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      遠程教育學籍檔案現代化管理措施

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      遠程教育學籍檔案現代化管理措施

      【摘要】學籍檔案現代化管理是學校運作中的重要內容,如果學校不注重對學籍檔案進行現代化管理,將會導致學生的學籍轉移、升學等環節出現較大問題,最終給學校的發展帶來不利,因此,學校必須加強對學籍檔案的現代化管理。在實際情況中,很多學校都不重視遠程教育工作,忽視了對學籍檔案的管理,而且很多學籍檔案管理人員的素質不高,最終產生了多種隱患。本文主要對現代遠程教育學籍檔案現代化管理措施進行分析,針對存在的問題提出了一些建議。

      【關鍵詞】現代遠程教育;學籍檔案;管理

      在現代遠程教育學籍檔案現代化管理中,包含多種管理內容,主要包括新生學籍管理、學生課程注冊管理、學生學籍變動管理、學生畢業管理等,每項管理內容都有著重要內容,因此,學校必須注重學籍檔案管理。隨著時代的發展,各類信息技術有了較大發展,很多學校都將信息技術引進遠程教育學籍檔案管理中,但是并沒有完全發揮出信息技術的作用,一些學籍檔案管理人員的專業素質并不高,進而產生多種隱患。因此,如何更好進行現代遠程教育學籍檔案管理成為學校面臨的重大問題。

      一、現代遠程教育學籍檔案現代化管理中存在的問題

      隨著時代的進步,許多學校的遠程教育都得到了較好發展,但受人為因素及外部客觀因素的影響,依然存在較多問題,給學校的正常運作帶來不利。很多學校雖然進行了一定的遠程教育工作,但一些學校領導并不具有較好責任意識,偏重于經濟效益的獲取,而沒有較好進行遠程教育管理。許多學校領導對遠程教育工作沒有較高的認知度,對學籍檔案管理投入力度不足;一些學籍檔案管理工作人員不具有較好的職業素質,缺乏一定的責任意識,在對學籍檔案相關資料進行整理和存儲時出現了較多隱患。一些學校雖然在遠程教育學籍檔案管理方面制定了一些規范,但是并沒有針對遠程教育的特點進行設計,不能較好適應遠程教育學籍管理的運作特性。很多學校的制度規范都不完善,存在多種隱患,給現代遠程教育學籍管理的順利進行帶來不利。在現代遠程教育學籍檔案管理中,由于學籍檔案管理人員監管不嚴、相應制度沒有較好落實、學籍檔案工作人員專業素質不強,致使學生學籍檔案資料出現遺漏等情況,且有些資料存在著一定的錯誤。有些工作人員沒有及時更新相關信息,對學生的獎懲情況沒有進行準確記錄,致使學生學籍不完整,對學生學籍檔案電子注冊的順利進行造成了較大影響。

      二、現代遠程教育學籍檔案現代化管理的方法

      (一)完善現代遠程教育學籍檔案現代化管理規范。

      在遠程教育學籍檔案現代化管理中,如果沒有嚴格的制度約束,將難以保障學籍管理的有效性,因此,學校必須完善現代遠程教育學籍檔案現代化管理規范。學校必須對現代遠程教育的特性進行分析,并考慮學生實際情況,細化各種條例,滿足學籍管理的實際情況。由于一些學生既有著相應工作,也有著一定的學習任務,所以學校在規范制定上須根據實際進行調整。學校可以應用學分制,如果一些學生時間較為充足,可以讓其將學分提前修完,并依據相應規定獲取畢業證;如果學生時間不足,可以讓其在完成所有學分后再拿畢業證。由于學籍檔案中存在不同情況,所以學校須要學籍檔案管理人員將學籍依據實際情況進行分類,并以班級為單位,將學生的聯系方式進行準確記錄,并實時更新,確保學籍檔案的準確性、真實性、時效性,從而更好方便學生學籍檔案的電子注冊操作,保障學籍檔案現代化管理的有效性。

      (二)提高現代遠程教育學籍檔案管理工作人員素質。

      在現代遠程教育學籍檔案管理中,學籍檔案管理工作人員起到了關鍵作用,但是,很多學籍檔案管理人員都不具有較好的職業素質,缺乏一定的責任心,給學籍管理帶來不利。因此,學校必須提高學籍檔案管理工作人員的專業素質。由于學籍管理的內容較多,所以學校必須準確了解工作人員實際情況進行準確了解,從多方面對工作人員進行培訓,提高工作人員的責任心和道德素養,讓工作人員充分了解自身工作內容,從而更好保障戶籍管理質量。

      (三)合理應用信息技術提高學籍檔案管理質量。

      在現代遠程教育學籍管理中,雖然很多學校都較好地應用信息技術,但是并沒有完全發揮出信息技術的作用。因此,學校必須大力引進相關技術人才,促進學籍管理各項工作的規范化、信息化。工作人員需通過數據庫對學生學籍信息進行準確存儲,并實時更新,確保各項數據的真實、可靠,并根據學生的資料變動情況進行調整,從而全面提高學籍檔案管理質量。

      三、結束語

      很多學校的現代遠程教育雖然有了一定發展,但是在實際情況中,學籍檔案現代化管理問題依然沒有得到有效解決,很多學籍檔案管理人員的素質并不高,而且相關制度不夠完善,進而出現較多問題。因此,基于現代遠程教育學籍檔案管理的重要性,學校必須根據實際情況完善相關制度規范,提高學籍檔案管理人員的職業素質,從而更好保障學校的正常運作。

      【參考文獻】

      [1]姚大明,柯鐵軍,何志明,等.學籍檔案利用服務體系建設研究[J].蘭臺世界,2012(35):115-116.

      [2]董文英.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考[J].中小企業管理與科技,2013(21):50-51.

      作者:彭玨 單位:長沙廣播電視大學

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