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在城建檔案管理工作中,已經較早地開始應用計算機技術,并取得了一定的成績。信息化在城建檔案管理中具有很大的優越性。
1.信息化在城建檔案收集、儲存以及保護檢索等環節的應用。
計算機技術可以有效收集管理城建檔案,借助于掃描或者手工錄入等方式,用計算機可以識別和處理的信息來替代傳統的城建檔案信息,生成一些圖像和圖形等電子檔案。將計算機自動檢索和編目的功能利用起來,能更快捷地查閱城建檔案。城建檔案的信息化,在儲存和保護方面也可以發揮較大的作用,應用一系列多媒體技術,如掃描、攝像等,在計算機中壓縮輸入檔案信息,并且存儲于光盤中,這樣既節省空間又方便保存。
2.實現了城建檔案信息的系統化管理。
我們組合了多臺計算機,形成一個系統,就會有更加強大的功能,計算機系統可以有效管理城建檔案館接收到的檔案信息,借助于數據庫管理系統軟件,接收登記、登錄分類賬和總目就可以有效完成。因為在文字、聲音和圖像等信息處理中,計算機具有一系列的優勢,可以利用計算機系統來實現檔案管理的自動化檢索、入庫排架等諸多環節。同時,計算機系統多層次、多角度綜合分析的運用,將收集到的大量原始數據,更好地服務于利用者,提高工作效率。
二、強化城建檔案信息化建設的一些措施
1.強化工作人員的信息化管理理念。
采取一系列的方法和措施,大力宣傳相關的法律法規,對其城建檔案信息化管理意識進行強化。意識到傳統的檔案管理模式存在著諸多的漏洞和不足,應用計算機技術,可以有效解決這些問題,能大大地提高工作效率和工作質量。
2.建設標準規范。
只有對相應的管理機制和管理標準進行構建和完善,才能更好地開展城建檔案信息化管理工作。因此,要結合具體情況,綜合分析,科學制定和落實各項工作規范標準,能夠依據標準來更好地分工協作和技術應用。聯系起城建檔案管理的各項工作,提升城建檔案管理的綜合效益。規范建設包括多方面的內容,如技術標準、統計標準等。
3.基礎設施的建設。
在城建檔案信息化建設中,需要借助于相關的基礎設施來完成,包括網絡系統和數字化設備。通過網絡系統的建設,可以共享城建檔案信息資源,交換相應的信息。而城建檔案的數字化設備則包括數碼相機、掃描儀和打印機等,通過利用這些設備,就可以一體化管理城建檔案。
4.建設城建檔案信息資源。
將一系列先進的信息技術應用于工作實際,可以有效實現城建檔案的數字化、網絡一體化管理。借助于網絡,可以完成城建檔案資源的數字化。對于城建檔案的管理人員來講,需要嚴格監督文件的歸檔和鑒定,避免歸檔不及時或者不規范等問題出現。城建檔案信息化建設,是一項長期性的工程,而最為基礎的工作就是建設城建檔案信息資源,它是城建檔案信息化建設的基礎。因此,就需要構建統一標準,有效實現資源共享,保證利用者對城建檔案信息資源的利用。
5.建設應用系統。
應用系統的建設,如城建檔案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建檔案信息的過程中,需要設計諸多的程序,如報表處理、事務處理、數據查詢等。這些城建檔案信息的安全性需要得到保證,包括身份安全、利用和儲存安全等方面,這樣方可更好地進行城建檔案信息化建設。在身份安全方面,為了強化城建檔案的安全性和保密性,可以將動態口令和身份認證等一系列的形式應用過來。在利用安全方面,可以將防火墻技術和物理隔斷技術應用過來。在存儲安全方面,則需要在專用服務器上存儲城建檔案信息,并且專用服務器可以自動備份,每隔一段時期,還需要專門的刻錄備份處理。
6.建設一支優秀的人才隊伍。
城建檔案管理信息化的建設和實現,需要人來完成。要結合工作實際,有針對性地培養管理人員,提升他們的專業技術水平和綜合素質。結合城建檔案工作管理自身的一些特點和要求,科學地組織和安排工作人員對新知識進行學習,大力培養和引進復合型人才。
作者:呂艷萍 單位:鎮賚縣城市管理執法大隊