會計檔案電子化管理改革

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原始單據與集成憑證無法張張匹配，工作效率降低在實際工作中，由于ERP系統集成的憑證與原始單據的匹配只能在事后匹配，這不僅使財務人員工作量增加，工作效率降低，而且ERP系統集成的憑證常常多于原始單據，而無法實現每張憑證都一一匹配。

電子與手工查賬差距大，會計檔案管理缺乏效益性、時效性和系統性隨著信息化的不斷推進，先進的財務管理系統擁有智能、高效的統計手段，其優勢是傳統操作所無法替代的。雖然紙質檔案按規定仍然需要打印，但高效率的電子檔案已以無與倫比的優勢淘汰了傳統的手工查閱方式，紙質檔案的利用率明顯下降。總之，企業會計檔案的利用和管理缺乏便利性、時效性和系統性，企業日常管理中對會計檔案信息重視不夠，導致了企業實際經營活動需求與提供高水平會計檔案信息的差距在不斷加大，所以有待進一步創新完善會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平。

創新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設施建設，提高會計電子檔案的利用率傳統的財務查賬，首先從財務系統中查找到賬務憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立會計檔案查詢系統，該系統要與財務管理系統鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調閱那個原始檔案，實現檔案管理與財務系統有機結合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數據標準接口，實現會計信息標準化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統一的標準，這個問題急需解決，實現會計信息標準化的關鍵是什么呢？就是實現會計數據接口的標準化。由于數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，從而實現了不同軟件之間數據的轉換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標準。運用XBRL能整合企業內部系統，統一會計信息，對于來自不同技術、平臺、軟件的商業信息數據可以實現自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數據形成新的財務報表，與新的會計制度和表格要求相適應，提供有效的工具實現報表數據的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現，如財務軟件相同而版本不同或財務軟件不同均要提供數據接口的問題，可見，不管什么企業其系統環境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數據之間的轉換完好無損有保障，而且保證了財務報告數據的標準絕對統一。該方案數據標準接口的充分利用，確保了不同數據之間轉換毫無損傷。該方案通過XBRL技術，不僅擴大了電子化會計檔案的數據范圍，而且把標準接口符合標準的數據進行了歸納匯總，實現會計信息數據即統一又數出一源。

（三）構建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當前各單位現有的財務信息系統存在很多問題，如單據連貫性不強、管理不夠規范等。對此各單位應建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應易于檔案管理人員操作，數據信息安全保密，傳遞單據連貫可視，分配權限規范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經營管理業務服務，各種電子單據的采用，使各種業務的紙質單據在不斷減少。當下單位的財務系統和業務系統已完全融合，正在推廣應用身份認證系統，公章、簽名都已經電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數據集成，加快財務檔案精簡的步伐隨著各種系統應用的進一步深入和拓展，通過數據接口向FMIS集成數據的系統越來越多，如FMIS系統通過ERP來自動集成銷售數據等。目前，為了使各業務系統產生的數據達到集成要求，必須細化各業務操作系統的流程，實現與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統中自動集成來的數據，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數據出處注明即可，從而使憑證數量精簡，原始憑證實現電子化，達到工作效率提高的目的。

（五）構建會計電子文件管理系統，實現會計檔案文檔一體化會計電子文件管理系統就是把會計檔案管理系統和自動化辦公系統有機結合的軟件系統。該系統能自動記錄會計電子文件的各種背景信息和元數據，能有效管理和控制會計文件的整個生命周期，如自會計電子文件生成到運轉處理再到轉變為會計電子檔案，最后被提供利用直到銷毀或遷移的整個過程。能提供利用和管理會計電子文件和檔案，能確保會計電子文件和檔案的法律證據性和有效性，也能管理匯入的會計紙質文件信息。從而實現了會計文檔一體化的管理。

（六）構建安全保障體系，確保信息安全檔案管理部門通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。會計檔案信息化的實現過程是傳統會計檔案觀念突破的過程，也是規范會計檔案的過程。只有科學合理的利用和挖掘信息化會計檔案資源，借助于統計軟件和計算機技術工具等信息手段，明晰而完整的信息提供給企業管理層，為社會、為企業的進步和發展創造經濟效益。因此，只有把會計檔案的電子化管理這一基礎工作做好，會計信息化的強大功能才得以充分發揮。作為一名檔案管理人員，必須緊跟上時代步伐，積極探索檔案管理的新思路和新方法，創新管理理念，不斷提高自己的信息化管理水平，充分發揮檔案的潛在價值，為企業創造更高的經濟效益而努力。

作者：秦美峰單位：東營職業學院