高校辦公室行政管理工作效率研究

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高校辦公室行政工作是學校各個單位工作運行的保證,在學校發(fā)展中起著重要的作用,怎樣提升行政辦公室效率，以更好的服務于學校的教學、教研和科研工作,是高校辦公室作用的根本任務。本文通過淺析并提出一些建議性的措施和方法，以提升辦公室的管理效率，更好的服務于教學和科研。高校各級辦公室，是溝通和協(xié)調校內各級部門的紐帶，是傳遞各級信息的中樞，是協(xié)助部門決策的“外腦”和處理日常事務的主體。辦公室行政管理是綜合性很強的工作，覆蓋面廣，服務面寬，內容極其繁雜，縱橫聯(lián)系性強，即要管理事務，還要一定程度參與政務。因此，高效的辦公效率是高校辦公室所必需的基本要求。

1.系統(tǒng)科學的的行政組織和行政紀律是高效辦公的組織和紀律的保障

系統(tǒng)科學的的行政組織就是要求辦公室必須制訂健全且科學的制度體系。如果辦公管理行政組織缺乏科學性，計劃制訂不當，就會導致辦公秩序混，工作人員分工不明，協(xié)作不當，應急性差進而暈頭轉向。如果想努力使辦公室有一個良好的秩序，因此必須要建立起一套切實科學可行的制度體系，并堅持執(zhí)行和不斷完善。系統(tǒng)科學的行政紀律是保證并制度體系實施的保證，沒有紀律的保證，任何事情都不會有好的結果，因此行政紀律要求管理嚴格和紀律嚴明。同志早就說過，加強紀律性，革命無不勝。鄧小平同志也曾指出，我們這么大一個國家，怎樣才能團結起來、組織起來呢？一靠理想，二靠紀律。這些教導，都是經(jīng)過革命、建設、改革實踐證明了的真理。可見，制度紀律的重要性，辦公室行政管理工作也不能例外。基于上面分析，辦公室在制定相關制度和紀律時，既要結合本部門的實際情況，又要借鑒相同或相關部門成功的管理經(jīng)驗、管理制度和監(jiān)督督促機制，制訂系統(tǒng)科學的行政組織和行政紀律，才能從行政組織和行政紀律等制度層面為管理保駕護航。

2.樹立大局意識，切實為中心工作服務是辦公室行政管理工作的基本要求

高校有許多不同的部門和科室，他們之間是相互聯(lián)系和相互服務，而目標是為提高教學和科研這一總計目標服務的，因此個部門辦公室成員和負責人首先要始終保持清醒的政治頭腦，時刻注意維護整個學校的利益和發(fā)展，樹立全校“一盤棋”系統(tǒng)觀念和意識，看問題應全面系統(tǒng)。要善于把本部門和辦公室的工作置于整個學校發(fā)展大局中來思考。對本部門的整體情況要了如指掌，并對學校的整體發(fā)展規(guī)劃和要求要有比較徹底的了解和認識，即善于了解上情，既吃透下情，善于從全局上分析問題，處理好各種矛盾和問題，不斷提高綜合水平，增強綜合協(xié)調能力，才能創(chuàng)造性地開展辦公室工作。辦公室工作人員要意識到自己的責任還不同于一般的教師，不能坐等指示和被動工作，而要圍繞學校工作中心，把握本部門改革發(fā)展思路，積極主動地做好決策服務。

3.具有奉獻意識是提升辦公室行政管理工作效率精神動

因高校辦公室工作人員具有奉獻意識。高校辦公室工作頭緒多，紛繁瑣碎，涉及學校工作的各方面，有時經(jīng)常要加班加點才能完成，往往辛苦而沒有報酬。如果沒有吃苦耐勞和無私奉獻的精神，只是滿足于完成和流于形式，而不追求更好，效率就無從談起。因為沒有質量，談何提高效率，這對辦公室工作這樣一種難于量化和嚴格定性的工作性質來說更是如此。這就要求辦公室工作人員應具備較高的政治理論素養(yǎng)，同時要注重自身思想修養(yǎng)，以樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，深刻理解和領悟各級大政方針和政策，這樣才能政治頭腦清醒，在實際工作中才能把握正確的政治方向。這些是提升辦公室行政管理工作效率精神動因。

4.業(yè)務素質高的辦公室團隊是提升辦公室行政管理工作效率的基礎

首先，辦公室工作人員要具備良好的綜合業(yè)務能力。不同部門辦公室工作人員必須學會和掌握本行業(yè)和本專業(yè)方面的業(yè)務知識，且應具有一定的文字寫作基礎，這是不同部門辦公室工作人員的基本要求。辦公室工作人員還要具備較強的學習力，是創(chuàng)新和發(fā)展的必然要求。并且隨著世界向大社會化、知識化、信息化和系統(tǒng)化時代的邁進，高校是知識和信息傳播的主要陣地辦公室工作人員還要學習和掌握企社會管理、心理學、計算機以及英語等知識，更好地拓展寬視野，在工作實踐中才有可能做到從大局全局出發(fā)，考慮問題系統(tǒng)全面，辦事更認真而靈活，才能夠更好地擔負辦公室的工作職能和崗位職責。其次，辦公室工作人員要有一定的組織和人事協(xié)調能力和管理經(jīng)驗。要做好辦公室工作，必須具有較強的組織協(xié)調能力。辦公室工作確定了階段要做的工作以及如何做，是管理工作中相對簡單的任務，而最重要和難協(xié)調的則是管理的主觀或人事。辦公室工作的各個方面都是要有不同的人負責。如何調動各類工作人的積極性和創(chuàng)造性是行政管理中的普遍問題。有效的辦公室人際溝通是組織協(xié)調能力的重要方面。溝通是不同成員間個人的、感情交流的過程。單位辦公室的工作的個人，都有自己的個性和習慣。采用不同的行之有效的辦法會產(chǎn)生事半功倍的效果。溝通者不但應關心選擇合適的溝通手段，而且，要關心接受信溝通息者的情感反應、態(tài)度和感覺。發(fā)出信息者得到某種確認信息已被收到和內容已被準確理解，才能算肯定溝通已經(jīng)基本完成。人際溝通有助于激勵工作人員以盡可能有效的方式完成工作，建立辦公室管理者與下屬以及各成員之間的有效溝通是單位面臨的人際關系中最重要的問題之一。要培養(yǎng)各成員“辦公室工作無小事”的責任感，以增強工作的時效性，公室管理者切實當好參與政務、管理事務的管理員和督辦各項工作落實的服務者，而后才是督察員。辦公室管理者和工作人員在工作實踐中還要時刻注意個人形象的塑造，辦事要沉穩(wěn)干練，待人接物要大方禮讓，談吐舉止要自然和諧，往往會達到事半功倍的效果，確保部門的最高工作效率。

作者:韓星 單位：西安科技大學成教學院