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      大數據下城建檔案管理實踐探思

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      大數據下城建檔案管理實踐探思

      摘要:“互聯網+信息傳輸技術”、大數據及云計算技術的迅猛發展,使得不同城建部門的檔案歸檔、管理工作,從管理內容到管理模式都發生了巨大轉變。通過秉持交互、共享的城建檔案管理理念,借助于大數據挖掘技術、云計算服務平臺,建立起數字化城建檔案管理系統,可以進行檔案資源搜集、管理內容整合、管理方式與渠道設置,對多種文字、圖片、視頻或音頻等文件內容,作出規范化、分類化的全方位管理,提高城建檔案管理效率與質量。

      關鍵詞:大數據;城建檔案;管理

      面對日益增多的城市建設項目、城建檔案數據,如何利用大數據及云計算技術、物聯網技術,進行城市建設規劃檔案、招投標檔案、施工檔案、竣工檔案等城建檔案的網絡化管理,成為不同城建單位關注的重點問題。針對傳統城建實體檔案資源的數字化管理趨勢,通過深化政府機構簡政放權,使用大數據挖掘技術、數據分析技術,進行多種檔案資源的搜集、統計分析與分類整合,以及可視化、集成化、個性化的城建檔案綜合管理,能夠保證城建檔案數據傳輸、存儲與共享目標的實現。

      一、互聯網環境下城建檔案數字化管理的重要意義

      (一)加強城建檔案的異地云備份、資源共享

      傳統城建檔案具有地域性的特征,不同地方紙質化城建檔案,通常由管理人員根據檔案內容的差異,進行多種檔案憑證的收集、分類與整合管理,整個規劃和管理流程在實體空間中進行。在遭遇山洪暴雨、地震等重大突發事件時,庫存檔案容易被損壞。如汶川大地震發生以后,位于汶川、北川、廣元等地區的檔案館遭到嚴重破壞,大批珍貴的檔案資源、電子文件被毀或丟失,其中就包括歷史檔案、城建檔案等內容,北川檔案館約85000卷檔案被廢墟掩埋,廣元、劍閣地區的檔案館檔案也遭到不同程度損毀。在這一情況下,國家檔案局結合不同省區市城建檔案管理現狀,提出構建數字化城建檔案管理系統的主張,按照紙質檔案掃描與錄入、電子檔案上傳、文件異地備份的執行流程,建立城建檔案館異地備份數據庫,可以實時歸檔不同科室的城建檔案,上傳現有城建檔案數據信息,為不同管理人員、用戶群體的城建檔案訪問與共享提供支持。

      (二)削減城建檔案管理的人力工作、資金成本

      “互聯網+5G通信”技術的應用發展背景下,城建檔案由傳統的紙質化數據資源收集、篩選、分類與歸檔,向網絡數字化歸檔與管理的方向轉變,可以大大削減檔案管理的人力資源工作量、人力成本,降低多種管理工作開展的資金成本。通過租用計算機機房、服務器等方式,使用自動化文檔掃描儀,進行紙質城建檔案掃描、電子化上傳與錄入、數據備份,能夠在減少城建檔案復雜的管理流程的同時,使得更多的檔案信息在短時間內實現智能管理,還可以通過系統軟件擴展提高城建檔案在線傳輸、存儲的安全可靠性,滿足城建檔案數據不斷增長的功能需求。

      (三)提高城建檔案管理效率和質量

      城建檔案管理是對以往城建項目規劃、招投標、施工竣工等檔案資料的管理,該檔案管理流程有著較強的記錄、服務作用。在數字化城建檔案收集、自動管理過程中,利用城建檔案云服務管理系統,開展有關單位、個人與施工數據的統計錄入、異地備份,及時更新城建檔案的云端信息資源,可以為用戶提供個性化的檔案數據查詢、下載與共享服務,提高不同部門城建檔案管理的效率和質量。

      二、目前城建檔案管理工作存在的問題

      (一)政府或企業缺乏對城建檔案管理服務的重視

      當前不同企業開展城建檔案管理工作,主要依據《建設工程檔案信息數據采集標準》(T/CECS707—2020)《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323—2001)《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328—2019)等標準規范的要求。但現實中城建檔案管理活動的開展,往往只是針對某一城市建設工程項目的基本規劃檔案、施工檔案的收集整理,卻忽視多種重要的網絡檔案資料統計、錄入與存儲。這一問題產生的主要原因,在于部分檔案管理人員服務意識較低,缺乏對城建檔案管理工作的重視,對政府或企業城建檔案管理的程式化、形式化問題嚴重,難以保證檔案管理的真實可靠性、實效性。

      (二)城建檔案管理缺少數字化云服務管理系統

      在大數據及云計算的技術發展背景下,城建檔案管理也要緊跟時展步伐,將原有紙質檔案掃描錄入的檔案管理,轉變為網絡化、自動化的管理模式,才能契合海量資源搜集、利用與整合的需求。然而當下對城建檔案信息的收集、審核與管理工作,通常存在著缺少云服務檔案管理系統,以及檔案數據管理的信息化水平低等問題。在中小城市的城建施工過程中,大多數項目仍舊采用手工檔案信息統計與核算方式,較少涉及到大數據挖掘技術、云計算技術等信息化手段,在檔案資源傳輸、云端存儲與服務共享方面非常滯后,不能滿足海量文檔、圖像、視頻、音頻等電子檔案的管理需求,因而需要引入城建檔案的云服務管理系統予以改進。

      (三)城建檔案的內容組織管理、服務方式陳舊

      對不同城建檔案數據資源的分類管理,是提升檔案數據管理質量的重中之重。一方面,由于城建檔案部門缺乏用于檔案管理的軟硬件設施、專業管理人才,使得現有的城建檔案管理業務、管理技術標準,難以得到真正的實施與落地。特別是部分城建檔案館只負責檔案信息的上傳、錄入,用戶通過網絡知識服務渠道,也只能查詢現有的檔案知識內容。另一方面,企業城建檔案管理的服務理念、服務方式過于陳舊,缺少有關城建政策、資金使用等的詳細規劃核算,也未設置針對檔案信息搜集、挖掘、篩選與整合的服務模塊,使得城建檔案信息的利用率、共享程度不高。

      三、大數據背景下城建檔案管理實踐的創新策略研究

      (一)堅持以數字化城建檔案管理為主的發展理念

      根據《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323—2001)《建設工程檔案信息數據采集標準》(T/CECS707—2020)《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328—2019)《紙質檔案數字化規范》(DA/T31—2017)等標準規范,各地方政府或企業要確立數字化城建檔案管理的理念。首先以檔案管理人員為主體,結合不同部分檔案管理的實際情況,引入數字化的檔案信息數據挖掘技術、云計算分析技術,對現有的海量城建檔案資源進行搜集、統計分析與整合,形成檔案信息的數字化加工處理流程。其次,遵循綜合性城建檔案管理的理念,對不同檔案部門人員的工作內容、職責權限作出分配,加強多種城建檔案資源處理、傳輸與存儲的組織協調,盡可能促進不同部門檔案管理的數據信息、功能服務共享。

      (二)構建城建檔案管理實踐的數字化云服務系統

      城建檔案管理的信息化發展,是完善檔案管理流程、提高檔案管理效率的主要途徑,其通過對海量城建檔案數字化掃描、分類與歸檔上傳,可以減少檔案信息統計、傳輸與存儲過程中的破壞問題。因此,引入數字化云服務的檔案管理系統,根據用戶多樣化的檔案管理需求,設置城建檔案知識庫、檔案資源整合數據分析、檔案數據資源集成服務、檔案存儲與業務服務等系統模塊,可以完成多源檔案數據的挖掘、分析、交換與整合工作。具體的城建檔案資源組織與管理流程如圖1所示。從圖1可以看出,不同網絡云服務模塊在城建檔案的管理中,通常依托于5G通訊網絡、“BIM+GIS”等軟件技術,開展不同區域、不同類別城建檔案的管理服務。而在城建檔案數據資源的集成服務平臺,設置城建檔案數據知識的服務窗口,進行互聯網檔案信息搜集、內容檢索、交互反饋,由不同端口根據用戶的訪問、數據知識請求,分類與提取出重要的、覆蓋范圍廣的檔案數據信息,并保存至城建檔案館的云服務數據庫之中,以便于向用戶群體提供城建檔案的瀏覽、下載、上傳與共享服務。

      (三)完善城建檔案異地備份渠道、管理服務方式

      城建檔案信息的異地備份管理,是在重大突發事件發生時,保全城建檔案資源的主要方式。如何形成不同地區檔案館或檔案部門的網絡互聯,加強多種檔案資源的信息互通與共享,成為城建主管部門關注的主要問題。這一情況下,地方政府或企業要以高層領導為主,建立起與其他地區相連的檔案異地備份系統,將現有的文檔、圖像、視頻、音頻等電子檔案資源,上傳至異地備份系統中,最大程度可以保證檔案獲取、存儲的安全性,如遼寧朝陽市、湖南永州市已完成城建檔案異地備份體系的構建。此外,在城建檔案管理服務方式的創新方面,要結合互聯網信息傳輸的實時性、交互性特點,運用大數據挖掘技術、分布式計算與管理技術,優化檔案管理的信息接收、統計處理、分類歸納、檢索查詢等流程,削減城建檔案管理過程中的人力資源成本、資金成本,深化檔案數據的挖掘,加強部門檔案數據的互聯互通,從而保證城建檔案傳輸、存儲與備份等的管理質量。在“互聯網+大數據”的信息挖掘與傳輸背景下,地方政府或企業開展的城建檔案數據管理工作,要以各種城建檔案收集、歸檔的標準規范為指導,以城建數據為核心,轉變僅僅注重紙質化檔案信息管理的理念,根據不同城市建設項目的檔案內容,進行數字化云服務管理系統、異地備份管理系統建設,加強在檔案資源收集、分類篩選、統計分析與整合中的全面系統性管理,優化檔案數據資源的查詢、瀏覽、下載與共享應用服務,使整個城建檔案信息化歸檔管理工作的執行流程,更為規范化、安全化,才能提升檔案管理的效率與管理質量。

      參考文獻:

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      作者:董雯雯 單位:余姚市住房和城鄉建設局

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