》 等有關規定執行。

5.4 數碼照片光盤的編目

（1）數碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號，目錄號，光盤號以及形成的時間，照片的張數，套別，制作人，審核人還有制作時間等。（2）數碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規照片檔案目錄的編制格式基本相同，區別是張數改為盤數。案卷號（即盤號）在檔案室編一欄中填寫，案卷號（即盤號）與文書檔案一樣，排大流水號，題名應概括案卷內全部照片的基本主題，年度要準確，張數要填寫盤內照片的實際數。保管期限要劃分準確。

6 關于數碼照片檔案的妥善保管

（1）數碼照片的保存最重要的是要保護其安全性。比如光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數碼照片的保存情況，并對其進行定期轉存遷移，而且要做好《數碼照片檔案遷移登記表》的記錄，把它作為數碼照片的檔案管理材料進行保存。將重要的照片制作成相應的底片或對數碼照片進行加工制作成縮微品，會大大提高其保存的安全性，并且也會大大延長其保存的周期。

（2）進行關于數碼照片檔案的信息管理系統的建立。建立信息管理系統會使數碼照片保存的時間更長，安全系數更高；容易規范和保存原數據的信息；系統數據庫中的數碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。

（3）數碼照片同紙質照片的有機銜接。對需要永久或長期保管的重要的數碼照片應在整理數碼照片的同時，還要對沖洗出的紙質照片進行同步整理，并且按照國家標準 《照片檔案管理規范》對紙質照片與數碼照片一起進行歸檔并保存。將所有照片數據錄在同一個數據庫中，建成內容完整、系統、一致的照片檔案數據庫，從而實現統一管理、檢索查找方便的目的。

（4）多重備份和適時遷移。對于數據備份， 數碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時遷移是為了保證能夠在發展的環境中識別、使用和檢索數字資源，根據軟件、硬件的發展把數字資源遷移到不同的軟件或硬件環境下。因此，在數碼照片的檔案管理過程中，應該根據不同的情況，采取相應的措施，從而保證數碼照片檔案保存的安全性。

（5）對于光盤的存放應注意，必須放在用塑料包裝的堅硬的盒內豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。

7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優勢，做好提供利用工作

保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應根據收藏照片檔案的具體情況和主要服務對象確定。

（1）查閱服務是利用者直接來檔案室查找照片檔案或來涵要求代查有關照片，利用者所需要的照片可通過復制的方式提供 。（2）利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。（3）圍繞本單位重點工作，編輯綜合性、專題性的畫冊、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領導和群眾歡迎的有效途徑。

總之，基層檔案室數碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會發展的必經過程。我們要加強基層檔案室管理工作，為促進中國社會健康發展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1] 李麗萍.數碼新聞照片的檔案管理[J].新聞采編，2008（2）.

[2] 趙九軒.論數碼照片檔案管理[J].山西科技，2010（1）.

檔案室檔案管理范文第4篇

【關鍵詞】檔案管理；更新理念；信息化

隨著科學技術發展的日新月異，信息化技術被運用到越來越廣泛的領域中去，檔案管理人員也應順應高科技時代的需求，更新檔案管理理念，盡快實現檔案管理的信息化，以適應新時期的工作需要。

一、當前檔案管理工作的現狀

當前的檔案管理仍存在著“為保管而保管,重保管輕利用” 的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“ 不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念,還存在著“閉架借閱”、 “你查我調”的做法。現代信息社會日新月異,新技術及相關學科理論的不斷滲透,使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題,特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,缺乏開放和創新意識,成為制約檔案信息化建設的重要因素。其次，以前紙張是主要的存儲介質，輔助的有照片、磁帶等，而紙質文件的缺點是難于永久保存，容易受到外界環境的影響而損壞，而且占用大量的空間，不言而喻，管理成本也比較大。要從紙質管理改變成電子化、無紙化，越來越多的歸檔文件資料是光盤、磁盤等介質，更需要相對專業的管理人才。專業管理人才的缺乏，將是制約檔案管理信息化的一個最大障礙。檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，館室檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案管理工作的信息化。

二、檔案信息化管理的優勢

檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，以便在運用時顯示出其社會價值和經濟效益。它與傳統檔案管理相比較，其優勢主要表現在以下三點：一是傳統檔案管理是對紙質資料進行分類、整理、篩選、歸檔，若數量龐大，需要較大的檔案室進行存放。檔案信息化主要借助于硬盤、光盤等存儲介質來實現，這些存儲介質體積小、容量大，僅需要少量的消磁柜等專用設備進行存放即可。檔案信息化在空間上的優勢是顯而易見的；二是在傳統檔案管理方式下，每年都需要對年度內檔案材料進行分類、整理和歸檔,費時費力。而檔案信息化管理是將紙質材料形成電子文檔后定期或隨時歸檔，并按事由進行分類，便于查找利用，既可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高了檔案管理的維護性；三是在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸檔的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實現檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識

人事檔案工作向來以默默無聞，無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。

2、提高檔案管理人員的信息化素質

檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息朝代不斷發展，對每位檔案管理工作者在業務素質上都提出了更高的要求，管理人員加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術，管理技術，努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

檔案管理者除了有較強的事業心之外，還需要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務。目前的電子檔案，各種數字化檔案管理系統被開發并被應用，利用計算機網絡技術，建立完整的信息資料檔案，可以便捷地實現統計、查詢、檢索等各類信息，能實時的對工作計劃、措施進行適度的調控，檔案信息化把檔案工作從過去的手工操作中解放出來、增強了管理工作的科學性和時效性。

3、強化檔案管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，目前，在進行檔案信息化建設時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而帶巨大的損失，在檔案管理中一定要對檔案管理的相關政策進行認真的研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。

檔案室檔案管理范文第5篇

論文關鍵詞　電子檔案　管理現狀　實際應用與普及

電子檔案是隨著時展，應運而生的產物。在檔案管理工作中，傳統的檔案存在形式是以紙質為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復雜的檔案文件，傳統的檔案管理方式已經不能適應這樣的現狀。電子檔案應運而生，它的產生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現狀

縱觀近幾年電子檔案的發展情況，各類單位的檔案數量急劇增加。以全國各大學高校為例，大學生總體規模不斷增加，相關資料顯示，2008年大學生數量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學教職工人數也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所。高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢的同時，各項相關檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數據，傳統的紙質檔案形式已經很難適應當前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，并非簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應用電子檔案的管理形式來適應當前的嚴峻形式。電子檔案已經成為大多數單位檔案管理工作必須應用的形式，但是由于電子檔案的專業性和技術性較強，當前大多數單位的檔案管理信息化程度低，不能適應工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優越性

電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。傳統檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發霉發潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優越性決定了電子檔案的發展空間是巨大的，也是必須的。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

三、電子檔案如何更好地普及應用

1．積極納入領導協調機制。應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規范的檔案管理規章。基層檔案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2．與時俱進，觀念創新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。

3．遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。僅憑經驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準（制度）的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發展的根本保證。