社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作問題及對策

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社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作關(guān)系著參保人員的切身利益，隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍的增大以及參保人數(shù)的不斷增多，給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。面對新形勢的發(fā)展，應(yīng)不斷地提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的效率，為廣大的參保人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

一、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在的問題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識薄弱。

目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的突出問題之一就是大多數(shù)的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視。具體來說就是一部分社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)過于重視社會(huì)保險(xiǎn)工作的資金投入，而忽視了對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的技術(shù)支持與資金支持方面的工作，使得做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的難度進(jìn)一步加大。此外，一些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)不重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，他們往往把關(guān)注的重點(diǎn)放在了社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)工作上，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的人員也意識不到社保檔案管理工作的重要性和必要性。

（二）缺乏完善統(tǒng)一的管理制度。

在具體的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，對檔案資料需要進(jìn)行科學(xué)合理的整理歸檔、分級分類的管理、劃分檔案的保管期限等等，目前社保檔案管理工作并未形成完善的管理制度。近些年來為了進(jìn)一步滿足社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求，各地的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)制定了一系列的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，但由于各地社會(huì)保險(xiǎn)工作存在差異，致使各地社保檔案管理制度也存在著差異，為此全國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理手段較為落后。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷更新，一些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門逐漸使用了信息化的管理方式，但大部分地區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門由于資金、設(shè)備以及技術(shù)等各方面因素的限制，仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的管理手段和管理方法，嚴(yán)重地阻礙了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)程，給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加了一定的難度。一些經(jīng)濟(jì)條件較為落后地區(qū)的社保部門甚至?xí)驗(yàn)橘Y金的限制而沒有建立專門的社保檔案管理室，這樣很容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失。

（四）缺乏專業(yè)素質(zhì)極強(qiáng)的檔案管理人才。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的有效性很大程度取決于檔案管理工作人員的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，如果社保檔案管理人員的專業(yè)水平過低則會(huì)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料管理造成極其不利的影響。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)決定了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量，但目前來說，我國許多地區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都缺乏對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，究其原因一方面是為了節(jié)約檔案管理的經(jīng)費(fèi)，另一方面是對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視，這就導(dǎo)致了嚴(yán)重缺乏專業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才。一些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門沒有充分地挖掘?qū)I(yè)的社保檔案管理人才，甚至出現(xiàn)有的檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率。

二、有效管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的對策

（一）增強(qiáng)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識。

各級社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門要增強(qiáng)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識，進(jìn)一步強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性的認(rèn)識。一方面各級社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門定期開展對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的宣傳活動(dòng)，通過講座或者交流大會(huì)來增強(qiáng)各部門對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。另一方面是要將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作盡快地納入年度計(jì)劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃以及責(zé)任考核工作之中，使社會(huì)保險(xiǎn)工作與社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作同步開展。

（二）制定并完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度。

首先，制定并完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集與整理制度。在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集和整理時(shí)，要嚴(yán)格地按照相關(guān)的規(guī)定和程序，并且保持每份歸檔材料之間銜接有序、聯(lián)系緊密。其次，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門的人員在進(jìn)行社保檔案的移交時(shí)要嚴(yán)格地遵守相關(guān)的規(guī)定，將已經(jīng)辦理完結(jié)具有保存和利用價(jià)值的業(yè)務(wù)材料，及時(shí)地進(jìn)行整理和移交，在移交檔案材料時(shí)要確保移交人員簽字。

（三）加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)。

將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效地結(jié)合起來，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化，摒棄以往傳統(tǒng)的以手工操作為主的檔案管理方式，不斷創(chuàng)新與改革，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)全面地信息化管理。此外還要加大對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門的資金投入，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，還需要確保紙質(zhì)檔案材料要與電子信息系統(tǒng)中所錄入的所有信息相吻合，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案計(jì)算機(jī)一體化管理。

（四）培養(yǎng)一批專業(yè)性極強(qiáng)的檔案管理人才。

各地社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)注重對檔案管理人才的培養(yǎng)，定期開展檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)。此外還要加強(qiáng)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員有關(guān)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使他們熟練地掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。要制定完善的年度考核計(jì)劃，對檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的考核，建設(shè)一支專業(yè)性極強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，從而進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的效率。

作者：劉兢珍 單位：吉林省撫松縣檔案局