電子文件歸檔有關討論

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2002年底國家標準《電子文件歸檔與管理規范》的實施，使各單位研究電子文件有了指導性依據；其次檔案管理部門可以有目的、有針對性地研究相關單位電子文件產生和管理的實際情況，總結其普遍規則，參見國家標準，結合接收平臺的設計接口，系統研究電子文件歸檔類型、歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間以及歸檔電子文件管理、移交等各個方面，制定出切實可行的《電子文件管理規范與接收標準》開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍承擔此項工作。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍不適應工作發展的需要。要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件的收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序。與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家完成確有困難。因此，應采用電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息股三個部門相結合的方法。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，共同形成質量較好的電子文檔。隨著計算機技術的發展，尤其是計算機網絡和多媒體技術以及計算機信息檢索技術的發展，信息電子化已成為整個信息產業的大趨勢。

檔案管理部門所具有的信息利用職能，要求我們必須順應時展潮流，完成檔案電子化工作。但由于館藏檔案年代跨度大、規格不一而且種類繁多，每年尚有成千上萬卷檔案進館，數據量極大，整個檔案資料的建庫是一項復雜而艱巨的工作。而另一方面，計算機應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非常可觀。許多行業現代化水平的提高使其檔案在形成過程中已經多數采用電子文件形式，并提出遞交電子文件歸檔的需求。如果能直接將電子文件歸檔管理，能減少歸檔單位編制檔案的投入；同時檔案管理部門只需將已經保存的檔案電子化，及大地減輕建庫負擔，節省了大量人力、物力和財力；電子文件歸檔還縮短了檔案從接收到提供利用的流程，實效性增強，利用率提高；另外有利于資源共享，對提高歸檔率也將起到積極的作用。在明確了電子文件歸檔的重要意義后，還需研究其可行性。檔案工作者應清醒地認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質文件，如果使用或保管不當將會帶來嚴重問題。我國從90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理辦法初稿和CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理辦法的試行稿。

但由于大量生產電子文件的系統和單位分布在各行各業，遵循著不同的行業規范。而電子文件有別于紙質文件管理的顯著特點是必須在電子文件的設計階段、形成階段和使用階段對其進行監控，否則電子文件的真實可靠性以及歸檔保存的技術、標準等一系列問題在檔案階段都難以確認和確定。因此，各個檔案管理部門應積極行動起來，有目的、有重點地開展對電子檔案的研究工作。各部門形成的大量電子文件經過系統、規范整理后集中統一的管理起來，對于電子政務從注重建設、輕應用向注重深化應用轉變，實現政務信息的資源整合和資源共享，促進政務信息管理向公共服務轉變，建設節約型機關和節約型社會都具有十分重要的意義。各級、各部門領導干部，要充分認識加強電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性和迫切性，采取切實有效的措施，建立健全電子文件歸檔和電子檔案管理的各項規章制度，從源頭上把電子文件歸檔和把電子檔案管理工作做好。

筆者認為做好電子文件歸檔主要從以下幾方面入手：首先，做好電子文件歸檔的技術處理工作。電子文件歸檔要求檔案工作者必須對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護好電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的而可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會作用。其次，處理好電子文件的保存問題。電子文件是以化學磁性材料為載體的，電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。從理論上講可以長期保存，但電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，電子文件中原始信息能夠長期保存是個需要檔案工作者進行深入研究和探討的課題。目前，對于重要的，需要長久保存的電子文件，定期進行復制，以防信息損壞或丟失。再次，檔案工作者知識結構的變革勢在必行。檔案工作者要適應信息技術和檔案事業的發展必須通過各種途徑，多層次，采取積極措施進行知識更新。同時，學習、引進和利用國內外信息技術的成果，使自身擁有廣博的知識，掌握各種信息，以適應信息技術不斷發展的需要。

電子文件歸檔是時展的必然要求，檔案管理部門采取電子文件歸檔方式有利且可行，不但符合信息電子化發展趨勢，而且使檔案管理流程擴展到電子文件生成、移交、存儲及利用等各個階段，有利于形成文檔一體化管理模式。

作者：吳俊芳